BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, yang diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan .
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. (Sedarmayanti, 2003: 8)
Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon.
Arche artinya permulaan dan bererti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. (Wiyasa, 2003: 43)
Sedangkan menurut istilah Bahasa Indonesia Arsip (recod) ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula”. (Barthos, 2007: 1)
Di samping pengertian atau istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang masih sering digunakan dalam bidang kearsipan. Dalam Ilmu Kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu:
1. File : Early Archieve (arsip aktif) 2. Record : Permanent File ( arsip in aktif) 3. Archive : Permanent Record (arsip statis).
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2009: 3).
Berdasarkan fungsinya maka arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu . Arsip dinamis terbagi dua yaitu:
1) Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus.
2) Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Dalam siklus daur hidup arsip, arsip statis diartikan sebagai arsip dinamis yang telah selesai masa retensinya di lingkungan penciptaan arsip dan memiliki nilai berkelanjutan sehingga diserahkan ke lembaga kearsipan untuk disimpan secara permanen sebagai memori kolektif. Arsip statis sebagai arsip yang tidak diperlukan lagi bagi suatu organisasi namun dipelihara oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value).
Arsip statis sudah tidak di gunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan disimpan. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas.
Ditinjau dari nilai guna arsip, arsip statis adalah arsip yang sudah tidak di pergunakan lagi secara langsung untuk kegiatan operasional manajemen organisasi pencipta arsip tetapi memiliki nilai guna kesajahteraan. Untuk menjaga kelestariannya , arsip statis dikelola di lembaga kearsipan meliputi kegiatan akuisisi, pengelolaan, preservasi (memelihara, merawat, memproduksi), pemberian akses dan pelayanan arsip statis sebagai bahan pertanggung jawaban
nasional, memori kolektif, dan warisan budaya bangsa kepada masyarakat, (ANRI, 2014: 6–7).
2.2Pengelolaan Arsip
2.2.1 Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Definisi tersebut menunjuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut. Arsip dinamis ditinjau dari dari tingkat kepentingan dan kegunaanya, dibedakan atas arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang masih berada dalam proses penyelesaian sehingga masih sering digunakan. Frekuensi penggunaan arsip ini sedikitnya 10 kali setahun, bila arsip tersebut digunakan kurang dari 10 tahun maka arsip tersebut termasuk arsip inaktif.
Arsip inaktif yaitu arsip dinamis yang sudah selesai diproses tetapi kadang-kadang masih dipergunakan.
Arsip dinamis memiliki fungsi yaitu merupakan memori badan korporasi, pengambilan keputusan manajemen, menunjang letigasi, mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas, efesiensi badan korporasi, ketentuan hokum, rujukan historis.
Di dalam Undang-Undang NO.43 tahun 2009 Pasal 40 ayat (2) Tentang Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. Penciptaan arsip
Basuki (2003: 3) mengatakan bahwa informasi didahului oleh sebuah peristiwa. Peristiwa ini diwakili dalam bentuk simbol yang disusun menurut peraturan dan konvensi yang mapan merupakan data.
Ketersediaan dan autentitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
2. Penggunaan dan pemeliharan arsip
Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, alih media arsip. 3. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).
2.2.2 Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengaturan informasi dan fisik arsip statis berdasarkan prinsip-prinsip kearsipan sehingga mudah diketemukan. Produk akhir pengolahan arsip statis adalah tertatanya informasi dan fisik arsip serta tersusunnya sarana bantu temu balik arsip statis (finding aids). Dalam konteks pengelolaan arsip statis (archives management) pengolahan arsip statis (arrangement and description) merupakan salah satu kegiatan penting dalam mengolah informasi dan fisik arsip statis (arrangement and description) merupakan salah satu kegiatan penting dalam mengolah informasi dan fisik arsip statis, sehingga arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan dapat diakses dan dimanfaatkan untuk kepentingan publik. Hasil dari pengolahan arsip statis adalah tersedianya temu balik arsip (finding aids) berupa senarai/daftar, inventaris, dan guide arsip.
Selanjutnya finding aids ini disajikan di unit pelayanan dan penyimpanan arsip statis pada lembaga kearsipan sebagai alat untuk menelusuri dan menemukan arsip statis yang tersimpan pada gedung penyimpanan arsip statis (depot) untuk diberikan kepada pengguna arsip (user) dalam melakukan finding aids, lembaga kearsipan harus memperhatikan 2 (dua) asas/prinsip pokok pengolahan arsip statis, yaitu:
a) Asas/prinsip asal usul, yaitu asas/prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain. Sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya dan
b) Asas/prinsip aturan asli, yaitu asas prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan peraturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. Pengaturan arsip yang didasarkan pada aturan asli dimaksud untuk menjaga keutuhan dan realibitas arsip.
