Page 1 of 11
1 Visi dan Misi STKIP PGRI Tulungagung a. Visi STKIP PGRI Tulungagung
”Menjadi perguruan tinggi unggul dan berkarakter dalam bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di tingkat nasional tahun 2022”.
b. Misi
Untuk mewujudkan visi STKIP PGRI Tulungagung, dirumuskan misi sebagai berikut:
1) Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan sumberdaya manusia profesional yang berdaya saing tinggi.
2) Menyelenggarakan penelitian, mengembangkan teori-teori dan penerapannya untuk mendukung kebijakan pembangunan nasional.
3) Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat secara profesional dan berperan aktif dalam memecahkan masalah pembangunan nasional.
4) Mengembangkan kemitraan pada tingkat nasional dan internasional untuk mengembangkan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi.
2 Tujuan
Manual standar sarana prasarana ini memberikan pedoman bagi Ketua STKIP, Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan, dan Kaprodi/Ka. Unit untuk melakukan Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan Standar sarana prasarana pengabdian kepada masyarakat
3 Luas lingkup atau cakupan dari Manual SPMI PT
Ruang lingkup Manual standar sarana prasarana meliputi Manual Penetapan, Manual Pelaksanaan, Manual Evaluasi, Manual Pengendalian dan Manual Peningkatan Standar Sarana dan Prasarana Pengabdian kepada Masyarakat
Manual Penetapan berlaku ketika standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat pertama kali hendak dirancang, dirumuskan dan ditetapkan; serta untuk semua standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarkat STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Pelaksanaan berlaku ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat dan untuk standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Evaluasi mencakup proses tindakan evaluasi pelaksanaan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh bagian UPPM STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Pengendalian berlaku ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus; serta untuk standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung.
Page 2 of 11
Manual Peningkatan berlaku ketika pelaksanaan isi standar dalam satu siklus berakhir dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya.
4 Definisi Istilah
Istilah Definisi
YPLP PT PGRI Badan Penyelenggara STKIP PGRI Tulungagung yang disahkan oleh Menkumham RI
Senat STKIP Badan penyusun kebijakan dan menjalankan fungsi penetapan dan pertimbangan pelaksanaan kebijakan akademik
Ketua STKIP Pimpinan tertinggi yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraaan pendidikan di STKIP PGRI Tulungagung
Wakil Ketua II Pimpinan STKIP yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pendidikan di bidang Administrasi Umum dan Keuangan.
Badan Penjaminan Mutu (BPM)
Badan yang bertanggung jawab menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Ketua Program Studi
Pimpinan program studi yang berwenang dan bertanggung jawab kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu
Ka. BAU Kepala Bagian Administrasi Umum yang ber
Tim Perumus Timad hocdi bawah koordinasi Kepala BPM yang diberi tugas Ketua STKIP untuk merumuskan dan mengajukan draft standar sarana dan prasarana pembelajaran Koordinator AMI Subbagian Badan Penjaminan Mutu yang mengkoordinir pelaksanaan Audit Mutu
Internal (AMI)
Auditee Pihak yang diaudit (prodi atau unit, dosen, mahasiswa)
Auditor Orang yang memenuhi kreteria dan ditugasi Ketua STKIP untuk melaksanakan audit mutu internal
Temuan Audit
Bukti ketidak sesuaian antara pelaksanaan standar dengan standar yang ditetapkan dan atau kebijakan/peraturan/prosedur mutu yang berlaku. Temuan audit dapat berbentuk Ketidaksesuaian (KTS) dan Observasi (OBS)
KTS
Temuan yang menunjukkan tidak terpenuhinya pelaksanaan standar pendidikan yang telah ditetapkan dan atau Kebijakan/Peraturan/Prosedur mutu yang berlaku yang memiliki dampak terhadap sistem mutu
OBS Temuan yang menunjukkan ketidaksesuaian yang dapat diselesaiakan dengan cepat dan mudah.
R Responsible (jabatan orang yang bertanggung jawab pada kegiatan/layanan) A Authority (jabatan orang yang mempunyai otoritas untuk memberikan
persetujuan)
I Informed (jabatan orang yang menerima informasi)
S Supporting (jabatan orang yang mendukung kegiatan/layanan)
Page 3 of 11
5 Langkah-langkah/prosedur penetapan standar a. Manual Penetapan
1. UPPM mengusulkan anggota tim perumus standar kepada Ketua STKIP
2. Ketua STKIP menyetujui usulan tim perumus standar selanjuntnya diterbitkan SK tim perumus standar, jika tidak disetujui dikembalikan kepada UPPM
3. Tim perumus standar menyusun draft standar
4. Tim perumus standar menyerahkan draft standar kepada Waka II
5. Waka II bersama UPPM mereview draft standar, jika ada revisi dikembalikan kepada tim perumus dan jika tidak diserahkan kepada ketua STKIP.
