SISTEM INFORMASI PENDATAAN BARANG INVENTARIS
( STUDI KASUS PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BESAR)
Sri Mulyanti
S-1 Teknik informatika Fakultas ilmu komputerUniversitas u’budiyah Indonesia Jl.Alu Naga, Tibang,Kec. Syiah Kuala, Banda Aceh-Indonesia
Email: Sri_mulyanti81@yahoo.com
Inventory of property is an activity to do calculation, to note, registering and an assessment of all state properties, information system inventory property data collection which is design to facilitate the management and storage of data then can produce an appropriate and accurate information. an appropriate and accurate information system can reduce the occurrence of error that's not desired, so as it can improve the performance of more efficient and operational speed agency. the inventory property information system use visual basic microsoft 2010 which able to handle management of property data , the elimination of property, and management of property data report.
key words : information system property data collection, visual basic microsoft 2010.
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Dewasa ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi komputer yang berkembang terus memaksa kita untuk dapat menyesuaikan diri dengan kemajuan yang terjadi dalam semua bidang, salah satu bidang yang berkembang disetiap harinya adalah teknologi sistem informasi yang merupakan kebutuhan semua lapisan masyarakat terutama organisasi-organisasi dan instansi-instansi baik swasta maupun pemerintah.
Dengan perkembangan teknologi canggih, manusia dapat menciptakan komputer dengan kemampuan menyimpan data yang dipergunakan kembali waktu yang akan datang dan mempunyai kecepatan lebih berbeda dengan mesin ketik biasa.
Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar pengelolaan dan penyimpanan data barang inventaris hanya dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan buku besar yang digunakan untuk mencatat barang-
barang yang ada. Semua keterangan mengenai barang inventaris kantor dicatat dalam suatu buku besar, sehingga untuk catatan barang-barang di tahun-tahun sebelumnya sebagian sudah tidak ada lagi karena pengelolaan yang digunakan masih sangat sederhana, sehingga proses pengerjaannya berjalan lambat serta penyajian laporan data barang pun akan sering terlambat hal itu akan mempengaruhi kinerja pegawai. seluruh kegiatan ini dilakukan di tengah keterbatasan dalam pengolahan data yang menggunakan Microsoft excel, sistem tersebut tidak memberikan hasil kerja yang optimal sehingga dalam pengolahan dan pengelolaan data tidak bekerja secara efektif dan efisien.
Sistem Informasi Pendataan Barang Inventaris yang dirancang untuk memudahkan dalam pengelolaan dan penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang
lebih efisien dan kecepatan operasional instansi.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk mengambil judul tugas akhir yaitu “ Sistem Informasi Pendataan Barang Inventaris pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar”.
1.2. Identifikasi Masalah
Permasalahan yang terjadi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar adalah sebagai berikut:
1. Pendataan barang inventaris pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar masih dilakukan secara manual.
2. Permintaan barang yang diperlukan untuk kegiatan operasional kerap mengalami keterlambatan.
3. Dalam penyajian laporan data barang kerap mengalami keterlambatan.
1.3. Batasan Masalah
1. Sistem informasi pendataan barang inventaris pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar dibatasi hanya untuk penginputan data barang, pencarian serta perpindahan barang dan laporan data barang.
2. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah membuat suatu aplikasi sistem informasi pendataan barang inventaris yang mudah, cepat serta terstruktur dan terarah, sehingga dapat mendukung kinerja pegawai di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar.
1.5. Manfaat penelitian
Adapun manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah:
1. Memberikan data barang dan informasi inventaris dalam menentukan keadaan barang (rusak,tua,lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.
2. Data dan informasi yang diberikan dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
3. Memberikan infrastruktur yang mudah digunakan dalam pekerjaan pendataan barang inventaris dengan menggunakan sistem informasi pendataan barang inventaris yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencataan Sipil Kabupaten Aceh Besar sehingga kecepatan operasional menjadi lebih efektif, cepat dan akurat.
4.
1.6. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian N
O
Nama Peneliti
Judul Penelitian
Tujuan 1
Syiami Milwan dari (2010)
Perancang an sistem Informasi Inventaris Barang (studi kasus di direktorat tata lingkunga n geologi dan kawasan pertamban gan
Merancang riwayat penghapusan barang disetiap daftar inventaris ruangan
2
Uswatu n Hasanah (2011)
Sistem informasi inventaris pada dinas pendidika n
Kabupaten Aceh Besar
Agar
pemprosesan data lebih cepat sehingga informasi yang dihasilkan berkualitas.
3
Irman (2012)
Sistem informasi inventaris barang pada kantor camat Lhong Aceh Besar mengguna kan Delphi 7
Ingin mengetahui system
pengolahan data inventaris agar informasi yang dilakukan dalam pengolahan data secara cepat dan akurat.
4
Soma Setiawa n Ponco Nugroh
optimasi sistem inventaris barang pada
agar
memudahkan pegawai yang bertugas dalam kontrol,
o (2014 laboratoriu m
komputer teknik informatik a
universitas muara kudus.
pemeliharaan dan proses monitoring terhadap aset lebih optimal dengan
mengimplement asikan ke dalam program dengan menggunakan bahasa pemrogaman PHP.
