Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan PT. Platinum Crop International T0 552013010 BAB IV

(1)

15

HASIL PRAKTEK KERJADAN ANALISIS

4.1 Analisis

Sampai saat ini, pencatatan penjualan dan persediaan di PT. Platinum Crop

International masih dilakukan secara manual menggunakan aplikasi Microsoft

Excel. Model pencatatan seperti yang diterapkan pada perusahaan ini sangat tidak

efektif dan efisien, serta rawan terjadinya kecurangan. Untuk sekali saja proses

penjualan, staf yang bertanggung jawab untuk mencatat proses tersebut harus

mengupdate setidaknya 5 fileMicrosoft Excel antara lain file penjualan, file

persediaan barang dagangan, file surat jalan, file piutang per jatuh tempo dan file

pembayaran apabila pembayaran dilakukan secara cash. Tentu hal tersebut

sangatlah memakan waktu dan tenaga.

4.1.1 Prosedur Penjualan di PT. Platinum Crop International

1. Bagian Administrasi menerima pesanan dari marketing melalui

email perusahaan

2. Berdasarkan pesanan yang diterima, bagian administrasi

memeriksa persediaan barang dagangan di file persediaan barang

dagangan.

3. Jika barang tersedia, maka bagian administrasi akan meminta

bagian gudang dan pengemasan untuk menyiapkan dan mengemas

(2)

4. Berdasarkan data barang yang siap dikirim, bagian administrasi

menyiapkan nota penjualan 4 rangkap. Rangkap pertama disimpan

sementara dan akan diberikan kepada pelanggan saat nota tersebut

dilunasi. Rangkap kedua dikirim kepada pelanggan bersama

dengan barang yang dipesan. Rangkap ketiga diarsip oleh

marketing. Dan rangkap keempat dsimpan oleh bagian akuntansi.

5. Berdasarkan nota yang dibuat, bagian akuntansi mencatat penjualan

di file laporan penjualan dan mengupdate data persediaan barang

dagangan.

4.2 Kebutuhan

Aplikasi sistem informasi penjualan dan persediaan yang dibahas dalam

laporan ini adalah aplikasi berbasis Web PHP (Hypertext Preprocessor). Untuk

merancang dan membangun aplikasi tersebut diperlukan beberapa komponen

software antara lain :

4.2.1 Web Browser

Web browser digunakan untuk menjalankan aplikasi. Web browser

yang dapat digunakan untuk menjalankan aplikasi tersebut antara lain :

Mozilla, Google Chrome, Internet explore, Opera dan sebagainya.

4.2.2 MySQL

Mysql merupakan program database yang digunakan sebagai

penyimpan data untuk kepentingan apliakasi. Mysql bersifat opensource atau

(3)

4.2.3 PHP

PHP merupakan sebuah bahasa pemrograman yang digunakan untuk

membuat web yang dinamis

4.3 Jadwal

Berikut adalah jadwal perancangan aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan

Persediaan selama melakukan kerja praktek mulai tanggal 4 Januari 2016 –30

Maret 2016 :

Tabel 2 : Jadwal Perancangan Aplikasi

Waktu Perencanaan Uraian Perencanaan

Minggu 1 - Mengidentifikasi masalah

- Gambaran masalah

Minggu 2 - Merancang desain database dan desain form yang

akan digunakan dalam aplikasi

Minggu 3 - Pembuatan halaman input data benih curah dan

benih pack

Minggu 4 - Pembuatan halaman input data pelanggan dan

marketing

Minggu 5 - Pembuatan proses transaksi penjualan, transaksi

retur dan pembayaran

Minggu 6 - Pembuatan halaman rekap penjualan, pembayaran

dan retur

Minggu 7 - Pembuatan fungsi pencarian dan pencetakan

Minggu 8 - Pembuatan fungsi login dan batasan sesuai level

login nya

Minggu 9 - Pengujian dan pembuatan Laporan Tugas Akhir

Minggu 10 - Laporan Tugas Akhir

Minggu 11 - Laporan Tugas Akhir

(4)

