KATA PENGANTAR
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas diterbitkannya Segala Puji dan Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas diterbitkannya Buku Pedoman Pengorganisasia Rekam Medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung yang Buku Pedoman Pengorganisasia Rekam Medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung yang merupakan buku pendamping dari pedoman rekam medis. Pedoman rekam medis ini merupakan buku pendamping dari pedoman rekam medis. Pedoman rekam medis ini memuat informasi tentang Organisasi yang digunakan di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. memuat informasi tentang Organisasi yang digunakan di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Hasan Sadikin Bandung.
Penerbitan buku Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis bertujuan agar dapat Penerbitan buku Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis bertujuan agar dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan rekam medis oleh berbagai pihak dan digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan rekam medis oleh berbagai pihak dan berbagai disiplin ilmu untuk kepentingan kelancaran pelayanan kesehatan, pendidikan berbagai disiplin ilmu untuk kepentingan kelancaran pelayanan kesehatan, pendidikan dan penelitian sesuai dengan Visi dan Misi RSUP
dan penelitian sesuai dengan Visi dan Misi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Harapan kami, dengan terbitnya buku Pedoman ini akan terciptanya isi rekam Harapan kami, dengan terbitnya buku Pedoman ini akan terciptanya isi rekam medis yang berkualitas sehingga dapat bermanfaat untuk kepentingan pelayanan medis yang berkualitas sehingga dapat bermanfaat untuk kepentingan pelayanan kesehatan terutama dalam menunjang
kesehatan terutama dalam menunjang Patient SafetyPatient Safety dan jaminan kepastian hukum baikdan jaminan kepastian hukum baik untuk pasien maupun RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
untuk pasien maupun RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Akhirnya, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah Akhirnya, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam penyusunan buku pedoman ini.
memberikan kontribusi dalam penyusunan buku pedoman ini.
Bandung,
Bandung, Agustus Agustus 20122012 Direktur Utama
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
K
KAATTAAPPEENNGGAANNTTAARR ii
D
DAAFFTTAARRIISSII iiii
D
DAAFFTTAARRTTAABBEELL iivv
B
BAABBIIPPEENNDDAAHHUULLUUAANN 11
A.Latar B
A.Latar Belakangelakang 11
B B..TTuujjuuaann 11 C C..RRuuaannggLLiinnggkkuupp 11 D D..SSaassaarraann 11 B BAAB B III I GGAAMMBBAARRAAN N UUMMUUM M RRUUMMAAH H SSAAKKIITT 22 A.Sejarah
A.Sejarah Rumah SaRumah Sakitkit 22
B
B..TTaannaahh ddaann BBaanngguunnaann 33 C
C..LLaannddaassaannHHuukkuumm 33
D
D..KKeedduudduukkaann, , TTuuggaas s PPookkookk, , FFuunnggssi i ddaan n SSuussuunnaan n OOrrggaanniissaassii 55 1 1..KKeedduudduukkaann 55 2 2..TTuuggaass PPookkookk 55 3 3..FFuunnggssii 55 B
BAAB B IIIII I VVIISSII, , MMIISSI I & & TTUUJJUUAAN N RRSSUUP P DDrr. . HHAASSAAN N SSAADDIIKKIIN N BBAANNDDUUNNGG 77 A.VISI A.VISI 77 B B..MMIISSII 77 C C..TTUUJJUUAANN 88 B
