STRUKTUR ORGANISASI DAN PENGELOLAAN
3.1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem kerja yang merupakan rangkaian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing lembaga dalam menjalankan tugas dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi digambarkan dalam bentuk hubungan ke bawah dengan garis bagan. Dengan adanya bagan tersebut, maka dapat diketahui pembagian tanggung jawab dari setiap bagiannya (Swastha dan Sukotjo, 1998).
Menurut Swastha dan Sukotjo (1998), bentuk struktur organisasi bermacam-macam, teteapi secara umum terdiri dari:
a. Organisasi garis (line organization)
Setiap bagian yang ada di dalamnya merupakan unit yang berdiri sendiri dan mempunyai tanggung jawab serta wewenang sendiri. Kekuasaan mengalir langsung dari atasan ke bawahan.
b. Organisasi garis dan staf (line and staf organization)
Staf dapat memberi saran kepada atasan, tetapi tidak mempunyai hak untuk memberikan perintah. Pada organisasi ini terdapat hubungan langsung dari atasan ke bawahan (hubungan garis) dan hubungan tidak langsung dengan adanya staf yang memberi saran (hubungan staf). c. Organisasi fungsional (functional organization)
Pada organisasi ini, masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dibidangnya. Organisasi ini jarang dipakai karena seorang bawahan memungkinkan mempunyai beberapa pimpinan sehingga tidak ada
kesatuan perintah, selain itu juga tidak terdapat hubungan garis secara langsung dengan atasan.
d. Komite (committee)
Komite ini biasanya dibentuk di semua bagian dalam organisasi karena fungsinya sebagai “tempat” untuk mengumpulkan pendapat.
e. Organisasi matrik
Penggunaannya berdasar organisasi garis dan staf yang ada. Organisasi ini juga disebut organisasi proyek yang dapat diartikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus. Organisasi ini menghasilkan kombinasi wewenang ganda dengan adanya pimpinan yang lebih dari satu, dan untuk menghindari terjadinya konflik antar atasan, maka manajer proyek diberi jaminan wewenang dan manajer tersebut memberikan laporan pada pimpinan puncak.
Perusahaan Roti Matahari Pasuruan merupakan perusahaan keluarga yang memakai struktur organisasi garis (line organization) sehingga hubungan yang terjadi sederhana karena komando mengalir langsung dari atasan ke bawahan dan setiap bagian yang ada di dalamnya merupakan unit yang berdiri sendiri dan mempunyai tanggung jawab serta wewenang sendiri. Setiap bagian tanggung jawab dilakukan oleh anggota keluarga pemilik perusahaan itu sendiri.
Adapun kelebihan dan kekurangan dari penerapan sistem organisasi garis seperti yang dinyatakan oleh Swastha dan Sukotjo (1998) yaitu: a. Kebaikan organisasi garis:
a.1. Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
a.2. Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu meminta pertimbangan dari orang lain.
a.3. Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung kepada bawahan. a.4. Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya
dilakukan oleh seorang saja. b. Keburukan organisasi garis:
b.1. Seringnya terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
b.2. Tidak adanya spesialisasi menyebabkan beban tugas terlalu berat bagi para petugas, sehingga kurang efisien.
b.3. Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian.
Struktur organisasi garis di Perusahaan Roti Matahari dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan Roti Matahari Pimpinan Seksi Pencampuran Seksi Pencetakan Seksi Pemanggangan Seksi Pengemasan Kepala Bagian Keuangan Kasir Kepala Bagian Pemasaran Salesman Kepala Bagian Produksi
3.2. Tugas dan Wewenang Karyawan
Setiap bagian dalam struktur organisasi perusahaan memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda tetapi saling melengkapi dan mendukung demi kelancaran produktivitas perusahaan. Beberapa tugas dan wewenang setiap bagian tersebut antara lain:
3.2.1. Pimpinan
a. Memimpin perusahaan. b. Menetapkan perencanaan.
c. Memberi wewenang kepada bawahannya untuk melakukan tugasnya sesuai dengan bagiannya.
d. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan.
e. Menetapkan kebijaksanaan serta mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
f. Mengatur penerimaan karyawan. 3.2.2. Bagian Keuangan
3.2.2.1. Kepala Bagian Keuangan
a. Melakukan pembukuan dan menyusun laporan keuangan secara periodik.
b. Mengatur dan mengawasi pengeluaran perusahaan. 3.2.2.2. Kasir
a. Menangani keluar masuknya keuangan.
b. Mempertanggungjawabkan tugas kepada Kepala Bagian Keuangan. 3.2.3. Bagian Produksi
3.2.3.1. Kepala Bagian Produksi a. Mengawasi jalannya kegiatan produksi.
b. Mengendalikan tingkat error pada produk yang disebabkan oleh proses produksi yang menyimpang.
