Modul Sistem Informasi Akuntansi
PERTEMUAN KE 2 : TINJAUAN MENYELURUH PROSES
BISNIS
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan mampu memahami :
1. Menjelaskan tiga fungsi dasar yang dilaksanakan oleh SIA.
2. Mendeskripsikan dokumen dan prosedur yang digunakan dalam SIA untuk mengumpulkan dan memproses data transaksi.
3. Mendiskusikan jenis-jenis informasi yang dapat disediakan oleh SIA.
4. Mendeskripsikan tujuan pengendalian internal dasar SIA dan menjelaskan cara pencapaiannya.
B. URAIAN MATERI
Bab ini memberikan tinjauan menyeluruh mengenai bagaimana SIA melaksanakan tiga
fungsi dasar, yaitu:
1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efsien dan efektif.
2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data kegiatan bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset
organisasi lainnya. dikumpulkan, diproses, dan diubah menjadi informasi yang berguna untuk manajemen.
1. KEGIATAN BISNIS DAN KEBUTUHAN INFORMASI
tersebut akan
mengelolanya secara efektif. Selanjutnya, dapat menentukan jenis data dan prosedur yang akan diperlukan untuk mengumpulkan informasi tersebut.
Lalu membuat tabel tiga kolom untuk meringkas hasil-hasil analisi. Di kolom sebelah kiri, diisi dengan daftar kegiatan bisnis dasar. Kemudian, di kolom bagian tengah, diisi dengan daftar keputusan utama yang perlu dilakukan untuk setiap kegiatan tersebut. Dan di kolom sebelah kanan diisi dengan daftar informasi yang berguna untuk membuat keputusan. Tidak semua kebutuhan informasi yang terdaftar di dalam kolom sebelah kanan akan bisnis yang terdaftar dalam Tabel 2.1 menjadi kelompok transaksi yang saling berhubungan. Banyak kegiatan bisnis organisasi yang dapat dideskripsikan sebagai pasangan kegiatan (event) yang mencakup pertukaran memberi-menerima (give-get).
Tabel 2.1 : Tinjauan Menyeluruh Kegiatan Bisnis, Keputusan Utama, dan Kebutuhan Infromasi Kegiatan
Bisnis Keputusan Utama Kebutuhan Informasi
Berapa banyak? Proyeksi arus kas Perolehan
Modal Investasi atau pinjam? Jika Pro-forma laporan keuangan pinjam, ketentuan dan peralatan Sewa tau beli? Studi pasar
Lokasi? Tabel pajak dan
peraturan Bagaimana
Persyaratan pengalaman? Deskripsi kerja Mengontrak
dan Bagaimana menilai
integritas Pengalaman kerja dan
melatihh
Modul Sistem Informasi Akuntansi
Penjual (vendors) yang mana? periklanan dan Penaikan (mark up) Pro-forma laporan
keuangan pemasaran persentase?
Biaya kartu kredit Penjualan
barang Penawaran kredit house? in
Status kredit pelanggan
Bagaimana mengurus Laporan jatuh tempo piutang pelanggan
penerimaan uang tunai?
Jumlah gaji? Penjualan (untuk komisi)Jam kerja (untuk pegawai
Pemotongan dan iuran Pembayaran
gaji yang dibayar per jam)
(withholdings)?
pegawai Formulir pajak (Form W4)
in-Kapan membayar? penjual
Pertukaran-pertukaran dasar tersebut sesuai dengan apa yang secara historis telah disebut diklus transaksi (transaction sycles), yaitu:
Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.
Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll) mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai.
Siklus produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi.
Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.
Gambar 2.1 : SIA dan Sub-sistemnya
2. PEMROSESAN TRANSAKSI : DOKUMEN DAN PROSEDUR
1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian
2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
3. Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan
Berikut pengumpulan data mengenai transaksi penjualan: Tanggal penjualan
Waktu terjadinya penjualan
Karyawan yang melakukan penjualan
Staf administrasi penjualan yang memproses penjualan tersebut
Kasir tempat penjualan, jumlah penjualan, serta barang yang dijual Jumlah tiap barang yang dijual Harga aktual setiap barang yang dijual
Harga yang terdaftar dari tiap barang yang dijual
aktivitas yang biasanya dilakukan untuk tiap siklus transaksi besera nama dokumen atau formulir yang dipakai untuk mecatat data kegiatannya.
Tabel 2.2 : Kegiatan Bisnis yang Umum dan Dokumen Sumber
Kegiatan Bisnis Dokumen Sumber
Siklus Pendapatan Pesanan penjualan Menerima pesanan
pelanggan
Tanda pengiriman atau bill of lading
Mengirim pesanan
Laporan atau daftar pembayaran
Menerima uang tunai (remittance) Menyimpan tanda terima
tunai Slip peyimpanan
Menyesuaikan akun
pelanggan Memo kredit
Siklus penjualan Daftar permintaan barang (purchase
Permintaan atas barang
requisition)
Pesanan atas barang Pesanan pembelian (purchase order)
Penerimaan atas barang Laporan penerimaan (receiving report)
Kartu jam kerja (time cards) Catat jam kerja pegawai Catatan waktu kerja atau
Modul Sistem Informasi Akuntansi
untuk entry data menyimpan nama yang sama dengan dokumen sumber manual yang digantikannya).
