DAFTAR ISI
A. Pengertian dan Manfaat Aplikasi SIPADUKA...2
B. Spesifikasi Teknis untuk Penggunaan Aplikasi SIPADUKA...3
C. Pengguna Aplikasi SIPADUKA...4
D. Alur Kerja Implementasi Aplikasi SIPADUKA... 5
E. Alamat Akses Aplikasi SIPADUKA...7
F. Petunjuk Teknis Penggunaan Aplikasi SIPADUKA Bagi PNS Umum Pengguna Aplikasi... 7
G. Petunjuk Teknis Penggunaan Aplikasi SIPADUKA Bagi PNS Operator Aplikasi Di Perangkat Daerah/Unit Kerja...13
H. Petunjuk Teknis Penggunaan Aplikasi SIPADUKA Bagi Operator Aplikasi di BKD Kabupaten Trenggalek... 18
A. Pengertian dan Manfaat Aplikasi SIPADUKA
Aplikasi ini pada dasarnya diharapkan menjadi embrio dari sistem informasi pelayanan kepegawaian digital yang lebih cepat dan mudah dalam membantu PNS dan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek. Aplikasi ini akan terus dikembangkan secara bertahap berdasarkan hasil evaluasi dan analisis yang dilaksanakan. Pengembangan dapat berupa perbaikan dan penambahan modul atau perluasan jalurd/media akses sehingga pelayanan dapat terlaksana sebaik-baiknya.
B. Spesifikasi Teknis untuk Penggunaan Aplikasi SIPADUKA
Untuk dapat menggunakan aplikasi SIPADUKA berikut ini adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang perlu dipenuhi :
1. Koneksi internet.
C. Pengguna Aplikasi SIPADUKA
Pengguna aplikasi SIPADUKA dibagi menjadi 4 pengguna, yaitu : 1. PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Trenggalek secara umum.
PNS yang mengajukan usulan pemrosesan dokumen kepegawaian melalui Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek dapat memanfaatkan aplikasi ini untuk mengetahui persyaratan, prosedur, norma waktu pemrosesan dokumen, standar biaya jika ada dan dapat pula berinteraksi dengan BKD Kabupaten Trenggalek langsung
melaluichat widgetyang disediakan pada aplikasi.
Apabila PNS yang bersangkutan telah mengajukan usulan
pemrosesan dokumen kepegawaian maka PNS yang bersangkutan akan mendapatkan tanda bukti penerimaan usulan yang dicetakkan oleh operator di perangkat daerah/unit kerja melalui aplikasi dan dari nomor ID yang ada di lembar bukti usulan tersebut PNS dapat mencek progress (kemajuan) proses usulan dokumen kepegawaian yang bersangkutan melalui aplikasi ini.
2. Operator aplikasi di Perangkat Daerah atau unit kerja
Operator aplikasi di Perangkat Daerah atau unit kerja bertugas untuk menerima berkas persyaratan usulan pemrosesan dokumen
kepegawaian awal di Perangkat Daerah/unit kerjanya dari PNS yang mengajukan. Operator ini memverifikasi kelengkapan dokumen berdasarkan informasi persyaratan yang ada di aplikasi ini.
Operator aplikasi di BKD Kabupaten Trenggalek bertugas untuk menerima dan memverifikasi berkas usulan dokumen kepegawaian dan mengentry di aplikasi setiap tahapan prosedur yang dilakukan terkait sebuah usulan dokumen kepegawaian. Dari data tahapan prosedur inilah didapat informasi progress sebuah usulan dokumen kepegawaian.
4. Administrator aplikasi di BKD Kabupaten Trenggalek
Administrator memiliki semua kewenangan baik yang dimiliki oleh operator Perangkat Daerah atau unit kerja, kewenangan operator di BKD Kabupaten Trenggalek dan juga berwenang untuk menentukan pengguna sistem dan hak-hak aksesnya masing-masing.
D. Alur Kerja Implementasi Aplikasi SIPADUKA
2. Operator SIPADUKA di perangkat daerah atau unit kerja
memverifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen persyaratan dan jika benar maka dientry di dalam aplikasi SIPADUKA. Nanti di lain waktu operator juga dapat melihat progress (kemajuan) proses usulan dokumen kepegawaian dari PNS yang ada di lingkungannya melalui aplikasi SIPADUKA.
