RENCANA AKSI PERUBAHAN
RENCANA AKSI PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)
(PROJECT CHARTER)
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DINAS KESEHATAN KABUPATEN JEMBRANA
DINAS KESEHATAN KABUPATEN JEMBRANA
1.0 IDENTIFIKASI PROYEK 1.0 IDENTIFIKASI PROYEK Nama
Nama Pengelolaan Dokumen Kepegawaian Yang Efektif DanPengelolaan Dokumen Kepegawaian Yang Efektif Dan Efisien Melalui Penyimpanan Dokumen Administrasi Efisien Melalui Penyimpanan Dokumen Administrasi Kepegawaian Secara Elektronik Pada Sub Bagian Kepegawaian Secara Elektronik Pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Umum Dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana
Jembrana
..
DeskripsiDeskripsi Bahwa dokumen kepegawaian merupakan salah satuBahwa dokumen kepegawaian merupakan salah satu dokumen penting yang ada dalam SKPD karena dokumen penting yang ada dalam SKPD karena memiliki nilai guna dan jangka waktu penggunaannya memiliki nilai guna dan jangka waktu penggunaannya selama pegawai yang bersangkutan masih aktif.
selama pegawai yang bersangkutan masih aktif.
Mencermati urgensi dari dokumen kepegawaian maka Mencermati urgensi dari dokumen kepegawaian maka penyimpanan dokumen kepegawaian yang sebelumnya penyimpanan dokumen kepegawaian yang sebelumnya disimpan secara konvensional disesuaikan dengan disimpan secara konvensional disesuaikan dengan perkembangan jaman dengan menggunakan media perkembangan jaman dengan menggunakan media penyimpanan elektronik, karena diyakini penyimpanan penyimpanan elektronik, karena diyakini penyimpanan ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan dokumen kepegawaian pada Sub Bagian pengelolaan dokumen kepegawaian pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana.
Jembrana. Sponsor
Sponsor NamaNama Dr I Putu SuekantaraDr I Putu Suekantara NIP
NIP 19621226 198901 1 00119621226 198901 1 001 Pangkat/Gol ruang
Pangkat/Gol ruang Pembina Tk I, IVBPembina Tk I, IVB Jabatan
Jabatan SekretarisSekretaris
Penanggung Penanggung jawab/Pengarah jawab/Pengarah Proyek Proyek Nama Nama Jabatan Jabatan I Putu Sudiana, S.KM I Putu Sudiana, S.KM Kasubag Umum dan Kasubag Umum dan Kepegawaian Kepegawaian Ketua Ketua Tim/Anggota Tim Tim/Anggota Tim Proyek Proyek Ketua Ketua Anggota Anggota : I Putu Sudiana, S.KM : I Putu Sudiana, S.KM : I Komang Adi Wismawan : I Komang Adi Wismawan : I Ketut Sudina
: I Ketut Sudina : Ni Putu Sukeni : Ni Putu Sukeni
2.0 LATAR BELAKANG
Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip/dokumen di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan Peraturan BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, telah memberikan peluang bagi organisasi/lembaga, perorangan untuk mengelola arsip atau dokumen secara elektronik.
Berdasarkan peraturan Bupati Nomor 56 Tahun 2011 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian salah satu tugasnya adalah Pengelolaan Dokumen Kepegawaian.
Dalam mengimplementasikan tugas pokok yang menjadi tanggungjawab Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, permasalahan utama yang menjadi issu aktual adalah pelayanan administrasi kepegawaian belum berjalan secara efektif dan efisien, sehingga berdampak pada pelayanan kepada pegawai kurang optimal.
Adanya exspektasi pegawai yang cukup tinggi terhadap pelayanan administrasi kepegawaian yang tidak diimbangi dengan perubahan/penyesuaian pengelolaan dokumen kepegawaian memunculkan kesenjangan yang perlu dicarikan jalan keluarnya.
Untuk dapat memberikan pelayanan dalam bidang kepegawaian secara efektif dan efisien maka penulis menetapkan tujuan Meningkatkan Pengelolaan Administrasi Kepegawaian yang Efektif dan Efisien dengan sasaran yang ingin diwujudkan adalah Terwujudnya Penyimpanan Dokumen Administrasi Kepegawaian secara Elektronik.
Dalam menetapkan tujuan dan sasaran penulis menggunakan analisis secara komprehensif dan integral yakni dengan pisau analisis FFA sebagai kajian akademik yang tidak terpisahkan dari penulisan ini ( Analisis terlampir).
Adapun langkah – langkah melakukan analisis FFA adalah sebagai berikut:
Identifikasi dan Analisis Faktor Pendorong dan Penghambat.
