TRANSFORMASI PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN NUKLEAR
MALAYSIA: e-SDI
Mohd Hafizal Yusof, Nasaruddin Ahmad & Habibah Adnan
Bahagian Pengurusan Maklumat, Agensi Nuklear Malaysia, Bangi, Kajang, Selangor Email: mohdhafizal@nm.gov.my
Abstrak
Dalam menyebarkan maklumat yang dimiliki kepada pengguna, perpustakaan seharusnya mengambil beberapa inisiatif untuk menarik pengguna menggunakan bahan yang tersedia secara optimum. Salah satu perkhidmatan yang telah ditawarkan oleh perpustakaan pempakejan maklumat atau lebih dikenali sebagai Penyebaran Maklumat secara Terpilih (SDI). SDI ialah perkhidmatan yang memerlukan perpustakaan mengemaskini maklumat kepada pengguna mengikut minat dan permintaan pengguna. Sebelum ini, pihak perpustakaan akan mempakejkan maklumat terkini mengikut kategori tertentu kepada pengguna secara berkala. Secara teorinya, perpustakaan kepada pengguna dan perpustakaan semula. Perpustakaan Nuklear Malaysia telah menggunakan sistem Pengurusan Perpustakaan Utiliti secara Bersepadu (ILMU) semenjak tahun 2005. Sistem ini dibekalkan satu modul dikenali sebagai Article Browsing dimana fungsinya sama seeprti SDI. Kertas kerja ini akan menjelaskan mengenai transformasi perkhidmatan SDI daripada konvensional kepada bentuk elektronik.
Abstract
In order to deliver its services to the public, library must have initiatives to attract the public on using their services. One of the services offered by the library is information packaging or Selective Dissemination of Information (SDI). SDI is services that enable the librarian to serve the user on upcoming information according to the user’s interest. Before this, librarian will package new publication or information regarding certain topics of the user’s need and deliver it to the target user frequently. Theorically, this service is connection between library and user and back to library again. Nuclear Malaysia’s Library has used Integrated Library Management Utilities (ILMU) since 2005. Through this system, there is one module known as Article Browsing where its function same with SDI. This paper will elaborate on transformation of SDI services from conventional to the electronic form.
Kata kunci: Keperluan maklumat, Penyebaran maklumat secara terpilih (SDI), Pempakejan maklumat, Pengurusan maklumat, Capaian maklumat
Pengenalan
Perpustakaan Nuklear Malaysia telah menggunakan sistem Pengurusan Utiliti Perpustakaan Bersepadu (ILMU) semenjak tahun 2005. Sebelum itu, sistem Horizon digunakan sebagai transaksi oleh perpustakaan kepada pengguna. Pada awalnya, sistem ILMU hanya digunakan sebagai medium untuk menkatalog bahan yang terdapat di perpustakaan seperti buku, prosiding, penerbitan berkala dan laporan. Ianya juga digunakan sebagai transaksi dalam peminjaman dan pemulangan bahan. Terdapat 18,022 koleksi bahan yang terkandung di Perpustakaan Nuklear Malaysia terdiri daripada buku, rujukan, jurnal
dan sebagainya. Rajah 1 di bawah menunjukkan koleksi yang terdapat di Perpustakaan Nuklear Malaysia setakat 2014.
Rajah 1. Pecahan jumlah koleksi bahan yang terdapat di Perpustakaan Nuklear Malaysia SDI di Perpustakaan Nuklear Malaysia telah bermula pada tahun 1978 lagi di mana Malaysia menerusi Nuklear Malaysia secara rasminya menyertai Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa (INIS). Pada masa itu, SDI dan juga satu lagi perkhidmatan dikenali sebagai Perkhidmatan Kesedaran Terkini (CAS) telah dilaksanakan secara konventional di mana pengguna dikehendaki mengisi borang permintaan dan menghantarnya kembali kepada pihak perpustakaan. Menerusi borang tersebut, pengguna diminta menyatakan bahan yang dimohon dengan mengemaskini permohonan berdasarkan kategori atau minat pengguna. Pustakawan akan berusaha mencari bahan tersebut dan akan mengemaskini bahan tersebut kepada pengguna secara berkala setiap 6 bulan. Pada mulanya perkhidmatan ini mendapat sambutan di mana pengguna akan memohon bahan setelah dikemaskini oleh pihak perpustakaan. Namun begitu, disebabkan oleh beberapa masalah terjadi, permintaan ini semakin kurang mendapat perhatian di kalangan warga penyelidik Nuklear Malaysia.
