ENHANCEMENT pertamina CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM July 2015
Bangkitkan Energi Negeri 1 CHSEMS Judul CHSEMS Judul CHSEMS Cycle Judul
Siklus CHSEMS Admin
Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor Pre-Qualification Selection Risk Assessment
Contract Award Field
Data Bank
Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job Activity
Work In Progress CHSEMS
Final Evaluation Judul
Tahap Risk Assessment Risk Assessment
Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor Pre-Qualification Selection Risk Assessment
Contract Award
Data Bank Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job ActivityWork In ProgressFinal Evaluation
TUJUAN
Judul Mengkaji seberapa besar dampak negatif pekerjaan yang dikontrakan terhadap aspek HSE yang meliputi keselamatan manusia, peralatan/asset, lingkungan hidup dan citra perusahaan. R I C A
SCM Dept. Manager
CHSEMS Champion in Each Dept Contractor/ Bidder
HSE Dept
1.Conduct Risk Assessment of the job/services required SCM
ACTIVITIES End User/SPA/Contract Holder Judul TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB I
SEVERITY (KEPARAHAN) 0 1 2
RISIKO RENDAH
DAMPAK POTENSIAL Tanpa Cedera Tidak ada cidera
Cedera Ringan Tidak menyebabkan hari hilang
SEDANG Cedera Sedang Menyebabkan hari hilang, maksimum 7 (tujuh) hari 3
4
Cedera Fatal TINGGI 5
DEFINISI
Cedera Fatal Ganda
Menyebabkan hari hilang, lebih dari 7 (tujuh) hari Satu korban meninggal/cacat total
permanen/tidak mampu bekerja Korban meninggal/cacat total permanen/tidak mampu bekerja lebih dari 1 (satu) orang
Judul HASIL PENILAIAN RISIKO Judul
Tahap Pra-Kualifikasi (PQ) Administration
Contracted Work Qualification Phase: Select A Qualified Contractor Pre-Qualification Selection Risk Assessment
CHSEMS Contract Award
Data Bank Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job ActivityWork In ProgressFinal Evaluation
TUJUAN
Judul • Menjaring Kontraktor yang memiliki kesadaran, kemampuan & kepedulian terhadap aspek HSE agar diperbolehkan mengikuti proses tender. • Semua Kontraktor yang di Pra Kualifikasi harus mampu mengidentifikasi risiko dari pekerjaan, mengatur, mengontrol dan mengendalikan semua aspek HSE dalam pekerjaannya.
1.Send PQ CHSEMS Questionnaire to Contractor/Bidder. 2.Return PQ CHSEMS Questionnaire with related evidence. 3.Send Invitation to Contractor/Bidder for PQ CHSEMS Clarification. 4. Attend PQ CHSEMS Clarification.
R R GM
CHSEMS Champion in Each Dept R Contractor/ Bidder I HSE Dept SCM ACTIVITIES
End User/SPA/Contract Holder Judul PRA-KUALIFIKASI - RACI I A I A I A I R I R R R R R A R C
C I A I 6.1 Create CA R C C R R I A 6.2 Site Visit R C R R R I A R I
5. Determine if Site visit required. 6. Create Conditional Acceptance if Required. 6.3 Register CA
A
Lulus > 56 Lulus > 60 Tidak Lulus < 56 Tidak Lulus < 60
Judul PROSES PRA KUALIFIKASI FLOW CHART
CHSEMS
-Tidak Boleh Mengikuti Tender High Risk. -Masih boleh mengikuti Tender untuk kategori Medium dan Low Risk. -Harus menunggu selama 6 bulan untuk dilakukan PQ ulang.