3. Operator perangkat daerah / unit kerja memberikan tanda bukti
penerimaan berkas persyaratan yang dicetak dari aplikasi SIPADUKA kepada PNS yang mengajukan usulan tersebut. 1 bagian dari tanda bukti itu disimpan oleh PNS untuk bukti pengurusan dan membantu saat pengecekan di aplikasi SIPADUKA nantinya dan 1 bagian
dilampirkan bersama berkas persyaratan pengajuan usulan dokumen kepegawaian.
4. PNS ke BKD Kab. Trenggalek untuk mengirimkan dokumen tersebut. Boleh jadi hal ini dapat diwakilkan kepada pengelola kepegawaian perangkat daerah/unit kerja atau pihak lain.
5. Setelah berkas usulan masuk di BKD maka diproses petugas di BKD sesuai tahapan prosedur dari jenis layanan yang diajukan.
6. Petugas pemroses akan memeriksa data usulan dari aplikasi SIPADUKA.
7. Petugas pemroses akan mendata setiap tahapan dari proses yang dilakukan terhadap usulan tersebut .
8. PNS yang mengajukan usulan dapat mengetahui setiap tahapan proses yang dilakukan melalui aplikasi SIPADUKA dengan
memasukkan ID Usulan yang ada di tanda bukti penerimaan berkas SIPADUKA yang diperoleh sebelumnya dari operator SIPADUKA di perangkat daerah/unit kerja.
BKD juga memasukkan prosedur tersebut ke aplikasi SIPADUKA ada pemohon tahu tentang status keberadaan usulannya.
10. Di kantor yang berwenang tersebut usulan akan diproses.
11. Jika sudah selesai maka dokumen yang dihasilkan akan dikembalikan ke petugas di BKD melalui kantor tersebut.
12. Petugas di BKD akan menerima dokumen yang dihasilkan dan mencatatkan di aplikasi SIPADUKA bahwa dokumen telah selesai diproses dan siap diserahkan kepada pemohon. Pemohon yang mengakses aplikasi SIPADUKA akan mengetahui jika dokumen kepegawaian yang diusulkan telah selesai.
13. Dokumen akan diserahkan oleh BKD Kabupaten Trenggalek. 14. PNS yang mengusulkan menerima dokumen kepegawaian yang
diusulkan.
E. Alamat Akses Aplikasi SIPADUKA
Aplikasi SIPADUKA dapat diakses di alamat
http://layanan.bkd.trenggalekkab.go.idatau dapat diakses melalui portal masuk aplikasi sistem informasi yang dimiliki oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek di
http://adm.bkd.trenggalekkab.go.id. Server hosting aplikasi SIPADUKA ini dikelola oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Trenggalek
F. Petunjuk Teknis Penggunaan Aplikasi SIPADUKA Bagi PNS Umum Pengguna Aplikasi
seperti dibawah ini :
Pada bagian telusuri layanan akan muncul nama 3 (tiga) bidang di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek dan jika diklik tanda yang menyerupai panah di bawah setiap kotak nama bidang itu akan muncul tampilan jenis-jenis layanan di bidang yang dipilih tersebut.
tugas Bidang Formasi dan Informasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek :
Apabila salah satu layanan yang tampil diklik maka akan muncul tampilan detail layanan tersebut yang meliputi persyaratan, prosedur, waktu pelayanan, produk dan biaya dan pengaduan.
Dan di bawah ini adalah contoh tampilan prosedur pengusulan KARPEG :
Dan berikut ini adalah contoh tampilan menu pelayanan apabila kotak waktu pelayanan diklik ( contoh untuk pengusulan KARPEG) :
PNS dapat menelusuri progress (kemajuan) usulan pemrosesan dokumen kepegawian yang diajukan dengan mengisi kotak isian pada halaman awal aplikasi SIPADUKA dengan nomor ID tanda bukti penerimaan usulan yang dicetakkan oleh operator Perangkat Daerah/Unit Kerja atau operator BKD Kab. Trenggalek lalu mengklik tombol “Telusuri” :
G. Petunjuk Teknis Penggunaan Aplikasi SIPADUKA Bagi PNS Operator Aplikasi Di Perangkat Daerah/Unit Kerja
Informasi dan Data di Bidang Formasi dan Informasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek. Setelah login maka akan muncul data nominatif PNS dimana operator tersebut bekerja :
Berikut ini adalah tampilan untuk menambahkan usulan layanan baru. NIP-Nama dipilih NIP dan Nama yang mengajukan berkas usulan pemrosesan dokumen kepegawaian. Jenis Layanan diisi dengan jenis pelayanan usulan pemrosesan dokumen yang diajukan. Waktu Pengajuan diisi dengan tanggal saat PNS yang bersangkutan mengajukan usulan.