6. Ketua STKIP menyerahkan draf standar kepada senat.
7. Senat melakukan rapat untuk menyetujui draf standar, jika disetujui akan ditetapkan oleh Ketua YPLP PT PGRI Tulungagung sebagai standar yang berlaku di STKIP PGRI Tulungagung dan jika tidak maka dikembalikan kepada Waka II untuk disampaikan kepada tim perumus
Page 4 of 11
Flowchart Manual Penetapan Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran
UPPM
Ketua STKIP
Tim
Perumus WAKA II SENAT STKIP YPLP PT PGRI TA
b. Manual Pelaksanaan
1. UPPM menyusun kebutuhan sarana dan prasarana pengabdian untuk disetor ke BAU.
2. BAU merekap kebutuhan sarana dan prasarana UPPM
3. BAU menganalisis kelayakan sarana dan prasarana yang tersedia.
4. BAU mengajukan kebutuhan sarana prasarana sesuai hasil analisis (kebutuhan dan ketersediaan) kepada Ketua STKIP melalui Waka II
5. Ketua STKIP memutuskan pemenuhan kebutuhan sarana prasarana
6. Ketua STKIP memutuskan kebijakan pemanfaatan dan perawatan sarana dan prasarana
7. UPPM melaksanakan kebijakan pemanfaatan dan perawatan sarana dan prasarana Pengabdian kepada masyarakat.
Ya START
Mengusulkan tim perumus standar
Merumuskan draft standar
Ditetapkan
SELESAI ya
Rapat Senat
Setuju/
Tidak Mereview draft standar
bersama UPPM
SK tim penyusun standar
Setuju / Tidak tidak
Ya
revisi/
Tidak
tidak draft standar
tidak
Page 5 of 11
Flowchart Manual Pelaksanaan Standar Sarana dan Prasarana Pengabdian Kepada Masyarakat
Ketua STKIP BAU UPPM
c. Manual Evaluasi Pelaksanaan
1. Ketua STKIP menugaskan kepala BPM untuk melaksanakan audit mutu internal terhadap setiap standar beserta lingkup auditnya
2. BPM mengusulkan nama calon auditor kepada ketua STKIP
3. Ketua STKIP menerbitkan SK auditor jika menyetujui usulan calon auditor, dan jika tidak BPM mengusulkan kembali.
4. Kepala BPM menyiapkan teknis pelaksanaan AMI
5. Koordinator AMI melaksanakan rapat koordinasi dengan tim auditor, dan membagi dokumen pendukung dan borang audit.
6. Tim Auditor menghubungi auditee untuk menentukan rincian waktu audit sesuai kesepakatan dengan tim auditor, mempersiapkan audit kepatuhan/site visit dengan mengisi check list AMI, melaksanakan kepatuhan/site visit, dan merumuskan hasil temuan dan mengisi formulir berita acara AMI.
7. Auditee menyiapkan borang dan bukti-buktinya, jika sudah lengkap dilakukan visitasi
8. Tim Auditor melaksanakan audit dan merumuskan hasil temuan dan observasi dan dituangkan dalam berita acara AMI.
9. Koordinator AMI dan auditor melakukan rapat laporan hasil AMI.
10. BPM menerima dokumen formulir Temuan AMI (FTAMI1) dan dilaporkan kepada Ketua STKIP.
START
menyusun kebutuhan sarana prasarana sesuai dengan kebutuhan
prodi/unit/bagian Merekap kebutuhan sarana
dan prasarana prodi/unit, menganalisis kelayakaan sarana prasarana yang tersedia dan mengajukan pengadaan sarana prasarana
Memutuskan pemenuhan kebutuhan sarana
prasarana
membuat kebijakan pemanfaatan dan perawatan sarana
prasarana
Melaksanakan kebijakan pemanfaatan dan perawatan sarana prasarana
SELESAI
Page 6 of 11
Flowchart Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar Sarana dan Prasarana Pengabdian Kepada Masyarakat
Ketua STKIP BPM KOORDINATOR
AMI
AUDITOR AUDITEE
d. Manual Pengendalian Pelaksanaan
1. Ketua STKIP PGRI Tulungagung menerbitkan Surat Tugas Pengendalian standar dan memberikan FTAMI 1 kepada Waka II.
2. Waka II melakukan pengendalian berdasarkan FTAMI 1.
3. Auditee melakukan rapat koordinasi dan mindaklanjuti FTAMI 1
4. Auditor Mengoreksi FTAMI 1, jika sesuai mengirim FTAMI2 kepada auditee, jika tidak sesuai maka dilakukan rapat koordinasi auditee.
