Perencanaan Manajemen Risiko di Pondok Pesantren Menggunakan Metode PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

(1)

https://doi.org/10.28926/ilkomnika.v3i1.154 http://journal.unublitar.ac.id/ilkomnika

Perencanaan Manajemen Risiko di Pondok Pesantren Menggunakan

Metode PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

Ardito Wahyu Prakoso1,*_{, Afrijal Rizqi Ramadan}2_{, Faishal Alfarisi}3_{, Muhammad Ainul Yaqin}4 Jurusan Teknik Informatika, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim, Indonesia

1_{117650081@student.uin-malang.ac.id; 217650004@student.uin-malang.ac.id; 317650111@student.uin-malang.ac.id;}

4yaqinov@ti-uin.malang.ac.id * corresponding author

PENDAHULUAN

Risiko adalah sebuah kejadian atau kondisi yang dimana itu tidak pasti, jika terjadi sebuah efek setidaknya pada satu tujuan proyek. Risiko didapat melalui kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negative. Risiko berhubungan dengan kemungkinan terjadinya kerugian akibat buruk yang tak diinginkan atau kejadian tidak terduga. Ketidakpastian tersebut menyebabkan tumbuhnya risiko [1]. Dengan terdapatnya risiko yang akan terjadi, maka perlu adanya manajemen terhadap risiko tersebut. Hal tersebut adalah Manajemen risiko.

Manajemen Risiko mempunyai definisi yaitu suatu proses dalam mengidentifikasi risiko, penilaian risiko dan pengambilan langkah-langkah untuk mengurangi risiko agar tidak menyebabkan terjadinya banyak kerugian atau mengurangi terjadinya kerugian. Manajemen risiko dapat diterapkan untuk mengendalikan resiko yang terjadi [2]. Adanya manajemen risiko bertujuan mengenali risiko dalam sebuah proyek dan mengembangkan strategi untuk menghindari atau mengurangi risiko [3]. Oleh karena itu manajemen risiko merupakan hal penting bagi suatu organisasi tidak terkecuali organisasi pada pondok pesantren. Maka dari itu diperlukan suatu perencanaan manajemen risiko di pondok pesantren. I N F O A R T I K E L A B S T R A K Sejarah Artikel Diterima: 24 Desember 2020 Direvisi: 20 Februari 2021 Diterbitkan: 30 April 2021

Manajemen risiko adalah hal penting untuk seluruh organisasi termasuk Pondok Pesantren. Oleh karena itu pada penelitian ini dilakukan perencanaan manajemen risiko di Pondok Pesantren dengan tujuan penelitian agar dapat menghindari serta mengurangi dampak kerugian yang mungkin terjadi. Perencanaan manajemen risiko di pondok pesantren yang dibuat sesuai dengan tahap-tahap PMBOK (Project

Management Body of Knowledge). Adapun data yang digunakan adalah

data observasi terhadap dokumen-dokumen aturan atau standar pendidikan yang sudah ada mengenai pengelolaan sistem pendidikan yang peneliti olah menggunakan metode WBS (Work Base Structure) yang dimana mengacu pada 52 Standar Sekolah Asrama lalu diolah dengan Severity Index dan Risk Map Method. Hasil penelitian adalah teridentifikasikannya 12 macam risiko yang mungkin terjadi di Pondok Pesantren yang dimana tiga risiko berada di tingkat rendah, lima macam risiko berada di tingkat sedang, satu macam risiko berada di tingkat tinggi, dan tiga macam risiko berada di tingkat ekstrim.

Kata Kunci Manajemen Risiko Pondok Pesantren PMBOK

(2)

Arti Pesantren secara terminologi didefinisikan sebagai lembaga pendidikan tradisional Islam untuk mempelajari, memahami, mendalami, menghayati, dan mengamalkan sebuah ajaran Islam dengan mendalami pentingnya moral keagamaan sebagai pedoman perilaku sehari-hari [4]. Pondok pesantren merupakan salah satu lembaga pendidikan tradisional berlandaskan Islam yang mempelajari ilmu-ilmu agama Islam sebagai pendidikan utamanya dan menerapkannya sebagai amalan dalam keseharian [5].

Masalah yang menjadi tujuan didirikannya pondok pesantren dimaksudkan bahwa keuntungan yang didapat selain digunakan untuk membesarkan pondok pesantren juga untuk menopang kehidupan santri pondok pesantren melalui fasilitas yang digunakan oleh santri untuk melakukan proses pembelajaran yang berhubungan dengan luar pondok pesantren seperti sekolah, perkuliahan, ataupun pekerjaan ataupun saat proses pengajaran di dalam pondok. Selain itu, masih terdapat banyak sekali risiko yang terjadi di Pondok Pesantren yang berkaitan tentang keamanan, kesehatan, peraturan untuk santri, dan lain sebagainya. Pesantren dengan sistem manajemen yang rendah atau tidak baik, bisa mengakibatkan mengurangnya pemanfaatan sebuah pesantren [6]. Manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting dalam pengoptimalan dalam sebuah pondok pesantren, berkembangnya pesantren, dan untuk kemajuan pesantren tersebut[7]. Pengelolaan terhadap risiko perlu dilakukan oleh pondok pesantren untuk mengurangi dampak yang ditimbulkan[8]. Berdasarkan penelitian [9] menjelaskan bahwa perencanan risiko di pondok pesantren dilakukan dengan kuesioner dan dilanjut dengan solusi tiap risiko menggunakan wawancara dari beberapa santri dan stakeholder. Pada penelitian tersebut tidak adanya perhitungan yang spesifik pada tiap risiko sehingga hasil yang didapat kurang maksimal. Adapun penelitian serupa yang dilakukan oleh [10] yang melibatkan PMBOK (Project