5 Sri mulyant i (2015)
Sistem informasi pendataan barang inventaris pada dinas kependudu kan dan pencatatan sipil kabupaten Aceh Besar.
membuat suatu aplikasi sistem informasi pendataan barang
inventaris yang mudah, cepat serta terstruktur dan terarah, sehingga dapat mendukung kinerja pegawai.
Dilihat dari penelitian sebelumnya perbedaan penelitian ini adalah penelitian yang difokuskan pada mengapa pendataan inventaris tidak seefektif yang seharusnya.
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan aplikasi yang mudah dimengerti serta data yang disajikan lengkap sehingga memudahkan user untuk menggunakannya.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Profil
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar terbentuk berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Besar Nomor 15 Tahun 2010 Tentang perubahan atas Qanun Kabupaten Aceh Besar Nomor 3 Tahun 2008 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas dan Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Aceh Besar ( Lembaran Daerah Kabupaten Aceh Besar Tahun 2010 Nomor 15, Tambahan lembaran Daerah Kabupaten Aceh Besar Nomor 12 ). Beberapa
Peraturan yang mendukung
terselenggaranya pelayanan dibidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah :
1. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang- undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan.
3. Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 Tentang Persyaratan tata cara Pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
4. Qanun Kabupaten Aceh Besar Nomor 12 Tahun 2006 Tentang Restribusi Pengganti biaya cetak akta catatan sipil dan kartu tanda penduduk.
5. Peraturan Bupati Aceh Besar Nomor 10 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.
2.2. Sistem Informasi
Menurut yakub (2012:17) Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung operasi, bersifat material, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi.
Jeperson (2014:13), Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajemen, dan kegiatan strategis dari suatu organissani dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
2.3. Inventaris
Menurut Sugiama (2013: 173)
"Inventaris aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya, baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu.
Menurut Siregar (2014:518-520) Inventarisasi aset merupakan kegiatan yang terdiri dari dua aspek, yaitu inventarisasi fisik dan yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah, jenis, alamat dan lain-lain.
Sedangkan aspek yuridis adalah status
penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan.
2.4. Visual Basic
Visual basic adalah salah satu pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemograman Visual Basic, yang dikembangkann oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya, yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an.
Visual Basic merupakan salah satu development tool, yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemograman komputer yang mendukung pemrograman berorientasi objek Object Oriented Programming (OOP).
2.5. Database
Database atau basis data merupakan kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut.
Microsoft Accses 2007 merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain .Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint
3. METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian kuantitatif, Penelitian kualitatif adalah penelitian tentang riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis.
Berikut tahapan yang dilakukan dalam penelitian:
a. Studi Lapangan
Studi yang dilakukan secara langsung ketempat penilitian, tepatnya pada bagian Sub bagian umum untuk memperoleh data yang dibutuhkan.
b. wawancara
Yaitu menanyakan secara lansung kepada pegawai yang bersangkutan mengenai data inventaris yang ada pada dinas tersebut.
c. Studi kepustakaan (library research) Suatu studi yang dilakukan dengan membaca buku-buku, literatur- literatur dan browsing ke internet yang ada hubungannya dengan judul proposal ini, pengumpulan data dengan cara ini akan dijadikan sebagai landasan teoritis, kemudian dibandingkan dengan kejadian di lapangan.
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian a. Tempat penelitian
Penelitian ini bertempat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar yang berlokasi di jln T.Bachtiar Panglima polem S.H Kota Jantho, Kabupaten Aceh Besar. Lokasi tersebut dipilih karena memiliki semua aspek pendukung agar penelitian berjalan dengan baik.
b. Waktu Penelitian1
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian
3.3. Perancangan Basis Data
Tujuan dirancangnya basis data adalah untuk mendefinisikan data-data yang ada dalam suatu berkas. Berkas-berkas yang masuk maupun yang keluar dari sistem.
Basis data menjadi penting karena dapat menghidari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga update yang rumit. Dalam hal perancangan basis data penulis menggunakan Microsoft accsess 2007.
3.4. Flowchart
Flowchart user dapat dilihat pada
a. Flowchart Admin
b. Flowchart laporan
Flowchart laporan dapat dilihat pada Gambar 3.4
3.5. Entitas Relational Diagram (ERD)
3.6. Tabel Database
Dalam sistem informasi inventaris barang terdapat beberapa tabel diataranya adalah sebagai berikut:
Cari data
a. Tabel barang aset
Fungsi : Untuk menyimpan data barang-barang yang merupakan inventaris.
