SISTEM MANAJEMEN BATAN
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
2018
LEMBAR PENGESAHAN
DAFTAR DISTRIBUSI
No. Jabatan Deskripsi Dokumen
1. Kepala BATAN Copy No. 1
2. Sekretaris Utama Copy No. 2
3. Deputi SATN Copy No. 3
4. Deputi TEN Copy No. 4
5. Deputi PTN Copy No. 5
6. Kepala BP Copy No. 6
7. Kepala BSDMO Copy No. 7
8. Kepala BU Copy No. 8
9. Kepala BHHK Copy No. 9
10. Kepala PSTBM Copy No. 10
11. Kepala PSTNT Copy No. 11
12. Kepala PSTA Copy No. 12
13. Kepala PTKMR Copy No. 13
14. Kepala PAIR Copy No. 14
15. Kepala PTBGN Copy No. 15
16. Kepala PTBBN Copy No. 16
17. Kepala PTKRN Copy No. 17
18. Kepala PKSEN Copy No. 18
19. Kepala PTLR Copy No. 19
20. Kepala PRFN Copy No. 20
21. Kepala PTRR Copy No. 21
22. Kepala PRSG Copy No. 22
23. Kepala PDK Copy No. 23
24. Kepala PPIKSN Copy No. 24
25. Kepala Inspektorat Copy No. 25
26. Kepala PDL Copy No. 26
27. Kepala PSMN MASTER
28. Kepala STTN Copy No. 27
29. Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Copy No. 28
30. BAPETEN Copy No. 29
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... 1
DAFTAR DISTRIBUSI ... 2
DAFTAR ISI ... 4
1. VISI, MISI DAN KEBIJAKAN ... 6
1.1. Visi ... 6
1.2. Misi ... 6
1.3. Kebijakan Sistem Manajemen BATAN ... 6
2. PENDAHULUAN ... 7
1.4. Profil BATAN ... 7
1.5. Maksud Dan Manfaat ... 10
1.6. Maksud ... 10
1.7. Manfaat ... 11
3. ISTILAH DAN DEFINISI ... 12
4. KONTEKS ORGANISASI ... 16
4.1. Pemahaman Tentang Organisasi Dan Tentang Kebutuhan Pemangku Kepentingan ... 16
4.2. Ruang Lingkup Sistem Manajemen BATAN ... 17
4.3. Interaksi Proses Sistem Manejemen BATAN ... 18
4.4. Budaya Keselamatan ... 18
4.5. Pemeringkatan Penerapan Persyaratan SMB ... 19
5. KEPEMIMPINAN ... 20
5.1. Komitmen Pimpinan ... 20
5.2. Kebijakan Sistem Manajemen BATAN ... 21
5.3. Tanggung Jawab Dan Wewenang Dalam Organisasi ... 21
6. PERENCANAAN ... 23
6.1. Tindakan Untuk Mengantisipasi Risiko Dan Peluang ... 23
6.2. Sasaran Sistem Manajemen BATAN ... 25
6.3. Pengelolaan Perubahan ... 26
7. DUKUNGAN ... 27
7.1. Sumber Daya ... 27
7.2. Lingkungan Untuk Operasi ... 29
7.3. Sumber Daya Pengukuran Dan Mampu Telusur Pengukuran ... 29
7.4. Pengelolaan Pengetahuan Organisasi ... 30
7.5. Kompetensi ... 31
7.6. Komunikasi ... 32
7.7. Kepedulian ... 32
7.8. Partisipasi Dan Kepedulian ... 33
7.9. Informasi Terdokumentasi ... 33
8. OPERASI ... 35
8.1. Perencanaan Dan Pengendalian Operasi ... 35
8.2. Persyaratan Produk Dan Layanan ... 35
8.3. Pengembangan Metode ... 38
8.4. Pengadaan... 39
8.5. Proses Produksi Dan Penyediaan Layanan ... 41
8.6. Pelepasan Produk Dan Layanan ... 43
8.7. Kesiapsiagaan Dan Tanggap Darurat ... 44
9. EVALUASI ... 45
9.1. Pengukuran ... 45
9.2. Audit Internal BATAN ... 47
9.3. Kaji Ulang Manajemen (KUM) ... 48
10.PENINGKATAN ... 50
10.1. Peningkatan Berkelanjutan ... 50
10.2. Ketidaksesuaian Dan Tindakan Perbaikan ... 50
1. VISI, MISI DAN KEBIJAKAN 1.1. Visi
BATAN unggul di tingkat regional, berperan dalam percepatan kesejahteraan menuju kemandirian bangsa.
1.2. Misi
1. Merumuskan kebijakan dan strategi nasional iptek nuklir
2. Mengembangkan iptek nuklir yang handal, berkelanjutan dan bermanfaat bagi masyarakat
3. Memperkuat peran BATAN sebagai pemimpin di tingkat regional, dan berperan aktif secara internasional
4. Melaksanakan layanan prima pemanfaatan iptek nuklir demi kepuasan pemangku kepentingan
5. Melaksanakan diseminasi iptek nuklir dengan menekankan pada asas kemanfaatan, keselamatan dan keamanan.
1.3. Kebijakan Sistem Manajemen BATAN
Pimpinan dan seluruh pegawai BATAN di setiap tingkatan, berkomitmen untuk menerapkan dan meningkatkan secara berkelanjutan Sistem Manajemen BATAN, dalam melaksanakan setiap kegiatan, baik kelembagaan maupun litbangyasa, dengan tujuan untuk:
1. Memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku
2. Menghasilkan layanan atau produk yang bermutu, sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan pemangku kepentingan BATAN
3. Mencegah terjadinya kecelakaan atau penyakit akibat kerja 4. Mencegah terjadinya pencemaran lingkungan.
2. PENDAHULUAN
1.4. Profil BATAN
Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN) adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian Indonesia yang bertugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, dan pemanfaatan tenaga nuklir. Tugas pokok BATAN sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 adalah melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Penelitian, pengembangan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir di Indonesia hanya diarahkan untuk tujuan damai dan sebesar- besarnya untuk kesejahteraan rakyat Indonesia. Komitmen ini secara tegas dilaksanakan oleh Pemerintah Indonesia dengan meratifikasi Traktat Pencegahan Penyebaran Senjata Nuklir dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1978, dan meratifikasi Traktat mengenai Kawasan Asia Tenggara Bebas dari Senjata Nuklir dengan UndangUndang Nomor 9 Tahun 1997. Kemudian sesuai dengan Pasal 3 Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013, dalam melaksanakan tugasnya tersebut BATAN menyelenggarakan fungsi:
1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang penelitian, pengembangan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir;
2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BATAN;
3. Pelaksanaan penelitian, pengembangan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir;
4. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah dan lembaga lain di bidang penelitian, pengembangan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir;
5. Pelaksanaan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan BATAN;
6. Pelaksanaan pengelolaan standardisasi dan jaminan mutu nuklir;
7. Pembinaan pendidikan dan pelatihan;
8. Pengawasan atas pelaksanaan tugas BATAN; dan
9. Penyampaian laporan, saran, dan pertimbangan di bidang penelitian, pengembangan, dan pendayagunaan ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir.
Untuk melaksanakan kegiatan ltbangyasa iptek nuklir telah dibangun dan dilengkapi berbagai fasilitas/sarana penelitian dan administrasi yang tersebar di beberapa lokasi yaitu Kawasan Kantor Pusat, di Mampang - Jakarta, Kawasan Nuklir Serpong di Kawasan Puspiptek, Kawasan Nuklir Bandung, Kawasan Nuklir Yogyakarta, Kawasan Nuklir Pasar Jumat di Jakarta, Stasiun Pemantauan Gempa Mikro dan Meteorologi di ujung Watu dan Ujung Lemah Abang Jepara, dan unit Penelitian Eksplorasi Penambangan Uranium di Kalan, Kalimantan Barat.
a. Kawasan Kantor Pusat Mampang
BATAN memiliki kantor pusat yang berkedudukan di daerah Mampang, Jakarta Selatan. Kawasan kantor pusat terdiri dari unit kerja yang terutama bertanggung jawab melaksanakan kegiatan BATAN yang bersifat administrasi maupun kelembagaan, misalnya dalam hal pengelolaan sumber daya manusia, sarana dan prasarana, anggaran, perencanaan, pengawasan intern pemerintah, arsiparis, hukum, kerjasama, hubungan masyarakat dan organisasi. Selain itu ada terdapat juga kegiatan teknis lain seperti kajian energi nuklir dan laboratorium kalibrasi.