BAAB B IIV V SSTTRRUUKKTTUUR R OORRGGAANNIISSAASSI I RRUUMMAAH H SSAAKKIITT 99 A.Ketent
A.Ketentuanuan 99
B
B..SSuussuunnaann OrrgO gaanniissaassii 1122 B
BAAB B V V VVIISSII, , MMIISSI I DDAAN N TTUUJJUUAAN N IINNSSTTAALLAASSI I RREEKKAAM M MMEEDDIISS 1144 A.VISI A.VISI 1414 B B..MMIISSII 1144 C C..TTUUJJUUAANN 1144 B BAAB B VVI I SSTTRRUUKKTTUUR R OORRGGAANNIISSAASSI I UUNNIIT T KKEERRJJAA 1166
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
K
KAATTAAPPEENNGGAANNTTAARR ii
D
DAAFFTTAARRIISSII iiii
D
DAAFFTTAARRTTAABBEELL iivv
B
BAABBIIPPEENNDDAAHHUULLUUAANN 11
A.Latar B
A.Latar Belakangelakang 11
B B..TTuujjuuaann 11 C C..RRuuaannggLLiinnggkkuupp 11 D D..SSaassaarraann 11 B BAAB B III I GGAAMMBBAARRAAN N UUMMUUM M RRUUMMAAH H SSAAKKIITT 22 A.Sejarah
A.Sejarah Rumah SaRumah Sakitkit 22
B
B..TTaannaahh ddaann BBaanngguunnaann 33 C
C..LLaannddaassaannHHuukkuumm 33
D
D..KKeedduudduukkaann, , TTuuggaas s PPookkookk, , FFuunnggssi i ddaan n SSuussuunnaan n OOrrggaanniissaassii 55 1 1..KKeedduudduukkaann 55 2 2..TTuuggaass PPookkookk 55 3 3..FFuunnggssii 55 B
BAAB B IIIII I VVIISSII, , MMIISSI I & & TTUUJJUUAAN N RRSSUUP P DDrr. . HHAASSAAN N SSAADDIIKKIIN N BBAANNDDUUNNGG 77 A.VISI A.VISI 77 B B..MMIISSII 77 C C..TTUUJJUUAANN 88 B
BAAB B IIV V SSTTRRUUKKTTUUR R OORRGGAANNIISSAASSI I RRUUMMAAH H SSAAKKIITT 99 A.Ketent
A.Ketentuanuan 99
B
B..SSuussuunnaann OrrgO gaanniissaassii 1122 B
BAAB B V V VVIISSII, , MMIISSI I DDAAN N TTUUJJUUAAN N IINNSSTTAALLAASSI I RREEKKAAM M MMEEDDIISS 1144 A.VISI
A.VISI 1414
B
B
BAABBVVIIIIUURRAAIIAANNJJAABBAATTAANN 1177 A.Uraian T
A.Uraian Tugasugas 1717
B
B..KKoommppeetteennssiiJJaabbaattaann 2211 B
BAAB B VVIIIII I PPOOLLA A KKEETTEENNAAGGAAAAN N & & KKUUAALLIIFFIIKKAASSI I PPEERRSSOONNIILL 2233 A.Keten
A.Ketenagaan Inagaan Instalasi Rekstalasi Rekam Medisam Medis 2323 B
B..SSttaannddaar r KKoommppeetteennssi i KKa a IInnssttaallaassii 2233 B
BAAB B IIX X TTAATTA A HHUUBBUUNNGGAAN N KKEERRJJAA 2288 B
BAAB B XXI I PPEENNCCAATTAATTAAN N & & EEVVAALLUUAASSII 2299 A.Penca
A.Pencatatantatan 2929
B
B..EEvvaalluuaassii 2299
B
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Standar Kompetensi Jabatan (Hard Skill) 23
Tabel 2. Standar Kompetensi Dasar (Soft Skill ) 24
Tabel 3. Definisi Operasional Standar Kompetensi Dasar 24
Tabel 4. Standar Kompetensi Bidang (Soft Skill ) 25
Tabel 5. Definisi Operasional Standar Kompetensi Bidang 25
BAB I
PENDAHULUAN
A . L a ta r B e la k an g
Salah satu faktor pendukung yang sangat penting untuk keberhasilan pelayanan kesehatan di sebuah rumah sakit ditentukan oleh sumber daya informasi rekam medis yang berkualitas dan bermutu. Karena rekam medis yang bermutu merupakan cerminan kegiatan pelayanan yang berlangsung di rumah sakit tersebut. Disamping itu rekam medis mempunyai aspek kegunaan administrasi, legal, financial, riset, edukasi, dan dokumentasi. Oleh karena itu untuk menghasilkan sumber daya tersebut perlu dilakukan manajemen pengelolaan rekam medis profesional dan didukung oleh sumber daya yang profesional dan mencukupi.
