BUKU PEDOMAN MONITORING & EVALUASI KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN KEMAHASISWAAN SPMI

(1)

BUKU PEDOMAN

MONITORING & EVALUASI

KEPUASAN MAHASISWA

TERHADAP LAYANAN

KEMAHASISWAAN

SPMI

(2)

PEDOMAN PENGUKURAN KEPUASAN MAHASISWA

TERHADAP LAYANAN KEMAHASISWAAN

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab Dr. Gunawan Ali, M.Kom

Ketua Estuhono, M.Pd

Anggota

Moh. Rosyid Mahmudi, M.Si Wahyu Prima, M.Kom Wulan Andang Purnomo, M.Kom

Amar Salahudin, M.Pd

Penerbit

Universitas Dharmas Indonesia

Jl Lintas Sumatera KM 18, Kecamatan Koto Baru, Kabupaten Dharmasraya

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan hidayah. Semoga kita senantiasa dalam ridla dan petunjuk-Nya sehingga segala yang kita lakukan di dunia dapat dimaknai sebagai bentuk ibadah yang ditujukan kepada-Nya.

Universitas Dharmas Indonasia salah satu perguruan tinggi islam yang bergerak di bidang jasa harus mampu memenuhi kebutuhan dan kepuasan mahasiswa dan setiap pelanggannya. Hal ini diperlukan guna memenangkan persaingan dengan perguruan tinggi lain yang kian menjamur. Bahkan sekarang ini persaingan tidak hanya terjadi diantara perguruan tinggi yang satu dengan perguruan tinggi lainnya melainkan persaingan sudah terjadi diantara fakultas-fakultas yang ada di dalam lingkup perguruan tinggi itu sendiri.

Universitas Dharmas Indonasia yang semakin pesat ditambah dengan adanya persaingan diantara fakultas-fakultas untuk memenuhi kuota masing-masing menyebabkan ketidakmerataan kualitas dan penyebaran mahasiswa. Kondisi ini menuntut komitmen dari Universitas Dharmas Indonasia dan fakultas yang ada secara khusus untuk menjamin kepuasan mahasiswa dan pelanggannya dengan cara melakukan perbaikan mutu terus menerus. Oleh karena itu, pengelola Universitas Dharmas Indonasia dituntut untuk semakin profesional dalam memberikan jasa atau layanan pendidikan kepada mahasiswanya.

Sebagai langkah nyata untuk mewujudkan kepuasan layanan akademik bagi mahasiswa maka disusun Pedoman Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Terhadap Layanan Kemahasiswaan Universitas Dharmas Indonasia. Pedoman ini mencakup beberapa acuan untuk melakukan pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan kemahasiswaan diantaranya mencakup: kepuasan terhadap pembimbing akademik (PA), pembimbing skripsi, layanan administrasi, perpustakaan, laboratorium, kompetensi dosen serta aspek tangibles, assurance, reliability, responsiveness, serta empati.

(4)

Selanjutnya, pedoman ini dijadikan sebagai alat ukur kepuasan mahasiswa terhadap layanan akademik yang diberikan. Selain itu panduan ini juga mengatur tata cara persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan hasil pengukuran layanan akademik mahasiswa di lingkungan Universitas Dharmas Indonasia. Semoga pedoman ini dapat bermanfaat bagi seluruh civitas akademika Universitas Dharmas Indonasia untuk meningkatkan kualitas layanan kemahasiswaan. Amin.

Dharmasraya, September 2017 Rektor

Dr. Darmansyah, ST, M.Pd NIP. 195911241986031002

(5)

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL... i

TIM PENYUSUN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

SK REKTOR ... 1

A. Pendahuluan ... 4

B. Jenis-jenis Layanan Kemahasiswaan ... 5

C. Tata Cara Pengukuran ... 6

(6)

SURAT KEPUTUSAN

REKTOR UNIVERSITAS DHARMAS INDONESIA Nomor: 78/UNDHARI/SK/IX/2017

TENTANG

PENETAPAN PEDOMAN PENGUKURAN KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS DHARMAS INDONESIA

Menimbang : _1. _{bahwa agar pelaksanaan Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Terhadap Layanan} Kemahasiswaan Universitas Dharmas Indonesia dapat terwujud baik maka perlu ditetapkan Pedoman Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Terhadap Layanan Kemahasiswaan Universitas Dharmas Indonesia;

2. bahwa agar Pedoman Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Terhadap Layanan Kemahasiswaan Universitas Dharmas Indonesia mempunyai kepastian hukum maka perlu ditetapkan dengan Keputusan Rektor.