Tabel 3.2 Tabel Barang Aset
b. Tabel Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data barang-barang yang termasuk ke dalam barang-barang kantor
c. Tabel Pegawai
Fungsi : data pegawai yang akan memindahkan atau meminta barang
d. Tabel Perpindahan
Fungsi : mengisi data barang yang akan dipindahkan,
3.7. Context Diagram
3.8. Data Flow Diagram (DFD) DFD Level 0
Penjelasan lebih lanjut dari pengembangan diagram konteks dapat di lihat pada Gambar 3.7
a. DFD Level 1
b. DFD level 1 Proses 2
Pengembangan data flow diagram level 0 proses 2 dapat dilihat pada Gambar 3.9
c. DFD level 1 Proses 3
Pengembangan data flow diagram level 0 proses 3 dapat dilihat pada Gambar 3.10
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Perancangan
Dari perancangan program sebelumnya berikut hasil dari perancangan yang telah dibuat yaitu sistem informasi pendataan barang inventaris pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar.
4.2. Tampilan Utama Program a. form login
Di dalam form login ini terdapat 2 tombol, yaitu login dan cancel.
4.3. Menu Utama
Melalui menu – menu di dalam form ini, user dapat masuk ke dalam form lainnya. Struktur menu yang terdapat pada form ini adalah:
a. Menu
b. Perpindahan barang.
c. Cari database d. Laporan e. @abaut me
Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama
4.4. Edit password
Form ini berguna bagi admin untuk menampilkan no ID dan Password dari user yang terdaftar. Admin juga memiliki hak untuk dapat mengedit dan menghapus ID serta Password yang ada.
4.5. Input Data Barang
Form ini berfungsi untuk menambah data barang inventaris yang ada di dinas Kependudukan.
Gambar 4.4 Tampilan Form Input
Data Barang
4.6. Perpindahan Barang
Di dalam form ini sebelum mengisi form perpindahan barang, terlebih dahulu mengisi data pegawainya, yaitu dengan mengisi id/ nip pegawai, nama pegawai, bagian,serta jabatan, lalu menekan tombol simpan.
4.7. Database Barang
Melalui from ini admin dapat melihat data barang inventaris yang ada di dalam database.
4.8. Database Perpindahan Barang Melalui from ini admin dapat melihat data perpindahan barang inventaris yang ada di dalam database.
Laporan perpindahan barang
Tampilan laporan data perpindahan barang inventaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kabupaten Aceh Besar.
4.9. Laporan Data Barang Inventaris Tampilan laporan data barang inventaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kabupaten Aceh Besar.
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian sebelumnya, maka penulis akan mengambil beberapa kesimpulan, yaitu sebagai berikut:
a. Sistem informasi pendataan barang inventaris dengan menggunakan
Microsoft Visual Basic sangat berperan penting dalam menyelesaikan tugas pegawai, terutama yang bertugas lapangan serta dapat meningkatkan efektivitas kerja, dimana dengan menggunakan sistem ini waktu yang diperlukan untuk pemprosesan data barang lebih cepat, sehingga informasi yang dihasilkan lebih berkualitas.
b. Dengan adanya Sistem Informasi pendataan barang inventaris pada dinas Kependududkan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar, proses pendataan barang inventaris, serta pelaporan data inventaris dapat dilakukan secara efektif dan cepat di bandingkan dengan cara manual.
c. Untuk membantu mempercepat proses pengolahan data barang, maka diperlukan sistem yang terkomputerisasi. Agar mampu menyajikan informasi yang berkualitas serta dapat mengefisiensikan waktu, tenaga dan pikiran dalam pengolahan data barang, sehingga dapat mengasilkan laporan yang lebih akurat.
5.2 Saran
Adapun saran yang penulis berikan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar, untuk meningkatkan kinerja pegawai dalam mengolah sistem informasi pendataan barang inventaris maka diharapkan sebaiknya digunakan komputer yang memiliki kemampuan besar dan di dukung perangkat keras lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Hutahapean,jeperson. 2014. Konsep system informasi, Yogyakarta: Budi Utama.
Hasanah, Uswatun.2011. Sistem Informasi Inventaris Pada Dinas Pendididkan Aceh Besar, Aceh Besar: tugas Akhir
Irman.2012. Sistem Informasi inventaris barang menggunakan Delphi ,Aceh Besar:
Tugas Akhir
Miwalndari,syiami.2010.Perancangan sistem Informasi inventaris barang. Tugas Akhir
Mulyanti, Sri. 2015. Sistem Informasi Pendataan Barang Inventaris Pada Dinas Kependududkan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Besar, Aceh Besar: Tugas Akhir
Nugroho,Soma setiawan Ponco.2014.Optimasi sistem Inventaris Barang Pada Laboratorium Komputer Teknik Informatika Universitas Muara Kudus, Muara Kudus: Tugas Akhir Raymond. 2011. Sistem Informasi untuk manajemen moder, Bandung: Erlangga.
Sugiama, A Gima. 2013. Manajemen asset Pariwisata, Bandung: Guardaya Itimarta.
Siregar, Doli D. 2014. Manajemen Aset, Jakarta: Gramedia pustaka utama.
Virmansyah, Yusuf 2012. Microsoft Accsess 2007, Jakarta: Sejahtera.
Yakub. 2014. Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: graham Ilmu.
