Project Charter

Lampiran A. Project Charter Judul Proyek :. Restrukturisasi Sistem Informasi Koperasi Kokarlina. Awal Proyek :. 10 Januari 2006. Akhir Proyek :. 10 Juni 2006. Informasi Perkiraan : Pihak Koperasi telah mengalokasikan Rp 274.000.000,untuk proyek ini. Sebagian besar biaya untuk proyek ini akan menjadi biaya internal. Sedangkan perkiraan di awal untuk waktu penyelesaian selama 6 bul n. Sasaran Proyek : Mengembangkan sebuah sistem informasi yang mutakhir untuk digunakan pada setiap unit usaha Koperasi Kokarlina dalam rangka membantu mengkonsolidasi data dan transaksi semua bagian sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan baik dan pihak manajemen dapat memanfaatkan informasi yang disediakan dalam bentuk laporan-laporan. Sistem informasi yang baru akan mempunyai fitur : -. Unit Toko, dapat mencatat transaksi pembelian baik tunai maupun kredit, Rencana Anggaran Bulanan (RAB), Data Pembelian Stok (Tunai / Konsinyasi), Data Retur Stok Barang, Data Tagihan Bulanan. -. Unit simpan pinjam, Persetujuan Pinjaman terhadap anggota Koperasi, Klarifikasi Data Anggota baru dan keluar dari keanggotaan. -. Unit Apotik, Pembelian Inventory, Penjualan Obat eceran atau resep. -. Unit Kendaraan, merekam data perlengkapan, merekan data peralatan.

Pendekatan: -. Meninjau secara internal dan eksternal dokumen-dokumen transaksi yang ada. -. Meneliti beberapa perangkat lunak yang ada dalam rangka mencari fitur-fitur yang bisa diadopsi pada sistem yang baru. -. Mengembangkan sisem yang baru dengan pendekatan dua arah, yaitu mengharapkan umpan balik dari user. -. Terus-menerus menemukan cara dalam hal mengurangi biaya dan menambah pendapatan selama proyek dan setahun setelah proyek selesai. Aturan & Tanggung Jawab. Name. Aturan. Posisi. Email. Agung Wijanarko. Bertanggungjawab Project Manager. ag_wij@yahoo.com ,. untuk mengatur. agwijster@gmail.com. kelancaran dan kesempurnaan proses keseluruhan proyek Niko Ardiansyah. Bertanggungjawab Application atas. Coordinator/System. kesempurnaan. Analyst. dari aplikasi yang diinginkan, Bertanggungjawab atas kelancaran alur sistem yang mendukung aplikasi.. niko_ardiansyah@jjsea.com.

Handi Biantoro. Bertanggungjawab Software mengembangkan. Developer/Database. aplikasi. Administrator. h_biantoro@yahoo.com. menggunakan Visual Basic, Mengembangkan struktur database yang mendukung aplikasi dengan menggunakan SQL Server 2000. Sutranta. Bertanggungjawab Network mengkoordinasi. weddeh@yahoo.com. Coordinator. penggunaan jaringan dan hardware untuk memastikan kelancaran jaringan perusahaan Nursanto. Bertanggungjawab Technical Support. Limantono. atas infrastruktur sistem dan hardware yang mendukung aplikasi. Liman_tonnies@yahoo.com.

Tanda Tangan Persetujuan : Name Sponsor Proyek Nama: Manajer Proyek Nama:. Tanda Tangan. Tanggal.

