PENERAPAN METODE FIRST IN FIRST OUT (FIFO)
PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO
MANDIRI KAYU
Purnamasari1 ,Lis Saumi Ramdhani2, Renny Oktapiani3 1
AMIK BSI Sukabumi [email protected]
2
AMIK BSI Sukabumi [email protected] 3
AMIK BSI Sukabumi [email protected]
Abstrak
Sistem persediaan barang sangat dibutuhkan bagi perusahaan untuk mendukung operasional usaha suatu perusahaan dalam praktiknya untuk beberapa hal tekait dengan adanya masa kadaluarsa suatu barang maka diperlukan system yang bisa digunakan untuk membuat system dengan asumsi barang pada persediaan pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dahulu atau dengan kata lain menggunakan metode Fisrt-In First-Out (FIFO), Toko Mandiri Kayu Sukabumi membutuhkan system seperti ini agar bisa mempermudah pekerjaan karyawannya sehingga penulis memakai metode FIFO ini untuk sistem persediaan barang di Toko Mandiri Kayu Sukabumi. Harapannya jika metode ini digunakan akan membantu karyawan di Toko Mandiri Kayu Sukabumi dalam mengelola persediaan barang sehingga bisa mempermudah dan mempercepat pekerjaan mereka kedepannya.
Kata Kunci: Sistem Persediaan Barang, Metode FIFO
1. Pendahuluan
Adanya perkembangan teknologi, maka penyebaran informasi sangatlah cepat dan mudah. Untuk memenuhi kebutuhan informasi, memerlukan pengolahan yang sistematis dengan cara membentuk suatu sistem informasi. Sistem persediaan barang sangat dibutuhkan oleh perusahaan karena dengan sistem tersebut perusahaan dapat mendukung operasional usaha suatu perusahaan (Rahardi, Musadieq, & Susilo, 2014). Toko Mandiri Kayu Sukabumi membutukan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang yang dapat mempermudah kinerja karyawan dalam hal mengurangi kesalahan-kesalahan yang umum (Firdaus, 2008), lebih meningkatkan sistem keamanan yang diterapkan di perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk membahas tentang perancangan sistem informasi dengan judul: ”Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Menggunakan Metode First In First Out Pada Toko Mandiri Kayu Sukabumi” .
2. Metode Penelitian
Sistem Persediaan Barang Toko Mandiri Kayu Sukabumi
Prosedur sistem berjalan dalam sistem persediaan barang di Toko Mandiri Kayu Sukabumi masih bersifat sederhana yakni belum terkomputerisasi dalam proses pengerjaannya, dan masih ada data-data yang masih dicatat dalam bentuk pembukuan dan diarsipkan.
Metode First-In First-Out (FIFO)
Dalam menentukan metode FIFO untuk menentukan harga pokok digunakan asumsi atas arus biaya dimana urutan biaya terjadi adalah yang pertama masuk atau diperoleh, yang pertama keluar atau dijual. Dengan demikian persediaan yang tinggal, dianggap akan dinilai dengan menggunakan biaya atau harga pokok (cost) yang paling baru. (Firdaus, 2008).
Metode FIFO Mengasumsikan barang dalam persediaan yang pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dulu sehingga yang yang tertinggal dalam persediaan akhir
adalah yang dibeli atau diproduksi kemudian”. (Kuswadi, 2006).
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa metode FIFO adalah barang yang pertama masuk adalah barang yang akan pertama keluar.
Tinjauan Studi
1. Amanda Febria Sari (2011) Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Barang Umum Non Curah Pada Gudang Perbekalan Pt. Semen Padang,( JOSI - Vol. 10 No. 1 April 2011 - Hal 85-92, ISSN 20884842), menggunakan metode FIFO yang dimodofikasi dengan dengan menggunakanMetode EOQ dengan mempertimbangkan jumlah persediaan pengaman dan titik pemesanan kembali. 2. Haris Nurdiansyah, Ali Mulyawan (2015),
Perancangan Sistem Persediaan Barang Pada BAgian Penyimpanan Barang DIcabang Pelayanan DInas Pendapatan Daerah Provinsi Wilayah Kota Bandung III (Jurnal Computech & Bisnis Vol.9 No. 1, Juni 2015, 1-11. ISSN 2442-4943). Membuat Aplikasi persediaan barang dengan menggunakan Visual Basic dan pengembangannya dengan system berbasis Objek.
