ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Studi Kasus pada PT. X
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Maya Dewi Indriyanti
NIM: 032114002
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Studi Kasus pada PT. X
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Maya Dewi Indriyanti
NIM: 032114002
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
iv
“I a membu at segala sesu at u ind ah
pad a wakt u nya………”
Kupersembahkan untuk:
Papa dan Mama, serta
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk
memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan
arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang
tak terhingga kepada:
a. Dr. Ir. P. Wiryono. P., S. J. yang telah memberikan kesempatan untuk belajar
dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.
b. Drs. Alex Kahu Lantum, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi
c. Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt. selaku Kaprodi Akuntansi dan
Pembimbing II yang sangat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
d. M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. selaku Pembimbing I yang sangat
membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
e. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
f. PT. X yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan
penelitian.
g. Papa, Mama, dan Ratih, atas doa, dorongan, semangat, bantuan, dan semua
yang telah diberikan.
h. Keluarga besar simbah Soma Utama dan engkong Njoo Tjiang Han
i. Maria Novita Wahyu Juwitari dan Rosalia Krisnina Duanti yang benar-benar
menjadi sahabat dalam senang dan sedihku. Dari kalian aku belajar banyak hal
berharga…Jaga terus persahabatan kita untuk selamanya…
j. Ari, Woko, Mas Budi, dan Mas Ahmad, teman-teman baruku…
k. Ratri, Nora, Ichie, Ella, Nia, Dedi, dan Kodok, atas kebersamaannya sampai
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... v
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI... ix
DAFTAR TABEL... xii
HALAMAN DAFTAR GAMBAR... xiii
ABSTRAK ... xiv
ABSTRACT... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah... 3
C. Batasan Masalah... 3
D. Tujuan Penelitian... 4
E. Manfaat Penelitian... 4
F. Sistematika Penulisan... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7
F. Pengembangan Sistem... 22
x
H. Desain/ Perancangan Sistem ... 23
I. Review Penelitian Terdahulu ... 24
BAB III METODA PENELITIAN ... 26
A. Jenis Penelitian... 26
B. Tempat dan Waktu Penelitian... 26
C. Subyek dan Obyek Penelitian ... 26
D. Data yang Diperlukan... 26
E. Teknik Pengumpulan Data... 27
F. Teknik Analisis Data ... 27
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 29
BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN... 35
A. Bagian Organisasi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor ... 36
B. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Ekspor ... 37
C. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 40
D. Jaringan Prosedur dan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor ... 41
BAB VI RANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR ... 45
A. Rancangan Struktur Organisasi... 46
B. Rancangan Deskripsi Tugas... 48
C. Rancangan Flowchart ... 52
D. Rancangan Data Flow Diagram... 56
E. Rancangan Output... 65
BAB VII PENUTUP ... 73
A. Kesimpulan... 73
B. Keterbatasan Penelitian... 74
C. Saran... 75
xi
LAMPIRAN ... 77
A. Daftar Pertanyaan... 77
B. Simbol Flowchart... 81
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar I : Struktur Organisasi PT. X... 31
Gambar II : Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X ... 43
Gambar III : Rancangan Struktur Organisasi PT. X... 47
Gambar IV : Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X... 53
Gambar V : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X. ... 57
Gambar VI : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 58
Gambar VII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 59
Gambar VIII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 60
Gambar IX : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 61
Gambar X : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 62
Gambar XI : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 62
Gambar XII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 63
Gambar XIII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 64
Gambar XIV : Rancangan Jurnal Penjualan ... 67
Gambar XV : Rancangan Jurnal Penerimaan Kas ... 69
Gambar XVI : Rancangan Bukti Kas Masuk ... 71
xiv ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Studi Kasus pada PT. X
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2008
Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan dan permasalahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, dan (2) untuk memberi masukan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X. Latar belakang penelitian ini adalah pentingnya sistem akuntansi penjualan ekspor sebagai salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektivitas kegiatan penjualan.
Jenis penelitian adalah studi kasus. Data diperoleh dengan wawancara, kuesioner, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah: (1) analisa deskriptif dan menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjualan ekspor, dan (2) memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor. Dari hasil penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa: (1) sistem akuntansi
xv ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGNING OF EXPORT SALES ACCOUNTING SYSTEM
A Case Study at PT. X
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2008
The aims of the study were: (1) to know the implemetation and problems occurred in accounting system of export sales at PT. X, and (2) to give suggestions on the design of export sales accounting system, which was appropriate to be applied at PT. X. The background of the study was the importance of export sales accounting system as one of the medium to support and monitor the effectiveness of sales activities.
The study was a case study. The data were gathered through interview, questionnaire, and documentation. The data analysis techniques used were: (1) conducting descriptive analysis and analyzing the strenghts and weaknesses of the existing system, and then compared the export sales accounting system at PT. X with the theory on export sales accounting system, and (2) giving solutions of the existing problems through export sales accounting system design.
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kemajuan teknologi di bidang komunikasi dan transportasi telah
membawa dampak yang besar terhadap hubungan antar bangsa-bangsa di dunia,
terutama dalam hubungan ekonomi. Salah satu manfaat dari kemajuan tekno logi
komunikasi dan transportasi adalah pergaulan antar bangsa menjadi sangat
terbuka. Arus informasi telah memungkinkan setiap bangsa lebih mengenal dan
memahami bangsa lain. Dalam bidang ekonomi, setiap bangsa akan lebih mudah
mengetahui dari mana barang-barang dapat diperoleh untuk memenuhi berbagai
kebutuhannya dan sebaliknya kema na sebaiknya memasarkan produk-produk
unggulannya.
Sekarang ini, sulit kita temukan suatu negara yang benar-benar
mandiri. Ekspor ada karena tidak ada negara yang benar-benar mandiri untuk
memenuhi kebutuhannya dari hasil produksi negaranya sendiri. Oleh karena itu
peranan perdagangan internasional di masa sekarang maupun masa datang sangat
penting bagi kepentingan ekonomi nasional kita. Pengaruh dari perdagangan
ekspor ini adalah saling memberikan keuntungan bagi negara- negara yang
melakukan transaksi ekspor.