4.4Perancangan

4.4.1 Konteks Diagram

SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN

PERSEDIAAN

Laporan Stok Barang Laporan Penjualan

Data Retur Penjualan

Data Pembayaran

Data Stok Barang Data Pelanggan

Data Marketing

Laporan Retur Penjualan Laporan Pembayaran Laporan Pelanggan

Laporan Marketing

Gambar 1 : Context Diagram

4.4.2 Data Flow Diagram

Pengolahan Data Stok Barang

Data Stok Barang

PELANGGAN MARKETING

Data Marketing _{Data Marketing}

Data Pelanggan Data Pelanggan

PIMPINAN Laporan Penjualan

Laporan Pelanggan Laporan Marketing

Laporan Stok Barang PEMBAYARAN Data Retur Penjualan Data Retur Penjualan

Data Retur Penjualan

Laporan Retur Penjualan

RETUR

(5)

4.4.3 Entity Relationship Diagram

mendata Berisi data

mendata

Berisi data mempunyai

mencatat

Berisikan data

userid username level password nonota

kodecurah namacurah notransaksi tanggal kodecurah

kodepack volume kodetrans

crop

Gambar 3 : Entity Relationship Diagram

4.4.4 Model Relational

Gambar 4 : Model Relational

(6)

4.4.5 Rancangan Database

Database yang digunakan untuk perancangan aplikasi ini bernama “pci”

yang mempunyai beberapa tabel danfieldsebagai berikut :

1. Tabel User

Tabel 3 : Tabel User

Nama Type Data Size Null Default Key

Userid varchar 10 No Primary Key

Username varchar 30 No -

Password varchar 30 No -

Level varchar 10 No -

2. Tabel Pelanggan

Tabel 4 : Tabel Pelanggan

Nama Type Data Size Null Default Key

Kodepelanggan varchar 10 No Primary Key

Namapelanggan varchar 30 No -

Alamatpelanggan varchar 30 No -

Kodemarketing varchar 10 No -

Nomortelepon varchar 20 No -

3. Tabel Marketing

Tabel 5 : Tabel Marketing

Kodemarketing varchar 10 No Primary Key

Namamarketing varchar 30 No -

alamatmarketing varchar 30 No -

4. Tabel Curah

Tabel 6 : Tabel Curah

Nama Type Data Size Null Default Key

Kodecurah varchar 10 No Primary Key

(7)

5. Tabel Transaksicurah

Tabel 7 : Tabel Transaksicurah

Notransaksi Int 11 No Primary Key

Tanggal date No -

Kodecurah varchar 10 No -

Kodepack varchar 10 No -

Volume Int 11 No -

kodetrans varchar 10 No -

6. Tabel Pack

Tabel 8 : Tabel Pack

Kodepack varchar 10 No Primary Key

Namapack varchar 20 No -

Crop varchar 20 No -

Kodecurah varchar 10 No -

voumepack int 11 No -

7. Tabel Transaksipack

Tabel 9 : Tabel Transaksipack

Notrans Int 11 No Primary Key

Nonota varchar 20 No Index

Noretur varchar 20 No Index

Tanggal date No -

kodepack varchar 10 No Index

Jumlah Int 11 No -

(8)

8. Tabel Transaksi

Tabel 10 : Tabel Transaksi

Nonota varchar 20 No Primary Key

Tanggal date No

Kodeuser varchar 10 No

Kodepelanggan varchar 10 No -

Jatuhtempo date No

9. Tabel Detailtransaksi

Tabel 11 : Tabel Detailtransaksi

nonota varchar 20 No index

kodepack varchar 10 No

jumlah Int 11 No

harga Int 11 No -

diskon Int 11 No

10.Tabel Retur

Tabel 12 : Tabel Retur

Noretur varchar 20 No Primary Key

Tanggal date No

Nonota varchar 20 No

11.Tabel Detailretur

Tabel 13 : Tabel Detailretur

Noretur Varchar 20 No index

Kodepack Varchar 20 No

Jumlah Int 11 No

Harga Int 11 No -

(9)