Tinjauan Objek Penelitian
Toko Mandiri Kayu didirikan pada tahun 2000 yang beralamat di Jl. Raya Cibolang Kec. Cisaat Kab. Sukabumi. Toko Mandiri Kayu di dirikan pertama kali oleh Bpk. H. Didi. Produk yang di jual yaitu cat kayu, cat air, tiner, hampelas, paku, sanding, lem kayu, lem kertas, dan lain-lain. Toko Mandiri Kayu awalnya memiliki 1 orang karyawan pada tahun 2000, ditahun 2016 Toko Mandiri Kayu telah dibantu 10 orang karyawan. Toko Mandiri Kayu menjadi toko yang lengkap untuk membantu memenuhi kebutuhan pelanggannya.
3. Pembahasan
Berikut akan dijelaskan beberapa hasil dan pembahasan dari penelitian ini.
3.1. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Berikut adalah prosedur sistem berjalan persediaan barang di Toko Mandiri Kayu Sukabumi terdiri dari 4 prosedur:
1. Prosedur Pemesanan Barang
Pemilik memesan barang kepada supplier dengan cara melampirkan surat pesanan yang diberikan kepada bagian gudang, dengan berdasarkan laporan bahwa stok sudah mulai menipis dengan melihat dari laporan stokbarang dan fisik barang, dan surat pesanan diarsipkan.
2. Prosedur Penerimaan Barang
Supplier mengirimkan barang sesuai pesanan Pemilik dengan melampirkan surat jalan dan faktur, dan bagian gudang mengecek barang tersebut sesuai dengan surat pesanan, bila barang tersebut sesuai dengan surat jalan dan surat pesanan bagian gudang menandatangani surat jalan. Setelah barang diterima, bagian gudang melakukan pendataan terhadap barang yang diterima dan memasukannya dengan mencatat pada data stok yang mengacu pada surat jalan dan data stok diarsipkan. Surat jalan dan faktur diarsipkan di arsip penerimaan barang.
3. Prosedur Pengeluaran Barang
Setiap harinya bagian gudang mengecek barang penjualan, bila barang kosong bagian gudang akan mengeluarkan barang dan membuatkan data barang keluar dengan mengambil data dari data stok. Data barang keluar diberikan kepada bagian penjualan sebagai tanda terima barang dan dikembalikan lagi kepada bagian gudang untuk diarsipkan di arsip data barang keluar ACC.
1
Gambar 1. Diagram Nol Sistem Berjalan Diagram ini menggambarkan system secara
keseluruhan dari system berjalan penjualan konsinyasi di Toko Mandiri Kayu Sukabumi. 3.2. Permasalahan
Setelah dilakukan penelitian dan menganalisa sistem yang berjalan di Toko Mandiri Kayu Sukabumi khususnya dalam sistem persediaan barang, ada beberapa permasalahan diantaranya:
1. Belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga sering mengalami kesulitan dalam hal
pengolahan data terutama dalam pemesanan barang yang dalam pencarian stoknya masih manual dengan cara membandingkan laporan stok barang dan stok fisik barang di gudang.
2. Pendataan penerimaan dan pengeluaran barang masih secara sederhana sehingga banyak arsip yang hilang, rusak dan tulisan yang tidak terbaca
Analisa masalah tersebut dapat diambil solusinya diantaranya:
1. Dengan cara membuat suatu sistem yang terkomputerisasi guna menghindari masalah keterlambatan pencarian data persediaan barang dengan metode FIFO. 2. Membuat database yang dapat
membantu bagian gudang melakukan tugasnya secara efektif dan efisien dan mengurangi kesalahan.