B . T uj ua n
Dengan adanya pedoman ini diharapkan menjadi panduan dalam tata laksana organisasi Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung sehingga tercapai kelangsungan penyelenggaraan organisasi yang terarah, efisien dalam menunjang pencapaian visi dan misi rumah sakit
C . R ua n g L in g ku p
Pedoman ini merupakan panduan organisasi secara intern di lingkungan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
D . S as ar an
Sasaran penggunaan pedoman ini meliputi seluruh penyelenggaraan pelayanan rekam medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
A . S e j ar a h Ru m a h S a k it
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin (RSHS) Bandung sejak diresmikan pada tanggal 15 Oktober 1923 dengan nama “Het Algemeene Bandoengsche Ziekenhuis” telah mengalami berbagai perubahan. Perubahan tersebut antara lain terjadi dalam aspek manajemen, penampilan fisik, dan aspek lainnya sehingga mendorong peningkatan kinerja RSHS secara keseluruhan.
Pada tahun 1992 ketika ditetapkan sebagai RS Swadana terjadi peningkatan kinerja di RSHS. Namun pada tahun 1998 status RSHS berubah lagi menjadi Institusi Pengguna Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP). Pada periode ini RSHS menghadapi hambatan birokrasi khususnya dalam pengelolaan keuangan sehingga menyebabkan banyak keterlambatan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
Pada bulan Desember tahun 2000, RSHS memperoleh peluang kembali untuk melakukan perubahan dalam manajemen rumah sakit sejalan dengan penetapan RSHS sebagai Perusahaan Jawatan (Perjan) melalui Peraturan Pemerintah No. 119 tahun 2000.
Berdasarkan kemampuannya dalam memberikan pelayanan medis spesialistik dan subspesialistik luas, RSHS pada tahun 2004 ditetapkan oleh Departemen Kesehatan RI sebagai Rumah Sakit Kelas A.
Dengan keluarnya UU BUMN No. 1 tahun 2004, status Perjan tidak ada lagi, sehingga RSHS kembali mengalami perubahan status. Sejak tanggal 13 Juni 2005 berdasarkan Kepmenkes No. 1243/MENKES/SK/VIII/2005, RSHS secara resmi ditetapkan menjadi Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang melaksanakan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU).
berdasarkan pada Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahun 2006 yang mengacu pada Rencana Strategis (Renstra) RSHS 2001-2006.
Dengan berakhirnya Renstra RSHS 2001-2006, pada tahun 2007 dibuat Renstra baru, periode 2007-2011 dengan melakukan perubahan visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan program disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang mempengaruhi RSHS.
E . T a n ah da n B a n gu n a n
RSHS berdiri di atas tanah seluas 89.048 m2 yang terletak di Jalan Pasteur
No. 38 Bandung dengan luas bangunan pada tahun 2010 mencapai (109.763) m2. Luas bangunan tersebut berkurang karena pada tahun 2009 terdapat
pembongkaran Gedung Cempaka yang dialihkan ke Gedung Kemuning dan Gedung Fakultas Kedokteran. Bangunan-bangunan yang terletak di Jalan Pasteur No. 38 Bandung tersebut dipergunakan untuk kegiatan pelayanan kesehatan, penunjang, administrasi perkantoran, pendidikan dan lain-lain. Di samping itu, RSHS memiliki juga tanah seluas 1.848 m2 di luar kompleks rumah
sakit yang dipergunakan untuk gedung rumah dinas sebanyak 7 buah dengan luas bangunan 490 m2, sehingga total luas bangunan yang dimiliki RSHS adalah
109.763m2.
F . L a nd a sa n H uk u m
Dengan status sebagai institusi yang menerapkan PPK-BLU, terhitung tanggal 1 Januari 2006 landasan hukum yang dipergunakan oleh RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung adalah:
a. UU RI No.1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.
b. Peraturan Pemerintah RI No. 23 tahun 2005 tentang Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.
c. Peraturan Pemerintah RI No. 8 tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.
d. Instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP).
Penetapan 13 (Tiga Belas) eks Rumah Sakit Perusahaan Jawatan (Perjan) menjadi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Departemen Kesehatan Dengan menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU).
f. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1673/MENKES/PER/XII/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
g. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 07/PMK.02/2006 tentang Persyaratan Administratif dalam Rangka Pengusulan dan Penetapan Satuan Kerja Instansi Pemerintah untuk Menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.
h. Peraturan Menteri Keuangan No. 08/PK/02/2006 tentang Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa pada BLU
i. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 09/PMK.02/2006 tentang Pembentukan Dewan Pengawas pada Badan Layanan Umum.
j. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 10/PMK.02/2006 tentang Pedoman Penetapan Remunerasi Gaji Pejabat Pengelola, Dewan Pengawas dan Pegawai BLU.
k. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 66/PMK.02/2006 tentang Tata Cara Penyusunan, Pengajuan, Penetapan, dan Perubahan Rencana Bisnis dan Anggaran serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran Badan Layanan Umum l. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 361/MENKES/SK/V/2006 tentang
Pedoman Penetapan Penghasilan Pimpinan dan Dewan Pengawas Rumah Sakit Badan Layanan Umum.
m. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 703/MENKES/SK/IX/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa pada Instansi Pemerintah Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum di Lingkungan Departemen Kesehatan.
n. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1081/MENKES/SK/IX/2007 tentang Susunan dan Uraian Jabatan di Lingkungan Departemen Kesehatan.
G. Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Susunan Organisasi 1. Kedudukan
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1673/MENKES/PER /XII/2005 tanggal 27 Desember 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, RSHS merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Departemen Kesehatan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI. RSHS dipimpin oleh seorang Kepala yang disebut Direktur Utama.
RSHS dikatagorikan sebagai Rumah Sakit Kelas A dan berfungsi sebagai Rumah Sakit Pendidikan dan Rujukan Puncak untuk Provinsi Jawa Barat. RSHS juga berfungsi sebagai Pusat Unggulan Nasional (National Center of Excellence) dalam bidang Kedokteran Nuklir dan ditetapkan sebagai satu-satunya penyelenggara Pendidikan Spesialis Kedokteran Nuklir di Indonesia.
2. Tugas Pokok
RSHS mempunyai tugas menyelenggarakan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu, dan berkesinambungan dengan upaya peningkatan kesehatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan, pendidikan dan penelitian serta upaya lainnya sesuai kebutuhan.
3. Fungsi
Dalam melaksanakan tugas pokok di atas, RSHS menyelengarakan fungsi: a. Pelayanan Medik dan Penunjang Medik.
b. Pelayanan Keperawatan dan Asuhan Keperawatan. c. Pelayanan Rujukan.
d. Pelayanan Umum dan Operasional Penunjang Non Medik. e. Pengelolaan Sumber Daya Manusia Rumah Sakit.
g. Pendidikan dan Pelatihan di Bidang Kesehatan serta Pengembangan Sumber Daya Manusia
BAB III
VISI, MISI & TUJUAN
RSUP DR. HASAN SADIKIN BANDUNG
Visi pada hakekatnya adalah impian atau keinginan yang ingin diwujudkan dalam kurun waktu tertentu. Misi adalah penjabaran lebih lanjut dari visi berupa cara untuk mewujudkan keinginan tersebut. Sedangkan tujuan merupakan target yang harus dicapai dalam waktu yang lebih pendek dan merupakan bagian tak terpisahkan dari impian.
Penetapan visi, misi dan tujuan merupakan petunjuk kearah kemana sebuah organisasi akan bergerak. Misi organisasi merupakan salah satu legitimasi eksistensi atau keberadaan organisasi yang di dalamnya organisasi terkandung sejumlah informasi organisasi dan serta nilai-nilai yang terkandung di dalamnya. Sedangkan tujuan adalah sasaran-sasaran yang menjadi pilihan organisasi itu sendiri serta mempertajam fokus terhadap target-target yang lebih spesifik. RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung merumuskan hal hal yang mengarah kepada penentukan keberhasilan organisasi dalam mewujudkan cita cita organisasi dalam perumusan visi, misi dan tujuan rumah sakit pada tahun 2012-2016.
A . V IS I
“ Menjadi Rumah Sakit Indonesia Kelas Dunia yang Unggul dalam Pelayanan, Pendidikan dan Penelitian”
H. MISI
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna yang prima dan terintegrasi dengan pendidikan dan penelitian.
I. TUJUAN
1. Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang terintegrasi sesuai standar, berorientasi pada kepuasan pelanggan menuju persaingan di tingkat regional.