12.Tabel Pembayaran

Tabel 14 : Tabel Pembayaran

Nobayar Int 11 No Primary key

Nonota Varchar 20 No

kodepelanggan Varchar 10 No

Jumlah Int 11 No -

tanggalbayar Date No

4.4.6 Rancangan Desain Tampilan

1. Halaman Login

Halaman login berfungsisebagai gerbang untuk masuk ke dalam

aplikasi. Hanya user yang telah memiliki user id yang dapat

mengakses aplikasi tersebut.

Gambar 5 : Rancangan Halaman Login

2. Halaman Home

Halaman Home berisi penjelasan mengenai fungsi dari

menu-menu yang terdapat pada aplikasi.

Userid :

Password :

Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan PT. Platinum Crop International

Jl. Wuni Benoyo I No. 03 Salatiga 50742 Telp : (0298) 314767

FORM LOGIN

(10)

Gambar 6 : Rancangan Halaman Home

3. Menu User

Di dalam menu curah terdapat dua halaman yaitu :

a. Halaman Data User

Halaman Data User berisi daftar pegawai yang memiliki hak

akses untuk menggunakan aplikasi.

Gambar 7: Rancangan Halaman Data User

b. Halaman Tambah User

Halaman Tambah User digunakan untuk menginputkan user baru

yang berhak menggunakan aplikasi.

HOME USER CURAH PACK MARKETING PELANGGAN TRANSAKSI LAPORAN LOGOUT DATA USER DATA CURAH DATA PACK DATA MARKETING DATA PELANGGAN PENJUALAN LAPORAN PENJUALAN TAMBAH USER TAMBAH CURAH TAMBAH PACK TAMBAH MERKETING TAMBBAH PELANGGAN SAMPLE LAPORAN RETUR

REPACKING LAPORAN SAMPLE

Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan

PT. Platinum Crop International

Jl. Wuni Benoyo I No. 03 Salatiga 50742

Telp : (0298) 314767

SELAMAT DATANG DI APLIKASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PT. PLATINUM CROP INTERNATIONAL

User ID Username Level Password Aksi

Hapus Edit Hapus Edit Hapus Edit DAFTAR USER

Telp : (0298) 314767

(11)

Gambar 8 : Rancangan Halaman Tambah User

4. Menu Curah

a. Halaman Data Curah

Halaman data curah berisi daftar benih curah yang tersedia di

gudang. Informasi yang disediakan yaitu Kode Benih, Nama

Benih dan jumlah (gram) yang masih tersedia.

Gambar 9 : Rancangan Halaman Data Curah

User ID :

User Name :

Password :

Level :

INPUT DATA USER

Simpan Reset

Kode Nama Barang Stok (gram)

Telp : (0298) 314767

(12)

b. Halaman Tambah Curah

Halaman Tambah Curah berfungsi untuk menginputkan data

benih curah yang baru diterima dari supplier.

Gambar 10 : Rancangan Halaman Tambah Curah

5. Menu Pack

Di dalam menu pack terdapat 3 halaman yaitu :

a. Halaman Data Pack

Halaman data pack berisi daftar benih yang sudah dikemas serta

diberi brand Platinum Seed dan siap dijual kepada pelanggan.

Pada halaman ini terdapat tombol detail pada setiap baris data.

Gambar 11 : Rancangan Halaman Data Pack

Tanggal : Kode Curah : Nama : Jumlah :

SIMPAN

Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan PT. Platinum Crop International Jl. Wuni Benoyo I No. 03 Salatiga 50742 Telp : (0298) 314767

TAMBAH CURAH

Kode Brand Volume Jumlah Aksi

Detail Detail Detail

Telp : (0298) 314767

(13)

b. Halaman Detail Packing

Halaman Detail Packing berisi detail keluar masuknya barang

dagangan sesuai dengan kode barangnya.

