MANAJEMEN BERDASARKAN HASIL RESULT BASED MANAGEMENT

MANAJEMEN BERDASARKAN

HASIL

RESULT BASED MANAGEMENT

Apa itu MBH?

Whot Is RBM?

 MBH adalah sebuah alat manajemen yang merupakan suatu rentang; seluruh siklus kegiatan dari perencanaan, implementasi dan monitoring (RBM is a management tool that stretches throughout the project cycle from planning through to implementation and monitoring)

 MBH adalah suatu alat untuk membantu (RBM is a way of

thinking and a set of tools to help us);

 merencanakan suatu kegiatan ataupun mengubah ide dalam

sebuah kegiatan.

 Mengidentifikasi dan memenej resiko

 Menilai kemajuan kearah hasil yang diharapkan dan

membuat suatu laporan yang baik bagi pihka internal maupun eksternal

Kunci MBH

 Hasil (results) adalah suatu kondisi yang

berbeda dengan kegiatan (activities)

 Secara tradisional kita menggunakan aktifitas

setara dengan hasil untuk mengukur performance

 MBH berfokus pada pencapaian hasil yang riil

dan perubahan yang dicapai dikaitkan dengan kegiatan yang dijalankan

Apa perbedaan aktifitas dan

hasil?

 Actifitas:

 Pelatihan pekerti dapat meningkatkan kemampuan mengajar dosen  Bimbingan profesi dapat meningkatkan kompetensi klinik

mahasiswa.  Hasil:

 Apakah dosen menerapkan tehnik mengajar yang baik ?  Apakah kompetensi mahasiswa tercapai dan tidak ada yang

mengulang?

Jika kita tidak dapat membuktikan apa yang sudah kita capai, maka kita tidak tahu apa sebenarnya yang sudah kita kerjakan…..

Mengapa MBH?

 Sebab berfokus pada pencapaian tujuan

 Sulit untuk menentukan keberhasilan jika

hanya aktifitas yang menjadi patokan

 Lebih tegas dan jujur

 Mengukur perubahan riil / yang

Alat Kunci MBH

 Kerangka kerja (Planning dan

Implementasi)

Tujuan Kerangka Kerja

(planning dan implemantasi)

 Kerangka kerja memberikan arah berfikir untuk solusi masalah dan pengembanganya

 Merupakan suatu alat manajemen untuk menggambarkan sasaran hasil dan monitoring kemajuan

 Kerangka kerja meliputi:

 Merancang tujuan (jangka panjang)

 Output dan outcome (jangka pendek dan menengah)  Indikator Aktifitas dan masukan/input

 Indikator tiap-tiap hasil  Resiko dan asumsi hasil

The Results Chain

Short Term Results Long Term Result Activities Medium Term Results Pelatihan AA Improvisasi pengajaran Peningkatan kapasitas dosen Improvisasi sistem pembelajaran Inputs

Input

 Adalah SDM, organisasi, sumberdaya

fisik, money dll… yang secara langsung maupun tidak langsung berperan dalam keberhasilan kegiatan.

Activities

 Koordinasi, tehnikal asisten, pelatihan,

pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, dll…

Results

 Adalah pencapaian perubahan yang

memberikan keuntungan positif bagi organisasi.

 Short Term Results (Outputs)

 Medium Term Results (Outcomes)  Long Term Results (Impacts)

Results

 Short Term Results

 Result from a series of activities  Occur 1-2 years

 Commonly expressed in terms of individuals/groups  Medium Term Results

 Result from a series of short term results  Occur by the end of the project (5 years)

 Commonly expressed in terms of community,

organization, institution

 Long Term Results

 Result from a series of projects

 Occur long after a project has ended  Result from a series of projects

The Results Chain

Outputs Short-term Within control Individual work Outcomes Medium-term Directly influence Institution Organization Community Impacts Long-term Jointly effect Country Region Society

Indikator-indikator

 Kita harus mengidentifikasi

indikator-indikator yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan setiap kegiatan yang kita rencanakan

Resiko dan Asumsi

(Risks and

Assumptions)

 Resiko adalah kondisi eksternal dari kegiatan

yang berdampak negatif pada pencapaian hasil.

 Asumsi adalah suatu kondisi yang diperlukan

untuk perencanaan kedepan dalam mencapai outcome

 Perlu mengkaji perubahan atau resiko yang

Resiko dan asumsi

 Resiko dan asumsi sering berkaitan

dengan;

 Kemampuan keuangan

 Adanya kebijakan baru (pemerintah, dll)

 Kebutuhan infrastruktur baru yang diperlukan

Strategi mengurangi resiko

(Risk Mitigation Strategies)

 Karena setiap kegiatan mengandung

resiko, menejemen harus membuat suatu strategi untuk menghindari resiko dan

mempelajari dampak resiko.