Dokumenn sumber yang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas bisnis. Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah dicetak nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secara otomatis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru. Pemberian nomor ini akan menyederhanakan verifkasi bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. (Bayangkan jika Anda harus mencoba untuk mencocokkan buku cek tetapi ceknya tidak diberi nomor terlebih dahulu). Formulir yang didesain dengan baik dan tampilan entry data dapat memperbaiki akurasi dengan cara memberikan intruksi atau saran tentang data yang harus dikumpulkan, dengan cara pengelompokkan informasi-informasi yang secara logika saling berhubungan, melalui pemakaian kotak yang dicawang ( check-of boxes) atau menu pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia, serta dengan cara pemakaian bayangan dan garis batas yang sesuai, untuk memisahkan tiap data secara jelas.
Apabila dokumen manual masih harus diberikan ke pelanggan atau pemasok, akurasi input data dan efsiensinya dapat diperbaiki lebih jauh dengan mempergunakan dokumen
turmaround, yang memuat catatan dan perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, dan kemudian kembali lagi ke sistem sebagai
input. Dokumen turnaround dipersiapkan dalam yang berikutnya. Contohnya adalah tagihan pemakaian yang dibaca oleh alat pemindai (scanning device) saat telah dikembalikan bersama dengan pembayarannya.
Otomatisasi dokumen sumber (source data automation) juga merupakan cara untuk memperbaiki akurasi dan efsiensi input
Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat di dalam aktivitas tersebut. sebagai contoh, data tentang transaksi penjualan akan menimbulkan proses pembaruan informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah persediaan barang yang dijual, dan juga pembaruan saldo pelanggan. Proses pembaruan ini dapat dilakukan baik secara periodik, contohnya sekali sehari atau sekali seminggu, atau dilakukan secara langsung setelah terjadinya suatu transaksi.
Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi, dinamakan proses on-line atau real-time. Proses batch adalah metode warisan yang terus diperginakan untuk beberapa aplikasi, seperti penggajian, yang memang dilakukan setiap periode tertentu saja. Kelemahan yang nyata terlihat dari proses batch ini adalah data yang terakhir dan akurat hanya setelah proses pembaruan secara batch. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang beralih ke proses on-time, real-time untuk sebagian besar aplikasinya. Entry data secara on-line lebih akurat daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem dapat menolak entry data yang tidak lengkap atau salah, dan karena data dimasukkan saat terjadinya transaksi, maka kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki. Proses real-time memastikan bahwa informasi yang disimpan selalu informasi terkini, hingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan.
Modul Sistem Informasi Akuntansi
pelanggannya software yang memungkinkan mereka melacak bingkisan mereka sendiri. tentang konsep dasar penyimpanan data serta serbagai defnisi, dengan mempergunakan informasi piutang sebagai contoh.
Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik khusus yang harus disimpan. Tarif pembayaran seorang pegawai dan alamat pelanggan adalah contoh-contoh atribut. Sebagai contoh, semua pegawai memiliki nomor pegawai, tarif pembayaran, dan alamat rumah. Akan tetapi, nilai data yang terinci tentang atribut-atribut tersebut akan berbeda antar-entitas. Sebagai contoh, tarif pembayaran seorang pegawai adalah sebesar $8,00, sementara tarif pegawai yang lain adalah sebesar $8,25
Nilai data disimpan dalam ruang fsik (physical space) yang disebut field.
Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk fle. Sebagai contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan di dalam fle piutang. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database. Sebagai contoh, fle piutang dapat dikombinasikan dengan fle pelanggan, analisis penjualan, dan dile-fle terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan.
banyak sub-akun terpisah. Buku pembantu umumnya dipergunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.
Akun buku besar yang sesuai dengan buku pembantu dinamakan akun pengendali. Hubungan antara akun pengendali buku besar dengan saldo tiap akun di buku pembantu, memainkan peranan penting dalam memelihara akurasi yang disimpan di SIA. Setiap akun buku besar diberi nomor tertentu. daftar akun (chart of account), adalah daftar akun-akun buku besar yang dipergunakan organisasi. Struktur daftar akun adalah salah satu dari aspek-aspek terpenting SIA, karena dapat mempengaruhi persiapan laporan keuangan. Data yang disimpan dalam akun individual dapat dengan dijumlahkan untuk disajikan di laporan, tetapi, data yang disimpan dalam akun rekapitulasi tidak dapat dengan mudah dipisah-pisahkan dan dilaporkan secara lebih terinci. Konsekuensinya, merupakan hal yang penting dalam daftar akun untuk memiliki rincian yang cukup memenuhi kebutuhan informasi organisasi.
3. MENYEDIAKAN INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN keuangan dan laporan manajerial. Laporan keuangan sebenarnya didesain bagi pihak luar dalam mengambil keputusan untuk memberikan kredit atau berinvestasi dalam organisasi. Mata kuliah akuntansi dan keuangan Anda lainnya berfokus pada laporan keuangan secara terinci. Oleh karena itu, bagian ini memberikan gambaran umum tentang beberapa jenis laporan manajerial yang harus disediakan oleh SIA.
