6 2.1. Konsep Dasar Sistem
Pemahaman tentang sistem harus diketahui sebelumnya, karena mempunyai peranan penting dalam melakukan penelitian terhadap sistem yang akan diteliti serta untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut (Ladjamudin, 2013:6) menyimpulkan bahwa “sistem adalah suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda unuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut”.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut (Ladjamudin, 2013:3-5), Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan
.
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal
Input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem. 6. Keluaran Sistem
Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut (Ladjamudin, 2013:6), sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, yaitu:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
Sistem Fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta alam).
Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancangmanusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan machine system. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem tertentu (Deterministic system) dan
Sistem tak tertentu (Probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tertentu relatif/konstan dalam jangka waktu yang lama.
Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran subsistem lainnya.
2.1.4. Pengertian Informasi
Menurut (Krismiaji, 2015:14) : Informasi (information) adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya, pengguna membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi.
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi
Menurut (Krismiaji, 2015:15) : Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.1.6. Pengertian Pengelolaan
(Subekti, 2014) “pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. 2.1.7. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. (Vironica & Sukadi, 2013) Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman.
Jenis-jenis surat masuk yaitu : 1. Surat Pribadi
Adalah surat yang ditujukan secara pribadi kepada pejabat pegawai/karyawan secara pribadi.
2. Surat Dinas
Adalah surat resmi yang ditujukan kepada instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi.
Surat Dinas Rutin/Biasa
Surat Dinas Penting
Surat Dinas Rahasia 3. Surat Niaga
Adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan usaha/perusahaan yang isinya untuk kepentingan bisnis.
(Vironica & Sukadi, 2013) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,bernomor,berstempel, dan telah ditanda tangani oleh yang berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor maupun lembaga yang ditujukan kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Surat keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi atau instansi ditujukan ke oraganisasi lain diluar organisasi itu sendiri.
2.2. Teori Pendukung
Peralatan pendukung yang digunakan penulis dalam menyusun Tugas Akhir adalah :
2.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut (Ladjamudin, 2013:142), “Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak ”. ERD digunakan oleh professional sistem untuk berkomunikasi dengan pemakai eksekutif tingkat tinggi dalam suatu organisasi.
Adapun simbol-simbol dari Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebagai berikut:
Tabel II.1. Simbol-simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
Nama Simbol Keterangan
Entitas Suatu kumpulan objek atau sesuatu
yang dapat dibedakan atau dapat didefinisikan secara unik.
Relationship Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.
Atribut Karakteristik dari entitas atau
Relationship yang menyediakan penjelasan detail entitas atau relation.
Link Baris sebagai penghubung antara
himpunan, relasi dan himpunan entitas dari atributnya.
(Sumber : Ladjamudin (2013:149)) 2.2.2. LRS (Logical Record Structure)
Menurut (Wulandari, 2013:17) “Logical Record Structure dibentuk dengan nomor dari tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik”.
Beda LRS dengan diagram entity relationship diagram nama tipe record berada diluar kotak field tipe record ditempatkan. LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua linktipe record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua metode yang dapat digunakan, dimulai dengan hubungan kedua
model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode yang lain dimulai dengan Entity Relationship diagram dan langsung dikonversikan ke LRS.
Berikut tahapan transformasi ERD ke LRS :
a. Konversi ERD ke LRS, Entity Relationship Diagram harus diubah ke bentuk LRS (struktur record secara logic). Dari bentuk LRS inilah yang nantinya dapat ditransformasikan ke bentuk relasi tabel.
b. Konversi ERD ke LRS sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah ERD akan mengikuti pola pemodelan tertentu. Dalam kaitannya dengan konversi ke LRS.
2.2.3. Unified Modelling Language (UML)
Menurut (A.S & Shalahudin, 2013), mengemukakan bahwa “Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek.” UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung. UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek. 2.2.4. Use Case Diagram
Menurut (A.S & Shalahudin, 2013), “Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan
dibuat.” Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram use case: Tabel II.2. Simbol-simbol diagram use case
No Simbol Deskripsi
1. Use case Fungsionalitas yang disediakan sistem
sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor, biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja diawal frase nama use case.
2 Aktor Orang, proses atau sistem lain yang
berinteraksidengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang,
biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di awal frase nama aktor.
3. Assosiasi/ Association Komunikasi antara aktor dan use
case yang berpartisilpasi pada use
case atau use case memiliki interaksi
dengan aktor.