Mengingat : _1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Undang-Undang R.I. Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Peraturan Pemerintah R.I. Nomor 37 Tahun 2009 tentang Dosen;

4. Peraturan Pemerintah R.I. Nomor 32 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;

5. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;

6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;

7. SK Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor. 70/KPT/I/2015 tentang Penggabungan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Dharmasraya di Kabupaten Dharmasraya yang diselenggarakan oleh Yayasan Amanah di Kabupaten Dharmasraya, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Dharmasraya di Kabupaten Dharmasraya yang diselenggarakan oleh Yayasan Amanah di Kabupaten Dharmasraya, dan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan Dharmasraya di Kabupaten Dharmasraya yang diselenggarakan oleh Yayasan Amanah Ampang Kuranji di Kabupaten Dharmasraya menjadi Universitas Dharmas Indonesia di Kabupaten Dharmasraya yang diselenggarakan oleh Yayasan Amanah Ampang Kuranji di Kabupaten Dharmasraya.

(7)

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS DHARMAS INDONESIA TENTANG

PENETAPAN PEDOMAN PENGUKURAN KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP

LAYANAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS DHARMAS INDONESIA.

Pertama Kedua Ketiga : : :

Menetapkan Pedoman Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Terhadap Layanan Kemahasiswaan Universitas Dharmas Indonesia, sebagaimana tersebut dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Keputusan ini.

Dokumen Pedoman Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Terhadap Layanan Kemahasiswaan Universitas Dharmas Indonesia tersusun dalam bentuk buku dan dapat dijadikan pedoman dalam Pengukuran Kepuasan Mahasiswa Terhadap Layanan Kemahasiswaan di lingkungan Universitas Dharmas Indonesia.

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Dharmasraya Pada tanggal : 19 September 2017

Dr. Darmansyah, ST, M.Pd NIP. 195911241986031002

(8)

LAMPIRAN SK No. 78/UNDHARI/SK/IX/2017

PEDOMAN PENGUKURAN KEPUASAN MAHASISWA TERHADAP LAYANAN KEMAHASISWAAN A. Pendahuluan

Mahasiswa dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi merupakan unsur penting dan strategis. Hal ini karena sesungguhnya Tridharma Perguruan Tinggi sebagai bisnis utama berorientasi untuk meningkatkan kompetensi mahasiswa. Oleh karena itu, mahasiswa menjadi pusat layanan Perguruan Tinggi baik dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Sebagai pusat layanan, kepuasan mahasiswa merupakan hal penting bagi institusi perguruan tinggi. Kepuasan mahasiswa menjadi indikator sekaligus tolok ukur sebuah perguruan tinggi dalam memberikan pelayanan dalam kerangka penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi.

Civitas akademika di luar mahasiswa dalam konteks di atas berperan sebagai penyedia layanan berbagai kebutuhan mahasiswa untuk mendukung pencapaian kompetensi dan capaian pembelajaran yang ditetapkan. Terdapat banyak layanan yang diperlukan untuk mendukung pencapaian kompetensi dan capaian pembelajaran yang terkerangka dalam 3 (tiga) unsur pokok Tridharma Perguruan Tinggi. Civitas akademika di luar mahasiswa diproyeksikan memberi pelayanan melalui 3 (tiga) unsur pokok tersebut.

Kompetensi dan capaian pembelajaran sebagai janji atau standar yang ditawarkan perguruan tinggi bisa diwujudkan dengan menyelenggarakan layanan baik bidang akademik maupun akademik. Tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan (administrasi, layanan umum, dan

(9)

keuangan) merupakan sumberdaya manusia yang berfungsi memberikan layanan kepada mahasiswa sebaaagai bagian integral pencapaian standar yang dijanjikan.