2. Terwujudnya RSHS sebagai Model Rumah Sakit Pendidikan di Indonesia 3. Terwujudnya rumah sakit berbasis penelitian (research based hospital) 4. Meningkatnya cost recovery rumah sakit untuk menuju kemandirian
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT
A . K e te n tu a n
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1673/MENKES/PER /XII/2005 tanggal 27 Desember 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, RSHS merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Departemen Kesehatan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI. RSHS dipimpin oleh seorang Kepala yang disebut Direktur Utama. Struktur Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung sebagaimana yang tercantum pada Lampiran Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 1673/Menkes/Per/XII/2005 tanggal 27 Desember 2005 adalah sebagai berikut :
15
B . S u s un a n Or g a ni s a si
Secara garis besar berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI (Permenkes) No. 1673/MENKES/PER/XII/2005, RSHS dipimpin oleh seorang kepala yang disebut Direktur Utama dengan susunan organisasi sebagai berikut:
a. Direktorat Medik dan Keperawatan
b. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Pendidikan c. Direktorat Keuangan
d. Direktorat Umum dan Operasional.
Susunan Direksi RSHS adalah sebagai berikut:
1. Direktur Utama : dr. H. Bayu Wahyudi, MPHM, Sp.OG
2. Direktur Medik & Keperawatan : dr. Rudi Kurniadi Kadarsah, Sp.An,MM,M.Kes. 3. Direktur SDM & Pendidikan : Dr. dr. Agus Hadian Rahim, Sp.OT(K), M.Epid,
MH.Kes
4. Direktur Keuangan : dr. R. Nina Susana Dewi, Sp.PK(K), M.Kes 5. Direktur Umum & Operasional : dr. Edi Sampurno, Sp.P, MM
Selain itu, dalam Permenkes tersebut terdapat pula tiga komite yang memberikan pertimbangan strategis kepada Direktur Utama dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit, yaitu:
c. Komite Mutu dan dan Keselamatan pasien (K3).
Dalam melaksanakan tugasnya terutama yang berkaitan dengan pengawasan pelaksanaan tugas-tugas rumah sakit, Direktur Utama dibantu oleh Ketua Satuan Pemeriksa Interen (SPI). Struktur organisasi RSHS juga dilengkapai dengan Dewan Pengawas, terdiri dari seorang ketua dan empat orang anggota. Untuk mendukung kelancaran tugas Dewan Pengawas diangkat seorang Sekretaris Dewan Pengawas.
BAB V
VISI, MISI DAN TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rekam Medis merupakan salah satu bagian yang ada dalam Struktur Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. Dalam tugas dan fungsinya Instalasi Rekam Medis menyelenggarakan kegiatan operasional pengelolaan rekam medis pasien rawat jalan, gawat darurat maupun rawat inap dalam ruang lingkup rumah sakit. Dalam perkembangan Instalasi Rekam Medis tidak saja menjalankan kegiatan pengelolaan rekam medis, tetapi juga melayani kebutuhan kegiatan magang/PKL,dan penelitian bagi lingkungan internal maupun Instansi pendidikan atau Rumah Sakit diluar RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. Sebagai unit organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, maka penentuan arah keberhasilan dirumuskan dalam suatu visi, misi dan tujuan Instalasi Rekam Medis yang mengacu pada visi, misi dan tujuan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.A . V IS I
“Menjadi rekam medis berbasis teknologi di Indonesia”
J. MISI
“Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis yang bermutu dan berkualitas, terintegrasi baik rawat jalan, gawat darurat maupun rawat inap”
K . T UJ UA N
1. Terselenggaranya pelayanan pendaftaran pasien secara cepat dan tepat guna menunjang pelayanan prima.
2. Menunjang kelancaran dalam pelayanan pasien yang dilakukan oleh tenaga kesehatan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
3. Mengolah data pelayanan rumah sakit menjadi informasi bermakna dan bernilai keilmuan untuk berbagai kepentingan.
4. Terjaganya keamanan dan kerahasiaan data pelayanan pasien dari pihak yang tidak berwenang sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA
Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 7 Sub Instalasi, yaitu :
1. Sub Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan 2. Sub Instalasi Rekam Medis Gawat Darurat 3. Sub Instalasi Rekam Medis Rawat Inap
4. Sub Instalasi Rekam Medis Rawat Inap Khusus Pav. Parahyangan 5. Sub Instalasi Rekam Medis Gedung Kemuning
6. Sub Instalasi Pengolahan Data dan Pelaporan 7. Sub Instalasi Pelayanan Surat Keterangan Medis
BAB VII
URAIAN JABATAN
A . U r ai a n T u ga s
NAMA JABATAN : KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS
UNIT KERJA : DIREKTORAT MEDIK DAN KEPERAWATAN IKHTISAR JABATAN :
a. Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
b. Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
c. Melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi Rekam Medis dalam merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.
d. Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen.