4. Extensi/extend
-- -- -- <<extend >> -- --
Relasi use case tambahan kesebuah
use case dimana use case yang
ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan itu, mirip dengan prinsip inheritance pada pemrograman berorientasi objek, biasanya use case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan use case yang ditambahkan, misal:
Arah panah mengarah pada use case yang ditambahkan, biasanya use case yang menjadi extend-nya merupakan jenis yang sama dengan use case yang menjadi induknya.
5. Generalisasi/generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi
(umum-khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya
Validasi username
<<extend >>
Validasi user
Validasi sidik jari
16
Sumber: Rosa A.S dan M.Shalahudin (2013)
6. Menggunakan / include / uses Relasi use case tambahan ke sebuah use
case dimana use case yang ditambahkan
memerlukan use case ini untuk
menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use case ini Ada dua sudut pandang yang cukup besar mengenai
include di use case:
- Include berarti use case yang
ditambahkan akan selalu di panggil saat
use case tambahan dijalankan, misal pada
kasus berikut :
- Include berarti use case yang
tambahan akan selalu melakukan
pengecekan apakah use case yang
di tambahkan telah dijalankan
sebelum use case tambahan di
jalankan, misal pada kasus berikut :
<<include>> Validasi username <<include>> login login Validasi username <<include>>
2.2.5. Activity Diagram
Menurut (A.S & Shalahudin, 2013), “diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak.” Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas: Tabel II.3. Simbol-simbol activity diagram
No Simbol Deskripsi
1. Status Awal
Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal.
2. Aktivitas
Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja.
3. Percabangan/decision Assosiasi percabangan dimana jika ada
pilihan aktivitas lebih dari satu.
4. Penggabungan/Join Assosiasi penggabungan dimana lebih dari
satu aktivitas digabungkan menjadi satu.
5. Status Akhir Status akhir yang dilakukan oleh sistem,
sebuah diagram aktivitas memiliki status akhir
6. Swimlane Memisahkan orgranisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi
Sumber: Rosa A.S dan M. Shalahudin (2013) Aktivitas
2.2.6. Class Diagram
Menurut (A.S & Shalahudin, 2013), “diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.” Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan method atau operasi. Berikut penjelasan atribut dan method :
1. Atribut merupakan variabel-variabek yang dimiliki oleh suatu kelas. 2. Operasi atau method adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram kelas: Tabel II.4. Simbol-simbol class diagram
No Simbol Deskripsi
1. Kelas Kelas pada struktur sistem
2. Antarmuka/interface Sama dengan konsep interface dalam pemrograman berorientasi objek
3. Assosiasi/association Relasi antar kelas dengan makna umum, assosiasi biasanya juga disertai multiplicity
4. Assosiasi berarah/directed assosiation
Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi biasanya juga disertai multiplicity
5. Generalisasi Relasi antar jekas dengan makna generalisasi-spesialisasi (umum-khusus) Class Name
-memberName -memberName
6. Kebergantungan/dependensi Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas
7. Aggregation Relasi antar kelas dengan makna semua-bagian (whole-part)
Sumber: Rosa A.S dan M. Shalahudin (2013)
2.2.7. Sequence Diagram
Menurut (A.S & Shalahudin, 2013), “diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dengan message yangdikirimkan dan diterima antar objek.” Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case berserta metode-metode yang dimilliki kelas yang diintansiasi menjadi objek itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat skenario yang ada pada use case.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram sekuen: Tabel II.5. Simbol-simbol sequence diagram
No Simbol Deskripsi
1. Aktor
Atau
Tanpa waktu aktif
Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi
yang akan dibuat diluar sistem
informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu
merupakan orang, biasanya dinyatakan
dalam menggunakan kata benda
diawal frase nama aktor.
2. Garis hidup/lifeline Menyatakan kehidupan suatu objek
3. Objek Menyatakan objek yang berinteraksi
pesan
4. Waktu aktif Menyatakan objek dalam keadaan
aktif dan berinteraksi, semuanya yang
terhubungdengan waktu aktif ini
adalah sebuah tahapan yang dilakukan di dalamnya
5. Pesan tipe create Menyatakan suatu objek membuat objek yang lain, arah panah mengarah pada objek yang dibuat
6. Pesan Tipe call Menyatakan suatu objek memanggil operasi/metode yang ada pada objek lain atau dirinya sendiri
7. Pesan tipe send Menyatakan bahwa suatu objek
mengirimkan data/masukkan/informasi
ke objek lainnya, arah panah mengarah pada objek yang dikirim
8. Pesan tipe return Menyatakan bahwa suatu objek yang
telah menjalankan suatu operasi atau
metode menghasilkan suatu kembalian ke objek tertentu, arah panah mengarah pada objek yang menerima kembalian
9. Pesan tipe destroy Menyatakan suatu objek mengakhiri
hidup objek yang lain, arah panah
mengarah pada objek yang diakhiri,
sebaliknya jika ada create maka ada
destroy
Sumber: Rosa A.S dan M. Shalahudin (2013)
Nama Objek : nama kelas
<< create>>
1: masukan
1: keluaran
<< destroy>> 1: nama_metode()
2.2.8. Tinjauan Study (Study Literatur)
Penelitan terdahulu yang membahas tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang menjadi acuan dalam penelitan ini dibahas pada tabel berikut:
Tabel II.6 Penelitian Terdahulu
No. Peneliti, Judul, Tahun Pembahasan 1. Vironica, Arie. "Rancang
Bangun Aplikasi
Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan." Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi 5.4 (2013).