Selain itu ketersediaan finding aids pada lembaga kearsipan sebagai produk pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan standar deskripsi arsip sebagai mana diamanatkan dalam pasal 62 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan standar deskripsi arsip (ANRI, 2013: 9–10).
2.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penenmuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan, merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempuyai kelemahan, yaitu:
1) Mudah terlupakan
2) Tidak ada bukti yang kuat 3) Walaupun ada juga kebaikannya.
Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik. Penataan arsip perlu dilakukan unyuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistematis, penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sadarmayanti (2001: 195- 199) ada 5 yaitu:
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi pengirim dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu menyusun subjek termasuk dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusunnya, maka pemberian nama dapat di bagi menjadi 4 golongan, yaitu:
1. Nama orang
2. Nama perusahaan swasta 3. Nama instansi pemerintah 4. Nama organisasi social.
Untuk dapat menyusun atau mengindeks nama-nama tersebut, maka supaya ada kesatuan Bahasa, harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang di tentukan dan dijadikan pedoman.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Abjad antara lain: 1. Paham Peraturan Mengindeks
2. Peralatan Arsip.
2. Sitem Masalah/Subject Filing System
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahan yang yang menggunakan system ini, untuk dapat melaksanakan sistem perihal, maka harus di tentukan dahulu masalah-masalah yang pada umunya terjadi/dipermasalahkan dalam surat setiap harinya, untuk dibuatkan Daftar Indeksnya.
Masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya: masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) di bawah “kepegawaian”
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Masalah: 1. Menyusun Daftar Indeks
2. Menyiapkan Kartu Indeks 3. Menyiapkan Peralatan Arsip.
Contoh: Daftar Indeks
3. Sistem Nomor/Numerical Filing System
Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan Daftar Klasifikasi Arsipnya.
Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor 1. Menyusun Pola Klasifikasi Arsip
2. Menyiapkan Peralatan Arsip.
CONTOH DAFTAR INDEKS
KODE MASALAH
KP KEPEGAWAIAN
01 Pengadaan
02 Pengangkatan dan Mutasi
03 Kedudukan 04 Kesejahteraaan Pegawai 05 Cuti 06 Penilaian 07 Pendidikan 08 Pemberhentian KU KEUANGAN 01 Gaji 02 Biaya Perjalanan 03 Pendaptan 04 Pajak 05 Tagihan 06 Laporan keuangan 07 Perbendaharaan
Contoh: Pola Klasifikasi Arsip
Nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah.
4. Sistem Tanggal/Chronological Filing System
Sistem Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Tanggal: 1.Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun 2.Menyiapkan Peralatan arsip.
CONTOH POLA KLASIFIKASI ARSIP
000 Umum
010 Urusan dalam
011 Gedung kantor 012 Rumah dinas 013 Listrik dan telepon 020 Peralatan 030 Penelitian 040 Perencanaan 100 Kepegawaian 110 Pengadaan 120 Lamaran 130 Testing 140 Pengangkatan 200 Keuangan 210 Gaji 220 Biaya perjalanan
5. Sistem Wilayah/Geographical Filing System
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula. Guna melaksanakan system wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari daerah yang berbeda dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing daerah tersebut.
Persiapan Penataan Arsip Beradarkan Wilayah 1. Menentukan pengelompokkan daerah/wilayah 2. Menyiapkan Peralatan arsip.
Adapun tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat
2. Menunjang terlaksanaya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan behasil guna.
2.4 Penyusutan Arsip
Sebelum penyusutan arsip dilakukan terlebih dahulu melalui proses penghapusan didahului dengan kegunaan berkas surat. Karena proses penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai untuk setiap berkas surat, maka perlu dibentuk untuk panitia. Dalam kepanitiaan ini perlu diikut sertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor.
Penghapusan dan penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi perkantoran. (Wiyasa, 2003: 164–166)
Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah:
1. Mengadakan inventaris data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan surat menurut subjek utama yang sama
2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas/arsip dengan memperhatikan: a. Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan
b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat lainnya
c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai pemeriksaaan, misalnya dari BPK – BPKP atau Inspektorat Jendral, niali penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis dengan itu.