Modul Sistem Informasi Akuntansi
Sebagian besar dokumen sumber mencatat baik data keuangan maupun operasioanal dari interaksi bisnis. Kuncinya adalah mendesain SIA agar kedua jenis data tersebut disimpan sedemikian rupan hingga dapat memfasilitasi integrasi keduanya dalam laporan. Dahulu, sebagian besar SIA gagal dalam hal ini karena mereka sebelumnya didesain untuk mendukung membuka pandangan baru atas hasil-hasil operasi perusahaan. Sebagai contoh, inovasi adalah salah satu kebutuhan penting bagi perkembangan berkelanjutan dalam jangka panjang. Salah satu cara perusahaan mengukur keberhasilan inovasi adalah dengan melacak dan melaporkan persentase pendapatan penjualan yang dihasilkan produk baru tersebut.
b) Laporan Anggaran dan Kinerja
Terdapat dua jenis laporan manajerial yang penting, yaitu laporan anggaran dan kinerja. Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. Salah satu jenis yang paling umum dan penting dari anggaran adalah anggaran kas. Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus masuk dan keluar. Informasi ini penting terutama untuk permasalahan kecil, karena masalah dalam arus kas adalah penyebab utama kegagalan perusahaan kecil. Anggaran kas dapat memberikan peringatan dini adanya masalah dalam arus kas pada saat yang tepat, hingga memungkinkan diambilnya tindakan korektif.
dianggarkan, manajer dapat berasumsi bahwa situasi dapat dikendalikan dann tidak perlu mengambil tindakan tertentu. sebaliknya, penyimpangan yang signifkan dari jumlah yang dianggarkan, baik negatif maupun positif arahnya, menandakan perlunya penyelidikan penyebab ketidaksesuaian, serta perlunya mengambil langkah apapun yang dapat mengatasi masalah tersebut.
c) Implikasi Perilaku dari Laporan Manajerial
Berdasarkan pepatah lama, pengukuran mempengaruhi perilaku. Jika diterapkan dalam bisnis, hal ini berarti karyawan cenderung untuk memusatkan usaha mereka terutama pada tugas-tugas yang diukur dan dievaluasi. Hal ini dapat berarti baik atau buruk, tergantung pada sifat dasar hubungan antara perilaku yang diukur dengan tujuan umum perusahaan.
Anggaran seringkali dapat menimbulkan perilaku disfungsional. Sebagai contoh, apabila suatu anggaran tidak memperhitungkan semua dana yang dibutuhkan untuk membeli perlengkapan yang dibutuhkan untuk memenihi tujuan kinerja, maka manajer akan mencoba untuk menyewa perlengkapan
4. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN PENGEDALIAN INTERNAL
Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut:
1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.
2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilakukan dilaksanakan dengan efsien dan sesuai dengannya.
Modul Sistem Informasi Akuntansi
Dokumen yang memadai semua transakasi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifkasi bahwa tanggung jawab yang diberikantelah dilakukan dengan benar.
Dokumen dan catatan yang disesain dengan baik dapat membantu organisasi untuk secara cepat mengidentigikasi masalah yang mungkin muncul. Sebagai contoh, kekosongan dalam urutan dokumen sumber yang sudah dikerjakan menandakan bahwa berapa dokumen telah ditaruh ditempat yang salah. Dalam kasusu ini, ada kemungkinan beberapa transaksi belum dicatat. Kekosongan seperti ini juga merupakan tanda keberadaan masalah yang lebih serius. Dokumen dan
Pemisahan tugas berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah mencegah seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. Contoh yang konkret adalah, fungsi pengesahaan transaksi, mencatat transaksi, serta penjagaan aset,harus dilakukan dengan orang yang berbeda. Pemisahaan ketiga tugas ini membantu penjagaan aset dan meningkatkan akurasi, karena setiap pegawai dapat melihat dan karenanya, dapat membatasi tindakan pegawai lainnya. Pemisahaan tugas yang efektif akan mempersulit seorang pegawai untuk dapat mencuri uang tunai atau aset lainnya.
C. LATIHAN SOAL/TUGAS
PERTEMUAN KE-2 : TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS
Nama : ______________________________________ )*
· Bacalah materi pertemuan ke-2,dengan topik : “Tinjauan Menyeluruh Proses Bisnis”.
· Jawablah pertanyaan di bawah ini secara berurutan.
PERTANYAAN: pemisahan tugas yang tidak memadai adalah…
3. Apa saja yang termasuk dalam funsi SIA? Sebutkan…
4. Memcatat informasi tentang sumber daya yang dipengaruhi, mencatat pelaku yang terlibat didalamnya, dan mencatat fakta-fakta tiap kegiatan saat kegiatan tersebut terjadi, disebut…
D. DAFTAR PUSTAKA Referensi buku:
1. James A hall , Accounting Information System , penerbit salemba empat
2. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
3. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.
4. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
