PROSEDUR OPERASI STANDAR
MANAJEMEN PENGETAHUAN
PROSEDUR MANAJEMEN PENGETAHUAN
1.1 Pendahuluan
Untuk mendukung terselenggaranya Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) dilingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR), saat ini sudah terdapat kebijakan penyelengaraan Teknologi Informasi dan Komunikasi berupa Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 27/PRT/M/2020 tentang Penerapan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik. Manajemen pengetahuan merupakan salah satu indikator pada aspek penerapan manajemen SPBE.
Tujuan manajemen pengetahuan adalah untuk meningkatkan kualitas layanan SPBE dan kualitas pengambilan keputusan organisasi. Manajemen pengetahuan juga bermanfaat untuk keberlanjutan seluruh proses bisnis yang ada di Kementerian PUPR. Agar penyelenggaraan manajemen pengetahuan dapat diselenggarakan secara terpadu dan berkelanjutan, dibutuhkan prosedur-prosedur terkait manajemen pengetahuan berikut:
1. Perencanaan Manajemen Pengetahuan 2. Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan
3. Pemantauan dan Evaluasi Manajemen Pengetahuan 4. Pemeliharaan Manajemen Pengetahuan
Keempat prosedur tersebut mengadopsi siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA) dalam
proses bisnis manajemen pengetahuan SPBE seperti Gambar berikut:
Rincian prosedur-prosedur tersebut dapat dilihat secara lengkap dalam uraian rincian prosedur. Terkait format penulisan prosedur, mengacu kepada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
1.2 Rincian Prosedur
Berikut ini merupakan rincian prosedur terkait manajemen pengetahuan di lingkungan Kementerian PUPR:
1.
Perencanaan Manajemen Pengetahuan
2.
Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan 3.
Pemantauan & Evaluasi Manajemen Pengetahuan 4.
Pemeliharaan
Manajemen
Pengetahuan
PROSEDUR TEKNOLOGI INFORMASI Manajemen Pengetahuan
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
2021
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP Perencanaan Manajemen
Pengetahuan
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);
3. Peraturan Presiden Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 112);
4. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
5. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 27/PRT/M/2020 Penerapan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
6. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP
Kualifikasi sebagai perencana kegiatan manajemen pengetahuan
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:
- TNDE
- Aplikasi kolaborasi
PERINGATAN: PENCATATAN:
Disimpan sebagai data elektronik dan manual
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Ket.
Unit organisasi, unit kerja, dan unit pelaksana
teknis
Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Kelengkapan Waktu Output
1.
Membuat perencanaan manajemen
pengetahuan Kementerian PUPR 5 hari Kerangka Acuan
Kerja Rencana Manajemen Pengetahuan
2.
Melakukan koordinasi dengan Unit organisasi, unit kerja, dan unit pelaksana teknis terkait ruang lingkup manajemen pengetahuan
Kerangka Acuan Kerja Rencana Manajemen Pengetahuan
1 hari Hasil Koordinasi Rencana Manajemen Pengetahuan
3. Menetapkan rencana manajemen pengetahuan Kementerian PUPR
Hasil Koordinasi Rencana Manajemen Pengetahuan
1 hari Rencana Manajemen Pengetahuan
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);
3. Peraturan Presiden Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 112);
4. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
5. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 27/PRT/M/2020 Penerapan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
6. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP
1. Kontributor: pihak internal/eksternal yang berkontribusi dalam menghasilkan produk pengetahuan
2. Validator: subject matter expert (SME) atau pakar yang bertugas mereview draft pengetahuan
3. Pengguna internal: pengguna pengetahuan yang berasal dari internal Kementerian PUPR
4. Masyarakat Umum: pengguna pengetahuan yang berasal dari eksternal Kementerian PUPR atau masyarakat umum
5. Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia: pengelola kegiatan manajemen pengetahuan
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:
Dapat menerima masukan dari Prosedur Pemeliharaan Manajemen Pengetahuan
- SIMANTU - TNDE
- Aplikasi kolaborasi
PERINGATAN: PENCATATAN:
Kegiatan manajemen pengetahuan dikelola melalui aplikasi SIMANTU
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Ket.
Unit organisasi, unit kerja, dan unit pelaksana teknis
Masyarakat Umum
Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia
Kelengkapan Waktu Output Kontributor Validator Pengguna
Internal
1. Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan sumber informasi.
Rencana Manajemen Pengetahuan
5 hari Daftar sumber informasi
-
2. Mengumpulkan, menyusun, dan memvalidasi sumber informasi berdasarkan kriteria validasi informasi.
Daftar sumber informasi
5 hari Hasil validasi sumber informasi
-
3. Mengolah informasi menjadi draft pengetahuan.
Hasil validasi sumber informasi
5 hari Draft Pengetahu- an
Status:
Draft
4.
