Analisis Pemanfaatan Data Sensus Harian Rawat Inap Untuk Pelaporan
Indikator Pelayanan Rawat Inap
Di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soeroto Ngawi
Agung Kurniawan1, Tri Lestari2, Rohmadi2
Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2
ABSTRAK
Berdasarkan survey pendahuluan di RSUD dr. Soeroto Ngawi tentang SHRI. Dapat diketahui bahwa penggunaan SHRI tidak maksimal sehingga keberadaannya hanya sebagai pelengkap atau formalitas, yang sebenarnya bila di fungsikan dan dimanfaatkan secara maksimal dapat digunakan untuk pembuatan pelaporan serta indikator pelayanan rumah sakit yang digunakan untuk perencanaan yang akan dilakukan oleh pihak menajemen. Baik dalam hal peningkatan mutu pelayanan, penambahan tenaga medis, kinerja dokter dan perawat, penambahan peralatan medis. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pemanfaatan data sensus harian rawat inap yang digunakan untuk pelaporan indikator pelayanan rawat inap di RSUD dr. Soeroto Ngawi
Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan restropektif dan metode pengumpulan data dengan observasi dan wawancara yang dianalisis secara deskriptif. Obyeknya penelitian adalah kebijakan pemanfaatan data SHRI dan subyeknya petugas analising reporting.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa kebijakan pemanfaatan data SHRI udah terlampir pada BPPRM RSUD dr. Soeroto Ngawi tetapi tidak ada prosedur tetap tentang pemanfaatan data SHRI. Pihak yang mengolah data SHRI adalah petugas analising reporting. Data yang digunakan oleh petugas analising reporting untuk pembuatan Indikator Pelayanan Rawat Inap hanya Hari Perawatan dan Lama Dirawat Pasien sebagai dasar penghitungan BOR, AvLOS, TOI sedangkan BTO diambil dari register pasien rawat inap. Laporan dibuat dengan perhitungan secara manual dan komputerisasi disajikan berbentuk Tabel, Grafik Trend, Grafik Batang, Grafik Barber Johnson. Pihak yang memanfaatkan informasi indikator pelayanan rawat inap adalah management rumah sakit, dokter/mahasiswa, peneliti, badan akreditasi, dinas kesehatan.
Pemanfaatan data SHRI tidak dilaksanakan secara maksimal karena data yang dihasilkan tidak akurat sesuai aslinya, Disebabkan tidak adanya prosedur tetap dan petunjuk tertulis tentang pengisian sensus harian serta sumber data pembuatan pelaporan. Saran dari penelitian ini adalah membuat Prosedur Tetap dan Petunjuk Tertulis (lampiran 6 dan 7) yang jelas khususnya untuk mekanisme pelaksanaan SHRI,sehingga pemanfaatan fungsi SHRI dapat digunakan secara maksimal
Kata Kunci : Pemanfaatan Data Sensus Harian Rawat Inap
Kepustakaan : 14 (1995-2010)
PENDAHULUAN
Dalam PerMenKes No. 269
MENKES/PER/III/2008 Bab III pasal 7, bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis.
Rumah sakit sebagai sarana pelayanan yang menyelenggarakan upaya pelayanan
kesehatan rawat inap yang dikelola oleh
pemerintah maupun swasta.
informasi yang akurat dan berkesinambungan.
Pemanfaatan data pelaporan ini berhubungan dengan mekanisme alur prosedur pelayanan untuk kepentingan internal dan eksternal rumah sakit terutama untuk mengetahui indikator-indikator pelayanan. Pemanfaatan data pelaporan untuk kepentingan internal rumah sakit dimanfaatkan bagi kepentingan pihak pelayanan kesehatan untuk mengetahui standart mutu pelayanan yang sudah dilaksanakan. Sedangkan untuk kepentingan eksternal rumah sakit dimanfaatkan bagi pihak pendidikan/penelitian, dan pihak Dinas Kesehatan. Oleh karena itu, perlu adanya prosedur tetap dalam pemanfaatan data dan mekanisme unit rekam medis dengan tujuan mengantisipasi terjadinya kesulitan dalam pengambilan informasi dan memutuskan suatu pelayanan medis maupun penggunaan data pelaporan oleh pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaporan statistik, hukum, pendidikan, badan akreditasi.
Dari penggunaan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) yang tidak maksimal sehingga keberadaan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) hanya sebagai pelengkap atau formalitas, yang sebenarnya bila di fungsikan dan dimanfaatkan secara maksimal dapat digunakan untuk pembuatan pelaporan dan mengetahui mutu pelayanan dengan indikator pelayanan rumah sakit sehingga mempermudah pekerjaan petugas.. Indikator Rumah Sakit memiliki pengertian parameter yang menggunakan dan mengolah
sumber data dari pelayanan pelayanan
kesehatan di rumah sakit untuk
menghasilkan informasi, fakta, dan pengetahuan berkaitan dengan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk mengambil judul “Analisis Pemanfaatan Data Sensus Harian Rawat Inap Untuk Pelaporan Indikator Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi ”.
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis1. Pengertian Rekam Medis
Berdasarkan Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor. 269/MENKES/PER/III/2008 disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Selain itu, rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepda pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (Depkes, RI, 2006)
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis a. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah
menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
b. Kegunaan rekam medis
Menurut Gibony tahun 1991
kegunaan rekam medis dikenal dengan istilah ALFRED, yaitu:
1) Aspek administrasi
(administration), karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2) Aspek hukum (legal), karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka
usaha menegakkan serta
penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. 3) Aspek keuangan (financial),
karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan dalam aspek keuangan, yang berkaitan dengan pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan yang diberikan pada pasien selama dirawat di rumah sakit.
4) Aspek penelitian (research), karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
5) Aspek pendidikan (education), karena isinya menyangkut data
atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran di bidang kesehatan.
6) Aspek dokumentasi
(documentation), karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagai bahan
pertanggung jawaban dan
pembuatan laporan rumah sakit. (DepKes, RI. 2006)
3. Pemanfaatan isi Rekam Medis
Pada hakekatnya rekam medis
merupakan sumber data yang dapat di
manfaatkan untuk berbagai macam
kepentingan. Untuk data dengan identitas (by name data) perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Siapa yang meminta data, yaitu: 1) Pasien
b. Untuk kepentingan apa, yaitu: 1) Kepentingan yang dapat
membantu pihak pasien untuk kepentingan hukum atau klaim asuransi.
2) Kepentingan penegak hukum (law information)
Untuk kepentingan penegak hukum harus memperhatikan berita acara yang berlaku dan bila untuk kepentingan yang dapat membantu pihak lain harus terdapat ijin dari pasien yang bersangkutan.
3) Kepentingan yang dapat membantu atau menguntungkan pihak lain.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MenKes/PER/III/2008, pasal 13 bab V tentang Kepemilikan, Pemanfaatan dan Penanggungjawab yang berisi:
a. Pemanfaatan rekam medis dapat dipakai sebagai:
1) Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.
2) Alat bukti dalam proses penegakkan hukum, disiplin, kedokteran dan kedokteran gigi dan penegakkan etika kedokteran dan etika kedokteran gigi.
