Page 1 of 11
1 Visi dan Misi STKIP PGRI Tulungagung a. Visi STKIP PGRI Tulungagung
”Menjadi perguruan tinggi unggul dan berkarakter dalam bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di tingkat nasional tahun 2022”.
b. Misi
Untuk mewujudkan visi STKIP PGRI Tulungagung, dirumuskan misi sebagai berikut:
1) Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan sumberdaya manusia profesional yang berdaya saing tinggi.
2) Menyelenggarakan penelitian, mengembangkan teori-teori dan penerapannya untuk mendukung kebijakan pembangunan nasional.
3) Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat secara profesional dan berperan aktif dalam memecahkan masalah pembangunan nasional.
4) Mengembangkan kemitraan pada tingkat nasional dan internasional untuk mengembangkan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi.
2 Tujuan
Manual standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatini memberikan pedoman bagi Ketua STKIP, Wakil Ketua I, dan dosen untuk melakukan Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan Standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat.
3 Luas lingkup atau cakupan dari Manual SPMI PT
Ruang lingkup Manual standar pelaksana meliputi Manual Penetapan, Manual Pelaksanaan, Manual Evaluasi, Manual Pengendalian dan Manual Peningkatan Standar pelaksana.
Manual Penetapan berlaku ketika standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat pertama kali hendak dirancang, dirumuskan dan ditetapkan; serta untuk semua standar pelaksana pengabdian kepada masyarkat STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Pelaksanaan berlaku ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat dan untuk standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Evaluasi mencakup proses tindakan evaluasi pelaksanaan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh bagian UPPM STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Pengendalian berlaku ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus; serta untuk standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung.
Page 2 of 11
Manual Peningkatan berlaku ketika pelaksanaan isi standar dalam satu siklus berakhir dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya.
4 Definisi Istilah
Istilah Definisi
YPLP PT PGRI Badan Penyelenggara STKIP PGRI Tulungagung yang disahkan oleh Menkumham RI
Senat STKIP Badan penyusun kebijakan dan menjalankan fungsi penetapan dan pertimbangan pelaksanaan kebijakan akademik
Ketua STKIP Pimpinan tertinggi yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraaan pendidikan di STKIP PGRI Tulungagung
Wakil Ketua I Pimpinan STKIP yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pendidikan di bidang Akademik.
Badan Penjaminan Mutu (BPM)
Badan yang bertanggung jawab menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
UPPM Unit pelaksana akademik yang menyelenggarakan dan melaksanakan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
Tim Perumus
Tim ad hoc di bawah koordinasi Kepala BPM yang diberi tugas Ketua STKIP untuk merumuskan dan mengajukan draft standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
Koordinator AMI Subbagian Badan Penjaminan Mutu yang mengkoordinir pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)
Auditee Pihak yang diaudit (prodi atau unit, dosen, mahasiswa)
Auditor Orang yang memenuhi kreteria dan ditugasi Ketua STKIP untuk melaksanakan audit mutu internal
Temuan Audit
Bukti ketidak sesuaian antara pelaksanaan standar dengan standar yang ditetapkan dan atau kebijakan/peraturan/prosedur mutu yang berlaku. Temuan audit dapat berbentuk Ketidaksesuaian (KTS) dan Observasi (OBS)
KTS
Temuan yang menunjukkan tidak terpenuhinya pelaksanaan standar pendidikan yang telah ditetapkan dan atau Kebijakan/Peraturan/Prosedur mutu yang berlaku yang memiliki dampak terhadap sistem mutu
OBS Temuan yang menunjukkan ketidaksesuaian yang dapat diselesaiakan dengan cepat dan mudah.
R Responsible (jabatan orang yang bertanggung jawab pada kegiatan/layanan) A Authority (jabatan orang yang mempunyai otoritas untuk memberikan
persetujuan)
I Informed (jabatan orang yang menerima informasi)
S Supporting (jabatan orang yang mendukung kegiatan/layanan) 5 Langkah-langkah/prosedur penetapan standar
a. Manual Penetapan
1. UPPM mengusulkan anggota tim perumus standar kepada Ketua STKIP
2. Ketua STKIP menyetujui usulan tim perumus standar selanjuntnya diterbitkan SK tim perumus standar, jika tidak disetujui dikembalikan kepada UPPM
3. Tim perumus standar menyusun draft standar
4. Tim perumus standar menyerahkan draft standar kepada Waka I
Page 3 of 11
5. Waka I bersama UPPM mereview draft standar, jika ada revisi dikembalikan kepada tim perumus dan jika tidak diserahkan kepada ketua STKIP.
