MODUL PERKULIAHAN 3
Struktur Organisasi dan karir dalam
bagian penjualan
•
Struktur Organisasi
•
Karier di bagian Penjualan
Fakultas Program Studi Online Kode MK DisusunOleh
Ekonomi dan Bisnis S-1 Manajemen
03
84046 Harjum Muharam Dr. ME.,SEAbstract
Kompetensi
Salesmanship merupakan ilmu penjualan dalam Pemasaran yang bertujuan untuk mempengaruhi orang lain dalam keputusan pembelian suatu produk.
Mahasiswa diharapkan memahami peranan manajemen Penjualan dan kontribusinya untuk ilmu manajemen pemasarn
•
Struktur Organisasi
Untuk mencapai keseimbangan dan koordinasi yang baik dari semua kegiatan perlu adanya komunikasi yang baik diantara bagian-bagian dalam perusahaan. Richard Cummings menyarankan agar perusahaan menggunakan ahli komunikasi pemasaran untuk mengisi kebutuhan tersebut. Tambahan posisi ini akan menggeser posisi manajer penjualan satu tahap lagi dari Direktur. Jika rencana penjualan telah disusun, maka tahap selanjutnya adalah mengorganisasi angkatan penjualan untuk mencapai tujuan perusahaan. Keputusan-keputusan yang perlu diambil menyangkut :
Bagaimana personalia penjualan bekerja secara bersama-sama
Bagaimana mereka harus dikelompokkan untuk mencapai tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi
Penentuan garis wewenang dan bidang tanggung jawab untuk mengkoordinasikan semua kegiatan penjualan dengan baik.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
Meskipun tidak mudah mengukur pengaruh struktur organisasi pada unjuk kerja, tetapi kita dapat mengikuti beberapa prinsip penting pada saat menyusun organisasi penjualan. Prinsip-prinsip tersebut adalah : 1.Hirarki wewenang
2.Kesatuan perintah 3.Garis versus staf 4.Rentangan pengawasan
5.Sentralisasi versus desentralisasi
• 1.
•
• Hirarki Wewenang
• Setiap organisasi dibentuk untuk menampung aktivitas yang dijalankan oleh orang. Jadi,
• Organisasi itu merupakan sekumpulan tugas yang diberikan kepada orang-orang yang bekerja secara bersama untuk mencapai tujuan perusahaan.
• Pada umumnya organisasi penjualan
•
• Jika orientasi yang dipakai adalah pembeli, maka wiraniaga menjual semua barangnya kepada kelompok
• –
• kelompok pembeli yang dipilih. Di sini, pembeli dapat dibedakan ke dalam : -
•
• Kelompok pembeli rumah tangga dan pembeli individual (konsumen akhir) -
•
• Kelompok pembeli industri -
•
• Kelompok pembeli yang menjual lagi (penjual lain) -
•
• Kelompok pembeli lembaga pemerintah
•
•
• Jenis Produksinya
• Jika perusahaan mempunyai product line yang luas serta jenis-jenis penjualan yang berbeda diperlukan untuk masing-masing jenis produk (product item), maka
kelompok barang. Organisasi penjualan sangat penting bagi perusahaan mengingat semakin besar perusahaan akan semakin kompleks kegiatan penjualannya.
• TAHAP-TAHAP PENJUALAN
• Salah satu aspek yang ada dalam penjualan adalah penjualan dengan bertemu muka seperti yang kita bahas sebelumnya. Dalam hal ini tahap-tahap yang perlu ditempuh oleh pihak penjual meliputi : 1.
•
• Persiapan sebelum penjualan 2.
•
• Penentuan lokasi pembeli potensial 3.
•
• Pendekatan pendahuluan 4.
•
• Pelaksanaan penjualan 5.
•
• Pelayanan purna jual Skema dari tahap-tahap tersebut dapat dilihat pada Gambar berikut ini :
•
•
• 1.
•
• Persiapan Sebelum Penjualan
• Tahap pertama dalam penjualan tatap muka adalah : mengadakan persiapan-persiapan sebelum melakukan penjualan. Di sini, kegiatan yang dilakukan adalah mempersiapkan tenaga penjualan dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju dan teknik-teknik penjualan yang harus dilakukan. Selain itu, mereka juga lebih dulu harus mengetahui kemungkinan tentang motivasi dan perilaku dalam segmen pasar yang dituju.
