commit to user
iANALISIS TATA RUANG KANTOR DALAM MENCAPAI EFISIENSI
KERJA PEGAWAI DI KANTOR PD. BPR BKD
KARANGANYAR TAHUN 2011
SKRIPSI
Oleh:
VERANICHA TRIA KUSUMADEWI
X7406092
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ivABSTRACT
Veranicha Triakusumadewi, ANALYSIS OF OFFICE LAYOUT IN
ACHIEVING WORK EFFICIENCY IN PD. BPR BKD KARANGANYAR OFFICE. A Thesis. Surakarta: Teacher Training and Education Faculty. Sebelas Maret University, October 2011
The purposes of this study are for (1) Knowing the layout of PD. BPR BKD Karanganyar office. (2) Knowing the work efficiency of employees in PD BPR BKD Karanganyar office. (3) Knowing the layout of PD. BPR BKD Karanganyar
The study approach used in this study is qualitative with descriptive form and the kind of this study is case study. The strategy used is rooted singular strategy. Sampling technique used is purposive sampling technique and snowball sampling technique. The data source is informan, place, events and document. The collecting data technique used is interview, observation and document analysis. For data validity, uses data triangulation methodology. While, data analysis technique used is interactive analysis.
Based on the result of the study, it can be concluded that : (1) PD. BPR BKD
distance principle, use entire room principle, the series of work principle and the change of work place arrangement principle. Because the places of tools is still far ted based on the work procedure current of each part and the room arrangement which The employees work of PD. BPR BKD Karanganyar office -down stairs because the work from the field must be inputted on the upstairs, so the work is cancelled. (3) In setting the office layout of PD. BPR BKD K
layout, that is, the shortest distance principle, the using of entire rooms principle, the series of work principle and the changing of workplace arrangement, so the efficiency
commit to user
vABSTRAK
Veranicha Triakusumadewi, ANALISIS TATA RUANG KANTOR
DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI KANTOR PD. BPR
BKD KARANGANYAR. Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan. Universitas Sebelas Maret, Oktober 2011.
Tujuan penelitian ini adalah untuk: (1) Mengetahui tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar. (2) Mengetahui efisiensi kerja pegawai kantorPD. BPR BKD Karanganyar. (3) Mengetahui tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar dalam mencapai efisiensi kerja pegawai.
Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan bentuk deskriptif dan jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Strategi yang digunakan adalah strategi tunggal terpancang. Teknik sampling dengan teknik purposive sampling dan teknik bola salju (snowball sampling). Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan analisis dokumentasi. Untuk keabsahan data, menggunakan trianggulasi data dan trianggulasi metodologi. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif.
commit to user
viMOTTO
Kegagalan tidak berarti berakhirnya suatu pekerjaan, tapi awal untuk mencapai sukses.\
(Edward Yaung)
Kerjakan apa saja yang telah menjadi hak dan kewajibanmu, karena kebahagiaan hidupmu terletak disitu.
(Mustafa Al-Gholayami)
Semakin banyak belajar dari suatu pekerjaan, semakin banyak pula anda mendapat penghasilan dari pekerjaan itu.
(Intisari kewiraswastaan)
Baik atau buruk hasil suatu pekerjaan tergantung dengan hati nurani dan niat kita mengerjakannya.
(Peneliti)
commit to user
viiPERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahan untuk :
1. Allah SWT atas nikmat dan Karunia Nya.
2. Ibunda dan Ayahku tercinta, terima kasih, untuk
anpa ujung.
3. Kakak-kakak dan ponakan-ponakan yang selalu
menyayangiku.
4. Seseorang yang kelak akan mendampingiku.
5. Sahabat-sahabatku dan teman-teman PAP 06 yang
selalu memberiku semangat.
commit to user
viiiKATA PENGANTAR
Puji syukur Allhamdulilah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan penyusunan skripsi berjudul ANALISIS TATA RUANG KANTORDALAM
MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI KANTOR PD. BPR
BKDKARANGANYARTAHUN 2010 dengan baik dan lancar.
Penyusunan skripsiskripsi ini tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa bantuan berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini peneliti menyampaikan terima kasih kepada:
1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberikan ijin untuk mengadakan penelitian.
2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah menyetujui permohonan penyusunan skripsi ini.