Untuk tanda bukti penerimaan pengajuan berkas usulan pemrosesan dokumen kepegawaian akan muncul tampilan sebagaimana dibawah ini dan dapat dicetak atau didownload jika dibutuhkan. Bukti usulan ini dilampirkan ketika menyerahkan dokumen kelengkapan ke BKD Kab. Trenggalek.
H. Petunjuk Teknis Penggunaan Aplikasi SIPADUKA Bagi Operator Aplikasi di BKD Kabupaten Trenggalek
Setelah login ke dalam aplikasi SIPADUKA maka operator aplikasi di BKD Kab. Trenggalek akan disuguhi tampilan data usulan dokumen
kepegawaian PNS yang sudah dientrykan oleh operator perangkat daerah/unit kerja seperti berikut :
I. Petunjuk Teknis Penggunaan Aplikasi SIPADUKA Bagi Administrator Aplikasi di BKD Kabupaten Trenggalek
Setelah login, maka administrator BKD Kab. Trenggalek akan mendapatkan halaman manajemen user (pengguna aplikasi SIPADUKA) seperti berikut ini :
dan informasi di dalam aplikasi SIPADUKA. Untuk edit user pada dasarnya kolom-kolom yang perlu diisi sama dan berikut ini tampilan dari formulir edit user :
Untuk menu selanjutnya adalah pengelolaan data bidang yang meliputi juga data sub bidang. Data ini digunakan sebagai acuan bagi nomenklatur bidang yang menangani jenis layanan jika terjadi perubahan nomenklatur nama bidang atau sub bidang. Untuk menambahkan dapat diklik tombol dengan tanda “+”, untuk mengubah diklik tombol dengan gambar pensil dan untuk menghapus diklik tombol bergambar tempat sampah. Berikut ini tampilannya :
Di dalam formulir edit bidang diisikan nama bidang dan sub bidang lalu diklik tombol simpan untuk menyimpan perubahan data dan tombol tutup untuk membatalkan pengubahan data. Berikut ini tampilannya :
sampah. Adapun tombol bertuliskan “Operator” digunakan untuk menentukan user yang mengelola data jenis layanan tersebut. Berikut ini adalah tampilannya :
dimunculkan modul verifikasinya, ini digunakan untuk rencana pengembangan aplikasi kedepannya).
Pengguna mengklik Simpan untuk menyimpan data jika menambahkan atau mengubah data dan mengklik Tutup jika menutup formulir tanpa melakukan penyimpanan data.
Berikut ini adalah tampilan tambah jenis layanan di aplikasi SIPADUKA :
mengklik gambar pensiul dan menghapus sebuah prosedur dari jenis layanan dengan mengklik gambar tempat sampah.
Untuk mengedit prosedur setelah diklik tombol gambar pensil akan muncul formulir untuk mengubah data-data prosedur tertentu yang sudah disimpan sebelumnya.
Pada formulir ubah usulan pada dasarnya hampir sama dengan tambah usulan. Hanya saja disini administrator aplikasi cukup mengedit data yang perlu diubah saja. Berikut ini tampilannya :
Dari menu di layanan disebelah kiri jika diklik PemrosesanLayanan maka akan muncul halaman pengelolaan pemrosesan layanan. Pada halaman ini administrator aplikasi SIPADUKA juga dapat menentukan tahapan prosedur yang sedang berjalan dari sebuah proses layanan yang diajukan melalui SIPADUKA. Bedanya dengan operator aplikasi SIPADUKA BKD dengan administrator adalah administrator berhak menentukan semua prosedur dari semua jenis layanan yang ada sedangkan operator BKD hanya terbatas pada jenis layanan yang dikelolanya saja.
Ketika diklik tombol “+” akan muncul formulir tambah pemrosesan dimana administrator memilih prosedur layanan yang sedang berjalan atas usulan PNS, waktu prosedur tersebut dilaksanakan dan catatan jika diperlukan. Berikut ini adalah tampilan formulir tambah proses.