Lampiran B. Scope Statement Judul Proyek :. Restrukturisasi Sistem Informasi Koperasi Kokarlina. Tanggal :. 2 Oktober 2006. Pertimbangan: Kepala Koperasi Kokarlina mengharapkan proyek yang akan dikerjakan ini dapat mendukung rencana dan pengembangan bisnis organisasi dalam meningkatkan kesejahteraan anggotanya maupun masyarakat umum. Dengan adanya sistem informasi yang baru ini maka pihak manajemen koperasi dapat dengan mudah memantau perkembangan unit-unit usahanya, dengan tampilan yang memudahkan dalam penggunaanya sehingga dapat menjadi harapan dalam menuju sistem koperasi modern yang lebih canggih, kuat, memiliki dasar yang benar-benar kokoh dan karyawan koperasi mampu bekerja dengan efektif dan efisien. Perkiraan biaya untuk proyek ini adalah Rp 275.000.000,-. Sedangkan perkiraan keuntungan dari perusahaan setiap tahun sebesar Rp 240.000.000,- dapat membiayai nilai investasi proyek ini dalam 2 tahun. Spesifikasi produk yang dibuat berdasarkan kebutuhan Koperasi Kokarlina adalah: 1. Pada unit usaha Simpan Pinjam: -. mencatat data pos, wilayah, petugas, anggota, jenis simpanan, jenis pinjaman. -. mencatat transaksi simpanan. -. mencatat transaksi pinjaman. -. mencatat transaksi angsuran. -. mencatat transaksi jurnal (GL). -. Cek saldo simpanan per anggota dan semua anggota. -. Cek saldo pinjaman per anggota dan semua anggota. -. Mencatat bukti transaksi seperti simpanan, pinjaman, dan angsuran.

2. Pada unit usaha Toko memuat data dan transaksi : -. Pemasaran. -. Pelanggan. -. Inventaris. -. Account Receivable. -. Order Penjualan. 3. Pada unit usaha Kendaraan sistem yang dibuat memiliki kemampuan -. Penyewaan. -. Merekam Perlengkapan. -. Merekam Peralatan. -. Account Receivable. -. Inventory. -. Stok Opnam. 4. Pada unit usaha Apotik sub modul yang dibutuhkan adalah -. Order Penjualan. -. Inventory. -. Account Reveivable. -. Stok Opname. 5. Pada bagian Kesekretariatan juga dibuat sistem Keuangan dan Akuntansi yang dapat mengkonsolidasi data dan transaksi di setiap unit usaha sehingga dapat menghasilkan laporan-laporan manajemen 6. Sistem informasi manajemen: sistem ini berbasis komputerisasi untuk membantu proses pengolahan data koperasi (input data-proses-output laporan sampai perhitungan SHU) 7. Aplikasi keuangan dan akuntasi -. Penyediaan Laporan Keuangan (Neraca, Laba/Rugi, Arus Kas). -. Analisa laporan keuangan standar. 8. Aplikasi yang dibuat harus memiliki antar-muka yang user-friendly.

9. Keamanan : memiliki user management untuk pemberian akses user dan keamanan data 10. Aplikasi yang dikembangkan harus mampu saling berkomunikasi dalam sebuah jaringan data (LAN) pada setiap unit usaha. 11. Informasi dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama dan dapat dilihat kembali Kesimpulan Proyek Hal yang terkait dengan Proyek yang diberikan: Kasus bisnis, Project Charter, Team Contract, Scope Statement, WBS, Jadwal Pekerjaan, Pengeluaran, Laporan dari status, Penyelesaian Proyek, Laporan Penyelesaian Proyek, dan dokumen-dokumen lain yang mengatur proyek. Produk yang dihasilkan: 1. Modul simpan pinjam 2. Modul Toko 3. Modul Apotik 4. Modul Penyewaan Kendaraan 5. Modul Kesekretariatan 6. Laporan dari masing-masing modul Kriteria Proyek Sukses: Tujuan dari proyek ini adalah menyelesaikan proyek dalam kurun waktu 6 bulan dengan biaya tidak lebih dari Rp 300.000.000,-. Pimpinan Koperasi mengharapkan pada saat sistem ini diimplementasikan seluruh staf dapat mengambil manfaat yang akan didapat dengan cara melakukan sosialisasi oleh setiap pimpinan Koperasi kepada bawahannya sehingga pada saat proyek selesai dapat diterima dengan baik. Dari waktu yang disediakan apabila proyek lebih lama tidak lebih dari satu bulan. atau biaya yang dibutuhkan lebih mahal sedikit dari yang. direncanakan, pimpinan Koperasi masih memandang sukses pekerjaan pengadaan sistem baru ini selama periode payaback masih logis dan membantu Koperasi dalam mengangkat citranya sebagai Koperasi yang memiliki teknologi sistem informasi muthakhir..