Management Body of Knowledge) dengan FMEA (Failure Modes and Effect Analysis)

dengan tujuan untuk mengidentifikasi risiko yang akan terjadi. Penelitian tersebut menggunakan metode PMBOK untuk melakukan tahapan penentuan manajemen risiko serta solusi pada tiap masalah dengan bantuan perhitungan FMEA.

Berdasarkan penjelasan latar belakang penelitian, maka penulis memiliki rumusan masalah yaitu bagaimana penerapan Manajemen Risiko melalui perhitungan Severity Index dan Risk Map Method menggunakan standar Project Management Body of Knowledge

(PMBOK) dan 52 Standar Islamic Boarding School. Tujuan dari adanya penelitian ini untuk

menerapkan Manajemen Risiko melalui perhitungan Severity Index dan Risk Map Method

menggunakan standar Project Management Body of Knowledge (PMBOK) dan 52 Standar Islamic Boarding School. Manfaat penelitian ini adalah diharapkan pondok pesantren dapat lebih mudah untuk menganalisis risiko-risiko tiap aspek pondok pesantren sehingga diharapkan resiko yang terjadi nantinya dapat di minimalisir dan diatasi dengan baik sesuai

dengan standar Project Management Body of Knowledge (PMBOK) dan 52 Standar Islamic

Boarding School. Untuk menghindari penyimpangan dari penelitian ini yang telah

direncanakan, maka diperlukan suatu batasan-batasan di dalamnya yaitu metode yang digunakan dalam penelitian ini metode Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

untuk mengukur tiap risiko dengan Severity Index serta Penerapan pengukuran resiko pondok pesantren didasarkan pada hasil Work Breakdown Structure (WBS) dari 52 Standar

Islamic Boarding School.

METODE Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini data primer diperoleh adalah data hasil observasi terhadap dokumen-dokumen baik aturan atau standar pendidikan yang sudah ada baik berupa hukum maupun aturan resmi tertulis termasuk aturan resmi pemerintah mengenai pengelolaan

(3)

sistem pendidikan yang peneliti olah menggunakan metode WBS (Work Base Structure) yang bersumber dari 52 Standar Sekolah Asrama yang dijelaskan di tabel dibawah ini.

Tabel 1. 52 Standard Sekolah Asrama (SSA)

No Pokok Bahasan Standard ke-

1. Kebijakan Dan Prosedur Kesejahteraan

1. Pernyataan prinsip dan praktik asrama

2. Melawan penindasan (asrama dilindungi dari intimidasi)

3. Perlindungan anak, tanggapan atas tuduhan (asrama dilindungi dari penyalahgunaan)

4. Perilaku, disiplin, hukuman, penghargaan dan pengekangan 5. Menanggapi keluhan (keluhan asrama ditanggapi dengan memadai) 6. Kesehatan asrama ditingkatkan

7. Catatan kesehatan penghuni asrama

2. Organisasi Dan Manajemen

8. Ada kepemimpinan yang jelas dari pesantren 9.Manajemen Krisis

10.Organisasi pesantren berkontribusi pada kesejahteraan para pesantren

11.Kegiatan dan waktu luang

12. Mengamankan pandangan penghuni asrama 13. Prefek

14. Staf dan dukungan pihak luar pada santri

3. Dukungan Kesejahteraan Kepada Santri

15. Perawatan medis dan pertolongan pertama 16. Merawat santri yang sakit

17. Manajemen Kesehatan dan masalah pribadi 18. Diskriminasi dan persamaan kesempatan

19. Penghuni asrama dapat menjaga kontak pribadi dengan orang tua dan keluarga mereka

20. Harta dan uang penghuni asrama dilindungi

21. Santri baru diperkenalkan dengan prosedur dan operasi Pondok Pesantren, dan diaktifkan untuk

Menetap

22.Wali Pendidikan

23.Pemantauan Catatan (Monitoring)

24.Asrama menerima penyediaan katering berkualitas baik

25.Asrama Memiliki akses ke makanan dan air minum selain makanan utama

(4)

27. Tuntutan yang membebani Santri 28.Akomodasi anak selain siswa

29.Keselamatan dan kesejahteraan penghuni dilindungi selama aktivitas berisiko tinggi.