b. Kawasan Nuklir Serpong
Salah satu fasilitas nuklir Batan yang dibangun untuk melaksanakan kegiatan Litbangyasa iptek nuklir adalah Kawasan Nuklir Serpong. Kawasan Nuklir Serpong merupakan kawasan pusat Litbangyasa iptek nuklir yang dibangun dengan tujuan untuk mendukung usaha pengembangan industri nuklir dan persiapan pembangunan serta pengoperasian PLTN di Indonesia. Pembangunan instalasi dan laboratorium Kawasan Nuklir Serpong dilaksanakan melalui 3 (tiga) fase yang dimulai sejak tahun 1983 dan selesai secara keseluruhan pada tahun 1992. Luas kawasan mencapai sekitar 25 hektare dan terletak di kawasan Pusat Penelitian Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (Puspiptek), Serpong. Fasilitas utama yang terdapat di kawasan ini adalah Reaktor Serba Guna GA. Siwabessy (RSG-GAS) engan daya 30 MW, Instalasi Produksi Elemen Bakar Reaktor Riset, Instalasi Radioisotop dan Radiofarmaka, Instalasi Elemen Bakar Eksperimental, Instalasi Pengolahan Limbah Radioaktif, Instalasi Radiometalurgi, Instalasi Keselamatan dan Keteknikan Reaktor, Fasilitas
Penembangan Informatika, Instalasi Mekano Elektronik Nuklir, Instalasi Spektrometri Neutron serta Instalasi Penyimpanan Elemen Bakar Bekas dan Bahan Terkontaminasi.
c. Kawasan Nuklir Pasar Jumat
Kawasan Nuklir Pasar Jumat, Jakarta dibangun pada tahun 1966 dan menempati area sekitar 20 hektare. Berbagai Kegiatan penelitian yang dilakukan du kawasan ini meliputi litbang radioisotop dan radiasi serta aplikasinya di berbagai bidang, litbang eksplorasi dan pengolahan bahan nuklir, kegiatan pendidikan dan pelatihan, serta kegiatan sosialisasi dan diseminasi hasil litbangyasa iptek nuklir BATAN kepada masyarakat. Fasilitas yang terdapat di kawasan ini antara lain Iradiator Gamma (ɣ) 60CO, mesin berkas elektron, laboratorium pengolahan uranium, perangkat alat ukur radiasi, laboratorium kimia, biologi, proses dan hidrologi, fasilitas pendidikan dan pelatihan, serta gedung pertemuan peragaan sains dan teknologi nuklir (Perasten).
d. Kawasan Nuklir Yogyakarta
Kawasan Nuklir Yogyakarta dibangun pada tahun 1974 dan menempati area sekitar 8,5 hektare. Kegiatan yang dilakukan meliputi litbang fisika, kimia nuklir, teknologi akselerator zarah energi rendah dan menengah, teknologi proses, analisis bahan nuklir dan reaktor, serta pendayagunaan reaktor untuk penelitian dan pembinaan keahlian. Disamping itu dilakukan pula pengawasan keselamatan kerja terhadap radiasi dan pengawasan radioaktivitas lingkungan. Terdapat juga sebuah perguruan tinggi yang digunakan untuk menyelenggarakan pendidikan program D4 di bidang iptek nuklir. Fasilitas yang ada di kawasan ini adalah Reaktor Kartini dengan daya 100 kW, perangkat subkritik, laboratorium penelitian bahan murni, akselerator, laboratorium fisika dan kimia nuklir, fasilitas keselamatan kerja dan kesehatan, fasilitas perpustakaan, serta fasilitas laboratorium untuk pendidikan. Reaktor Kartini merupakan reaktor Kartini perekayasaannya murni dilakukan 100% oleh putra putri bangsa. Teras reaktor Kartini merupakan teras reaktorTriga Mark II Bandung yang tidak terpakai saat dilakukan peningkatan daya reaktor Bandung.
e. Kawasan Nuklir Bandung
Kawasan Nuklir Bandung dibangun pada tahun 1966 yang menempati area sekitar 3 hektare berlokasi di seberang kampus ITB tepatnya di Jalan Tamansari dan
merupakan tempat dibangunnya reaktor pertama di Indonesia. Kegiatan yang dilakukan meliputi pendayagunaan reaktor untuk penelitian dan pembinaan keahlian, litbang bahan dasar, radioisotop dan senyawa bertanda, instrumentasi dan teknik analisis radiometri, pengawasan keselamatan kerja terhadap radiasi dan lingkungan.
Kedokteran nuklir pertama kali dikembangkan di Kawasan Nuklir Bandung yang merupakan embrio dari kedokteran nuklir di Indonesia. Saat ini kegiatan kedokteran nuklir dikembangkan lebih lanjut di beberapa rumah sakit di Indonesia. Untuk mendukung pelaksanaan litbang, Kawasan Nuklir Bandung dilengkapi dengan berbagai fasilitas antara lain Reaktor Triga Mark II dengan daya 250 kW (1965).
Daya reaktor ini pada tahun 1971 ditingkatkan menjadi 1000 kW dan kemudian menjadi 2000 kW pada tahun 2000. Fasilitas lain yang terdapat di kawasan ini adalah laboratorium fisika, kimia dan biologi, produksi isotop dan senyawa bertanda.
1.5. Maksud Dan Manfaat
BATAN merupakan instansi pemerintah yang memiliki peran strategis dengan struktur organisasi yang terdiri dari 23 unit kerja yang tersebar di 5 kawasan. Setiap unit kerja memiliki tugas, fungsi dan wewenang masing-masing yang bersifat unik.
Dalam melaksanakan kegiatan penelitian, pengembangan dan pemanfaatan iptek nuklir, BATAN wajib mematuhi seluruh peraturan perundang-undangan yang berlaku maupun seluruh kesepakatan internasional tentang nuklir untuk tujuan damai. Selain itu masyarakat dari berbagai elemen dan instansi pemerintah yang lain, sebagai pelanggan dan pemangku kepentingan BATAN memiliki persyaratan dan harapan yang selalu menjadi pertimbangan BATAN dalam menentukan arah organisasi.
Untuk mengelola pemenuhan setiap peraturan perundang-undangan, persyaratan dan harapan pelanggan serta pemangku kepentingan tersebut, BATAN mengembangkan suatu sistem manajemen yang mengintegrasikan unsur mutu, keselamatan, kesehatan dan lingkungan, yang disebut dengan Sistem Manajemen BATAN.
1.6. Maksud
Sistem Manajemen BATAN dimaksudkan menjadi kerangka berfikir dan kerangka kerja sistematis bagi BATAN dalam melaksanakan seluruh kegiatan, agar senantiasa dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan, memenuhi persyaratan mutu, keselamatan, kesehatan, lingkungan, peraturan perundang-undangan yang berlaku
serta memenuhi persyaratan pelanggan dan harapan pemangku kepentingan BATAN.
1.7. Manfaat
Adapun manfaat yang diharapkan dari penerapan Sistem Manajemen BATAN yang berkomitmen, konsisten dan meningkat secara berkelanjutan adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan pola kerja dan pola fikir berbasis risiko baik mutu, K3 maupun lingkungan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi, sehingga meminimalkan kejadian yang berdampak negatif bagi organisasi.
2. Meningkatkan partisipasi individu dalam pencapaian visi, misi, kebijakan dan sasaran BATAN.
3. Meningkatkan koordinasi dan komunikasi antar unit kerja dalam menghadapi kendala dan tantangan bersama, sesuai dengan tugas dan fungsinya masing- masing (BATAN incorporated)
4. Mengurangi duplikasi dan tumpang tindih sasaran, proses atau informasi terdokumentasi yang sejenis (peraturan perundang-undangan, SOP, pedoman, rekaman dsb).
5. Meningkatkan efektivitas penerapan sistem manajemen, mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, pengukuran hingga peningkatan.
6. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas sumber daya, baik anggaran, SDM maupun sarana dan prasarana.
3. ISTILAH DAN DEFINISI
1. Analisis Beban Kerja: suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.
2. Analisis Jabatan: proses dan tata cara untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan, kepegawaian, dan pengawasan.
3. Audit: proses sistematis, obyektif, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan rekaman, fakta atau informasi relevan lain serta kajian (assesment) yang obyektif untuk menentukan sejauh mana persyaratan acuan telah dipenuhi.
4. Budaya keselamatan: gabungan dari karakteristik dan sikap dalam organisasi dan individu yang menetapkan bahwa, dengan memperhatikan prioritas, isu keselamatan nuklir memperoleh perhatian yang sepadan dengan kepentingannya.
5. Dokumen: media pendukung yang berisi informasi. Dokumen dapat berupa rekaman, spesifikasi, prosedur terdokumentasi, gambar, laporan, standar dan sebagainya.
Sedangkan media dapat berupa media keras, disket, elektronik atau optik, foto atau contoh induk atau gabungan.
6. Indikator Kinerja: ukuran kuantitatif dan kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu kegiatan dan sasaran yang telah ditetapkan. Indikator kinerja memberikan penjekasan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif, mengenai apa yang diukur untuk menentukan apakah tujuan sudah tercapai.
7. Informasi Terdokumentasi: setiap jenis data yang diperlukan untuk dikendalikan dan dikelola oleh organisasi.
8. Insiden: peristiwa terkait pekerjaan yang mengakibatkan cedera atau ganguan kesehatan (tanpa memperhatikan keparahannya) atau kematian.