Gambar 12 : Rancangan Halaman Detail Packing

c. Halaman Tambah Pack

Halaman tambah pack berfungsi untuk menginputkan data benih

yang telah atau baru dikemas. Saat data benih pack berhasil

disimpan, maka secara otomatis jumlah benih yang ada pada data

curah akan berkurang sesuai dengan benih yang di packing.

Gambar 13 : Rancangan Halaman Tambah Pack

Tanggal Kode Pack Nama Pack Volume Jumlah Keterangan

Total Stock FORM DETAIL PACK

Telp : (0298) 314767

Jl. Wuni Benoyo I No. 03 Salatiga 50742 PT. Platinum Crop International Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan

Tanggal :

Kode Pack :

Brand :

Crop :

Kode Curah :

Volume :

Jumlah :

SIMPAN Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan

Telp : (0298) 314767

(14)

d. Halaman Repacking

Halaman ini berfungsi untuk menginputkan data saat terjadi

pengemasan ulang produk yang telah di packing.

Gambar 14 : Rancangan Halaman Repacing

6. Menu Marketing

Didalam menu marketing terdapat 2 halaman antara lain :

a. Halaman Data Marketing

Halaman daftar marketing berisi data dari sales marketing yang

bertugas untuk mempromosikan dan menjual barang kepada

pelanggan.

Gambar 15 : Rancangan Halaman Data Marketing

Kode Pack Baru :

Brand :

Crop :

Kode Pack Lama :

Volume :

Jumlah :

Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan PT. Platinum Crop International Jl. Wuni Benoyo I No. 03 Salatiga 50742

Telp : (0298) 314767

FORM REPACKING

Simpan Reset

Kode Marketing Nama Marketing Wilayah Aksi

Hapus Edit Hapus Edit Hapus Edit

DAFTAR MARKETING

Telp : (0298) 314767

(15)

b. Halaman Tambah Marketing

Halaman ini digunakan untuk mnginputkan data marketing yang

bertugas untuk mempromosikan dan menjual barang kepada

pelanggan.

Gambar 16 : Rancangan Halaman Tambah Marketing

7. Menu Pelanggan

Didalam menu pelanggan terdapat 2 halaman yaitu :

a. Halaman Data Pelanggan

Halaman data pelanggan berisi data pelanggan PT. Platinum Crop

International.

Gambar 17 : Rancangan Halaman Data Pelanggan

Nama :

Wilayah :

Telp : (0298) 314767

INPUT DATA MAREKETING

Si mpan Reset

Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat No Telepon Nama Marketing Aksi

Hapus Edit Hapus Edit Hapus Edit

DAFTAR PELANGGAN

(16)

b. Halaman Tambah Pelanggan

Halaman ini digunakan untuk menginputkan data pelanggan baru

dari PT. Platinum Crop International

Gambar 18 : Rancangan Halaman Tambah Pelanggan

8. Menu Transaksi

Didalam menu transaksi terdapat 2 halaman yaitu :

a. Halaman Transaksi Penjualan

Halaman transaksi penjualan digunakan untuk menginputkan

serta memproses transaksi penjualan

Nama :

Alamat :

No.Telepon :

Marketing :

INPUT DATA PELANGGAN

(17)

Gambar 19 : Rancangan Halaman Transaksi Penjualan

b. Halaman Transaksi Sample

Dalam prakteknya, PT. Platinum Crop International sering

memberikan sample produk kepada pelanggan sebagai sarana

promosi. Halaman Transaksi sample berfungsi untuk

menginputkan data terkait pemberian sample kepada pelanggan

Gambar 20 : Rancangan Halaman Transaksi Sample

No. Nota : Tanggal : Pelanggan : Sales Person : Jatuh Tempo :

Jumlah Subtotal Action Hapus Tambah Kode Pack Nama Pack Harga Diskon

PROSES TRANSAKSI

Simpan

No. Nota : Tanggal :

Pelanggan : Pilih Pelanggan Sales Person :

