Daftar Isi Daftar Isi ... 1 Bab I. Pendahuluan ... 2 1.1. Latar Belakang ... 2 1.2. Permasalahan... 6 1.3. Tujuan ... 6 1.4. Manfaat ... 6
Bab II. Rerangka Teori... 8
2.1. Kerangka Teoritis... 8
2.2. Kerangka Berfikir ... 10
2.3. Kerangka Konsep... 12
2.4. Hipotesis ... 13
Bab III. Metodologi ... 15
3.1. Materi Penelitian ... 15
3.2. Teknik Pengumpulan Data ... 16
3.3. Teknik Analisa Data... 17
3.4. Skema Kegiatan Penelitian... 18
Bab I. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Gaji atau upah tidak dapat dipisahkan dari tenaga kerja. Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dalam bentuk uang dari pemberi kerja kepada pekerja yang dibayarkan berdasarkan kesepakatan atau perjanjian sebelumnya di antara keduanya.
Teknologi informasi berkembang pesat dewasa ini. Penggabungan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Teknologi informasi berkembang sebagai perpaduan antara teknologi komputer dan telekomunikasi dengan teknologi lainnya seperti perangkat keras, perangkat lunak, database, teknologi jaringan, dan peralatan telekomunikasi lainnya. Selanjutnya, teknologi informasi dipakai dalam sistem informasi organisasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakai dalam rangka pengambilan keputusan. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi tersebut, hampir semua aktivitas organisasi saat ini telah dimasuki oleh aplikasi dan otomatisasi teknologi informasi.
Karena gaji merupakan unsur yang penting bagi perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola gaji secara baik. Sistem informasi penggajian merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat secara terpadu untuk menghasilkan informasi mengenai gaji pegawai secara akurat dan memadai sehingga informasi tersebut dapat berguna bagi pihak-pihak yang memerlukan.
Dalam penelitian kali ini, penulis mengangkat studi kasus sistem informasi penggajian di perusahaan PT. Ericsson Indonesia, dan dikhususkan pada sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pegawai pada CSI (Consulting and System Integration) department. CSI department terbentuk pada awal tahun 2012 mengikuti perubahan pada struktur organisasi Ericsson Global.
Gambar 1. Struktur Organisasi CSI Indonesia
Sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia menggunakan SAP sebagai perangkat lunak pengelolanya. Ada 3 grup jenis pegawai di PT. Ericsson Indonesia, yaitu: permanen (internal), external, dan sub contractor. Sistem informasi penggajian ini hanya berlaku untuk pegawai permanen. Untuk pegawai external dan sub contractor menggunakan sistem informasi penggajian yang terpisah dan terhubung dengan perusahaan outsourcing-nya.
Jumlah Pegawai Permanen CD CSI Department RASO Indonesia 0 50 100 150 200 250 300 350 2012 2013 2014
Jumlah Pegawai Permanen
Gambar 2. Data Populasi Jumlah Pegawai Permanen CSI RASO Indonesia (2012 – 2014) 65 12 2 203 7 31 7 5
Business Support System Consulting
CSI Management IP, Broadband, & Core Media & Applications Operational Support System Radio Access Network Special Area
Gambar 3. Data Populasi Jumlah Pegawai Permanen CSI RASO Indonesia pada tahun 2014 berdasarkan Competence Domain - nya
11 7 42 44 1 121 25 19 2 1 1 1 1 2 50 4 7 2 Administration Advanced Engineer Consultant CNS Engineer Customer Project Manager Instructor
Integration Engineer Network Engineer Service Delivery Line Manager Service Delivery Management Service Delivery Manager Service Delivery Support Service Project Manager Service Engineer Site Engineer Solution Architect
Solution Configuration Manager Support Engineer
Technical Subject Matter Expert
Gambar 4. Data Populasi Jumlah Pegawai Permanen CSI RASO Indonesia pada tahun 2014 berdasarkan job role-nya
Alur sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur merupakan sub sistem yang menentukan dari proses penggajian karena jumlah gaji yang akan diterima pegawai sesuai dengan jam kerja dan jam lembur pegawai tersebut. Menurut Chief Financial Officer (CFO) PT. Ericsson Indonesia, alur proses yang telah berjalan selama ini merupakan cara yang tepat menghitung jam kerja dan jam lembur pegawai. Alasan yang mendasarinya adalah terdapat proses persetujuan permohonan jam lembur pegawai oleh Project Manager dan proses pemeriksaan kembali oleh sekretaris Department antara data jam lembur yang dimasukkan oleh pegawai dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui Project Manager. Sehingga, informasi jam lembur pegawai menjadi lebih valid dan dapat mengurangi resiko kesalahan perhitungan pada proses selanjutnya dalam pembayaran gaji pegawai. Tetapi pada kenyataannya, terdapat masalah dari alur sub sistem ini yaitu proses yang memakan waktu lama dan biaya yang besar. Hal ini tentu saja berdampak merugikan bagi PT. Ericsson Indonesia dan pegawainya.