• 2.
•
• Penentuan Lokasi Pembeli Potensial
• Dengan menggunakan data pembeli yang lalu maupun sekarang, penjual dapat menentukan karakteristik calon pembeli atau pembeli potensialnya. Penentuan calon pembeli beserta karakteristiknya dapat dilakukan dengan segmentasi pasar. Termasuk dalam karakteristik calon pembeli adalah faktor lokasi yang menjadi sasaran
kunjungan bagi wiraniaga. Oleh karena itu, pada tahap kedua ini ditentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya. Dari lokasi ini dapatlah dibuat sebuah daftar tentang orang-orang atau perusahaan yang secara logis merupakan pembeli potensial dari produk yang ditawarkan. Dari konsumen yang ada dapat pula
ditentukan konsumen manakah yang sudah menggunakan produk-produk saingan.
• 3.
•
• Pendekatan Pendahuluan
• Sebelum melakukan penjualan, penjual harus mempelajari semua masalah tentang individu atau perusahaan yang dapat diharapkan sebagai pembelinya. Selain itu, perlu juga mengetahui tentang produk atau merk apa yang sedang mereka gunakan dan bagaimana reaksinya. Berbagai macam informasi perlu dikumpulkan untuk mendukung penawaran produknya kepada pembeli, misalnya tentang kebiasaan membeli, kesukaan dan sebagainya.
• Semua kegiatan ini dilakukan sebagai pendekatan pendahuluan terhadap pasarnya.
• 4.
•
• Melakukan Penjualan
• Penjualan yang dilakukan bermula dari suatu usaha untuk memikat perhatian calon konsumen, kemudian diusahakan untuk mengetahui daya tarik atau minat mereka. Jika minat mereka dapat diikuti dengan munculnya keinginan untuk membeli, maka penjual tinggal merealisir penjualan produknya. Pada saat ini penjualan dilakukan.
• 5.
•
• Pelayanan Purna Jual
• Sebenarnya kegiatan penjualan tidak berakhir pada saat pesanan dari pembeli telah dipenuhi tetap masih perlu dilanjutkan dengan memberikan pelayanan atau service kepada mereka. Biasanya kegiatan ini dilakukan untuk penjualan barang-barang industri seperti instalasi atau barang konsumen tahan lama seperti almari es, televisi dan sebagainya. Beberapa pelayanan yang diberikan oleh penjual sesudah penjualan dilakukan antara lain berupa :
•
•
• Pemberian garansi.
•
•
• Pemberian jasa reparasi.
•
•
• Latihan tenaga-tenaga operasional dan cara penggunaannya.
•
•
• Penghantaran barang ke rumah. Dalam tahap terakhir ini penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam keluhan atau tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan lain yang juga perlu diberikan sesudah penjualan adalah memberikan jaminan kepada pembeli bahwa keputusan yang diambilnya tepat, barang yang dibelinya betul- betul bermanfaat dan hasil kerja produk tersebut memuaskan.
•
•
Karier di bagian Penjualan
Ada banyak versi bahasan untuk menjabarkan jenjang karir di Bagian Penjualan – Sales Department . Namun sebagian besar bisa dirangkumdalam suatu bagan sederhana yang mewakili apa yang secara umum berlaku di hampir semua hotel baik hotel lokal , atau di jaringan hotel international – International Hotel Chain
Tujuan yang perlu digaris bawahi dalam tulisan ini adalah pemahaman secara sederhana bagaimana meniti jenjang karir apabila kita memutuskan untuk terjun sebagai Staff Bagian Penjualan – Sales Person
Tahap pertama pada umumnya di katagorikan sebagai Junior Sales
: dimana pada level ini dibutuhkan penguasaan keahlian bidang administrasi ; penguasaan komputer beserta software nya baik program program berdasar pada Microsoft Office ( antara lain Word/Excel/Power Point /Publisher ) , dan juga program bagi data base ( Access/Delphi ) dan email ( Lotus Note/Outlook/Google Mail/Yahoo Mail ), pemahaman mengenai Internet/Website
Dalam keseharian bisa dijabarkan bahwa tugas tugas utama sebagai seorang Junior Sales atau dibeberapa hotel menyebut posisi ini sebagai Sales Coordinator /Sales Admin antara lain: Penyiapan Proposal Kontrak dengan Travel Agent, Korporasi/Corporate, Perusahaan/Company , penyimpanan data, input untuk database , membuat jadwal kerja, jadwal pertemuan dengan customer, penguasaan pengetahuan mengenai produk dan fasilitas