6. Ketua STKIP menyerahkan draf standar kepada senat.
7. Senat melakukan rapat untuk menyetujui draf standar, jika disetujui akan ditetapkan oleh Ketua YPLP PT PGRI Tulungagung sebagai standar yang berlaku di STKIP PGRI Tulungagung dan jika tidak maka dikembalikan kepada wakil ketua I untuk disampaikan kepada tim perumus
Flowchart Manual Penetapan Standar Pelaksana Pengabdian Kepada Masyarakat
UPPM
Ketua STKIP
Tim
Perumus WAKA I SENAT STKIP YPLP PT PGRI TA
Ya START
Mengusulkan tim perumus standar
Merumuskan draft standar
Ditetapkan
SELESAI ya
Rapat Senat
Setuju/
Tidak Mereview draft standar
bersama UPPM
SK tim penyusun standar
Setuju / Tidak tidak
Ya
revisi/
Tidak
tidak draft standar
tidak
Page 4 of 11
b. Manual Pelaksanaan
1. Waka I meminta UPPM mensosialisasikan Rencana Induk Pengabdian dan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatkepada dosen
2. UPPM mensosialisasikan Rencana Induk Pengabdian dan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatkepada dosen
3. UPPM menyiapkan dokumen tertulis yang berupa prosedur kerja atu SOP atau sejenisnya sesuai isi standar.
4. UPPM melaporkan pelaksana pengabdian kepada masyarakat kepada Wakil Ketua I
Flowchart Manual Pelaksanaan Standar Pelaksana Pengabdian Kepada Masyarakat
WAKA I UPPM
c. Manual Evaluasi Pelaksanaan
1. Ketua STKIP menugaskan kepala BPM untuk melaksanakan audit mutu internal terhadap setiap standar beserta lingkup auditnya
2. BPM mengusulkan nama calon auditor kepada ketua STKIP
3. Ketua STKIP menerbitkan SK auditor jika menyetujui usulan calon auditor, dan jika tidak BPM mengusulkan kembali.
4. Kepala BPM menyiapkan teknis pelaksanaan AMI
5. Koordinator AMI melaksanakan rapat koordinasi dengan tim auditor, dan membagi dokumen pendukung dan borang audit.
START START
meminta UPPM mensosialisasikan Rencana Induk Pengabdian dan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatkepada dosen
Mengusulkan tim perumus standar
mensosialisasikan Rencana Induk Pengabdian dan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatkepada
dosen Menetapkan
Dokumen tertulis prosedur kerja (SOP)
SELESAI pelaksana pengabdian
kepada masyarakat
Page 5 of 11
6. Tim Auditor menghubungi auditee untuk menentukan rincian waktu audit sesuai kesepakatan dengan tim auditor, mempersiapkan audit kepatuhan/site visit dengan mengisi check list AMI, melaksanakan kepatuhan/site visit, dan merumuskan hasil temuan dan mengisi formulir berita acara AMI.
7. Auditee menyiapkan borang dan bukti-buktinya, jika sudah lengkap dilakukan visitasi
8. Tim Auditor melaksanakan audit dan merumuskan hasil temuan dan observasi dan dituangkan dalam berita acara AMI.
9. Koordinator AMI dan auditor melakukan rapat laporan hasil AMI.
10. BPM menerima dokumen formulir Temuan AMI (FTAMI1) dan dilaporkan kepada Ketua STKIP.
Flowchart Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar Pelaksana Pengabdian Kepada Masyarakat
Ketua STKIP BPM KOORDINATOR
AMI
AUDITOR AUDITEE
d. Manual Pengendalian Pelaksanaan
1. Ketua STKIP PGRI Tulungagung menerbitkan Surat Tugas Pengendalian standar dan memberikan FTAMI 1 kepada Waka I.
2. Waka I melakukan pengendalian berdasarkan FTAMI 1.
3. Auditee melakukan rapat koordinasi dan mindaklanjuti FTAMI 1
4. Auditor Mengoreksi FTAMI 1, jika sesuai mengirim FTAMI2 kepada auditee, jika tidak sesuai
START
Mengusulkan nama calon auditor
Rapat persiapan AMI dengan tim Auditor
Visitasi Melengkapi
Borang
Laporan AMI Draf SK
Auditor
Rapat Laporan Hasil AMI dengan TIM Auditor Formulir
Temuan AMI (FTAMI 1) SELESAI
Ya
tidak Menugaskan
BPM melakukan Audit
Setuju/
Tidak?
