Page 1 of 11
1 Visi dan Misi STKIP PGRI Tulungagung a. Visi STKIP PGRI Tulungagung
”Menjadi perguruan tinggi unggul dan berkarakter dalam bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di tingkat nasional tahun 2022”.
b. Misi
Untuk mewujudkan visi STKIP PGRI Tulungagung, dirumuskan misi sebagai berikut:
1) Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan sumberdaya manusia profesional yang berdaya saing tinggi.
2) Menyelenggarakan penelitian, mengembangkan teori-teori dan penerapannya untuk mendukung kebijakan pembangunan nasional.
3) Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat secara profesional dan berperan aktif dalam memecahkan masalah pembangunan nasional.
4) Mengembangkankemitraanpada tingkat nasional dan internasional untuk mengembangkan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi.
2 Tujuan
Manual Standar Pendanaan dan pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat ini memberikan pedoman bagi Ketua STKIP, Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan, dan Kaprodi/Ka. Unit untuk melakukan Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan Standar Pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat.
3 Luas lingkup atau cakupan dari Manual SPMI PT
Ruang lingkup Manual standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakatmeliputi Manual Penetapan, Manual Pelaksanaan, Manual Evaluasi, Manual Pengendalian dan Manual Peningkatan Standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat.
Manual Penetapan berlaku ketika standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat pertama kali hendak dirancang, dirumuskan dan ditetapkan; serta untuk semua standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarkat STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Pelaksanaan berlaku ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat dan untuk standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Evaluasi mencakup proses tindakan evaluasi pelaksanaan standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh bagian UPPM STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Pengendalian berlaku ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus; serta untuk standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat STKIP PGRI Tulungagung.
Manual Peningkatan berlaku ketika pelaksanaan isi standar dalam satu siklus berakhir dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya.
4 Definisi Istilah
Istilah Definisi
YPLP PT PGRI Badan Penyelenggara STKIP PGRI Tulungagung yang disahkan oleh Menkumham RI
Senat STKIP Badan penyusun kebijakan dan menjalankan fungsi penetapan dan pertimbangan
Page 2 of 11
pelaksanaan kebijakan akademik
Ketua STKIP Pimpinan tertinggi yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraaan pendidikan di STKIP PGRI Tulungagung
Wakil Ketua II Pimpinan STKIP yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan di bidang Administrasi Umum dan Keuangan.
Badan Penjaminan Mutu (BPM)
Badan yang bertanggung jawab menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Ketua Program Studi
Pimpinan program studi yang berwenang dan bertanggung jawab kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu
Ka. BAU Kepala Bagian Administrasi Umum yang bertanggungjawab terhadap administrasi umum
Tim Perumus Tim yang diberi tugas Ketua STKIP untuk merumuskan dan mengkaji draft Standar Pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat.
Koordinator AMI Subbagian Badan Penjaminan Mutu yang mengkoordinir pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)
Auditee Pihak yang diaudit (prodi atau unit, dosen, mahasiswa)
Auditor Orang yang memenuhi kreteria dan ditugasi Ketua STKIP untuk melaksanakan audit mutu internal
Temuan Audit
Bukti ketidak sesuaian antara pelaksanaan standar dengan standar yang ditetapkan dan atau kebijakan/peraturan/prosedur mutu yang berlaku. Temuan audit dapat berbentuk Ketidaksesuaian (KTS) dan Observasi (OBS)
KTS
Temuan yang menunjukkan tidak terpenuhinya pelaksanaan standar pendidikan yang telah ditetapkan dan atau Kebijakan/Peraturan/Prosedur mutu yang berlaku yang memiliki dampak terhadap sistem mutu
OBS Temuan yang menunjukkan ketidaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.
R Responsible (jabatan orang yang bertanggung jawab pada kegiatan/layanan) A Authority (jabatan orang yang mempunyai otoritas untuk memberikan
persetujuan)
I Informed (jabatan orang yang menerima informasi)
S Supporting (jabatan orang yang mendukung kegiatan/layanan)
5 Langkah-langkah/prosedur penetapan standar a. Manual Penetapan
1. UPPM mengusulkan anggota tim perumus standar kepada Ketua STKIP
2. Ketua STKIP menyetujui usulan tim perumus standar selanjuntnya diterbitkan SK tim perumus standar, jika tidak disetujui dikembalikan kepada UPPM
3. Tim perumus standar menyusun draft standar
4. Tim perumus standar menyerahkan draft standar kepada Waka II
5. Waka II bersama UPPM mereview draft standar, jika ada revisi dikembalikan kepada tim perumus dan jika tidak diserahkan kepada ketua STKIP.