3) Keperluan pendidikan dan penelitian
4) Dasar pembayar biaya pelayanan kesehatan, dan
5) Data statistik kesehatan.
b. Pemanfaatan rekam medis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf C yang menyebutkan identitas pasien harus mendapat persetujuan secara tertulis dari pasien atau ahli
warisnya dan harus dijaga
kerahasiaannya.
c. Pemanfaatan rekam medis untuk keperluan pendidikan dan penelitian tidak diperlukan persetujuan pasien bila dilakukan untuk kepentingan negara.
Pemanfaatan dokumen rekam medis untuk keperluan:
1) Pendidikan dan penelitian a) Untuk pembuatan makalah,
riset, dan lain-lain oleh seorang dokter atau tenaga kesehatan lainnya.
b) Mahasiswa kedokteran. 2) Pasien
Dalam hal peminjaman dokumen rekam medis bagi pasien untuk mendapatkan perawatan lanjutan di rumah sakit lain atau institusi
lain, biasanya dengan
memberikan resume akhir
pelayanan. 3) Asuransi
Rumah sakit harus menyediakan formulir surat kuasa yaitu tanda tangan atau persetujuan tertulis dari pasien saat dirawat.
4) Hukum
tercatat dalam formulir rekam medis harus dianggap sebagai dokumen rekam medis resmi dari suatu kegiatan pemberi pelayanan
yang dapat
dipertanggungjawabkan
kebenaran isinya. Bentuk yang diberikan berupa salinan rekam medis yang telah dilegalisasi atas permintaan pengadilan. Bila diminta aslinya harus ada permintaan secara tertulis dan pada saat diserahkan harus ada bukti tanda terima dari pengadilan pada setiap lembar rekam medis yang diserahkan. (Shofari, B. 2002)
B. Statistik Rumah Sakit
1. Pengertian Statistik
Kata Statistik berasal dari status atau negara yang mencakup 3 pengertian yaitu sebagai ilmu, kegiatan dan data (Chandra, B. 1995). Kata statistik dapat diartikan dalam berbagai macam arti , salah satu arti telah disebutkan dan arti lainnya adalah sebagai ”Angka” yaitugambaran suatu keadaanyang dituangkan dalam angka. Statistik dapat juga diartikan sebagai hasil dari perhitungan seperti rerata, median, standar deviasi, dan lain-lain.
2. Pengertian Statistik Rumah Sakit
Statistik menurut Undang-Undang RI No. 7 tahun 1960 adalah keterangan berupa angka-angka yang memberikan gambaran yang wajar dari seluruh ciri-ciri kegiatan dan keadaan masyarakat indonesia.
Secara umum statistik adalah disiplin ilmu yang mempelajari metode dan prosedur pengumpulan, penyajian, analisa dan penyimpulan suatu data mentah, agar menghasilkan informasi yang lebih jelas untuk keperluan suatu pendekatan ilmiah (scientific inferences), dapat dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu statistik deskriptif dan statistik inferensial.
Statistik rumah sakit adalah statistik kesehatan yang bersumber pada data rekam medik sebagai informasi kesehatan yang digunakan untuk memperoleh kepastian bagi praktisi kesehatan, manajemen dan tenaga medis dalam pengambilan keputusannya.
Statistik rumah sakit yaitu statistik yang menggunakan dan mengolah sumber data dari pelayanan kesehatan di rumah sakit untuk menghasilkan informasi, fakta, dan pengetahuan berkaitan dengan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
(Sudra, R I. 2010)
3. Manfaat Statistik Rumah Sakit
Ada beberapa manfaat statistik rumah sakit diantaranya adalah:
a. Untuk membandingkan kinerja rumah sakit yang dulu dan yang akan datang.
b. Perencanaan masa mendatang. c. Menilai kinerja petugas rumah sakit
(rekam medis, perawat, dokter dan tenaga lain).
d. Dasar untuk mengajukan
4. Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit a. Indikator Statistik Rumah Sakit Pengumpulan data di rumah sakit merupakan data yang dikiumpulkan setiap hari dari pasien rawat inap dan rawat jalan. Data tersebut berguna untuk memantau perawatan pasien setiap hari, bulan, dan lain-lain. Informasi dari statistik rumah sakit digunakan untuk perencanaan, memantau pendapatan dan pengeluaran dari pasien oleh pihak manajemen rumah sakit.
Indikator-indikator pelayanan rumah sakit dapat dipakai untuk mengetahui tingkat pemanfaatan, mutu, dan efisiensi pelayanan rumah sakit. Indikator-indikator berikut bersumber dari sensus harian rawat inap :
1) BOR (Bed Occupancy Rate / percentage bed occupanpcy)
Bed Occupancy Rate (BOR) merupakan angka yang menunjukkan presentase tingkat penggunaan Tempat Tidur pada satuan waktu tertentu di Unit Rawat Inap (bangsal). Standard nilai ideal Barber Johnson menurut DepKes RI untuk BOR 70 – 85 %.
Apabila nilai BOR lebih dari 85 % maka pelayanan yang dijalankan oleh dokter, perawat dan tenaga kesehatan lain kurang efektif, hal tersebut dapat dikarenakan :
a) Beban kerja tinggi
b) Ruang kerja terbatas namun penggunaan Tempat Tidur yang berlangsung secara terus – menerus.
c) Meningkatnya kualitas pasien memperoleh perawatan yang layak dibutuhkannya.
d) Memperpanjangkan masa
penyembuhan pasien.
Adapun rumus Bed Occupancy Rate : BOR =
x 100% 2) Manfaat penghitungan BOR yaitu
untuk mengetahui tingkat
penggunaan Tempat Tidur suatu rumah sakit. Angka BOR yang rendah kurangnya penggunaan fasilitas perawatan rumah sakit oleh masyarakat.
3) AvLOS (Average Length Of Stay) Average Length Of Stay disebut juga lama dirawat merupakan jumlah hari kalender dimana pasien mendapatkan perawatan rawat inap di rumah sakit, sejak tercatat sebagai pasien rawat inap (admisi) hingga keluar dari rumah sakit (discharge). Kondisi pasien keluar bisa dalam keadaan hidup maupun mati. Jadi pasien yang belum keluar dari rumah sakit belum bisa dihitung hari Lama dirawatnya. Nilai ideal menurut DepKes RI untuk AvLOS adalah ± 3 – 12 hari.
Total dari lama hari rawat dapat diartikan sebagai jumlah hari rawat yang didapat pada pasien, sampai pasien keluar hidup atau meninggal. Rumus Average Length Of Stay : AvLOS=
4) TOI (Turn Over Interval)
Turn Over Interval menunjukkan rata-rata jumlah hari sebuah Tempat Tidur tidak ditempati pasien. Hari “Kosong” ini terjadi antara saat Tempat Tidur yang ditinggalkan oleh seorang pasien sehingga digunakan lagi oleh pasien berikutnya. Nilai ideal menurut DepKes RI untuk Turn Over Interval (TOI): 1-3 hari
Rumus Turn Over Interval :
TOI= –
5) BTO (Bed Turn Over)
Bed Turn Over atau Troughput merupakan rerata jumlah pasien yang menggunakan setiap Tempat Tidur dalam periode tertentu. Nilai BTO sangat membantu dalam menilai tingkat penggunaan Tempat Tidur karena dalam dua periode bisa diperoleh angka BOR yang sama tetapi angka BTO berbeda. Nilai ideal menurut DepKes RI Bed Turn Over (BTO) minimal 30 pasien dalam periode 1 tahun.