9. Inspeksi: salah satu unsur pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir untuk memastikan ditaatinya syarat syarat dalam perizinan dan peraturan ketenaganukliran.
10. Kaji Ulang Manajemen: proses sistematis untuk mengkaji kebijakan, strategi dan sasaran serta menetapkan rencana tindak perbaikan.
11. Kalibrasi: serangkaian kegiatan yang membentuk hubungan antara nilai yang ditunjukkan oleh instrumen ukur atau sistem pengukuran, atau nilai yang diwakili oleh
bahan ukur, dengan nilai-nilai yang sudah diketahui yang berkaitan dari besaran yang diukur dalam kondisi tertentu.
12. Kebijakan Sistem Manajemen BATAN: maksud dan arah BATAN secara menyeluruh terkait dengan penerapan SMB yang dinyatakan dan dikomunikasikan secara formal oleh Kepala BATAN.
13. Kegiatan: bagian dari program yang dilaksanakan oleh unit kerja BATAN sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur dari suatu program, terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil, barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, dan/atau kombinasi dari beberapa atau semua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan untuk menghasilkan keluaran dalam bentuk barang/jasa.
14. Kerangka Acuan Kerja: dokumen perencanaan yang memuat informasi tentang sasaran, indikator kinerja, target kinerja, keluaran, aktivitas, kurun waktu aktivitas akan dilakukan, dan jumlah anggaran yang dibutuhkan untuk mencapai keluaran.
15. Keselamatan dan Kesehatan Kerja: kondisi dan faktor yang mempengaruhi, atau dapat mempengaruhi, kesehatan dan keselamatan pegawai atau pekerja lain (termasuk pekerja sementara), pengunjung atau orang lain di daerah kerja.
16. Ketidaksesuaian: tidak dipenuhinya suatu persyaratan.
17. Kompetensi: atribut personel dan kemampuan yang dapat dibutikan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan.
18. Konteks organisasi: isu internal dan eksternal yang berkait dengan tujuan suatu organisasi.
19. Lingkungan: kesatuan ruang dengan semua benda, daya, keadaan dan makhluk hidup termasuk di dalamnya manusia dan perilakunya yang mempengaruhi kelangsungan perikehidupan dan kesejahteraan manusia serta makhluk hidup lainnya.
20. Mampu telusur: kemampuan untuk melaukan penelusuran balik, mengikuti, mengetahui dan melakukan pelacakan dari produk jadi yang dihasilkan sehingga dapat diketahui asal bahan baku, bahan kemas, personil pembuat, dan asal mesin.
21. Manajer Teknis: individu yang sepenuhnya bertanggung jawab atas pelaksanaan teknis dan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin mutu yang dipersyaratkan dalam kegiatan.
22. Mutu: derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan.
23. Nyaris celaka: kejadian yang tidak menimbulkan dampak.
24. Pelanggan: pihak yang menerima produk atau layanan
25. Pemangku kepentingan: orang atau kelompok yang memiliki kepentingan pada kinerja atau keberhasilan organisasi.
26. Penelitian: kegiatan yang dilakukan menurut kaidah dan metode ilmiah secara sistematis untuk memperoleh informasi, data, dan keterangan yang berkaitan dengan pemahaman dan pembuktian kebenaran atau ketidakbenaran suatu asumsi dan/atau hipotesis di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi serta menarik kesimpulan ilmiah bagi keperluan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
27. Pengembangan: kegiatan ilmu pengetahuan dan teknologi yang bertujuan memanfaatkan kaidah dan teori ilmu pengetahuan yang telah terbukti kebenarannya untuk meningkatkan fungsi, manfaat, dan aplikasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada, atau menghasilkan teknologi baru.
28. Penilaian diri: proses rutin dan berlanjut yang dilakukan oleh manajemen organisasi untuk mengevaluasi efektifitas kinerja pada semua bidang yang menjadi tanggung jawabnya.
29. Penilaian risiko: proses evaluasi risiko yang timbul dari bahaya, dengan mempertimbangkan kecukupan pengendalian yang ada dan penentuan apakah risiko dapat diterima atau tidak
30. Preservasi: kegiatan untuk melesetarikan suatu produk
31. Program: penjabaran kebijakan kementerian negara/lembaga dalam bentuk upaya yang berisi satu atau beberapa kegiatan dengan menggunakan sumber daya yang disediakan untuk mencapai hasil yang terukur sesuai dengan misi kementerian negara/lembaga.
32. Proses bisnis: suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu)
33. Proses manajemen: proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem 34. Proses pendukung: proses yang mendukung proses utama
35. Proses utama: proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama
36. Rekaman: dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang dapat memberikan bukti pelaksanaan kegiatan. Rekaman dapat dipergunakan misalnya untuk memberikan bukti verifikasi, tindakan pencegahan, dan tindakan korektif, serta untuk mendokumentasikan ketertelusurannya.
37. Risiko: gabungan dari kemungkinan terjadinya bahaya atau paparan dan keparahan luka atau gangguan kesehatan yang dapat disebabkan oleh kejadian atau paparan
38. Risiko dapat diterima: risiko yang telah dikurangi hingga tingkat yang dapat ditoleransi oleh organisasi dengan mempertimbangkan kewajiban hukumnya dan kebijakan SMB 39. Sasaran: tujuan dan target dalam hal kinerja, yang ditetapkan organisasi untuk dicapai 40. Sistem Manajemen: serangkaian unsur yang saling terkait yang digunakan untuk
menetapkan kebijakan dan tujuan serta untuk mencapai tujuan tersebut mencakup organisasi, kegiatan perencanaan, pertanggungjawaban, praktek, tata laksana, proses dan sumber daya.
41. Sistem Manajemen BATAN (SMB): sistem manajemen yang mengintegrasikan persyaratan mutu, keselamatan, kesehatan, lingkungan dan pranata litbang ke dalam satu kesatuan proses bisnis dalam rangka mencapai seluruh sasaran BATAN.
42. Validasi: konfirmasi melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan bagi pemakaian atau aplikasi dimaksud telah dipenuhi.
43. Verifikasi: konfirmasi melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan yang telah ditentukan telah dipenuhi.
4. KONTEKS ORGANISASI
4.1. Pemahaman Tentang Organisasi Dan Tentang Kebutuhan Pemangku Kepentingan BATAN merumuskan dan menetapkan Rencana Strategis (Renstra) setiap 5 tahun yang dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perencanaan berdasarkan Pedoman tentang Perumusan Renstra BATAN. Renstra BATAN ditetapkan dengan mempertimbangkan berbagai isu, baik dari internal maupun eksternal BATAN, antara lain:
a. Kebijakan internasional: Nuclear Non-Proliferation Treaty (NPT), Comprehensive Safeguards Agreement, Additional Protocol, konvensi internasional, traktat anggota International Atomic Energy Agency (IAEA), Sustainable Development Goals (SDGs) dan Clean Development Mechanism, Kyoto Protocol.
b. Kebijakan nasional: Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional, dan Rencana Kerja Pemerintah.
c. Hasil litbang iptek nuklir yang telah dicapai oleh BATAN dan organisasi non BATAN.
d. Masukan dari berbagai pemangku kepentingan BATAN.
e. Kondisi lingkungan dan K3 yang dapat terpengaruh, atau dapat mempengaruhi BATAN.
Di dalam dokumen Renstra terdapat uraian konteks organisasi (isu-isu penting), terkait dengan pihak eksternal maupun internal BATAN. Konteks organisasi diidentifikasi dengan menggunakan metode analisis SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats) atau metode yang lain, yang selanjutnya secara nyata digunakan sebagai salah satu dasar dalam menetapkan strategi, program, kegiatan, indikator kinerja atau rencana tindak yang lain. Setiap isu penting dijabarkan dengan jelas pihak-pihak yang menjadi menjadi pemangku kepentingan, serta uraian jenis atau sifat kepentingannya.
Isu penting juga mencakup isu terkait aspek mutu, K3 dan lingkungan.
Renstra BATAN dijabarkan secara hierarkis dengan substansi yang selaras menjadi Renstra Settama/Kedeputian dan Renstra unit kerja, dan menjadi haluan bagi jajaran pimpinan BATAN (Kepala BATAN/ Settama/ Deputi/ Kepala Unit Kerja) dalam menentukan arah kegiatan. Renstra dan konteks organisasi menjadi salah satu masukan dalam Kaji Ulang Manajemen (KUM), yang dilakukan minimal sekali dalam setahun. Renstra dan konteks organisasi dapat direvisi berdasarkan hasil KUM BATAN, maupun setiap terdapat perubahan kondisi internal atau eksternal yang signifikan.