Berdasarkan penilaian itu tersebut maka akan dihasilkan: 1) Berkas surat penting, biasa dan tidak penting
2) Kelompok berkas atau arsip yang dapat disimpan secara permanen dan berkas surat/arsip yang dapat disimpan untuk sementara .
3. Penyusunan Jadwal Penyusutan Berkas/Arsip Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan:
a. Kegunaan berkas surat bagi organsisasi yang bersangkutan
b. Peraturan perundangan yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan
c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat di musnahkan ataupun di hapuskan.
4. Penyaluran berkas surat
Berkas surat yang ada hubungannya dengan sejarah kehidupan bangsa dan mempunyai nilai sejarah dapat disalurkan ke Arsip Nasional RI melaui Sekretariat Jendral masing-masing departemen.
2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip
2.5.1 Peminjaman
Pada prinsipnya setiap peminjaman arsip/surat harus dicatat, dan peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar peminjaman rangkap tiga yang masing-masing berfungsi sebahgai berikut:
a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan tau unit yang menyimpan arsip
b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang dimasukkan kedalam amap
c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjman arsip.
2.5.2 Pencarian Berkas
Peminjam harus menunjukkan permintaan dengan menyebutkan masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langakah sebagai berikut:
a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel pada laci lemari arsip
b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III
c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dari berkasnya.
2.5.3 Pengembalian Arsip
Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka arsip tersebut harus dimasukkan kembali kedalam map semula.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai berikut:
a. Lembar peminjaman I dicabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan
b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah dikembaliakn, yang selanjutnya lembar peminjaman II dimusnahkan
c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.
2.6 Pengelolaan Surat
Surat menurut Barthos (2007: 36) adalah “alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.
Sedangkan menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), surat mempunyai pengertian sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun kedinasan. Informasi yang disampaikan biasanya berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan atau buah pikiran lainnya yang disampaikan kepada pihak lain pada seseorang maupun secara kedinasan.
Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman serta dengan baiaya sekecil
mungkin termasuk kecepatan di dalam menjawab surat, agar tercapainya efesiensi dan penghematan.
Oleh karena itu pada setiap organisasi baik swasta maupun instansi pemerintah, memilih hubungan melalui surat menyurat dengan pihak lain merupakan jalur yang paling banyak ditempuh. Untuk menangani surat yang masuk dan keluar, maka di gunakan teknik, metode atau sistem tertentu yang disebut dengan pengolahan.
1. Prosedur Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengirim (ekspedisi).
Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah proses kegiatan mencatat surat-surat (masuk dan keluar) dalam buku atau kartu kendali. Pada Kantor BPAD Sumatera Utara, surat masuk dikelola oleh bagian tata usaha.
Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut penggolan jenis surat, yaitu:
a. Surat Penting b. Surat Rutin Biasa c. Surat Rahasia d. Surat Pribadi
Jenis-jenis surat ini akan membantu petugas dalam penyortiran surat, surat-surat tersebut digolongkan sesuai dengan jenisnya agar dapat segera diproses. Surat pribadi tidak perlu diproses, dan disampaikan langsung kepada yang bersangkutan.
Menurut (Wursanto 2003: 110) pengurusan dan pengendalian surat masuk di bagi 5 (Lima) langkah yaitu:
Menurut cara penerimaannya, penerimaan surat dibedakan menjadi : - Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom
- Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir, atau caraka dari kantor pengirim.
b. Penyortiran Surat
Yang dimaksud dengan penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan-gologan yang telah ditentukan. Hal ini dilakukan untuk memeriksa apakah ada surat yang salah alamat, jika ada surat yang salah alamat harus segera dikembalikan.
c. Pembukaan Surat
Pembukaan surat adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop. Amplop dapat dibuka dengan dua cara yaitu :
1) Dengan cara menyobek bagian pinggir dari sampul surat.
2) Dengan menggunakan alat pembuka amplop, misalnya pisau biasa, pisau silet, mesin pembuka amplop manual maupun mesin pembuka amplop listrik.
d. Pencatatan Surat
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut di sampaikan kepada pimpinan yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya.
e. Pengarahan Surat Masuk
Setelah surat dicatat, surat tersebut diberi kartu kendali. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaanya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3, atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
Penerimaan surat masuk pada Kantor BPAD Sumatera Utara terlebih dahulu diperiksa, apakah sesuai dengan alamat instansi tersebut berada. Kemudian disortir, surat rahasia disampaikan langsung tanpa di buka terlebih dahulu, surat pribadi diberikan langsung kepada pegawai yang bersangkutan dan surat rutin di buka oleh petugas yang berwenang untuk dicatatkan ke dalam buku agenda. Pencatatan surat masuk di Kantor BPAD Sumatera Utara disesuaikan dengan nomor buku agenda surat masuk.
Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabatyang berwenang) yang dibuat oleh suatu organisasi, kantor atau lembaga lain.
Menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), ada 3 (Tiga) langkah dalam Pengurusan dan pengendalian surat keluar, yaitu:
a. Pembukaan Konsep Surat
Pengkonsepan surat dapat dilakukan dengan 2 (Dua) cara, yaitu: 1) Surat dibuat langsung oleh atasan
2) Surat dibuat oleh bawahan dengan didikte langsung oleh atasan. b. Pengetikan Surat
Surat yang telah dikonsep tersebut kemudian diketik rapi. Setelah surat diketik rapi barulah ditandatangani oleh pimpinan dan kemudian dicatat ke dalam agenda dan diberikan nomor suratnya.
c. Pengiriman Surat
Sebelum surat dikirim sebaiknya terlebih dahulu surat diperiksa, apakah surat itu sudah di tandatangani, telah diberi nomor, tanggal surat, lampiran-lampiran, alamt surat, dan juga alamat sampul sudah lengkap, akhirnya surat tersebut di masukkan kedalam amplop yang tersedia. Dicantumkan alamat lengkap menyertakan lembar ekspedisi atau lembar pengantar yang berfungsi sebagai bukti surat tersebut telah dikirim oleh yang bersangkutan.
Surat-surat keluar pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditangani oleh bagian tata usaha, berupa pemberian nomor surat, pencatatan kedalam buku agenda, dan pemberian stempel dinas.
2.7 Siklus Hidup Arsip
Istilah siklus/daur hidup secara tradisional maupun sains menurut (ANRI, 2010: 67 – 70) merupakan konsep yang menggambarkan keseluruhan rangkaian proses yang membentuk „hidup‟nya suatu organisme. Perjalanan kehidupan suatu organisme dapat dilihat dari generasinya. Sebagaimana hal diatas, pada konsep daur hidup arsip (Life cycle of records) terdapat ciri pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu, yaitu kelahiran (creation), kehidupan (use/maintance) dan akhirnya sampai kepada kematian (disposal). Daur hidup arsip mulai dikembangkan di USA tahun 1934, manajemen kearsipan yang pada awalnya merupakan suatu rangkaian kegiatan kearsipan yang sporadis dan tidak saling berkaitan kini mulai beralih menjadi suatu rangkaian usaha yang teroganisir, terstruktur dan adanya pendekatan-pendekatan yang logis untuk fase penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip.
Sebagai suatu siklus, tiap tahapan merupakan suatu proses kegiatan yang mandiri (sebagai sub sistem) yang tetap saling berhubungan dan menjalin suatu rangkaian yang utuh untuk mencapai tujuan, yakni pengelolaan arsip dinamis yang efesien dan efektif. Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara organisasi/individual dengan pihak lain. Sebagai sumber informasi yang mengandung continuing value, maka arsip perlu dipelihara dan dilestarikan. Pendekatan life cycle of records secara sistematis akan menggolongkan arsip kedalam fungsinya berupa arsip aktif, inaktif dan statis. Secara fungsional life cycle of records menghasilkan dua siklus kegiatan, sebagaimana yang digambarkan oleh Michael Ropper, yakni pengelolaan arsip dinamis (records management) dan pengelolaan arsip statis
(archives administration/archives management).
Siklus yang di tampilkan dalam bentuk lingkaran dibagi menjadi dua bagian, siklus manajemen arsip dinamis, dengan komponen penciptaan, penggunaan pemeliharaan serta penyusutan, dengan siklus manajemen arsip statis pada sisi berikutnya, yang dimulai dari akuisisi, pengaturan dan pendeskripsian, preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.
Pembagian komponen Michael Ropper ini seakan mewakili dari semua pendapat mengenai Life cycle of records, pada tahap Records Creation, terdiri
dari: form design, form management, preparation and management of
correspondence, reports management, word and text processing. Tahap Records Use Maintenance, terdiri dari: filling retrieval systems, files management, mail and telecommunication management, selection and management of office copying machines, system analysis, vital records programs and records centers, sementara tahap Records Disposal meliputi: identification and description of records series, development of records retention and disposal schedule, records appraisal, records descruction, transfer of records to archives.