3. Ketua dan Sekretaris Program Studi Pendidikan Ekonomi Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret.
4. Ketua dan Sekretaris Program Studi Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan
Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
5. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd selaku pembimbing I yang telah sabar dan telaten
memberikan bimbingan dan pengarahan dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Anton Subarno, S.Pd, M.Pd selaku pembimbing II yang telah sabar dan
telaten memberikan bimbingan dan pengarahan dalam menyelesaikan skripsi ini.
7. Dosen Program Studi Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi
commit to user
ix8. Prihanto, SE, MM selaku Kepala Kantor PD. BPR BKD Karangnyar yang
telah memberikan ijin bagi penulis untuk mengadakan penelitian.
9. Deni Susilo, SH selaku Kepala Bagian Umum dan para staf kantor PD. BPR
BKD Karanganyar yang telah memberikan informasi selama pengumpulan data.
10. Bapak, Ibu, dan keluarga besarku, terima kasih atas kasih sayang, dukungan,
terima kasih banyak yang telah sabar membantuku.
11. Sahabatku Dian, Ratna, Sari, Rohmat, Nico, Pi2n, Ramadan, Kemi, Dias, Yuli
terima kasih atas persahabatan yang indah.
12. Seluruh teman-teman se-angkatan yang sama-sama berjuang menyusun
skripsi maupun kuliah.
13. Semua pihak yang tidak mungkin kami sebutkan satu persatu yang telah
membantu kelancaran penyusunan skripsi ini.
Peneliti menyadari bahwa masih ada kekurangan dalam menyusunan skripsi ini, namun peneliti berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi peneliti sendiri, pembaca pada umumnya dan untuk pengembangan ilmu pengetahuan.
Surakarta, November 2011
commit to user
xDAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGAJUAN ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN ABSTRAK ... v
HALAMAN ABSTRACT ... vi
HALAMAN MOTTO ... vii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
A. Tinjauan Pustaka ... 7
1. Tata Ruang Kantor ... 7
commit to user
xiB. Penelitian yang Relevan ... 28
C. Kerangka Pemikiran ... 29
4. Struktur Organisasi Kantor PD. BPR BKD 5. Karangnyar ... 43
6. Sarana dan Prasarana ... 44
B. Deskripsi Ruang Sub-Sub Bagian Kantor PD. BPR BKD Karanganyar ... 46
1. Ruang Direktur Utama ... 46
2. Ruang Direktur ... 47
3. Ruang Counter ... 48
commit to user
xii5. Ruang Kredit ... 51
6. Ruang Meeting/Aula ... 52
C. Deskripsi Permasalahan Penelitian ... 53
1. Tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar ... 53
2. Kinerja Pegawai kantor PD. BPR BKD 3. Karanganyar ... 55
4. Tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar dalam mendukung efisiensi kerja pegawai ... 56
D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ... 63
BAB V PENUTUP ... .. ... 68
A. Kesimpulan ... 68
B. Implikasi ... 68
C. Saran ... 69
commit to user
xiiiDAFTAR LABEL
Halaman
Tabel 1. Pengaruh Warna ... 19
Tabel 2. Sumber Kebisingan ... 21
Tabel 3. Sarana dan Prasarana pada Kantor PD. BPR BKD Karanganyar ... 44
Tabel 4. Daftar Barang Inventaris Ruang Direktur Utama ... 47
Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Direktur ... 48
Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Counter... 50
Tabel 7. Daftar Barang Inventaris Ruang Pengawasan ... 51
Tabel 8. Daftar Barang Inventaris Ruang Kredit ... 52
commit to user
xivDAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Kerangka Pemikiran ... 30 Gambar 2. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara
commit to user
xvDAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Jadwal Pelaksanaan Penelitian ... 71
Lampiran 2. Daftar Pertanyaan wawancara ... 72
Lampiran 3. Field Note ... 73
Lampiran 4. Foto Tata Ruang Kantor PD. BPR BKD Karangnyar ... 78
Lampiran 5. Gambar Bagan Kantor PD. BPR BKD Karanganyar ... 80
Lampiran 6. Gambar Bagan Kantor PD. BPR BKD Karanganyar Menurut 4 Asas ... 85
Lampiran 7. Denah Lantai 1 dan Lantai 2 Kantor PD. BPR BKD Karanganyar ... 86
Lampiran 8. Struktur Organisasi ... 91
Lampiran 9. Daftar Iventaris ... 88
commit to user
1BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Masalah
Pada era sekarang ini telah terlihat banyak bermunculan organisasi yang berneka ragam, baik organisasi-organisasi swasta maupun organisasi pemerintah yang bergerak dalam berbagai bidang kehidupan, diantaranya yang bergerak pada bidang politik, bidang ekonomi, bidang sosial budaya, dan sebagainya
