commit to user
TAHAPAN PENGURUSAN LAPORAN SURVEYOR (LS) PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI MUATAN KAPAL LAUT (Studi Kasus Pada PT. Purindo Logistics, Gentan Sukoharjo)
Tugas Akhir
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas -Tugas Dan Memenuhi Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya Pada Program Studi Diploma III
Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh :
DIMAS MOHAMMAD SYAIFUDDIN NIM : F3109025
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA 2012
commit to user
MOTO
Berani hidup tak takut mati… Takut mati jangan hidup...
Takut hidup mati saja... (KH. Zarkashy)
Suatu pekerjaan yang paling tak kunjung bisa diselesaikan adalah pekerjaan yang tak kunjung pernah dimulai
(JRR Tolkien, penulis Novel The Lord of the Rings)
Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat
mereka menyerah (Thomas Alva Edison)
What If I Had Never Tried It (Valentino Rossi)
commit to user
PERSEMBAHAN
1. Babbe dan Enyak tercinta, terima
kasih atas kasih sayang dan
dukungan yang tidak dapat diukur
dengan apapun.
2. Kakakku sekeluarga “Mbak Upix, Mas
Hari & si cantik Chilla Ciprut”.
3. My Twin Brother “Adie Doank”.
4. Utiku tersayang.
5. Inovasi Crew, Syahrini Auto Modify
crew and People Custom yang selalu
memberikan canda tawa.
6. Beloved friends of international
business 09
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya yang dilimpahkan pada kita semua sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “TAHAPAN PENGURUSAN LAPORAN SURVEYOR (LS) PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI MUATAN KAPAL LAUT (Studi Kasus Pada PT. Purindo Logistics, Gentan Sukoharjo)”.
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk melengkapi dan memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya Bisnis Internasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya bantuan, dorongan, dan bimbingan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang telah membantu secara langsung maupun tidak langsung yang telah mengarahkan, dan memberikan motivasi bagi penulis sehingga tersusunnya Tugas Akhir ini, khususnya kepada :
1. Drs. Sutomo, MS selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan memberikan waktu dan bimbingannya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Ketua Program Diploma III Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surkarta.
commit to user
4. Seluruh Dosen Pengajar dan Pengelola Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ilmu yang bermanfaat dan memberikan bantuan selama penulis mengikuti perkuliahan.
5. Manager utama PT. Purindo Logisics yang telah berkenan memberikan kesempatan pada penulis untuk magang kerja dan penelitian serta mencari data-data guna melengkapi laporan Tugas Akhir ini.
6. Mas Ervan, Agan Yani. Mbak Anis selaku staf PT. Purindo Logistics yang telah memberikan segala informasi yang diberikan dan dukungan serta bimbingan yang sangat bermanfaat bagi pengguna.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat diharapkan dari berbagai pihak demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini.
Surakarta, 29 Mei 2012
commit to user
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN ABSTRAKSI ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN MOTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xi
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xii
HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Perumusan Masalah ... 4 C. Tujuan Penelitian ... 4 D. Manfaat Penelitian ... 5 E. Metode Penelitan... 6
BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Umum Ekspor ... 9
B. Dokumen Penunjang Ekspor ... 10
C. Cara Pembayaran Ekspor... 14
D. Pelaku Perdagangan Internasional dan Dokumen Yang Diterbitkanya ... 18
E. Tahap -Tahapan Pelaksanaan Ekspor ... 20
F. Pengertian Ekspedisi Muatan Kapal Laut ... 31
G. Pengertian Freight Forwarder ... 32
H. Perbedaan antara Ekspedisi Muatan Kapal Laut dengan Freight Forwarder ... 34
commit to user
BAB III DISKRIPSI OBYEK PENELITIAN AN PEMBAHASAN
A. Diskripsi Obyek Penelitian... 35
1. Sejarah dan perkembangan... 33
2. Visi Dan Misi Perusahaan ... 36
3. Ruang Lingkup Kegiatan... 36
4. Lokasi Perusahaan ... 37
5. Struktur Organisasi ... 37
6. Jam Kerja ... 43
7. Cara Marketing ... 44
B. Pembahasan ... 44
1. Tahapan Pengurusan Laporan Surveyor PT. Purindo Logistics... 44
2. Hambatan-Hambatan yang Dihadapi Pihak Ekpedisi Muatan Kapal (EMKL) ... 49
BAB IV PENUTUP KESIMPULAN ... 52
SARAN... 53
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
commit to user
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 3.1 Pelaku PI dan dokumen yang diterbitkan ... 20 Tabel 3.2 Jam Kerja PT. Purindo Logistics ... 43
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Sale’s Contract Process ... 23
Gambar 2.2 L/C Opening Process ... 25
Gambar 2.3 Cargo Shipment Process ... 28
Gambar 2.4 Shipping Documents Negotiation Process ... 30
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan
2. Surat Keterangan Magang 3. Surat Izin Magang
4. Laporan Magang 5. Shipping Instruction 6. Invoice
7. Paking List 8. PPBE
9. Surat Perubahan Data 10. Persetujuan Ekspor (PE)
11. Pemberitahuan Barang Ekspor (PEB) 12. Laporan Surveyor (LS)
13. Bill of Lading (B/L)
14. Certificate of Origin (COO)
15. Pernyataan permohonan SKA Form A 16. Sruktur Biaya Per Unit SKA Form A 17. Certificate of Fumigation
commit to user
ABSTRAKSI
TAHAPAN PENGURUSAN LAPORAN SURVEYOR (LS) PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI MUATAN KAPAL LAUT (Studi Kasus Pada PT. Purindo Logistics, Gentan, Sukoharjo)
DIMAS MOHAMMAD SYAIFUDDIN F3109025
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memperoleh gambaran lebih mendalam dan pemahaman mengenai tahapan pengurusan laporan surveyor pada PT. Purindo Logistics sebagai Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) yang ditunjuk oleh para eksportir untuk membantu pelaksanaan ekspor.
Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus, yaitu mengambil satu objek tertentu untuk dianalisis secara mendalam dengan memfokuskan pada suatu masalah. Data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Data primer dikumpulkan melalui wawancara langsung dengan pihak PT. Purindo Logistics dalam hal ini manager dan karyawan. Sedangkan data sekunder diperoleh dari buku maupun buku bacaan lainnya yang ada kaitannya dengan pokok pembahasan dalam menyusun tugas akhir.
Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa PT. Purindo Logistics dalam membantu para shipper atau eksportir dalam pengurusan laporan surveyor yaitu di mulai dari menerima shipping instruction (SI), Invoice dan Paking List dari eksportir, menindak lanjuti Shipping Instruction, mengurus PPBE dan mengajukan ke Sucofindo, stuffing, menerima suffing report berupa Invoice dan
Packing List apabila terjadi perubahan data, membuat surat perubahan data
kemudian mengajukan kembali ke Sucofindo. Dokumen-dokumen yang di kerjakan pihak PT. Purindo Logistics dalam pengurusan laporan surveyor antara lain : shipping instruction (SI), Invoice, Paking List, PPBE (Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor), suffing report dan Surat Perubahan Data. Hambatan yang dihadapi PT. Purindo Logistics adalah dalam pembuatan PPBE yaitu dokumen Permohonan Pemeriksaan Barang ekspor yang harus di buat maksimal satu hari sebelum stuffing dan untuk mengantisipasi serta memahami masalah tersebut sudah dilakukan upayanya.
Saran yang dapat diajukan adalah PT. Purindo Logistics dalam menghadapi hambatan-hambatan perlu adanya peningkatan komunikasi yang lancar dengan semua pihak baik pihak pengangkut, non pengangkut, maupun pihak lain serta perlu meningkatkan kerjasama antar pegawai yang diimbangi dengan control emosional, agar hasil yang dicapai bisa maksimal.