30.Santri memiliki akses yang sesuai ke informasi dan fasilitas di luar Pondok Pesantren

4 Staffing

31.Santri diawasi secara memadai oleh staf

32.Pengawasan para penghuni asrama yang meninggalkan lokasi Pondok Pesantren

33.Pengawasan malam para penghuni asrama

34.Deskripsi pekerjaan staf, induksi, supervisi, pelatihan 35. Pedoman pelaksanaan praktik staf

36.Ada hubungan yang baik antara staf dan penghuni asrama. 37.Privasi pribadi penghuni dihormati

38.Ada seleksi ketat dan pemeriksaan semua staf dan relawan yang bekerja dengannya asrama

39.Akses orang dewasa ke asrama dan akomodasi

5 Premis

40.Akomodasi asrama

41. Akses dan keamanan pada akomodasi 42. Akomodasi tempat tidur

43. Aturan Pembelajaran

44.Perlengkapan toilet dan mencuci 45.Fasilitas ruang ganti

46.Tempat rekreasi

47. Bahaya keselamatan dan penilaian risiko 48.Akomodasi untuk murid yang sakit 49. Laundry

50. Alat tulis dan barang pribadi

51.Kesejahteraan penghuni asrama yang ditempatkan di penginapan dijaga dan dipromosikan.

52. Akomodasi dan pertukaran di luar lokasi

Sedangkan data sekunder bersumber dari dari berbagai studi literatur mengenai manajemen risiko, pondok pesantren dan PMBOK (Project Management Body of

Knowledge). yang dibentuk oleh Project Management Institute (PMI). Kedua data tersebut

(5)

dari hasil pengolahan data mengenai standar nasional pendidikan dalam perspektif bisnis, sedangkan data sekunder merupakan data yang peneliti dapatkan dari hasil studi literatur terhadap standar yang ditetapkan oleh A Guide to the Project Management Body of

Knowledge (PMBOK) yang dibentuk oleh Project Management Institute (PMI).

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

PMBOK merupakan panduan yang berisi pengetahuan manajemen proyek dan selalu diperbarui dalam kurun waktu tertentu. PMBOK merupakan panduan yang berisikan terminologi standar dan pedoman untuk manajemen proyek yang diterbitkan pada tahun 1983 oleh PMI (Project Management Institute) [11].

Manajemen Risiko Menurut PMBOK

Manajemen risiko merupakan ilmu pengetahuan dalam mengendalikan faktor-faktor risiko yang kemungkinan terjadi selama pengerjaan suatu proyek. Terdapat 7 proses tahapan yang digunakan sesuai dengan PMBOK [12]. Adapun penjelasannya sebagaimana berikut :

1. Perencanaan Manajemen Risiko 2. Identifikasi Risiko

3. Pelaksanaan Analisis Risiko Kualitatif 4. Pelaksanaan Analisis Risiko Kuantitatif 5. Perencanaan Tanggapan Risiko

6. Pemantauan dan Pengendalian Risiko

7. Monitoring Risiko

HASIL DAN PEMBAHASAN Perencanaan Manajemen Risiko

Berdasarkan hasil pengumpulan data yang telah diperoleh dalam hal risiko. Pondok Pesantren belum mengkategorikan jenis-jenis risiko secara tertulis, dan hanya ada kesepakatan bersama bahwa risiko ketika santri melakukan proses pembelajaran di pondok itu besar. Risiko timbul dari pihak internal itu sendiri karena adanya kesalahan dalam menjalankan tiap tugas. Data dan dokumen dari rekapan santri di pondok pesantren, aset organisasi, dan ruang lingkup proyek dapat menjadi masukan untuk proses analisis perencanaan risiko Pondok Pesantren.

Tahapan perencanaan manajemen risiko sesuai PMBOK berisi rencana dasar untuk menghadapi risiko. Pada tahap ini yang dijadikan landasan adalah data yang didapat melalui

Work Breakdown Structure (WBS) dari 52 Standar Islamic Boarding School. Dimana

outputnya adalah berupa rencana manajemen risiko. Adapun pendekatan yang dikembangkan menggunakan dua kriteria yang penting untuk mengukur risiko, yaitu dengan Kemungkinan (Probability) dan Dampak (Impact). Template berupa penetapan risk appetite dan risk tolerance, tabel untuk mendefinisikan level risiko, kemungkinan (probability), dampak (impact), dan dampak dibuat untuk diisikan nanti pada tahap analisis risiko. Tujuan dalam menentukan Risk Appetite dan Risk Tolerance untuk memberikan panduan ambang batas dan toleransi risiko terhadap semua kemungkinan kejadian resiko agar terhindar dari potensi kerugian yang lebih atau hilangnya potensi mendapatkan keuntungan.

(6)

Tabel 2. Tingkatan Probabilitas

Tabel 2 berfungsi menentukan ukuran standar dari probabilitas kejadian di pondok pesantren. Berikut ini adalah Tabel 3 yang memperlihatkan level dampak beserta uraiannya terhadap proyek ketika ada risiko yang terjadi di pondok pesantren.

Tabel 3. Dampak dan Uraian Risiko

Selanjutnya pada Tabel 4. Kriteria Risiko yang mendefinisikan tingkat risiko dari yang rendah hingga ekstrim beserta penjelasannya.