Action Tambah

Kode Pack Nama Pack Jumlah

PT. Platinum Crop International Jl. Wuni Benoyo I No. 03 Salatiga 50742 Telp : (0298) 314767

TRANSAKSI SAMPLE

(18)

9. Menu Laporan

Di dalam menu laporan terdapat 3 halaman yaitu :

a. Halaman Laporan Penjualan

Halaman laporan penjualan berisi data-data terkait dengan

transaksi penjualan, meliputi tanggal, nomor nota, nama

pelanggan, nama marketing, total penjualan, diskon, jumlah

terbayar, retur, dan jumlah piutang. Pada setiap baris data terdapat

kolom aksi yang berisi :

Gambar 21 : Rancangan Halaman Laporan Penjualan

Dalam setiap baris data pada halaman laporan penjualan terdapat

menu aksi antara lain :

 Halaman Detail Penjualan

Halaman detail penjualan berisi detail dari nota yang dipilih.

Data yang ditampilkan antara lain tanggal jatuh tempo,nama

barang yang terjual, jumlah barang terjual, harga satuan dan

total penjualan.

Cari Pelanggan

Tanggal Nota No. Nota Nama Pelanggan Total Penjualan Jumlah Terbayar Jumlah Piutang Aksi Detail Penjualan Proses Retur Proses Bayar Detail Bayar Batalkan Transaksi Edit Transaksi

Total Nama Marketing

LAPORAN PENJUALAN

(19)

Gambar 22 : Rancangan Halaman Detail Penjualan

 Halaman Proses Bayar

Halaman Proses Bayar berfungsi untuk menginputkan data

pembayaran sesuai dengan nomor nota.

Gambar 23 : Rancangan Halaman Proses Bayar

 Halaman Detail Bayar

Halaman detail bayar berisi detail dari pembayaran yang

telah diinputkan sesuai dengan nomor nota. Data yang

Tanggal : No. Nota : Jatuh Tempo : Salesperson : Pelanggan :

Produk Harga Diskon Subtotal

Grand Total Jumlah

FORM DETAIL PENJUALAN

Telp : (0298) 314767

Total Piutang :

Diskon :

Retur :

Terbayar :

Sisa :

No. Nota :

Kode Pelanggan : Jumlah Bayar :

Tanggal :

INPUT PEMBAYARAN

(20)

ditampilkan antara lain tanggal bayar, nomor nota, nama

pelanggan, jumlah pembayaran dan tanggal pembayaran.

Dalam halaman ini juga terdapat tombol hapus untuk

menghapus pembayaran, namun tombol ini hanya akan aktif

jika user login dengan id manager atau admin.

Gambar 24 : Rancangan Halaman Detail Pembayaran

 Halaman Proses Retur

Halaman Proses Retur berfungsi untuk menginputkan data

retur penjualan sesuai dengan nomor nota penjualan.

Gambar 25 : Rancangan Halaman Proses Retur

Tanggal Nota Nomor Nota Nama Pelanggan Jumlah Bayar Tanggal Bayar Aksi

Total Bayar Rp.

FORM DETAIL BAYAR Telp : (0298) 314767

No. Retur : Tanggal Nota : No. Nota :

Keterangan Subtotal Action Hapus Tambah Kode Pack Nama Pack Jumlah Harga

PROSES RETUR

(21)

 Batalkan Transaksi

Tombol batalkan transaksi berfungsi untukmembatalkan

transaksi penjualan. Tombol tersebuthanya akan aktif saat

user login dengan id manager atau admin.