1.2. Permasalahan
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut:
1. Mengapa proses sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pada sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia justru berdampak merugikan perusahaan?
2. Apakah indikator dari sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur yang menjadikannya merugikan perusahaan?
3. Bagaimanakah model sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur yang dapat mempercepat proses penggajian PT. Ericsson Indonesia?
1.3. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah:
1. Mencari faktor-faktor dari proses sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pada sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia yang berdampak merugikan perusahaan.
2. Mencari indikator dari sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur yang menjadikannya merugikan perusahaan.
3. Membangun model sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur yang dapat mempercepat proses penggajian PT. Ericsson Indonesia.
1.4. Manfaat
Manfaat yang diharapkan penulis dalam penulisan ilmiah ini adalah : 1. Manfaat Akademis
a. Dapat membantu penulis memperdalam materi yang telah di ajarkan selama masa perkuliahan, serta menerapkan teori yang ada ke dalam dunia nyata.
b. Dapat dijadikan acuan bagi penulis lain apabila ingin melakukan penelitian sejenis.
2. Manfaat Praktis
Dari penulisan ilmiah ini diharapkan perusahaan dapat mengetahui kekurangan sub sistem sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pada sistem informasi penggajian yang berjalan selama ini.
Bab II. Rerangka Teori
2.1. Kerangka Teoritis
2.1.1. Pengertian Gaji dan Upah
Menurut Panggabean (2002 : 77), pengertian gaji adalah imbalan finansial yang dibayarkan kepada karyawan secara teratur, dan upah adalah imbalan finansial langsung yang dibayarkan kepada para pekerja berdasarkan jam kerja, jumlah barang dan pelayanan yang dihasilkan. Sedangkan menurut Hariandja (2002 : 245) mengartikan gaji sebaga bayaran tetap yang diterima seseorang dan keanggotaannya dalam sebuah organisasi, dan upah adalah kata lain dari gaji yang seringkali ditujukan pada pegawai tertentu, biasanya pada pegawai bagian operasi.
Menurut Pasal 1 ayat 30 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Kebijakan pemerintah mengenai pengupahan yang melindungi pekerja/buruh meliputi:
• upah minimum • upah kerja lembur
• upah tidak masuk kerja karena berhalangan
• upah tidak masuk kerja karena melakukan kegiatan lain di luar pekerjaannya • upah karena menjalankan hak waktu istirahat kerjanya
• bentuk dan cara pembayaran upah • denda dan potongan upah
• hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah • struktur dan skala pengupahan yang proporsional • upah untuk pembayaran pesangon
2.1.2. Pengertian Kerja Lembur
Menurut Thomas (2002), pengertian kerja lembur adalah pekerjaan tambahan yang dilakukan di luar jam kerja yang melebihi 40 jam kerja per minggu atau kerja yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang tidak mungkin diselesaikan dalam hari kerja normal. Sedangkan menurut Donal S. Barrie, Boyd C. Paulson, et al. (1995), kerja lembur adalah jadwal kerja yang direncanakan merujuk pada situasi dimana operasi itu telah dijadwalkan secara teratur untuk melampaui hari yang terdiri dari 8 jam yang normal dan 40 jam seminggu.
Di Indonesia, ketentuan kerja lembur diatur oleh Menteri Tenaga Kerja melalui SK Menteri Tenaga Kerja No. KEP-102/MEN/2004 mengartikan bahwa kerja lembur merupakan waktu dimana seorang pekerja bekerja melebihi dari jadwal waktu yang berlaku, yaitu 7 jam sehari dan 40 jam seminggu.