Sistem akuntansi penjualan ekspor merupakan bagian dari sistem
akuntansi dalam suatu perusahaan. Sistem akuntansi penjualan ekspor bertujuan
didapat mulai dari data direkam, diproses, dan disajikan dalam laporan. Informasi
penjualan ekspor tersebut diperlukan manajemen atau pemakai lain sebagai dasar
pengambilan keputusan. Sistem akuntansi penjualan ekspor yang ada dalam
perusahaan selalu memerlukan pengembangan. Pengembangan sistem akuntansi
tersebut disebabkan karena adanya permasalahan-permasalahan, pertumbuhan
organisasi, untuk meraih kesempatan-kesempatan, serta adanya instruksi dari
pimpinan yang bertujuan untuk memperbaiki sistem yang sudah ada dalam
perusahaan. Selain itu, pengembangan sistem akuntansi penjualan ekspor juga
bertujuan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan informasi pada saat ini
dan masa yang akan datang. Dengan adanya pengembangan tersebut, kebutuhan
akan informasi penjualan ekspor perusahaan dapat diperoleh secara tepat dan
akurat.
Pihak manajemen harus tepat dalam menerapkan sistem akuntansi
penjualan ekspor pada perusahaan karena sistem akuntansi penjualan ekspor
merupakan salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektivitas
kegiatan penjualan. Dengan penggunaan sistem akuntansi penjualan ekspor yang
tepat, diharapkan dapat mempermudah manajemen dalam pengelolaan
perusahaan, terutama untuk pengambilan keputusan, baik untuk perencanaan,
pelaksanaan maupun pengendalian, serta dapat menghasilkan informasi tentang
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini
adalah:
1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan ekspor dan permasalahan yang
terdapat di PT. X?
2. Bagaimana rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai
diterapkan pada PT. X.
C. Batasan Masalah
Dalam penelitian ini, penulis hanya akan membahas masalah:
1. Sistem akuntansi penjualan ekspor yang berupa struktur organisasi,
prosedur, dan catatan akuntansi yang hanya berkaitan dengan penjualan
ekspor. Pengertian ekspor adalah prosedur perdagangan antarnegara dimana
negara yang satu mengirimkan barang kepada negara lainnya dengan
menggunakan sarana laut, darat, maupun udara. (Ruddy Tri Santoso, 1994).
2. Letter of Credit sebagai cara pembayaran untuk transaksi penjualan ekspor.
Letter of Credit adalah suatu surat kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa
atas permintaan importir, yang memberi hak kepada eksportir menarik wesel
atas importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat
D. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penjualan ekspor dan
permasalahan yang terdapat di PT. X.
2. Untuk memberi masukan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang
sesuai diterapkan pada PT. X.
E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna sebagai masukan mengenai
sistem akuntansi penjualan ekspor dan sumbangan pemikiran tentang
pengembangan sistemnya.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah perbendaharaan bacaan dan
wawasan serta memberi masukan dalam bidang akuntansi khususnya
mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor.
3. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk me lengkapi pengetahuan
dari praktik pada lingkungan dunia usaha yang sesungguhnya dan untuk
menerapkan teori- teori yang telah didapat di bangku kuliah, serta melatih dan
mengembangkan kemampuan melihat permasalahan yang ada dan merancang
F. Sistematika Penulisan BAB I Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan.
BAB II Tinjauan Pustaka
Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar
dalam mendeskripsikan, menganalisis, dan merancang sistem
akuntansi penjualan ekspor.
BAB III Metoda Penelitian
Bab ini menjelaskan mengenai jenis penelitian, subjek dan objek
penelitian, tempat dan waktu penelitian, data yang diperlukan, teknik
pengumpulan data, serta teknik analisis data.
BAB IV Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan secara
terbatas.
BAB V Hasil Temuan Lapangan dan Pembahasan
Bab ini membahas deskripsi sistem, analisis data, perbandingan
sistem akuntansi penjualan ekspor dengan teori yang ada.
BAB VI Rancangan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor
Bab ini berisi usulan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor
yang terdiri dari rancangan struktur organisasi, bagan alir (flowchart),
BAB VII Penutup
Bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dari penelitian dan
pembahasan yang berkaitan dengan perumusan masalah dan juga
7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Sebelum membahas tentang pengertian analisis dan perancangan sistem
akuntansi penjualan ekspor, maka penting untuk mengetahui terlebih dahulu
pengertian sistem secara umum.
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2001), sistem adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.
Menurut Joseph W. Wilkinson (1993), sistem merupakan kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan- masukan menjadi keluaran.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (1999:3-5), suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai:
a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk kesatuan.
b. Batas Sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung Sistem
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya.
e. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
f. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai sua tu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:3), sistem akuntansi adalah organisasi
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sedangkan menurut Narko (1994), sistem akuntansi adalah jaringan yang terdiri dari formulir- formulir, catatan-catatan, proses-proses, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur- unsur sistem akuntansi adalah:
a. Formulir
Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi.
b. Jurnal
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dala m buku
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa
neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan
harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok
penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar
saldo persediaan yang lambat penjualannya.
C. Penjualan Ekspor
Ekspor adalah prosedur perdagangan antarnegara dimana negara yang satu
mengirimkan barang kepada negara lainnya dengan menggunakan sarana laut,
darat, maupun udara, Ruddy Tri Santoso (1994).
1. Syarat-syarat Eksportir
Menurut Keputusan Menteri Perdagangan No. 331/KP/XII/87 tanggal
23 Desember 1987 yang dikutip oleh Ruddy Tri Santoso (1994), eksportir
adalah pengusaha yang dapat melakukan ekspor yang telah memiliki SIUP
atau Ijin Usaha dari Departemen Teknis/ Lembaga Pemerintah
Non-departemen berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Disamping kriteria eksportir umum tersebut, juga dikenal istilah
Eksportir Terdaftar (ET), yaitu perusahaan yang tela h mendapat pengakuan
Menteri Perdagangan menurut persyaratan yang ditetapkan untuk
mengekspor barang-barang tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Selain kedua persyaratan seperti ditetapkan oleh Menteri Perdagangan
tersebut di atas, syarat-syarat lain dari eksportir adalah sebagai berikut:
a. mempunyai Surat Ijin Ekspor (SIUP) dari Departemen Perdagangan atau
instansi yang berwenang.
b. mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART)
perusahaan beserta surat kuasa perusahaan kepada pejabat yang ditunjuk
untuk menanda-tangani dokumen-dokumen atau surat-surat berharga
lainnya.
c. mempunyai NPWP dan TDP dari perusahaan tersebut.
d. mengikuti syarat dan ketentuan tentang ekspor barang dari
departemen-departemen terkait (perdagangan, keuangan, dan lain- lain, termasuk di
dalamnya menaati ketentuan tentang ekspor ke negara-negara terlarang
(Afrika Selatan, Israel, dan Portugis).