Siklus diatas ini, memperlihatkan bahwa pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis aktif, inaktif dan statis sebenarnya merupakan proses yang
berkesinambungan sesuai fungsinya yang menghubungkan antara records management dan archives management.
Menurut Read (2011: 19) siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Masa hidup arsip memiliki lima fase yaitu :
1. Creation (Penciptaan)
Merupakan tahap awal dari proses terbentuknya arsip. 2. Distribution (Pengurusan)
Merupakan tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.
3. Use (Penggunaan)
Merupakan tahap arsip digunakan untuk pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, dan perencanaan.
4. Maintenance (Pemeliharaan)
Tahap ini berhubungan dengan lokasi penyimpanan dan pemeliharaan arsip, jika sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali. 5. Disposition (Penyusutan)
Merupakan kegiatan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi.
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip Sumber : Judith Read
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip merupakan konsep dalam records management, ini adalah untuk melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari bebrapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi
Menurut sedarmayanti (2003: 19) arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah:
1. Sebagai alat utama ingatan bagi organisasi
2. Sebagai bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) DAUR HIDUP
ARSIP
(LIFE CYCLE OF RECORDS)
CREATION (or receipt of record
form outside the business)
DISTRIBUTION Who gets the
record? Internal Users External Users USE Decisions Reference Inquires Legal Requirements MAINTENANCE Store/File Retrieve Protect DISPOSITION Transfer Retain OR Destroy
3. Sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Sebagai barometer kegiatan, mengingat setiap ada kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
5. Sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya.
Arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara) memiliki peranan yang sangat penting diantaranya sebagai alat utama ingatan bagi instansi ini, sebagai alat ukur dari setiap kegiatan yang dilakukan, sebagai bahan informasi untuk menyelesaikan laporan bulanan.
2.9 Faktor Yang Menunjang Efesiensi Pengolahan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2001: 112) “Efesiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan”.
Efesiensi dalam pengertian sering diwujudkan dalam simbul E yang merupakan hasil perbandingan terbaik antara O (output) dan I (input). Output adalah semua barang atau jasa yang dihasilkan, sedangkan input adalah semua biaya yang diperlukan untuk menghasilkan barang jasa tersebut. Jadi demekian pengertian efficiency (efesiensi) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input.
Bekerja dengan efesien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Cara kerja yang efesien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan, bai kecil maupun yang besar.
Efesiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang:
1. Termudah mengerjakannya 2. Termurah biayanya
3. Tersingkat waktunya 4. Teringan bebannya
5. Terpendek jaraknya
Apabila seseorang pegawai harus segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat, maka pegawai tersebut harus dapat meningkatkan kecepatan cara bekerjanya di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya. Setiap pegawai yang dalam pikirannya tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja dengan efesien. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efesien hendaknya perlu dipratekkan dan diterapkan secara terus menurus agar supaya jiwa efesiensi benar-benar dapat dimiliki.
Berikut ini adalah pedoman untuk bekerja secara efesien yaitu:
1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi menjadi pekerjaan otomatis
2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata 3. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan
4. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja 5. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil 6. Susunlah pekerjaan menurut rangkain kerja yang tepat 7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika
8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika 9. Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan
10.Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu menyelesaikan pekerjaan.
Menurut Sedarmayanti (2003: 79–80) menyatakan bahwa:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikan, menyusun, menyimpanan, dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip berdasarkan sistem yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan beberapa penunjang antara lain:
a. Kesedarhanaan, sistem penataan arsip yang dipilih dan ditetapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain
b. Ketepatan menyimpan arsip, berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat
c. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu untuk dapat memanfatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia d. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian,
kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, udara yang lembab dan lainnya, sehingga penyimpanannya harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan
e. Penempatan arsip, tempat penyimpanan arsip harus di tempat yang strategis, agar tempat penyimpanannya mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukan tanpa membuang banyak waktu dan tenaga. f. System yang digunakan harus fleksibel, maksudnya, adalah harus
memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan efesiensi kerja
g. Petugas arsip, petugas arsip harus memliki pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Unit kearsipan perlu penyelenggaraan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaiknya-sebaiknya.
4. Mencatatat dan menyimpanan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari lengkap tanggal kejaian-kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara prodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan bahwa terdaftar faktor-faktor yang sangat penting di perhatikan yang dapat memudahkan pengolahan arsip mulai dari kegiatan penghimpun, menata system arsip, melayani peminjaman arsip, mencatat arsip hingga mengadakan pengontrolan arsip.