4.2. Ruang Lingkup Sistem Manajemen BATAN
SMB secara terintegrasi menerapkan seluruh klausul persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan standar tentang sistem manajemen tersebut di bawah ini, tanpa pengecualian, antara lain:
a. Sistem Manajemen Fasilitas dan Kegiatan berdasarkan Peraturan Kepala BAPETEN No. 4 Tahun 2010
b. Sistem Manajemen Mutu berdasarkan SNI ISO 9001:2015
c. Sistem Manajemen Lingkungan berdasarkan SNI ISO 14001:2015
d. Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja berdasarkan OHSAS 18001:2007
e. Persyaratan Akreditasi Pranata Penelitian dan Pengembangan berdasarkan Pedoman KNAPPP No. 2 Tahun 2017
SMB diterapkan pada kegiatan terkait tugas fungsi utama setiap unit kerja BATAN, mengacu kepada dokumen ruang lingkup yang disahkan oleh Kepala BATAN, dengan mempertimbangkan peraturan perundang-undangan, kondisi, kemampuan dan kebutuhan unit kerja. Apabila unit kerja harus menerapkan sistem manajemen lain yang belum tercakup dalam SMB, misalnya terkait kompetensi laboratorium, keamanan nuklir, keamanan informasi dsb, maka unit kerja dapat mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen tersebut secara mandiri dan terpisah dari SMB.
4.3. Interaksi Proses Sistem Manejemen BATAN
BATAN menetapkan proses-proses yang diperlukan untuk menerapkan SMB, interaksi antar proses dan peran setiap unit kerja, di dalam suatu Manual yang berisi tentang kerangka kerja untuk:
a. Menetapkan masukan dan keluaran kegiatan (proses utama)
b. Menetapkan metode pelaksanaan dan indikator keberhasilan kegiatan.
c. Menetapkan tahapan, sumber daya, tanggung jawab dan wewenang pihak- pihak yang terlibat dalam kegiatan (proses pendukung).
d. Melakukan perencanaan, pengukuran dan peningkatan kegiatan (proses manajemen)
e. Mengendalikan aspek mutu, lingkungan dan K3
Untuk memastikan bahwa SMB telah ditetapkan dan diterapkan secara sistematis dan konsisten, dibuktikan dengan berbagai jenis dokumen dan rekaman yang terkendali. Dalam menerapkan SMB, BATAN mengedepankan:
a. Pendekatan proses
BATAN memastikan bahwa SMB selalu diterapkan secara nyata, konsisten dan mampu telusur dalam setiap tahapan kegiatan. Tindakan pemastian penerapan dilakukan sepanjang tahapan kegiatan berlangsung, mulai dari sumber masukan, masukan, kegiatan, keluaran dan penerima keluaran.
b. Pemikiran berbasis risiko
Potensi risiko setiap tahapan kegiatan selalu diidentifikasi, diantisipasi, dikendalikan dan dievaluasi, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan peningkatan. Risiko mencakup aspek mutu, K3 dan lingkungan.
4.4. Budaya Keselamatan
BATAN sebagai lembaga yang bergerak di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi nuklir, menjadikan aspek keselamatan sebagai prioritas utama, dengan tanpa mengorbankan aspek yang lain. Penerapan SMB adalah salah satu upaya
untuk mendukung setiap pegawai agar selalu berorientasi terhadap keselamatan dalam menjalankan tugasnya. Pengembangan budaya keselamatan dilakukan dengan cara:
a. Menetapkan, menerapkan dan meningkatkan secara berkelanjutan SMB.
b. Menyediakan sarana dan prasarana untuk menciptakan perilaku dan kondisi selamat.
c. Menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan kajian dan pengembangan budaya keselamatan.
d. Meningkatkan kompetensi SDM, rasa kepedulian, sikap kritis dan saling belajar pada setiap pegawai tentang keselamatan.
Pengembangan budaya keselamatan dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Teknologi Keselamatan Reaktor Nuklir berdasarkan Pedoman tentang Budaya Keselamatan BATAN.
4.5. Pemeringkatan Penerapan Persyaratan SMB
Setiap unit kerja menerapkan persyaratan SMB secara terperingkat sesuai persyaratan peraturan perundang-undangan, kondisi dan kebutuhan unit kerja.
Pemeringkatan bertujuan untuk menentukan derajat signifikansi dan meningkatkan efisiensi proses, dilakukan antara lain terkait dengan: kualifikasi pegawai, prioritas kegiatan, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, SSK (struktur, sistem dan komponen), keamanan, pengadaan dan pengukuran. Pemeringkatan untuk setiap hal tersebut diatas, ditetapkan pada tata laksana masing-masing proses.
5. KEPEMIMPINAN
5.1. Komitmen Pimpinan
Dalam penerapan SMB, Kepala BATAN secara langsung maupun berjenjang memiliki peran dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Menetapkan Visi dan Misi BATAN
b. Menetapkan, mengkomunikasikan dan meninjau Kebijakan dan Sasaran SMB c. Memastikan bahwa penerapan SMB telah mengintegrasikan aspek mutu, K3
dan lingkungan.
d. Melibatkan dan mendukung seluruh pegawai BATAN agar berkontribusi dalam penerapan SMB
e. Mempromosikan pemikiran berbasis risiko dan pendekatan proses dalam pelaksanaan setiap kegiatan BATAN
f. Memastikan sumber daya untuk menerapkan SMB selalu tersedia
g. Memastikan pengukuran dan peningkatan SMB dilaksanakan sesuai ketentuan
h. Menjadi role model bahwa dalam melaksanakan setiap kegiatan selalu memenuhi persyaratan pelanggan, lingkungan, K3, peraturan perundang- undangan dan mempertimbangkan risiko.
Settama dan Deputi berkomitmen mengkoordinasikan, merumuskan langkah dan melaksanakan kebijakan Kepala BATAN (termasuk SMB), pada unit kerja yang berada di bawah tanggung jawabnya. Kepala Unit Kerja di bawah koordinasi Settama atau Deputi yang sesuai, berkomitmen untuk mendukung dan membantu Kepala BATAN dalam rangka melaksanakan setiap kebijakan Kepala BATAN di unit kerjanya masing-masing.
Unit kerja yang bertanggung jawab terhadap setiap gedung, fasilitas, instalasi ataupun kawasan menetapkan Tim P2K3/L (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja/Lingkungan) atau tim lain yang memiliki akses langsung ke Kepala BATAN dan sesuai dengan persyaratan perundang-undangan, yang bertujuan untuk:
a. Menggambarkan peran dan wewenang dalam penerapan SMB, khususnya terkait persyaratan dan isu K3 atau lingkungan
b. Menggambarkan alur tanggung jawab dan tanggung gugat isu K3 atau lingkungan.
c. Memberikan reaksi cepat dan tepat pada saat terjadi kondisi tidak normal maupun darurat.
BATAN sebagai induk organisasi litbang, menetapkan bahwa setiap Kepala unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi litbang berperan sebagai Manajer Teknis.
Manajer Teknis memiliki kompetensi, kewenangan, akses koordinasi langsung ke Kepala BATAN dan sumber daya yang memadai untuk melaksanakan litbang.
Kepala BATAN menetapkan tata laksana tentang pelaksanaan kode etik bagi setiap Pranata Litbang.
5.2. Kebijakan Sistem Manajemen BATAN
Kepala BATAN menetapkan, menerapkan dan mengkomunikasikan Visi dan Misi BATAN, serta Kebijakan SMB dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Selaras dengan konteks organisasi, Renstra, tugas dan fungsi BATAN.
b. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan pelanggan, pemangku kepentingan dan peraturan perundang-undangan.
c. Mencakup komitmen untuk mencapai Sasaran SMB, pencegahan cidera dan penyakit, perlindungan lingkungan dan peningkatan berkelanjutan SMB Visi dan Misi BATAN, serta Kebijakan SMB didokumentasikan, dan secara hierarkis dikomunikasikan kepada seluruh pegawai BATAN dan pemangku kepentingan BATAN melalui tatap muka, poster, website dan Manual SMB. Visi dan Misi BATAN, serta Kebijakan SMB dikaji ulang secara berkala minimal sekali dalam setahun.
5.3. Tanggung Jawab Dan Wewenang Dalam Organisasi
BATAN menetapkan secara spesifik tanggung jawab dan wewenang setiap tingkatan organisasi dan setiap pegawai. BATAN merancang struktur organisasi dan rincian tugas dari tingkat BATAN (Pimpinan Tinggi Utama) tingkat Settama/ Deputi (Pimpinan Tinggi Madya), tingkat unit kerja (Pimpinan Tinggi Pratama), tingkat penanggung jawab kegiatan (Pejabat Administrator), hingga tingkat pelaksana
kegiatan (Pejabat Pengawas). Sedangkan tanggung jawab dan wewenang setiap pegawai dijabarkan dalam dokumen Informasi Jabatan.
Unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Standardisasi dan Mutu Nuklir menjadi Koordinator SMB yang memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam hal pengembangan, penerapan, pengukuran, kajian dan sertifikasi SMB. Koordinator SMB membuat laporan tertulis kepada Kepala BATAN secara berkala minimal sekali dalam setahun tentang kegiatan koordinasi penerapan SMB, yang setidaknya berisi tentang:
a. Kesesuaian penerapan SMB dengan persyaratan b. Capaian sasaran SMB
c. Hasil pengukuran dan peluang peningkatan SMB d. Fokus pelanggan BATAN
6. PERENCANAAN
6.1. Tindakan Untuk Mengantisipasi Risiko Dan Peluang
Unit kerja selalu mengantisipasi risiko dan peluang yang ditimbulkan oleh pelaksanaan setiap tahapan kegiatan, baik terkait aspek mutu, lingkungan dan K3.