Kata Kunci : Shipping instruction, Invoice, Paking List, PPBE, dan, Laporan Surveyor.
commit to user
ABSTRACT
TAHAPAN PENGURUSAN LAPORAN SURVEYOR (LS) PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI MUATAN KAPAL LAUT (Studi Kasus Pada PT. Purindo Logistics, Gentan, Sukoharjo)
DIMAS MOHAMMAD SYAIFUDDIN F3109025
The purpose of this final project is to obtain a deeper understanding of the stages and management of surveyors report at PT. Purindo Cargo Logistics as a Naval Expedition Company (EMKL) designated by the exporters to assist the implementation of export.
The method used is a case study, namely taking a particular object to be analyzed in depth by focusing on a problem. The data used are primary and secondary data. Primary data was collected through direct interviews with the PT. Purindo Logistics in this case manager and employee. While the secondary data obtained from books or other reading materials that are related to the subject of discussion in preparing the final project.
The results can be concluded that the PT. Purindo Logistics in helping the shipper or exporter in the management of surveyors reporting on everything from shipping to receive instruction (SI), Invoice and Packing List of exporters, following up the Shipping Instruction, and submit to the care of the PPBE Sucofindo, stuffing, suffing report be received and Invoice Packing List if there is a change of data, making data changes and then submit a letter back to Sucofindo. The documents are in doing the PT. Purindo Logistics in the management of surveyors report include: shipping instruction (SI), Invoice, Packing List, PPBE (Application for Inspection of Export Goods), suffing Data Change report and letter.
Barriers faced by PT. Purindo Logistics is in the making PPBE the Examination Application documents to export goods made up one day prior to stuffing and to anticipate and understand the problem is already done its efforts. Advice that can be asked is PT. Purindo Logistics in the face of the obstacles to an increase in smooth communication with all parties, both parties carriers, non-carriers, and other parties as well as the need to enhance cooperation among employees that is offset by the emotional control, so that maximum results can be achieved.
Keywords : Shipping instruction, Invoice, Packing List, PPBE, and, Surveyor Report
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di setiap negara, perkembangan dunia bisnis internasional sangat membantu perkembangan perekonomian suatu negara untuk dapat bekerja sama dengan negara lain melalui transaksi perdagangan internasional. Transaksi perdagangan luar negeri lebih dikenal dengan istilah ekspor-impor. Pada hakekatnya ekspor impor adalah suatu transaksi jual beli barang antara penjual (eksportir) dan pembeli (importir) yang bertempat tinggal di negara-negara yang berbeda. Namun dalam pertukaran barang dan jasa yang menyeberangi laut dan darat ini tidak jarang timbul berbagai masalah yang kompleks antara pengusaha-pengusaha yang mempunyai perbedaan bahasa, kebudayaan, adat istiadat, dan cara-cara yang berbeda. (Roselyne Hutabarat, 1990 : 01)
Kegiatan ekspor impor selain tujuan bisnis juga bertujuan pertukaran barang dari suatu negara dengan negara lain. Dimana kedua negara tersebut mempunyai maksud untuk memenuhi kebutuhan dalam negeri mereka masing-masing. Pertukaran lintas negara berbeda dengan perdagangan luar negeri yaitu berbeda dalam hal peraturan kepabeanan, ukuran, takaran, mutu standar produk, serta peraturan perdagangan luar negeri yang di terapkan oleh pemerintah setempat.
Dalam pelaksanaan kegiatan ekspor para eksportir menjual produknya sendiri ataupun menggunakan jasa perusahaan lain. Eksportir yang
commit to user
menggunakan jasa perusahaan lain produknya kurang bisa bersaing dan berkembang. Sehingga di dalam kegiatan ekspor mutu produk sangat diperlukan agar mampu bersaing dengan produk yang ada di pasaran.
Ekspor-impor juga lazim disebut sebagai perdagangan dokumen, karena hampir seluruh aktifitasnya dibuktikan dan di presentasikan dalam bentuk dokumen. Dalam penawaran dilakukan dalm bentuk tertulis, surat pesanan juga di buat dalam bentuk tertulis, kontrak jual beli antara eksportir dengan importir sampai dokumen-dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan ekspor maupun impor diwujudkan dalam bentuk tertulis. (Amir MS, 2002 : 13)
Dalam transaksi ekspor membutuhkan pengetahuan yang mendalam tentang prosedur ekspor, karena begitu banyaknya dokumen yang harus dipenuhi. Para pengusaha kendatipun sudah sangat memahami suatu bidang misalnya menghitung biaya dan melihat peluang, namun sering kali kurang memahami masalah logistik dan dokumen. Dalam proses pengiriman barang ke luar negeri para eksportir tidak mengerjakan sendiri seluruh tugas logistik yang menjadi tanggung jawabnya, ditambah dengan PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN NOMOR : 35/M-DAG/PER/11/2011 tentang ketentuan ekspor rotan dan produk rotan menambah kesulitan para eksportir untuk mengurus dokumen ekspor. Namun dengan berbagai alasan diantaranya pengetahuan para eksportir sendiri mengenahi hal logistik sampai sekarang masih kurang, maka para eksportir dalam menjalankan ekspornya lebih memfokuskan pada produk yang akan diekspor agar dapat bersaing dengan dengan produk lain. Oleh sebab itu dalam penanganan masalah logistik dan dokumen bila ditangani akan memakan biaya yang mahal serta tenaga kerja
commit to user
yang banyak khusunya bagi para eksportir pemula, sehingga sebagian tugas biasanya diserahkan pada jasa pengurusan dokumen dan logistik (perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa transportasi) berupa Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) dan Ekspedisi Muatan Kapal Udara (EMKU). Dalam hal ini penulis hanya akan menguraikan tentang kegiatan-kegiatan yang dilakuakan Ekspedisi Muatan Kapal Laut dan dokumen-dokumen yang dikerjakan oleh Ekspedisi Muatan Kapal Laut.
EMKL merupakan perusahaan jasa yang bergerak dalam hal pengurusan dokumen dan muatan yang diangkut melalui kapal atau berasal dari kapal. (Suyono, 2003 : 15)
Usaha ini hanya bergerak di wilayah dalam negeri saja atau bersifat lokal. Sehingga dalam implementasinya aktifitas EMKL bertindak sebagai wakil eksportir dan bertanggung jawab penuh atas pengiriman barang sampai diatas kapal dan pemenuhan dokumen yang diperlukan untuk ekspor.
PT. Purindo Logistics merupakan salah satu perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) dan Freight Forwader yang mempunyai peranan penting dalam hal pengurusan logistics. Diantaranya adalah memberikan jasa-jasa untuk menjamin muatan ekspor sampai di pelabuhan tujuan secepatnya dalam kondisi baik mungkin dan tanpa menimbulkan banyak masalah. Selain itu juga berperan dalam pengurusan dan pembuatan dokumen ekspor, antara lain :
Invoice, Packing list, Persetujuan Ekspor (PE), Pemberitahuan Ekspor Barang
commit to user
Fumigation, Permintaan Pemeriksaan Barang Ekspor (PPBE) dan Bill of lading (B/L).
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, studi ini ditujukan untuk mengetahui bagaimana tahapan pengurusan dokumen dalam pelaksanan ekspor, sehingga dalam penelitian ini penulis mengambil judul “TAHAPAN
PENGURUSAN LAPORAN SURVEYOR (LS) PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI MUATAN KAPAL LAUT” (Studi Kasus Pada PT. Purindo Logistics, Gentan, Sukoharjo)
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas, maka pokok permasalahan yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana tahapan pengurusan laporan surveyor (LS) pada PT. purindo Logistics ?
2. Hambatan apa saja yang dihadapi PT. Purindo Logistics dalam pengurusan
laporan surveyor dan bagaimana cara mengatasinya ?
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini dilakukan adalah untuk memberikan kesimpulan pada permasalahan. Tujuan dari penelitian ini adalah :
commit to user
1. Untuk mengetahui pengurusan laporan surveyor (LS) pada PT. purindo Logistics.
2. Untuk mengetahui hambatan apa saja yang dihadapi PT. Purindo Logistics dalam pengurusan laporan surveyor dan bagaimana cara mengatasinya.