Rumus Bed Turn Over : BTO =
6) NDR (Net Death Rate)
Net Death Rate merupakan angka kematian 48 jam setelah dirawat untuk tiap-tiap 1000 penderita keluar. Indikator ini dapat memberi gambaran mutu pelayanan di rumah sakit. Nilai NDR yang dianggap masih dapat ditolerir adalah kurang dari 25 per 1000 pasien keluar.
Rumus Net Death Rate NDR=
x 1000
7) GDR (Gross Death Rate)
Gross Death Rate merupakan angka kematian untuk tiap-tiap 1000 penderita keluar. Nilai GDR dapat ditolerir tidak lebih dari 45 per 1000 pasien keluar.
Rumus Gross Death Rate GDR =
x 1000
8) Newborn death rate
Untuk Newborn death rate merupakan kematian yang dihitung terpisah. Bayi baru lahir termasuk bayi yang lahir hidup kemudian meninggal. Kematian bayi baru lahir ini adalah jumlah bayi lahir yang meninggal dibagi dengan jumlah bayi yang keluar (meninggal dan hidup) pada periode yang sama. Pada Newborn death rate bayi harus bayi lahir hidup.
a) Early fetal death: kematian kurang dari 20 minggu kehamilan atau berat yang kurang dari 500 gram.
b) Intermediate fetal death: kematian karena minimal 20-28 minggu kehamilan atau berat diantara 501-1000 gram.
c) Late fetal death: kematian lebih dari 28 minggu atau berat lebih dari 1000 gram.
Perhitungan fetal death rate adalah
x 100
9) Maternal death rate
Maternal death rate dapat diklasifikasikan langsung dan tidak langsung, untuk yang langsung merupakan kematian karena proses melahirkan dan terjadi komplikasi. Pada penyebab kematian langsung masuk dalam perhitungan maternal death rate. Untuk penyebab tidak langsung bisa karena menderita penyakit yang berkembang selama kehamilan tersebut, efek psikologis
dari kehamilan yang dapat
bertanggung jawab terhadap
kematian.
Maternal death rate adalah indikator yang digunakan pada pengukuran keberadaan layanan prenatal disuatu komunitas, cara perhitungannya adalah:
x 100
b. Pelaporan Rumah Sakit
Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat, dan akurat yang secara garis besar jenis pelaporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu :
1) Laporan Internal Rumah Sakit Laporan internal rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. Jenis laporan tersebut meliputi :
a) Pasien rumah sakit
diklasifikasikan menjadi : (1)Pasien Umum (2)Pasien Kebidanan (3)Pasien Anak
(4)Bayi Lahir di Rumah Sakit (5)Bayi kiriman dari luar
(6)Pasien keluar rumah sakit diklasifikasikan menjadi : (a)Pasien Umum (b)Pasien Kebidanan (c)Pasien Anak
(d)Bayi Lahir di Rumah Sakit (e)Bayi kiriman dari luar b) Pasien meninggal di rumah sakit
diklasifikasikan menjadi : (1)Pasien Umum
(2)Pasien meninggal kurang dari 48 jam
(3)Pasien meninggal lebih dari 48 jam
(5)Pasien Stillbirth (6)Net Death Rate (NDR) (7)Gross Death Rate (GDR) (8)Maternal Death Ra te (MDR)
c) Lamanya pasien dirawat
diklasifikasikan menjadi : (1)Pasien Umum (2)Pasien Kebidanan (3)Pasien Anak
(4)Bayi Lahir di Rumah Sakit (5)Bayi kiriman dari luar
d) Hari perawatan pasien (HP) diklasifikasikan menjadi :
(1)Pasien Umum (2)Pasien Kebidanan (3)Pasien Anak
(4)Bayi Lahir di Rumah Sakit (5)Bayi kiriman dari luar
e) Persentase pemakaian Tempat Tidur (Bed Occupancy Rate (BOR)), diklasifikasikan menjadi: (1)Pasien Umum
(2)Pasien Kebidanan (3)Pasien Anak
(4)Bayi Lahir di Rumah Sakit (5)Bayi kiriman dari luar
f) Kegiatan persalinan
diklasifikasikan menjadi : (1)Letak belakang kepala (2)Vacum Ekstraksi (3)Sectio Caesarean (4)Forcep
g) Kegiatan pembedahan dan
tindakan medik lain,
diklasifikasikan menjadi : (1)Operasi besar
(2)Operasi sedang
(3)Operasi kecil
h) Kegiatan Rawat Jalan meliputi : (1)Laporan pengunjung pasien (2)Laporan kunjungan pasien (3)Laporan konsultasi
(4)Laporan kegiatan imunisasi (5)Laporan kegiatan keluarga
berencana
(6)Laporan kegiatan penunjang medis
Sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan pelaporan rumah sakit yang kegiatannya dihitung mulai jam 00.00 s/d 24.00 setiap harinya.
2) Laporan Eksternal Rumah Sakit Laporan eksternal rumah sakit ditujukan kepada Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia (DITJEN YANMED), Dinas Kesehatan Propinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1410/Menkes/SK/X/2003 Tentang
Penetapan Penggunaan Sistem Informasi Rumah Sakit di Indonesia (Sistem Pelaporan Rumah Sakit) Revisi V. Pelaporan eksternal rumah sakit dibuat sesuai dengan kebutuhan Departemen Kesehatan Republik Indonesia yang meliputi :
a) Data Kegiatan Rumah Sakit (RL1)
b) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap Rumah Sakit (RL 2a) c) Data Keadaan Morbiditas Pasien
d) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit (RL 2b) e) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan Survailans Terpadu Rumah Sakit (RL 2b.1)
f) Data Status Imunisasi (RL 2c) g) Data Individual Morbiditas Pasien
Rawat Inap, terdiri dari : h) Data Dasar Rumah Sakit (RL 3) i) Data Ketenagaan Rumah Sakit
(RL 4)
j) Data Ketenagaan Individual Rumah Sakit (RS Vertikal DepKes) (RL 4a)
k) Data Peralatan Medik Rumah Sakit (RL 5)
l) Data Kegiatan Kesehatan
Lingkungan (RL 5)
m)Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit (RL 6)(Depkes, 2006) 5. Data dan Informasi
Data adalah kumpulan angka atau fakta hasil pengukuran atau keterangan mengenai suatu kejadian. Data belum dapat memberikan arti ataupun manfaat dalam menunjang sistem manajemen apakah sudah dilakukan pengolahan data. Data adalah sebagai bahan baku yang dalam suatu pengolahan statistik, akan dapat dirubah menjadi informasi. Informasi adalah sesuatu yang secara potensial dapat memberikan makna dan bermanfaat sebagai bahan pengambilan keputusan bagi para manajer. (Davis, G. B. 1999).
C. Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
1. Pengertian Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
Sensus harian pasien rawat inap adalah kegiatan pencacahan/ penghitungan pasien yang dilakukan setiap hari pada suatu ruang rawat inap. Berisi tentang mutasi keluar masuk pasien selama 24 jam mulai dari pukul 00.00 sampai dengan 24.00
2. Tujuan
Untuk memperoleh informasi semua pasien yang masuk dan keluar Rumah Sakit selama 24 jam.