Dalam kerangka itu maka diperlukan instrumen untuk mengukur tingkat kepuasan mahasiswa atas layanan- layanan kemahasiswaan yang diberikan Universitas Dharmas Indonesia. Pengukuran ini penting untuk melihat kualitas layanan yang berlangsung berdasar penilaian mahasiswa sebagai pengguna layanannya. Melalui proses pengukuran yang terus-menerus maka Universitas Dharmas Indonesia bisa melakukan evaluasi atas pelayanan yang diberikan dan meningkatkan tingkat kualitasnya. Pengukuran kepuasan dilakukan dengan menyelenggarakan survei kepuasan.

B. Jenis-Jenis Layanan Kemahasiswaan

1. Pembimbingan Akademik Dosen Penasehat Akademik (PA); setiap mahasiswa sepanjang proses studi di Universitas Dharmas Indonesia disediakan dosen sebagai Penasehat Akademik (PA). Dosen PA bertugas melakukan bimbingan mahasiswa sejak pertama kali studi hingga penyelesaian studi. Bimbingan PA lebih terfokus pada bidang akademik dan hambatan-hambatan belajar mahasiswa selama menempuh studi.

2. Pembimbingan Skripsi; sebagai tugas akhir individu, penyusunan skripsi dibimbing 1 (satu) orang dosen yang mendampingi, memberi bimbingan, arahan, dan asistensi. Proses penyusunan skripsi sejak menyusun desain proposal hingga penulisan laporan dibimbing oleh dosen pembimbing. Begitu halnya fungsi pembimbing dalam sidang akhir (munaqayah) skripsi yang selain menguji juga sebagai pihak yang mengarusutamakan pembahasan sehingga fokus pada tema penelitian. 3. Perpustakaan, Laboratorium, dan Administrasi;

(10)

merupakan instrumen dan fasilitas mahasiswa dalam pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Akses terhadap perpustakaan, laboratorium, dan administrasi difasilitasi oleh tenaga kependidikan.

4. Kompetensi Dosen; layanan ini terkait dengan kemampuan dosen memberi pembimbingan kepada mahasiswa sehingga mampu mencapai kompetensi dan capaian pembelajaran yang telah ditetapkan.

5. Layanan Umum; layanan ini bersifat non akademik yang meliputi fasilitas umum dan infrastruktur pendukung Tridharma Perguruan Tinggi.

C. Tata Cara Pengukuran

1. Pembimbingan Akademik Dosen PA

a. Metode sampling. Metode yang digunakan adalah

quota sampling. Metode ini dipilih mengingat

mahasiswa Universitas Dharmas Indonesia bersifat heterogen. Oleh karena itu dibentuk sub populasi dengan mengkategori berdasarkan fakultas. Pengambilan sampel berbasis metode convenience

sampling melalui komposisi disproporsional. Sampel

mengunakan ukuran dalam rumus Estok Navitte

Cowan melalui kriteria tingkat kepercayaan mencapai

95%.

b. Analisis data. Metode analisis menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) berdasarkan Kepmenpan Nomor Kep/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah. Dalam IKM ini, kepuasan dihitung dengan nilai rata- rata tertimbang pada masing-masing unsur pelayanan.

(11)

D. Tata Cara Pengukuran

1. Pembimbingan Akademik Dosen PA

95%.

c. Waktu. Pelaksanaan survei kepuasan layanan bimbingan Penasihat Akademik (PA) dilaksanakan pada setiap akhir semester ganjil dan genap.

d. Tahapan pelaksanaan: 1) Penyusunan jadwal.

2) Pengumpulan informasi awal.

3) Penyusunan instrumen survei.

4) Melakukan Uji Instrumen. 5) Perbaikan instrumen.

6) Penyusunan panduan pengisian survei. 7) Pengumpulan dan kategorisasi responden. 8) Administrasi persuratan dan sosialisasi rencana

survei.

(12)

10) Input data. 11) Pelaporan hasil. e. Tahapan pelaksanaan:

1) Penyusunan jadwal.

survei.

9) Distribusi dan pengisian survei oleh responden. 10) Input data.

11) Pelaporan hasil.

f. Indikator pengukuran layanan dosen PA sebagai berikut:

1) Kemudahan PA ditemui.

2) Komunikasi dengan dosen PA melalui media-

media komunikasi.

3) Penguasaan informasi pedoman akademik. 4) Penguasaan kurikulum prodi.

5) Pengetahuan tentang informasi dan pembinaan karir.

6) Pengetahuan informasi basiswa dan studi lanjut. 7) Penguasaan layanan dalam kampus.