2. Penggolongan Barang yang diekspor
Penggolongan barang yang diekspor adalah:
a. Barang yang diatur tata niaga ekspornya
Adalah pengelompokan barang yang ekspornya hanya dapat dilakukan
oleh perusahaan yang telah memperoleh pengakuan sebagai eksportir
terdaftar dari menteri Perindustrian dan Perdagangan.
b. Barang yang diawasi ekspornya
Adalah barang yang ekspornya hanya dapat dilakukan oleh perusahaan
ditunjuk dengan mempertimbangkan usulan dari instansi pembina
teknis.
c. Barang yang dilarang ekspornya
Adalah barang yang tidak boleh diekspor.
d. Barang yang bebas ekspornya
Adalah barang yang tidak termasuk kelompok barang yang diatur,
diawasi, dan dilarang ekspornya.
3. Metode Pembayaran Transaksi Perdagangan Luar Negeri
Menurut Baldric Siregar dan M. Fakhri Husein (2005), ada empat metode
pembayaran yang umum digunakan untuk transaksi perdagangan luar
negeri, yaitu:
a. Advance Payment
Advance payment adalah metode pembayaran transaksi perdagangan
internasional yang mengharuskan importir membayar kepada eksportir
sebelum barang dikirim.
b. Open Account
Open account adalah metode pembayaran yang mengharuskan eksportir
untuk menerima pembayaran setelah importir menerima barang dari
eksportir.
c. Collection Draft
Colection draft adalah metode pembayaran transaksi perdagangan
dalam melakukan penagihan kepada importir atas permintaan eksportir
yang bersangkutan.
d. Letter of Credit (L/C)
Letter of Credit merupakan perjanjian dengan nama dan rumusan apapun
yang menuntut suatu bank bertindak atas permintaan dan instruksi
seorang nasabah untuk: (1) melakukan pembayaran kepada pihak ketiga
atau mengaksep draft yang ditarik oleh pihak ketiga tersebut, atau (2)
memberikan kuasa kepada bank lain untuk melakukan pembayaran,
mengaksep, atau menegosiasi draft atas penyerahan dokumen-dokumen
yang ditentukan sesuai dengan persyaratan kredit.
4. Jenis-jenis L/C
Menurut Baldric Siregar dan M. Fakhri Husein (2005), ada sembilan jenis
L/C, yaitu:
a. Revocable LC
Revocable LC adalah LC yang dapat diubah atau dibatalkan oleh issuing
bank sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak
lain.
b. Irrecovable LC
Irrecovable LC adalah LC yang tidak dapat diubah atau dibatalkan oleh
issuing bank secara sepihak tanpa persetujuan dari importir dan
c. Red Clause LC
Red clause LC adalah LC yang mengandung suatu klausul yang
menyatakan bahwa beneficiary dapat memperoleh pembayaran sebagian
atau seluruh jumlah uang yang tertera dalam LC sebelum barang dikirim.
d. Back to Back LC
Back to back LC adalah LC yang diaplikasi oleh seorang eksportir untuk
eksportir lain dengan menggunakan LC yang diterima dari importir
sebagai jaminan karena eksportir tidak mampu memenuhi pengiriman
barang yang diminta atau apabila ia bukanlah eksportir yang
sesungguhnya.
e. Transferable LC
Transferable LC adalah LC yang memberikan wewenang kepada
eksportir untuk menyerahkan pengiriman barang kepada pihak ketiga
tanpa melepaskan haknya sebagai beneficiaryLC yang bersangkutan.
f. Revolving LC
Revolving LC adalah LC yang dapat berlaku secara berulang-ulang tanpa
harus mengubah persyaratan kredit suatu kontrak jual beli yang
penyerahannya lebih dari sekali.
g. Sight LC
Sight LC adalah LC yang hari pembayarannya dilakukan pada saat
h. Usance LC
Usance LC adalah LC yang hari pembayarannya dilakukan beberapa
waktu kemudian setelah menyerahkan dokumen kepada bank.
i. Standby LC
Standby LC adalah LC yang merupakan jaminan bagi beneficiary untuk
memperoleh pembayaran apabila applicant gagal memenuhi
kewajibannya sesuai perjanjian.
5. Dokumen dalam Perdagangan Internasional
Menurut Amir. M.S. (1986), dokumen-dokumen dalam perdagangan
internasional dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Kelompok Dokumen Ind uk
Yang dimaksud dengan dokumen induk adalah dokumen inti yang
dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional,
yang fungsinya sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang
termasuk jenis ini adalah:
1) Faktur Perdagangan
Yang dimaksud dengan Faktur Perdagangan adalah suatu nota
perhitungan yang dibuat oleh eksportir untuk importir, yang terutama
berisi jumlah barang, harga satuan, harga total, dan perhitungan
pembayaran.
2) Letter of Credit (L/C)
Yang dimaksud dengan L/C adalah suatu surat kredit yang
memberi hak kepada eksportir menarik wesel atas importir
bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat kredit
itu.
3) Bill of Lading
Yang dimaksud dengan B/L adalah suatu tanda terima penyerahan
barang yang dikeluarkan oleh Perusahaan Pelayaran sebagai tanda
bukti pemilikan atas barang yang telah dimuat di atas kapal laut oleh
eksportir untuk diserahkan kepada importir.
4) Polis Asuransi
Yang dimaksud dengan polis asuransi adalah surat bukti
pertanggungan yang dikeluarkan Maskapai Asuransi atas permintaan
eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan atas barang
yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar
premi.
b. Kelompok Dokumen Penunjang
Yang dimaksud dengan dokumen penunjang adalah dokumen yang
dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat
dalam dokumen induk, terutama faktur perdagangan. Yang termasuk
jenis ini adalah:
1) Packing List
Yang dimaksud dengan packing list atau daftar pengepakan adalah
daftar yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah
keseluruhannya sama dengan jenis dan jumlah yang tercantum dalam
Faktur Perdagangan.
2) Weight-Note
Yang dimaksud dengan Weight note atau nota timbangan adalah
suatu pernyataan (catatan) yang berisi perincian berat dari tiap peti
atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat
bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang
total keseluruhannya sama dengan total berat kotor dan total berat
bersih yang tercantum dalam Faktur Perdagangan.