Tabel 4. Level Risiko dan Kriteria

Identifikasi Risiko

Identifikasi Risiko merupakan serangkaian proses perkenalan atas risiko dan komponennya pada suatu aktivitas atau transaksi yang diarahkan kepada proses pengukuran serta pengelolaan risiko yang tepat [13]. Berdasarkan rencana manajemen risiko yang sudah disusun, Pondok Pesantren dapat melakukan identifikasi risiko. Dalam identifikasi risiko Pondok Pesantren dapat menggunakan document review dalam hal ini menggunakan faktor-faktor risiko pada pondok pesantren yang sudah berjalan. Faktor-faktor-faktor risiko yang ditunjukkan dalam penelitian tersebut cukup spesifik dan mencakup seluruh aspek, antara

(7)

lain: Kebijakan dan Prosedur Kesejahteraan, Organisasi dan Manajemen, Dukungan Kesejahteraan kepada Santri, Staffing, dan Premis.

Tabel 5. Skenario Risiko No Jenis Risiko Skenario Risiko

1 Kebijakan dan Prosedur Kesejahteraan

Rendahnya penanggapan keluhan terkait asrama 2 Kebijakan dan Prosedur

Kesejahteraan

Kurang akuratnya catatan khusus tiap penghuni asrama 3 Organisasi dan

Manajemen

Kejelasan terkait kepemimpinan pada Pondok Pesantren 4 Organisasi dan

Manajemen

Kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk santri di asrama 5 Organisasi dan

Manajemen

Pentingnya kontribusi organisasi dalam pondok pesantren pada kesejahteraan didalamnya

6 Dukungan Kesejahteraan kepada Santri

Perawatan santri yang sedang terkena sakit 7 Dukungan Kesejahteraan

kepada Santri

Menyediakan fasilitas yang memadai untuk santri 8 Dukungan Kesejahteraan

kepada Santri

Pembelajaran dan pembekalan terkait manajemen kesehatan, waktu dan masalah pribadi

9 Staffing Pengawasan malam pada santri di pondok pesantren 10 Staffing Deskripsi secara spesifik terkait pembagian tiap staf 11 Premis Perlengkapan yang memadai untuk toilet dan mencuci 12 Premis Kelayakan terkait tempat tidur untuk santri

Analisis Risiko Kualitatif dan Kuantitatif

Berdasarkan dokumen dan rencana manajemen risiko pada saat tahap perencanaan manajemen risiko, ditambah dengan register risiko berupa WBS pada tahap identifikasi risiko, dapat dilakukan analisis risiko kualitatif dan kuantitatif. Dalam proses analisis risiko ini, menggunakan probabilitas dan dampak dari suatu risiko. Sebelum melakukan analisis risiko, kategori risiko yang didapat pada saat pengumpulan data dikonversikan dalam bentuk angka seperti, (1) Sangat Rendah (SR); (2) Rendah (R); (3) Cukup (C); (4) Tinggi (T); (5) Sangat Tinggi (ST).

Analisis risiko kemudian dilakukan dengan melakukan pengeplotan nilai ke dalam matriks probabilitas dan dampak dalam hal ini “Risk Map Method”. Kategori dari probabilitas dan dampak terdapat empat tingkatan yaitu Rendah, Cukup Rendah (Modest), Tinggi (Moderate), dan Sangat Tinggi. Kategori tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.

Tabel 6. Risk Map Method

Dampak

5 (Sangat Tinggi)

5 Sedang 10 Sedang 15 Tinggi 20 Ekstrim

25 Ekstrim

4 (Tinggi) 4 Rendah 8 Sedang 12 Tinggi 16 Tinggi 20 Ekstrim

3 (Cukup) 3 Rendah 6 Sedang 9 Sedang 12 Tinggi 15 Tinggi

2 (Rendah) 2 Rendah 4 Rendah 6 Sedang 8 Sedang 10 Tinggi

1 (Sangat Rendah)

(8)

1 (Sangat Rendah) 2 (Rendah) 3 (Cukup) 4 (Tinggi) 5 (Sangat Tinggi) Probabilitas

Kemudian berdasarkan hasil brainstorming dan pengisian kuesioner dengan responden lima orang staf dari santri Pondok Pesantren dengan bobot yang sama, maka analisis risiko dapat dilakukan dengan melakukan pengukuran probabilitas dan dampak pada pondok pesantren. Analisis risiko dilakukan dengan menggunakan metode Severity Index (SI), Severity Index dihitung menggunakan rumus pada Persamaan 1:

Persamaan 1. Severity Index

Hasil pengukuran probabilitas dan dampak risiko pada pondok pesantren dapat dilihat dalam Tabel 5.

Tabel 5. Probablitas Risiko

No Risiko SR (1) R (2) C (3) T (4) ST (5) TI (%) Kategori

Kebijakan dan Prosedur Kesejahteraan A1 Rendahnya penanggapan keluhan terkait

asrama

0 0 0 5 0 70 T (4)

A2 Kurang akuratnya catatan khusus tiap penghuni asrama

0 1 4 1 0 50 C (3)

Organisasasi dan Manajemen

A3 Kejelasan terkait kepemimpinan pada Pondok Pesantren

1 0 2 2 0 55 C (3)

A4 Kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk santri di asrama

0 4 1 0 0 25 R (2)

A5 Pentingnya kontribusi organisasi dalam pondok pesantren pada kesejahteraan didalamnya

0 0 0 2 3 75 ST (5)

Dukungan Kesejahteraan kepada Santri

A6 Perawatan santri yang sedang terkena sakit 0 0 0 1 4 75 ST (5) A7 Menyediakan fasilitas yang memadai untuk

santri

0 3 2 0 0 35 R (2)