LAMPIRAN C. Timeline.







Lampiran D. Rencana Manajemen Kualitas 1. Informasi Umum Nama Proyek :. Tanggal :. Supplier Pengawas :. Tanggal Modifikasi :. Dipersiapkan Oleh :. Disetujui oleh :. 2. Ruang Lingkup Proyek (Mendeskripsikan kualitas apa saja yang harus dipenuhi dari produk yang akan dihasilkan dari proyek). 3. Deskripsi Produk (Mendeskripsikan modul atau produk apa yang akan dihasilkan dari proyek). 4. Kriteria Penerimaan Produk (Mendeskripsikan bagaiman suatu produk dapat diterima oleh project sponsor). 5. Kualitas Tanggung Jawab Tim Proyek (Mendeskripsikan bagaimana kualitas tanggung jawab seluruh tim proyek dan produk yang dikerjakan dapat diterima oleh project sponsor).

Lampiran E. (Nama Supplier). Contract Statement Of Work 1. Informasi Umum Nama Proyek :. Tanggal :. Supplier Pengawas :. Tanggal Modifikasi :. Dipersiapkan Oleh :. Disetujui oleh :. 2. Klasifikasi Pengadaan Qty. Bulan 1. 1. Server. 1 unit. 2. Computers. 3 unit. 2 unit. 3. Switch 8 port. 3 unit. 4. Kabel Optic. 2 kardus. 5. Windows 2003. 1 Cd. 3 unit 2 kardus 1 Cd. 6. Windows 2003 licence. 1 Cd. 1 Cd. 7. SQL Server 5 user licence. 5 user. 2. 3. 4. 5. 6. 1 unit 1 unit. 5 user. 3. Penanggungjawab Kontrak Nama : No. Telepon : Tanggung Jawab :. 4. Deskripsi Keputusan Supplier yang terpilih akan menyediakan seluruh keperluan yang akan digunakan selama proyek berlangsung(sesuai dengan klasifikasi pengadaan diatas), apabila terjadi kerusakan peralatan dan perlengkapan pada saat diterima maka pihak supplier harus mengganti dengan yang baru. Seluruh peralatan dan perlengkapan yang dikirim harus sesuai dengan permintaan pihak perusahaan dan pihak supplier akan bertanggung jawab atas seluruh keputusan perusahaan perihal perubahan kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang akan diajukan kemudian hari..

Lampiran F. Kontrak Tim Proyek. Nama Proyek : Restrukturisasi Sistem Infomasi KOKARLINA PT. PLN (Persero) Nama dan Tanda Tangan Anggota Tim Proyek :. Nama. Sign-off on Team Contract. Agung Wijanarko Niko Ardiansyah Handi Biantoro, S.kom Sutranta Nursanto Limantono Kode Etik : Sebagai tim proyek, kami akan: •. Bekerja secara aktif, mengantisipasi permasalahan yang mungkin timbul dan akan mengatasi permasalahan tersebut;. •. Mengkoordinasikan seluruh informasi yang timbul dan berhubungan dengan proyek;. •. Focus terhadap yang terbaik untuk keseluruhan tim proyek.. Partisipasi : Kami akan : •. Jujur dan terbuka selama proyek berlangsung;. •. Mempersiapkan kesempatan untuk berpartisipasi secara adil;. •. Mengutamakan keseragaman dalam kerja tim;. •. Terbuka terhadap cara pendekatan baru serta mempertimbangkan ide – ide baru;. •. Mengadakan sebuah diskusi pada suatu kesempatan;. •. Selalu memberitahukan Manajer Proyek secara proporsional apabila seorang anggota tim proyek tidak dapat hadir dalam sebuah pertemuan atau tidak dapat memenuhi tenggang waktu yang diberikan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan..