(Keputusan End User)
Judul EVALUASI PRA KUALIFIKASI CHSEMS
Judul CONDITIONAL ACCEPTANCE Conditional Acceptance: • Diberlakukan bila hanya ada satu atau dua, bahkan tidak ada kontraktor yang memenuhi kriteria HSE (tidak lulus PQ CHSEMS) dalam proses tender. • Kekurangan hasil dari PQ akan ditindaklanjuti oleh pihak kontraktor dan diberi tenggat waktu yang disepakati antara End User dan Kontraktor. • Conditional acceptance harus mendapat persetujuan dari Line Manager, Sr HSES Manager, Sr SCM Manager dan General Manager CA hanya boleh dilakukan sekali selama mengikuti semua Tender di PHE WMO.
Disarankan untuk dipilih Bidder yang hasil PQ nya mendekati angka 60. Tindak lanjut penyelesaian rekomendasi CA akan menentukan hasil FE.
Judul
Tahap Seleksi Pemenang Administration
Contracted Work Qualification Phase: Select A Qualified Contractor Pre-Qualification Selection Risk Assessment
CHSEMS Contract Award
Data Bank Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job ActivityWork In ProgressFinal Evaluation
Judul SELECTION
Kontraktor menyiapkan penawaran HSE Program selama kontrak (dokumen HSE Plan). Perusahaan mengevaluasi penawaran dan melakukan klarifikasi. Bidder harus lulus dari semua persyaratan HSE yang ditetapkan
Bobot penilaian ditentukan, untuk lulus harus memenuhi skor minimal penilaian 2.Determine if Site Visit required 3.Site Visit 4.Bidder Selection 5.Award
R C I I A R C C I A I R C C R R C I I A R R C I
I A I R R I A Contractor/ Bidder SCM Dept. Manager R
CHSEMS Champion in Each Dept HSE Dept
1.Bid opening and evaluation SCM
ACTIVITIES
End User/SPA/Contract Holder Judul SELECTION-RACI
6.Send unsuccessful letter to unsuccessful bidder
Judul KRITERIA UMUM PENILAIAN HSE PLAN EVALUATION CRITERIA ON HSE PLAN PROCEDURE PER SECTION/SUBSECTION/POINT A Not Meet the Minimum Expectation No evidence as per request by minimum expectation in the section/subsection/point Item 1 2
B Below Minimum Expectation
Provide evidence, however only in general, no detail evidence as required by minimum expectation in the section/subsection/point
Description Technical Aspect HSE Plan as exhibit H required and Site Visit (if required) Total C Meet the Minimum Expectation
D Exceed Minimum Expectation
Provide evidence in detail for the project as required by the minimum expectation in the section/subsection/point
Provide a comprehensive evidence for the project beyond the minimum expectation in the section/subsection/point
Min Score (of max 100) 70 Weight Factor 90%
70
10% 100%
Pre Job Activity Pre Job Activity Contracted Work
Administration Phase: Select A Qualified Contractor CHSEMS
Pre-Qualification Risk Assessment Selection
Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation
Data Bank TUJUAN
Judul • Membuka komunikasi pertama diantara PHE WMO dan Kontraktor untuk tingkat pekerjaan lapangan.
• Memastikan aspek-aspek HSE telah dikomunikasikan, dipahami dan siap dilaksanakan oleh semua pihak sebelum pelaksanaan pekerjaan. • Meyakinkan bahwa Kontraktor sudah memahami risiko, mempersiapkan rencana mitigasi dan program HSE yang akan dilakukan terhadap pekerjaan yang akan dilaksanakan. • Memastikan kesiapan Kontraktor dalam melaksanakan HSE Plan yang telah disepakati.