HASIL KERJA :
a. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
b. Uraian tugas bawahan.
c. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur. d. Petunjuk kerja bawahan.
e. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
f. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
h. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
i. Laporan dan informasi kinerja RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
BAHAN KERJA :
a. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
b. Kebijakan pengelolaan SDM RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. c. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
d. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap. e. Surat tugas dari manajemen.
f. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis. g. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.
PERANGKAT KERJA : a. Komputer & ATK. b. Telepon.
SIFAT JABATAN :
Jabatan Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin – Kamis : jam 07.05 - 15.30
Jum’at : jam 07.15 – 16.00.
URAIAN TUGAS :
Menyusun sistem dan SPO, tentang : a. Penerimaan pasien.
b. Pencatatan rekam medis. c. Pengelolaan data medis.
d. Penyimpanan berkas rekam medis.
e. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
h. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
i. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis.
j. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.
k. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.
l. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
m. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
n. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.
o. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.
p. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
q. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
r. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
s. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.
t. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan. u. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
v. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.
w. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
x. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.
TANGGUNG JAWAB :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis. 2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
Pendaftaran Dan Registrasi
Assembling dan indeks kode penyakit. Statistik dan pelaporan rumah sakit.
Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.Yang sesuai
dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen
WEWENANG :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis. 2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis. 3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
NAMA BAWAHAN LANGSUNG :
1. Ka. Sub Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan 2. Sub Instalasi Rekam Medis Gawat Darurat 3. Sub Instalasi Rekam Medis Rawat Inap
4. Sub Instalasi Rekam Medis Rawat Inap Khusus Pav. Parahyangan 5. Sub Instalasi Rekam Medis Gedung Kemuning
6. Sub Instalasi Pengolahan Data dan Pelaporan 7. Sub Instalasi Pelayanan Surat Keterangan Medis
2 Ka. Seksi Rekam Medis Bidang Medik Pengkoordinasian Pengadaan Sumber Daya 3 Ka. Sub Instalasi
Peng. Rekam Medis Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan 6 Ka. Sub Instalasi
Peng. Rekam Medis Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan 8 Ka. Sub Instalasi
Peng. Rekam Medis Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan 9 Ka. Sub Instalasi
Peng. Rekam Medis Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan 10 Ka. Sub Instalasi
Peng. Rekam Medis Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan 11 Ka. Sub Instalasi
Peng. Rekam Medis Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan 12 Ka. Sub Instalasi
Peng. Rekam Medis Rawat Jalan Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
KONDISI LINGKUNGAN KERJA :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data rekam medis
Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Admission Dan Registasi Diruang terbuka, umum dan berAC
RESIKO BAHAYA :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress Manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
L . K om p et e ns i J a ba t an SYARAT JABATAN : NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN 1 Minimal DIV/S1Rekam Medis. Pelatihan ICD 10
Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit Pelatihan manajerial rumah sakit
- Pengalaman di Rekam Medis min 5 tahun.
1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering
KONDISI FISIK :
1. Jenis Kelamin : Laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 35 tahun
BAB VIII
POLA KETENAGAAN & KUALIFIKASI PERSONIL
A. Ketenagaan Instalasi Rekam Medis
NO PENDIDIKAN JUMLAH
1 Sarjana Kesehatan Masyarakat (MIK) 1
2 Sarjana Administrasi 3
3 Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 37
4 Sarjana Muda Hukum 2
5 D 3Lain-lain 1
6 SM A 14
JUMLAH 58
M. Standar Kompetensi Ka Instalasi
N O . JABATAN PENDIDIKAN GOLONGA N /PANGKAT DIKLAT PENGALAMAN KERJA
1. Kepala Instalasi Minimal S1 Rekam Medis atau yang disetarakan Penata Muda Tk1 / Ill-b - Sekurang-kurangnya 5 Tahun 2 Ka. Sub Instalasi Minimal DIII Rekam Medis atau yang disetarakan Sekurang-kurangnya 3 tahun
NO KOMPETENSI DASAR TINGKAT
1 Integriras 1
2 Kepemimpinan 1
3 Perencanaan dan Pengorganisasian 1
4 Kerjasama 1
5 Feksibilitas 1
Tabel 2. Standar Kompetensi Dasar (Soft Skill )
NO KOMPESENSI
DASAR DEFINISI OPERASIONAL
1 Integriras Suatu kualitas pribadi yang mencerminkan
kecerdikan,kesungguhan,keutuhan, dan kesediaan untuk bertindak serta berlaku bijak dalam mengemban tugas demi kepentingan dan kemaslahatan bersama.