Pada tahun 2009, pihak perpustakaan mendapati sistem ILMU yang digunapakai untuk urusan perpustakaan tidak digunakan secara optimum di mana terdapat beberapa modul tidak dikemaskini. Antaranya, modul IRS, Article Browsing dan WebInfoline. Kedua-dua modul ini sebenarnya mempunyai fungsi yang sama seperti perkhidmatan SDI cuma bezanya pengguna diminta memohon menggunakan sistem ini secara elektronik. Tugas perpustakaan hanya mengemaskini kata kunci dan bahan diindeks
Kajian Perpustakaan
Perkhidmatan Penyebaran Maklumat Terpilih (SDI)
Perkhidmatan Penyebaran Maklumat Terpilih (SDI) sebenarnya telah lama digunakan dan dilaksanakan oleh beberapa perpustakaan di dunia. Konsep SDI mula diperkenalkan oleh H. Peter Luhn pada tahun 1958, yang menamakan perkhidmatan ini sebagai SDI (Dawra, 2004). Menurut Hensley (1963), SDI merujuk kepada peralatan-peralatan dan sumber digunakan untuk memberitahu pengguna mengenai kewujudan sesuatu maklumat yang spesifik dalam bidang yang tertentu. Taylor (1978) telah menjelaskan SDI sebagai salah satu perkembangan perkhidmatan kesedaran terkini dengan memadankan profil pengguna dengan fail-fail bacaan berkomputer terkini. Profil pengguna ini direka untuk memberi khidmat kepada individu, kumpulan-kumpulan kecil dengan minat yang sama dan audien yang lebih besar.
Sementara itu, Kartz (1992) mendefinisikan SDI sebagai sesuatu terma yang biasanya digunakan di dalam pencarian berasaskan komputer. Ia adalah suatu cara di mana sekali dalam sehari dan seminggu, atau sebulan, pustakawan akan mencari karya yang bersesuaian dan menyediakan bibliografi yang berkaitan dengan bidang atau minat individu tersebut. Menerusi kaedah ini juga, bahan akan dipilih daripada penerbitan yang terkini secara berkala, pangkalan data dan maklumat tersebut akan disebarkan kepada pengguna. Irma Indayu (2005) mendefinisikan SDI sebagai satu perkhidmatan yang memadankan pengguna dengan maklumat yang diperlukan. Bersesuaian dengan perlaksanaan SDI, perpustakaan perlu mengenal pasti keperluan pelanggan menerusi profil pelanggan yang perlu disimpan dan dikemas kini secara berkala.
Komponen SDI
SDI perlu terdiri daripada beberapa komponen yang penting seperti sistem perolehan maklumat, profil pengguna dan juga senarai bahan atau maklumat yang bersesuaian. Ianya memerlukan hubungan di antara pengguna (people), proses perolehan maklumat (process) dan sistem untuk menghubungkaitkan di antara kedua-duanya (technology). Rajah 2 menunjukkan contoh profil pengguna sistem ILMU.
Rajah 2. Contoh profil pengguna
Pernyataan Masalah
Semenjak penubuhan Nuklear Malaysia pada tahun 1970an, Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) adalah satu bahagian yang bertanggungjawab untuk memelihara maklumat agensi seperti laporan penyelidikan dalaman, kertas kerja penyelidik, tesis, keratan akhbar dan juga bahan elektronik. Untuk bahan monograf, ianya tidak menjadi masalah kerana diuruskan oleh pihak perpustakaan di mana kakitangan mereka berpengetahuan dalam menguruskan bahan tersebut. Dengan penggunaan sistem ILMU, bahan-bahan ini dapat diuruskan dengan bersistematik dan teratur. Namun begitu, untuk menyebarkan dan memberitahu kepada pengguna yang bersesuaian, ianya menjadi suatu masalah kerana tiada sistem yang bersesuaian.