8) Pemanfaatan Sisca untuk memantau kemajuan prestasi akademik.

9) Intensitas pertemuan dalam satu semester. 10) Harapan atas proses bimbingan.

11) Persyaratan kuliah dalam prodi.

12) Motivasi untuk aktif dalam kegiatan kampus. 13) Asistensi kesulitan belajar.

(13)

g. Tahapan pelaksanaan: 1) Penyusunan jadwal.

survei.

9) Distribusi dan pengisian survei oleh responden. 10) Input data.

11) Pelaporan hasil.

h. Indikator pengukuran layanan dosen PA sebagai berikut:

1) Kemudahan PA ditemui.

2) Komunikasi dengan dosen PA melalui media-

media komunikasi.

3) Penguasaan informasi pedoman akademik. 4) Penguasaan kurikulum prodi.

5) Pengetahuan tentang informasi dan pembinaan karir.

6) Pengetahuan informasi basiswa dan studi lanjut. 7) Penguasaan layanan dalam kampus.

8) Pemanfaatan Sisca untuk memantau kemajuan prestasi akademik.

9) Intensitas pertemuan dalam satu semester. 10) Harapan atas proses bimbingan.

11) Persyaratan kuliah dalam prodi.

12) Motivasi untuk aktif dalam kegiatan kampus. 13) Asistensi kesulitan belajar.

(14)

2. Bimbingan Skripsi

95%.

c. Waktu. Survei kepuasan layanan bimbingan skripsi dilaksanakan pada setiap akhir semester.

d. Pelaksanaan survei dilaksanakan dengan tahap sebagai berikut:

1) Pengumpulan bahan dan informasi awal. 2) Penyusunan instrumen survei.

3) Uji coba Instrumen. 4) Perbaikan instrumen

5) Penyusunan panduan pengisian instrumen. 6) Pemilahan dan penetapan responden. 7) Sosialisasi dan persuratan.

8) Pengambilan data /pengisian data oleh responden.

9) Input data. 10) Pelaporan hasil.

(15)

e. Indikator layanan bimbingan skripsi adalah : 1) Kemudahan ditemui.

2) Komitmen pada kesepakatan bimbingan. 3) Alokasi waktu konsultasi.

4) Penguasaan topik penelitian. 5) Penguasaan metodologi penelitian. 6) Penguasaan standar penulisan skripsi. 7) Penguasaan teknik penulisan referensi yang

standar.

8) Bimbingan penyusunan latar belakang. 9) Bimbingan perumusan masalah. 10) Bimbingan perumusan tujuan.

11) Bimbingan perumusan batasan penelitian. 12) Bimbingan perumusan manfaat.

13) Keterbukaan menerima pendapat. 14) Motivasi.

15) Pengayaan referensi.

16) Pengawasan proses penelitian. 17) Solusi atas masalah penelitian.

3. Perpustakaan, Laboratorium, dan Administrasi

95%.

b. Analisis data. Metode analisis menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) berdasarkan Kepmenpan Nomor Kep/25/M.PAN/2/2004 tentang

(16)

Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah. Dalam IKM ini, kepuasan dihitung dengan nilai rata- rata tertimbang pada masing-masing unsur pelayanan.

c. Waktu. Survei kepuasan layanan bimbingan skripsi dilaksanakan pada setiap akhir semester.

d. Survei dilaksanakan dengan beberapa tahap, yaitu: 1) Pengumpulan data dan informasi awal.

2) Penyusunan instrumen survei. 3) Uji Instrumen dan revisi instrumen.

4) Penyusunan paduan pengisian instrumen bagi mahasiswa.

5) Pengorganisasian dan penetapan responden. 6) Administrasi persuratan.

7) Pengisian data oleh responden. 8) Proses input.

9) Pelaporan hasil.

e. Indikator layanan Perpustakaan, Laboratorium, dan Administrasi adalah sebagai berikut:

1) Penggunaan SOP dalam pemberian layanan. 2) Kedisiplinan staf melaksanakan tugas.

3) Tanggungjawab staf. 4) Kemampuan kerja staf.

5) Efisiensi pemberian layanan staf

6) Perlakuan adil staf dalam pemberian layanan. 7) Kesantunan staf.

8) Ketepatan waktu.

9) Kenyamanan ruang tunggu.