D. Maanfaat Penelitian
1. Manfaat Bagi Perusahaan
Memberikan masukan mengenahi hal-hal yang berhubungan dengan aktifitas ekspor yang dapat digunakan sbagai salah satu bahan evaluasi bagi perusahaan dalam mengambil kebijaksanaan untuk meningkatkan aktifitas ekspor dan pengembangan usaha.
2. Manfaat Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Menberikan pengetahuan secara mendetail tentang prosedur dalam pelaksanaan ekspor dengan menggunakan Sistem Teknologi Informasi sehingga memudahkan hubungan antar eksportir dan importir serta memudahkan Ekspedisi Muatan Kapal Laut dcan Frreight Forwarder dalam pembuatan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam kegiatan ekspor dan dapat memonitor barangnya karena Freight Forwarder bertanggung jawab atas keselamatan barang sehingga barang dapat diangkut dengan aman sanpai di tempat tujuan.
3. Bagi Mahasiswa
Menambah referensi bacaan dan informasi bagi Mahasiswa Jurusan Manajemen Perdagangan yang sedang dalam proses penyusunan Tugas Akhir dengan pokok bahsan yang relevan. Selain itu penulisan ini juga
commit to user
dapat digunakan sebagai acuan bagi perusahaan dalam pengembangan usaha dengan berbasis teknologi yang semakin maju.
E. Metode Penelitian
Riset atau penelitihan pada dasarnya merupakan suatu kegiatan untuk memperoleh data/informasi yang berguna untuk mengetahui sesuatu, untuk memecahkan atau mengembangkan ilmu pengetahuan. Untuk mendapatkan hasil yang akurat, penelitian harus di dasarkan pada metode-metode yang sesuai.
1. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitihan ini dilakukan melaui magang kerja selama 2 bulan di PT. Purindo Logistics yang berlokasi di Perum Gentan Citra Indah Blok F.12 Gentan Sukoharjo.
2. Jenis dan Alat Pengumpulan Data
a. Jenis Data 1) Data Primer
Yaitu data yang di kumpulkan oleh penulis secara langsung melalui obyeknya/sumbernya. Data ini diperoleh dengan cara wawancara langsung dengan staff dan para karyawan PT. Purindo Logistics berkenaan dengan gambaran umum PT. Purindo Logistics. Data Primer tersebut antara lain tahapan pengurusan laporan surveyor yang dilakukan PT. Purindo Logistics.
commit to user 2) Data Sekunder
Yaitu data pendukung yang diperoleh dari sumber lain yang berkaitan dengan penelitian. Data ini penulis peroleh dari buku maupun sumber bacaan lainnya yang berkaitan dengan pokok persoalan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
b. Metode Pengumpulan Data 1) Wawancara
Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan tanpa disertai alternative jawabannya baik secara langsung atau tidak langsung yang dilaksanakan dengan tatap muka dengan pihak PT. Purindo Logistics. Pertanyaan yang di ajukan adalah bagaimana tahapan pengurusan laporan surveyor yang dilakukan oleh PT. Purindo Logistics.
2) Observasi
Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan secara langsung melalui pengamatan mengenahi kegiatan yang dilakukan PT. Purindo Logistik yang berkaitan dengan tahapan pengurusan laporan surveyor. Pengamatan dilakukan yaitu dengan malakukan magang kerja selama 2 bulan.
commit to user
3. Sumber Data
a. Sumber data primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya. Data ini diperoleh dengan cara wawancara secara langsung dengan pihak PT. Purindo Logistics yaitu pada bagian operasional, bagian ekspor dokumen, dan 3 staff perusahaan.
b. Sumber data sekunder
Yaitu data pendukung yang diperoleh dari sumber lain yang berkaitan dengan penelitian. Data ini di peroleh dari buku maupun sumber bacaan lain yaitu Buku Prosedur Ekspor Impor.
commit to user
9
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Umum Ekspor
Pengertian Ekspor
Ekspor adalah “upaya mengeluarkam barang-banrang dari peredaran dalam masyarakat dan mengirimkan ke luar negeri sesuai dengan ketentuan pemerintah dan mengharapkan pembayaran dalam bentuk valuta asing”. (Amir M.S, 2004 : 100)
Berdasarkan UU Kepabeanan No.10 th. 1995, pengertian ekspor adalah “mengeluarkan barang dari wilayah pabean Indonesia”. Menuut Berry Punan ekspor adalah “perdagangan dengan mengeluarkan barang dari dalam keluar pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan-ketentuan yang berlaku. Sedangkan menurut PPEI, (2011 : 1) ekspor adalah “mengeluarkan barang dari wilayah pabean suatu negara keluar wilayah pabean negara lain”. Daerah pabean adalah wilayah Indonesia yang meliputi wilayah darat, perairan dan ruang angkasa diatasnya serta tempat-tempat tertentu yang di dalamnya berlaku UU NO X/1995 tentang kepabeanan.
Berdasarkan pengertian diatas dapat di simpulkan bahwa ekspor adalah upaya melakukan penjualan barang kepada pembeli yang berdomisili di negara lain dengan cara mengeluarkan barang dari wilayah pabean Indonesia sesuai dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan pemerintah, dengan tujuan untuk memperoleh pembayaran dalam bentuk valuta asing.
commit to user
B. Dokumen Penunjang Ekspor
Di dalam melakukan kegiatan ekspor produk ke luar negeri memerlukan dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan untuk kelancaran ekspor dan dokumen-dokumen tersebut harus dipersiapkan lebih cepat sebelum atau bersamaan dengan barang yang akan dikirim, sebab dokumen dan barang yang dikirim sampai ke negara tujuan harus bersamaan. Berdasarkan buku (PPEI, 2011 : 8-15)
1. Commercial Invoice
Suatu dokumen yang sangat esensial dalam perdagangan, sebab di dalam invoice tercantum data-data tentang no, perincian barang-barang yang dijual, harga barang, nama dan alamat pembeli, cara pengapalan, dan lain sebagainya.
2. Packing / Weight List
Dokumen ini menerangkan uraian barang-barang yang dipak, dibungkus, atau di ikat dalam peti, kaleng, kardus dan sebagainya yang berfungsi untuk memudahkan pemeriksaan oleh Bea dan Cukai atau pada waktu pembongkaran di negara tujuan.
3. Full Set On Board Ocean Bill Of Laeding (B/L)
Dokumen pengapalan atau surat yang membuktikan bahwa barang yang tercantum di dalamnya sudah termuat dalam kapal.
4. Surat Keterangan Asal (SKA)
Pernyataan yang di tanda tangani untuk membuktikan asal dari barang-barang yang di ekspor dan bahwa barang-barang tersebut benar-benar hasil produksi dari negara eksportir.
commit to user 5. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Dokumen pabean yang digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang isinya antara lain jenis barang ekspor (umum, terkena pajak ekspor, mendapatkan fasilitas pembebasan dan pengembalian bea masuk, dan barang ekspor lainnya) indentitas eksportir, nama importer, NPWP, Izin khusus (SIE, Karantina, SM) No HS, berat barang, negara tujuan, propinsi asal barang, cara penyerahan barang (FOB, CIF, CFR, dll) merek dan nomor kemasan, dll.
6. Airway Bill
Airway Bill merupakan tanda terima barang yang dikirim melalui
udara untuk orang dan alamat tertentu. 7. Inspection Certificate
Sertifikat ini memuat tentang keadaan barang yang dibuat independent surveyor, juru pemeriksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional. Sertifikat ini memberikan jaminan : mutu dan jumlah barang, ukuran dan berat barang, pembungkusan dan pengepakan.
8. Marine and air insurance Certificate
Asuransi ini merupakan persetujuan dimana pihak penanggung berjanji akan mengganti kerugian sehubungan dengan kerusakan, kehilangan. Dalam kontrak FOB dan C&F importir bertanggung jawab atas asuransi barang-barang, sedangkan dalam kontrak CIF eksportirlah yang menutup asuransinya.
commit to user 9. Insurance Document
Suatu persetujuan dimana pihak penanggung berjanji akan mengganti kerugian sehubungan dengan kerusakan-kerusakan, kerugian atau kehilangan laba yang diharapkan oleh pihak tertanggung.