3) Measurement-List
Yang dimaksud dengan Measurement-list atau daftar kubikasi adalah
daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan
yang biasanya menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan.
4) Inspection Certificate atau Surveyor Report
Yang dimaksud dengan Inspection Certificate atau Clean Report of
Finding adalah suatu pernyataan yang berisi keterangan menge nai
mutu barang, jenis, jumlah, harga dan lain keterangan yang
dibutuhkan, yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha jasa yang
independen atas permintaan eksportir, ataupun instansi lain yang
membutuhkan.
5) Chemical-Analysis
Yang dimaksud dengan Chemical Analysis atau analisa kimia adalah
perusahaan sendiri, atau dari Badan Penelitian yang independen yang
berisiskan komposisi kimiawi dari suatu barang.
6) Test Certificate
Yang dimaksud dengan Test-Certificate adalah pernyataan yang
dibuat oleh laboratorium perusahaan atau Balai penelitian yang
independen yang menyatakan hasil ujicoba atas suatu barang
ataupun peralatan mengenai kekuatan, daya tahan, kapasitas dan
konstruksinya.
7) Manufacturer’s Certificate
Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Certificate adalah surat
pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakan bahwa
barang tersebut adalah hasil produksinya yang membawa merk
dagangnya.
8) Certificate of Origin
Yang dimaksud dengan Certificate of Origin atau surat keterangan
negara asal adalah surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi
yang berwenang, biasanya Kamar Dagang, yang menyebutkan
negara asal suatu barang.
c. Kelompok Dokumen Pembantu
Yang dimaksud dengan dokumen pembantu adalah dokumen yang
diperlukan untuk membantu para pelaksana dalam menjalankan tugas
1) Instruction-Manual
Yang dimaksud dengan Instruction-Manual adalah keterangan
terinci mengenai tata cara dan tata kerja suatu alat, termasuk uaraian
mengenai Manufacturing Process dari suatu komoditi.
2) Layout-Scheme
Yang dimaksud dengan Layout-Scheme adalah gambar denah tata
letak mesin dalam pabrik yang susunannya disesuaikan dengan
urutan proses produksi dan bertujuan untuk memperoleh efisiensi
dan produktivitas yang optimal pada saat berproduksi.
3) Brochure atau Leaflet
Yang dimaksud brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi
keterangan singkat mengenai suatu produk yang bertujuan
memberikan informasi kepada konsumen tentang produk termaksud.
6. Proses Transaksi Ekspor
Menurut Amir. M.S. (1999), terjadinya transaksi ekspor melalui lima
tahapan, yaitu:
a. Tahap Promosi
Promosi ekspor adalah upaya penjual (eksportir) memperkenalkan
komoditas yang dihasilkannya kepada calon pembeli di luar negeri
(importir) dengan tujuan menarik minat mereka untuk membeli
b. Tahap Inquiry
Bila sudah ada calon pembeli yang berminat maka mereka akan
menghubungi penjual dengan mengirimkan surat yang lazim dikenal
dengan istilah “an inquiry for a quotation” atau surat permintaan harga.
Jadi yang dimaksud dengan letter of inquiry for a quotation adalah surat
pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada
eksportir yang berisi permintaan harga dari barang yang dipromosikan
oleh eksportir itu.
c. Tahap Offersheet
Yang dimaksud dengan offersheet (surat penawaran harga) adalah
pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas
kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan
pembayaran yang ditentukan oleh penjual.
d. Tahap Ordersheet
Yang dimaksud dengan ordersheet adalah surat pernyataan persetujuan
(akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya
mengikat secara hukum.
e. Export Sale’s Contract
Yang dimaksud export sale’s contract adalah kesepakatan antara
eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai
dengan persyaratan yang disepakati bersama dan masing- masing pihak
mengikat diri untuk melaksanakan semua kewajiban yang
D. Bagan Alir (Flowchart)
Menurut Jogiyanto (1999:795), bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang
menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.
Pedoman dalam menggambar bagan alir adalah sebagai berikut:
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri
suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing- masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing- masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
E. Bagan Alir Data (Data Flow Diagram)
Menurut Mulyadi (2001:57), bagan alir data merupakan suatu model yang
menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu
Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir Data (Jogiyanto, 1999:700) adalah
sebagai berikut:
1. Kesatuan Luar
2. Arus Data
3. Proses
4. Simpanan data
F. Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 1999:35).
Tujuan pengembangan sistem menurut Jogiyanto (1999:38) adalah:
1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem
yang baru sehingga menjadi lebih efektif.
2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat- manfaat atau
keuntungan- keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta
kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
6. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
G. Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1999:129-130), pengertian analisis sistem adalah
penguraian dari suatu sitem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Langkah- langkah analisis sistem adalah sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
H. Desain / Perancangan Sistem
Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam
alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai untuk
Menurut Jogiyanto (1999:197), tujuan desain sistem adalah:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
I. Review Penelitian Terdahulu
Penelitian yang dilakukan oleh Pwee Leng dan Febry Widyanti Hudiono
(2001) pada PT. Berlian Eka Sakti Tangguh menemukan bahwa dalam PT.
Berlian Eka Sakti Tangguh belum ada dasar pencatatan akuntansi sehingga
perusahaan harus menerapkan dasar akuntans inya, perlunya pembenahan struktur
organisasi dan job description, perlunya pendisiplinan dan pengawasan kerja,
keluar masuknya kas perlu diadministrasi dengan baik, penanganan persediaan
baik penyimpanan secara fisik maupun administratif perlu mendapat perhatian
yang serius, serta pembenahan sistem akuntansi akan berpengaruh pada dokumen
yang digunakan sehingga perlu dirancang dokumen yang baru.
Nurhayati (1997) melakukan penelitian pada PT. Bitratex. Dari hasil
penelitian diperoleh kesimpulan bahwa di dalam PT. Bitratex elemen struktur
organisasi, elemen sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, elemen praktik yang
sehat, serta elemen karyawan yang kompeten SPI dalam sistem akuntansi
penjualan ekspor yang diterapkan di perusahaan sudah tepat. SPI dalam sistem
akuntansi penjualan ekspor yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah efektif. Hal
ini terbukti setelah dilakukan analisis terhadap data yang berupa sales contract
yang menunjukkan hasil AUPL=DUPL=5%. Hasil AUPL=DUPL tersebut
26 BAB III
METODA PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus, yaitu
penelitian dalam perusahaan secara langsung dengan objek tertentu sehingga
kesimpulan yang diambil dari penelitian ini terbatas pada objek yang diteliti.