Tindakan antisipasi risiko dan peluang setidaknya mencakup tindakan mengidentifikasi, menganalisis, menilai, mengendalikan dan mengevaluasi risiko dan peluang, yang bertujuan untuk:
a. Memastikan pencapaian sasaran BATAN
b. Mencegah atau mengurangi dampak yang tidak diinginkan c. Mendorong peningkatan berkelanjutan
Unit kerja membuat matriks manajemen risiko untuk setiap kegiatan, baik secara terintegrasi maupun secara terpisah untuk masing-masing aspek. Dalam melakukan penilaian dan analisis setiap risiko, unit kerja dapat menggunakan metode kualitatif, semi kualitatif maupun kuantitatif. Risiko penting yang dapat mempengaruhi pelaksanaan kegiatan secara signifikan dikomunikasikan dengan jelas kepada pelaksana kegiatan serta pihak terkait, baik secara langsung, maupun dengan cara mendokumentasikannya di dalam KAK, SOP kegiatan atau dokumen lain. Apabila memungkinkan, informasi tentang risiko penting, termasuk jika ada potensi kondisi darurat, tersedia di lokasi pelaksanaan kegiatan. Matriks manajemen risiko dikaji ulang dan dimutakhirkan secara berkala minimal sekali dalam setahun, setiap terjadi perubahan signifikan pada kondisi kegiatan, maupun pada saat terjadi indikasi bahwa risiko telah berubah.
6.1.1. Risiko Mutu
Risiko mutu mencakup segala hal yang secara signifikan dapat menghambat atau menggagalkan pencapaian tujuan kegiatan. Risiko mutu dapat berasal dari unsur sumber daya, metode (SOP), kebijakan pimpinan, persyaratan pelanggan, pemangku kepentingan dan peraturan perundang-undangan. Penilaian risiko dapat
menggunakan sumber data dari hasil penilaian risiko berdasarkan Pedoman SPIP BATAN, SOP Pengendalian Mutu Kegiatan BATAN, maupun dengan cara lain yang sesuai dengan kebutuhan, kondisi, tingkat risiko dan kerumitan kegiatan.
6.1.2. Aspek Lingkungan
Aspek lingkungan mencakup segala hal yang dapat memberikan dampak negatif terhadap lingkungan (udara, tanah, air, flora dan fauna) di sekitar lokasi kegiatan dilakukan. Unit kerja mengantisipasi aspek lingkungan beserta potensi dampak, baik dalam kondisi normal, tidak normal maupun dalam kondisi darurat. Unit kerja melakukan penilaian aspek lingkungan sesuai dengan kebutuhan, kondisi, tingkat risiko dan kerumitan kegiatan berdasarkan SOP Pengendalian Aspek Lingkungan BATAN. Tindakan mengantisipasi aspek lingkungan mencakup identifikasi:
a. Aspek lingkungan dan potensi dampak
b. Kriteria yang diacu untuk menentukan aspek lingkungan
6.1.3. Risiko K3
Risiko K3 mencakup segala hal yang dapat mempengaruhi keselamatan dan kesehatan setiap orang yang berada di daerah kerja. Unit kerja mengantisipasi risiko K3 di seluruh kegiatan dan daerah kerja yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kebutuhan, kondisi, tingkat risiko dan kerumitan kegiatan berdasarkan Pedoman Penilaian Risiko K3 BATAN.
6.1.4. Penaatan Peraturan Perundang-undangan
Dalam rangka mengendalikan aspek mutu, lingkungan dan K3 yang berpotensi menimbulkan dampak negatif, unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Hukum dan unit kerja melaksanakan hal-hal berikut berdasarkan SOP Identifikasi, Evaluasi Penaatan dan Kaji Ulang Peraturan Perundang-Undangan:
a. Mengidentifikasi, menyimpan dan meninjau peraturan perundang-undangan terkait aspek mutu, lingkungan dan K3.
b. Melakukan upaya-upaya untuk menjalankan kewajiban penaatan peraturan perundang-undangan.
c. Mengkomunikasikan peraturan perundang-undangan kepada pihak internal maupun eksternal yang terkait.
6.2. Sasaran Sistem Manajemen BATAN
Sasaran SMB dinyatakan dengan Indikator Kinerja Utama, yang berisi target dan kriteria keberterimaan kinerja yang ingin dicapai dalam pelaksanaan program dan kegiatan BATAN. Indikator Kinerja Utama mencakup aspek mutu, K3 dan lingkungan, serta dirancang dengan konsep SMART:
a. Specific: dinyatakan dengan jelas, spesifik dan mudah dipahami.
b. Measurable: memiliki kriteria keberterimaan yang jelas sehingga capaiannya dapat diukur setiap waktu.
c. Attainable:memiliki target capaian optimal yang memungkinkan untuk dicapai dengan sumber daya yang ada.
d. Relevant: sesuai dengan jenis kegiatan, tugas dan fungsi BATAN atau unit kerja, serta memiliki alasan yang kuat untuk dicapai.
e. Time-bound: memiliki target jangka waktu pencapaian yang pasti dan bersifat mengikat.
Indikator Kinerja Utama BATAN dijabarkan menjadi Indikator Kinerja Kegiatan unit kerja yang selaras dan lebih rinci. Kemajuan kegiatan dan pencapaian indikator kinerja secara berkala dilaporkan sesuai persyaratan peraturan perundang- undangan oleh penanggung jawab kegiatan dalam bentuk:
a. Capaian fisik bulanan
b. Laporan capaian Indikator Kinerja c. Realisasi Anggaran Akun
d. Realisasi Anggaran Output e. Laporan PP 8
f. Laporan PMK 249 g. Laporan PP 39 h. Laporan Triwulan i. Laporan anggaran SAS j. Progres PK
k. LAKIP/ LAKIN l. Laporan Tahunan m. Progres Pengadaan n. Laporan Monev
BATAN menetapkan Rencana Kinerja Tahunan (RKT) BATAN dan RKT unit kerja, yang berisi program dan kegiatan yang akan dilaksanakan sepanjang periode Renstra. RKT dijabarkan lebih rinci di dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK).
6.3. Pengelolaan Perubahan
Apabila diperlukan, dapat dilakukan perubahan terhadap SMB, dengan mempertimbangkan:
a. Alasan dan latar belakang perubahan b. Tujuan perubahan
c. Potensi dampak perubahan d. Keutuhan SMB setelah perubahan
e. Sumber daya yang diperlukan untuk perubahan
Perubahan dapat berupa perubahan: dokumentasi, struktur organisasi, mutasi kepegawaian, kebijakan pimpinan, program atau kegiatan dan sumber daya. Setiap perubahan direkam dan dikelola oleh masing-masing penanggung jawab sesuai tugas fungsi terkait perubahan.
7. DUKUNGAN 7.1. Sumber Daya
BATAN menyediakan seluruh sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan serta dalam rangka menetapkan, menerapkan dan meningkatkan secara berkelanjutan SMB, berupa: anggaran, SDM, sarana dan prasarana.
7.1.1. Anggaran
Sumber anggaran BATAN diperoleh dari dalam negeri dan/atau luar negeri. Sumber anggaran dalam negeri berasal dari DIPA BATAN (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) dan non DIPA BATAN. Kebutuhan anggaran direncanakan dan disusun oleh setiap unit kerja dan dikoordinasikan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perencanaan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku. Sumber anggaran luar negeri antara lain berupa bantuan teknik, hibah, beasiswa, pelatihan, kontrak riset, dan alih teknologi. Peluang mendapatkan sumber anggaran luar negeri direncanakan dan disusun oleh setiap unit kerja dan dikoordinasikan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Kerja Sama berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku. Penggunaan anggaran dalam negeri maupun luar negeri dilakukan oleh Kepala unit kerja sebagai Kuasa Pengguna Anggaran dan dipertanggungjawabkan kepada Kepala BATAN dan diketahui oleh Settama/ Deputi terkait, secara berkala sesuai dengan format dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Kerja sama dalam negeri dilaksanakan dengan instansi pemerintah, perguruan tinggi, kalangan dunia usaha dan organisasi kemasyarakatan yang bersifat saling menguntungkan.