A8 Pembelajaran dan pembekalan terkait manajemen kesehatan, waktu dan masalah pribadi

0 2 2 1 0 40 C (3)

(9)

A9 Pengawasan malam pada santri di pondok pesantren

0 3 2 0 0 45 R (2)

A10 Deskripsi secara spesifik terkait pembagian tiap staf

0 4 0 1 0 30 R (2)

Premis

A11 Perlengkapan yang memadai untuk toilet dan mencuci

0 1 4 0 0 50 C (3)

A12 Kelayakan terkait tempat tidur untuk santri 0 0 0 1 4 95 ST (5)

Hasil dari penilaian probabilitas menunjukkan bahwa risiko tertinggi risiko tersebut ada pada faktor kelayakan terkait tempat tidur untuk santri sebesar 95% dan risiko terendah ada pada kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk santri di asrama sebesar 25%.

Tabel 6. Dampak Risiko

] Risiko SR (1) R (2) C (3) T (4) ST (5) TI (6) Katego ri Kebijakan dan Prosedur

Kesejahteraan A1 Rendahnya penanggapan

keluhan terkait asrama

0 0 1 4 0 70 T (4)

0 1 3 1 0 50 C (3)

Organisasasi dan Manajemen A3 Kejelasan terkait

kepemimpinan pada Pondok Pesantren

0 0 4 1 0 55 C (3)

A4 Kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk santri

di asrama

0 5 0 0 0 25 R (2)

A 5

Pentingnya kontribusi organisasi dalam pondok pesantren pada kesejahteraan

didalamnya

0 0 0 5 0 75 T

(4)

Dukungan Kesejahteraan kepada Santri A6 Perawatan santri yang

sedang terkena sakit

0 0 5 5 0 75 T (4)

A7 Menyediakan fasilitas yang memadai untuk santri

0 3 0 0 0 35 R (2)

A8 Pembelajaran dan pembekalan terkait manajemen

kesehatan, waktu dan masalah pribadi

0 2 0 0 0 40 C (3)

Staffing A9 Pengawasan malam pada

santri di pondok pesantren

(10)

0 4 1 0 0 30 R (2)

Premis

0 0 5 0 0 50 C (3)

A12 Kelayakan terkait tempat tidur untuk santri

0 0 0 3 2 95 T (4)

Sedangkan hasil dari penilaian dampak risiko seperti dalam Tabel menunjukkan dampak terbesar pada Kelayakan terkait tempat tidur untuk santri sebesar 95% dan dampak terkecil pada faktor Menyediakan fasilitas yang memadai untuk santri berkurang sebesar 30%. Hasil dari kedua pengukuran tersebut dapat menjadi tabel identifikasi risiko yang kemudian menjadi sebuah perbaikan register risiko seperti dalam Tabel 7.

Tabel 7. Hasil Pengukuran Probabilitas dan Dampak Risiko

No Risiko Probabilitas Dampak

Kebijakan dan Prosedur Kesejahteraan

A1 Rendahnya penanggapan keluhan terkait asrama

4 4

3 3

Organisasasi dan Manajemen A3 Kejelasan terkait kepemimpinan

pada Pondok Pesantren

3 3

A4 Kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk santri di

asrama

2 2

A5 Pentingnya kontribusi organisasi dalam pondok pesantren pada

kesejahteraan didalamnya

4 5

Dukungan Kesejahteraan kepada Santri A6 Perawatan santri yang sedang

terkena sakit

4 5

2 2

A8 Pembelajaran dan pembekalan terkait manajemen kesehatan,

waktu dan masalah pribadi

3 3

Staffing

A9 Pengawasan malam pada santri di pondok pesantren

3 3

(11)

Premis

3 3

4 5

Analisis risiko selanjutnya dengan menggunakan “ Risk Mapping Method” atau “Heat

Map” untuk menunjukkan tingkat probabilitas terjadinya risiko dan dampak dari semua

risiko kejadian yang sudah teridentifikasi sebelumnya. Hasil Risk Map untuk risiko, Kebijakan dan prosedur kesejahteraan, organisasi dan manajemen, dukungan kesejahteraan kepada santri, staffing, dan premis masing-masing dapat dilihat pada Tabel 8.

Tabel 8. Risk Map Method Kebijakan dan Prosedur Kesejahteraan

Dampak 5 (Sangat Tinggi) 4 (Tinggi) 3 (Cukup) 2 (Rendah) 1 (Sangat Rendah) 1 (Sangat Rendah) 2 (Rendah) 3 (Cukup) 4 (Tinggi) 5 (Sangat Tinggi) Probabilitas KETERANGAN :

A1 : Rendahnya penanggapan keluhan terkait asrama A2 : Kurang akuratnya catatan khusus tiap penghuni asrama

Tabel 9. Risk Map Method Organisasi Manajemen

Dampak 5 (Sangat Tinggi) 4 (Tinggi) 3 (Cukup) 2 (Rendah) A 2 A 1 A 3 A 5

(12)

1 (Sangat Rendah) 1 (Sangat Rendah) 2 (Rendah) 3 (Cukup) 4 (Tinggi) 5 (Sangat Tinggi) Probabilitas KETERANGAN :

