PENDEKATAN SISTEM
1. Pemecahan Masalah
Masalah m er u p a k a n s u a t u k on d is i ya n g m em ilik i p ot en s i u n t u k m en im b u lk a n k er u gia n lu a r b ia s a a t a u m en gh a s ilk a n k eu n t u n ga n lu a r b ia s a . J a d i pe m e c ah an m as alah b er a r t i t in d a k a n m em b er ik a n r es p on terhadap m a s a la h u n t u k m en ek a n a k ib a t b u r u k n ya a t a u m em a n fa a t k a n p elu a n g k eu n t u n ga n n ya . Oleh k a r en a it u m a s a la h p en tin g u n tu k d ip eca h k a n . Ke put us an a d a la h p em ilih a n s u a tu s t r a t egi a t a u t in d a k a n . Pe n gam bilan k e pu t u s an a d a la h t in d a k a n m em ilih s t r a t egi a t a u a k s i ya n g m a n a jer ya k in i a k a n m em b er ik a n solusi terbaik atas masalah tersebut.
Elemen-elemen proses pemecahan masalah :
Masalah
Elemen-elemen Standar
Informasi
Pemecah Berbagai
masalah solusi
(manajer) alternatif
Kendala Solusi
Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem.
Informasi : menggambarkan keadaan saat ini - apa yang sedang dicapai oleh sistem.
Per b ed a a n a n t a r a m a s a la h d a n geja la . Ge jala a d a la h k on d is i ya n g d ih a s ilk a n oleh m a s a la h . Un tu k m em b erik a n ilu s tra s i in i, k ita a m b il contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang r en d a h . Da la m h a l in i a d a m a s a la h penyebab la b a r en d a h . J a d i dalam kaitan in i, m a s a la h a d a la h p en yeb a b d a r i s u a t u p er s oa la n , a t a u p en yeb a b dari suatu peluang.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Jenis-jenis masalah :
Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubungan- hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
Ma s a la h t a k t er s t r u k t u r ; b er is i elem en -elem en a t a u h u b u n ga n a n t a r elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
Ma s a la h s em i-t er s t r u k t u r , m a s a la h ya n g b er is i s eb a gia n elem en - elemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.
2. Pendekatan Sistem
Pr os es p em eca h a n m a s a la h s eca r a s is t em a t is b er m u la d a r i J oh n Dewey, s eor a n g p r ofes s or filos ofi d i Colu m b ia Un iver s it y p a d a a wa l abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian
dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai : 1) Mengenali kontroversi.
2) Menimbang klaim alternatif.
3) Membentuk penilaian.
Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem : Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
2 : Mengenali sistem lingkungan.
3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
Tahap II : Usaha Definisi
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu.
Tahap III : Usaha Solusi
Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif.
7 : Mengevaluasi solusi alternatif.
8 : Memilih solusi terbaik.
9 : Menerapkan solusi terbaik.
10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem.
Standar
Input
Input
Input
Ar u s in for m a s i Arus keputusan
Proses Transformasi
Standar
Proses Transformasi
Standar
Proses Transformasi
Output
Output
Output
Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem :
Lan gk ah 5 : Men ga n a lis is b a gia n -b a gia n s is t em d a la m u r u t a n t er t en t u . Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
1 Standar
3 Pengolah
Manajemen 4 informasi
5
Input Sumberdaya Proses 6 Sumber 7 2
input transformasi daya output Output
Uru ta n m en gga m b a rk a n p riorita s tia p elem en d a la m p em eca h a n m a s a la h . Mis a ln ya , m a s a la h d a la m elem en 4 tid a k b is a d ip eca h k a n kalau ada masalah dalam elemen tiga.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Elemen 1 : Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam b en tu k ren ca n a , a n gga ra n , d a n k u ota . Sta n d a r m em ilik i karakteristik tertentu :
S t a n d a r h a r u s s a h (va lid ).
Standar harus realistis.
Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan untuk mencapai.
Standar harus terukur.
Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar.
Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis d ila k u k a n a t a s m a n a jem en s is tem d a n s tru k tu r orga n is a s i.
Sinyal-s in ya l a d a n ya m a s a la h : (1 ) m a n a jer b ek er ja d a la m ja m ya n g s a n ga t p a n ja n g d a n (2 ) k ep u tu s a n -keputusan terbukti salah.
Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.
Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan, permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan masalah transformasi adalah:
otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer integrated manufacturing.
Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.
Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.
Ma n a jer m en gid en t ifik a s i b er m a ca m -m a ca m ca r a u n t u k m em eca h k a n p er m a s a la h a n ya n g s a m a . Ma n a jer ja r a n g m em eca h k a n m a s a la h s en d ir ia n , b ia s a n ya d ila k u k a n t u k a r m en u k a r p ik ir a n (b ra in s torming).
Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu
r a n ca n ga n a p lik a s i b er s a m a d a n m er u p a k a n p en d ek a t a n s is t em p en d u k u n g k ep u tu s a n s eca r a k elom p ok (grou p d ecis ion s u pport s y s te m ) u n tu k m em eca h k a n m a s a la h . Con toh p em eca h a n m a s a la h ya n g tid a k s a n ggu p m en a n ga n i volu m e a k tivita s p ek erja a n ya n g m en in gk a t. Ad a 3 s olu s i a ltern a tif : (1 ) m en a m b a h leb ih b a n ya k p er a la t a n p a d a k om p u ter yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya;
(2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar;
(3 ) m en gga n t ik a n k om p u t er ya n g a d a d en ga n ja r in ga n k om p u t er lok a l (LAN) dari komputer-komputer yang lebih kecil.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Langkah 7 - Mengevaluasi berbagai alternatif solusi.
Men geva lu a s i a lt er n a t if d en ga n m en ggu n a k a n k r it er ia eva lu a s i. Da r i contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria : (1 ) b ia ya op era s i; (2 ) p ela tih a n p em a k a i; (3 ) d a ya res p on ; (4 ) k ea m a n a n data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan.
Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah :
Alternatif 1 : Alternatif 2 Alternatif 3 Meningkatkan sistem Memasang sistem besar Memasang jaringan
yang ada komputer mikro
Keuntungan : 1) Kenaikan kecil dalam 1) Sangat responsif pada 1) Biaya operasi sedikit biaya operasi. permintaan informasi. menurun.
2) Tidak diperlukan 2) Keamanan data baik. 2) Sedikit mengadaptasi pelatihan pemakai. 3) Mudah mengadaptasi perubahan
3) Memberikan perubahan kebutuhan kebutuhan pemakai.
keamanan data pemakai.
maksimum.
Kerugian : 1) Kurang responsif 1) Kenaikan besar dalam pada permintaan biaya operasi.
informasi. 2) Diperlukan banyak 2) Tidak mudah pelatihan pemakai.
mengadaptasi perubahan
kebutuhan pemakai.
1) Diperlukan pelatihan pemakai.
2) Kurang responsif pada permintaan informasi.
3) Menimbulkan m a s a la h k ea m a n a n data.
Langkah 8 - Memilih Solusi Terbaik
Men u r u t Hen r y Min t zb er g (a h li m a n a jem en ) a d a 3 ca r a m em ilih a lt er n a tif terbaik :
Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, m em p er t im b a n gk a n k on s ek wen s in ya p a d a t u ju a n organisasi.
Penilaian : Proses mental dari seorang manajer.
Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer.
Lan gk ah 9 - Men er a p k a n S olu s i. S et ela h a d a s olu s i p er lu d it er a p k a n untuk mengetahui efektivitasnya.
Lan gk ah 1 0 - Mem b u a t t in d a k la n ju t u n t u k m em a s t ik a n b a h wa s olu s i it u efek t if. Men ga t a s i s it u a s i u n t u k m em a s t ik a n b a h wa s olu s i m en ca p a i kinerja yang direncanakan.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
3. Model Pendekatan Sistem Integrasi
1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Usaha definisi 4. Bergerak dari tingkat
sistem ke subsistem.
5. Menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu.
Usaha solusi 6. Mengidentifikasi solusi
alternatif.
7. Mengevaluasi solusi alternatif.
8. Memilih solusi terbaik.
9. Menerapkan solusi.
10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi efektif
Faktor-faktor Pribadi y an g Me m pe n garuh i Pemecahan Masalah :
Tia p m a n a jer m em ilik i ga ya p em eca h a n m a s a la h ya n g u n ik . Ga ya in i m em p en ga r u h i k et er lib a t a n n ya d a la m m er a s a k a n m a s a la h , mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah :
Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problem- sensing style), yaitu :
Men gh in d a r m a s a la h (proble m a void e r), m en ga m b il s ik a p p os it if d a n menganggap bahwa semua baik-baik saja.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
Pem eca h m a s a la h (problem s olver), m a n a jer in i tid a k m en ca ri d a n tidak menghalangi masalah.
Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi :
Gaya mengumpulkan informasi ada dua :
Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti m a n a ge m e n t b y e x ce p tion d a n m en ya r in g s ega la s es u a t u ya n g t id a k berhubungan dengan area minatnya.
Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi :
Ma n a jer ju ga cen d er u n g m en ggu n a k a n s a la h s a t u d a r i d u a ga ya menggunakan informasi, yaitu :
Gaya sistematik (s y s te m a tic s ty le ). Manajer memberi perhatian k h u s u s u n t u k m en gik u t i s u a t u m et od e ya n g t ela h d it et a p k a n , misalnya pendekatan sistem.
Gaya intuitif (intuitive style).Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Di d a la m p en d ek a t a n s is t em , t iga k om en t a r b er ik u t p er lu d ip er h a t ik a n yaitu :
1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense).
2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah.
3) Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-5