Mereview draft pengetahuan:
a) Jika “Disetujui”, dilanjutkan mempublikasikan pengetahuan.
b) Jika “Tidak Disetujui”, lakukan perbaikan.
Draft Pengetahuan
5 hari Hasil Review Pengetahu- an
Status:
In review
5.
Mempublikasikan pengetahuan yang telah direview:
a) Jika pengetahuan dapat diakses oleh masyarakat umum, maka
pengetahuan dipublikasi untuk umum
b) Jika pengetahuan hanya dapat diakses oleh pengguna internal, maka tidak dapat diakses oleh umum
Hasil Review
Pengetahuan 1 hari Pengetahu- an yang telah dipublikasi
Status:
Published
6. Memanfaatkan pengetahuan.
Pengetahuan yang telah dipublikasi
1 tahun - -
disetujui tidak
disetujui
Pemeliha raan
pengguna internal
masyarakat umum
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP Pemantauan dan Evaluasi Manajemen Pengetahuan
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);
3. Peraturan Presiden Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 112);
4. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
5. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 27/PRT/M/2020 Penerapan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
6. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP
1. Kontributor: pihak internal/eksternal yang berkontribusi dalam menghasilkan produk pengetahuan
2. Validator: subject matter expert (SME) atau pakar yang bertugas mereview draft pengetahuan
3. Pengguna internal: pengguna pengetahuan yang berasal dari internal Kementerian PUPR
4. Masyarakat Umum: pengguna pengetahuan yang berasal dari eksternal Kementerian PUPR atau masyarakat umum
5. Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia: pengelola kegiatan manajemen pengetahuan
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:
Dapat memiliki keluaran ke Prosedur Perbaikan Manajemen Pengetahuan
- SIMANTU - TNDE
- Aplikasi kolaborasi
PERINGATAN: PENCATATAN:
Kegiatan manajemen pengetahuan dikelola melalui aplikasi SIMANTU
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Ket.
Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia
Unit organisasi, unit kerja,
dan unit pelaksana teknis Masyaraka
t Umum Kelengkapan Waktu Output Validator Pengguna
Internal
1. Pengguna internal/masyarakat umum memberikan umpan balik pengetahuan
Form umpan balik pengetahuan (SIMANTU)
1 hari Umpan balik pengetahuan -
2. BPSDM menerima umpan balik pengetahuan
• Umpan balik
pengetahuan 5 hari Daftar pengetahuan yang dievaluasi
-
3. BPSDM melakukan koordinasi dengan validator untuk evaluasi proses manajemen pengetahuan
• Daftar pengetahuan yang dievaluasi
1 hari Berita Acara evaluasi manajemen pengetahuan
-
4.
Menetapkan apakah perlu tindakan perbaikan:
a) Jika “Perlu perbaikan”, dilanjutkan prosedur perbaikan pengetahuan.
b) Jika “Tidak perlu perbaikan”, tidak ada tindakan lanjutan.
• Berita Acara evaluasi manajemen pengetahuan
1 hari Tindakan perbaikan -
Pemelihara an Perlu perbaikan Tidak perlu perbaikan
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP Pemeliharaan Manajemen Pengetahuan
DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);
3. Peraturan Presiden Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 112);
4. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.
5. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 27/PRT/M/2020 Penerapan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
6. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP
1. Kontributor: pihak internal/eksternal yang berkontribusi dalam menghasilkan produk pengetahuan
2. Validator: subject matter expert (SME) atau pakar yang bertugas mereview draft pengetahuan
3. Pengguna internal: pengguna pengetahuan yang berasal dari internal Kementerian PUPR
4. Masyarakat Umum: pengguna pengetahuan yang berasal dari eksternal Kementerian PUPR atau masyarakat umum
5. Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia: pengelola kegiatan manajemen pengetahuan
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:
- Dapat memiliki masukan dari Prosedur Pemantauan dan Evaluasi Manajemen Pengetahuan - Dapat memiliki keluaran ke Prosedur Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan
- SIMANTU - Aplikasi kolaborasi
PERINGATAN: PENCATATAN:
Kegiatan manajemen pengetahuan dikelola melalui aplikasi SIMANTU
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket.
Kontributor Validator Koordinator Kelengkapan Waktu Output
1. Menerima permintaan pemeliharaan pengetahuan
Tindakan perbaikan
1 hari - -
2. Melakukan validasi sumber informasi
Daftar sumber
informasi 5 hari Hasil validasi sumber informasi
-
3. Membuat draft pengetahuan
Hasil validasi sumber informasi
5 hari Draft
Pengetahuan Status:
Draft
4.
Mereview draft pengetahuan:
a) Jika “Disetujui”, dilanjutkan mempublikasikan perbaikan pengetahuan.
b) Jika “Tidak Disetujui”, lakukan perbaikan.
Draft Pengetahuan
5 hari Hasil Review
Pengetahuan Status:
In review
Pelaksanaan Tidak disetujui
Evaluasi
Disetujui