SDI dapat membantu menyelesaikan masalah ini. Namun perlaksanaannya secara konvensional menjadi masalah kerana kekurangan peruntukan untuk membeli bahan di samping kaedah pemberitahuan maklumat yang tidak sistematik di mana pustakawan perlu memberitahu maklumat yang dikemas kini dan memberinya kepada pengguna. Pengguna perlu melihat semula senarai maklumat dan memberitahu pustakawan bahan yang dikehendaki dan pustakawan akan menyalin dan menghantar kepada pengguna kembali. Kaedah ini sesuai jika dalam skala yang kecil, namun ianya menjadi masalah jika dilaksanakan dalam skala yang lebih besar.
yang berkesan untuk menyebarkan semula bahan-bahan tersebut kepada pengguna dengan menggunakan subjek perkara yang telah ditetapkan.
Objektif
Kertas kerja ini dihasilkan bertujuan untuk menerangkan mengenai perkhidmatan e-SDI di samping mempromosikan perkhidmatan ini kepada pengguna. Kaedah pengindeksan bahan dan juga capaian maklumat menerusi perkhidmatan ini juga akan dijelaskan di dalam kertas kerja ini.
Perlaksanaan e-SDI di Perpustakaan Nuklear Malaysia
e-SDI mula dilaksanakan pada tahun 2009 di mana bahan utamanya diekstrak daripada pangkalan data Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa (INIS) dan laporan dalaman penyelidik. Pada tahun 2012, keratan akhbar berdasarkan subjek perkara tertentu juga diindeks ke dalam sistem ini. Sehingga sekarang, terdapat hampir 17,000 bahan yang telah diindeks ke dalam sistem ini dan 5,000 deskriptor atau kata kunci yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Kata kunci ini diperolehi daripada dokumen Tesaurus INIS yang telah dihasilkan oleh pihak Urusetia INIS. Rajah 3 menunjukkan carta pecahan bahan yang telah diindeks ke dalam sistem ILMU setakat Jun 2014. Rajah 4 menunjukkan contoh paparan muka senarai perkara yang telah dimasukkan.
Rajah 4. Contoh senarai subjek perkara.
Kesemua bahan akan diindeks menggunakan format Machine Readable Cataloging 21 (MARC 21), iaitu format pengindeksan yang telah ditetapkan oleh garis panduan perpustakaan. Menerusi sistem ILMU, terdapat berbagai modul seperti Cataloging, Maintenance, dan Integrated Retrieval System (IRS). Modul IRS adalah modul yang digunakan dalam kerja pengindeksan e-SDI. Rajah 5 menunjukkan paparan muka pengindeksan bahan menerusi sistem ILMU.
https://library.nuclearmalaysia.gov.my. Rajah 6 menunjukkan salah satu contoh paparan muka capaian maklumat menerusi laman sesawang perpustakaan.
Rajah 6. Contoh paparan muka capaian bahan menerusi laman sesawang perpustakaan. Rajah 7 menunjukkan carta alir kerja pengindeksan bahan sehingga pada capaian pengguna. Pengguna boleh mengakses maklumat yang telah diindeks menerusi dua (2) cara, menerusi WebInfoline dan Article Browsing. Carian WebInfoline adalah carian berasaskan carian secara rambang manakala Article Browsing menggunakan konsep SDI dimana pengguna perlu mengisi profil pengguna terlebih dahulu sebelum mendapat bahan yang dicari.
Rajah 7. Carta alir dari proses pengindeksan kepada capaian pengguna Cara mengakses e-SDI
Rajah 8 di bawah menunjukkan carta alir proses pencapaian maklumat oleh pengguna sehingga bahan diperolehi. Terdapat bahan yang boleh dimuat turun secara terus daripada komputer masing-masing dan juga perlu kebenaran daripada pentadbir. Bagi bahan yang perlu mendapat kebenaran, pengguna boleh menghantar email kepada Unit Perkhidmatan Maklumat, BPM untuk mendapatkan teks penuh.
Bahan (Kertas kerja INIS, laporan dsbg) Modul IRS Laman sesawang Perpustakaan Pengguna membina profil pengguna Article Browsing WebInfoline Pengguna
Permohonan dokumen
Muat turun DiindeksRajah 8. Carta alir capaian maklumat oleh pengguna.
Kesimpulan
e-SDI adalah salah satu perkhidmatan yang disediakan oleh Perpustakaan Nuklear Malaysia kepada kakitangannya dalam menyokong aktiviti penyelidikan dan pembangunan (R&D). Sebelum ini, perkhidmatan ini dilaksanakan secara konvensional di mana lebih terarah kepada perpustakaan-pengguna-perpustakaan. Masa berlalu, perkhidmatan ini telah mengalami proses transformasi di mana perkhidmatan ini telah berubah kepada bentuk elektronik. Ianya lebih kepada pengguna itu sendiri di mana inisiatif pengguna diperlukan untuk membina profil pengguna mereka tersendiri dan tugas perpustakaan hanya mengemaskini diskriptor dan bahan maklumat.
Promosi terhadap perkhidmatan ini perlu diperluaskan lagi memandangkan terdapat kakitangan terutamanya penyelidik yang masih tidak sedar akan kewujudan perkhidmatan ini. Pada tahun 2013 dan 2014, sebanyak 10 sesi penerangan telah dijalankan oleh pihak perpustakaan kepada kakitangan Nuklear Malaysia dalam usaha untuk memperkenalkan perkhidmatan ini seterusnya menggalakkan mereka untuk menggunakan perkhidmatan ini secara optimum.
Pengguna
Profil Pengguna
Artikel
Deskriptor Artikel Pengindeks
Rujukan
Altinel, M. dan Franklin, M.J. (2000). Efficient Filtering of XML Documents for Selective Dissemination of Information. In: Proceedings of the 26th VLDB Conference, Cairo, Egypt, 2000. p. 53-64
Anon, (2014). Current-awareness service. In Encyclopædia Britannica. Dicapai daripada http://global.britannica.com/EBchecked/topic/147047/current-awareness-service
Dawra, M. (2004). Library Science and Theories of Management. New Delhi: Rajat Publication.
Hensley, C.B. (1963). Selective Dissemination of Information (SDI): State of the art in May, 1963. In: Joint Computer Conference Proceedings 1963, vol. 23, p. 257-262.
Hossain, M.J. dan Islam, M.S. (2008). Selective Dissemination of Information (SDI) Service: A conceptual paradigm. International Journal of Information Science & Technology, 6(1), p. 27-44.
ILMU Reports. Laporan dihasilkan dari sistem ILMU. Diakses pada JUlai 2014. INIS Website. Dicapai daripada http:/www.iaea.org/inis.
INSTUN, (2012). Current Awareness Servive. Dicapai daripada http://library.instun.gov.my/sdi-/-cas
Irma Indayu Omar, (2005). Panduan Mengurus Perpustakaan. Kuala Lumpur: PTS Professional Sdn, Bhd. Kartz, William A. (1992). Introduction to reference work. 6th Ed. New York: McGraw Hill.
MacEwan University, (2013). Current Awareness Services, 2013 http://library.macewan.ca/current_awareness
Mahapatra, P. K. dan Chakrabarti, B., (1997). Redesigning the Library. New Delhi: Ess Ess Publication.
Mohd Hafizal Yusof, Ruzilah Ehsan, Habibah Adnan dan Samsurdin Ahamad (2011). The use of ILMU system in indexing information related to nuclear in Malaysian Nuclear Agency. Kerta kerja dibentangkan pada Nuclear Technical Convention 2011 (NTC’ 2011), 13-15 September 2011, Bangi, Selangor.
Mohd Hafizal Yusof & Ruzilah Ehsan (2013). Transformasi Perkhidmatan Penyebaran Maklumat Terpilih: e-SDI. Kertas kerja dibentangkan pada Nuclear Technical Convention 2013 (NTC’ 2013), 8-10 Oktober 2013, Bangi, Selangor.
Taylor, L.J. (1978). A librarian’s handbook vol. 2. London: The Library Association.