3. Kegunaan
a. Untuk mengetahui jumlah pasien masuk, pasien keluar Rumah Sakit, meninggal di Rumah Sakit .
b. Untuk mengetahui tingkat
penggunaan tempat tidur.
c. Untuk mengitung penyediaan sarana atau fasilitas pelayanan kesehatan. 4. Tanggung Jawab Pelaksanaan
a. Kepala perawat pada masing-masing ruang rawat inap bertanggungjawab dalam pengisian sensus harian.
b. Perawat atau Bidan yang
memutasikan pasien atau petugas yang ditunjuk oleh kepala perawat ruang rawat inap melaksanakan pengisian sensus harian sesuai petunjuk yang telah ditetapkan. c. Formulir sensus harian disediakan
oleh unit pencatatan medik Rumah Sakit.
5. Mekanisme Pengisian
intern Rumah Sakit dan keluar Rumah Sakit.
b. Sensus Harian untuk satu hari ditutup jam 24.00 dan sesudah itu dibuat resume sensus harian untuk hari yang bersangkutan.
c. Jika ada pasien masuk Rumah Sakit atau keluar atau meninggal sesudah jam 24.00 maka harus dicatat pada formulir sensus harian berikutnya. d. Sensus harian dibuat rangkap tiga
1) 1 lembar untuk subbagian catatan medik
2) 1 lembar untuk P2RI
3) 1 lembar untuk arsip ruang rawat e. Sensus harian dikirimkan pukul 08.00
setiap pagi. f. Lain-lain
Untuk Rumah Sakit kecil mekanisme
pembuatan Sensus Harian
disesuaikan dengan kebutuhan (Depkes, 2005)
D. Rekapitulasi Sensus Harian Rawat
Inap
1. Pengertian Rekapitulasi Sensus Harian Rawat Inap
Formulir perantara untuk menghitung dan merekap jumlah pasien rawat inap selam satu bulan yang diterima dari masing-masing ruang rawat inap. 2. Tujuan
Untuk memperoleh informasi semua pasien yang dirawat di Rumah Sakit selama satu bulan secara keseluruhan maupun pada masing-masing ruang rawat inap yang diperlukan bagi
perencanaan, pengawasan atau penilaian kinerja.
3. Kegunaan
a. Untuk mengetahui jumlah pasien dirawat selama satu bulan atau satu triwulan.
b. Untuk mengetahui tingkat
penggunaan tempat tidur selama periode bulanan dan triwulan. c. Merupakan data dasar mengenai
pasien rawat inap yang perlu dilaporkan kepada Departemen Kesehatan setiap triwulan pada formulir RL_1 hal 1.
4. Tanggung Jawab
a. Kepala unit pencatatan medik Rumah Sakit bertanggung jawab dalam pengisian Rekapitulasi Sensus Harian pasien Rawat Inap.
b. Staff Unit Perekam Medis yang ditunjuk oleh Kepala Unit Pencatatan Medik Rumah Sakit, melaksanakan pengisian rekapitulasi bulanan pasien Rawat Inap.
c. Formulir Unit Perekam Medik Rumah Sakit sesuai dengan format yang telah ditetapkan.
5. Mekanisme
a. Formulir Rekapitulasi Bulanan RP.1 merupakan formulir standard untuk membuat rekapitulasi pasien Rawat Inap setiap bulan yang kemudian dijumlahkan untuk setiap triwulan. b. Formulir Rekapitulasi Bulanan RP.1
dan satu lembar untuk Rumah Sakit secara keseluruhan.
c. Formulir Rekapitulasi Bulanan RP.1 diisi segera setelah Formulir Rekapitulasi Sensus Harian selesai diisi secara lengkap.
d. Formulir Rekapitulasi Bulanan RP.1 diisi sesuai dengan data yang terdapat pada Rekapitulasi Sensus Harian menurut jenis pelayanan yang ada. e. Formulir Rekapitulasi Bulanan RP.1
diisi setiap hari untuk setiap lembar formulir RP.1 yang harus dibuat
masing-masing Rumah Sakit.
Formulir RP.1 harus selesai setiap hari untuk setiap tanggal laporan. (Depkes, 2005)
E. Analising/ Reporting
1. Bagian Analising/ Reporting adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok :
a. Mengumpulkan data kegiatan rumah sakit dari sensus harian yang dicatat oleh unit pelanyanan pencatatan data kegiatan rumah sakit, sensus harian sebagai dasar penyusunan laporan kegiatan rumah sakit.
b. Merekap sensus harian sebagai dasar laporan kegiatan rumah sakit (RL_1). c. Mengumpulkan dan mengolah data
penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap sebagai dasar laporan morbiditas (RL_2) yang meliputi :
1) RL_2a
Memuat data morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokkan menurut daftar tabulasi dasar.
Untuk masing-masing kelompok penyakit dilaporkan mengenai jumlah pasien keluar menurut golongan umur dan menurut jenis kelamin, serta jumlah pasien mati untuk masing-masing kelompok penyakit.
2) RL_2b
Memuat data morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokkan menurut daftar tabulasi dasar. Untuk masing-masing kelompok penyakit dilaporkan mengenai jumlah kasus baru menurut golongan umur dan menurut jenis kelamin dari kasus baru tersebut dan jumlah kunjungan.
3) RL_2a1 yaitu laporan keadaan morbiditas survailans tepadu pasien rawat inap rumah sakit. 4) RL_2b1 yaitu laporan keadaan
morbiditas survailans terpadu pasien rawat jalan rumah sakit. 5) RL_2c yaitu laporan yang
memuat status imunisasi.
d. Mengumpulkan dan mengolah data sebab kematian sebagai dasar laporan mortalitas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data inventaris rumah sakit sebagai dasar laporan inventaris rumah sakit (RL_3).
f. Mengumpulkan dan mengolah data ketenagaan sebagai dasar laporan ketenagaan (RL_4).
dasar laporan inventaris peralatan medis (RL_5).
h. Memuat data infeksi nosokomial rumah sakit (RL_6).
i. Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik.
2. Informasi yang dihasilkan fungsi analising reporting dalam pelayanan rekam medis :
a. Data dan informasi kegiatan-kegiatan rumah sakit pada setiap unit pelayanan.
b. Data dan informasi morbiditas rawat inap.
c. Data dan informsi morbiditas rawat jalan.
d. Data dan informasi mortalitas rawat inap.
e. Data dan informasi mortalitas rawat jalan.
f. Data dan informasi imunisasi. g. Data dan informasi ketenagaan. h. Data dan informasi inventaris umum
dan peralatan medis.
i. Hasil analisis statistik rumah sakit.. (DepKes, 2003)
METODE PENELITIAN
A. Jenis PenelitianJenis penelitian adalah deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya berupa diskripsi (penggambaran) keadaan objek penelitian tanpa memberikan kesimpulan yang berlaku umum (generalisasi).
Sedangkan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi yaitu metode penelitian pengumpulan data
dengan cara pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian. Pendekatan yang digunakan adalah secara retrospektif yaitu penelitian pada tingkat penggunaan dokumen rekam medis (berdasarkan data masa lampau). (Arief, M.2003)
B. Definisi Istilah
1. Sensus harian rawat inap adalah kegiatan pencacahan/ penghitungan pasien yang dilakukan setiap hari pada suatu ruang rawat inap.