5. Auditee meninjaklanjuti FTAMI2
6. Auditor Mengoreksi FTAMI 2, jika sesuai selesai, jika tidak sesuai maka dikembalikan kepada Auditee.
START
Mengusulkan nama calon auditor
Rapat persiapan AMI dengan tim Auditor
Visitasi Melengkapi
Borang
Laporan AMI Draf SK
Auditor
Rapat Laporan Hasil AMI dengan TIM Auditor Formulir
Temuan AMI (FTAMI 1) SELESAI
Ya
tidak Menugaskan
BPM melakukan Audit
Setuju/
Tidak?
SK Auditor tidak
lengkap/
Tidak?
Ya
Page 7 of 11
Flowchart Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar Sarana dan Prasarana Pengabdian Kepada Masyarakat
Ketua
STKIP WAKA II Auditee Auditor
e. Manual Peningkatan
1. UPPM menyusun Standar yang tercapai/melampui.
2. UPPM melakukan kajian terhadap Standar untuk ditingkatkan standarnya.
3. UPPM Mengusulkan peningkatan Standar kepada Waka II.
4. Waka II bersama Kepala BPM mengkaji usulan peningkatan Standar
5. Waka II menugaskan UPPM mempresentasikan usulan peningkatan Standar dalam rapat pimpinan, dan BPM.
6. UPPM mempresentasikan usulan peningkatan Standar pada pimpinan
7. Ketua STKIP Menyetujui usulan peningkatan Standar untuk diajukan ke Senat STKIP
8. Senat STKIP mengadakan rapat dan menyetujui usulan peningkatan standar, jika disetujui ditetapkan oleh YPLP PT PGRI Tulungagung dan jika tidak disetujui maka dikembalikan kepada ketua STKIP PGRI Tulungagung
Formulir Temuan AMI
(FTAMI 1)
Rapat Koordinasi
Menindaklanjuti FTAMI 1
Sesuai/
tidak
Mengirim FTAMI 2 Menindaklanjuti
FTAMI 2
Mengoreksi FTAMI 2
Sesuai/
tidak
Tidak
Ya
tidak START
Selesai Ya
Mengoreksi FTAMI 1 ST untuk
pengendalian
Mengendalikan FTAMI 1
Page 8 of 11
Flowchart Manual Peningkatan Standar Sarana dan Prasarana Pengabdian Kepada Masyarakat UPPM WAKA II/ BPM Ketua STKIP SENAT
STKIP
YPLPT
6 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan manual
No. Jabatan Tanggungjawab dan Wewenang
1 YPLP PT PGRI Menetapkan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat yang berlaku di STKIP PGRI Tulungagung
2 Senat STKIP Menyetujui standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat untuk ditetapkan oleh YPLP PT PGRI
3 Ketua STKIP
1. Bertanggung jawab penjaminan mutu (PPEPP standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat
2. Membentuk Tim perumus standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat
3. Mengusulkan penetapan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
4. Menugasi auditor untuk mengevaluasi standar sarana dan prasarana
START
Menyusun indikator standar
nyang sudah tercapai
Bersama BPM mengkaji usulan peningkatan Standar
RAPAT PIMPINAN, BPM, UPPM,
1. UPPM mempresentasikan draf peningkatan standar 2. Pembahasan draf peningkatan standar
3. Pengambilan keputusan peningkatan standar
Selesai Mengusulkan
draf peningkatan
Standar
Hasil peningkatan
standar Setuju/
Tidak?
Tidak
Rapat Senat Ya
Setuju/
Tidak?
Ya
ditetapkan Tidak
Tidak
Page 9 of 11
pengabdian kepada masyarakat
5. Menyetujui peningkatan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat untuk diusulkan ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
4 Wakil Ketua II
1. Melakukan pengecekan terhadap draft standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat sebelum diajukan ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
2. Memastikan UPPM mensosialisasikan rencana induk pengabdian kepada dosen
3. Memastikan UPPMmensosialisasikan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat
4. Meminta UPPMmelaporkan hasil pengabdian kepada masyarakat
5. Mengundang UPPM untuk presentasi usulan peningkatan sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat
6. Koordinasi dengan Kepala BPM untuk mengkaji usulan peningkatan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat.