SK Auditor tidak
lengkap/
Tidak?
Ya
Page 6 of 11
maka dilakukan rapat koordinasi auditee.
5. Auditee meninjaklanjuti FTAMI2
6. Auditor Mengoreksi FTAMI 2, jika sesuai selesai, jika tidak sesuai maka dikembalikan kepada Auditee.
Flowchart Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar Pelaksana Pengabdian Kepada Masyarakat Ketua
STKIP WK I Auditee Auditor
e. Manual Peningkatan
1. UPPM menyusun Standar yang tercapai/melampui.
2. UPPM melakukan kajian terhadap Standar untuk ditingkatkan standarnya.
3. UPPM Mengusulkan peningkatan Standar kepada Waka I.
4. Waka I bersama Kepala BPM mengkaji usulan peningkatan Standar
5. Wakil Ketua I menugaskan UPPM mempresentasikan usulan peningkatan Standar dalam rapat pimpinan, dan BPM.
6. UPPM mempresentasikan usulan peningkatan Standar pada pimpinan
Formulir Temuan AMI
(FTAMI 1)
Rapat Koordinasi
Menindaklanjuti FTAMI 1
Sesuai/
tidak
Mengirim FTAMI 2 Menindaklanjuti
FTAMI 2
Mengoreksi FTAMI 2
Sesuai/
tidak
Tidak
Ya
tidak START
Ya Selesai
Mengoreksi FTAMI 1 ST untuk
pengendalian
Mengendalikan FTAMI 1
Page 7 of 11
7. Ketua STKIP Menyetujui usulan peningkatan Standar untuk diajukan ke Senat STKIP
8. Senat STKIP mengadakan rapat dan menyetujui usulan peningkatan standar, jika disetujui ditetapkan oleh YPLP PT PGRI Tulungagung dan jika tidak disetujui maka dikembalikan kepada ketua STKIP PGRI Tulungagung
Flowchart Manual Peningkatan Standar Pelaksana Pengabdian Kepada Masyarakat
UPPM WAKA I/ BPM Ketua STKIP SENAT
STKIP
YPLPT
START
Menyusun indikator standar
nyang sudah tercapai
Bersama BPM mengkaji usulan peningkatan Standar
RAPAT PIMPINAN, BPM, UPPM,
1. UPPM mempresentasikan draf peningkatan standar 2. Pembahasan draf peningkatan standar
3. Pengambilan keputusan peningkatan standar
Selesai Mengusulkan
draf peningkatan
Standar
Hasil peningkatan
standar Setuju/
Tidak?
Tidak
Rapat Senat Ya
Setuju/
Tidak?
Ya
ditetapkan Tidak
Tidak
Page 8 of 11
6 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan manual
No. Jabatan Tanggungjawab dan Wewenang
1 YPLP PT PGRI Menetapkan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat yang berlaku di STKIP PGRI Tulungagung
2 Senat STKIP Menyetujui standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat untuk ditetapkan oleh YPLP PT PGRI
3 Ketua STKIP
1. Bertanggung jawab penjaminan mutu (PPEPP standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
2. Menetapkan Tim perumus standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
3. Mengusulkan penetapan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
4. Menugaskan kepala BPM untuk melaksanakan audit mutu internal terhadap setiap standar beserta lingkup auditnya
5. Menetapkan surat tugas tim auditor
6. Menyetujui peningkatan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat untuk diusulkan ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
4 Wakil Ketua I
1. Melakukan pengecekan terhadap draft standar pelaksanapengabdian kepada masyarakat sebelum diajukan ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI 2. mengajukan draft standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatfinal kepada ketua STKIP PGRI Tulungagung untuk diajukan ke senat STKIP.