 Menejemen resiko adalah suatu

komponen kritis untuk mencapai kegiatan yang sukses

Risk Analysis Matrix

Effects Significant (3)

Moderate (2)

Minor (1)

Low (1) Medium (2) High (3)

Likelihood Monitor Risks Acceptable Risks Acceptable Risks Monitor Risks Monitor Risks Risk Mitigation Required Risk Mitigation Required Risk Mitigation Required Acceptable Risks

The Project Monitoring Framework (PMF)… measuring whether we have achieved our results

Bagaimana kita mengukur progres?

Kita harus gunakan indikator

 Indikator adalah ukuran bagaimana hasil bisa

dicapai

 Indikator menandakan perubahan

 Kita harus mengumpulkan data-data yang

menandakan kegiatan berhasil atau tidak

 Jika indikator kita tidak tercapai maka kita harus

Indikator

 Indikator bisa kita batasi 1-3 setiap

rumusan hasil

 Indikator bisa kita gabung antara

indikator kualitatif dan kuantitatif

 indikator mencerminkan nilai-nilai

statistik yang akan dicapai

 Gunakan metode pengumpulan data

Types of Indicators

Quantitative Statistical Measures: • number • frequency • % of • ratio of • presence of (kehadiran) Qualitative Judgments or Perceptions: • perception of • quality of • extent of • level of

 Ekspresi nilai ratio, persentase,

perbandingan atau nilai-nilai yang dapat dianalisa secara statistik.

 Contoh:

 Jumlah mahasiswa yang dicapai dalam

penerimaan mahasiswa baru….. (harus jelas targetnya)

 Kelulusan ujian mahasiswa profesi…(100%)  Prestasi mahasiswa selama mengikuti kuliah

… (95% IPK di atas 2,75)

 Adalah indikator perubahan yang tidak mengekspresikan jumlah, misal:

 Kualitas pelayanan pada mahasiswa

 Persepsi masyarakat tentag Prog. Studi

 Kita bisa konversi nilai kualitatif kedalam

sekala likert, misal:

 Persepsi mahasiswa terhadap PBM

 Persepsi mahasiswa terhadap kegiatan

kemahasiswaan

Indicator Selection Checklist

 Kebenaran – Apakah itu mengukur hasil? (Validity -

Does it measure the result? )

 Keandalan – Apakah itu merupakan ukuran yang

konsisten dari waktu-kewaktu? (Reliability - Is it a consistent measure over time? )

 Kepekaan – saat hasil berubah apakah peka

terhadap perubahan itu? (Sensitivity - When the result changes will it be sensitive to those changes?

 Kesederhanaan – Apakah mudah mengumpulkan

dan menganaliasa informasi? (Simplicity - Will it be easy to collect and analyze the information? )

 Kegunaan – Apakah informasi yang ada dapat

digunakan untuk pengambilan keputusan dan belajar?

(Utility - Will the information be useful for decision-making and learning?)

Indikator Perkembangan

 Jangan gunakan kata-kata “increase”

atau

“

improve” tetapi gunakan indikator

yang terukur

 Anda dapat mengembangkan sistim

indikator dengan angka yang

menggambarkan kemajuan secara bertahap

 “ya” atau “tidak” juga dapat digunakan

Program Monitoring Framework

(PMF)

Result Indicators Data

Sources Data Collection Methods Frequency Responsibilities

Medium Term Results (Outcomes) 1. 2. 3.

Where? How? How often? Who will do the work? Short-Term Results (Outputs) 1. 2. 3. 4.

Kerangka Monitoring Program

(Program Monitoring Framework)

 Sumber Data (Data sources)

 Metode Pengumpulan (Collection

methods: interviews, self-assessments, site visits, reports)

 Frekuensi (Frequency: Short and medium

Data Collection Process

 Collect data

 Develop database

 Data entry

 Analyze into information

 Report internally

Proses data collection

 Adalah penting bahwa kita harus

mengumpulkan data yang digunakan untuk menilai apakah kita berhasil ….. Dan segara dirubah jika kita tidak berhasil.

 Jangan hanya sekedar mengumpulkan data

tetapi data harus memberikan informasi tentang kemajuan kegiatan yang kita rencanakan

Pelaporan

 Untuk setiap indikator kita harus

 Apa saja dasarnya/titik awalnya

 Apa kemajuan yang bisa dikaji dan dicapai  Dimana kita sekarang