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Abdul Kadir adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
2.1.4 Rujukan atau Referensi
Penulis belum menemukan rujukan atau referensi apa pun sebelumnya berkaitan dengan sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pada sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia. Hal ini dikarenakan sistem informasi penggajian yang masih baru diimplementasikan, sejalan dengan perubahan struktur organisasi Ericsson global pada awal tahun 2012.
Oleh karena itu, penulis mengadakan pengamatan secara langsung terhadap sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui konsep, faktor, indikator, dan
hubungan yang mempengaruhi perhitungan jam kerja dan jam pada sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia.
2.2. Kerangka Berfikir
Struktur organisasi yang berlaku di PT. Ericsson Indonesia adalah struktur organisasi matriks, dimana setiap pegawai mempunyai wewenang ganda yaitu: wewenang horizontal dan wewenang fungsional. Wewenang horizontal diterima dari Project Management, sedangkan wewenang fungsional diterima dari Department Management sesuai dengan keahliannya sehingga terlihat secara formal. Akibat dari wewenang ganda ini, setiap pegawai wajib melaporkan kegiatannya kepada dua atasan yaitu Project Manager dan Department Manager. Hal ini juga berlaku pada proses pelaporan jam kerja dan jam lembur pegawai.
Sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pada sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia yang telah berjalan selama ini melibatkan tiga pihak yaitu: Project Management staff, Department staff, dan pegawai itu sendiri.
Mulai Permohonan Jam Lembur Permohonan Jam Lembur Disetujui? Simpan Data Persetujuan Permohonan Jam Lembur Memasukkan Jam Kerja dan Jam
Lembur
Simpan Data Jam Kerja dan Jam Lembur Pegawai
Mengumpulkan Data Jam Kerja dan Jam Lembur
Pegawai
Data Jam Kerja dan Jam Lembur
Pegawai Memeriksa Data Jam Kerja dan Jam Lembur Pegawai dengan Data Persetujuan Permohonan Jam Lembur
Data Jam Kerja dan Jam Lembur Disetujui?
Menyimpan Data Jam Kerja dan Jam Lembur yang
telah disetujui Database Pembayaran Gaji Karyawan Selesai Ya Ya Tidak Tidak
Pegawai Project Management Sistem Informasi Pembayaran Gaji Department
Data Jam Kerja dan Jam Lembur Pegawai yang telah diperiksa
Gambar 5. Alur Proses Sub Sistem Perhitungan Jam Kerja dan Jam Lembur
Proses pemeriksaan kembali data jam lembur yang dimasukkan oleh pegawai dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui Project Manager dilakukan secara manual oleh sekretaris Department. Kedua data tersebut
dikumpulkan dari database pembayaran gaji pegawai. Setelah dikumpulkan, kedua data tersebut dicetak dan dicocokkan secara manual.
Proses pemeriksaan tersebut membutuhkan waktu yang tidak sebentar, karena tergantung dari kecepatan dan kecermatan dalam pengerjaan oleh sekretaris Department. Selain itu, hasil pemeriksaan juga harus dimintakan persetujuan kembali kepada Project Manager yang bersangkutan sebelum diserahkan kepada Finance Department untuk diproses lebih lanjut.
Selain masalah waktu, proses pemeriksaan juga membutuhkan biaya yang tidak sedikit karena data-data tersebut dicetak ke dalam kertas (hardcopy). Kertas yang dibutuhkan pada proses ini sangatlah banyak, karena data-data tersebut dikumpulkan dan dicetak untuk setiap pegawai.
Dari alur proses sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur yang telah dijabarkan sebelumnya, kinerja sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pada sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia bergantung dari hal-hal berikut ini:
1. Kebenaran data jam kerja dan jam lembur yang dimasukkan oleh pegawai. 2. Kecepatan dan kecermatan sekretaris department dalam memeriksa data jam
kerja dan jam lembur dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui sebelumnya.
3. Kecepatan Project Manager dalam merespon permohonan jam lembur pegawai dan hasil pemeriksaan sekretaris akan data jam kerja dan jam lembur dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui.