6. Ketua STKIP menyerahkan draf standar kepada senat.
Page 3 of 11
7. Senat melakukan rapat untuk menyetujui draf standar, jika disetujui akan ditetapkan oleh Ketua YPLP PT PGRI Tulungagung sebagai standar yang berlaku di STKIP PGRI Tulungagung dan jika tidak maka dikembalikan kepada wakil ketua II untuk disampaikan kepada tim perumus
Flowchart Manual Penetapan Standar Pendanaan dan Pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat
UPPM
Ketua STKIP
Tim
Perumus WAKA II SENAT STKIP YPLP PT PGRI TA
b. Manual Pelaksanaan
1. Ka. UPPM menyusun kebutuhan pembiayaan sesuai dengan kebutuhan prodi/Unit untuk disetor ke Waka II.
2. Waka II mensosialisasikan kebutuhan pembiayaan kepada seluruh prodi, unit/bagian secara
Ya START
Mengusulkan tim perumus standar
Merumuskan draft standar
Ditetapkan
SELESAI ya
Rapat Senat
Setuju/
Tidak Mereview draft standar
bersama UPPM
SK tim
penyusun standar
Setuju / Tidak tidak
Ya
revisi/
Tidak
tidak draft standar
tidak
Page 4 of 11
konsisten dan periodik.
3. Waka II menyelenggarakan pelaksanaan kebijakan bidang pembiayaan
4. Ka. UPPM menyiapkan dan menuliskan dokumen tertulis berupa SOP dan intruksi kerja sesuai dengan standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
5. Ka. UPPM membuat rencana pelaksanaan dan evaluasi standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
Flowchart Manual Pelaksanaan Standar Pendanaan dan Pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat
WAKA II UPPM
c. Manual Evaluasi Pelaksanaan
1. Ketua STKIP menugaskan kepala BPM untuk melaksanakan audit mutu internal terhadap setiap standar beserta lingkup auditnya
2. BPM mengusulkan nama calon auditor kepada ketua STKIP
3. Ketua STKIP menerbitkan SK auditor jika menyetujui usulan calon auditor, dan jika tidak BPM mengusulkan kembali.
4. Kepala BPM menyiapkan teknis pelaksanaan AMI
5. Koordinator AMI melaksanakan rapat koordinasi dengan tim auditor, dan membagi dokumen pendukung dan borang audit.
6. Tim Auditor menghubungi auditee untuk menentukan rincian waktu audit sesuai kesepakatan
START
menyusun kebutuhan pembiayaan penelitian sesuai dengan kebutuhan Mensosialisasikan kebutuhan
pembiayaan penelitiankepada seluruh
prodi, dosen, secara konsisten dan periodik
Menyelenggarakan pelaksanaan kebijakan bidang
pembiayaan
Menyiapkan dan menuliskan dokumen
tertulis berupa SOP danintruksi kerja
SELESAI
Page 5 of 11
dengan tim auditor, mempersiapkan audit kepatuhan/site visit dengan mengisi check list AMI, melaksanakan kepatuhan/site visit, dan merumuskan hasil temuan dan mengisi formulir berita acara AMI.
7. Auditee menyiapkan borang dan bukti-buktinya, jika sudah lengkap dilakukan visitasi
8. Tim Auditor melaksanakan audit dan merumuskan hasil temuan dan observasi dan dituangkan dalam berita acara AMI.
9. Koordinator AMI dan auditor melakukan rapat laporan hasil AMI.
10. BPM menerima dokumen formulir Temuan AMI (FTAMI1) dan dilaporkan kepada Ketua STKIP.
Flowchart Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar Pendanaan dan Pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat
Ketua STKIP BPM KOORDINATOR
AMI
AUDITOR AUDITEE
d. Manual Pengendalian Pelaksanaan
1. Ketua STKIP PGRI Tulungagung menerbitkan Surat Tugas Pengendalian standar dan memberikan FTAMI 1 kepada Waka II.
2. Waka II melakukan pengendalian berdasarkan FTAMI 1.
3. Auditee melakukan rapat koordinasi dan mindaklanjuti FTAMI 1
4. Auditor Mengoreksi FTAMI 1, jika sesuai mengirim FTAMI2 kepada auditee, jika tidak sesuai
START
Mengusulkan nama calon auditor
Rapat persiapan AMI dengan tim Auditor
Visitasi Melengkapi
Borang
Laporan AMI Draf SK
Auditor
Rapat Laporan Hasil AMI dengan TIM Auditor Formulir
Temuan AMI (FTAMI 1) SELESAI
Ya
tidak Menugaskan
BPM melakukan Audit
Setuju/
Tidak?
SK Auditor tidak
lengkap/
Tidak?
Ya
Page 6 of 11
maka dilakukan rapat koordinasi auditee.
5. Auditee meninjaklanjuti FTAMI2
6. Auditor Mengoreksi FTAMI 2, jika sesuai selesai, jika tidak sesuai maka dikembalikan kepada Auditee.
Flowchart Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar Pendanaan dan Pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat
Ketua
STKIP WK II Auditee Auditor
Formulir Temuan AMI
(FTAMI 1)
Rapat Koordinasi
Menindaklanjuti FTAMI 1
Sesuai/
tidak
Mengirim FTAMI 2 Menindaklanjuti
FTAMI 2
Mengoreksi FTAMI 2
Sesuai/
tidak
Tidak
Ya
tidak START
Ya Selesai
Mengoreksi FTAMI 1 ST untuk
pengendalian
Mengendalikan FTAMI 1
Page 7 of 11
e. Manual Peningkatan
1. UPPM menyusun Standar yang tercapai/melampui.
2. UPPM melakukan kajian terhadap Standar untuk ditingkatkan standarnya.
3. UPPM Mengusulkan peningkatan Standar kepada Waka II.
4. Waka II bersama Kepala BPM mengkaji usulan peningkatan Standar
5. Waka II menugaskan UPPM mempresentasikan usulan peningkatan Standar dalam rapat pimpinan, dan BPM.
6. UPPM mempresentasikan usulan peningkatan Standar pada pimpinan
7. Ketua STKIP Menyetujui usulan peningkatan Standar untuk diajukan ke Senat STKIP
8. Senat STKIP mengadakan rapat dan menyetujui usulan peningkatan standar, jika disetujui ditetapkan oleh YPLP PT PGRI Tulungagung dan jika tidak disetujui maka dikembalikan kepada ketua STKIP PGRI Tulungagung
Flowchart Manual Peningkatan Standar Pendanaan dan Pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat UPPM WAKA II/ BPM Ketua STKIP SENAT
STKIP
YPLPT
START
Menyusun indikator standar
nyang sudah tercapai
Bersama BPM mengkaji usulan
peningkatan Standar
RAPAT PIMPINAN, BPM, UPPM,
1. UPPM mempresentasikan draf peningkatan standar 2. Pembahasan draf peningkatan standar
3. Pengambilan keputusan peningkatan standar
Selesai Mengusulkan
draf peningkatan
Standar
Hasil peningkatan
standar Setuju/
Tidak?
Tidak
Rapat Senat Ya
Setuju/
Tidak?
Ya
ditetapkan Tidak
Tidak
Page 8 of 11
6 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan manual
No. Jabatan Tanggungjawab dan Wewenang
1 YPLP PT PGRI Menetapkan standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat yang berlaku di STKIP PGRI Tulungagung
2 Senat STKIP Menyetujui standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat untuk ditetapkan oleh YPLP PT PGRI
3 Ketua STKIP
1. Bertanggung jawab penjaminan mutu (PPEPP) standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
2. Membentuk Tim perumus standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
3. Mengusulkan penetapan standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakatke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
4. Menugasi auditor untuk mengevaluasi standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
5. Menyetujui peningkatan standar pendanaan dan pembiayaan penelitian untuk diusulkan ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
4 Wakil Ketua II
1. Melakukan pengecekan terhadap draft standar pendanaan dan pembiayaan penelitiansebelum diajukan ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI
2. Merencanakan kebutuhan pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat STKIP PGRI Tulungagung dalam 1 tahun akademik 3. Pengadaan kebutuhan pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada
Masyarakat STKIP PGRI Tulungagung dalam 1 tahun akademik
4. Mengontrol penggunaan dan pemeliharaan pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat STKIP PGRI Tulungagung dalam 1 tahun akademik.