7. Mengusulkan peningkatan Standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat.
5 Tim Perumus standar
1. Merumuskan draft standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat
2. Mengajukan draft standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat ke Wakil Ketua II
6
Badan Penjaminan Mutu (BPM)
1. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat
2. Berkoordinasi dengan pihak yang berkepentingan dalam rangka pengendalian dan peningkatan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat
3. Menyiapkan teknis pelaksanaan AMI 4. Menetapkan tim auditor yang akan bertugas 5. Meminta laporan AMI kepada Koordinator AMI
6. Berkoordinasi dengan Ketua/Wakil Ketua II mengkaji usulan peningkatan standar hasil pengabdian kepada masyarakat.
7 UPPM
1. Mensosialisasikanrencanaindukpengabdiankepadamasyarakatkepadadosen 2. Mensosialisasikan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada
masyarakat kepada dosen 3. Membuat daftar yang tercapai
4. Melakukan kajian terhadap standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat untuk ditingkatkan standarnya
5. Mempresentasikan usulan peningkatan standar sarana dan prasarana pengabdian kepada masyarakat dalam rapat pimpinan
8 Koordinator AMI
1. Melaksanakan rapat koordinasi dengan tim auditor 2. Membagi dokumen pendukung dan borang audit 3. Mengadakan rapat penutupan dengan auditor internal 4. Menyusun rencana tindak lanjut laporan AMI
5. Menyusun dan menyerahkan laporan pengendalian kepada kepala BPM
9 Tim Auditor
1. Menghubungi auditee untuk menentukan rincian waktu audit sesuai kesepakatan dengan tim auditor
2. Mempersiapkan audit kepatuhan/site visit dengan mengisi check list AMI 3. Melaksanakan kepatuhan/site visit
4. Merumuskan hasil temuan dan mengisi formulir berita acara audit mutu internal
5. Mengisi formulir temuan AMI (KTS) dan mengirim formulir yang sudah diisi kepada auditee untuk ditindaklanjuti.
Page 10 of 11
6. Memeriksa jawaban yang telah ditulis oleh auditee dari FTAMI
7. Menyusun laporan AMI dengan menggunakan formulir AMI dan mengirim ke koordinator AMI
10 Auditee
1. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk AMI yaitu kaprodi dan UPPM 2. Mengisi formulir temuan AMI : akar masalah, tindakan koreksi dan tindakan
korektif
3. Mengirim formulir yang sudah diisi kepada tim auditor
4. Menyediakan dokumen/lampiran yang diminta oleh tim auditor sesuai dengan daftar dokumen/lampiran yang telah diisi oleh tim auditor
5. Mengirim/mengunggah dokumen/lampiran yang telah disediakan ke auditor
No Unsur Penetapan
(P)
Pelaksanaan (P)
Evaluasi (E)
Pengendalian (P)
Peningkatan (P)
1 YPLP PT A
2 Senat STKIP A
3 Ketua STKIP R R
4 WK II I A A R R
5 BPM S I R A A
6 Tim Perumus S
7 Kaprodi S I I I
8 Ka. Unit S I S S
9 Auditor S S
7 Catatan/daftar formulir
Tahapan Formulir
Penetapan • Form SK tim Perumus standar
• Form draf standar
• Form hasil revisi
• Form standar final
• Daftar hadir senat
• Form Notulen rapat senat
• Form Persetujuan Senat
• Form Penetapan standar
Pelaksanaan • Form kebutuhan sarana prasarana prodi/unit/bagian
• Form Rekap kebutuhan sarpras
• Check list inventaris
• Checklist Pemeriksaan kelaykan sarpras
• Form Pengajuan sarpras
• Form Pengadaan sarpras
• Checklist pemanfaataan sarana prasarana Evaluasi • Dokumen Monev sarpras Unit/ Prodi
• Dokumen evaluasi diri sarpras Unit/ Prodi
• Formulir audit
Page 11 of 11
• Surat Tugas Tim Auditor
• Dokumen Borang Audit
• Formulir hasil temuan
• Berita Acara AMI
• Daftar Hadir RTM (rapat Tinjauan Manajemen)
• Notulen RTM
• Form laporan hasil Audit
• Formulir Temuan AMI
Pengendalian • Dokumen Temuan AMI
• Notulen , daftar hadir,
• Form tindak lanjut
Peningkatan • Checklist pencapaian indikator standar dan prasarana
• Form draf usulan peningkatan standar
8 Referensi
a. Undang-undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b. Undang-undang Republik Indonesia nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
c. Permenristekdikti nomor 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi d. Rencana strategis (renstra) STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016-2020 e. Pedoman Akademik STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016