3.4. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur sistem usulan yang disusun untuk menambah atau memperbaiki prosedur sistem yang lama yang memiliki kekurangan. Prinsipnya penggambaran sistem usulan sama seperti sistem yang lama, hanya sedikit perubahan yang dilakukan. Berikut prosedur sistem usulan pada Toko Mandiri Kayu Sukabumi:
1. Prosedur Persiapan Awal
Bagian Gudang membuat persiapan awal dengan membuat filesupplier, file barang dan file perkiraan.
2. Prosedur Pembuatan Surat Pesanan Bagian gudang membuat surat pesanan barang dengan membuka filesupplier, filebarang, dan dicetak menjadi surat pesanan dan diberikan kepada pemilik sebagai persetujuan pemesanan barang lalu diberikan kepada supplier dan disimpan di file pesanan.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Suppliermengirimkan barang sesuai pesanan dengan melampirkan surat jalan dan faktur diterima oleh bagian gudang lalu di cek barang tersebut sesuai dengan data pesanan, bila barang tersebut sesuai dengan data pesanan, maka bagian gudang menandatangani surat jalan tersebut dan menerima barang tersebut, bila tidak sesuai
dengan surat jalan yang diterima atau ada barang yang rusak maka barang tersebut dikembalikan ke pihak supplier dan bagian gudang akan membuatkanretur dan dicetak untuk diserahkan kepada supplier dan disimpan di file retur. Bagian gudang melakukan pendataan terhadap barang yang di terima dengan menginput data barang di file penerimaan barang dan data stok bertambah di file barang. Penyimpanan barang menggunakan metode FIFO (First In First Out) dimana barang yang pertama masuk adalah barang yang pertama keluar sehingga memudahkan perusahaan untuk mengontrol barang.
4. Prosedur Pengeluaran Barang
Bagian gudang akan membuat faktur keluar barang dengan mengambil data dari file barang. Faktur keluar barang selanjutnya berikan kepada bagian penjualan untuk ditandatangi. Lalu bagian penjualan mengembalikan faktur keluar barang kepada bagian gudang yang telah ditandatangani. Data barang keluar diinput di file pengeluaran barang dan data stok barang berkurang disimpan di file barang.
5. Prosedur Penjurnalan
Penjurnalan dilakukan berdasarkan data file pesanan ,file retur dan file perkiraan langsung dibuatkan jurnal dan disimpan dalam file jurnal.
6. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap bulannya bagian gudang membuat laporan untuk diberikan kepada pemilik yaitu laporan barang, rekap masuk barang, rekap barang keluar, dan rekap retur barang yang berdasarkan file barang, file penerimaan barang, file pengeluaran barang, file retur, dan file jurnal.
2.0 Pembuatan Surat Pesanan D1 File Supplier D2 File Barang D3 File Pesanan D4 File Penerimaan Barang 3.0 Penerimaan Barang D5 D6 File Perkiraan 4.0 Pengeluaran Barang
D7 File Pengeluaran Barang
5.0ᴾ Penjurnalan D8 File Jurnal 6.0ᴾ Pembuatan Laporan File Retur Pemilik Supplier Bagian Penjualan Data Supplier SP SP Acc SP Data Pesanan
Data Barang Masuk Data Pesanan Data Barang
Data Stok Bertambah SJ, Faktur
Retur
Data Retur
Data Barang Keluar
FKB FKB ACC
Data Barang Keluar
Data Jurnal Data Jurnal
Data Retur
Data Barang Masuk Data Stok Barang
Data Stok Berkurang
Data Barang Data Perkiraan LB, RMB, RKB, RRB 1.0ᴾ Persiapan Awal Data Supplier Data Barang Data Retur Data Pesanan Data Perkiraan D9 Arsip SP SP Acc D9 File Detail Jurnal Data Detail Jurnal Data Detail Jurnal
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Usulan
Keterangan:
SP : Surat Pesanan FKB : Faktur Keluar Barang SJ : Surat Jalan