2. Prosedur tetap adalah kebijakan rumah sakit dalam mekanisme pelayanan, suatu petunjuk pelaksanaan prosedur yang tertulis sebagai panduan standarisasi dalam menjalani suatu kegiatan.
3. Pemanfaatan data sensus harian rawat inap adalah proses, cara dan perbuatan yang menjadikan data medis memiliki nilai guna atau faedah untuk digunakan dan di laporkan seperti indikator pelayanan, jumlah sarana dan prasarana. 4. Indikator rawat inap adalah
parameter-parameter yang digunakan dalam mengetahui perolehan, kinerja pelayanan rawat inap yaitu BOR, AVLos, TOI, BTO, NDR, GDR (Hatta, G.2008).
C. Obyek dan Subjek Penelitian
D. Instrumen dan Cara Pengolahan Data
1. Instrumen Penelitian a. Pedoman Observasi
Observasi yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati objek yang diteliti secara langsung pada saat penelitian, digunakan untuk mendapatkan data:
1) Mengetahui Kebijakan rumah sakit tentang sumber data pelaporan Indikator Pelayanan Rawat Inap
2) Pihak yang mengolah data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI). 3) Pengolahan data Sensus Harian
Rawat Inap (SHRI) untuk pelaporan indikator pelayanan rawat inap.
4) Penyajian dan manfaat indikator pelayanan rawat inap untuk rumah sakit
5) Pihak yang memanfaatkan data indikator pelayanan rawat inap b. Pedoman Wawancara
Pedoman wawancara yaitu
pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung dengan nara sumber untuk mendapatkan data mengenai prosedur pengunaan dan pemanfaatan data medis Sensus Harian Rawat Inap
(SHRI). Nara sumber dalam
penelitian ini adalah petugas analising & reporting dan petugas rawat inap.
2. Cara pengumpulan data a. Observasi
Observasi dilakukan, dengan mengamati secara langsung terhadap
obyek penelitian khususnya
pemanfaatan data rekam medis sensus harian rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah dr.Soeroto Ngawi.
b. Wawancara
Wawancara yaitu cara yang digunakan jika sumber atau responden penelitian adalah manusia yang dilakukan secara langsung. Dengan diajukannya pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh responden.
E. Teknik dan Analisis Data
1. Teknik Pengolahan Data
Tahap-tahap pengolahan setelah data dikumpulkan adalah sebagai berikut: a. Collecting :Melakukan pengumpulan
data mengenai pemanfaatan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) b. Penyajian : Memaparkan atau
menyajikan hasil penelitian dalam bentuk narasi kemudian dilakukan interpretasi data.
2. Analisis Data
HASIL
PENELITIAN
DAN
PEMBAHASAN
A.
Hasil Penelitian
1.
Pe
layanan rawat inap terdapat 202 tempat tidur dengan pembagian kelas sebagai berikut :Tabel 1. Jumlah Tempat Tidur di Rumah Sakit Umum Daerah dr.Soeroto Ngawi
No Bangsal Keterangan Jumlah Tempat
Tidur
Jumlah
Pav VIP I II III
1 Cendana Umum 12 12
2 Anggrek Umum 5 12 17
3 Mawar Penyakit
Dalam
wanita
6 34 40
4 Melati Penyakit
Dalam pria
3 28 31
5 Flamboyan Bedah 4 22 26
6 Teratai Jiwa 16 16
7 Wijaya
Kusuma
Bersalin 6 16 8 30
9 Bougenfil Anak 3 27 30
Jumlah total 12 5 24 32 135 202
a. Fasilitas pemeriksaan penunjang antara lain :
1) Laboratorium 2) Farmasi/apotik 3) Radiologi
4) Pemulasaraan jenazah 5) USG (Ultra Sono Graphy) 6) EEG (Electro Encephalo Graphy) 7) ECG (Electro Cardio Graphy) 8) Slit Lamp (pemeriksaan dalam
bola mata)
9) Audiometri Fungsi (pemeriksaan fungsi pendengaran)
10)Elektro Cauterisasi 11)Brain Mapping dan EMG
12)Treadmill 13)Infant incubator 14)Mobile X ray 15)Ventilator 16)Mammografi
2. Kebijakan rumah sakit tentang sumber data pelaporan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI).
Sesuai dengan Buku Pedoman
Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi disebutkan bahwa “Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi melaksanakan pelaporan rumah sakit adalah merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk menghasilkan laporan secara cepat, tepat, dan akurat“. Dilaporkan setiap tiga bulan sekali ke Direktur Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi serta semua unit yang terkait, sensus harian dan register pasien rawat jalan dan rawat inap merupakan dasar dalam pelaksanaan pembuatan laporan rumah sakit.
Ada pun laporan menurut Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi yang berdasarkan sensus harian dan register pasien rawat jalan dan rawat inap adalah :
a. Data Kunjungan Per Tribulan b. Perbandingan Data Kunjungan Per
Bagian Pelayanan
c. Data Indikator Pelayanan Per Bulan Rawat Inap
d. Grafik Barber Johnson
g. Indikator Pasien Rawat Jalan Per Poliklinik
h. Indikator Pelayanan Rawat Inap Per Ruang
i. Sepuluh Besar Penyakit
j. Lima Belas Penyakit Terbesar Penyebab Kematian
k. Sepuluh Besar Tindakan / Operasi l. Kegiatan Instalasi Bedah Sentral
(OK)
m. Data Kematian Per Ruangan n. Presentase Kunjungan Rawat Jalan o. Presentase Kunjungan Rawat Inap p. Presentase Kunjungan UGD
q. Perbandingan Kunjungan Pasien Umum, Askes, Maskin
3. Pihak yang mengelola data sensus harian rawat inap (SHRI)
Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi dikelola dan diisi oleh unit rekam medis dan ruang rawat inap. Ruang rawat inap/bangsal adalah sebagai pihak yang mengisi Sensus Harian Rawat Inap (SHRI).
Menurut Prosedur Tetap Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi No. Dokumen 445/005/P.RM/1/2011 tentang Pengumpulan Sensus Harian Rawat Inap (lampiran 4), observasi di lapangan dan wawancara pada petugas ruang rawat inap serta analising reporting , yang mengelola Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) adalah unit rekam medis/analising reporting adapun kegiatannya sebagai berikut :
a. Menyediakan formulir Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
b. Petugas analising reporting menerima Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) dari petugas rawat inap yang telah ditunjuk.
c. Melakukan perekapan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) pada formulir RP.1.
d. Mengolah data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) menjadi beberapa indikator pelayanan.