B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat penelitian : PT. X
2. Waktu penelitian : bulan April-September 2007
C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian
Subyek dalam penelitian ini adalah wakil pimpinan PT. X.
2. Obyek Penelitian
Obyek dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi penjualan ekspor yang
berupa prosedur, dokumen, dan catatan.
D. Data yang Diperlukan
1. Gambaran umum perusahaan
2. Struktur organisasi dan deskripsi jabatan
4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi
penjualan ekspor.
E. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
mengajukan pertanyaan secara langsung atau melakukan tanya jawab secara
lisan kepada sub yek penelitian.
2. Kuesioner
Merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan daftar pertanyaan
secara tertulis. Kuesioner dibuat dengan disertai tempat untuk menjawab
pertanyaan tersebut.
3. Dokumentasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakuk an dengan cara melihat
berkas, catatan, dan dokumen yang berkaitan dengan obyek penelitian serta
mendokumentasikan hasil wawancara dalam bentuk rekaman.
F. Teknik Analisis Data
1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama
digunakan analisa deskriptif, yaitu dengan menggambarkan keadaan yang
sebenarnya, dalam hal ini sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, serta
menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Setelah
akuntansi penjualan ekspor yang ada dalam PT. X dengan teori tentang
sistem akuntansi penjualan ekspor.
2. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang ke dua
adalah dengan memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk
rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor, yang berupa:
a. Rancangan struktur organisasi dan deskripsi tugas yang sesuai diterapkan
di perusahaan.
b. Rancangan proses dari sistem akuntansi penjualan ekspor, yaitu
merancang prosedur dengan membuat bagan alir (flow chart) dan data
flow diagram (dfd).
c. Rancangan output yang berupa jurnal dan formulir sesuai dengan prinsip
29 BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum perusahaan secara
terbatas sesuai dengan keinginan pihak perusahaan.
PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan
dan manufaktur mebel. Perusahaan ini resmi berdiri pada tahun 1996. Tujuan
berdirinya PT. X adalah untuk mencari laba dan membuka lapangan pekerjaan
bagi masyarakat.
PT. X dibangun di atas tanah seluas kira-kira 5000 m2. Alasan pemilihan
lokasi karena dekat dengan jalan raya utama sehingga dapat dengan mudah
menerima barang dari supplier, serta lingkungan yang aman dan mudah
memperoleh fasilitas yang diperlukan perusahaan.
Produk yang dihasilkan oleh PT. X adalah mebel, yang berupa meja, kursi,
ayunan, tempat sepatu, rak buku, dll. Barang yang paling banyak diproduksi
adalah meja dan kursi dengan berbagai macam jenis. Semua produk ya ng
dihasilkan PT. X menggunakan bahan baku kayu jati. Selain menggunakan kayu
jati, PT. X menggunakan bahan penolong berupa kuningan untuk engsel, lem,
paku, teak oil, dan dempul kayu. Sedangkan untuk memperlancar proses
produksinya, PT. X menggunakan beberapa jenis peralatan, yaitu: mesin bor,
mesin bubut, dan mesin pemotong. Barang yang diproduksi di PT. X sebagian
besar berdasarkan pesanan serta desain barang yang dipesan dapat ditentukan
PT. X memasarkan produknya dengan menggunakan sistem tidak langsung,
yaitu produk yang dihasilkan oleh PT. X dibeli oleh pemesan yang bertindak
sebagai penjual di luar negeri.
Pada PT. X, terdapat 4 manajer, yaitu manajer keuangan, manajer
operasional, manajer personalia, dan manajer pemasaran. Manajer keuangan
membawahi sub. bag keuangan dan administrasi, sedangkan manajer operasional
membawahi supervisor produksi, supervisor finishing, dan supervisor packing.
PT. X mempunyai karyawan tetap kurang lebih sebanyak 50 orang dan karyawan
tidak tetap kurang lebih sebanyak 200 orang. Struktur organisasi dari PT. X
Gambar I: Struktur Organisasi PT. X
Wakil pimpinan
Manajer operasional Manajer
personalia
Administrasi Supervisor
produksi
Supervisor finishing
Supervisor packing
Pimpinan
Manajer keuangan
Sub. Bag keuangan
1. Pimpinan:
a. Bertanggung jawab menentukan kebijakan pokok yang menyangkut
manajemen perusahaan
b. Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan
c. Meminta pertanggungjawaban dari bawahan atas kerja yang diberikan
2. Wakil pimpinan:
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan atas pelaksanaan tuga s sehari- hari
b. Melaksanakan koordinasi dengan para manajer agar kegiatan perusahaan
dapat berjalan dengan baik
3. Manajer Keuangan:
a. Mengatur dan mengarahkan tugas pekerjaan ke bawahan
b. Bertanggungjawab atas kejadian yang berkaitan dengan keuangan
perusahaan
c. Bertanggungjawab memproses transaksi penjualan
d. Bertanggungjawab melakukan negosiasi harga jual kepada konsumen
4. Sub. Bag Keuangan:
a. Bertanggungjawab mengeluarkan uang berdasar bukti yang sah
b. Bertanggungjawab melakukan penyimpanan sejumlah kas
c. Bertanggung jawab membantu manajer keuangan dalam memproses
transaksi penjualan
5. Administrasi:
a. Bertanggungjawab mengarsipkan dokumen-dokumen
b. Bertanggungjawab menyelenggarakan pencatatan transaksi dan
pembukuan dokumen
6. Manajer Operasional:
a. Bertanggungjawab atas pelaksanaan pekerjaan bagian produksi, finishing
dan packing
b. Bertanggungjawab atas kegiatan pengiriman barang
c. Bertanggung jawab menerima barang dari supplier
7. Manajer Personalia:
a. Bertanggungjawab menentukan besarnya upah karyawan
b. Bertanggungjawab menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan
c. Bertanggungjawab menyediakan tunjangan kesehatan kepada karyawan
8. Manajer Pemasaran
a. Bertanggungjawab menerima order penjualan
b. Bertanggungjawab memasarkan produk kepada konsumen
9. Supervisor Produksi:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan produksi
b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas setengah jadi
10. Supervisor Finishing:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan finishing
11. Supervisor Packing:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan pengemasan barang
35 BAB V
HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN
Pada BAB III mengenai teknik analisis data, telah disebutkan bahwa teknik
analisis data untuk menjawab rumusan masalah yang pertama adalah dengan
menggambarkan keadaan yang sebenarnya, dalam hal ini sistem akuntansi penjualan
ekspor PT. X, serta menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada.