2 Kepemimpinan Kemampuan untuk mempengaruhi dan meyakinkan orang lain dengan tujuan agar mereka mengikuti /mendukung rencana kerja organisasi
3 Perencanaan
dan
Pengorganisasi an
Perencanaan dan Pengorganisasian (PP) Kemampuan untuk merumuskan rencana/program kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi
4 Kerjasama Kemampuan untuk menjalin kerjasama dengan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi
5 Feksibilitas Kemampuan untuk menyesuaikan diri dan bekerja secara efektif dalam situasi dan kondisi yang berbeda
NO KOMPETENSI DASAR
1 Mengembangkan Orang Lain (MOL) 1
2 Berorientasi pada Kualitas (BpK) 1
3 Mengarahkan/Memberi Perintah (MMP) 1
4 Keahlian Teknis/Profesional/- Manajerial (KTPM) 1
5 PengambilanKeputusan (PK) 1
6 Komunikasi(K) 1
7 Komitmen terhadap Organisasi (KtO) 1
Tabel 4. Standar Kompetensi Bidang (Soft Skill )
Keterangan tabel :
Angka 1, artinya bahwa pejabat setingkat Eselon IV harus memiliki kompetensi tingkat 1,
yaitu memahami dan mengenali perilaku sesuai dengan kode etik.
NO. KOMPESENSI DASAR DEFINISI OPERASIONAL
1 Mengembangkan Orang
Lain (MOL)
Melakukan upaya untuk mendorong pengembangan orang lain agar bekerja lebih optimal
2 Berorientasi pada
Kualitas (BpK)
Melaksanakan tugas secara teliti berdasarkan prosedur yang berlaku dan mempertimbangkan aspek dari pekerjaan
3 Mengarahkan/Memberi
Perintah (MMP)
Kemampuan memberikan perintah dan mengarahkan orang lain agar bekerja sesuai dengan posisi dan kewenangannya.
4 Keahlian
Teknis/Profesional/-Manajerial (KTPM)
Penguasaan bidang pengetahuan yang terkait dengan pekerjaannya dan memiliki motivasi untuk mengembangkan/memberikan pengetahuan kepada orang lain
5 Pengambilan
Keputusan (PK)
Melakukan identifikasi terhadap masalah dalam pekerjaan dan menentukan tindakan yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan
6 Komunikasi (K) Menyampaikan informasi/pendapat kepada pihak lain dan membantu mereka untuk memahami informasi/pendapat yang disampaikan.
7 Komitmen terhadap
Organisasi (KtO)
Kemampuan untuk menyelaraskan sikap dan perilaku dengan mengutamakan kepentingan organisasi dalam rangka mewujudkan visi dan misi organisasi
Tabel 5. Definisi Operasional Standar Kompetensi Bidang
NO.
JABATAN PENDIDIKAN GOLONGAN
/PANGKAT
DIKLAT PENGALAMAN
KERJA 1. Ka Sub Instalasi minimal
D3/diutamakan D4 minimal Penata Muda / IIIA Pelatihan perencanaan sesuai bidang urusannya berpengalaman sebagai staf sesuai dengan bidang tugasnya minimal 3 tahun
Tabel 6. Standar Kompetensi Jabatan Ka. Sub Instalasi
NO.
KOMPESENSI DASAR DEFINISI OPERASIONAL
1 Kesetiaan
Setia dan taat kepada Pancasila dan UUD 1945
Selalu menjunjung tinggi kehormatan negara dan pemerintah.
2 Prestasi Kerja Mempunyai kecakapan dan menguasai segala seluk-beluk bidang
tugasnya.
Mempunyai keterampilan yang baik dalam melaksanakan
tugasnya
Selalu bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugasnya Mempunyai kesegaran jasmani dan dan rohani yang baik Melaksanakan tugas secara berdayaguna dan berhasilguna Mencapai hasil kerja rata-rata yang ditentukan baik dalam arti
mutu maupun dalam arti jumlah.