Hal ini merupakan suatu bukti bahwa pada zaman kehidupan yang modern ini manusia tidak dapat meninggalkan organisasi sebagai sarana yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Beragam organisasi yang berkembang tersebut juga merupakan bukti nyata bahwa semakin modernnya peradapan manusia dan semakin kompleknya kebutuhan manusia yang harus dipenuhi. Kesemuanya itu akan memicu manusia untuk menjadi anggota suatu organisasi, sehingga organisasi merupakan pilihan manusia untuk mengadakan sosialisasi demi mewujudkan tujuan. Setiap organisasi yang dibentuk dan bergerak dalam bidang apapun memiliki suatu tujuan yang hendak dicapai. Keberhasilan pencapaian tujuan organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu: manusia (man), metode (methode), bahan (material), mesin (machine), modal (money). Dalam usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi baik pemerintah maupun swasta sering menghadapi suatu masalah, yaitu bagaimana pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dapat berjalan dengan lancar.
commit to user
Salah satu upaya agar organisasi dapat berjalan dengan lancar adalah dengan cara menjalankan setiap aktivitas-aktivitas organisasi dengan berlandaskan pada efisiensi, menurut yaitu merupakan perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai (The Liang Gie, 2000: 17). Dengan cara tersebut diharapkan seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dimanfaatkan dan dipergunakan dengan sebaik-baiknya. Efisiensi disini memiliki arti yaitu penghematan dalam penggunaan tenaga, waktu, pikiran, ruang, dan benda termasuk uang.
Suatu pekerjaan yang dikerjakan secara efisien dengan suatu ukuran tertentu akan membuat tercapainya hasil yang baik secara mutu maupun jumlah bahkan dapat mencapai hasil yang maksimal melebihi yang direncanakan. Jadi, dari uraian diatas dapat dipahami bahwa bekerja secara efisien dapat membuat hasil yang ingin dicapai menjadi maksimal.
Adapun kantor merupakan pusat, tempat, markas, gedung, rumah, kamar; dimana seseorang mempunyai tugas, usaha, jabatan, kedudukan, fungsi atau melakukan sesuatu kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya (Hery Sawiji, 2002: 5). Pengaturan tata ruang kantor yang sesui dengan asas dapat membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat membantu terciptanya dengan baik dan dapat membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik pula sehingga efisiensi kerja dapat tewujud dan tujuan dapat mudah tercapai.
commit to user
Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakkan dan terkesan rapi serta faktor warna dan cahaya yang sesui dengan ruang kerja dapat memunculkan kegairahan dalam bekerja. Hal tersebut bertujuan untuk penghematan, baik penghematan ruang maupun tenaga dan pikiran karyawan dalam bekerja. Penataan ruang dan fasilitas didalamnaya akan dapat membantu akan terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat mudah dicapai. Bekerja secara efisien mulai dari pegawai atau anggota suatu organisasi dengan jabatan yang tertinggi hingga yang terendah tanpa terkecuali, dapat membuat setiap pekerjaan yang diterima dapat diselesaikan dengan mudah dan ringan. Namun jika hal ini tidak dapat dijalankan maka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dikhawatirkan akan sulit diraih.
Tercapainya penataan tata ruang kantor secara maksimal, maka perlu memperhatikan asas-asas tata ruang kantor. The Liang Gie (2000: 189) merumuskan empat asas pokok bagi tata ruang kantor. Asas tersebut adalah:
1) Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialaah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek pendeknya.
2) Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal hal yang khusus, suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat alat kantor menurut rangakaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan daripada asas mengenai jarak terpendek.
3) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnnya semua ruangan yang ada. Ruang itu tidak hanya yang vertikal keatas maupun kebawah. Jadi, dimana pun tidak ada ruang yang dibiarkan tak terpakai.
4) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
commit to user
Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti menemukan permasalahan bahwa pembagian tata ruang kantor PD. BPR BKD yang belum optimal, sempitnya area gedung menimbulkan masalah dalam pembagian ruang, adanya penggunaan sekat sekat pada tiap sub bagian menambah sempitnya ruangan, dan susunan tempat kerja yang belum sesui dengan alur prosedur keja pegawai.
Pada tiap sub bagian ditemukan masalah dalam penataan meja dan kursi yang berdempetan membuat ruangan terasa sesak dan sempit. Walaupun sudah ada
AC (Air Conditioner) tetapi ruangan masih pengap dan panas karena sempitnya
ruangan. Banyaknya dokumen dan arsip-arsip yang diletakkan di lantai ruangan sehingga mengganggu lalu lintas pekerjaan. Dan kurang diperhatikannya penyusunan perabot dan alat alat perlengkapan.
Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memungkinkan pelaksanaan pekerjaan menjadi lancar tanpa menghambur-hamburkan waktu dan tenaga. Untuk itu penyusunan perabot kantor dan penempatan alat-alat perlengkapan, pengaturan tempat kerja, pengaturan cahaya, udara, suhu, suara, suhu, warna harus diperhatikan. Tata ruang yang baik akan menimbulkan efisiensi pekerjaan para karyawan dalam pencapaian tujuan suatu organisasi secara efisien.
Berdasarkan uraian dari uraian di atas, maka peneliti berusaha mengkaji tentang efisiensi dan tata ruang kantor dengan melakukan penelitian dengan judul: TATA RUANG KANTOR DALAM MENCAPAI EFISIENSI
KERJA PEGAWAI
B.Rumusan Masalah
commit to user
1. Bagaimana tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar?
2. Apakah kinerja pegawai kantor PD. BPR BKD Karanganyar sudah efisien?
3. Bagaimana tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar dalam mencapai
efisiensi kerja pegawai?
C.Tujuan Penelitian
Setiap kegiatan pasti mempunyai tujuan tertentu sehingga dalam kegiatannya dapat terukur hasilnya. Menurut Suharsimi Arikunto (2006: 58) sesuatu yang ingin dicapai merupakan tujuan penelitian. Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar.
2. Untuk mengetahui efisiensi kerja pegawai kantor PD. BPR BKD Karanganyar.
3. Untuk mengetahui tata ruang kantor PD. BPR BKD Karanganyar dalam mencapai
efisiensi kerja pegawai.
D.Manfaat Penelitian
Penelitian ini dapat menghasilkan informasi baru yang rinci dan dapat memberikan manfaat dalam menjawab masalah penelitian. Secara teoritis adalah untuk pengembangan lebih lanjut. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini antara lain:
1. Manfaat Teoritis
Untuk menambah dan memperluas pengetahuan di bidang administrasi perkantoran khususnya pengetahuan tentang tata ruang dan efisiensi kerja pegawai.
2. Manfaat Praktis
a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan di kantor PD. BPR BKD Karanganyar
commit to user
b. Memberikan sumbangan pemikiran yang berarti bagi pegawai kantor PD. BPR
BKD Karanganyar .
c. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan bagi pengembangan penelitian
commit to user
7BAB II
LANDASAN TEORI
A.Tinjauan Pustaka
Tinjauan pustaka merupakan pengkajian terhadap pengetahuan tentang konsep-konsep, hukum-hukum dan prinsip-prinsip yang relevan dengan permasalahan, melihat dari penelitian ini, maka tinjauan pustaka yang perlu dikaji adalah:
1. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor
a. Pengertian Kantor
Ditinjau secara fisik kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran, tapi pada dasarnya kantor merupakan bentuk suatu organisasi. Prajudi Atmosudirdjo
organisasi yang terdiri atas tempat, staf, personel, dan operasi ketatausahaan, guna mem
Moekijat dalam Hery Sawiji (2002:5) berpendapat bahwa:
Kantor itu dipandang sebagai suatu sentrum (pusat) dari kegiatan-kegiatan, tempat penyimpanan surat-surat, arsip-arsip dan dokumen-dokumen penting, data dan informasi serta warkat-warkat lainnya. Kantor juga merupakan tempat fungsionaris lain menghubungi dan meninggalkan pesan atau berita, merupakan pusat pemikiran kegiatan utama seseorang yang sudah menjadi penyelenggara kegiatan administrasi bagaimanapun.