4. Kompetensi Dosen

(17)

karena itu dibentuk sub populasi dengan mengkategori berdasarkan fakultas. Pengambilan sampel berbasis metode convenience sampling melalui komposisi disproporsional. Sampel mengunakan ukuran dalam rumus Estok Navitte

95%.

b. Survei kepuasan Kompetensi Dosen dilaksanakan pada akhir setiap semester.

c. Tahapan pelaksanaan sebagai berikut: 1) Pengumpulan bahan dan informasi awal 2) Penyusunan instrumen.

3) Uji dan revisi instrumen.

4) Penerbitan paduan pengisian instrumen. 5) Sosialisasi panduan.

6) Pemilahan responden. 7) Adinistrasi persuratan.

8) Pengambilan data dari responden. 9) Input data dan pelaporan hasil. d. Indikator

Evaluasi Dosen oleh Mahasiswa diselengggarakan setiap fakultas dan prodi setiap akhir semester berisi:

1) Kompetensi Profesional;

a) Perkuliahan (kontrak belajar/tugas/penilaian/ bahan bacaan) dengan jelas di awal pertemuan.

b) Penjelasan tugas-tugas pekuliahan c) Sistem penilaian.

d) Bahan bacaan. e) Tugas.

f) Memotivasi kreativitas.

g) Tugas yang relevan dengan tujuan perkuliahan.

(18)

h) Penguasaan materi yang diajarkan.

i) Penyampaian matakuliah dengan jelas dan rinci.

j) Penyampaian matakuliah dengan menarik. k) Penggunaan metode pengajaran yang sesuai

dengan materi.

l) Penyampaian informasi aktual dan wawasan baru yang berhubungan dengan materi perkuliahan.

m) Kemampuan menghubungkan matakuliah dengan pengalaman mahasiswa.

n) Penggaunaan hand out (bahan bacaan) untuk mahasiswa.

o) Pemberian umpan balik (feed back) terhadap tugas-tugas.

p) Evaluasi sesuai dengan materi yang diajarkan. q) Pemberian nilai secara objektif,transparan dan

adil.

r) Pemberian hasil evaluasi tepat waktu. s) Ketepatan waktu.

t) Pencapaian tujuan perkuliahan. 2) Kompetensi Personal;

a) Antusiasme dalam menyampaikan matakuliah.

b) Keramahan terhadap mahasiswa. c) Kewibawaan.

d) Humor.

e) Keterbukaan menerima kritik dan saran dari mahasiswa.

f) Keteladanan. 3) Kompetensi Sosial;

a) Kepekaan dosen terhadap kebutuhan akademik mahasiswa.

(19)

b) Penyediaan waktu yang cukup untuk konsultasi akademik.

c) Perlakuan anti diskriminasi berdasarkan organisasi, paham, suku, gender dan identitas lain.

d) Motivasi.

5. Layanan Umum

purposive proposional random sampling.

b. Survei kepuasan layanan umum dilaksanakan pada setiap akhir semester.

c. Tahapan Pelaksanaan 1) Penyusunan instrumen. 2) Uji dan revisi Instrumen.

3) Penyusunan panduan pengisian.

4) Pengumpulan dan pemilahan responden. 5) Administrasi persuratan.

6) Pengisian data oleh responden dan Pengumpulan Data

7) Variabel Penelitian:

a) Langsung terasa (tangibles); b) Kecakapan (reliability);

c) Responsivitas (responsiveness); d) Penjaminan (assurance); dan e) Empati (empathy).

8) Skala Pengukuran.

9) Analisis Data, interpretasi hasil, dan pelaporan hasil.

E. Penutup

Demikian pedoman pengukuran kepuasan mahasiswa atas layanan kemahasiswaan Universitas Dharmas Indonesia. Masukan, saran, dan kritik sangat

(20)

diharapkan untuk menyempurnakan pedoman ini sehingga bisa lebih akurat dan tepat dalam mengetahui secara lebih obyektif tingkat kepuasan mahasiswa. Pengukuran mealui survei dilakukan pada setiap akhir semester sehingga diharapkan terjadi perbaikan pada semester selanjutnya.

Semoga pedoma ini dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai acuan pihak-pihak terkait.

Dharmasraya, 19 September 2017 Rektor Dr. Darmansyah, ST, M.Pd NIP. 195911241986031002