10. Certificate of Quality
Sertifikat ini merupakan surat keterangan yang menyatakan tentang mutu barang yang diekspor, sertifikat ini dikeluarkan oleh badan penelitian yang disahkan oleh pemerintah suatu negara. Sertifikat ini wajib dimiliki oleh setiap eksportir untuk keperluan perdagangan.
11. Manufakturer’s Quality Certificate
Sertifikat mutu ini memberikan penjelasan tentang baru atau tidaknya barang dan apakah sudah memenuhi standar yang telah ditetapkan. Sertifikat ini dibuat oleh pabrik pembuat atau suatu lembaga resmi, swasta maupun pemerintah.
12. Sanitary, Health and Venetary Certificate
Sertifikat ini diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan baku ekspor, tanaman atau bahan hasil tanaman telah diperiksa dan dinyatakan bebas hama penyakit. Dalam sertifikat ini juga dijelaskan tingkat daya tahan barang, kebersihan serta aspek kesehatan lainnya. Dokumen ini dikeluarkan oleh jawatan resmi yang telah ditunjuk oleh pemerintah. 13. Certificate of Analysis
Keterangan yang memuat hasil analisis barang dari laboratorium yang dilakukan oleh laboratory body yang ditunjuk oleh pemerintah atau negara pembeli.
commit to user 14. Weight Note and Maesurement List
Yang dimaksud dengan weight note adalah surat keterangan tentang berat barang yang dibuat oleh eksportir di ketahui oleh surveyor pelayaran. Sedangkan measurement list adalah surat keterangan yang menerangkan tentang ukuran panjang, lebar, tebal, tipis, garis tengah dan isi barang yang diekspor di buat oleh eksportir.
15. Ekspor’s Certificate
Surat keterangan ini merupakan keterangan dari eksportir yang menyatakan bahwa barang yang dikapalkan merupakan hasil produk sendiri atau perusahaan lain.
16. Manufakturer’s Certificate
Surat keterangan ini merupakan keterangan dari pembuat barang yang menyatakan bahwa barang-barang tersebut adalah hasil produksinya. 17. Beneficiary Certificate
Surat keterangan yang dibuat oleh eksportir yang menyatakan tentang telah dikirimnya dokumen ekspor asli/copy kepada importir.
18. Shipping Agent Certificate
Surat keterangan yang dibuat oleh shipping agen atas perintah
beneficiary berdasarkan perintah L/C. Isinya antara lain mengenai jenis
kapal beserta jalur pelayaran. 19. Special Customs Invoice
Dokumen yang dipergunakan untuk mempercepat barang penilaian bea masuk di negara pengimpor seperti kanada.
commit to user 20. Consular Invoice
Dokumen invoice yang dikeluarkan oleh kedutaan (konsulat) yang berhak menandatangani adalah konsul perdagangan negara pembeli, tujuannya untuk melihat dengan pasti harga jual dan tidak terjadinya
dumping price.
21. Wesel
Merupakan alat pembayaran, perintah yang tidak bersyarat dalam bentuk tertulis oleh seseorang kepada orang lain ditandatangani oleh orang yang menarik (drawer) dan mengharuskan pihak tertarik (drawee) untuk membayar pada saat diminta atau pada waktu tertentu.
C. Cara Pembayaran Ekspor
Pembayaran transaksi ekspor dapat dilakukan dengan cara tunai atau kredit yang diwujudkan dalam berbagai bentuk. Adapun cara pembayaran ekspor yang dimaksud antara lain :
1. Advance Payment (pembayaran dimuka)
Sistem Pembayaran dimana pembeli (importir) membayar dimuka (pay in advance) kepada penjual (eksportir) sebelum barang-barang dikirim oleh penjual tersebut. Ini berarti importir memberikan kredit kepada eksportir untuk mempersiapkan barangnya dan menerima pembayaran sebelum barang dikapalkan dengan catatan di antara keduanya sudah terdapat hubungan yang baik dan saling percaya. Oleh karena itu pembayaran dimuka mempunyai arti bahwa eksportir mempunyai baik barang maupun uang (Roselyne Hutabarat, 1992 : 10).
commit to user 2. Open Acount (pembayaran kemudian)
Sistem pembayaran ini adalah kebalikan dari system “Advance
Payment”. Dalam hal ini yang menanggung resiko adalah eksportir,
sedangkan yang mendapat fasilitas kredit atau penanguhan pembayaran adalah importir (Roselyne Hutabarat, 1992 : 11).
Disebutkan Open Acount (pembayaran kemudian) karena importir belum melakukan pelunasan pembayaran kepada eksportir sebelum barang-barang yang dikapalkan sampai ditempat tujuan dan diterima oleh importir.
3. Collection Draft (wesel inkaso)
Sistem pembayaran ini lebih besar kekuatannya dari “Open
Acount” sebab eksportir mempunyai hak dalam pengawasan
barang-barang sampai draf atau weselnya disetujui atau dibayar. Eksportir atau si penarik wesel (drawer) mengapalkan barang-barang ekspornya yang ditujukan kepada importir dan sementara itu dokumen-dokumen pmilik atau penguasaan atas barang-barang tersebut secar langsung atau melalui banknya di dalam negeri di kirim ke bank importir di luar negeri yang merupakan pihak tertarik dari wesel yang bersangkutan atau drawe (Roselyne Hutabarat, 1992 : 11-12).
4. Consigment (konsinyasi)
Konsinyasi adalah pengiriman barang-barang ekspor kepada importir di luar negeri dimana barang-barang tersebut dikirim oleh eksportir sebagai titipan untuk dijual oleh importir dengan harga yang ditetapkan oleh eksportir (Roselyne Hutabarat, 1992 : 12-13).
commit to user 5. Letter Of Credit (L/C)
Merupakan cara yang paling aman bagi eksportir untuk memperoleh hasil dari penjualan barangnya dari importir asalkan eksportir tersebut dapat menyerahkan dokumen-dokumen sesuai dengan yang disyaratkan dalam L/C. Dalam penerbitan L/C ini sebuah bank bertindak sebagai pengganti importir yaitu pihak yang memberikan kepercayaan dan kepastian kepada penjual bahwa pembayaran akan dilakukan oleh pihak bank tersebut sesuai dengan persayaratan-persyaratan yang terdapat di dalam L/C.
Perlu diperhatikan bahwa dalam transaksi L/C bank hanya melihat dan berkepentingan dalam dokumen-dokumen saja dan tidak terlibat dalam barang-barang. Oleh karena itu L/C tidak menjamin importir bahwa isi pengapalan-pengapalan oleh eksportir adalah sesuai dengan yang disebut dalam “Sale’s Contract” antara kedua belah pihak eksportir dan importir (Roselyne Hutabarat, 1992 : 13).
6. Telegraphic Transfer
Telegraphic Transfer (TT) merupakan suatu sistem pembayaran
dimana dalam hal pengiriman dananya dengan menggunakan telex atau pesan kawat. Pembayaran tersebut dilaksanakan oleh bank devisa di Negara importir dengan mengirim sejumlah uang tertentu yang disebutkan didalam (TT) kepada bank koresponden di negara eksportir. Pengiriman dana jenis ini jelas mempercepat tibanya dana tersebut kepada penerima (Berry Punan, 1996 : 49).
commit to user 7. Cara pembayaran lain-lain.