3. meminta UPPM mensosialisasikan Rencana Induk Pengabdian dan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatkepada dosen
4. Mengusulkan peningkatan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
5 Tim Perumus
standar
1. Merumuskan draft standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
2. Memberikan rumusan draft standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatkepada masyarakat ke Wakil Ketua I
6 Badan Penjaminan Mutu (BPM)
1. menyiapkan teknis pelaksanaan AMI, dan meminta koordinator AMI mengusulkan tim auditor yang akan bertugas
2. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
3. Berkoordinasi dengan pihak yang berkepentingan dalam rangka pengendalian dan peningkatan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
7 UPPM
1. Mengusulkan nama anggota tim perumus standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat
2. Membuat usulan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat.
3. Mengajukan draft standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat kepada Wakil Ketua I untuk dicek kesesuaian dengan kebijakan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4. Menyimpan dokumen asli terkait penetapan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat.
5. Mensosialisasikan Rencana Induk Pengabdian dan standar pelaksana
Page 9 of 11
pengabdian kepada masyarakatkepada dosen
6. Menyiapkan dokumen tertulis yang berupa prosedur kerja atu SOP atau sejenisnya sesuai isi standar.
7. Melaporkan pelaksana pengabdian kepada masyarakat kepada Wakil Ketua I
8. Menyusun indikator standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatyang tercapai/melampui
9. Menindaklanjuti hasil temuan AMI
10. Melakukan kajian terhadap standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatuntuk ditingkatkan standarnya.
11. Mengusulkan peningkatan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatkepada Wakil Ketua I
12. Mempresentasikan usulan peningkatan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakatpada pimpinan
13. Membuat laporan tertulis terkait peningkatan standar pelaksana pengabdian kepada masyarakat untuk disampaikan kepada ketua STKIP melalui wakil ketua I
14. Membuat laporan capaian standar
9 Koordinator AMI 1. Melaksanakan rapat koordinasi dengan tim auditor 2. Membagi dokumen pendukung dan borang audit
10 Tim Auditor
1. Menghubungi auditee untuk menentukan rincian waktu audit sesuai kesepakatan dengan tim auditor
2. Mempersiapkan audit kepatuhan/site visit dengan mengisi check list AMI 3. Melaksanakan kepatuhan/site visit
4. Merumuskan hasil temuan dan mengisi formulir berita acara audit mutu internal
No Unsur Penetapan
(P)
Pelaksanaan (P)
Evaluasi (E)
Pengendalian (P)
Peningkatan (P)
1 YPLP PT A
2 Senat STKIP A
3 Ketua STKIP R R A R
5 WK I I A A R A
6 BPM R A
7 Tim Perumus S
8 UPPM I, S I, S I I,S
9 Auditor S S
10 Auditee I I
Page 10 of 11
7 Catatan/daftar formulir
Tahapan Formulir
Penetapan
Form SK tim Perumus standar
Form draf standar
Form hasil revisi
Form standar final
Daftar hadir senat
Form Notulen rapat senat
Form Persetujuan Senat
Form Penetapan standar
Lembar permohonan persetujuan penetapan Standar pelaksana dari Ketua STKIP kepada Ketua Senat STKIP PGRI Tulungagung
Lembar persetujuan penetapan Standar pelaksana dari Senat STKIP PGRI Tulungagung
Lembar penetapan Standar pelaksana oleh Ketua YPLP PT PGRI Tulungagung
Pedoman Manajemen pelaksana STKIP PGRI Tulungagung
Pelaksanaan Formulir laporan & kontrak BKD
Formulir SKP
Evaluasi
Formulir Laporan Evaluasi peneliti
Formulir Kesediaan melaksanakan audit bagi auditor.
Formulir check list AMI
Dokumen Monev standar pelaksana
Dokumen evaluasi diri standar pelaksana
Formulir audit
Surat Tugas Tim Auditor
Dokumen Borang Audit
Formulir hasil temuan
Berita Acara AMI
Daftar Hadir RTM (rapat Tinjauan Manajemen)
Notulen RTM
Form laporan hasil Audit
Formulir Temuan AMI
Page 11 of 11
Pengendalian
Dokumen Temuan AMI
Notulen , daftar hadir,
Form tindak lanjut
Peningkatan Checklist pencapaian indikator standar pelaksana
Form draf usulan peningkatan standar
8 Referensi
a. Undang-undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b. Undang-undang Republik Indonesia nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
c. Permenristekdikti nomor 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
d. Panduan Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat untuk Perguruan Tinggi – Kemristekdikti
e. Statuta STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016
f. Rencana strategis (renstra) STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016-2020 g. Pedoman Akademik STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016
h. Pedoman Pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016
i. Rencana Induk pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016-2020