Menentukan urgensi faktor, nilai dukungan, keterkaitan, serta menentukan faktor – faktor kunci sukses serta penetapan medan kekuatan sebagai langkah akhir dalam penentuan pilihan kegiatan.
Berangkat dari uraian yang telah penulis ketengahkan diatas penulis memilih judul rencana aksi perubahan adalah Pengelolaan Dokumen Kepegawaian Yang Efektif dan Efisien melalui Penyimpanan Dokumen Administrasi Kepegawaian secara Elektronik pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana. 3.0 TUJUAN
Tujuan umum yang ingin dicapai oleh penulis dalam proyek perubahan ini adalah Mewujudkan Pengelolaan Dokumen Kepegawaian yang Efektif dan efisien sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai berikut:
1. Tujuan Jangka Panjang( 1 Januari s/d 31 Desember 2015)
Finalisasi scaning dokumen kepegawaian di lingkup Puskesmas sebanyak 200 berkas
Pengadaan dan Pemeliharaan Sarana Penyimpanan
2 Tujuan Jangka Menengah ( Agustus 2014 s/d 31 Desember 2014)
Finalisasi Scaning dokumen kepegawaian di lingkup Dinas Kesehatan sebanyak 35 berkas.
3 Tujuan Jangka Pendek ( sampai dengan 31 Juli 2014)
Terbuatnya model folder penyimpanan dokumen dalam komputer
Tersedianya peralatan, label dan media penyimpan yang siap digunakan
Terpilahnya dokumen Kepegawaian yang sudah ada untuk memudahkan proses scaning dan penyimpanan dalam folder.
Terlaksananya scaning dokumen kepegawaian sebanyak 20 berkas Terbuatnya usulan penyedian sarana komputer, scaner dan hardisk ekternal yang khusus diperuntukan untuk menyimpan dokumen secara elektronik tahun 2015.
4.0 MANFAAT
Manfaat yang diperoleh dari proyek ini adalah Pelayanan administrasi Kepegawaian akan lebih efektif dan efisien karena:
1 Penemuan dan pemanfaatan rekod atau dokumen lebih cepat tanpa harus meninggalkan meja kerja.
2 Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3 Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
4 Risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
5 Berbagi rekod secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet. Dokumen ini bisa dihiperlink ke SIMPEG BKD Kabupaten Jembrana 6 Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke
dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.
5.0 RUANG LINGKUP
Mengingat adanya keterbatasan waktu dalam proyek perubahan ini ( 2 bulan) dan untuk menghindari adanya multi tapsir dalam penulisan ini, maka ruang lingkup penulisan ini penulis batasi hanya pada terwujudnya penyimpanan dokumen administrasi kepegawaian secara elektroknik berupa Penyiapan, Pemilahan, pemindaian dan penyimpanan Dokumen Kepegawaian sebanyak 20 berkas dua bulan pertama, 35 berkas sampai Desember 2014 dan 200 berkas sampai Desember 2015 pada Instansi Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana
6.0 OUTPUT KUNCI
Nama Deskripsi
Terselesaikannya pemindaian/scaning dokumen Kepegawaian
Mampu menyelesaikan scaning dokumen kepegawaian tahap I sebanyak 20 berkas, Tahap II 35 berkas dan Tahap III 200 berkas pada Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana 7.0 PENTAHAPAN
No Tahap Utama Waktu
A JANGKA PENDEK ( sampai dengan 31 Juli 2014) 1 Usulan pengantian atau perbaharui sarana komputer,
scaner dan hardisk ekternal yang khusus diperuntukan untuk menyimpan dokumen secara elektronik.