Pengetahuan lain yang sangat menunjang jenjang karir ini adalah apabila telah memiliki atau pernah bekerja untuk bagian Kantor Depan/Front Office atau Bagian Reservasi Hotel/Reservation. Meski ini bukan keharusan, namun peluang untuk terjun di bidang penjualan Hotel sangat ditunjang oleh kedua bagian tersebut
Pengetahuan lanjutan yang diperlukan adalah yang paling mendasar yaitu Kemampuan untuk menjual – Selling Skill yang akan dibahas dalam artikel yang lain termasuk juga mengenai macam pelaporan/reports yang diperlukan sebagai dasar pembuat keputusan, korespondensi dasar dan menengah
Tahap selanjutnya yang masih bisa di katagorikan dalam level yang sama sebagai Junior Sales adalah Sales Executive dimana tugas yang dilakukan selain semua dasar sebagai seorang Sales Coordinator/Sales Admin, seorang Sales Executive mendapat tanggung jawab untuk mengatur Pelanggan/Account – manage Account dan memiliki target penjualan yang diatur oleh atasannya langsung mengikuti rencana bisnis tahunan hotel – Annual Hotel Business Plan
Tahap berikut nya adalah Senior Sales – Sales Manager/Senior Sales Manager
Tugas sebagai seorang Senior Sales selain meliputi tahap tahap diatas, juga meliputi penanganan account yang lebih banyak dan kompleks baik yang dibagi berdasarkan jenis Industry ( umumnya digunakan untuk Business Hotel, City Hotell ) sebagai contoh : Perbankan, Asuransi, Manufaktur, Otomotiv
Maupun yang di bagi berdasarkan asal wisatawan : Erope, Russia dan CIS, Timur Tengah, Australia , USA
Seorang Senior Sales memiliki tanggung jawab penuh terhadap Account yang di tangani langsung , yang umumnya aktivitas tersebut dinamakan Acquisition /Akusisi, Development /Pengembangan, Retention/Retensi
Memiliki jaringan kerjasama dengan para travel agent , korporasi, Industry , dalam menjalankan kegiatan sehari hari untuk menunjang tercapainya target penjualan yang menjadi tanggung jawab masing masing Sales Manager/Senior Sales Manager
Memiliki sense terhadap market inteligen, pemahaman mengenai kompetitor , dan penguasaan terhadap selling point/unique selling point, strukturisasi harga , pemahaman mengenai karakter masing masing market/segment , kemampuan lanjutan dalam presentasi, dalam penjualan – advance selling skills, kemampuan lanjutan dalam bahasa , korespondensi lanjutan-advance correspondences skill baik verbal maupun tertulis
Kegiatan untuk mengikuti promosi baik itu berupa Roadshow, Table Top, Exhibition, didalam maupun diluar negeri ( lihat artikel terkait mengenai event event diatas )
Dengan ini seorang Sales Senior sudah harus memiliki pemahaman untuk proses persiapan dalam mengikuti event event tersebut
Di tahap berikutnya , apa yang disebut sebagai Sales Management
Dibeberapa hotel dengan skala kecil, posisi ini sering disebut sebagai Sales & Marketing Manager, namun umumnya pada posisi ini disebut sebagai Direktur Bagian Penjualan/Director of Sales atau Director of Sales & Marketing dimana bagian pemasaran pun berada dibawah kepemimpinanannya
Selain penguasaan dari semua tugas di jenjang sebelumnya, pada posisi ini tugas utama adalah mengatur Sales Team -managing sales team untuk memenuhi budget yang dituangkan dalam business plan
Menyiapkan Bisnis Plan – Business Plan tahunan bagi hotel yang mencakup semua target penjualan, Occupancy , Average rate, market Segment , Expenses , Marketing Expenses, Promotional Plan dan lain lain
Kemampuan manajerial menjadi dasar penting pada posisi ini karena team yang berjumlah lebih besar , kompleksitas pekerjaan dan juga apa yang disebut sebagai Kepemimpinan Penjualan Strategis-Strategic Sales Leadership