Komunikasi : Kami akan : •. Memutuskan cara terbaik untuk berkomunikasi secara tim;. •. Mengajukan permohonan agar Manajer Proyek memfasilitasi semua keperluan yang dibutuhkan untuk semua pertemuan yang akan dilaksanakan;. •. Mengadakan pertemuan tim setiap hari jum’at setelah jam 17.00 guna mendiskusikan perkembangan proyek;. •. Memberikan ide – ide baru secara jelas dan tegas.. Pemecahan Masalah : Kami akan : •. Mengajak seluruh tim proyek berpartisipasi dalam pemecahan permasalahan – permasalahan yang timbul;. •. Hanya fokus pada kritik yang membangun dan focus dalam memecahkan permasalahan, bukan menyalahkan seseorang;. •. Bertahan untuk membangun dari masing – masing ide anggota tim.. Prosedur Pertemuan : Kami akan : •. Mengadakan pertemuan mingguan setiap hari jum’at guna mendiskusikan perkembangan proyek dan juga permasalahan – permasalahan yang timbul;. •. Memberitahukan Manajer Proyek apabila ingin mengadakan selain pertemuan mingguan;. •. Membuat sebuah agenda pertemuan sebelum mengadakan pertemuan dengan para sponsor proyek ..

RIWAYAT HIDUP. Nama. : Agung Wijanarko. Tempat/Tgl Lahir. : Sragen / 08 – Oktober – 1981. Jenis Kelamin. : Laki-laki. Agama. : Islam. Alamat. : Gang Jelita II No. 30 RT.006/RW.010 Rawamangun, Pulogadung Jakarta Timur 13220. Telepon / Handphone : 021-4717844 / 0856-8073610. Pendidikan : SDN 01 Pagi, Jakarta, Indonesia. 1987– 1993. SMPN 74 , Jakarta, Indonesia. 1993 – 1996. SMAN 21, Jakarta, Indonesia. 1996 – 1999. Universitas Gunadarma jurusan Sistem Informasi, Indonesia. 1999 – 2003. Pengalaman Kerja : PT. Mirazh International Consultant. 2003 – 2005. PT. Kadea Infoglobal. 2005 – 2006. Koperasi Kokarlina PT. PLN(Persero). 2006 – Sekarang.

RIWAYAT HIDUP. Nama. : Niko Ardiansyah. Tempat/Tgl Lahir. : Medan / 19 – Agustus - 1974. Jenis Kelamin. : Laki-laki. Agama. : Islam. Alamat. : Jl. H. Muchtar Raya No.30 RT 007/01 Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260. Telepon / Handphone : 021-7354886 / 0856-7865758. Pendidikan: SD Cipta Dharma, Denpasar, Indonesia. 1985– 1987. SMPN I , Denpasar, Indonesia. 1987 – 1990. SMAN I, Denpasar, Indonesia. 1990 – 1993. STMIK Budi Luhur, majoring in Technical Information. 1993 – 1997. Pengalaman Kerja: PT. Infomedia Nusantara, Jakarta. 1997 – 1998. PT. Sejatibina Delta Informatika. 1998 – 1999. PT. Esta Primasys Solusindo. 1999 – 2003. PT. Jebsen Jessen Communication Indonesia. 2003 – sekarang.

RIWAYAT HIDUP. Nama. : Nursanto Limantono. Tempat/Tgl Lahir. : Tanjungkarang / 28 Desember 1979. Jenis Kelamin. : Laki-laki. Agama. : Islam. Alamat. : Jl. Metro duta niaga no. 9 Pondok Indah Jakarta Selatan, 12310. Telepon / Handphone : 021-7658077 / 0811-890480. Pendidikan : SD Xaverius Pahoman, Bandarlampung, Indonesia. 1986– 1992. SMP Negeri 2, Bandarlampung, Indonesia. 1992 – 1995. SMA Negeri 2, Bandarlampung, Indonesia. 1995 – 1998. Teknik Elektro, Universitas Trisakti, Jakarta, Indonesia. 1998 – 2003. Pengalaman Kerja : Standard Chartered Bank. 2004 – 2005. Bank Danamon Indonesia. 2006 – Sekarang.