16 -19 Mei 2014
2 Memilah dokumen Kepegawaian yang sudah ada untuk menentukan layak tidaknya disimpan dan discaner.
16 s/d 23 Mei 2014
3 Membuat model folder penyimpanan menggunakan komputer yang sudah ada.
16 s/d 23 Mei 2014
4 Menyiapkan peralatan dan media penyimpan 16 s/d 23 Mei 2014
5 Melaksanakan scaning dokumen kepegawaian sebanyak 20 berkas
23 Mei s/d 31 Juli 2014 6 Pemberikan label pada media penyimpan 23 s/d 31 Juli
2014
7 Evaluasi pelaksanaan kegiatan 30 Juni dan 30 Juli 2014
8 Pembuatan Laporan 1 – 6 Agustus 2014
9 Seminar Laporan 7 Agustus 2014 B Jangka Menengah ( Agustus 2014 s/d 31 Desember 2014)
1 Finalisasi Scaning dokumen kepegawaian di lingkup Dinas Kesehatan sebanyak 35 berkas
1 Agustus s/d 31 Desember 2014
1 Finalisasi scaning dokumen kepegawaian di lingkup Puskesmas sebanyak 200 berkas
1 Januari s/d 31 Desember 2014 2 Pengadaan dan Pemeliharaan media penyimpanan 1 Januari s/d 30
Juni 2015 8.0 TATA KELOLA PROYEK
Struktur Deskripsi
NamaMentor : dr I Putu Suekantara
Pangkat/Gol ruang : Pembina Tk I, IVB
Jabatan : Sekretaris
Nama Coach : Drs I Kt Mudra Arjaya, MM
Pangkat/Gol ruang : Pembina Utama, IVD
Jabatan : WI Madya Badan Diklat Prov Bali
Nama PJ Proyek : I Putu Sudiana, S.KM
Pangkat/Gol ruang : Penata III/c Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian
Anggota 1 : I Komang Adi Wismawan Pangkat/Gol ruang : Pengatur muda tk I, II/b
Jabatan : Staf
Anggota 2 : I Ketut Sudina
Pangkat/gol ruang : Pengatur muda Tk I, II/b
Jabatan : Staf
Anggota 3 : Ni Putu Sukeni
Pangkat/Gol ruang : Pengatur muda Tk I, II/b
Jabatan : Staf 9.0 ESTIMASI ANGGARAN
Jumlah Rp. 300.000 Deskripsi
Rp. 120.000 Pengadaan DVD sebanyak 20 keping senilai 20 x Rp. 6000 = Rp. 120.000
Rp. 180.000 Konsumsi rapat untuk 6 orang x Rp. 15.000 x 2 kali = Rp. 180.000
Total jumlah anggaran yang dibutuhkan selama 2 (dua) bulan pelaksanaan (jangka pendek ) sebesar
Rp 300.000
10.0 IDENTIFIKASI STEKHOLDER
Stekholder yang dapat diidentifikasi yang akan bersentuhan langsung maupun tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai berikut:
Stekholder Deskripsi Kasubag Umum dan
Staf Kepegawaian
Stekehoder promoter yang sangat berpengaruh dan berkepentingan terhadap penggunaan dan keberhasilan proyek perubahan penyimpanan dokumen kepegawaian secara elektronik
Kepala Dinas Kesehatan dan Sekretaris
Stekeholder latents yang tidak mempunyai kepentingan khusus namun mempunyai pengaruh yang besar terjadinya keberhasilan proyek perubahan
BKD Stekeholder Deferender yang memiliki kepentingan terhadap perubahan akan tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi keberhasilan proyek perubahan ini.
Pegawai Puskesmas/ Dinas
Bank, Askes,
Stekeholder Apathetics yang kurang memiliki kepentingan dan bahkan tidak mengetahui adanya proyek perubahan ini.
11.0 POTENSI MASALAH UTAMA
Potensi masalah yang kemungkinan akan terjadi selama pelaksanaan proyek perubahan ini seperti yang disajikan dibawah ini:
Problematik Deskripsi
Sarana rusak Peralatan yang digunakan untuk melaksanakan mengalami kerusakan selama proses pelaksanaan proyek perubahan yang kemungkinan disebabkan oleh virus maupun kesalahan penggunaan lainnya.
lain oleh atasan dilaksanakan menjadikan citra SKPD kurang baik.
12.0 RISIKO
Risiko yang akan diambil oleh penulis dalam mengatasi masalah dalam point 11.0 adalah sebagai berikut:
Problematik Deskripsi Perbaikan dan
pengadaan sarana pengganti
Sarana yang mengalami kerusakan dalam pelaksanaan proyek ini mohon perbaikan atau kalau tidak bisa diperbaiki jalan yang ditempuh adalah meminjam pada bidang lain dan mengusulkan pengadaan.
Lembur Jika dalam pelaksanaan proyek perubahan ini terganggu oleh tugas tugas lain yang lebih mendesak yang diberikan oleh atasan maka lembur adalah solusi yang paling ideal dilaksanakan
13.0 KRETERIA KEBERHASILAN PROYEK
Kreteria keberhasilan proyek perubahan dalam dua bulan adalah:
1 Tersimpan 20 berkas PNS dalam media simpan 14.0 FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN
1 Semangat kerja pegawai
Motivasi Kerja staf sub bagian umum tinggi untuk memberikan pelayanan yang efektif dan efisien
2 Sarana Kerja Memadai Telah tersedianya sarana untuk melaksanakan proyek perubahan berupa komputer scaner dan juga media penyimpan yaitu DVD RW
15.0 DISETUJUI Tanggal :
Sponsor Proyek
Sekretaris Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana
Dr I Putu Suekantara