5. Melaporkan penggunaan pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
6. Mengusulkan peningkatan standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
5 Tim Perumus standar
Merumuskan dan mengkaji draft standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat
6
Badan
Penjaminan Mutu (BPM)
1. Berkoordinasi dengan wakil ketua bidang umum dan keuangan dan tim perumus standar dalam menyusun draft standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat.
2. Berkoordinasi dengan wakil ketua bidang umum dan keuangan untuk melakukan pengecekan terhadap draft standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakatsebelum diajukan ke Senat STKIP dan YPLP PT PGRI.
3. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat.
4. Berkoordinasi dengan pihak yang berkepentingan dalam rangka pengendalian dan peningkatan standar pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat.
7 Ka UPPM 1. Membuat usulan kebtuhan pendanaan dan pembiayaan Pengabdian
Page 9 of 11
kepada Masyarakat.
2. Membuat laporan penggunaan pendanaan dan pembiayaan Pengabdian kepada Masyarakat.
3. Membuat laporan capaian standar 4. Menindaklanjuti hasil temuan AMI 9 Koordinator AMI
a. Melaksanakan rapat koordinasi dengan tim auditor b. Membagi dokumen pendukung dan borang audit
10 Tim Auditor
a. Menghubungi auditee untuk menentukan rincian waktu audit sesuai kesepakatan dengan tim auditor
b. Mempersiapkan audit kepatuhan/site visit dengan mengisi check list AMI c. Melaksanakan kepatuhan/site visit
d. Merumuskan hasil temuan dan mengisi formulir berita acara audit mutu internal
No Unsur Penetapan (P)
Pelaksanaan (P)
Evaluasi (E)
Pengendalian (P)
Peningkatan (P)
1 YPLP PT A
2 Senat STKIP A
3 Ketua STKIP R R
4 WK II I A A R R
5 BPM S I R A A
6 Tim Perumus S
7 Ka. Unit S I S S
8 Auditor S S
7 Catatan/daftar formulir
Tahapan Formulir
Penetapan
Form SK tim Perumus standar
Form draf standar
Form hasil revisi
Form standar final
Daftar hadir senat
Form Notulen rapat senat
Form Persetujuan Senat
Form Penetapan standar
Lembar permohonan persetujuan penetapan Standar dari Ketua STKIP kepada Ketua Senat STKIP PGRI Tulungagung
Lembar persetujuan penetapan Standar dari Senat STKIP PGRI Tulungagung
Lembar penetapan Standar oleh Ketua YPLP PT PGRI Tulungagung
Page 10 of 11
Pedoman Manajemen pendanaan dan pembiayaan penelitian STKIP PGRI Tulungagung
Formulir Rencana pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Pelaksanaan
Formulir pengajuan pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Formulir penetapan pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
prosedur pengajuan pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Formulir laporan penggunaan pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Rekap penggunaan pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Evaluasi
Formulir Laporan Evaluasi pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Formulir Kesediaan melaksanakan audit bagi auditor.
Formulir check list AMI
Dokumen Monev standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Dokumen evaluasi diri standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Formulir audit
Surat Tugas Tim Auditor
Dokumen Borang Audit
Formulir hasil temuan
Berita Acara AMI
Daftar Hadir RTM (rapat Tinjauan Manajemen)
Notulen RTM
Form laporan hasil Audit
Formulir Temuan AMI
Pengendalian
Dokumen Temuan AMI
Notulen , daftar hadir,
Form tindak lanjut
Peningkatan
Checklist pencapaian indikator standar pendanaan dan pembiayaan pengabdian kepada masyarakat
Form draf usulan peningkatan standar
Page 11 of 11
8 Referensi
a. Undang-undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b. Undang-undang Republik Indonesia nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
c. Permenristekdikti nomor 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi d. Rencana strategis (renstra) STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016-2020 e. Pedoman Akademik STKIP PGRI Tulungagung tahun 2016