Cara pembayaran yang mungkin dilakukan dalam perdagangan internasional dengan kesepakatan pembeli dan penjual antara lain :
a. Barter
Sistem pembayaran barter merupakan bentuk paling sederhana dari
counter trade yang merupakan pertukaran barang dengan barang secara
langsung tanpa adanya pembayaran dalam bentuk uang dan banyak ditempuh di negara-negara berkembang karena mengalami kesulitan dalam meningkatkan volume dan mepromosikan barang-barang ekspornya (Roselyne Hutabarat, 1992 : 14).
b. Barter dan konsinyasi
Bahwa nilai barang ekspor mungkin lebih tinggi dari barang impor sehingga selisih harga harus dibayar oleh importir luar negeri dengan cara transfer (Roselyne Hutabarat, 1992 : 14).
c. Advance Payment kurang dari 100%
Pembayaran dimuka bukan dari seluruh barang yang diekspor, tetapi 10, 25 sampai dengan 95% dari barang ekspor. Sisanya ditagih dengan collection (Roselyne Hutabarat, 1992 : 15).
d. Pembayaran secara tunai
Pembayaran yang dilakukan secara langsung tunai (cash) oleh pembeli (importir) kepada penjual (eksportir) dan biasanya pembeli mempunyai perwakilan (agen) di tempat penjual (Roselyne Hutabarat, 1992 : 15).
commit to user
D. Pelaku Perdagangan Internasional dan Dokumen Yang Diterbitkanya
Menurut buku (PPEI, 2011 : 2-3) para pelaku perdagangan internasional
dan dokumen yang diterbitkan antara lain :
Tabel 3.1 Pelaku PI dan dokumen yang diterbitkan
No Pelaku PI Dokumen yang diterbitkan
1 Produsen a. Kontrak Penjualan b. Manufacture Certificate c. Instruction Manual d. Broshure 2 Eksportir a. Broshure b. offersheet c. Sale's contract d. Invoice e. Consular Invoice f. Packing List g. Weigh Note
h. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
3 Bank a. Letter of Credit
b. Surat Setoran Pajak (SSP)
c. Surat Setoran Bea Cukai (SSBC)
d. Nota perhitungan pembayaran wesel ekspor
commit to user
4 Balai Pengujian dan a. Certificate of Quality
Sertifikasi Mutu Barang b. Tes Certificate Surveyor c. Chemical analysis
5 Usaha jasa transportasi a. Packing List
b. Measurement List
c. Weight Note
6 Dirjen Bea dan Cukai a. Fiat (izin) muat barang (PEB)
7 Dinas Karantina a. Phitosanitary Certificate
8 Independen Surveyor a. Certificate of Quality b. Certificate of Weight c. Chemical Analysis d. Survey Report e. Inspection Certificate f. Test Certificate
9 Dinas Peternakan a. Vetenery Certificate
10 Perusahaan Asuransi a. Cover Note
b. Insurance Policy
11 BPEN-ITPC-ATASE- a. General Information
commit to user lain-lain c. Trade Mission d. Trade Fair e. Trade Consultation
12 Perusahaan Pelayaran a. Mate Receipt (resi mualim)
b. Bill of Lading (B/L)
13 Angkutan Udara a. Airway Bill
14 Dinas Perindag a. Surat Keterangan Asal (SKA)
b. Angka Pengenal Impor (API)
15 Kantor Inspeksi Pajak a. NPWP
16 Keduataan Negara Asing a. Consular Invoice
Sumber : PPEI, 2011 : 2-3
E. Tahap -Tahapan Pelaksanaan Ekspor
Dalam melaksanakan ekspor barang ke luar negeri diperlukan tahapan-tahapan ekspor agar semua kegiatan ekspor tersebut dapat berjalan secara teratur. Berdasarkan buku (PPEI, 2011 : 4-10), tahap-tahap pelaksanaan ekspor tersebut antara lain :
commit to user
1. Sale’s Contract Process
a. Eksportir mempromosikan komoditas yang akan diekspornya melauli media promosi seperti pameran dagang, iklan di Koran, majalah maupun televisi, baik di luar negeri maupun di dalam negeri, atau melalui badan-badan urusan promosi ekspor seperti Badan Pengembangan Ekspor Nasional (BPEN), Kamar Dagang dan Industri – Indonesia (KADIN Indonesia), Atase Perdagangan RI ditiap Kedutaan Besar Asing yang ada di Jakarta, Kamar Dagang dan Industri Negara Asing di Jakarta dan Kota Besar Indonesia lainnya seperti AMCHAM (American Chamber of Commerce), China External Trade Association (CETRA), Japan External Trade Organization (JERTO), Korean Trade
Agency (KOTRA) dan lain-lain.
Tujuan promosi adalah untuk menarik minat calon importir terhadap komoditas yang akan di ekspor.
b. Importir yang berminat akan mengirimkan surat permintaan harga atau
Letter of Inquiry kepada eksportir.
Letter of Inquiry lazimnya berisikan permintaan penawaran harga
dengan memberitahukan mutu barang yang diinginkan, kuantum yang ingin dibeli, harga satuan dan total harga dalam valuta asing (US Dollar dan lainya), waktu pengiriman (Shipment Date) dan pelabuhan tujuan yang diinginkan.
c. Eksportir memenuhi permintaan importir dengan mengirimkan surat penawaran harga yang lazim disebut Offer Sheet.
commit to user
Offer Sheet berisikan keterangan sesuai permintaan importir, seperti
uraian barang, mutu, kuantum, waktu penyerahan, harga dan tempat penyerahan barang, syarat pembayaran, waktu pengapalan, cara pengepakan barang, brosur, dan bila perlu contoh barang yang ditawarkan.
d. Importir setelah mempelajari dengan seksama Offer Sheet dari eksportir menempatkan surat pesanan dalam bentuk Order Sheet atau Purchase
Order kepada eksportir.
e. Eksportir menyiapakan kontrak jual beli ekspor (Sale’s Contract) sesuai dengan data-data dari Offer Sheet dan Order Sheet ditambahkan dengan keterangan seperti Forje Majeur Clause, Claim, syarat pengapalan seperti Partial Shipment, Transhipment, Vassel Age dan lain-lain. Ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan kepada importir untuk ditandatangani pula sebagai tanda persetujuan atas Sale’s Contract itu.
Sale’s Contract lazimnya dibuat aslinya dalam rangkap 2 (Two Original)
f. Importir mempelajari dengan seksama “Sale’s Contract”, dan apabila menyetujuinya, lantas ditandatangani importir untuk dikembalikan kepada eksportir. Satu copy original ditahan oleh importir sebagai dokumen asli transaksi, yang lazim disebut sebagai Sale’s
Confirmation.
Kedua copy Sale’s Confirmation yang asli ini mempunyai kekuatan hukum yang sama.
commit to user INQUIRY
pINQUIRY
ORDER SHEET SALE’S CONFIRMATIONDALAM
LUAR
NEGERI NEGERIGambar 2.1 : Sale’s Contract Process
Sumber : PPEI, 2011 : 5
E
K
S
P
O
R
T
I
R
I
M
P
O
R
T
I
R
PROMOSI
2
SALE’S CONTRACTOFFER SHEET
5
4
3
6
1
commit to user
2. L/C Opening Proces
a. Impotir meminta kepada Bank Devisanya untuk membuka sebuah
Letter of Credit (L/C) sebagai dana yang dipersiapkan untuk melunasi
hutangnya kepada eksportir, sejumlah yang disepakati dalam Sale’s
Contract. L/C yang dibuka adalah untuk dan atas nama eksportir atau
badan usaha lain yang ditentukan eksportir, sesuai kesepakatan di dalam Sale’s Contract.
Bank Devisa yang diminta importir membuka L/C itu disebut dengan
Opening Bank. Opening Bank inilah yang bertanggung jawab
melakukan pembayaran atas L/C itu kepada eksportir penerima L/C itu. Importir yang minta pembukuan L/C disebut Applicant.
b. Opening Bank setelah menyelesaikan jaminan dana L/C dengan importir, melakukan pembukaan L/C melalui Bank Korespondennya di negara eksportir.
Pembukaan L/C itu dapat di lakukan dengan surat – kawat – telex –
faximile atau media elektronik lainnya yang sah.
Penegasan pembukaan L/C itu dalam bentuk tertulis disebut dengan L/C
Confirmation yang diteruskan oleh Opening Bank kepada Bank
Korespondennya untuk disampaikan kepda penerima, yaitu eksportir yang disebut dalam surat itu.