 Edit Transaksi

Saat tombol ini dipilih, maka akan masuk ke halaman edit

penjualan. Halaman tersebut berfungsi untuk mengedit

transaksi penjualan jika terjadi kesalahan. Tombol Edit

transaksi hanya akan aktif saat user login dengan id manager

atau admin.

b. Halaman Laporan Retur

Halaman laporan retur berisis data terkait proses retur barang

yang telah dilakukan, antara lain tanggal retur, nomor retur,

nomor nota, nama pelanggan, nama marketing, jumlah barang,

harga barang, dan nilai total dari retur tersebut. Halaman ini

dilengkapi dengan tombol hapus untuk membatalkan transaksi

retur, dan tombol ini akan aktif jika user login dengan id manager

(22)

Gambar 26 : Rancangan Halaman Laporan Retur

c. Halaman Laporan Sample

Halaman ini berisi data yang berkaitan dengan transaksi sample

yang telah diproses sebelumnya, antara lain tanggal, nomor nota,

nama pelanggan, nama marketing, nama barang, dan jumlah

barang.

Gambar 27 : Rancangan Halaman Laporan Sample

Cari Pelanggan

Tanggal No. Retur No. Nota Nama Barang Jumlah Harga Total

Total Nama Pelanggan Marketing

LAPORAN RETUR Telp : (0298) 314767

Cari Export ke Excel

Cari Pelanggan

Tanggal No. Nota Item Jumlah Aksi

Hapus Nama Pelanggan Marketing

LAPORAN SAMPLE Telp : (0298) 314767

(23)

4.5 Implementasi

Tampilan pada aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan PT.

Platinum Crop Internationaldirancang dengan cukup sederhana dan mudah

dipahami. Berikut adalah User Interface yang terdapat dalam aplikasi Sistem

Informasi Penjualan dan Persediaan :

1. Halaman Login

Gambar 28 : Implementasi Halaman Login

2. Halaman Home

(24)

3. Menu User

Di dalam menu user terdapat dua halaman yaitu :

a. Halaman Data User

Gambar 30 : Implementasi Halaman Data User

b. Halaman Tambah User

(25)

4. Menu Curah

a. Halaman Tambah Curah

Gambar 32 : Implementasi Halaman Tambah Curah

b. Halaman Data Curah

(26)

5. Menu Pack

Di dalam menu pack terdapat 3 halaman yaitu :

a. Halaman Data Pack

Gambar 34 : Implementsi Halaman Data Pack

b. Halaman tambah pack

(27)

c. Halaman Repacking

Gambar 36 : Implementasi Halaman Repacking

6. Menu Marketing

Didalam menu marketing terdapat 2 halaman antara lain :

a. Halaman Data Marketing

(28)

b. Halaman tambah marketing

Gambar 38 : Implementasi Halaman Tambah Marketing

7. Menu Pelanggan

Didalam menu pelanggan terdapat 2 halaman yaitu :

a. Halaman data pelanggan

(29)

b. Halaman tambah pelanggan

Gambar 40 : Implementasi Halaman Tambah Pelanggan

8. Menu Transaksi

Didalam menu transaksi terdapat 2 halaman yaitu :

a. Halaman transaksi penjualan

(30)

b. Halaman Transaksi sample

Gambar 42 : Implementasi Halaman Transaksi Sample

9. Menu Laporan

Di dalam menu laporan terdapat 3 halaman yaitu :

a. Halaman Laporan Penjualan

(31)

 Halaman Detail Penjuan

Gambar 44 : Implementasi Halaman Detail Penjualan

 Halaman Proses Retur

Gambar 45 : Implementasi Halaman Proses Retur

 Halaman proses bayar

(32)

 Halaman detail bayar

Gambar 47 : Implementasi Halaman Detail Bayar

 Batalkan Transaksi

Tombol batalkan transaksi berfungsi untukmembatalkan

transaksi penjualan. Tombol tersebuthanya akan aktif saat user

login dengan id manager atau admin.

 Edit Transaksi

Saat tombol ini dipilih, maka akan masuk ke halaman edit

penjualan. Halaman tersebut berfungsi untuk mengedit transaksi

penjualan jika terjadi kesalahan. Tombol Edit transaksi hanya

(33)

b. Halaman Laporan Retur.

Gambar 48 : Implementasi Halaman Laporan Retur

c. Halaman Laporan Sample