3.2.3.2. Seksi Pencampuran
a. Mempersiapkan peralatan untuk membuat roti dan bahan yang diperlukan untuk membuat roti.
b. Mencampur bahan-bahan yang sudah dipersiapkan.
c. Mempertanggungjawabkan tugas kepada Kepala Bagian Produksi. 3.2.3.3. Seksi Pencetakan
Seksi pencetakan bertugas menimbang dan membentuk adonan sesuai dengan berat dan ukuran yang sudah ditentukan
3.2.3.4. Seksi Pemanggangan
Seksi pemanggangan bertanggung jawab atas proses pemanggangan roti. 3.2.3.5. Seksi Pengemasan
a. Mengemas produk yang telah jadi.
b. Memilah dan memperbaiki pengemas yang rusak. c. Memberi label kadaluarsa pada pengemas. 3.2.4. Bagian Pemasaran
3.2.4.1. Kepala Bagian Pemasaran
a. Mengatur dan mengawasi jalannya proses pemasaran dan distribusi. b. Merencanakan strategi pemasaran
3.2.4.2. Salesman
a. Melaksanakan kegiatan penjualan produk b. Menjalin hubungan yang baik dengan konsumen
c. Mencari informasi tentang situasi pasar, perkembangan jumlah pelanggan, serta jumlah produksi yang ada di pasaran.
d. Mengusahakan peningkatan pelayanan menuju ke arah pencapaian kepuasan konsumen.
3.3. Karyawan
3.3.1. Klasifikasi Karyawan
Perusahaan Roti Matahari memiliki pekerja pabrik sebanyak 50 orang yang terdiri dari 36 orang pria dan 14 orang wanita. Berdasarkan pemberian upah, karyawan pada perusahaan Roti Matahari dapat digolongkan menjadi dua, yaitu:
a. Karyawan bulanan
Yang digolongkan sebagai karyawan bulanan adalah karyawan yang telah diangkat sebagai karyawan tetap dan mempunyai jabatan sesuai struktural organisasi serta mendapat upah secara teratur setiap bulan. Karyawan bulanan ini meliputi Pimpinan, Kepala Bagian Pemasaran, Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi beserta pekerjanya, dan salesman.
b. Karyawan Harian
Karyawan harian adalah karyawan yang mendapat upah secara harian, besarnya upah yang didapat berdasar pekerjaan dan kecakapannya pada satu hari kerja. Pemberian upah pada karyawan harian dilakukan pada setiap akhir minggu. Adapun yang termasuk dalam karyawan harian adalah sopir, pekerja bagian produksi, serta pekerja tidak tetap yang bekerja bila terjadi peningkatan produksi, contohnya pada saat hari raya.
Jumlah karyawan berdasarkan bagian-bagian dalam struktur organisasi seperti tercantum dalam Tabel 3.1.
3.3.2. Kualifikasi Karyawan 3.3.2.1. Pimpinan
Pimpinan Perusahaan Roti Matahari adalah pemilik dari Perusahaan tersebut dan akan digantikan oleh keturunan pemilik Perusahaan tersebut jika pimpinan yang sekarang menjabat sudah pensiun.
Tabel 3.1. Jumlah Karyawan Perusahaan Roti Matahari No Bagian Jumlah karyawan (orang) 1 Pimpinan 1 2 Kepala Bagian: a. Keuangan b. Produksi c. Pemasaran 1 1 1 3 Seksi Pencampuran 10 4 Seksi Pencetakan 15 5 Seksi Pengemasan 13 6 Seksi Pemanggangan 2 7 Kasir 2 8 Salesman 4 Jumlah 50 3.3.2.2. Kepala Bagian
Jabatan Kepala Bagian, yaitu Kepala Bagian Keuangan, Kepala Bagian Produksi, dan Kepala Bagian Pemasaran harus dipegang oleh anggota keluarga pemilik Perusahaan itu sendiri.
3.3.2.3. Karyawan
Pekerja yang direkrut untuk menjaga toko yaitu bagian kasir dan salesman minimal harus pernah mengenyam pendidikan sampai tingkat SMP, maksimal berusia 30 tahun, mampu berkomunikasi dengan baik, pekerja ulet, dan mampu membangun relasi yang baik dengan konsumen. Sedangkan untuk pekerja bagian produksi seperti seksi pencampuran, seksi pencetakan, seksi pemanggangan dan seksi pengemasan tidak diharuskan pernah mengenyam pendidikan tetapi harus memiliki keterampilan dalam membuat dan mengemas roti. Untuk pekerja baru yang belum berpengalaman dalam membuat dan mengemas roti akan dilatih terlebih
dahulu, jika dalam waktu satu bulan sudah dinilai terampil dalam membuat dan mengemas roti, maka calon pegawai tersebut sudah dapat diterima untuk bekerja pada bagian produksi. Untuk persyaratan umur, pegawai yang ditempatkan di bagian produksi harus berumur maksimal 30 tahun. 3.3.3. Jam Kerja
Jam kerja untuk karyawan bagian produksi di perusahaan ini dibagi menjadi enam (6) jam kerja dengan waktu sebagai berikut:
a. Jam kerja I (proses pencampuran I): pukul 03.00 – 05.00
b. Jam kerja II (proses pengemasan dan distribusi): pukul 05.00 – 07.00
c. Jam kerja III (proses pemanggangan untuk roti kering): pukul 08.00 – 09.00
d. Jam kerja IV (proses pencampuran II): pukul 09.00 – 10.00
e. Jam kerja V (proses pembentukan adonan): pukul 13.00 – 15.00
f. Jam kerja VI (proses pemanggangan untuk roti basah): pukul 22.00 – 24.00
Jadi total jam kerja untuk karyawan bagian produksi adalah 10 jam. Selain karyawan bagian produksi, jam kerja karyawan toko seperti kasir dan salesman adalah dimulai dari pukul 06.00 sampai dengan pukul 18.00 WIB termasuk di dalamnya jam istirahat yang dimulai dari pukul 12.00 sampai dengan pukul 13.00 tanpa pembagian shift kerja, dengan demikian durasi waktu karyawan toko untuk bekerja adalah 11 jam. Seluruh karyawan bekerja dalam 6 hari yaitu hari Senin sampai dengan hari Sabtu, khusus untuk hari Sabtu seluruh karyawan bekerja setengah hari. Menurut
Peraturan Depnakertrans Provinsi Jawa Timur (1996), jam kerja standar untuk karyawan adalah 8 jam per hari dalam 6 hari dan di luar jam kerja tersebut dihitung sebagai jam lembur.
3.3.4. Upah Karyawan
Upah karyawan merupakan bentuk kompensasi yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan atas pekerjaan yang telah dilakukan. Besarnya upah yang diberikan oleh Perusahaan Roti Matahari bergantung pada lamanya waktu bekerja, keahlian dan jenis pekerjaannya.
Sistem pengupahan pada Perusahaan Roti Matahari adalah bulanan dan mingguan (untuk karyawan harian). Upah yang berlaku di Perusahaan Roti Matahari sesuai dengan standar Upah Minimum Regional (UMR) yaitu sekitar Rp 800.000,- per bulan dengan 8 jam kerja per hari dalam 6 hari (hari Sabtu setengah hari jam kerja). Sedangkan untuk karyawan yang lembur diberi tambahan upah sekitar Rp 20.000 per jam kerja lembur yang sudah ditentukan berdasarkan standar UMR yang berlaku.
3.3.5. Kesejahteraan Karyawan
Salah satu faktor penting dalam perusahaan adalah kesejahteraan karyawan, sebab karyawan berperan penting dalam menentukan kualitas produk yang dihasilkan. Kesejahteraan karyawan di Perusahaan Roti Matahari meliputi pemberian tunjangan-tunjangan dan fasilitas seperti berikut:
a. Pemberian Tunjangan
Pemberian tunjangan yang dilakukan oleh Perusahaan Roti Matahari adalah sebagai berikut:
a.1. Tunjangan Hari Raya (THR) pada Hari Raya (Idul Fitri), sebesar sebulan gaji sesuai dengan besarnya upah masing-masing karyawan.
a.2. Tunjangan-tunjangan lain seperti sumbangan bila ada kematian, istri melahirkan, dan perkawinan.
b. Pemberian Fasilitas
Perusahaan Roti Matahari memperhatikan kesejahteraan karyawan dengan memberikan fasilitas-fasilitas yang menunjang kehidupan karyawannya dengan cara sebagai berikut:
b.1. Cuti hari raya. b.2. Tempat tinggal.
b.3. Biaya pengobatan bagi yang sakit.