LB : Laporan Barang RMB : Rekap Masuk Barang RKB : Rekap Keluar Barang RRB : Rekap Retur Barang
Dari Data Flow Diagram (DFD) diatas bisa kita buat normalisasi filenya sebagai berkut:
Gambar 3. Normalisasi File bentuk ke 3
Kode_brg* Nama_brg Harga Stok Satuan No_sp* Tanggal_sp Syarat_pemby Waktu_peny Total_pesanan ---Kode_supp ** No_retur * Tanggal_Retur Jumlah_retur Ket_retur Total_retur ---No_Penerimaan ** Tabel Barang Tabel Penerimaan Tabel Pesanan Tabel Retur No_sp** Jumlah_pesanan Subtotal ---Kode_brg** Tabel Detail Pesanan
No_jurnal* Tanggal_jurnal Keterangan ---No_sp ** No_retur ** Tabel Jurnal No_jurnal** Debet Kredit ---No_perkiraan ** Tabel Detail Jurnal
Tabel Perkiraan Kode_supp* Nama_supp Alamat_supp No_kontak Nama_kontak Tabel Supplier Tabel Pengeluaran No_perkiraan* Nama_perkiraan No_penerimaan* No_faktur_masuk No_sj Tanggal_terima Bagian_penerima Jumlah_terima Total_terima ---No_sp** No_faktur_keluar* Tanggal_keluar Jumlah_keluar Nama_bagian_dibuat Nama_bagian_disetujui Nama_bagian_diterima ---Kode_brg**
Dan Spesifikasi programnya dijelaskan pada gambar berikut ini: Menu Utama 0.0 0.0 Master 1.0 0.0 Transaksi 2.0 0.0 Laporan 3.0 0.0 Supplier 1.1 1.0 Barang 1.2 1.0 Pemesanan Barang 2.1 2.0 Laporan Barang 3.1 3.0 Penerimaan Barang 2.2 2.0 Keluar 4.0 0.0 Perkiraan 1.3 1.0 Pengeluaran Barang 2.3 2.0 Retur 2.4 2.0 Jurnal 2.5 2.0
Rekap Masuk Barang
3.2
3.0
Rekap Keluar Barang
3.3
3.0
Rekap Retur Barang
3.4
3.0
Gambar 4. Spesifikasi Program 3.5. Spesifikasi Sistem Komputer
1. Umum
Sistem komputer yang sangat diperlukan dalam melaksanakan sistem yang diusulkan, karena disini setiap sistem yang diusulkan memerlukan suatu program. Program rancangan yang nantinya digunakan untuk mempermudah penerapan dalam melaksanakan pekerjaan terutama dalam proses pemasukan data. Sehingga dalam menggunakan media komputerisasi dapat meningkatkan kualitas, waktu dan biaya bagi keuntungan perusahaan.
2. Perangkat Keras
Perangkat keras merupakan salah satu perangkat yang dibutuhkan dalam proses pengolahan data. Spesifikasi hardware yang digunakan adalah:
1. Processor : 3.0 GHz 2. Memory RAM : 512 GB
3. Monitor : Super VGA 15” 4. Hardisk : 40 GB
5. Keyboard : 101/102 keys 6. Printer : Inkjet
3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dipakai dalam sistem usulan berupa program-program yang nantinya dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan data. Adapun perangkat lunak yang diusulkan dalam sistem usulan ini adalah:
a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 b. Paket Program : Visual Basic 6.0 c. Database : Microsoft Acces 7.0 d. Laporan : Crystal Report 4. Simpulan
Dari hasil analisa sistem persediaan barang dagang menggunakan metode FIFO pada toko mandiri kayu sukabumi, maka dapat ditarik kesimpulan berdasarkan kegiatan dan uraian dalam pembahasan penulisan tugas akhir ini yaitu Sistem informasi persediaan barang dagang menggunakan metode FIFO pada Toko Mandiri Kayu Sukabumi yang sedang berjalan masih menggunakan sistem secara manual, sehingga sering mengalami kesulitan dalam hal pengolahan data-data, mulai dari update persediaan, pemesanan barang, pencatatan data barang, penyimpanan data-data yang berhubungan dengan persediaan barang hingga sampai pembuatan laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi, maka dalam pengolahan data-data lebih mudah, efektif, efesien, mengurangi terjadinya kesalahan, dan memudahkan dalam pencarian data– data yang dapat diakses kapan saja.