Setelah masalah dianalisis, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem
akuntansi penjualan yang ada dalam PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi
penjuala n ekspor.
Kemudian teknik analisis data untuk menjawab rumusan masalah yang ke
dua yang akan dibahas pada BAB VI yaitu dengan memberikan solusi dari
permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor,
yang berupa:
a. Rancangan struktur organisasi dan deskripsi tugas yang sesuai diterapkan di
perusahaan.
b. Rancangan proses dari sistem akuntansi penjualan ekspor, yaitu merancang
prosedur dengan membuat bagan alir (flow chart) dan data flow diagram (dfd).
c. Rancangan output yang berupa jurnal dan formulir sesuai dengan prinsip
A. Bagian Organisasi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor
Bagian-bagian yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan ekspor meliputi:
1. Bagian Pemasaran
Bagian pemasaran bertanggungjawab memasarkan produk yang dihasilkan
oleh perusahaan serta menerima order dari importir.
2. Bagian Administrasi
Bagian administrasi bertanggungj awab mengarsipkan, mencatat dan
memelihara semua dokumen penjualan ekspor.
3. Bagian Keuangan
Bagian keuangan bertanggungjawab memproses transaksi penjualan ekspor,
memesan barang ke supplier, dan menyiapkan seluruh dokumen ekspor
4. Bagian Operasional
Bagian operasional bertanggungjawab menyediakan barang yang dipesan
serta mengurusi pengiriman barang tersebut
B. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Ekspor (sumber: PT. X dan Amir. M.S. )
Dokumen-dokumen di bawah ini digunakan dalam transaksi penjualan
ekspor, namun dokumen yang digunakan pada setiap transaksi penjualan ekspor
berbeda tergantung pada apa yang tercantum dalam Letter of Credit (L/C).
a. Faktur Perdagangan
Yang dimaksud dengan Faktur Perdagangan adalah suatu nota perhitungan
yang dibuat oleh eksportir untuk importir, yang terutama berisi jumlah
barang, harga satuan, harga total, dan perhitungan pembayaran.
b. Letter of Credit (L/C)
Yang dimaksud dengan L/C adalah suatu surat kredit yang dikeluarkan oleh
Bank Devisa atas permintaan importir, yang memberi hak kepada eksportir
menarik wesel atas importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut
dalam surat kredit itu.
c. Bill of Lading
Yang dimaksud dengan B/L adalah suatu tanda terima penyerahan barang
yang dikeluarkan oleh Perusahaan Pelayaran sebagai tanda bukti pemilikan
atas barang ya ng telah dimuat di atas kapal laut oleh eksportir untuk
diserahkan kepada importir.
d. Polis Asuransi
Yang dimaksud dengan polis asuransi adalah surat bukti pertanggungan
importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka
bencana dan kerusakan, dengan membayar premi.
e. Packing List
Yang dimaksud dengan packing list atau daftar pengepakan adalah daftar
yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang
yang terdapat dalam tiap peti atau total keseluruhannya sama dengan jenis
dan jumlah yang tercantum dalam Faktur Perdagangan.
f. Weight-Note
Yang dimaksud dengan Weight note atau nota timbangan adalah suatu
pernyataan (catatan) yang berisi perincian berat dari tiap peti atau tiap
kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap
kemasan itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang total keseluruhannya
sama dengan total berat kotor dan total berat bersih yang tercantum dalam
Faktur Perdagangan.
g. Measurement-List
Yang dimaksud dengan Measurement-list atau daftar kubikasi adalah daftar
yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang
biasanya menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan.
h. Inspection Certificate atau Surveyor Report
Yang dimaksud dengan Inspection Certificate atau Clean Report of Finding
adalah suatu pernyataan yang berisi keterangan mengenai mutu barang,
oleh suatu badan usaha jasa yang independen atas permintaan eksportir,
ataupun instansi lain yang membutuhkan.
i. Test Certificate
Yang dimaksud dengan Test-Certificate adalah pernyataan yang dibuat oleh
laboratorium perusahaan atau Balai penelitian yang independen yang
menyatakan hasil ujicoba atas suatu barang ataupun peralatan mengenai
kekuatan, daya tahan, kapasitas dan konstruksinya.
j. Manufacturer’s Certificate
Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Certificate adalah surat pernyataan
yang dibuat oleh produsen yang menyatakn bahwa barang tersebut adalah
hasil produksinya yang membawa merk dagangnya.
k. Certificate of Origin
Yang dimaksud dengan Certificate of Origin atau surat keterangan negara
asal adalah surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang
berwenang, biasanya Kamar Dagang, yang menyebutkan negara asal suatu
barang.
l. Instruction-Manual
Yang dimaksud dengan Instruction-Manual adalah keterangan terinci
mengenai tata cara dan tata kerja suatu alat, termasuk uaraian mengenai
Manufacturing Process dari suatu komoditi.
m. Layout-Scheme
Yang dimaksud dengan Layout-Scheme adalah gambar denah tata letak
produksi dan bertujuan untuk memperoleh efisiensi dan produktivitas yang
optimal pada saat berproduksi.
n. Brochure atau Leaflet
Yang dimaksud brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi
keterangan singkat mengenai suatu produk yang bertujuan memberikan
informasi kepada konsumen tentang produk termaksud.
o. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Merupakan dokumen pabean yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor
barang.
p. Sales Contract (S/C)
Merupakan kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan
perdagangan barang sesuai dengan persyaratan yang disepakati bersama dan
masing- masing diri untuk melaksanakan semua kewajiban yang
ditimbulkannya.
C. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. X adalah kartu gudang dan
laporan penjualan. Kartu gudang ini sebenarnya bukan termasuk dalam
golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh manajer
operasional dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang
D. Jaringan Prosedur dan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (sumber: PT. X dan Pwee Leng & Febry Widyanti Hudiono )
1. Manajer pemasaran menerima order dari importir
2. Manajer pemasaran meminta manajer keuangan membuat sales contract
3. Manajer keuangan membuat sales contract
4. Manajer keuangan meminta kesepakatan importir atas sales contract yang
dibuat
5. Sales contract lembar pertama untuk importir, lembar ke dua diarsipkan
secara permanen menurut nomor
6. Manajer keuangan menerima L/C dari bank
7. L/C lembar 1 diarsipkan secara permanen menurut nomor, L/C lembar 2
digunakan untuk negosiasi dokumen di bank
8. Manajer keuangan membuat faktur dan mengisi PEB
9. PEB digunakan untuk pembelian barang, faktur digunakan untuk negosiasi
dokumen di bank
10. Sub. Bag keuangan membuat SOP, SOP dikirim ke supplier, PEB
digunakan untuk proses pengiriman
11. Manajer operasional menerima faktur pembelian dan barang
12. Manajer operasional menyiapkan barang
13. Manajer operasional mengisi kartu gudang
14. Kartu gudang diarsip secara permanen menurut nomor
15. Manajer operasional menghubungi EMKL
17. EMKL menyerahkan PEB dan polis asuransi setelah proses pengiriman
18. PEB, polis asuransi, faktur, dan L/C digunakan sub.bag keuangan untuk
negosiasi dokumen di bank
19. Sub.bag keuangan menerima nota negosiasi dari bank
20. Nota negosiasi digunakan bagian administrasi untuk membuat laporan
Mulai L/C: Letter of Credit
PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang SOP: Surat Order Pembelian
Gambar II: Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X
Dari hasil temuan lapangan di atas, dapat disimpulkan bahwa sruktur organisasi
perusahaan kurang tepat, sehingga terdapat unit organisasi seperti bagian keuangan
yang menjalankan fungsi keuangan, penjualan ekspor, dan pembelian barang
sehingga mengerjakan pekerjaan tidak sesuai bidangnya, juga mengerjakan banyak
pekerjaan yang berdampak pada ketidakmaksimalan hasil pekerjaan.
Pencatatan dalam perusahaan juga kurang tepat, seperti belum adanya jurnal
penjualan, jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan, sehingga
tidak dapat memperoleh informasi penjualan secara terinci dan urut secara
BAB VI
RANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Berdasarkan hasil temuan lapangan pada bab V, berikut ini akan digambarkan
mengenai permasalahan yang ada serta solusi yang dapat digunakan unt uk
mengatasi kelemahan yang ada. Tabel permasalahan dan solusi dapat dilihat pada
Tabel 1.
Tabel 1: Permasalahan dan Solusi
No. Permasalahan Solusi
1. Struktur organisasi yang kurang tepat, sehingga terdapat unit organisasi yang mengerjakan pekerjaan tidak sesuai
bidangnya juga mengerjakan banyak pekerjaan yang berdampak pada
ketidakmaksimalan hasil pekerjaan.
Perancangan struktur organisasi, deskripsi tugas, flowchart, dan dfd
agar setiap unit organisasi dapat bekerja dengan maksimal serta dengan prosedur yang tepat dan seragam.
2. Pencatatan yang kurang tepat, seperti belum adanya jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan.
A. Rancangan Struktur Organisasi
Struktur organisasi dirancang agar semua kegiatan dalam perusahaan dapat
terkoordinasi dan terorganisasi dengan baik. Struktur organisasi juga dirancang
agar pengendalian intern dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik.
Perancangan ini juga termasuk deskripsi wewenang dan tugas yang harus
dilaksanakan oleh tiap-tiap bagian.
Perancangan struktur organisasi dalam PT. X dilakukan berdasar struktur
organisasi yang sudah dimiliki PT. X. Struktur organisasi yang sudah dimiliki
kurang menjamin adanya pengendalian intern dan belum memisahkan tanggung
jawab fungsional secara tegas. Rancangan struktur organisasi untuk PT. X dapat
Gambar III: Rancangan Struktur Organisasi PT. X
Akuntansi Supervisor
B. Rancangan Deskripsi Tugas
Rancangan wewenang dan tanggungjawab pada masing- masing bagian struktur
organisasi PT. X adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan:
a. Berwenang menentukan dan mengawasi kebijakan pokok dalam
perencanaan, penyusunan, penggunaan, pengarahan, pengendalian, dan
pengembangan terhadap sumber daya perusahaan, seperti: karyawan,
mesin, persediaan bahan baku, dll.
b. Berwenang menandatangani segala macam perjanjian
c. Berwenang mengkoordinasi dalam pendelegasian tugas dan wewenang
kepada wakil pimpinan
2. Wakil Pimpinan:
a. Bertanggung jawab melaporkan kepada pimpinan atas pelaksanaan tugas
semua bagian
b. Bertanggungjawab melaksanakan koordinasi dengan para manajer agar
kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik
c. Bertanggungjawab melaksanakan tugas harian yang telah didelegasikan
oleh pimpinan
3. Manajer Pembelian
a. Berwenang mengotorisasi transaksi pembelian barang
b. Bertanggungjawab meminta pertimbangan dan persetujuan wakil
d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan pembelian kepada wakil
pimpinan
4. Manajer Pemasaran
a. Bertanggungjawab memasarkan dan menjual produk kepada konsumen
b. Bertanggungjawab membina hubungan baik dengan pihak konsumen
c. Bertanggungjawab menerima order dari pembeli
d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan pemasaran kepada wakil
pimpinan
5. Manajer Keuangan dan Akuntansi
a. Bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan di
bidang akuntansi dan keuangan
b. Bertanggungjawab mengawasi pelaksanaan tugas bagian akuntans i dan
keuangan
c. Bertanggungjawab memeriksa dan mengotorisasi laporan yang dibuat
oleh bagia n akuntans i dan keuangan
d. Bertanggungjawab menyetorkan uang ke bank
e. Bertanggungjawab melaporkan keuangan kepada wakil pimpinan
6. Manajer Produksi
a. Bertanggungjawab mengawasi proses produksi, finishing, dan packing
b. Bertanggungjawab merencanakan, mengawasi, dan mengkoreksi jalannya
proses produksi agar dapat mencapai efisiensi
d. Bertanggungjawab mengawasi dan mengontrol pemakaian bahan-bahan
dan penggunaan mesin dan alat
e. Bertanggungjawab melaporkan seluruh kegiatan produksi kepada wakil
pimpinan
7. Manajer Personalia:
a. Bertanggungjawab menentukan besarnya upah karyawan dengan meminta
pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan
b. Bertanggungjawab menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan
meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan
c. Bertanggungjawab menyediakan tunjangan kesehatan kepada karyawan
dengan meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan
d. Bertanggungjawab mengembangkan potensi dan kemampuan karyawan
melalui pelatihan
e. Bertanggungjawab melaporkan perkembangan karyawan kepada wakil
pimpinan
8. Staff Pembelian
Bertanggung jawab menangani pembelian bahan baku dan kebutuhan lain
yang digunakan dalam proses produksi
9. Ekspor
a. Bertanggungjawab menyiapkan dan meneliti dokumen ekspor
b. Bertanggungjawab mengotorisasi transaksi penjualan ekspor
d. Bertanggungjawab melakukan negosiasi harga jual kepada konsumen
dengan meminta pertimbangan dan persetujuan wakil pimpinan dan
pimpinan mengenai rencana penjualan barang.
e. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan penjualan ekspor kepada
manajer pemasaran
10. Penjualan Lokal
a. Bertanggungjawab menyiapkan dan meneliti dokumen penjualan lokal
b. Bertanggungjawab mengotorisasi transaksi penjualan lokal
c. Bertanggungjawab mengurusi kegiatan pengiriman barang
d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan penjualan lokal kepada manajer
pemasaran
11. Akuntansi
Bertanggungjawab melakukan pencatatan transaksi dan pembukuan
dokumen, penghitungan pajak, serta membuat laporan keuangan .
12. Kasir
a. Berwenang menerima dan mengeluarkan uang yang berhubungan dengan
aktivitas perusahaan berdasar bukti-bukti yang sah
b. Bertanggungjawab melakukan pencatatan, penyimpanan, dan pelaksanaan
pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan, berupa pembayaran upah,
gaji, dan pembelanjaan bahan yang digunakan dalam proses produksi.
13. Supervisor Produksi
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan produksi
b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas barang setengah jadi
c. Bertanggung jawab menerima barang dari supplier
14. Supervisor Finishing:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan finishing
b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas barang jadi
15. Supervisor Packing:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan pengemasan barang
b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas kemasan
C. Rancangan Flowchart (sumber: penulis dan Pwee Leng & Febry Widyanti Hudiono )
Berikut akan digambarkan rancangan flowchart sistem akuntansi
penjualan ekspor yang sesuai dengan kondisi perusahaan dan dapat diterapkan
dalam pelaksanaan transaksi penjualan ekspor. Rancangan bagan alir sistem
Mulai
menerima order Manajer pemasaran
meminta bagian ekspor membuat S/C
1 L/C: Letter of Credit
PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk SOP: Surat Order Pembelian
Gambar IV: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X
Supervisor Produksi
Keterangan: S/C: Sales Contract L/C: Letter of Credit
PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk SOP: Surat Order Pembelian
Adapun uraian dari rancangan flowchart di atas adalah sebagai berikut:
1. Manajer pemasaran menerima order dari importir
2. Manajer pemasaran meminta bagian ekspor membuat sales contract
3. Bagian ekspor membuat sales contract
4. Bagian ekspor meminta kesepakatan importir atas sales contract yang dibuat
5. Sales contract lembar pertama untuk importir, lembar ke dua diarsipkan secara
permanen menurut nomor
6. Bagian ekspor menerima L/C dari bank
7. L/C lembar 1 diarsipkan secara permanen menurut nomor, L/C lembar 2
digunakan untuk negosiasi dokumen di bank
8. Bagian ekspor membuat faktur dan mengisi PEB
9. PEB digunakan untuk pembelian barang, faktur digunakan untuk negosiasi
dokumen di bank
10. Bagian pembelian membuat SOP, SOP dikirim ke supplier, PEB digunakan
untuk proses pengiriman
11. Supervisor produksi menerima faktur pembelian dan barang
12. Supervisor produksi menyiapkan barang berdasar faktur pembelian
13. Supervisor produksi mengisi kartu gudang
14 Kartu gudang diarsipkan secara permanen menurut nomor
15. Berdasar PEB, bagian ekspor menghubungi EMKL
16. PEB diserahkan ke EMKL untuk proses pengiriman
18. PEB, polis asuransi, faktur, dan L/C digunakan bagian ekspor untuk negosiasi
dokumen di bank
19. Bagian ekspor menerima nota negosiasi dari bank
20. PEB digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal penjualan dan kartu persediaan
21. PEB diarsipkan secara permanen menurut nomor
22 Nota negosiasi digunakan sebagai dasar pembuatan BKM
23 BKM lembar 2 diarsipkan secara permanen menurut nomor
24 Nota negosiasi dan BKM digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal
penerimaan kas
25 Nota negosiasi dan BKM diarsipkan secara permanen menurut nomor
D. Rancangan Data Flow Diagram
Rancangan diagran arus data dalam sistem akuntansi penjua lan ekspor di
PT. X dapat dilihat pada:
Gambar V yang berupa context diagram
Gambar VI yang berupa diagram berjenjang
Gambar VII yang berupa overview diagram (level 0)
Context diagram
Keterangan :
L/C : Letter of Credit
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang.
Gambar V: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X
Importir
Order
0
Penjualan ekspor
EMKL PEB
Bank
Diagram Berjenjang
Keterangan :
S/C : Sales Contract
L/C : Letter of Credit
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang
Gambar VI: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Keterangan :
L/C : Le
S/C : Sales Contract
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang EMKL : Ekspedisi Muatan Kapal Laut BKM : Bukti Kas Masuk SOP : Surat Order Pembelian
Gambar VII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Importir Order
1
BKM, jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, kartu persediaan Manajer
PEB, BKM, dan nota negosiasi 2
pembelian barang
Keterangan :
L/C : Letter of Credit
S/C : Sales Contract
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang
Gambar VIII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Importir Order
Gambar IX: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Keterangan:
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang SOP : Surat Order Pembelian
Gambar X: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
3
Menyiapkan barang
Kartu gudang PEB
3
PEB 2
pembelian barang PEB
2
PEB
1 2
3
Keterangan :
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang
Gambar XI: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
4
Pengiriman 4
PEB
4 PEB
Gambar XII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
dokumen ekspor
5.1
Negosiasi dokumen
5.2
Menerima
nota negosiasi 5
5
4
Keterangan :
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk
Gambar XIII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Pencatatan
PEB, BKM, dan nota negosiasi PEB dan nota
Negosiasi
6
BKM, Jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu persediaan
5 Manajemen