4. Pengolahan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) untuk pelaporan indikator pelayanan rawat inap
Data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi diperoleh dari setiap bangsal perawatan setelah itu dilanjutkan dengan rekapitulasi ke dalam formulir RP.1 dan dijadikan sebagai dasar pembuatan indikator
pelayanan rawat inap. Adapun
pengolahannya diproses dengan mekanisme sebagai berikut :
Gambar 1. Flow Chart Mekanisme Pengolahan Data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) di Rumah Sakit Umum Daerah dr.Soeroto Ngawi
a. Sensus
Harian Rawat
Inap
(SHRI)
b. Formulir Rekapitulas
i RP1
c. Indikator Pelayanan Rawat Inap
Pelaporan Bulanan, Tribulanan,
Tahunan Formulir
Penjelasan flow chart sebagai berikut : a. Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
Menurut Prosedur Tetap Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi
No.Dokumen 445/005/P.RM/1/2011
(Lampiran 3) tentang Pengumpulan Sensus Harian Rawat Inap, sensus harian pasien rawat inap adalah kegiatan pencacahan/ penghitungan pasien yang dilakukan setiap hari pada suatu ruang rawat inap. Berisi tentang mutasi keluar, masuk, pindahan, dipindahkan, meninggal, jumlah lama dirawat dan sisa pasien yang dirawat dalam 24 jam.
b. Tata cara pengisian formulir Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi belum ada Petunjuk Teknis pengisian formulir. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada petugas analising reporting tentang pengisian Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi pada form keluar, masuk, penderita yang dipindahkan ke ruang lain, penderita pindahan dari ruang lain, meninggal < 48 jam, meninggal ≥ 48 jam, berisi sama yaitu nomor register, nama penderita, bagian atau kelas perawatan. Adapun resume di (lampiran 5)
c. Manfaat pengisian
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada petugas analising reporting, dan ruang rawat inap, manfaat Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi sebagai berikut :
1) Untuk mengetahui jumlah pasien masuk, pasien keluar Rumah Sakit, meninggal di Rumah Sakit.
2) Untuk mengetahui tingkat
penggunaan tempat tidur.
3) Untuk mengitung penyediaan sarana atau fasilitas pelayanan kesehatan. 4) Data yang terdapat dalam Sensus
Harian Rawat Inap (SHRI)
Berdasarkan wawancara dengan petugas analising reporting diketahui data yang digunakan sebagai dasar pembuatan indikator rawat inap sebagai berikut :
1) Jumlah pasien awal per bangsal dan kelas perawatan
2) Jumlah pasien masuk per bangsal dan kelas perawatan
3) Jumlah pasien keluar per bangsal dan kelas perawatan
4) Jumlah pasien pindahan per bangsal dan kelas perawatan
5) Jumlah pasien dipindahkan per bangsal dan kelas perawatan
6) Jumlah hari perawatan per bangsal dan kelas perawatan
7) Jumlah lama dirawat per bangsal dan kelas perawatan
8) Jumlah pasien sisa per bangsal dan kelas perawatan
d. Rekapitulasi RP.1
masing-masing ruang rawat inap. Dengan tujuan untuk memperoleh informasi semua pasien yang dirawat di Rumah Sakit selama satu bulan yang dilaporkan dalam laporan triwulan secara keseluruhan maupun pada masing-masing ruang rawat inap, yang diperlukan bagi perencanaan, pengawasan, pelaporan atau penilaian kinerja Rumah Sakit Umum Daerah Ngawi dr. Soeroto.
Dari RP.1 kemudian data diolah dalam bentuk statistik rumah sakit yang terdiri dari beberapa parameter indikator pelayanan untuk dilaporkan sesuai dengan kebutuhan pelaporan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi.
e. Pelaporan indikator pelayanan rawat inap Berdasarkan hasil pengolahan dari data yang dihasilkan Formulir Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) yang direkapitulasi pada Formulir Rekapitulasi Bulanan RP.1 yang dilakukan perhitungan secara manual dan komputerisasi dapat dilaporkan beberapa parameter dan pengolahan statistik yang digunakan untuk indikator pelayaanan rawat inap Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi, adapun data yang digunakan oleh petugas analising reporting yang diambil dari Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) untuk pembuatan Indikator Pelayanan Rawat Inap per ruang (Lampiran 11) hanya Hari Perawatan dan Lama Dirawat, selanjutnya hari perawatan digunakan sebagai dasar pembuatan :
1) BOR (Bed Occupancy Rate), 2) AvLOS (Average Length Of Stay), 3) TOI (Turn Over Interval),
5. Penyajian dan manfaat indikator pelayanan rawat inap untuk rumah sakit Dari hasil pengolahan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) yang di hitung sesuai parameter indikator pelayanan rawat inap yang digunakan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi, dapat dibuat pelaporan dengan perhitungan secara manual dan komputerisasi disajikan dengan menggunakan aplikasi microsoft word dan excel, adapun grafik barber johson dibuat dengan menggunakan software pada aplikasi microsoft excel, dan dapat disajikan data yang berbentuk :
a. Tabel, (lampiran 11) b. Grafik trend, (lampiran 12) c. Grafik batang, (lampiran 11)
d. Grafik Barber Johnson, (lampiran 13) Data yang sudah diolah tersebut kemudian direkap pada tabel dan grafik berdasarkan bulan dan tahun sesuai ruang atau keseluruhan ruang rawat inap. Data tersebut dibuat secara berkesinambungan dari tahun sebelumnya.
Manfaat dari pembuatan indikator pelayanan rawat inap, menurut observasi dan wawancara dengan petugas analising reporting adalah:
a. Sebagai dasar pengambilan
keputusan
b. Mengukur tingkat pelayanan petugas kesehatan
c. Perencanaan pengembangan alat dan sarana kesehatan
6. Pihak yang memanfaatkan indikator pelayanan rawat inap
Pihak yang memanfaatkan indikator pelayanan rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi adalah :
a. Dinas kesehatan
b. Peneliti (mahasiswa atau dokter muda)
c. Pihak manajemen Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi d. Badan akreditasi
B. Pembahasan
1. Kebijakan rumah sakit tentang sumber data pelaporan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI).).
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi sudah memiliki kebijakan tentang pemanfaatan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) yang tertulis dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis yang dibuat oleh pihak Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi yang menyatakan bahwa “ …… sensus harian dan register pasien rawat jalan dan rawat inap merupakan dasar dalam pelaksanaan pembuatan laporan rumah sakit“.
Dari petunjuk kebijakan yang tertulis dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi semua pelaporan sudah dibuat dan dilaksanakan oleh pihak rumah sakit.
2. Pihak yang mengelola data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soeroto Ngawi dikelola oleh petugas analising
reporting. Hal itu sudah sesuai dengan Prosedur Tetap Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi tentang Pengumpulan Sensus Harian Rawat Inap (lampiran 3), yang menyatakan bahwa, “Dilakukan proses rekapitulasi pasien rawat inap harian dan bulanan oleh petugas rekam medis kemudian dikumpulkan untuk bahan pelaporan kegiatan rumah sakit“, tetapi pada kutipan tersebut tidak menyatakan unit kerja analising reporting yang melakukan pengelolaan. Menurut observasi di lapangan dan wawancara pada petugas analising reporting hal tersebut diserahkan kepada Kepala Bagian Rekam Medis untuk menunjuk anggotanya sesuai tugas pokok
masing-masing dalam pelaksanaan
kegiatannya.
Menurut DepKes, 2006 tentang bahwa tugas pokok analising reporting salah satunya adalah mengumpulkan data kegiatan rumah sakit dari sensus harian yang dicatat oleh unit pelanyanan pencatatan data kegiatan rumah sakit, sensus harian sebagai dasar penyusunan laporan kegiatan rumah sakit.
3. Pengolahan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) untuk pelaporan indikator pelayanan rawat inap
pengisian Sensus Harian Rawat Inap (SHRI).
Prosedur Tetap sendiri adalah suatu petunjuk pelaksanaan prosedur yang tertulis sebagai panduan standarisasi dalam menjalani suatu kegiatan. Prosedur Tetap akan sangat membantu suatu unit pelaksana kegiatan pelayanan untuk menjalankan segala aktifitas pelayanan agar tetap dapat menjaga mutu pelayanannya. Agar lebih baik lagi kalau adanya prosedur tetap memuat seluruh mekanisme dan tujuan, manfaat, pelaksana, penanggung jawab, pengertian, kebijakan, prosedur teknis yang runtun dan jelas sehingga dapat menjadi pedoman/ panduan dalam melaksanakan pengisian untuk memperoleh data yang valid dan sesuai dengan keadaan sebenarnya. Usulan Prosedur Tetap dan Petunjuk Tertrulis trntang Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) (lampiran 4 dan 6) .
Data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi diolah melalui beberapa tahapan. Sesuai hasil kegiatan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) diterima oleh petugas analising reporting lalu dilakukan perekapan pada formulir RP.1 setelah itu dilakukan pengolahan data sesuai kebutuhan pembuatan indikator pelayanan rawat inap. Adapun data yang digunakan oleh petugas analising reporting yang diambil dari Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) untuk pembuatan Indikator Pelayanan Rawat Inap hanya Hari Perawatan dan Lama Dirawat yang selanjutnya digunakan sebagai dasar penghitungan BOR (Bed Occupancy Rate),
AvLOS (Average Length Of Stay), TOI (Turn Over Interval).
Adapun BTO (Bed Turn Over) tidak bersumber dari Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) melainkan dari register pasien rawat inap dan data ruang rawat inap. Dari 3 parameter diatas BOR (Bed Occupancy Rate), AvLOS (Average Length Of Stay), TOI (Turn Over Interva), diolah dengan menggunakan rumus berdasar pada buku Ery R. 2009. Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan dengan dasar buku Dep Kes
Menurut observasi di lapangan dan wawancara pada petugas analising reporting pemanfaatan data sensus harian tidak dilakukan secara maksimal dikarenakan tidak disiplinnya pengisian dan penyerahan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) dikarenakan tidak adanya prosedur tetap dan
petuntuk teknis pengisian yang
menyebabkan isi dari sensus harian tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya seperti contoh :
a. Data jumlah pasien keluar mati yang dicatat pada Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) dengan dokumen pasien yang meninggal tidak sama, sehingga menyulitkan penghitungan NDR (Net Death Rate) dan GDR (Gross Death Rate)
c. Jumlah tempat tidur jika terjadi perubahan tidak lansung ditulis pada Sensus Harian Rawat Inap (SHRI), sehingga petugas analising reporting harus menanyakan ke ruang rawat inap/bangsal tentang jumlah tempat tidur hal menyulitkan penghitungan efisiensi tempat tidur
Petugas harus mencari sumber data lain seperti register pasien rawat inap untuk menjadi dasar sumber data pelaporan untuk dicocokkan dengan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI), hal ini mendorong petugas analising reporting lebih memanfaatkan data di dalam register pasien rawat inap dari pada Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) karena data register pasien rawat inap lebih sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Semua data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) di isi dan di hitung semua tapi beberapa data diisi tidak sesuai keadaan aslinya. Maka pada pelaksanaannya semua hasil data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) tidak dimanfaatkan maksimal. Maka perlu diadakannya sosialisasi petunjuk teknis penulisan/pengisian dan prosedur tetap tentang Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) untuk petugas rawat inap utamanya perawat
atau bidan dalam mekanisme
pelaksanaannya. Sehingga pembuatan, penyerahan, perekapan, Sensus Harian Rawat Inap dilaksanakan petugas setiap hari dan sesuai keadaan aslinya agar tidak perlu lagi mencocok kan data dengan register pasien rawat inap dan tidak menambah beban kerja petugas, sesuai kebijakan Rumah Sakit dan prosedur tetap yang ada.
4. Penyajian dan manfaat indikator pelayanan rawat inap untuk rumah sakit Menurut observasi dan wawancara pada petugas analising reporting Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi, membuat pelaporan dengan perhitungan secara manual dan komputerisasi disajikan dengan menggunakan aplikasi microsoft word dan excel, adapun grafik barber johnson dibuat dengan menggunakan software pada aplikasi microsoft excel, dan dapat disajikan data yang berbentuk :
a. Tabel
Tabel bermanfaat untuk
memperlihatkan pola,
kecenderungan, kekhususan,
perbedaan dan hubungan lainyang ada pada data dan tabel dapat pula merupakan dasar untuk membuat tampilan yang lain, seperti grafik. Tabel harus bersifat menerangkan dirinya sendiri (self explanatory). Jika tabel dipisahkan dari teks yang menyertainya, ia harus tetap bisa
memberikan informasi yang
diperlukan kepada pembaca. (Hatta G, 2010)
b. Grafik Trend
c. Grafik Batang/Balok
Grafik Batang/Balok (bar chart) merupakan grafik yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel satu variabel atau lebih. Tiap kategori tabel diwakili oleh satu balok. Panjang balok sebanding dengan jumlah subyek atau kejadian pada kategori tersebut.(Hatta G, 2010) d. Grafik Barber Johnson
Rumusan dan paduan empat
parameter untuk memantau dan menilai tingkat efisiensi penggunaan Tempat Tidur untuk bangsal
perawatan pasien. Keempat
parameter yang dipadukan tersebut BOR (Bed Occupancy Rate), AvLOS (Average Length Of Stay), TOI (Turn Over Interval), dan BTO (Bed Turn Over). Perpaduan keempat parameter tersebut diwujudkan dalam bentuk Grafik Barber Johnson (BJ).
Manfaat Grafik Barber Johnson :
1) Membandingkan tinngkat
efisiensi pemggunaan tempat tidursuatu unit (Rimah Sakit atau bangsal) dari waktu ke waktu dalam periode tertentu
2) Memonitor perkembangan
pencapaian target efisiensi penggunaan tempat tidur yang telah ditentukan dalam suatu periode tertentu
3) Membandingkan tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur antar unit (misalnya antar bangsal di suatu Rumah Sakit) dalam
periode tertentu memantai dampak dari suatu penerapan kebijakan terhadap efisiensi penggunaan tempat tidur (Sudra, R I.2010)
Bentuk penyajian ini dilakukan sesuai kebutuhan pelaporan dan permintaan dari management Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi dan dinas terkait, tidak ada prosedur tetap atau kebijakan rumah sakit mengenai bentuk penyajian pelaporan
Manfaat dari pembuatan indikator pelayanan rawat inap, menurut observasi dan wawancara pada petugas analising reporting sudah sesuai dengan fungsi indikator pelayanan rawat inap yaitu untuk memantau perawatan pasien setiap hari, bulan, dan lain-lain. Informasi dari statistik rumah sakit digunakan untuk perencanaan, memantau pendapatan dan pengeluaran dari pasien oleh pihak manajemen rumah sakit. Indikator-indikator pelayanan rumah sakit dapat dipakai untuk mengetahui tingkat pemanfaatan, mutu, dan efisiensi pelayanan rumah sakit. (Hatta, G.2010)
Menurut Hatta G,2010 Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) dapat dijadikan sebagai sumber data penghitungan
Tetapi data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi hanya digunakan sebagai dasar penghitungan BOR (Bed Occupancy Rate), AvLOS (Average Length Of Stay), TOI (Turn Over Interval).
5. Pihak yang memanfaatkan indikator pelayanan rawat inap
Pihak yang berwenang dalam
memanfaatkan dokumen rekam medis adalah pihak yang bersedia memenuhi persyaratan dan prosedur yang telah disahkan oleh pihak Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi. Selain itu, pihak yang memanfaatkan informasi indikator pelayanan rawat inap dari eksternal Rumah Sakit seperti dokter muda /mahasiswa, peneliti, dinas kesehatan, harus sepengetahuan dan mendapat ijin yang diperkuat dengan tanda tangan dari kepala rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi, adapun pihak-pihak eksternal dan internal tersebut adalah:
a) Dinas kesehatan, memanfaatkan indikator pelayanan rawat inap untuk bahan pelaporan ke tingkat lanjutan atas sebagai pengukur tingkat kinerja pelayanan rumah sakit.
b) Peneliti, memanfaatkan indikator pelayanan rawat inap untuk penelitian atau pembuatan skripsi. Peneliti ini termasuk mahasiswa, calon dokter ataupun dokter yang mengikuti pendidikan lanjutan.
c) Pihak menagement, yang
memanfaatkan indikator pelayanan rawat inap salah satunya adalah
Direktur rumah sakit dan pihak perencanaan, direktur rumah sakit memanfaatkan informasi rekam
medis antara lain sebagai
perencanaan pengembangan rumah sakit, perencanaan pengembangan alat dan sarana kesehatan dan untuk mengetahui tingkat kematian serta tingkat kinerja pelayanan rawat inap. d) Badan akreditasi, memanfaatkan
indikator pelayanan rawat inap untuk bahan pertimbangan pemberian akreditasi rumah sakit.
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan1. Kebijakan rumah sakit tentang sumber data pelaporan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI).
Kebijakan sudah terlampir pada Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis yang dibuat oleh pihak Rumah Sakit Umum
Daerah dr. Soeroto Ngawi yang
melampirkan sensus harian adalah sebagai dasar bahan pelaporan.
2. Pihak yang mengolah data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
Pihak yang mengolah data sensus harian rawat inap (SHRI) di serahkan kepada
Kepala Bagian Rekam Medis yang
menunjuk petugas analising reporting atau anggotanya sesuai tugas pokok masing-masing dalam pelaksanaan kegiatannya. 3. Pengolahan data Sensus Harian Rawat
Pengolahan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto Ngawi dapat menghasilkan pelaporan indikator rawat inap yaitu BOR (Bed Occupancy Rate), AvLOS (Average Length Of Stay), TOI (Turn Over Interval).
Untuk BTO (Bed Turn Over) dan indikator pelayanan rawat inap yang lain tidak di hitung berdasarkan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) karena data sensus harian belum dimanfaatkan secara maksimal dikarenakan kurang disiplinnya pengisian dan penyerahan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) serta tidak ada adanya petunjuk pengisian Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) 4. Penyajian dan manfaat indikator
pelayanan rawat inap untuk rumah sakit Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeroto
Ngawi, membuat pelaporan dengan
perhitungan secara manual dan
komputerisasi disajikan data yang berbentuk Tabel, Grafik Trend, Grafik Batang, Grafik Barber Johnson (lampiran 11-13). Dari penyajian data tersebut rumah sakit dapat mengetahui perolehan hasil pelayanan dari tahun ke tahun dan dapat mengetahui intregrasi data antar unit pelayanan, dengan Grafik Barber Johnson rumah sakit dapat mengetahui efisiensi penggunaan tempat tidur,
Manfaat dari pembuatan indikator pelayanan rawat inap untuk rumah sakit, adalah:
a) Sebagai dasar pengambilan
keputusan
b) Mengukur tingkat pelayanan petugas kesehatan
c) Perencanaan pengembangan alat dan sarana kesehatan
d) Untuk mengetahui tingkat kematian dan kepuasan pasien rawat inap 5. Pihak yang memanfaatkan data indikator
pelayanan rawat inap
Pihak yang memanfaatkan informasi indikator pelayanan rawat inap adalah pihak eksternal dokter/mahasiswa, peneliti, dinas kesehatan pihak internal manajemen rumah sakit, badan akreditasi.
B. Saran
1. Sebaiknya membuat Prosedur Tetap dan Petunjuk Tertulis tentang mekanisme pelaksanaan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI),sehingga petugas bangsal/ruang rawat inap dapat melaksanakan pembuatan Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) secara benar dan menghasilkan data yang akurat untuk dimanfaatkan dalam penghitungan indikator pelayanan rawat inap ( Usulan prosedur tetap pada pengisian Sensus Harian Rawat Inap pada lampiran ).
2. Perlu diadakannya sosialisasi petunjuk teknis penulisan/pengisian dan prosedur tetap tentang Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) untuk petugas rawat inap utamanya perawat atau bidan dalam mekanisme pelaksanaannya.
Rumah Sakit dan prosedur tetap yang ada.
4. Sebaiknya petugas rawat inap/bangsal (perawat/bidan) memasukkan data secara benar sehingga petugas analising reporting bisa memanfaatkan data Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) untuk di jadikan sebagai sumber data dan mempermudah pembuatan pelaporan indikator pelayanan rawat inapseperti : a) AvLOS (Average Length Of Stay) b) BOR (Bed Occupancy Rate) c) BTO (Bed Turn Over) d) TOI (Turn Over Interval) e) NDR (Net Death Rate) f) GDR (Gross Death Rate) g) Newborn death rate h) Maternal death rate
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M. 2003. Pengantar Metodologi Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Surakarta: Sebelas Maret University Press. Hal 8, 43, 53-4
Chandra, B. 1995. Pengantar Administrasi Kesehatan, cetakan I, Palembang.
Davis, G. B. 1999. Sistem Informasi Komputer, Bandung
Depkes. RI. 2003. Sistem Informasi Rumah Sakit di Indonesia (sistem Pelaporan Rumah Sakit (Sistem Pelaporan Rumah Sakit Revisi V)
Depkes RI. 2005. Buku Petunjuk Pengisian, Pengolahan Dan Penyajian Data
Rumah Sakit. Jakarta:
DITJENYANMED
DepKes RI. 2006. Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Revisi 2. Jakarta: Dirjen Bina
Pelayanan Medik Departemen
Kesehatan RI.
Ery R. 2009. Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan. Yogyakarta : Graha Ilmu. Hal 56 – 58
Hatta, G. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press.
Hatta, G. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. edisi revisi Jakarta: UI Press.
PerMenKes RI. 2006. No.
1405/MENKES/PER/XI. Pedoman
Organisasi Rumah Sakit Di
Lingkungan Departemen Kesehatan. Hal 4-7
PerMenKes. No. 269/MenKes/Per/III/2008 tertanggal 12 Maret 2008. hal. 2 dari 12
Shofari, B. 2002. Modul Pembelajaran
Pengelolaan Rekam Medis dan
Dokumentasi Rekam Medis. PSRK_01.
Semarang: PORMIKI. (Tidak
dipublikasikan).
Sudra R I. 2010. Statistik Rumah Sakit. Yogyakarta: Graha Ilmu. Hal 2 – 57