SCM Dept. Manager
CHSEMS Champion in Each Dept HSE Dept
Contractor SCM
ACTIVITIES
End User/SPA/Contract Holder Judul PRE JOB ACTIVITY-RACI
1. Assign CONTRACTOR HSE Representative I I C R A I
2. Initiate Kick off Meeting – PJA Meeting 3. Develop CONTRACTOR’s HSE Plan 4. Review and Approve CONTRACTOR’s HSE Plan 5. Conduct Safety Orientation and Induction 6. Conduct Pre-Job Audits R I R R R I C C C C R R R I A A A I I R R I I I I Pre-Mobilization Phase: I
Mobilization Phase: 1. Conduct Pre-Job Safety Meeting 2. Mobilization of personnel and equipment 3. Mobilization audit
A A R I
FORM PJA AUDIT Judul
Approval Line Manager Jumlah WIP
• Rekomendasi Faill/Pass FORM PJA AUDIT
Judul HSE Plan yang disetujui
Sertifikat dan kelayakan peralatan yang dipakai • Kualifikasi HSE Rep • Lulus HSE Comp Test HSE Induction
FORM PJA AUDIT Judul
Kontrol dari bahaya-bahaya yang diidentifikasi pada Risk Assessment FORM PJA AUDIT
Judul •
Emergency Response Plan dan Prosedur • Sosialisasi ERP • Emergency Contact List PJA Meeting
FORM PJA AUDIT
Judul • Training dari Personil Kontraktor • Training Plan Tandatangan Komitmen HSE
Judul
Contracted Work
Administration Phase: Select A Qualified Contractor Pre-Qualification Risk Assessment
Selection
Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation
CHSEMS Data Bank TUJUAN
Judul • Melakukan penilaian terhadap kinerja HSE Kontraktor selama pelaksanaan pekerjaan dan memberikan feedback. • Memastikan tidak ada potensi bahaya yang terlewatkan dan melakukan intervensi bila ditemukan. • Melakukan kontrol terhadap konsistensi implementasi HSE selama pelaksanaan pekerjaan dan memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan telah sesuai dengan
kesepakatan HSE Plan sebelumnya • Salah satu cara untuk memperkecil “Gap” implementasi HSE yang merupakan bagian dari pelaksanaaan HSE Plan.
1. Determine WIP Schedule R
C I A
2. Initiate Opening Meeting R
C R A
3. Conduct HSE Inspection Audit R
R A
4. Conduct HSE Program Audit R
C R A
5. Determine Interim Evaluation Score R
C I A
6. Close Out Meeting R
C R A
SCM Dept. Manager
CHSEMS Champion in Each Dept Contractor
HSES Dept SCM
ACTIVITIES
End User/SPA/Contract Holder Judul WORK IN PROGRESS-RACI PROSES WIP
Judul
Inspeksi HSE Program
Evaluasi Kinerja HSE Sementara Inspeksi HSE Work Practice
CHSEMS Procedure Lama • Pelaksanaan WIP minimal sekali selama kontrak
CHSEMS Guidelines Baru • Pelaksanaan WIP minimal 1 tahun sekali/sekali untuk kontrak < 1 tahun FORM WIP Data Interim KPI Kontraktor: • Leading dan Lagging Indicator.
Judul NC FORM Judul
Untuk memonitor penyelesaian rekomendasi pada WIP, rekomendasi agar dituliskan dalam NC Form Waktu penyelesaian rekomendasi disepakati pada saat closing meeting WIP
Judul Guidance Penilaian WIP Judul
Final Evaluation Final Evaluation Contracted Work
Administration Phase: Select A Qualified Contractor Pre-Qualification Risk Assessment
Selection
Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation
CHSEMS Data Bank
1.Determine FE Schedule R
I A
2.Initiate Opening Meeting 3.Determine Final Evaluation Score 4.Close Out Meeting 5.Determine Final HSE Performance 6.Reward & Punishment
R R R R C C C A R I R I A A A I R I R I SCM Dept. Manager
CHSEMS Champion in Each Dept Contractor/
HSES Dept SCM
ACTIVITIES
End User/SPA/Contract Holder Judul FINAL EVALUATION-RACI I I
Judul PENILAIAN FINAL EVALUATION Judul FORM FINAL EVALUATION
Judul FORM FINAL EVALUATION Data KPI Kontraktor selama Project: • Leading dan Lagging Indicator.
Judul (KPI Kontraktor) FORM FINAL EVALUATION