Perumusan kerja sama dalam negeri dilaksanakan oleh unit kerja dengan mitra kerja, dan dikoordinasikan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Kerja Sama berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
Unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Kerja Sama mempertanggungjawab kan kemajuan dan hasil kepada Pimpinan BATAN sesuai format, mekanisme, dan jadwal yang ditetapkan. MoU ditindaklanjuti dengan program dan kegiatan dalam
kurun waktu paling lama 1 (satu) tahun dan dituangkan dalam bentuk perjanjian kerja sama. Kerja sama luar negeri dilaksanakan dengan organisasi internasional dalam bentuk kerja sama bilateral dan/atau multilateral. Perumusan kerja sama luar negeri dilaksanakan oleh setiap unit kerja beserta mitra kerjanya dan dikoordinasikan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Kerja Sama berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku, dan diketahui oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perencanaan. Dalam aspek teknis, unit kerja atau tim yang ditugasi dapat melaksanakan hubungan langsung dengan mitra kerja di luar negeri dengan memberitahukan kepada unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Kerja Sama. Hasil dan kemajuan pelaksanaan kerja sama luar negeri dikoordinasikan oleh Sestama/Deputi terkait. Pelaksanaan kerja sama luar negeri dievaluasi oleh unit kerja pelaksana dan unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Kerja Sama, serta dilaporkan kepada Pimpinan BATAN. Jika kerja sama dalam atau luar negeri menghasilkan hibah masuk/keluar atau pinjam pakai Barang Milik Negara (BMN), maka harus ditatausahakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan, dan dilaporkan kepada unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perlengkapan.
7.1.2. Sumber Daya Manusia (SDM)
Kegiatan BATAN secara manajerial dilakukan oleh pejabat struktural, sedangkan secara teknis dilakukan oleh berbagai jenis pejabat fungsional. Perencanaan SDM dilakukan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Sumber Daya Manusia berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
Perencanaan SDM mempertimbangkan data dan informasi seperti berikut:
a. Profil SDM secara menyeluruh;
b. Hasil Analisis Jabatan (Anjab) dan Analisis Beban Kerja (ABK);
c. Data SDM yang akan pensiun dalam kurun waktu 5 tahun ke depan;
d. Riwayat pelatihan
e. Arahan Pimpinan BATAN f. Masukan dari Kepala unit kerja.
Pengadaan SDM dilakukan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Sumber Daya Manusia melalui penerimaan Calon Aparatur Sipil Negara (CASN) dan
Pegawai Pemerintah Dengan Perjanjian Kerja secara terbuka serta dengan berdasarkan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku. Kegiatan pengadaan SDM dilaporkan dan dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BATAN.
7.1.3. Sarana Dan Prasarana
BATAN menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana, berupa: gedung, instalasi, fasilitas, lahan, peralatan, perlengkapan keras maupun lunak, alat transportasi dan teknologi informasi. Sarana dan prasarana dikelola oleh masing- masing unit kerja berdasarkan tata laksana yang telah ditetapkan, mencakup proses:
perencanaan, penganggaran, pengadaan, penggunaan, pengamanan, pemeliharaan, pemindahtanganan, pemusnahan, penghapusan, penatausahaan, pengawasan dan pengendalian, ganti rugi dan sanksi, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Seluruh sarana dan prasarana dipastikan agar selalu siap pakai, memenuhi standar, beroperasi secara handal, serta memenuhi persyaratan yang berlaku. Pengelolaaan sarana dan prasarana BATAN secara keseluruhan dikoordinasikan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perlengkapan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
7.2. Lingkungan Untuk Operasi
Setiap unit kerja menetapkan, menerapkan dan mengevaluasi tata laksana dan kegiatan pengendalian K3 dan/atau Lingkungan untuk mengelola kondisi tempat kerja yang sehat, selamat dan berwawasan lingkungan, sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan tempat kerja masing-masing. Kegiatan pengendalian dapat dilaksanakan oleh bidang/bagian, bidang/subbidang, unit atau tim yang ditetapkan oleh Kepala unit kerja.
7.3. Sumber Daya Pengukuran Dan Mampu Telusur Pengukuran
BATAN menyediakan sumber daya untuk melaksanakan pengukuran, agar kegiatan, produk atau layanan dapat selalu memenuhi persyaratan. Sumber daya tersebut dikelola oleh unit kerja, unit atau Tim pelaksana pemantauan dan pengukuran, sesuai dengan jenis pemantauan dan pengukuran yang dilakukan. Apabila mampu
telusur pengukuran dipersyaratkan, maka setiap metode, instrumen, alat uji atau alat ukur yang dimiliki unit kerja, akan selalu dipastikan keabsahan hasil atau keluarannya melalui kalibrasi, validasi atau tindakan lain yang meyakinkan. Tindakan pemastian mampu telusur dilakukan berdasarkan tata laksana yang ditetapkan oleh masing-masing unit kerja, yang setidaknya mencakup ketentuan tentang:
a. Metode, waktu dan acuan kalibrasi b. Identifikasi masa kalibrasi
c. Menjaga alat ukur dari penyetelan yang tidak sesuai.
d. Validasi hasil pengukuran
Unit kerja, unit maupun tim membuat dan memelihara rekaman tindakan pemastian mampu telusur yang dilakukan.
7.4. Pengelolaan Pengetahuan Organisasi
BATAN sebagai lembaga litbang menghasilkan pengetahuan seperti Kekayaan Intelektual (Paten, Hak Cipta, dan Perlindungan Varietas Tanaman) dan Karya Tulis Ilmiah (makalah, jurnal, standar, buku dan artikel). Kekayaan Intelektual (KI) yang dihasilkan menggunakan sumber daya BATAN menjadi milik BATAN. Apabila KI dihasilkan dari kerja sama dengan mitra BATAN, maka kepemilikan KI tersebut tergantung pada kesepakatan para pihak yang tertuang dalam perjanjian kerja sama.
Proses perlindungan, pengelolaan, dan pembiayaan KI dikoordinasikan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Hukum berdasarkan Peraturan Perundang- undangan dan tata laksana yang berlaku. KI yang proses pencapaiannya menggunakan anggaran negara, baik ATB (Aset Tak Berwujud) maupun AB (Aset Berwujud) dicatat sebagai kekayaan negara di BATAN dan menjadi Barang Milik Negara. Untuk menunjang produktivitas dan nilai tambah produk atau layanan ketenaganukliran, serta perlindungan bagi masyarakat diperlukan kegiatan standardisasi ketenaganukliran yang meliputi kegiatan perumusan, penerapan, pembinaan dan pengawasan standar iptek nuklir yang dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Standardisasi dan Mutu Nuklir berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
7.5. Kompetensi
Kompetensi BATAN terdiri dari 6 (enam) bidang keahlian, yaitu: Isotop dan Radiasi Nuklir, Daur Bahan Bakar Nuklir dan Bahan Maju, Rekayasa Perangkat dan Fasilitas Nuklir, Reaktor Nuklir, Keselamatan dan Keamanan Nuklir, serta Manajemen.
Kompetensi lembaga tersebut menjadi acuan bagi unit kerja untuk menetapkan standar kompetensi unit kerja yang kemudian secara hierarkis dijabarkan dan ditetapkan menjadi dokumen kelompok kompetensi (Pejabat Tinggi Pratama), spesialisasi kompetensi (Pejabat Administrator), kriteria tugas (Pejabat Pengawas) dan hingga tingkat pelaksana dalam bentuk dokumen Informasi Jabatan yang secara umum menggambarkan uraian tugas, syarat jabatan yang spesifik.
Jika sebuah kegiatan mempersyaratkan pemenuhan kebutuhan kompetensi tertentu, termasuk terkait aspek mutu, lingkungan maupun K3, maka akan diuraikan di dalam SOP masing-masing kegiatan atau dokumen lain. BATAN maupun unit kerja mengidentifikasi kebutuhan pembinaan sumber daya yang dibutuhkan, termasuk kebutuhan kompetensi untuk menerapkan SMB. Pembinaan SDM dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan, coaching-mentoring serta on the job training (magang).
Pelatihan yang diselenggarakan meliputi pelatihan berbasis kompetensi, pengembangan jabatan fungsional, dan kerja sama pendidikan dan pelatihan.
Pelatihan berbasis kompetensi meliputi Pelatihan Pemagangan, Pelatihan Kompetensi Kenukliran, Pelatihan Kompetensi Penunjang, Pelatihan Kepemimpinan, Pelatihan Fungsional, Pelatihan Perilaku Kerja, Pelatihan Prajabatan, dan Pelatihan Kerja Sama Regional. Pendidikan formal dilaksanakan melalui kerja sama dengan perguruan tinggi baik di dalam maupun di luar negeri. Pelatihan, coaching-mentoring dan magang dilakukan secara swakelola oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Pendidikan dan Pelatihan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku. Selain swakelola, unit kerja juga dapat melakukan pelatihan, coaching-mentoring, dan magang secara mandiri atau ke lembaga eksternal sesuai kebutuhannya. Untuk meningkatkan kompetensi khusus yang dibutuhkan untuk menerapkan SMB, unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Standardisasi dan Mutu Nuklir melakukan kegiatan pembinaan ke seluruh unit kerja BATAN dalam bentuk pelatihan, bimbingan teknis, workshop dan konsultasi. Unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Pendidikan dan Pelatihan, unit kerja yang
bertanggung jawab terhadap Mutu Nuklir maupun unit kerja memelihara rekaman tentang rencana, pelaksanaan dan hasil evaluasi setiap tindakan peningkatan kompetensi.