Bank Koresponden yang diminta Opening Bank untuk menyampaikan amanat pembuakaan L/C itu disebut Advising Bank.
c. Advising Bank setelah meneliti keabsahan amanat pembuka L/C yang diterimanya dari Opening Bank, meneruskan amanat pembuka L/C itu
commit to user
kepada eksportir yang berhak menerima dengan surat penghantar dari
Advising Bank. Surat pengantar itu disebut sebagai L/C Advise,
sedangkan eksportir penerima L/C itu disebut dengan Beneficiary. Bila
Advising Bank diminta dengan tertulis oleh Opening Bank untuk turut
menjamin pembayaran atas L/C itu, maka Advising Bank juga disebut sebagai Confirming Bank.
Aplikasi L/C
L/C Confirmation LUAR NEGERI
- - -
DALAM NEGERI
L/C Advice
Gambar 2.2 : L/C Opening Process
Sumber : PPEI, 2011 : 6
IMPORTIR
(Aplicant)
ADVISING
BANK
EKSPORTIR
(Beneficiary)
OPENING
BANK
2
3
1
commit to user
3. Cargo Shipment Proces
a. Eksportir setelah menerima “L/C Confirmation” yang sifatnya operatif (sah sebagai landasan pembayaran) lantas mempersiapkan barang “Ready for Eksport”. Melakukan “Boking” atau memesan ruangan (space) kepada Perusahaan Pelayaran (Shipping Company) yang akan berangkat kepelabuhan tujuan sesuai dengan yang dimaksud dalam “Sale’s Contract” atau L/C serta sesuai dengan waktu pengapalan (Shipment Date) yang disepakati dalam Sale’s Contract.
Kemudian mengurus formalitas ekspor seperti mengisi Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), membayar Pajak Ekspor (PE) dan Pajak Ekspor Tambahan (PET) melaui Advising Bank. Mengurus izin muat dengan kantor inspeksi Bea dan Cukai di pelabuhan muat.
Setelah semua fasilitas ekspor selesai, kemudian menyerahkan barang kepada Perusahaan Pelayaran (Shipping Company) untuk dimuat pada waktu yang telah disepakati.
b. Shipping Company, setelah selesai melakukan permuatan barang ke atas kapal, menyerahkan bukti penerimaan barang, bukti kontrak angkutan, dan bukti kepemilikan barang dalam bentuk Bill ot Lading (B/L) atau
Transport Document lainnya kepada eksportir yang dalam pengankutan
ini disebut sebagai Shipper.
c. Shipping Company bertanggung jawab untuk mengangkut muatan itu sampai ke pelabuhan tujuan, serta menyerahkan dengan selamat dan utuh kepada penerima barang yang disebut dalam B/L di pelabuahan tujuan (Destination Port) yang disebut dalam Bill of Lading tersebut.
commit to user
d. Importir selaku penerima barang (Consignee), bila telah menerima dokumen pengapalan (Shipping Document) dari Opening Bank mengurus izin impor (Import Clearance) dengan pihak Bea dan Cukai di pelabuhan tujuan.
Setelah itu menghubungi agen pelayaran (Shipping Agent) di pelabuhan tujuan di negaranya untuk menerima muatan itu.
e. Shipping Agent menyerahkan muatan kepada importir segera setelah pelunasan biaya yang menjadi hak Shipping Agent bersangkutan. Dengan ini selesailah proses penerimaan barang oleh importir.
commit to user Sh ip me n t Import Clearence Cargo Delivery LUAR NEGERI
- - - - - - - - -
DALAM NEGERI BokingPEB Bill of Lading
Gambar 2.3 : Cargo Shipment Process
Sumber : PPEI, 2011 : 7 IMPORTIR (Aplicant) CUSTOM OFFICE OPENING BANK SHIPPING AGENT SHIPPING COMPANY BEA DAN CUKAI ADVISING BANK EKSPORTIR (Beneficiary)
2
5
4
3
1
commit to user
4. Shipping Document Negotiation Proces
a. Eksportir setelah menerima Bill of Lading dari Perusahaan Pelayaran, meyiapkan semua dokumen yang disyaratkan dalam Letter of Credit seperti Faktur (Invoice) – Daftar Pengepakan (Packing List) – Sertifikat Mutu – Surat Keterangan Asal (SKA) dan lain sebagainya seperti Wesel (Draf) serta Surat Pengantar Negoisasi Dokumen secara lengkap dan cermat.
Semua dokumen pengapalan itu diserahkan eksportir kepada
Negotiating Bank yang ditentukan dalam L/C untuk meperoleh
pembayaran (payment).
b. Negotiating Bank meneliti dengan seksama semua dokumen pengapalan yang diminta oleh syarat-syarat L/C. Bila semua cocok baik jumlah, jenis maupun uraian sebagaimana yang dituntut oleh L/C, maka
Negotiating Bank akan membayarkan sejumlah yang ditagih oleh
eksportir dari dana L/C yang tersedia.
c. Negotiating Bank meneruskan dokumen pengapalan yang sudah dilunasi itu kepada Opening Bank yang membuka L/C bersangkutan sebagai penagih kembali dari uang yang sudah dibayarkan Negotiating
Bank itu kepada eksportir.
d. Opening Bank memriksa dengan seksama semua dokumen pengapalan itu, dan bila ternyata sesuai dengan syarat-syarat L/C yang dibuka, maka Opening Bank melunasi uang yang sudah dibayarkan Negotiating
commit to user C o ll ec ti n g R ei m b u rs em en t
e. Opening Bank selanjutnya memberitahuan penerimaan dokumen pengapalan itu kepada importir.
Importir akan mengambil dokumen pengapalan itu kepda Opening
Bank dan menyelesaikan pelunasan dokumen pengapalan itu dengan Opening Bank bersangkutan.
Setelah itu Opening Bank akan menyerahkan seluruh dokumen pengapalan itu kepada importir untuk dipergunakan menerima barang-barang bersangkutan dari Perusahaan Pelayaran dan Bea dan Cukai setempat.
Delivery of Ship’s Doc
LUAR NEGERI
- - - - - -
DALAM NEGERI
Negotiation
Payment
Gambar 2.4 : Shipping Documents Negotiation Process Sumber : PPEI, 2011 : 8 IMPORTIR (Aplicant) NEGOTIATING BANK EKSPORTIR (Beneficiary) OPENING BANK
2
4
3
1
5
commit to user
F. Pengertian Ekspedisi Muatan Kapal Laut
1. Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL)
EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. (Suyono, 2003 : 155).
Di pelabuhan muat, EMKL akan membantu pemilik barang menyerahkan muatan kepada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait, dan membawa barang dari gudang pemilik barang ke gudang di dalam perusahaan. EMKL bergerak sesuai SK Menhub no. KM 82/AL 305/PHB-85. Di pelabuhan bongkar, EMKL membantu pemilik barang mengurus pemasukan barang dengan Bea Cukai, menerima muatan dari pelayaran dan membawa barang dari pelabuhan ke gudang pemilik barang.
2. Aktifitas Ekspedisi Muatan Kapal Laut
a. Membantu eksportir dalam memilih dan mencari kapal yang sesuai kemudian memesan ruang muat kapal (space).
b. Membantu eksportir dalam pemesanan peti kemas atau container yang sesuai dengan kapasitas barang yang akan di ekspor.
c. Melakukan fumigasi setelah barang stuffing di container bila diperlukan.
d. Melaksanakan transportasi barang ke pelabuhan laut, mengurus izin Bea dan Cukai kemudian menyerahkan barang kepada pihak pengangkut.
commit to user
e. Menbayar biaya-biaya handling serta membayar freight kepada pihak pengangkut.
f. Mendapatkan dokumen Bill of Lading dari pihak pengankut.
g. Mengurus dokumen ekspor yang diperlukan, menghubungi pihak kantor Depperindag untuk menerbitkan SKA.
h. Mengirim dokumen-dokumen ekspor ke negara importir melalui pihak bank.
3. Hubungan EMKL dengan pihak ketiga a. Pihak Pengangkut :
1) Operator angkutan darat.