A3 : Kejelasan terkait kepemimpinan pada Pondok Pesantren

A4 : Kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk santri di asrama

A5 : Pentingnya kontribusi organisasi dalam pondok pesantren pada kesejahteraan didalamnya

Tabel 10. Risk Map Method Dukungan Kesejahteraan pada Santri

A6 : Perawatan santri yang sedang terkena sakit A7 : Menyediakan fasilitas yang memadai untuk santri

A8 : Pembelajaran dan pembekalan terkait manajemen kesehatan, waktu dan masalah pribadi Tabel 11. Risk Map Method Risiko Staffing

Dampak 5 (Sangat Tinggi) 4 (Tinggi) 3 (Cukup) 2 (Rendah) 1 (Sangat Rendah) A 4 A 8 A 7 A 6 A1 0 A9

(13)

1 (Sangat Rendah) 2 (Rendah) 3 (Cukup) 4 (Tinggi) 5 (Sangat Tinggi) Probabilitas KETERANGAN :

A9 : Pengawasan malam pada santri di pondok pesantren A10 : Deskripsi secara spesifik terkait pembagian tiap staf

Tabel 12. Risk Map Method Risiko Premis

A11 : Perlengkapan yang memadai untuk toilet dan mencuci A12 : Kelayakan terkait tempat tidur untuk santri

Berdasarkan risk mapping per jenis risiko tersebut dapat dilihat risk mapping keseluruhan aspek yang berada di ponpes pada Tabel 11.

Tabel 11. Risk Map Method Keseluruhan aspek

Dampak 5 (Sangat Sering) 4 (Sering) 3 (Biasa) 2 (Jarang) _A 2 A 3 A 1 A 5 A 7 A 8 A 9 A 6 A1 0 A 11 A1 2 A11 A1 2

(14)

1 (Jarang Terjadi) 1 (Jarang Terjadi) 2 (Jarang) 3 (Biasa) 4 (Sering) 5 (Sangat Sering) Probabilitas

Berdasarkan register risiko yang sudah diperbaiki dalam bentuk probabilitas dan

dampak yang dilengkapi dengan Risk

map dan Heat Map tersebut, dapat terlihat risiko umum, santri dan stakeholder masing-masing menempati kategori mulai dari rendah sampai dengan tinggi dari kombinasi dari tiap-tiap dampak dan risiko.

Pengembangan Tanggapan Risiko

Berdasarkan rencana manajemen risiko, register risiko, dan risk map keseluruhan aspek pada pondok pesantren yang telah disusun, maka pengembangan tanggapan terhadap kejadian risiko yang telah teridentifikasi dapat dilakukan, dengan melihat apakah itu termasuk risiko positif atau negatif yang akan mempengaruhi strategi apa yang nanti akan digunakan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa risiko yang teridentifikasi merupakan risiko-risiko negatif yang apabila terjadi dapat menghambat proses kegiatan di pondok pesantren. Setelah mengetahui bahwa kategori risiko yang teridentifikasi merupakan kategori negatif maka strategi yang dilakukan antara lain dengan menghindari (Avoidance), transfer, ataupun mengurangi (Mitigate). Untuk menentukan strategi manakah yang akan dipilih maka dapat menggunakan pertimbangan dari hasil “Risk Map” atau “Heat Map” pada tahap sebelumnya dan angka skala SPR (Severity Probability Factor Rating). Seperti pada Tabel X, pada skala SPR, setiap risiko kejadian akan diberikan angka SPR untuk menunjukkan tingkatan dalam menangani risiko yang terjadi, ditunjukkan pada Tabel 12.

Tabel 12. Severity Probabilty Factor Rating (SPR) Severity Probabilty

Factor Rating (SPR)

Keterangan / Penjelasan

4 Hindari risiko ini dan kendalikan sejak awal untuk menghindarinya

3 Memerlukan strategi dan Contigency Plan sedetail mungkin

2 Memerlukan strategi dan Contigency Plan secara garis besar

1 Memerlukan strategi

0 Bisa dianggap sebagai asumsi untuk menghindari risiko

Penanganan risiko merupakan sebuah tindakan berupa proses, teknik, dan strategi untuk menanggulangi risiko yang kemungkinan timbul. Penanganan risiko bisa berupa tindakan untuk menghindari risiko, mencegah kerugian, memperkecil dampak negatif serta tindakan mengeksploitasi dampak positif. Penanganan risiko melalui penentuan skala SPR pada Tabel yang sudah ditentukan dan disiapkan, digunakan untuk menentukan strategi yang akan diterapkan pada setiap risiko tertentu. Kombinasi dari matrik yang ada pada Tabel memberikan cara yang mudah dan sederhana untuk menentukan skala risiko dari setiap kombinasi probabilitas dan dampak.

A 4

(15)

Tabel 13. Severity Probabilty Factor Rating (SPR) Dampak Very High 3 3 3 3 4 High 2 2 2 3 3 Medium 1 2 2 2 3 Low 1 1 2 2 3 Very Low 0 1 1 2 3 Very Low Very Low

Medium High Very High Probabilitas

Berdasarkan identifikasi risiko yang sudah dirumuskan dalam Tabel sebelumnya, maka dapat ditentukan strategi yang akan digunakan ponpes untuk mengelola risiko yang teridentifikasi sebelumnya dengan menggunakan skala SPR, seperti pada Tabel 14.