Dari penelitian ini penulis memberikan beberapa saran yaitu:
Sebaiknya diberikan pelatihan bagi pemakai sistem, bagaimana cara menjalankan program untuk menghindari terjadinya kesalahan yang timbul.
Mengadakan perawatan untuk komputer secara rutin agar perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dapat terjaga dan terawat.
Perlu adanya cadangan ataupun salinan data (backup) untuk menghindari rusaknya data ketika perangkat keras maupun perangkat lunak mengalami masalah. Perlunya pengembangan lanjutan untuk sistem persediaan barang dengan mengembangkan metode yang lain, seperti
motode LIFO (last In First Out) atau menggunakan metode rata-rata (Average) sehingga dapat menjadi pembanding untuk sistem yang akan dipakai.
Perlu adanya kartu stok untuk mengontrol penyimpanan digudang sehingga meminimalisir terjadinya barang hilang. Dari hasil penelitian ini dapat dikembangkan lagi oleh peneliti selanjutnya menjadi sebuah Aplikasi Persediaan Barang.
Referensi
Anisa (2016, 04 15). Struktur Organisasi dan Fungsi (Purnamasari, Pewawancara).
Fatta, H. A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Firdaus, D. A. (2008). Ikhtisar Lengkap
Pengantar Akuntansi Edisi Ketiga. Jakarta: Lembaga Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Hutahaean, J. (2014). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish. Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2013).
Analisa dan Perancangan Sistem Edisi 5. Jakarta: Prenhallindo. Kristanto, A. S(2008). Perancangan Sistem
Informasi . Yogyakarta : Gava Media. Kusrini. (2007). Strategi Perancangan dan
Pengelolaan Basiis Data . Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini, & Koniyo, A. (2007). Tunutunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset.
Kuswadi. (2006). Memahami Rasio-Rasio Keuangan Bagi Orang Awam. Jakarta: Elex Media Komputindo. Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi.
Bogor: Ghalia Indonesia.
Nurdiansyah, H., & Mulyawan, A. (2015). Perancangan Sistem Persediaan Barang Pada Bagian Penyimpanan
Barang Di Cabang Pelayanan Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Wilayah Kota Bandung. Jurnal Computech & Bisnis , 1-11.
Puspitawati, L.,&Anggadini, S. D. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Rahardi, A., Musadieq, M. A., & Susilo, H. (2014). Analisis dan Desain Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Komputer. Vol.8 No. 2,
Maret 2014. Diambil
dari:http://administrasibisnis.studentj ournal.ub.ac.id/index.php
/jab/article/view/357. (17 April 2016, 19:23)
Sari, A. F. (2011). Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Barang Umum Non Curah Pada Gudang Perbekalan PT. Semen Padang. JOSI , 85-92. Sarosa, S. (2009). Sistem Informasi
Akuntansi. Jakarta: Grasindo. Simarmata, J., & Paryudi, I. (2006). Basis
Data. Yogyakarta: Andi Offset. Subhan, M. (2012). Analisa Perancangan
Sistem . Jakarta: Lentera Ilmu Cendikia.
Sumini. (2014). Kebijakan Akuntansi Berbasis Akrual Kaba Untuk
Persediaandiambil dari http://www.bppk.kemenkeu.go.id/pu blikasi/artikel/149-artikel-kekayaan- negara-dan-perimbangan- keuangan/19960-kebijakan- akuntansi-berbasis-akrual-kaba-untuk-persediaan (10-02-2017) Waluyo. (2008). Akuntansi Pajak. Jakarta:
Salemba Empat.
Yakub. (2012). Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