2) Pemilik kapal (perusahaan pelayaran). b. Non-Pengangkut :
1) Terminal Peti kemas. 2) Pergudangan.
3) Container Freight Station (CFS) atau depot konsolidator muatan. 4) Pemilik peti kemas.
G. Pengertian Freight Forwarder
1. Freight Forwarder
Freight Forwarder adalah badan usaha yang bertujuan untuk
memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan, dan penerimaan barang dengan menggunakan multimoda transport baik melaui darat, laut, dan udara. (Suyono, 2003 : 155)
commit to user 2. Aktifitas Freight Forwarder
a. Memilih rute perjalanan barang, moda transportasi dan pengangkutan yang sesuai, kemudian memesan ruang muat kapal (space)
b. Melaksanakan penerimaan barang, menyortir, mengepak, menimbang berat, kemudian menyimpan barang ke dalam gudang.
c. Mendapatkan dokumen Bill of Lading dari pihak pegangkut.
d. Melaksanakan transportasi barang ke pelabuhan laut dan udara, mengurus izin Bea dan Cukai, kemudian menyerahkan barang kepada pihak pengangkut.
e. Mengurus asuransi transportasi barang dan membantu mengajukan klaim kepada pihak asuransi bila terjadi kehilangan atau kerusakan barang.
f. Mengurus izin masuk pada Bea dan Cukai serta menyelesaikan bea masuk dan biaya-biaya yang timbul di pelabuahan transit dan tujuan. g. Melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee, dan
melaksanakan pendistribusian barang bila diminta. 3. Peran Freight Forwarder dalam konsolidasi muatan
Konsolidasi Muatan (Cargo Consolidation) adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa eksportir atau shipper di terminal asal yang akan dikirim untuk beberapa consignee ditempat tujuan, yang dikemas dalam satu unit paket muatan, lalu muatan terkonsolidai tersebut dikapalkan dan ditujukan ke agen konsolidator di tempat tujuan. Agen kemudian melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consigne masing-masing.
commit to user
Muatan dari beberapa shipper dikonsolidasikan oleh Freight
Forwarder dalam peti kemas LCL (Less than Containet Load) dan
dikapalkan ke negara tujuan sebagai muatan peti kemas FCL (Full
Containet Load) yang ditujukan kepada agen konsolidator. Oleh agen
konsolidator peti kemas tersebut statusnya dijadikan peti kemas LCL kembali dan kemudian muatan diserahkan kepada masing-masing
consignee.
H. Perbedaan antara Ekspedisi Muatan Kapal Laut dengan Freight Forwarder
Perbedaan antara Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) dengan
Freight Forwarder adalah dalam hal kegiatan dan pengurusan dokumennya.
Untuk EMKL, kegiatan ekspornya hanya menggunakan jasa transportasi laut dengan kapal laut, sedangkan Freight Forwarder kegiatan ekspor yang dilakukan melaui laut, darat, dan udara. Untuk EMKL, pengurusan dokumen dan muatan relatif lebih sederhana yaitu dari gudang pengirim (shipper) sampai ke pelabuhan keberangkatan. Sedangkan untuk Freight Forwarder, pengurusan dokumen sangat kompleks atau lengkap karena dokumen-dokumen tersebut berhubungan dengan dokumen-dokumen penunjang ekspor. Selain itu Freight Forwarder juga bertindak sebagai wakil eksportir atau pemilik barang yang bertanggung jawab secara penuh atas keselamatan barang tersebut sampai kepada importir (buyer).
commit to user
35
BAB III
DISKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN MASALAH
A. Diskripsi Obyek Penelitian
1. Sejarah dan perkembangan PT. Purindo Logistics
PT. Purindo Logistics adalah perusahaan jasa yang bergerak di bidang jasa pelayanan pengiriman barang dan pengurusan dokumen ekspor. PT. Purindo Logistics berawal dari nama PT. Pury Mitra Salima yang berdiri pada tanggal 01 Mei 2003 berdasarkan Kepetusan Hakim NO. C. 05125 HT.01.01 Tahun 2004. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Purnomo, SE.
Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya sedikit customer yang memakai service Purindo, sehingga perkenalan akan service Purindo mulai di maksimalkan oleh staf-staf yang handal dalam ketepatan waktu, ketepatan dokumen, serta kecepatan pelayanan. Maka mulailah nama Purindo Logistics dikenal dimata customer, sehingga sebagai salah satu Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) yang mulai berkembang dan melihat kondisi market yang bagus, maka dengan berjalanya waktu PT. Purindo Logistics sudah dapat menunjukkan kemampuannya dalam hal pelayanan terhadap customer serta hasil yang cukup baik.
commit to user
2. Visi dan Misi PT. Purindo Logistics
Visi dan misi PT. Purindo Logistics sebagai Ekspedisi Muatan Kapal Laut adalah membantu pelaksanaan ekspor dalam pengadaan angkutan melalui darat dan membantu untuk kelancaran ekspor dalam Ekspedisi Muatan Kapal Laut (handling dari gudang sampai pelabuhan asal).
Visi dan misi PT. Purindo Logistic sebagai Freight Forwarder adalah membantu pelaksanaan ekspor dalam pengadaan angkutan laut dan untuk membantu kelancaran ekspor dari pelabuhan asal sampai ke pelabuhan tujuan melauli agen-agen yang ada di negara tujuan.
3. Ruang Lingkup Kegiatan PT. Purindo Logistics
Ruang lingkup kegiatan PT. Purindo Logistics sebagai Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) dan Freight Forwarder antara lain :
a. Sebagai Ekspedisi Muatan Kapal Laut : 1) Fiat PEB.
2) Perijinan Bea Cukai.
3) Perijinan Socofindo untuk ekspor rotan 4) Clearance Documnet.
5) Fumigasi.
b. Sebagai Freight Forwarder :
1) Angkutan kapal dari pelabuhan asal sampai pelabuhan tujuan. 2) Clearance Document.
3) Rate Ocean Freight, THC (Terminal Handling Charge), dan Doc
commit to user
4. Lokasi PT. Purindo Logistics
Kantor PT. Purindo Logistics berada di Perum Gentan Citra Indah Blok F12 Gentan, Baki, Sukoharjo, Central Java Indonesia.
Telepon : (+62271) 7650926, Fax : (+62271) 7650927. Email : purindolog@yahoo.com
5. Struktur Organisasi PT. Purindo Logistics
Secara garis besar struktur organisasi PT. Purindo Logistics mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut :
a. Manager
Berdasarkan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) dari PT. Purindo Logistics bahwa yang bersangkutan sebagai manager di perusahaan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1) Memimpin perusahaan.
2) Menentukan kebijakan perusahaan.
3) Mengawasi pelaksanaan kebijakan tersebut. 4) Mengkoordinasi kegiatan di dalam perusahaan. 5) Mengangkat dan memberhentikan karyawan. b. Supervisor atau Marketing
Berdasarkan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) dari PT. Purindo Logistics bahwa yang bersangkutan sebagai supervisor di perusahaan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
commit to user
2) Memimpin rapat mingguan dan menampung permasalahan yang ada di kantor.
3) Mengontrol semua kegiatan perusahaan baik keluar maupun ke dalam dengan persetujuan manager.
4) Melaporkan hasil meeting mingguan kepada manager. 5) Mengkoordinasikan kegiatan di dalam perusahaan. 6) Mencari customer baru.
7) Membuat SI (Shipping instruction) yang didapat dari marketing. 8) Memantau harga dan mendiskusikan bersama manager.
9) Melakukan akses internet.
10) Membantu memonitor D/O, prioritas ke shipper dulu. c. Personalia atau Accounting Input
Berdasarkan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) dari PT. Purindo Logistics bahwa yang bersangkutan sebagai personalia di perusahaan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1) Membuat tata tertib perusahaan.
2) Mengurusi urusan kantor (pajak, jamsostek).
3) Membuat invoive (tagihan) ke shipper, dan dicocokkan dengan
marketing sebelum dikirim.