2.3. Kerangka Konsep
Dari penjabaran kerangka berfikir di atas, maka dapat digambarkan faktor, indikator, dan hubungan diantaranya pada sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur yang mempengaruhi kinerja sistem informasi penggajian PT. Ericsson Indonesia.
Pegawai Project Manager Sekretaris Department ALUR PROSES SUB SISTEM PERHITUNGAN JAM
KERJA DAN JAM LEMBUR KINERJA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN Kecepatan respon? Kevalidan data?
Kecepatan dan kecermatan pemeriksaan?
Gambar 6. Faktor, Indikator dan Hubungannya pada Sub Sistem Perhitungan Jam Kerja dan Jam Lembur
2.4. Hipotesis
Pada sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur terdapat proses yang dilakukan secara manual yaitu proses pemeriksaan data jam lembur yang dimasukkan oleh pegawai dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui Project Manager sebelumnya oleh sekretaris department. Selain itu terdapat duplikasi proses yaitu proses persetujuan jam kerja dan jam lembur pegawai oleh Project Manager. Proses-proses tersebut sebenarnya dapat dikerjakan dan disederhanakan secara otomatis sehingga dapat membuat proses penggajian pegawai pada PT. Ericsson Indonesia menjadi lebih efektif dan efisien.
Sebelum memutuskan perubahan tersebut, perlu diadakan analisa tentang kinerja proses sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur pegawai yang sedang berjalan saat ini. Jika kinerja sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur berpengaruh signifikan terhadap kinerja sistem penggajian pegawai, maka perlu diadakan perubahan terhadap sub sistem perhitungan jam kerja dan jam
tidak berpengaruh signifikan terhadap kinerja sistem penggajian pegawai, maka perubahan terhadap sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur tidak diperlukan dan dapat dilanjutkan dengan analisa pada sub sistem lainnya dalam sistem penggajian pegawai.
Bab III. Metodologi
3.1. Materi Penelitian
3.1.1. Variabel Penelitian
Unsur variabel dalam penelitian ini adalah kinerja pihak-pihak yang terlibat dalam sub sistem perhitungan jam kerja dan jam lembur sebagai variabel bebas dan keefektifan dan keefisienan proses sistem penggajian pegawai sebagai variabel terikat atau tak bebas.
Variabel bebas (X) adalah variabel yang dipergunakan untuk memperkirakan (J. Supranto, hal 156, 2003). Variabel bebas dalam penelitian ini adalah:
1. Kebenaran data jam kerja dan jam lembur yang dimasukkan oleh pegawai (X1). Satuan yang digunakan adalah berapa persen tingkat kebenaran data jam kerja dan jam lembur yang dimasukkan oleh setiap pegawai.
2. Kecepatan dan kecermatan sekretaris department dalam memeriksa data jam kerja dan jam lembur dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui sebelumnya (X2). Satuan yang digunakan adalah durasi hari yang dibutuhkan setiap sekretaris department dalam memeriksa data jam kerja dan jam lembur dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui sebelumnya.
3. Kecepatan Project Manager dalam merespon permohonan jam lembur pegawai dan hasil pemeriksaan sekretaris akan data jam kerja dan jam lembur dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui (X3). Satuan yang digunakan adalah durasi hari yang dibutuhkan setiap Project Manager dalam merespon permohonan jam lembur pegawai dan hasil pemeriksaan sekretaris akan data jam kerja dan jam lembur dengan data permohonan jam lembur yang telah disetujui.
Variabel terikat (Y) adalah variabel yang nilainya akan diperkirakan/diramalkan (J. Supranto, hal 156, 2003). Variabel terikat dalam
penelitian ini adalah keefektifan dan keefisienan proses sistem penggajian pegawai yang dapat diukur dengan durasi hari yang dibutuhkan untuk mengelola proses sistem penggajian pegawai.
3.1.2. Populasi dan Sampel
Populasi diartikan sebagai kumpulan dari unit-unit elementer atau Populasi adalah kumpulan dari ukuran-ukuran tentang sesuatu yang ingin kita buat referensi (Moh. Nazir, hal 327,1988).
Sampel adalah kumpulan dari unit sampling (Moh. Nazir, hal 328,1988). Jika sampel kecil, dimana jumlah pengamatan dalam sampel kurang dari 30 (Moh. Nazir, hal 457, 1988).