3 Tanggung Jawab Menyelesaikan tugas dengan baik dan tepat pada waktunya Berada di tempat tugasnya dalam segala keadaan
Mengutamakan kepentingan dinas daripada kepentingan diri
sendiri, orang lain atau golongan
Tidak pernah berusaha melemparkan kesalahan yang dibuatnya
barang milik negara yang dipercayakan kepadanya
4 Ketaatan Mentaati peraturan perundang-undangan dan atau peraturan
kedinasan yang berlaku
Mentaati perintah kedinasan yang diberikan oleh atasan yang
berwenang dengan baik
Memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan
bidang tugasnya
Bersikap sopan dan santun
5 Kejujuran Melaksanakan tugas dengan ikhlas
Tidak pernah menyalahgunakan wewenang
Melaporkan hasil kerjanya kepada atasanya menurut keadaan
yang sebenarnya
6 Kerjasama Mengetahui bidang tugas orang lain yang ada hubungannya
dengan bidang tugasnya
Menghargai pendapat orang lain
Dengan cepat dapat menyesuaikan pendapatnya dengan
pendapat orang lain, apabila ia yakin bahwa pendapat orang lain itu benar
Mampu bekerjasama dengan orang lain menurut waktu dan
bidang tugas yang ditentukan
Bersedia mempertimbangkan dan menerima usul yang baik dari
orang lain
Bersedia menerima keputusan yang diambil secara sah walaupun
ia tidak sependapat
7 Prakarsa Tanpa menunggu petunjuk petunjuk atau perintah dari atasan,
mengambil keputusan atau melakukan tindakan yang diperlukan dalam melaksanakan tugasnya tetapi tidak bertentangan dengan kebijaksanaan umum pimpinan.
Berusaha mencari tata kerja baru dalam mencapai dayaguna dan
hasilguna yang sebesar-besarnya.
berguna kepada atasan, baik diminta atau tidak diminta atau tidak diminta atau yang ada hubungannya dengan pelaksanaan tugas. Tabel 7. Definisi Operasional Standar Kompetensi Koordinator
BAB IX
TATA HUBUNGAN KERJA
Tata hubungan kerja Instalasi Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dengan unit kerja lain yang berhubungan dalam pelaksanaan kegiatan atau hubungan kedinasan tergambar dalam matrik tata hubungan kerja sebagai berikut :
Instalasi Rekam Medis
SMF
Bidang/Bagian
Instalasi
Komite
BAB XI
PENCATATAN & EVALUASI
A . P e nc a ta t an
Pencatatan setiap kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk lebih tertib administrasi dan secara tidak langsung evaluasi mutu pelayanan dapat terukur. Pencatatan mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi tertulis secara terperinci dan lengkap.
Pencatatan yang lengkap dan akurat akan menjadi bahan pelaporan kegiatan Instalasi Rekam Medis setiap bulannya di laporakan kepada Direktur Medis dan Keperawatan. Pada akhir Tahun Anggaran kegiatan direkapitulasi menjadi Laporan Tahunan Instalasi Rekam Medis.
Pelaporan kegiatan meliputi : 1. Pelaporan Internal
2. Pelaporan Eksternal
N . E v al u as i
Evaluasi dilakukan untuk memantau pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis dan kemudian hasil evaluasi kegiatan tersebut merupakan data awal untuk kegiatan perencanaan Program Instalasi Rekam Medis.
Pelaksanaan evaluasi dilakukan secara berkala dan terus menerus oleh Kepala Instalasi Rekam Medis untuk mengetahui kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan perencanaan dan pencapaian target yang telah ditentukan. Hasil evaluasi ini diinformasikan kepada staf yang terkait untuk dilakukan perbaikan-perbaikan atau upaya pemecahan masalah.
Instalasi Rekam Medis selain melaksanakan kegiatan pelayanan dan pengelolaan rekam medis juga melaksanakan evaluasi kinerja mutu. Upaya evaluasi kinerja mutu diantaranya mengadakan rapat konsolodasi intern yang
dilakukan secara rutin dan sewaktu waktu (insidentil) yang membahas permasalahan serta rekomendasi pemecahannya.