Tabel 14. Severity Probabilty Factor Rating (SPR) No Risiko Nilai SPR Risiko

Kategori (Heat Map) Strategi Kebijakan dan Prosedur Kesejahteraan A1 Rendahnya penanggapan keluhan terkait asrama

3 Moderate Transfer/Midgate A2 Kurang akuratnya catatan

khusus tiap penghuni asrama 2 Modest Midgate Organisasasi dan Manajemen A3 Kejelasan terkait kepemimpinan pada Pondok Pesantren 2 Modest Midgate A4 Kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk santri di asrama

1 Modest Midgate

A5 Pentingnya kontribusi organisasi dalam pondok pesantren pada kesejahteraan didalamnya 3 High Avoidance Dukungan Kesejahteraan kepada Santri

A6 Perawatan santri yang sedang terkena sakit

3 High Avoidance

(16)

A8 Pembelajaran dan pembekalan terkait manajemen kesehatan, waktu dan masalah pribadi

2 Modest Midgate

Staffing

A9 Pengawasan malam pada santri di pondok

pesantren

2 Modest Midgate

1 Low Midgate

Premis

2 Modest Midgate

3 High Avoidance

Berdasarkan tipe strategi terhadap risiko, pondok pesantren dapat menyiapkan rencana untuk manajemen risiko seperti tampak pada Tabel 15.

Tabel 15. Severity Probabilty Factor Rating (SPR)

Risiko Strategi Risiko Tipe Strategi

Rendahnya penanggapan keluhan terkait asrama

Diharapkan untuk pihak asrama lebih peka terkait keluhan pada

asrama

Transfer/Midgate

Kurang akuratnya catatan khusus tiap penghuni asrama

Melakukan pendataan ulang secara menyeluruh dengan data yang lebih

spesifik

Midgate

Kejelasan terkait kepemimpinan pada Pondok

Pesantren

Membuat bagan terkait struktur pada pondok pesantren

Midgate

Kejelasan terkait kegiatan serta waktu luang untuk

santri di asrama

Menjabarkan tiap kegiatan yang akan dilakukan oleh santri secara

spesifik

Midgate

Pentingnya kontribusi organisasi dalam pondok pesantren pada kesejahteraan

didalamnya

Mulai dijalankannya program kerja oleh organisasi pada pondok

pesantren

Avoidance

Perawatan santri yang sedang terkena sakit

Menyiapkan secara matang ketika ada santri yang sedang sakit

Avoidance Menyediakan fasilitas yang

memadai untuk santri

Memberikan fasilitas yang cukup untuk santri

Midgate Pembelajaran dan

pembekalan terkait manajemen kesehatan, waktu

dan masalah pribadi

Melakukan event pembelajaran terkait manajemen diri untuk santri

Midgate

Pengawasan malam pada santri di pondok pesantren

Staff pondok pesantren ditugaskan untuk menjaga setiap sudut pada

pondok pesantren

Midgate

Deskripsi secara spesifik terkait pembagian tiap staf

Menjabarkan secara spesifik terkait tugas tiap staff di pondok pesantren

(17)

Perlengkapan yang memadai untuk toilet dan mencuci

Melengkapi fasilitas untuk toilet dan fasilitas mencuci

Midgate Kelayakan terkait tempat

tidur untuk santri

Mengganti fasilitas kasur untuk santri

Avoidance

Pemantauan dan pengendalian risiko

Setelah kegiatan pondok pesantren dieksekusi atau dikerjakan, dilakukan pengendalian dengan cara mengamati proses berjalannya kegiatan yang terkait dengan risiko yang akan timbul dan laporan kemajuan pondok yang meliputi kinerja waktu, biaya, sumber daya dan lain-lain. Apabila ada persetujuan perubahan dapat didokumentasikan. Pemantauan dan pengendalian risiko pondok pesantren penting dilakukan karena tiap santri memiliki karakteristik tertentu yang belum diatur dalam peraturan. Pemantauan dan pengendalian risiko serta pengembangan tanggapan risiko yang sudah disusun sebelumnya dapat menjadi input untuk memperbarui rencana manajemen risiko pada pondok pesantren selanjutnya sesuai kebutuhan dan keadaan yang terjadi.

Validasi manajemen risiko

Analisis data menggunakan data yang telah dikumpulkan dari responden yaitu para pengambil kebijakan di pondok pesantren untuk validasi model. Dari pengumpulan data, didapatkan data hasil sebagai berikut:

1. Berdasarkan pengalaman, kesuksesan pengembangan pondok pesantren sangat dipengaruhi oleh tiga hal yaitu Perluasan pondok pesantren, Kualifikasi santri, analis jadwal yang berlarut-larut. Dari ketiga hal tersebut sudah masuk dalam pedoman dan tipe strateginya “avoidance”, responden sepakat bahwa manajemen risiko yang disusun sudah mengandung semua elemen, kejadian dan relasi yang sesuai di Pondok Pesantren.