4) Menarik tagihan dari shipper yang sudah jatuh tempo. 5) Menerima tagihan cash atau non cash (C/N).
6) Membuat laporan kas koperasi.
commit to user 8) Merencanakan input mingguan. 9) Menerima dokumen yang sudah jadi. d. Accounting
Berdasarkan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) dari PT. Purindo Logistics bahwa yang bersangkutan sebagai Accounting di perusahaan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1) Menginput tagihan dari relasi yang sudah jatuh tempo.
2) Membuat dan melaporkan alur kas harian ke pimpinan setiap akhir pekan.
3) Melaksanakan tugas transaksi di bank.
4) Membuat laporan laba rugi tiap bulan sebelum H-2. 5) Membuat laporan tahunan.
6) Cek saldo di bank.
7) Melaporkan transaksi dana masuk (transfer dari shipper) ke
accounting bagian input.
8) Membuat planning out put mingguan. e. Traffic Line
Berdasarkan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) dari PT. Purindo Logistics bahwa yang bersangkutan sebagai traffic line di perusahaan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
commit to user
2) Mengejar D/O jika belum dapat (di lempar ke shipper jika nominasi).
3) Mengontrol container bila diperlukan (mengatasi sopir jika ada masalah).
4) Mengawasi dan mencatat hasil stuffing baik nomor container maupun nomor seal serta closing time.
5) Mengawal container yang belum tahu lokasi stuffing. 6) Membuat rekap shipment tiap bulan.
f. Ekspor Document
Berdasarkan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) dari PT. Purindo Logistics bahwa yang bersangkutan sebagai eksport document di perusahaan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1) Meminta hasil stuffing ke shipper bersangkutan. 2) Membuat invoive dan packing list.
3) Membuat Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor (PPBE) khusus untuk ekspor rotan.
4) Mencocokkan dokumen (B/L, sertifikat fumigasi, PEB) 5) Mempelajari L/C yang didapat dari bank maupun shipper.
6) Menyerahkan dokumen yang sudah selesai ke accounting yang bersangkutan.
commit to user
g. Operational Eksport Document
Berdasarkan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) dari PT. Purindo Logistics bahwa yang bersangkutan sebagai operational
eksport document di perusahaan dengan pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab sebagai berikut : 1) Membeli COO ke Depperindag. 2) Mengajukan COO ke Depperindag. 3) Mengajukan PPBE ke Socofindo
4) Meminta tanda tangan shipper jika di perlukan.
5) Membantu staff dokumen ekspor jika mana diperlukan. 6) Mencocokkan L/C ke bank.
7) Mengantarkan dokumen yang sudah jadi, sesuai perintah dari
commit to user
STRUKTUR ORGANISASI
PT. PURINDO LOGISTSC SUKOHARJO
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Purindo Logistics Sumber : PT. Purindo Logistics 2012
MANAGER SUPERVISOR PERSONALIA MARKETING ACCOUNTING TRAFIIC LINE EXPORT DOCOMENT OPERATIONAL DOC
commit to user
6. Jam Kerja PT. Purindo Logistics
Perusahaan PT. Purindo Logistics memberlakukan jam kerja yang berlaku pada hari senin sampai dengan hari sabtu. Pada hari senin jam kerja mulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.30 WIB. Untuk hari senin tersebut jam kerja di mulai lebih awal dari hari-hari lain karena sebelum jam kerja dimulai diadakan rapat mingguan untuk membahas rencana kerja satu minggu ke depan. Pada hari selasa sampai jum’at, jam kerja mulai pukul 08.30 WIB sampai dengan 16.30 WIB. Pada hari sabtu jam kerja dimulai pukul 08.30 WIB sampai pukul 12.00 WIB. Hari minggu dan hari Besar Nasional semua karyawan diliburkan.
Jam istirahat pada hari senin sampai kamis mulai pukul 12.00 WIB sampai pukul 13.00 WIB, sedangkan pada hari jum’at istirahat mulai pukul 11.45 WIB sampai dengan 13.15 WIB.
HARI JAM KERJA (WIB) JAM ISTIRAHAT (WIB)
SENIN 08.00 - 16.30 12.00 - 13.00 SELASA 08.30 - 16.30 12.00 - 13.00 RABU 08.30 - 16.30 12.00 - 13.00 KAMIS 08.30 - 16.30 12.00 - 13.00 JUM'AT 08.30 - 16.30 11.45 - 13.45 SABTU 08.30 - 12.00
Tabel 3.2 Jam Kerja PT. Purindo Logistics
commit to user
7. Cara Marketing PT. Purindo Logistics
PT. Purindo Logistics dalam melakukan marketing atau pemasaran menggunakan beberapa cara, antara lain marketing secara langsung yaitu dengan mendatangi suatu perusahaan ekspor dan menjelaskan tentang jenis-jenis alat pengangkutan dan kapasitasnya, serta perincian harga yang ditawarkan. Sedangkan promosi secara tidak langsung yaitu dengan melalui email : purindolog@yahoo.com
B. Pembahasan masalah
1. Tahapan Pengurusan Laporan Surveyor PT. Purindo Logistics
a. Shipping Instruction
Setelah mendapatkan sale’s confrmation dari consignee,
shipper segera mempersiapkan barang, membuat Invoice, Packing List
dan Shipping Instruction yang dikirim melalui email ke PT. Purindo Logistics. Isi dari Shipping instruction adalah sebagai berikut :
1. Nama shipping land. 2. Nama dan alamat eskportir. 3. Nama dan alamat consignee.
4. Notify party yaitu alamat yang dituju setelah barang datang. 5. Description (nama barang).
6. Status Container.
7. Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar. 8. Tanggal dan hari stuffing.
commit to user
b. Pembuatan dokumen PPBE (Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor)
Berdasarkan PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN NOMOR : 35/M-DAG/PER/11/2011 tentang ketentuan ekspor rotan dan produk rotan, maka PT. Purindo Logistics harus membuat Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor (PPBE).
Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor (PPBE) adalah dokumen yang di ajukan kepada Sucofindo untuk pemeriksaan barang ekspor, khususnya untuk ekspor rotan dan produk rotan. Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor (PPBE) ini di ajukan kepada Lembaga
Surveyor.
Surveyor adalah badan usaha yang telah memiliki Surat
Izin Usaha Jasa Survey (SIUJS) yang di terbitkan oleh Kementrian Perdagangan. Dalam prosedur ini Socofindo ditunjuk Kementrian Perdagagan sebagai Surveyor. Dokumen Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor (PPBE) ini di ajukan ke Sucofindo maksimal satu hari sebelum stuffing.
Untuk pengajuan dokumen ini harus di lampirkan Invoice,
Packing List, dan Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan
(ETPIK). ETPIK adalah perusahaan industri kehutanan yang telah memperoleh pengakuan dari Direktur Jendral Perdagangan Luar Negeri, Kementrian Perdagangan untuk ekspor produk industri kehutanan.
commit to user
Isi dari Permohonan Pemeriksaan Barang Ekspor (PPBE) adalah sebagai berikut :
1. Nama dan alamat Shipper. 2. Nomor dan tanggal ETPIK.
3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). 4. Nomor Harmony System (HS).
5. Deskripsi lengkap tentang barang, nama barang, kuantitas dan satuan.
6. Nilai FOB.
7. Nomor dan tanggal invoice dan paking list. 8. Nama dan alamat consignee (importir). 9. Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar. 10. Negara tujuan.
11. Hari, tanggal, dan alamat pemeriksaan barang. 12. Tanggal dan tempat pelaksanaan stuffing. 13. Cara pengapalan.
14. Status container. c. Stufffing dan Sealing
Stufffing yaitu memasukkan barang ekspor yang sudah di packing ke dalam container. Stufffing dilakukan pada hari yang telah
ditentukan dan dilaksanakan di gudang atau tempat yang telah ditentukan shipper. Pada saat melakukan stuffing, pihak PT. Purindo Logistics mengirimkan seorang staff operasional untuk mengawasi kegiatan stuffing dan membantu petugas dari Sucofindo untuk