Kegiatan pengelolaan surat termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan pengelolaan surat itu dapat berbeda bagi setiap instansi. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Pada SMP Negeri 2 Nawangan mengalami kesulitan dalam pengelolaan surat karena masih banyak ditemukan berbagai kesalahan dalam proses pengelolaan surat tersebut. Dengan adanya aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat serta mudah dalam penggunaan. Pembuatan aplikasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu di update dan bisa dilihat berdasarkan laporan bulanan maupun tahunan.
2. Saputra, Kurnia Adhi, and Muga Linggar Famukhit. "Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada MTs Guppi Jetiskidul."
IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security 3.4 (2014).
Kecepatan pengolahan data dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, data maupun informasi yang harus diolah tentu tidak memungkinkan dilakukan semua dengan menggunakan cara manual. Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak memerlukan suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi. Selama ini di MTs GUPPI Jetiskidul, dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar
masih menggunakan prosedur – prosedur kerja manual yang membuat data sulit untuk dikelola sehingga diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah segala pihak yang terkait dengan surat masuk dan surat keluar di MTs GUPPI Jetiskidul sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mampu memberikan pelayanan yang lebih baik. 3. Elita, Elita, and
Bakhtaruddin Nst.
"Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di
Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Pariaman." Ilmu Informasi Perpustakaan dan
Kearsipan 2.1 (2013)
Pada suatu organisasi dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi. Oleh sebab itu kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada organisasi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi yang bersangkutan, sehingga perlu adanya prosedur pengurusan surat. Subbagian Tata Usaha dan Arsip menghadapi beberapa kendala dalam menangani surat, yaitu kurangnya kinerja pegawai, terbatasnya fasilitas yang dimiliki, dan sistem kearsipan yang masih manual sehingga perlu pengarsipan surat secara komputerisasi. Dengan adanya sistem ini, pengarsipan informasi yang ada pada surat dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Fasilitas yang digunakan untuk mengarsip surat hendaknya dilengkapi dengan filing cabinet.
4. Luqman, Muhammad. "Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Pacitan." Speed-Sentra Penelitian
Engineering dan Edukasi 5.3 (2013).
Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat keluar maupun surat masuk juga harus diperhatikan, oleh karena itu manajemen surat masuk dan keluar harus dilaksanakan dengan tepat. Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sedangkan pada tahap pengarsipan
surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy. Dengan adanya masalah tersebut, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan dirasa perlu untuk merubah metode manajemen persuratan yang saat ini mereka gunakan, yaitu metode konvensional, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi dan otomatis. Sistem Informasi Manajemen surat Masuk Dan Surat Keluar merupakan aplikasi berbasis web yang dapat mengelola surat masuk dan keluar secara efektif sesuai alur yang telah ditetapkan oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan . Pengarsipan surat dilakukan secara elektronik, yaitu penyimpanan dokumem softcopy, dan dilengkapi dengan laporan surat masuk dan surat keluar baik perhari maupun perpriode. 5. Suryatama, Dhian, and
Muslikhah Dwihartanti. "PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN KALASAN
YOGYAKARTA." Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran-S1 6.6 (2017)
Pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Kalasan Yogyakarta belum optimal. Hal tersebut disebabkan oleh peralatan dan perlengkapan untuk mengelola surat masih belum lengkap, seperti printer, rak arsip, lemari arsip, map arsip, filing cabinet. Hambatan-hambatan dalam mengelola surat yaitu belum adanya Karyawan yang menangani surat, kurang tersedianya perlengkapan untuk menyimpan surat, belum tersedia tempat khusus untuk penyimpanan arsip, pengetahuan pegawai dalam mengelola surat masih terbatas. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem pengelolaan surat yang terkomputerisasi, dengan adanya sistem tersebut bisa
meningkatkan kualitas pelayanan
administrasi dan mempermudah dalam pengelolaan surat itu sendiri.