Dari referensi di atas, penelitian ini menggunakan sampel kecil, dimana obyek diambil sampel pegawai, sekretaris department, dan Project Manager dari populasi mereka sejumlah kurang dari 30 orang.
3.2. Teknik Pengumpulan Data
Terdapat dua macam data dalam pengumpulan data, yaitu: data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang dikumpulkan sendiri oleh perorangan atau suatu organisasi langsung melalui obyeknya (J. Supranto , hal 120, 1997). Metodenya dilakukan dengan cara: wawancara (interview), observasi (pengamatan), dan kuisioner. Data sekunder diperoleh dari literatur, studi kepustakaan, jurnal-jurnal penelitian yang berhubungan dan mendukung penelitian.
Data primer yang digunakan pada penelitian ini didapatkan dari observasi (pengamatan) secara langsung, wawancara (interview) dan pembagian kuisioner dengan sampel pegawai, sekretaris department, dan Project Manager yang bersangkutan.
Data sekunder tidak digunakan dalam penelitian ini, karena belum terdapat literatur, studi kepustakaan, maupun jurnal penelitian sebelumnya yang berhubungan dan mendukung penelitian ini.
3.3. Teknik Analisa Data
Setelah melakukan pengumpulan data, tahap berikutnya adalah menganalisa data tersebut. Karena data-data yang diperoleh berupa angka-angka, maka analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisa kuantitatif dengan menggunakan aplikasi program SPSS.
Langkah-langkah analisa yang dilakukan adalah:
1. Menggunakan logika teoritis untuk menguji bagaimana setiap variabel bebas (X) mempengaruhi variabel terikat (Y)
2. Dengan aplikasi program SPSS, menguji signifikansi pengaruh individual masing-masing variabel bebas (X) terhadap variabel terikat (Y)
3. Dengan aplikasi program SPSS, menguji signifikansi pengaruh serempak semua variabel bebas (X) terhadap variabel terikat (Y)
4. Dari hasil pengujian-pengujian di atas, didapatkan persamaan model yang mampu menjelaskan implikasi praktis terhadap variabel terikat (Y) dari masing-masing variabel bebas (X).
3.4. Skema Kegiatan Penelitian Persiapan Analisis Sistem yang sedang berjalan (Observasi) Pengumpulan Data (Wawancara, Kuisioner Pengolahan Data Analisis Hasil dengan menggunakan teknik analisa kuantitatif SPSS Kesimpulan Data Primer
ANALISA PENGARUH KINERJA SUB SISTEM PERHITUNGAN JAM KERJA DAN JAM LEMBUR PADA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PEGAWAI DI CSI DEPARTMENT PT. ERICSSON INDONESIA
Membangun Instrumen
Analisa Hasil Kuesioner dengan metode analisa kuantitatif
(dengan bantuan SPSS)
KESIMPULAN PENGARUH KINERJA SUB SISTEM PERHITUNGAN JAM KERJA DAN JAM LEMBUR PADA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PEGAWAI DI CSI DEPARTMENT PT. ERICSSON INDONESIA Faktor Kevalidan Data
dari Pegawai
Faktor Kecepatan Respon dari Project
Manager
Faktor Kecepatan dan Kecermatan Pemeriksaan dari Sekretaris Department
Indikator Indikator Indikator
Faktor 1 Faktor 2 ... Faktor n
Kepustakaan
Barrie, Donald S., Paulson, Boyd C., Sudinarto. 1995. Manajemen Konstruksi Profesional. Jakarta: Erlangga.
Depnaker. (2004). Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor KEP-102/MEN/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur. http://www.depnakertrans.go.id/ayamjago/doc/perundangan/68512855847f1 dac93fbb0.pdf Diakses tanggal 07 April 2014.
Hariandja, Marihot Tua E. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai, Jakarta: Grasindo.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Nazir, Moh. 1988. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Panggabean, Mutiara S. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Pertama. Jakarta: Ghalia Indonesia
Supranto, J. 2003. Statistik Teori dan Aplikasi, Edisi Lima. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Thomas, R. H. & Raynar, K.A. 1997. Scheduled overtime and labor productivity: quatitative analysis. Journal of Construction Engineering and Management, 123, 2, 181-188