7.6. Komunikasi
Sesuai dengan semangat BATAN Incorporated, seluruh unit kerja BATAN berkomitmen memperkuat kerjasama, gotong royong dan sinergi dalam melaksanakan program dan kegiatan, agar mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan. BATAN membangun budaya komunikasi melalui rapat, sarasehan, briefing, telepon, surat-menyurat, email, media sosial, website, sistem informasi manajemen litbang iptek nuklir (SIMLIN) dan lain-lain. Pengelolaan budaya komunikasi internal unit kerja dikoordinasi oleh masing-masing unit kerja.
BATAN sebagai lembaga publik berkewajiban menyampaikan informasi dan membuka akses bagi setiap pemohon untuk memperoleh segala informasi tentang BATAN. Kegiatan penyampaian informasi dapat dilakukan melalui jurnal, majalah populer, brosur, website, media sosial, media massa, baik media cetak maupun elektronik. Komunikasi dengan pihak eksternal juga dapat dilakukan dengan cara rapat, FGD, ceramah, seminar, menerima kunjungan ke fasilitas nuklir, lokakarya, demonstrasi teknologi, pelatihan, iklan layanan masyarakat, pameran, open house, tulisan ilmiah popular atau semi popular, penerbitan buku, media cetak, media elektronik, telepon, email, surat-menyurat dan perpustakaan. Penyampaian informasi publik dan komunikasi eksternal dikoordinasikan oleh masing-masing unit kerja maupun oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Humas, unit kerja yang bertanggung jawab terhadapDiseminasi dan Kemitraan, sertaunit kerja yang bertanggung jawab terhadap Pengembangan Informatika,sesuai tugas dan fungsi masing-masing.
7.7. Kepedulian
BATAN mengkomunikasikan dan memastikan seluruh pegawai mengetahui tentang SMB, Kebijakan SMB, Sasaran SMB (Indikator Kinerja Utama, Indikator Kinerja Kegiatan, sasaran kinerja pegawai) aspek mutu, K3 dan lingkungan setiap kegiatan, serta konsekuensi jika seorang pegawai tidak mematuhi ketentuan yang telah ditetapkan. Upaya menumbuhkan kepedulian dilakukan dengan cara:
a. Melakukan pembinaan terkait penerapan SMB yang dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Standardisasi dan Mutu Nuklir berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
b. Membuat dokumentasi tentang SMB.
c. Menjabarkan Sasaran SMB secara hierarkis, terinci dan mengerucut, mulai dari tingkat BATAN, tingkat Settama/Deputi, unit kerja, pejabat administrator, pejabat pengawas hingga tingkat pegawai pelaksana.
d. Melakukan sosialisasi baik langsung maupun tak langsung (dokumen, poster, website, sistem informasi).
e. Melakukan pengawasan penerapan SMB secara hierarkis dari Kepala BATAN hingga pejabat pengawas.
7.8. Partisipasi Dan Kepedulian
Unit kerja mendorong keterlibatan dan mengupayakan konsultasi bagi pegawai, kontraktor maupun pemangku berkepentingan dalam hal-hal khusus berikut ini:
a. Melibatkan pegawai yang terkait dalam identifikasi risiko, penilaian risiko dan penetapan pengendalian terhadap aspek mutu, lingkungan dan K3
b. Melibatkan pegawai yang sesuai dalam penyelidikan insiden
c. Melibatkan pegawai dalam mengembangkan dan meninjau kebijakan dan Sasaran SMB
d. Konsultasi dengan pegawai dan kontraktor tentang perubahan yang berpengaruh terhadap aspek mutu, lingkungan dan K3
e. Jika diperlukan, konsultasi atau diskusi kepada pemangku berkepentingan tentang agenda maupun isu K3
7.9. Informasi Terdokumentasi
BATAN melakukan pengendalian terhadap seluruh informasi terdokumentasi terkait penerapan SMB. Tindakan pengendalian mencakup pembuatan, identifikasi, format, pengesahan, distribusi, penyimpanan, perubahan, kaji ulang dan pemusnahan.
Tindakan pengendalian setiap jenis informasi terdokumentasi dilakukan oleh masing- masing koordinator sesuai dengan kebutuhan, kepemilikan, kewenangan serta ketentuan yang berlaku. Informasi terdokumentasi SMB terdiri dari:
a. Peraturan perundang-undangan, dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Hukum berdasarkan Peraturan Perundang- undangan dan tata laksana yang berlaku, meliputi:
- UU/Perppu
- Peraturan Pemerintah - Peraturan Presiden
- Peraturan Menteri/ Lembaga - Peraturan Kepala BATAN
Seluruh peraturan perundang-undangan diidentifikasi, disimpan dan dikelola di dalam Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum BATAN (JDIH BATAN).
b. Manual dan Kebijakan SMB dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Mutu Nuklir.
c. Sasaran SMB dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perencanaan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
d. SOP BATAN (SOP Generik) dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Sumber Daya Manusia dan Organisasi berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku. Seluruh SOP BATAN disimpan dan diidentifikasi di dalam database yang terintegrasi dengan website BATAN.
e. Pedoman dan SOP unit kerja dikoordinasi oleh masing-masing unit kerja.
f. Standar dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Standardisasi berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
g. Rekaman kegiatan dikoordinasi oleh masing-masing unit kerja pelaksana atau penanggung jawab kegiatan, yang berupa: logbook, surat, notulen, foto/video, sistem informasi, formulir, laporan, karya ilmiah, konten website dan press release.
8. OPERASI 8.1. Perencanaan Dan Pengendalian Operasi
Setiap kegiatan BATAN direncanakan dan ditetapkan dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang setidaknya berisi tentang:
a. Deskripsi kegiatan
b. Persyaratan produk atau layanan yang akan dicapai
c. Sumber daya yang diperlukan berupa anggaran, SDM, sarana dan prasarana, termasuk sumber daya eksternal dan alih daya
d. Pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan
e. Tahapan, rencana kerja dan alokasi waktu pelaksanaan
f. Metode pelaksanaan, cara mengendalikan dan cara mengevaluasi kegiatan g. Kriteria keberterimaan kegiatan, produk atau layanan termasuk kriteria
keberterimaan aspek K3 dan lingkungan
h. Analisis risiko (mutu, K3 dan/atau lingkungan) dan rencana pengendaliannya, baik saat kondisi normal maupun saat terjadi perubahan.
KAK dibuat dan dikelola oleh penanggung jawab kegiatan dan disahkan oleh Kepala Unit Kerja.
8.2. Persyaratan Produk Dan Layanan 8.2.1. Produk Dan Layanan BATAN
Keluaran BATAN adalah produk hasil litbang iptek nuklir dan layanan terkait dengan pemanfaatan iptek nuklir. Produk dan layanan BATAN bersifat khas dan spesifik untuk setiap unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Kategori produk BATAN adalah sebagai berikut:
a. Bidang energi
b. Bidang pertanian dan peternakan c. Bidang kesehatan dan obat d. Bidang industri
e. Bidang keselamatan dan keamanan f. Bidang lingkungan
Sedangkan kategori layanan BATAN adalah sebagai berikut:
a. Layanan kalibrasi b. Layanan sertifikasi
c. Layanan analisis pemantauan radiasi d. Layanan iradiasi
e. Layanan pengelolaan limbah radiasi f. Layanan eksplorasi bahan galian g. Layanan uji mekanik
h. Layanan analisis bahan i. Layanan uji tak rusak j. Layanan konsultasi
k. Layanan sewa peralatan teknologi nuklir l. Layanan keahlian ketenaganukliran m. Layanan penjualan produk teknologi nuklir n. Layanan pendidikan dan pelatihan
o. Layanan uji profisiensi p. Layanan pendidikan tinggi
8.2.2. Komunikasi Dengan Pelanggan
BATAN maupun unit kerja berkomunikasi dengan pelanggan dalam rangka menentukan dan melaksanakan produksi dan layanannya, diantaranya melalui:
Sistem Informasi Layanan BATAN (Silaba), website, survei, seminar, FGD, rapat, telepon, surat, email, temu pelanggan, dan media sosial. Komunikasi dengan pelanggan setidaknya mencakup:
a. Informasi tentang spesifikasi produk dan layanan.
b. Menggali masukan pelanggan (pertanyaan, saran dan kritik) melalui kuisioner dan temu pelanggan.
c. Informasi tentang tata cara penanganan keluhan dan barang milik pelanggan.
d. Informasi mengenai aspek K3 dan lingkungan dari kegiatan, produk atau layanan
e. Informasi tentang rencana tindakan pengendalian dalam kondisi darurat.
8.2.3. Tinjauan Persyaratan Produk dan Layanan
BATAN maupun unit kerja melakukan tinjauan kemampuan pemenuhan persyaratan produk maupun layanan yang diminta ataupun direncanakan. Tinjauan setidaknya mencakup:
a. Verifikasi permintaan pelanggan, termasuk persyaratan pengiriman dan ketentuan pasca penyerahan atau purna jual.
b. Persyaratan yang ditentukan oleh organisasi (BATAN atau unit kerja).
c. Persyaratan peraturan perundang-undangan.
d. Ketentuan kontrak.