2. Dengan adanya manajemen risiko yang diusulkan maka dapat melengkapi aspek internal ponpes, sehingga risiko yang akan muncul khususnya yang tipe “avoidance” dapat dihindari, responden sepakat bahwa manajemen risiko dapat menjawab pertanyaan model.

3. Responden menyatakan bahwa motivasi santri di pondok pesantren berkurang tidak ada hubungannya dengan pembelajaran namun lebih pada apa yang diharapkan terkait fasilitas yang memadai untuk santri

4. Secara garis besar para responden sepakat dengan manajemen risiko pada pondok pesantren dengan memberikan tanggapan bahwa manajemen risiko sangat bagus untuk diimplementasikan dan akan menjadi referensi buat pondok pesantren dalam pengembangan ponpes.

Rekomendasi Hasil Penelitian

Hasil penelitian ini telah menggambarkan pentingnya suatu manajemen risiko dalam suatu proyek alih daya sistem informasi. Dengan demikian, Pondok Pesantren diharapkan dapat menerapkan pengelolaan risiko dalam menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan santri maupun stakeholder agar dapat mengurangi potensi terjadinya risiko yang mengakibatkan kerugian. Penelitian ini mengusulkan sebuah rekomendasi berupa penambahan mengenai penerapan manajemen risiko pada saat kajian rencana kegiatan pondok pesantren. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan masukan untuk proses pengembangan pondok pesantren, sehingga dapat membantu secara

(18)

lebih akurat dalam pengambilan keputusan apakah perlu atau tidaknya mengalihdayakan suatu keputusan yang diusulkan.

KESIMPULAN

Identifikasi risiko menghasilkan sebanyak 12 macam risiko yang memungkinkan terjadi di pondok pesantren. Risiko yang telah teridentifikasi juga diketahui tingkatan atau level risikonya melalui tabel Risk Map dimana terdapat tiga risiko berada di tingkat rendah, lima macam risiko berada di tingkat sedang, satu macam risiko berada di tingkat tinggi, dan tiga macam risiko berada di tingkat ekstrim.. Hasil responden di pondok pesantren menghasilkan respon positif untuk diterapkan karena dapat meminimalisir terjadinya risiko. Sedangkan responden yang tidak setuju karena untuk menerapkan manajemen risiko perlu waktu dan kerja sama yang baik dari pihak yang bersangkutan.

REFERENSI

[1] D. Herman, Manajemen Risiko. Jakarta: Bumi Aksara, 2014

[2] Dewi and Sedana, "Efektivitas Manajemen Risiko Dalam Mengendalikan Risiko Kredit Di Pt Bank Rakyat Indonesia", E-Jurnal Manahemen Unud, vol.6, no.8, pp.4298-4331, 2017

[3] Putri, Saptari, and Amin, "Risk Analysis Works Precast Panel On Construction Project Apartemen at Summarecon Serpong", Imperial Journal of Interdisciplinary Research (IJIR), vol.3, no.8, 2017 [4] M. Bahrun, "Pondok Pesantren Sebagai Role Model Pendidikan Bersistem Full Day School", Al-Afkar

: Jurnal Keislaman & Peradaban, vol.5, no.1, 2016

[5] S. Salim and T. Makhshun, "Manajemen Pesantren Mahasiswa (Studi Kasus Manajemen Pesantren Aji Mahasiswa Al-Muhsin Yogyakarta)", Jurnal Studi Dan Penelitian Pendidikan Islam, vol.1, no.2, pp.58–69, 2018

[6] Kahfi and Kasanova, "Manajemen Pondok Pesantren Di Masa Pandemi Covid-19(Studi Pondok Pesantren Mambaul Ulum Kedungadem Bojonegoro)", Jurnal Pendidikan Berkarakter, vol.3, no.1, pp.26-30, 2020

[7] Sudarsono, et al., "Analisis Manajemen Risiko Berdasarkan ISO 31000 Pada Pesantren Luhur Al- Husna Wonocolo Surabaya", Jurnal Ekonomi dan Manajemen, vol.3, no.2, 2020

[8] Pertiwi, "Implementasi Manajemen Risiko Berdasarkan PMBOK Untuk Mencegah Keterlambatan Proyek Area Jawa Timur (Studi Kasus: PT. Telkom)", Jurnal Studi Manajemen dan Bisnis, vol.4, no.2, pp.96-107, 2017

[9] Indrawati and Khusniyah, "Manajemen Risiko Berbasis Spiritual Islam", Jurnal Ekonomi dan

Keuangan, vol.4, no.2, pp.184 - 208, 2012

[10] Pertiwi and Havea, "Implementasi Manajemen Risiko Berdasarkan PMBOK untuk Mencegah Keterlambatan Proyek Area Jawa Timur", Jurnal Studi Manajemen dan Bisnis, vol.4, no.2, pp.96-108, 2017

[11] Project Management Institute, "A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK Guide - Five Edition", Pennsylvania, 2013

[12] Sukirno, "Analisis Resiko Waktu Di Proyek Konstruksi Studi Kasus Proyek Ampuh Pressure Maintenance Di Duri, Riau", Jurnal Rekayasa Sipil Universitas Brawijaya, vol.9, no.3, 2015 [13] Project Management Institute. "A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK