ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PAINTING
PT. TAKAGI SARI MULTI UTAMA
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP)
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada matakuliah Kuliah Kerja Praktek Program Studi Teknik Informatika Jenjang S1 (Strata Satu)
Disusun oleh : Nama : Rina indriyani NIM : 311510306
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI PELITA BANGSA
i
LEMBAR PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing matakuliah Kuliah Kerja Praktek (KKP), untuk disidangkan dengan judul:
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PAINTING
PT. TAKAGI SARI MULTI UTAMA
Cikarang, ...2019
Mengetahui,
Kaprodi Pembimbing
Teknik Informatika Kuliah Kerja Praktek
Aswan S. Sunge, M.Kom. Irfan Afriantoro,S.Kom.,M.M. NIDN. 0426018003 NIDN. 0430048704
ii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap Puji Syukur kehadirat Allah SWT, karena hanya atas berkat-Nya, penulis dapat melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Praktek beserta pembuatan Laporan KKP ini dengan baik, meskipun isinya sangat jauh dari sempurna dengan banyak kekurangannya, baik dari kesalahan dalam hal penggunaan bahasa maupun ketelitian dalam pengetikannya.
Dalam pelaksanaan KKP dan penyusunan laporan, penulis mendapat banyak bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Ir. Moh. Mardiana, selaku Ketua Yayasan Pelita Bangsa
2. Bapak Dr. Ir. Supriyanto, M.P. Selaku Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Pelita Bangsa
3. Bapak Aswan S. Sunge, bM.Kom. Selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Pelita Bangsa
4. Bapak Irfan Afriantoro, S.Kom., M.M. Selaku Dosen Pembimbing
5. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Pelita Bangsa
6. Orang Tua yang selalu memberikan dukungan moril dan materil 7. Rekan-rekan karyawan PT. Takagi Sari Multi Utama
8. Rekan-rekan kelas TI.15.D4 yang telah berjuang bersama dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini
Penulis menyadari bahwa masih banyak keterbatasan dalam penyusunan laporan ini, sehingga kritik dan saran sangat diharapkan demi perbaikan penulisan laporan penelitian dikemudian hari. Namun demikian, penulis tetap berharap semoga hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak yang berkepentingan.
Cikarang, Agustus 2018
iii ABSTRAK
Seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi serta meningkatnya tuntutan dunia kerja yang membutuhkan penyajian informasi secara cepat dan akurat. Untuk peningkatan kinerja perusahaan, komputer merupakan bagian dari teknologi informasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan data dan penyajian informasi yang cepat dan akurat. Hal ini akan bermanfaat bagi manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan.
Dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis akan membahas tentang Analisis Sistem Informasi Inventory PT. Takagi Sari Multi Utama, Sistem informasi tersebut masih berjalan kurang efektif karena masih mengalami banyak permasalahan seperti sering terjadinya miss-stock, atau kehilangan stok barang tanpa pencatatan yang aman dan jelas.
Dengan permasalahan yang sering terjadi tersebut, pihak perusahaan harus segera mengatasi permasalahan yang ada agar tidak menjadi parah dan rumit. Melalui laporan Kuliah Kerja Praktek inilah penulis melakukan riset untuk mencoba mencari jalan keluar yang baik agar sistem dapat berjalan dengan baik. Adapun cara penyelesaian yang penulis ajukan ini antara lain mengamati sistem yang sedang berjalan sistem komputerisasi yang multi user dalam informasi pengiriman inventory pada PT. Takagi Sari Multi Utama. Adapun program yang dipakai untuk penyajian informasi yang berbasis multi user tersebut adalah java dan database.
iv DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LEMBAR PERNYATAAN ... i KATA PENGANTAR ... ii ABSTRAK ... iii DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Penilitian ... 1
1.2. Identifikasi Masalah ... 2
1.3. Batasan Masalah ... 2
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 2
1.4.1. Tujuan Penelitian ... 3
1.4.2. Manfaat Penelitian ... 3
1.5. Waktu dan Tempat ... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1. Teori Umum ... 5
2.1.1. Definisi Analisis ... 5
2.1.2. Definisi Sistem ... 5
2.1.3. Definisi informasi ... 6
2.1.4. Definisi Analisis Sistem ... 6
2.1.5. Definisi Perancangan Sistem ... 7
2.1.6. Definisi Sistem Informasi ... 7
2.2. Teori Khusus ... 8
2.2.1. Pengertian Persediaan (Inventory) ... 8
2.2.2. Fungsi Persediaan ... 8
2.2.3. Tujuan Persediaan ... 9
v
2.3. Unified Modeling Language (UML) ... 10
2.4. Use Case Diagram ... 11
2.5. Activity Diagram ... 12 2.6. Sequence diagram ... 13 2.7. Class Diagram ... 13 2.8. Component Diagram ... 13 2.9. Deployment Diagram ... 14 2.10. Package Diagram... 14 2.11. Statechart Diagram ... 14 2.12. Communication Diagram ... 14 2.13. JAVA ... 14 2.16. Basis Data ... 15
BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN ... 17
3.1. Tinjauan Perusahaan ... 17
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT.Takagi Sari Multi Utama ... 17
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 17
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 18
3.2. Metode Penelitian ... 21
3.2.1. Desain Penelitian ... 22
3.2.2. Jenis dan Metode Penelitian ... 22
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 23
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ... 23
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 23
3.3. Analisis Sistem yang Berjalan... 25
3.3.1. Analisis Dokumen ... 25
3.3.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 27
3.3.2.1. Flowchart Prosedur Sistem Berjalan ... 27
3.3.2.2. Use Case Diagram Sistem Berjalan ... 30
3.3.2.3. Class Diagram Sistem Berjalan ... 31
3.3.2.4. Activity Diagram Sistem Berjalan ... 32
3.3.2.5. Sequence Diagram Sistem Berjalan ... 34
vi
3.3.4. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 38
3.4. Perancangan Sistem... 39
3.4.1. Tujuan Perancamgan Sistem ... 39
3.4.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 40
3.4.3. Gambaran Umum Prosedur Yang Diusulkan ... 40
3.4.3.1. Flowchart ... 41
3.4.3.2. Diagram Use Case Yang Diusulkan ... 43
3.4.3.3. Class Diagram Yang Diusulkan ... 44
3.4.3.4. Activity Diagram Yang Diusulkan ... 45
3.4.3.5. Sequence Diagram Yang Diusulkan ... 46
3.5. Struktur File... 47
3.6. Perancangan Antar Muka ... 48
BAB IV PENUTUP ... 59
4.1. Kesimpulan... 59
4.2. Saran ... 59
DAFAR PUSTAKA ... 60 LAMPIRAN
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan ... 19
Gambar 3.2. Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Prototype ... 24
Gambar 3.3. Flowchart Proses Produksi ... 28
Gambar 3.4. Flowchart Sistem Yang Berjalan ... 29
Gambar 3.5. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan ... 30
Gambar 3.6. Class Diagram Sistem Yang Berjalan... 31
Gambar 3.7. Activity Diagram Sistem Yang Berjalan ... 32
Gambar 3.8. Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan ... 34
Gambar 3.9. Form Menu Login ... 35
Gambar 3.10. Form Menu ... 35
Gambar 3.11. Form Receipts ... 36
Gambar 3.12. Form Transfers ... 37
Gambar 3.13. Form Assembly ... 38
Gambar 3.14. Flowchart Pendataan Stock Opname yang Diusulkan ... 41
Gambar 3.15. Flowchart Part Mutation yang Diusulkan ... 42
Gambar 3.16. Flowchart Part Report yang Diusulkan... 42
Gambar 3.17. Use Case Diagram yang Diusulkan ... 43
Gambar 3.18. Class Diagram yang Diusulkan ... 44
Gambar 3.19. Activity Diagram yang Diusulkan ... 45
Gambar 3.20 Sequence Diagram Data Barang yang Diusulkan ... 46
Gambar 3.21. Sequence Diagram Transaksi yang Diusulkan ... 46
Gambar 3.22. Sequence Diagram Laporan yang Diusulkan ... 47
Gambar 3.23. Halaman Login ... 48
Gambar 3.24. Halaman Menu Utama ... 49
Gambar 3.25. Halaman Receipts ... 50
Gambar 3.26. Halaman Transfers ... 51
Gambar 3.27. Halaman Assembly ... 52
Gambar 3.28. Halaman Part Mutation ... 53
viii
Gambar 3.30. Halaman Report ... 55
Gambar 3.31. Perancangan Laporan Data Inventory Stock Opname ... 56
Gambar 3.32. Perancangan Laporan Data Inventory Part Mutation ... 57
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 38
Tabel 3.2. Tabel Admin ... 47
Tabel 3.3. Tabel Karyawan Bagian Gudang ... 47
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Perkembangan sistem informasi yang berbasis komputerisasi saat ini berkembang dengan pesat, sehingga komputer sudah merupakan suatu sarana yang banyak digunakan di instansi pemerintah atau perusahaan swasta juga sampai ke rumah-rumah. Komputer merupakan pengolah data yang dapat bekerja secara cepat dan akurat, bekerja secara otomatis untuk menyimpan dan mengolah data, memproses dan menghasilkan informasi sesuai dengan program yang diberikan kepadanya. Komputer mampu bekerja secara tepat dan teliti dengan sistem komputerisasi pada suatu instansi akan mempercepat dan mempermudah pelayanan. Petugas tidak perlu lagi repot-repot menulis suatu data dengan kertas dan dapat langsung me-input data yang diperlukan ke komputer. Hal ini juga dapat memudahkan pengecekan atau peng inputan data yang telah diambil atau dikirim serta barang stok yang ada. Data yang tersimpan dalam sistem akan mudah diakses.
PT. Takagi Sari Multi Utama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang otomotif dengan sistem pengiriman barang ke customer dan pembuatan laporan keseluruhan dengan menggunakan sistem komputerisasi. Namun sistem informasi yang berbasis komputer pun memiliki kekurangan seperti Pemilihan serta penggunaan aplikasi/software menjadi hal yang sangat penting. Pegawai akan sangat bergantung kepada sistem tersebut, sehingga apabila sistem mengalami gangguan atau kerusakan otomatis akan mengganggu proses yang sedang berlangsung. Dan kita perlu menyadari bahwa tidak semua pegawai PT. Takagi Sari Multi Utama akrab dan familiar dengan sistem informasi tersebut atau bahkan dengan komputer. Hal tersebut tentu saja akan membuat penerapan sistem menjadi sia-sia atau malah bisa menjadi halangan karena akan menyulitkan para pegawai yang masih belum siap dalam menerapkannya.
Maka pemberian pelatihan perlu dilakukan agar tiap pegawai dapat menggunakan sistem tersebut yang ada secara efektif, efisien, dan maksimal. Pegawai juga perlu diberi pelatihan mengenai cara penanganan dan antisipasi
2
apabila sistem mengalami gangguan atau tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu pegawai juga dapat didorong untuk selalu memberikan kritik dan saran terhadap sistem yang digunakan agar sistem tersebut dapat semakin berkembang dan memiliki kinerja yang maksimal yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dari latar belakang diatas maka diambil judul : “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PAINTING PT. TAKAGI SARI MULTI UTAMA”
1.2. Identifikasi masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka perumusan masalahnya adalah :
1. Sering terjadi kesalahan (human error) dalam proses pencatatan dan perhitungan data transaksi penerimaan dan pengeluaran part (barang) karena masih menggunakan proses manual.
2. Tidak adanya akses penyimpanan data Stock opname sehingga tidak efisien dalam mencari data karena masih dalam bentuk kertas.
3. Belum adanya laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik mengenai transaksi penerimaan dan pengeluaran part/barang sehingga sulit memantau barang yang rusak atau masih perbaikan.
1.3. Batasan Masalah
Luasnya ruang lingkup permasalahan yang ada, serta keterbatasan waktu dan pengetahuan dan agar pembahasan masalah lebih terfokus dan terarah, maka diperlukan pembatasan masalah. Berikut ini akan penulis berikan batasan masalah yaitu Sistem Informasi pengeluaran dan penerimaan yang mengelola data keseluruhan barang seperti pencatatan dan penghitungan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang, pendataan stock opname secara periodik. Sistem informasi ini tidak sampai pada pengelolaan data-data seperti produksi surat-surat, pengelolaan data barang.
3
Adapun tujuan dan manfaat penelitian yang penulis laksanakan di PT. Takagi Sari Multi Utama adalah :
1.4.1. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukannya penelitian dalam tugas akhir ini adalah :
1. Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami aplikasi yang telah diperoleh di perusahaan.
2. Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami sistem kerja dan proses. 3. Mahasiswa dapat mengetahui produktivitas perusahaan.
4. Mengenalkan dan membiasakan diri terhadap suasana kerja dan membangun kerja yang baik, juga sebagai upaya untuk memperluas cakrawala wawasan kerja.
5. Mahasiswa dapat memahami dan memahami secara langsung sistem pengaturan daya pada dunia industri sejati, dengan hal di akan akan meningkatkan hubungan yang baik antara dunia industri kerja dan pendidikan.
1.4.2. Manfaat penelitian
Adapun manfaat yang di dapatkan dari penulis laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Penulis
Memberikan wawasan baru sebagai persiapan persiapan untuk melangkah ke dunia kerja.Bermanfaat untuk menerapkan ilmu yang telah di dapatkan di bangku kuliah dan untuk diperaktekan langsung pada kuliah kerja peraktek ini merupakan bukti ilmu pengetahuan dan teknologi dan akan selalu berkembang sesuai dengan perkembangan zaman sekarang ini, di PT.Takagi Sari Multi Utama yaitu tentang analisis pengolah data pengeluaran dan penerimaan barang
2. Bagian PT. Takagi Sari Multi Utama
PT. Takagi Sari Multi Utama, menjadikan hasil penelitian ini sebagai usulan untuk menerapkan sistem baru yang berbasis teknologi komputer dengan lebih mudah dan efektif.
4
Dapat dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi untuk mengukur tingkat keberhasilan lembaga dalam perusahaan dan mengembangkanya. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja yang sebelumnya.
1.5. Waktu dan Tempat
Penelitian dilakukan di lingkungan PT. Takagi Sari Multi Utama Cikarang Selatan yang akan dilakukan dalam kurun waktu bulan Julisampai Desember 2018. 1.6. Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan KKP ini, maka digunakan sistematika penulisan laporan yang bertujuan mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja Praktek ini. Sistematika penulisannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan, metode penelitian, serta sistematika penulisan secara keseluruhan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan peralatan pendukung (tools system)
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum. Menjelaskan sistem yang berjalan, analisis perusahaan, Procedure System, Flow Chart System, input/output dan konfigurasi sistem.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis menjelaskan kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh laporan kuliah kerja praktek. Yang mungkin bermanfaat bagi PT. Takagi Sari Multi Utama.
5 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Teori Umum 2.1.1. Definisi Analisis
Analisis adalah suatu teknik penelitian untuk membuat inferensi yang dapat direplikasi “ditiru” dan sahih datanya dengan memerhatikan konteksnya. (Krippendorff:1980)
Analisis adalah sebuah metode penelitian dengan menggunakan seperangkat prosedur untuk membuat inferensi yang valid dari teks. (Weber:1994) Analisis adalah pengujian yang sistematis dan dapat direplikasi dari simbol-simbol komunikasi, dimana simbol-simbol ini diberikan nilai numerik berdasarkan pengukuran yang valid dan analisis menggunakan metode statistik untuk menggambarkan komunikasi, menarik kesimpulan dan memberikan konteks, baik produksi ataupun konsumsi. (Riffe,Lacy dan Fico:1998).
Dari uraian diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa analisis adalah proses untuk menjelaskan sebuah permasalahan dan berbagai hal yang ada didalamnya.
2.1.2. Definisi Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (jogiyanto:2005).
Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau elemen yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu Komponen Sistem, Batasan Sistem, Lingkungan Luar Sistem, Penghubung Sistem, Masukan Sistem, Keluaran Sistem, Pengolahan Sistem dan Sasaran Sistem. (Edhy Sutanta: 2009).
Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian
6
atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang. (Murdick, R. G:1991).
Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan untuk mencapai tujuan sistem.
2.1.3. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. (Gordon B. Davis:1991).
Informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan. (Anton M. Melipo:1990).
Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. (George H. Bodnar:2000).
Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terorganisir untuk melakukan proses yang diinginkan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati.
2.1.4. Definisi Analisis Sistem
Analisis sistem ialah sistem yang menentukan sistem informasi apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah yang sudah ada dengan mempelajari sistem dan proses kerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan dan peluang untuk perbaikan. (Stair dan Reynolds).
Analisis sistem terdiri dari mengidentifikasi masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusi dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh system. (Laudon dan Laudon:2010).
Analsis sistem ialah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan mempelajari
7
seberapa bagus komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan yang telah ditentukan. (Mulyanto dkk :2008).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Analisis Sistem adalah sistem yang mengidentifikasi keseluruhan sistem yang di perlukan sistem tersebut.
2.1.5. Definisi Perancangan Sistem
Perancangan Sistem adalah kegiatan merancang detil dan rincian dari sistem yang akan dibuat sehingga sistem tersebut sesuai dengan requirement yang sudah ditetapkan dalam tahap analisa sistem. (Kenneth dan Jane:2006).
Perancangan Sistem adalah sebuah kegiatan merancang dan menentukan cara mengolah sistem informasi dari hasil analisa sistem sehingga dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna termasuk diantaranya perancangan user interface, data dan aktivitas proses. (O’Brien dan Marakas:2009).
Perancangan Sistem adalah sekumpulan aktivitas yang menggambarkan secara rinci bagaimana sistem akan berjalan. Hal itu bertujuan untuk menghasilkan produk perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan user. (Satzinger, Jackson, dan Burd:2012).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Perancangan Sistem adalah kegiatan yang menggambarkan perancangan yang akan di buat oleh sistem tersebut agar sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
2.1.6. Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir:2001).
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, S.Kom., MM:2005).
8
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial d ari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie:2000).
Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna. Penyusunan database meliputi proses memasukkan data ke dalam media penyimpanan data.
2.2. Teori Khusus
2.2.1. Pengertian Persediaan (Inventory)
Persediaan atau inventory adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu. Setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan. Keberadaannya tidak saja dianggap sebagai beban (liability) karena merupakan pemborosan (waste), tetapi sekaligus juga dapat dianggap sebagai kekayaan (asset) yang dapat segera dicairkan dalam bentuk uang tunai (cash).
2.2.2. Fungsi Persediaan
Menurut Render dan Heizer (2005), terdapat empat fungsi persediaan, yaitu sebagai berikut:
1. Mendecouple atau memisahkan beragam bagian proses produksi. Sebagai contoh, jika pasokan sebuah perusahaan berfluktuasi, maka mungkin diperlukan persediaan tambahan untuk mendecouple proses produksi dari para pemasok.
2. Mendecouple perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan persediaan barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan. Persediaan semacam ini umumnya terjadi pada pedagang eceran.
3. Mengambil keuntungan diskon kuantitas, sebab pembelian dalam jumlah lebih besar dapat mengurangi biaya produksi atau pengiriman barang. 4. Menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga.
9 2.2.3. Tujuan Persediaan
Persediaan mempunyai peran besar dalam rangka mempermudah atau memperlancar operasi perusahaan. Adapun tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut:
1. Menghilangkan risiko keterlambatan barang tiba. 2. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan.
3. Menjaga keberlangsungan produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi.
4. Memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada konsumen dengan tersedianya barang yang diperlukan.
2.2.4. Jenis-jenis Persediaan
Menurut Render dan Heizer (2005), berdasarkan proses manufakturnya persediaan dibagi menjadi empat jenis, yaitu
1. Persediaan bahan baku (raw material inventory). Adalah persediaan yang dibeli tetapi tidak diproses. Persediaan ini dapat digunakan untuk mendecouple (memisahkan) para pemasok dari proses produksi.
2. Persediaan barang setengah jadi (working in process inventory). Adalah bahan baku atau komponen yang sudah mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai. Adanya work in process disebabkan oleh waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah produk (disebut siklus waktu). Mengurangi siklus waktu berarti mengurangi persediaan.
3. Persediaan pemeliharaan, perbaikan dan operasi (maintenance, repair, operating, MRO). Pemeliharaan, perbaikan, operasi digunakan untuk menjaga agar permesinan dan proses produksi tetap produktif. MRO tetap ada karena kebutuhan dan waktu pemeliharaan dan perbaikan beberapa peralatan tidak diketahui.
4. Persediaan barang jadi (finished goods inventory). Adalah produk yang sudah selesai dan menunggu pengiriman. Barang jadi bisa saja disimpan karena permintaan pelanggan dimasa depan tidak diketahui.
10 2.3. Unified Modeling Language (UML)
Pada perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk penggunaan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu unified modeling languade (UML). UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks – teks pendukung. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek.
UML memiliki 9 diagram, yaitu Diagram Use Case, Class Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Component Diagram, Deployment Diagram, Package Diagram, Diagram Collaboration, dan Diagram Statechart. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin.2013: 137)
Langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) Menurut Henderi (2010:6), langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut:
1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
2. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints, dan catatan-catatan lain.
3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram. 6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah
11
use case memiliki kemungkinan alur normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alur.
7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hierarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen bereaksi dengan baik.
10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.
11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan:
a. Pendekatan use case dengan mengassign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.
b. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.
2.3.1. Use Case Diagram
Use Case Diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan sistem informasi yang akan dibuat. Usecase mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasara usecase digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. 2013:155)
12
1. Menjelaskan fasilitas yang ada (requirement) 2. Komunikasi dengan klien
3. Membuat test dari kasus-kasus secara umum Kelebihan:
1. Interaksi antara pengguna dan system lain dengan system yang akan di buat cukup tergambar dengan baik.
2. Penggambaran dengan sederhana membuat identifikasi kebutuhafn dengan use case dapat dengan lebih mudah untuk dipahami.
3. Pendekatan identifikasi kebutuhan dapat berdasarkan top down (keinginan dari manajemen level atas) maupun bottom up (keinginan pengguna akhir). 4. Dapat meng-include (memasukkan) fungsionalitas use case lain sebagai
bagian dari proses dalam dirinya.
5. Dapat di-include oleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar fungsionalitas yang common.
6. Dapat meng-extend (memperpanjang) use case lain dengan behaviour-nya sendiri.
7. Sementara hubungan generalisasi antar use case menunjukkan bahwa use case yang satu merupakan spesialisasi dari yang lain.
Kelemahan:
1. Kekurangan mengenai data masih kurang teridentifikasi dengan baik.
2.3.2. Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perngkat lunak. Yang perlu diperhatikan disini adalah menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. 2013:161) Notasi yang digunakan dalam activity diagram adalah sebagai barikut:
1. Activity: Notasi yang menggambarkan pelaksanaan dari beberapa proses dalam aliran pekerjaan.
2. Transition: Notasi yang digunakan untuk memperlihatkan jalan aliran control dari activity ke activity.
13
3. Decision: Notasi yang menandakan kontro cabang aliran berdasarkan decision point.
4. Synchronization bars: Aliran kerja notasi ini menandakan bahwa beberapa aktivitas dapat diselesaikan secara bersamaan (pararel).
2.3.3. Sequence diagram
Diagram sequence menggambarkan kelakuan objek pada Use Case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan massage yang dikirim dan diterima oleh objek. Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram sekuen harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah usecase beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diindtansiasi menjadi objek. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat skenario yang ada pada usecase. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. 2013:165)
2.3.4. Class diagram
Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas – kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut dengan atribut dan metode atau operasi. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. 2013:141)
Kelemahan:
Sulit untuk penentuan antara atribut atau kelas, sering terjadi kesalahan Class memiliki 3 area pokok :
1. Name (dan stereotype) 2. Attribute
Method
2.3.5. Component Diagram
Diagram kompenen atau component diagram dibuat untuk menunjukan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulankomponen dalam sebuah sistem. Diagram komponen fokus pada komponen sistem yang dibutuhkan dan ada didalam sistem. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. 2013:148)
14 2.3.6. Deployment Diagram
Deployment diagram menunjukan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. 2013:154)
2.3.7. Package Diagram
Package diagram menyediakan cara mengumpulkan elemenelemen yang saling terkait dalam diagram UML. Hampir semua diagram dalam UML dapat dikelompokan menggunakan Package diagram. (Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. 2013:154)
2.3.8. Statechart Diagram
Statechart Diagram adalah diagram yang menggambarkan behavior dari objek di dalam lingkup sistem. Dimana behavior menjelaskan atau menggambarkan segala sesuatu yang terkait dengan kondisi dan transisi kondisi dari suatu objek selama berada dalam lingkup sistem.
Menurut Bennett, McRobb, & Farmer (2006: 304), state adalah suatu keadaan dari objek yang ditentukan berdasarkan nilai dari beberapa atributnya dan ada atau tidaknya hubungan dengan objek lain. State merefleksikan kondisi dari objek yang biasanya berlangsung selama jangka waktu tertentu hingga transisi ke state lain dipicu oleh sebuah kejadian.
2.3.9. Communication Diagram
Communication Diagram merupakan interaction diagram kedua yang menggambarkan interaksi antara objek yang satu dengan objek lainnya serta menggambarkan pesan-pesan yang dikirim antar objek-objek tersebut (Bennett, McRobb, & Farmer, 2006 : 271).
2.15. JAVA
Java merupakan bahasa berorientasi objek untuk pengembangan aplikasi mandiri, aplikasi berbasis internet, aplikasi untuk perangkat cerdas yang dapat berkomunikasi lewat internet/ jaringan komunikasi. Melalui teknologi java, dimungkinkan perangkat audio streo dirumah terhubung jaringan komputer. Java
15
tidak lagi hanya untuk membuat applet yang memperintah halaman web tapi java telah menjadi bahasa untuk pengembangan aplikasi skala interprise berbasis jaringan besar. (Bambang Haryanto, 2011:2).
Kelebihan JAVA
Berikut adalah kelebihan java
1. Java dapat dijalankan dalam beberapa platform komputer dan sistem operasi yang berbeda.
2. Dapat di gunakan dalam OOP atau Object Oriented Programming.
3. Java memiliki library yang lengkap. Library disini adalah sebuah kumpulan dari program yang disertakan dalam Java. Hal ini akan memudahkan pemrograman menjadi lebih mudah. Kelengkapan library semakin beragam jika ditambah dengan karya komunitas Java.
4. Memiliki atau bergaya C++
5. Membuat program dengan lebih cepat Kekurangan JAVA
Berikut adalah kekurangan JAVA
1. penggunaan memori yang cukup banyak, lebih besar daripada bahasa tingkat tinggi sebelum generasi Java.
2. kemudahan aplikasi Java didekompilasi. Dekompilasi adalah suatu proses membalikkan sebuah aplikasi menjadi kode sumbernya. Hal ini memungkinkan terjadi pada Java karena berupa bytecode yang menyimpan bahasa tingkat tinggi.
3. Java memiliki kecepatan yang kurang dari C++ 4. Java adalah bahasa pemrograman yang kompleks
2.16. Basis Data (Database)
Menurut Connolly & Begg (2005: 15), database adalah sekumpulan data logikal dan deskripsinya yang saling berhubungan, yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi sebuah organisasi.
Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi karena berfungsi sebagai gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut.
16
Basis data menjadi penting karena dapat mengorganisasi data, menghidari duplikasi data, menghindari hubungan antar data yang tidak jelas dan juga update yang rumit.
a. Keunggulan dan Kelemahan Database Keunggulan :
1. mengurangi kerangkapan data 2. mencapai independensi data
3. mengintegrasi data dari beberapa file 4. mengambil data dan informasi secara cepat 5. meningkatkan keamanan data
Kelemahan:
1. perangkat lunak yang mahal
2. konfigurasi perangkat keras yang besar 3. mempertahankan staff Database Administrato b. Komponen utama database :
a. Perangkat Keras (Hardware)
Merupakan perangkat keras yang dibutuhkan dalam pengelolaan database, berupa komputer beserta seluruh kelengkapan yang dibutuhkan, seperti prosesor, memori, harddisk sebagai media penyimpanan datanya, dan lain sebagainya.
b. Data
Merupakan komponen yang akan diolah sehingga bernilai informasi dan dapat dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan.
c. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak, dalam hal ini DBMS (Database Management System), berfungsi sebagai aplikasi untuk mengelola database.
d. Pengguna (User)
Dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu; pengguna akhir, pemrograman aplikasi dan administrator data.
17 BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT. Takagi Sari Multi Utama
Sejarah Awal Berdirinya PT. Takagi Sari Multi Utama . PT Takagi sari Multi Utama didirikan di Indonesia pada 2 Mei 003 dan mulai menjalankan produksinya pada bulan Desember 2003. PT. Takagi Sari Multi Utama merupakan gabungan dari 3 perusahaan dengan prosentasi penanaman modal yang berbeda yaitu Takagi Seiko Corporation - Jepang (45,7%), PT. Sari Multi Utama - Indonesia (45,7%), SOJITZ PLA-NET Corporation - Jepang (8,6%) , Karena prosentase yang didapat 54,3% (45, 7% + 8,6%) modal sendiri berbanding 45,7% modal dari lokal, maka PT. Takagi Sari Multi Utama adalah perusahaan yang di golongkan kedalam perusahaan modal asing. PT. Takagi Sari Multi Utama berdiri dengan modal sebesar US $ 8.220.000 pada awal berdirinya. Modal dalam di peroleh dari penggabungan dari 3 perusahaan yang menanamkan modal.
PT. Takagi Sari Multi Utama adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang produksi plastik injeksi untuk otomotif terutama pada kendaraan bermotor, roda dua dan roda empat. Customer PT. Takagi Sari Multi Utama antara lain adalah Yamaha Indonesia Motor MFG, Astra Honda Motor, Kawasaki Motor Indonesia, Astra Daihatsu Motor, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Honda Prospect Motor, General Motor dan lain-lain.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan A. VISI
Adapun visi dari PT. Takagi Sari Multi Utama.Tbk adalah sebagai berikut : Total Productive Maintenance
a. Zero Accident b. Zero Breakdown c. Zero Crisis d. Zero Deffect
18 a. Cleaning
b. Tightening c. Lubricating
B. MISI
Berikut adalah misi dari dari PT. Takagi Sari Multi Utama :
1. Memperkuat persiapan produksi untuk model baru dan melakukan aktivitas perbaikan agar bisa mendapatkan profit yang maksimal sesuai dengan target perusahaan.
2. Melaksanakan quality built in process agar target customer claim ZERO dapat tercapai.
3. Mendorong dan meningkatkan aktivitas keselamatan dan kesehatan kerja, 5S serta lingkungan.
4. Mendorong aktivitas peningkatan keahlian kerja.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam mengelola suatu perusahaan, diperlukan sumber daya manusia yang menjanjikan. Sumber daya manusia ini harus dikelola atau dimanajemen agar kinerja sumber daya manusia tersebut optimal yang berdampak positif bagi perusahaan. Adapun bentuk pengelolaan sumber daya manusia dapat dituangkan ke dalam bentuk struktur organisasi yang memiliki fungsi masing-masing sebagai landasan pokok dan suatu kerangka yang dapat membantu dalam mewujudkan suatu pola yang efisien dan profesionalisme kerja sumber daya manusia serta kerjasama yang baik dalam perusahaan. Adapun bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Takagi Sari Multi Utama yaitu:
19
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan (Sumber : Seksi Head Painting)
Berikut Deskripsi produksi painting pada PT. Takagi Sari Multi Utama sesuai dengan Struktur organisasi ialah sebagai berikut :
1. Director
Direktur adalah pimpinan tertinggi sebuah perusahaan yang memimpin beberapa manajer dibawahnya. Tugas seorang direktur adalah mengembangkan perusahaan secara meyeluruh, bertanggung jawab penuh atas seluruh karyawan dan pengembangan jangka panjang perusahaan, dapat mengangkat dan memberhentikan manajer, mengambil keputusan-keputusan penting dalam perusahaan. Disamping itu seorang direktur
20
sebaiknya orang yang mempunyai banyak ide segar yang dapat membantu perusahaan berkembang dan bersaing di dunia usaha.
2. Manager Painting
Manager adalah seseorang yang memikirkan bagaimana suatu perusahaan dapat berkembang dan melakukan evaluasi terhadap sumber daya perusahaan. Manager memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah berjalan sesuai dengan rencana atau tujuan awal perusahaan.
3. Seksi Head Departement painting
Seksi Head Departemen yaitu seseorang yang memimpin sekelompok orang dibawah komandonya. Dengan harus memahami bahwa keberjalanan manajemen harus dilaksanakan dengan seni salah satunya adalah seni berkomunikasi dan membangun kepercayaan antar karyawan khususnya dalam satu tim.
4. Leader
Leader adalah seseorang yang mengawasi dan mengevaluasi kerja pelaksana agar bekerja sesuai dengan standard kerja. Dengan memiliki kemampuan mengajar dan membimbing, mempunyai keahlian serta mampu berperan sebagai orang tua terhadap bawahannya.
5. Maesori
Proses awal setelah pembuatan barang setengah jadi dari proses injection dan terdiri dari :
a. Checker yaitu bertanggung jawab atas pengecekan barang OK atau NG (Not Good) dengan memisahkan barang keduanya jika barang OK maka barang tersebut masuk proses berikutnya jika barang NG maka barang akan di kembalikan ke bagian proses injection.
b. Masking yaitu proses menutup bagian part dengan Mal, lakban dan kertas yang tidak terkena cat.
6. Robot
Proses kedua setelah dilakukan proses masking dengan menutup bagian yang tidak terkena cat dengan mel ukan terlebih .
21
a. Wash bensin yaitu proses pelumasan wash bensin pada part yang akan di painting.
7. Final
Proses ketiga dari proses painting setelah part selesai di painting yaitu dengan proses :
a. Checker yaitu pengecekan part yang telah terkena cat atau telah melalui proses painting dengan melakukan pemisahan part yang NG atau part yang tidak sesuai dengan standar OK pada perusahaan.
b. Polesh yaitu proses perbaikan part NG yang telah di cat dengan standar mampu di perbaiki dari pihak perusahaan di bagian poleshing final. c. Open Masking yaitu proses pembuangan Mal, lakban dan kertas pada
part yang tidak terkena painting serta membersihkan sisa debu oven yang menempel pada part.
8. Touch Up
Proses perbaikan part NG yang melebihi standar di bagian poleshing atau part ini harus melakukan pengecetan ulang pada part NG.
a. After TU yaitu proses pengecetan ulang pada bagian part NG hanya dengan melakukan semprot manual tidak dengan Robot seperti proses awal karena hanya sebagian saja.
b. Polesh yaitu proses penghalusan part setelah part tersebut telah melakukan proses After TU dan melalui proses open agar part OK kembali.
c. Open masking yaitu proses penyemprotan part pada part yang telah di polesh dengan air blow agar part bersih kembali.
9. Spare part
Yaitu bagian tempat penyimpanan suku cadang part.
a. Selling yaitu proses pemanasan plastik atau part yang masih membutuhkan proses selling.
b. Packing yaitu proses pengepakan barang yang akan di kirim agar barang terlihat rapih, bersih dan tertata.
22
Metode penelitian dalam menyusun penelitian ini diantaranya adalah sebagai berikut :
3.2.1. Desain Penelitian
Desain penelitian yang peneliti gunakan yaitu penelitian deskriptif dimana metode penelitian deskriptif merupakan metode penelitian yang menggambarkan dan menginterpretasi objek apa adanya. Oleh karena itu, peneliti menggunakan metode ini sebagai suatu rancangan penelitian karena metode ini menggambarkan suatu keadaan dan kondisi yang diteliti sesuai dengan yang sedang berjalan . 3.2.2. Jenis dan Metode Penelitian
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah catatan atas kumpulan. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra. Jenis data yang digunakan peneliti pada penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. A. Sumber Data Primer
Dalam proses pencarian dan pengumpulan data yang diperlukan, penulis menggunakan teknik-teknik pengumpulan data primer yaitu :
a. Wawancara (Interview)
Wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab langsung pada bagian yang terlibat langsung dalam permasalahan yang disebutkan diatas yaitu pada bagian Admin kasir (Inventory).
b. Observasi (Observasion)
Observasi adalah aktivitas terhadap suatu proses atau objek dengan maksud merasakan untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian secara langsung di tempat praktek kerja lapangan. Dalam penelitian ini, penulis melakukan observasi di bagian kasir (Inventory). B. Sumber Data Sekunder
Dan juga penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data sekunder, yakni :
a. Kepustakaan (Library Research)
Teknik ini adalah teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari, mengkaji dan memahami dahulu sumber data yang ada pada perusahaan.
23
Sumber data yang kami kaji di lapangan adalah arasip-arsip laporan penerimaan dan arsip laporan stock opname.
b. Dokumentasi
Dokumentasi adalah pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data hasil pengamatan di tempat pelaksanaan penelitian.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem menggambarkan tahapan-tahapan dalam proses penelitian guna memecahkan masalah penelitian dari awal perencanaan hingga tercapainya tujuan penelitian dan pengembangan sistem. 3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan yang digunakan adalah metode analisis UML (Unified Modeling Language) karena penyusunan laporan akan didasarkan pada data-data yang diperoleh dari objek penelitian metode ini mengguankan alat pemodelan berupa Flowchart, Use case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram dan Sequence Diagram.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan Metode Model Prototype yang merupakan metode pengembangan yang berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak, prototipe bisa menjadi paradigma yang efektif bagi rekayasa perangkat lunak. Selain itu prototype juga membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi.
Secara umum tahapan pada model prototyping dapat dilihat pada gambar berikut:
24
Gambar 3.2. Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Prototype Sumber : Abdul Kadir (2003)
Dengan metode prototyping ini pengembang dan user dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Sering terjadi seorang user hanya mendefinisikan secara umum apa yang dikehendakinya tanpa menyebutkan secara detail output apa saja yang dibutuhkan, pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang kurang memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan manusia dan komputer.
Berikut ini beberapa tahapan-tahapan dalam prototyping sampai pada tahap implementasi yang akan digunakan oleh penulis dalam merancang sistem informasi Inventory ini, yaitu sebagai berikut:
1. Pengumpulan kebutuhan, User dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
Pengembang dan pemakai Pemakai menjelaskan kebutuhan
Pengembang mulai membuat
Pemakai menguji prototipedan memberikan kritikan atau saran
Pengembang melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai
Pengembang merampungkan sistem sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai
Mengembangkan Versi Produksi Memperbaiki Prototipe Menguji Prototipe Membuat Prototipe Identifikasi Kebutuhan Pemakai
25
2. Membangun prototyping, Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian rancangan tampilan program kepada user (misalnya dengan membuat input dan format output) 3. Evaluasi protoptyping, Evaluasi ini dilakukan oleh user apakah prototyping yang
sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan user. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangi langkah 1 dan 2.
4. Mengkodekan sistem, Dalam tahap ini, prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman sesuai kebutuhan dan prosedur yang telah didapat pada langkah 1.
5. Menguji sistem, Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.
6. Menggunakan sistem, Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima user siap untuk digunakan.
Adapun untuk metode pengembangan sistem yang peneliti lakukan hanya sampai membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian rancangan tampilan program kepada user (misalnya dengan membuat input dan format output)
3.3. Analisis Sistem Yang Berjalan
Meliputi analisis Dokumen, analisis prosedur yang sedang berjalan serta evaluasi sistem yang sedang berjalan.
3.3.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan metode analisa data dengan cara mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan obyek yang akan diteliti dan pengujian arsip atau dokumen yang ada di instansi terkait. Analisa dokumen juga merupakan salah satu hal yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya, adapun analisis dokumen yang terdapat di PT Takagi Sari Multi Utama adalah sebagai berikut :
A. Data Dokumen Masukkan
1. Nama Dokumen : laporan barang masuk
26
Fungsi : untuk mengetahui barang yang diterima Periode Pembuatan : setiap produksi
Tujuan : admin kasir
Media : kertas
Jumlah : sesuai kebutuhan
Lampiran : Lampiran 1
2. Nama Dokumen : laporan retur barang
Sumber : customer
Fungsi : untuk mengetahui jumlah retur barang Periode Pembuatan : pada saat retur barang
Tujuan : bagian produksi
Media : kertas
Jumlah : sesuai jumlah retur dari supplier Lampiran : Lampiran 2
B. Data Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : surat permintaan barang
Sumber : operator WHJ
Fungsi : untuk mengetahui jumlah persediaan barang
Periode Pembuatan : pada saat pembelian barang Tujuan : bagian persediaan (line store)
Media : kertas
Jumlah : sesuai kebutuhan
Lampiran : Lampiran 3
2. Nama Dokumen : laporan pengiriman barang
Sumber : operator WHJ
Fungsi : untuk mengetahui jumlah barang yang dikirimkan
Periode Pembuatan : pada saat pengririman barang
27
Media : kertas
Jumlah : sesuai kebutuhan
Lampiran : Lampiran 4
3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Berikut adalah prosedur-prosedur yang berjalan pada sistem informasi Inventory pada PT Takagi Sari Multi Utama yang di modelkan dalam Flowchart, Use case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram.
3.3.2.1. Flowchart Prosedur Sistem Berjalan
Flowchart Merupakan gambar hubungan antar entitas yang terlibat dalam aliran-aliran dokumen yang ada. Berikut merupakan flowchart yang berjalan pada PT Takagi Sari Multi Utama.
28 A. Flowchart Proses Produksi
Gambar 3.3. Flowchart Proses Produksi
Penjelasan Proses :
1. Proses ini diawali dari bagian gudang yang mengecek persediaan barang, apabila barang ada maka proses akan langsung menuju ke persediaan barang dan apabila barang tidak ada maka akan terjadi proses permintaan barang ke bagian Final.
29
2. Setelah itu karyawan akan membuat surat pesanan barang dan menentukan supplier. Setelah membuat surat pesanan, surat pesanan akan diberikan ke pada supplier.
3. Supplier akan mengecek pesanan barang, apabila pesanan tidak ada maka proses akan kembali kepada Admin agar admin mengecek kembali barang pesanan, dan apabila barang ada maka akan menuju ke proses transaksi pembelian barang.
4. Setelah transaksi berhasil maka supplier akan membuat nota pembelian/faktur untuk diserahkan kepada bagian administrasi/karyawan. 5. Setelah itu karyawan akan mengecek barang, apabila barang rusak maka
akan kembali ke proses pesanan barang pada supplier, dan apabila barang baik maka akan menuju ke proses transaksi pembelian.
6. Setelah itu bagian admin akan menyimpan data pembelian dan membuat laporan untuk diserahkan kepada kepala departemen.
B. Flowchart Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.4. Flowchart Sistem Yang Berjalan
30
1. Proses ini diawali dari admin yang masuk ke apliksi dengan login terlebih dahulu setelah login berhasil maka akan masuk ke dalam aplikasi tersebut. 2. Setelah itu admin masuk ke bagian inventory untuk melihat data-data dan
laporan barang serta data transaksi.
3. Jika directur meminta untuk mencetak data tersebut maka admin mengevaluasi terlebih dahulu data yang ingin diminta.
4. Jika directur menyetujui dengan data tersebut maka data akan di print jika tidak data akan di hapus.
3.3.2.2. Use Case Diagram Sistem berjalan
Use case diagram yaitu salah satu jenis diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dan aktor, use case diagram juga dapat men-deskripsikan tipe interaksi antara si pemakai sistem dengan sistemnya
Gambar 3.5. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
Adapun Use Case Diagram Gambar 3.5. diatas menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh aktor, kegiatan kegiatan tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:
31 1. Kegiatan yang dilakukan oleh Direktur
a. Direktur mengelola data penjualan, data tersebut disimpan atau diambil dari data pegawai yang sudah ada, proses ini digunakan untuk menentukan jumlah kuota serta memilih penyelia.
b. Direktur juga mecek set kapasitas produk di perusahaan
c. Direktur melakukan login dan megecek laporan pendapatan perusahaan. 2. Kegiatan yang dilakukan Customer
a. Customer melakukan pendataan pemesanan b. Customer melakukan pembayaran
3. Kegiatan yang dilakukan Admin
a. Admin membuat laporan pendapatan harian, pendapatan dan trend penjualan.
b. Lalu admin membuat data pemesanan yang telah di pesan oleh customer.
c. Menyerahkan data pemesanan ke bagian pegawai agar pegawai segera memproduksi barang yang akan di pesan.
4. Kegiatan yang dilakukan pegawai
a. Pegawai membuat/memproduksi barang pesanan sesuai data yang di berikan oleh admin.
b. Setelah itu pegawai bagian pengiriman mengirimkan produk yang telah selesai di buat sesuai pesanan.
3.3.2.3. Class Diagram Sistem berjalan
Class diagram yaitu diagram yang digunakan untuk menampilkan kelas-kelas maupun paket-paket yang ada pada suatu sistem yang nantinya akan digunakan.
32
Gambar 3.6. Class Diagram Sistem Yang Berjalan
Adapun Class Diagram pada Gambar 3.6. diatas menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dijabarkan sebagai berikut :
1. Class/table perusahaan memiliki beragregasi dengan class/table pegawai,alasannya karena departemen dapat berdiri sendiri tanpa ada pegawai tetapi kinerjanya tidak sempurna. Banyak pegawai dapat bekerja pada satu departemen jadi many to one.
2. Class/table transaksi tidak dapat berdiri sendiri tanpa adanya class/table produk. Begitu juga dengan table produk tidak bisa berdiri sendiri tanpa adanya departemen.
3. Banyak pelanggan dapat melakukan banyak tansaksi 4. transaksi dapat mencakup banyak produk
3.3.2.4. Activity Diagram Sistem berjalan
Activity diagram atau diagram aktivitas yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang dapat memodelkan proses-proses apa saja yang terjadi pada sistem. menyediakan analisis dengan kemampuan untuk memodelkan proses
33
dalam suatu sistem informasi. Activity diagram dapat digunakan untuk alur kerja model, use case individual, atau logika keputusan yang terkandung dalam metode individual. Activity diagram juga menyediakan pendekatan untuk proses
pemodelan paralel.
Gambar 3.7. Activity Diagram Sistem Yang Berjalan
Adapun Activity Diagram pada Gambar 3.7. diatas menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dijabarkan sebagai berikut :
1. Aktivitas yang dilakukan Director
a. Director melakukan login aplikasi dengan tujuan untuk melakukan transaksi pembelian barang yang akan di pesan oleh customer.
b. Director melakukan pengisian data dan pngecekan pemesanan barang untuk di kirim ke bagian admin agar di proses oleh produksi.
2. Aktivitas yang dilakukan Admin
a. Admin melakukan eksekusi pemesanan barang
b. Admin mengumpulkan data pemesanan barang untuk di berikan ke bagian produksi
3. Aktivitas yang dilakukan pegawai
a. Pegawai membuat pesanan barang dengan pedoman data yang sudah di berikan dari admin.
act activ ity diagram
Pegaw ai
Director Aplikasi Admin
eksekusi
eksekusi Login Aplikasi
Memilih
melakukan transaksi pembelian
Menampikan tampilan menu menampilkan data barang menampilkan form pembelian cetak data data telah dicetak mengumpulkan data
34 3.3.2.5. Sequence Diagram Sistem berjalan
Sequence diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML (Unified Modeling Language) yang menjelaskan interaksi objek yang berdasarkan urutan waktu, sequence diagram juga dapat menggambarkan urutan atau tahapan yang harus dilakukan untuk dapat menghasilkan sesuatu.
Gambar 3.8. Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan
Adapun Sequence Diagram pada Gambar 3.8 diatas menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dijabarkan sebagai berikut :
1. Aktivitas yang dilakukan oleh Admin inventory
a. Admin inventory melakukan login aplikasi dengan halaman pertama yaitu menu utama yang berisi proses pemilihan part mana yang akan di kirim ke customer.
b. Admin melakukan input rincian jumlah barang yang akan di kirim di menu pilih produk.
c. Admin melakukan pengisian data alamat perusahaan yang akan dikirim barang dengan mengisi data di menu order.
d. Lalu admin melakukan proses transaksi barang yang akan dikirim di menu checkout.
e. Dan setelah proses pendataan telah selesai maka admin mengirimkan data ke bagian proses solomon (proses perhitungan untung dan rugi perusahaan)
sd squence diagram
Admin inventory
Menu pilih produk
Menu utama Menu order Proses checkout
Login
Masukan pilihan part
Klik Submit
Input Form rincian jumlah order Proses pemilihan part
Set identitas
SetAlamat
Proses solomon
35
3.3.3. Interface Sistem Yang Sedang Berjalan
Berikut adalah interface sistem yang sudah dibangun diperusahaan PT. Takagi Sari Multi Utama adalah sebagai berikut :
A. Form Menu Login
Gambar 3.9. Form Menu Login
B. Form Menu
36 C. Form Receipts
37 D. Form Transfers
38 E. Form Assembly
Gambar 3.13. Form Assembly
3.3.4. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Hasil dari evaluasi sistem inventory PT. Takagi Sari Multi Utama yang sedang berjalan didapatkan bahwa masih terdapat beberapa kekurangan dalam prosedur –prosedurnya yaitu :
Tabel 3.1. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
No Identifikasi Masalah Pemecahan Masalah
1 keterlambatan proses mengenai persediaan barang yang
mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan (Human error)
Dalam sistem yang diusulkan, ada proses validasi dan verifikasi dalam pencatatan dan perhitungan data opname
39 2 Belum adanya laporan-laporan
periodik mengenai aktivitas
pendataan stock opname dari sistem yang berjalan sehingga informasi yang dihasilkan cenderung transparan dan memerlukan
pendataan setiap akhir bulan secara mendadak.
Dalam sistem yang diusulkan, laporan-laporan mengenai
aktivitas pendataan stock opname dpat dihasilkan dan dicetak secara periodik sehingga informasi yang dihasilkan lebih transparan
3 Data-data stock opname hanya disimpan pada sebuah buku dan hanya dilakukan 1 bulan sekali sehingga harus mempekerjakan karyawan sampai 12-14 jam dalam sehari untuk perhitungan data stock opname
Dalam sistem yang diusulkan data-data stock opname akan dilakukan pencatatan setiap hari dengan penambahan menu stock opname dengan penambahan menu mutasi agar terintegrasi serta laporan untuk stock opname
3.4. Perancangan Sistem
Perancangan sistem secara global adalah tahapan kegiatan yang dilakukan seseorang atau kelompok dalam merancang atau membuat sistem sebelum sistem dibuat dengan tujuan sistem yang dibangun sesuai kebutuhan pengguna. Rancangan sistem terdiri dari dua kegiatan penting yaitu kegiatan menentukan bagaimana sistem akan dirancang dan kegiatan mengkonfigurasi perangkat lunak dan perangkat keras untuk mendapatkan pemecahan masalah yang maksimal.
3.4.1. Tujuan Perancangan Sistem
Adapun suatu rencana perancangan sistem informasi inventory ini mempunyai tujuan yakni sebagai berikut :
1. Agar memenuhi kebutuhan perusahaan akan sebuah aplikasi yang menunjang sesuai kebutuhan.
2. Agar sistem tersebut dapat meningkatkan efektifitas kerja pada bagian inventory input barang PT. Takagi Sari Multi Utama.
3. Agar informasi yang dihasilkan diharapkan lebih cepat dan akurat dalam pendataan.
40
3.4.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Perancangan sistem informasi inventory ini adalah sistem informasi komputerisasi yang dirancang untuk menunjang aktivitas pendataan pada sistem inventory barang pada PT. Takagi Sari Multi Utama seperti pengelolaan data keluar dan masuknya barang serta penambahan untuk pendataan stock opname dengan memanfaatkan teknologi komputer.
a. Data yang Dikelola
1. Receipts yaitu semua part yang masuk kedalam gudang inventory.
2. Transfers yaitu semua part yang keluar (part yang sudah dikirim ke customer).
3. Assembly yaitu semua data part yang melalui proses assembly (penambahan sparepart).
4. Data opname yaitu semua data stock opname keseleuruhan. 5. Part Mutation yaitu semua data part balikan.
6. Report yaitu kumpulan laporan Data opname,Part Mutation dan Assembly. b. Pengguna Sistem, kasir inventory yaitu Admin inventory yang mempunyai
jabatan sebagai pengelola segala hal mengenai aktivitas gudang inventory.
3.4.3. Gambaran Umum Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur ini akan memberikan gambaran mengenai proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem informasi inventory ini.
Berikut adalah prosedur-prosedur usulan yang diterapkan dalam sistem informasi inventory yang di modelkan dalam Use case, Class Diagram, Aktivity Diagram dan Squence Diagram.
A. Prosedur Pendataan Stock opname
1. Penerimaan data stock opname berupa catatan berupa kertas dari masing-masing line langsung diserahkan kepada admin kasir (Inventory).
2. Data penerimaan stock opname berupa catatan kertas kemudian diolah ke dalam sistem oleh admin kasir (Inventory).
3. Admin kemudian mencetak bukti pemerimaan data dari masing-masing line.
41
4. Secara periodik, admin mencetak laporan penerimaan data untuk diserahkan kepada bagian costing untuk pendataan pemakaian pada perusahaan.
B. Prosedur Pendataan Part Mutation
1. Penerimaan data part mutation berupa catatan kertas dari operator bagian gudang (pengiriman).
2. Data part mutation berupa catatan kertas dari operator bagian gudang kemudian diolah ke dalam sistem oleh admin kasir (Inventory).
3. Admin kemudian mencetak data part mutation secara periodik. C. Prosedur Report
1. Admin mencetak laporan stock opname yang di adakan setiap 1 bulan sekali.
2. Admin mencetak laporan part mutation untuk diserahkan ke bagian operator repair setiap ada part balikan.
3. Admin mencetak laporan Assembly setiap pemasukan part ke setiap line.
3.4.3.1. Flowchart
A. Flowchart pendataan stock opname
42 B. Flowchart Part Mutation
Gambar 3.15. Flowchart Part Mutation yang Diusulkan C. Flowchart Part Report
43 3.4.3.2. Diagram Use Case Yang Diusulkan
44 3.4.3.3. Class Diagram Yang Diusulkan
45 3.4.3.4. Activity Diagram Yang Diusulkan
Gambar 3.19. Activity Diagram yang Diusulkan analysis Business Process Model
Costing Bagian pengiriman Admin Operator gudang Mengecek Stock Barang Periksa Persediaan Barang Konfirmasi barang ada Mulai Pemesanan Barang Pendataan Barang Pengecekan Barang cetak laporan Stock opname Pengiriman Barang Reture Barang Membuat nota Penerimaan Laporan Opname
46 3.4.3.5. Sequence Diagram Yang Diusulkan
A. Sequence Diagram Data barang
Gambar 3.20 Sequence Diagram Data Barang yang Diusulkan
B. Sequence Diagram Transaksi