Pelaksanaan tinjauan ini dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perencanaan untuk tingkat BATAN berdasarkan Peraturan Perundang- undangan dan tata laksana yang berlaku dan oleh masing-masing unit kerja untuk tingkat unit kerja. Rekaman tentang persyaratan produk atau layanan, kontrak dan hasil tinjauan selalu dipelihara dan selalu disesuaikan jika terdapat perubahan kontrak maupun persyaratan produk atau layanan. Personel terkait diinformasikan tentang kontrak dan persyaratan produk atau layanan, termasuk jika terdapat perubahan.
8.2.4. Penentuan Persyaratan Produk dan Layanan
BATAN maupun unit kerja menetapkan persyaratan dan spesifikasi produk atau layanan, sesuai dengan persyaratan pelanggan, persyaratan peraturan perundang- undangan, persyaratan K3 dan lingkungan, serta persyaratan pemangku kepentingan. Pemastian kesesuaian tersebut dilakukan dengan penelaahan perencanaan oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perencanaan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku, pengendalian internal oleh UJM/TJM unit kerja, serta sertifikasi produk maupun person yang dikoordinasi oleh unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Standardisasi dan Mutu Nuklir berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku.
8.3. Pengembangan Metode 8.3.1. Metode
BATAN maupun unit kerja melaksanakan setiap kegiatan berdasarkan metode yang ditetapkan, yaitu: peraturan, pedoman, SOP dan standar. Metode kegiatan dapat berupa metode baku yang sudah tersedia atau dibuat oleh lembaga lain, maupun metode yang dirancang sendiri oleh BATAN atau unit kerja. Untuk merancang atau memodifikasi metode yang sudah ada, BATAN atau unit kerja melakukan tindakan perencanaan, identifikasi masukan, penetapan keluaran serta pengendalian proses perumusan.
8.3.2. Perencanaan Dan Masukan Pengembangan Metode
Tata laksana untuk mengembangkan metode (metode untuk pengembangan metode) dapat berupa peraturan, pedoman ataupun SOP, yang dikoordinasi oleh unit kerja yang berwenang merumuskan metode sesuai jenis dan kewenangannya.
Sebelum menetapkan tata laksana, unit kerja mengidentifikasi hal berikut untuk dipertimbangkan:
a. Kesesuaian tugas dan fungsi unit kerja dengan metode yang akan dirumuskan
b. Informasi atau metode sejenis yang telah ada sebelumnya.
c. Persyaratan peraturan dan perundang-undangan d. Persyaratan standar yang sesuai
e. Risiko dari spesifikasi produk atau layanan yang akan dihasilkan
Semua pertimbangan masukan proses pengembangan tersebut diatas ditentukan dan direkam dengan jelas, dipelihara dan jika ada perbedaan atau pertentangan antar persyaratan akan diputuskan oleh Kepala unit kerja yang bertanggung jawab merumuskan suatu metode.
Di dalam tata laksana untuk mengembangkan suatu metode kegiatan, setidaknya mencakup ketentuan tentang cara menetapkan:
a. Jenis dan lingkup metode
b. Tahapan perumusan metode yang efektif c. Cara memverifikasi dan memvalidasi metode
d. Pihak-pihak yang terlibat dan perannya dalam proses perumusan metode e. Sumber daya yang diperlukan
f. Rancangan batasan kondisi operasi yang akan ditetapkan, terkait aspek mutu, K3 dan lingkungan
g. Rencana rekaman yang perlu dibuat pada saat metode dilaksanakan, termasuk terkait risiko penting terhadap aspek mutu, K3 dan lingkungan.
8.3.3. Pengendalian Dan Keluaran Pengembangan Metode
BATAN maupun unit kerja menerapkan tindakan pengendalian terhadap proses pengembangan metode, untuk memastikan bahwa metode telah:
a. Memenuhi persyaratan awal
b. Memenuhi persyaratan mutu, lingkungan, dan K3
c. Sesuai dengan jenis dan tujuan kegiatan, dan cukup meyakinkan bahwa jika metode dipatuhi, akan mampu menghasilkan produk atau layanan sesuai yang diharapkan.
d. Terdapat cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan beserta kriteria keberterimaan.
e. Jika diperlukan perubahan terhadap metode yang telah ditetapkan, BATAN maupun unit kerja mengidentifikasi, mengkaji dan mengendalikan perubahan yang dilakukan, agar tidak berdampak negatif terhadap pelaksanaan kegiatan.
Tindakan pengendalian berupa tinjauan, verifikasi dan validasi yang dilakukan sesuai ketentuan dari unit kerja yang bertanggung jawab untuk mengembangkan suatu metode. Seluruh rekaman tentang tindakan pengendalian dan keluaran pengembangan metode disimpan oleh penanggung jawab kegiatan dan pelaksana tindakan pengendalian.
8.4. Pengadaan
8.4.1. Ketentuan Pengadaan
BATAN maupun unit kerja memerlukan pasokan sumber daya dari ekternal (penyedia), berupa barang, layanan atau SDM. Sumber daya yang dipasok dapat
bersifat bahan baku atau bahan pendukung, maupun bagian kegiatan yang disubkontrakkan ke penyedia hingga menghasilkan produk atau layanan, yang diakui sebagai produk atau layanan BATAN maupun unit kerja. BATAN menetapkan ketentuan tentang cara merencanakan, menentukan spesifikasi dan harga, memilih penyedia, memantau kinerja serta mengevaluasi penyedia. Proses pengadaan barang atau layanan dapat dilakukan oleh masing-masing unit kerja, melalui e- katalog maupun oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) dibawah koordinasi unit kerja yang bertanggung jawab terhadap Perlengkapan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan dan tata laksana yang berlaku. Unit kerja dan ULP membuat dan memelihara rekaman setiap proses pengadaan (termasuk tindakan seleksi dan evaluasi penyedia).
8.4.2. Pengendalian Pengadaan
ULP BATAN maupun unit kerja memastikan kinerja penyedia selalu sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, sehingga tidak berdampak negatif pada pelaksanaan suatu kegiatan, diantaranya memastikan bahwa:
a. Penyedia yang terpilih menerapkan sistem manajemen yang relevan dengan SMB, dan jika tidak memungkinkan penyedia berkomitmen menjadi bagian dari pengendalian dan evaluasi yang berlaku di SMB.
b. Memiliki metode pengendalian dan evaluasi atau tindakan lain yang tepat kepada penyedia, agar mampu menyediakan sumber daya sesuai dengan ketentuan.
8.4.3. Informasi Untuk Penyedia
Sebelum melakukan pengadaan, unit kerja membuat Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP) yang terdiri dari usulan kontrak, spesifikasi teknis/KAK dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). ULP BATAN maupun unit kerja mengumumkan Rencana Umum Pengadaan melalui Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP). ULP BATAN maupun unit kerja melakukan proses pemilihan penyedia dan mengumumkannya melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Setelah terpilih, penyedia menandatangani kontrak pengadaan, yang setidaknya mencakup:
a. Spesifikasi barang atau layanan yang akan diadakan, termasuk spesifikasi terkait aspek K3 dan lingkungan.
b. Ketentuan kesepakatan tentang:
- Cara pemenuhan spesifikasi
- Metode, proses dan peralatan yang diperlukan dalam pengadaan - Ketentuan serah terima
c. Persyaratan kompetensi atau kualifikasi personil penyedia.
d. Cara berinteraksi antara penyedia dengan ULP BATAN maupun unit kerja selama proses pengadaan.
e. Cara pengendalian, verifikasi, validasi dan evaluasi pengadaan (jika diperlukan dilakukan hingga di tempat penyedia), termasuk pengendalian aspek K3 dan lingkungan yang muncul akibat proses pengadaan.
8.5. Proses Produksi Dan Penyediaan Layanan
8.5.1. Pengendalian Proses Produksi Dan Penyediaan Layanan
BATAN maupun unit kerja mengendalikan seluruh faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan setiap kegiatan dalam rangka menghasilkan produk atau layanan, diantaranya mencakup:
a. Ketersediaan metode kegiatan
b. Ketersediaan rekaman kegiatan sesuai ketentuan
c. Tersedia sumber daya dan terlaksananya pemantauan kegiatan (pemantauan capaian hasil, verifikasi dan validasi kegiatan)
d. Pemastian kompetensi dan kualifikasi personel yang terlibat kegiatan selalu sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
e. Mengurangi dan mencegah kesalahan manusia dalam pelaksanaan kegiatan.
Dilakukan dengan cara-cara seperti pengembangan budaya kerja organisasi (K3, mutu, 5R, keamanan dan kearsipan).
f. Kegiatan penyerahan produk dan layanan maupun pasca penyerahan selalu sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
g. Menetapkan dan mengendalikan titik-titik kritis operasi yang memiliki relevansi terhadap aspek K3 atau lingkungan.