commit to user
b. Pengertian Tata Ruang Kantor
Salah satu faktor yang dapat menciptakan efisiensi kerja pegawai adalah penyusunan tata ruang kantor yang efisien. The Liang Gie (2000:186)
kebutuhan kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang itu untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor faktor fisik yang dianggap orperlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Mengenai definisi tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142)
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja
George R. Terry yang dikutip oleh Aries Susilo (2000:36) menerangkan
penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya-Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penyusunan perabot, peralatan dan perlengkapan kantor serta penganturan tempat kerja yang disesuikan dengan ruangan yang bertujuan untuk mewujudkan efisiensi kerja pegawai. Tata ruang tidak hanya sebatas tentang penempatan dan penyusunan peralatan dan perlengkapan kantor saja, tetapi juga menyangkut jumlah peralatan dan perlengkapan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan fungsi ruangan serta biaya yang diperlukan.
c. Tujuan Tata Ruang Kantor
commit to user
kantor, ada beberapa tujuan yang hendak dicapai. Aries Susilo (2000:37) merumuskan tata ruang kantor sebagai berikut:
1) Mempelancar pekerjaan kantor secara efektif
2) Mempergunakan segenap ruangan yang ada dengan baik
3) Memberikan kesenangan dan rasa puas pegawai
4) Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor
5) Memberikan kesan yang baik dari para pelanggan dan tamu
terhadap kantor
6) Memberikan fleksibilitas yang besar untuk kebutuhan kebutuhan
yang berlebihan
Berkenaan dengan tujuan tata ruang kantor , The Liang Gie (2000:188-189) memberikan rumusan sebagai berikut:
1) Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat
menempuh jarak yang sependek mungkin
2) Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
3) Segenap ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan
pekerjaan
4) Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara
memuaskan
6) Pihak luar yang mengujungi kantor yang bersangkutan mendapat
kesan yang baik tentang organisasi itu
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai
pekerjaan dan mudah diubah sewaktu waktu diperlukan
Berkenaan dengan tujuan tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142-143) memberikan rumusan sebagai berikut:
1) Memberikan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah
ekonomis yang besar.
2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang
bekerja,
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4) Memberikan kepuasan dan kenyaman kerja.
5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti
komputer, telepon, teleks, intercom, faksimili, e-mail, dan
pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum.
6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan
commit to user
7) Memberikan rasa aman dn keleluasan poribadi.
8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan
mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan
tamu perusahaan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari tataruang kantor adalah untuk memanfaatkan segenap ruangan secara optimal dan menempatkan perabot kantor di tempat yang sesui, sehingga dapat melancarkan dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan kantor. Jika ruangan kantor tidak ditata dengan baik, maka akan menyita banyak waktu, tenaga dan pikiran para pegawai dalam menyelasaikan tugasnya sehingga prinsip efisiensi dalam bekerja dapat terwujud. Dengan tata ruang kantor yang baik, akan memberikan kepuasaan dan kenyamanan untuk bekerja, sehingga pegawai merasa betah ketika bekerja di kantor.
Penataan ruang kantor tidak hanya ditujukan untuk pegawai saja melainkan pihak-pihak lain yang berkepentingan di kantor tersebut, antara lain pimpinan dan pihak luar yang mengunjungi kantor. Bagi pimpinan, akan lebih memudahkan pengawasan terhadap para pegawainya sedangkan bagi pihak luar akan memberikan kesan yang baik terhadap kantor tersebut. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan diperlukan agar proses pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai dapat terlaksana sesuai dengan yang semestinya. Penataan kantor juga bertujuan agar pihak-pihak luar yang berkepentingan merasa nyaman berada di kantor tersebut, apalagi jika fungsi kantor adalah untuk pelayanan masyarakat, maka harus benar-benar memperhatikan segi kenyamanan dan efisiensi kerjanya, sehingga akan menimbulkan kesan yang baik dari masyarakat.
d. Asas Tata Ruang Kantor
commit to user
1) Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialaah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek pendeknya.
2) Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal hal yang khusus, suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat alat kantor menurut rangakaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan daripada asas mengenai jarak terpendek.
3) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnnya semua ruangan yang ada. Ruang itu tidak hanya yang vertikal keatas maupun kebawah. Jadi, dimana pun tidak ada ruang yang dibiarkan tak terpakai.
4) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal hal yang khusus, suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat. Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Selain itu, penataan ruang kantor juga harus memperhatikan rangkaian kerja yang dilakukan para pegawai. Pengaturan dan penempatan para pegawai seharusnya disesuaikan dengan urutan pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan sampai penyelesaian, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Dalam penataan ruang kantor, suatu ruangan harus ditata sedemikian rupa sehingga satu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal.
commit to user
bagian yang ada dalam organisasi. Selain itu, tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman dan puas. Artinya, pegawai dalam bekerja tidak terganggu oleh situasi-situasi yang menghambat pekerjaannya misalnya suasana yang berisik dan panas, barang-barang yang dapat membayakan dan lingkungan kantor yang tidak mendukung dalam penyelesaikan pekerjaan.
Berdasarkan rumusan di atas, diharapkan dapat tercapai tata ruang kantor yang efisien, yaitu pekerjaan dapat berjalan menurut aliran garis lurus, sehingga kesimpangsiuran pekerjaan dan mondar mandirnya pegawai dapat terhindarkan, yang sama artinya dengan menghemat tenaga, waktu, pikiran serta biaya
e. Manfaat Tata Ruang Kantor
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya tata ruang kantor yang efisien diharapkan dapat mengakibatkan lancarnya kegiatan-kegiatan kantor. Badri Munir Sukoco (2007:189) menyatakan bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut:
1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif.
2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3) Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat.
4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.pan
5) Meningkatkan produktifitas kerja pegawai.
6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan
melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat diketahui bahwa tata ruang kantor yang baik dan terencana memberikan manfaat kepada 2 (dua) pihak yaitu pihak internal kantor yakni para personil kantor khususnya pegawai dan pihak eksternal kantor yakni masyrakat umum. Manfaat yang diberikan bagi pegawai antara lain dapat menciptakan suatu kondisi yang menunjang
kelancaran pekerjaan kantor, penghematan ruangan, mempercepat
commit to user
efisiensi dalam bekerja. Sedangkan bagi pihak luar, tata ruang kantor yang baik juga memberikan kenyamanan dan kepuasan bagi masyarakat sehingga masyarakat memiliki kesan yang baik terhadap kantor tersebut.
f. Macam-Macam Tata Ruang Kantor
Dalam melaksanakan penataan ruangan kantor yang perlu
diperhatikan terlebih dahulu ialah bentuk dan luas ruang yang tersedia serta jenis pekerjaan, sehingga dihasilkan tata ruang kantor yang efesien. The Ling Gie (2000:192-193) membedakan tata ruang kantor dalam dua macam, yaitu:
1) Tata ruang kantor yang terpisah pisah
Pada susunan ini ruang untuk bekerja terbagi bagi dalam
beberapa satuan.
2) Tata ruang yang terbuka
Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak dipisahkan.
Tata ruang kantor yang terbuka lebih baik dan memuaskan daripada ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Hal tersebut diungkapkan The Liang Gie (2000) dengan alasan sebagai berikut: 1) memudahkan pengawasan terhadap pegawai, dengan tata ruang kantor yang terbuka, para pimpinan lebih leluasa untuk melihat dan mengamati proses pelaksanaan pekerjaan pegawainya; 2) lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai, karena merasa bekerja dalam satu ruangan yang sama maka akan menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat; 3) jika terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan, tataruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
commit to user
kamar atau sekatan-sekatan buatan. Tata ruang terbuka lebih baik dari pada tata ruang yang terpisah- pisah. Hal tersebut diungkapkan Hery Sawiji (2002:79) dengan alasan :
1) Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap
pegawai.
2) Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai. Hal ini
dapat menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat karena mereka merasa bekerja sama pada satu ruangan.
3) Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara.
4) Kalau terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor maupun
perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan, atau tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
Berkenaan dengan macam tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008: 143-144) menyebutkan bahwa secara garis besar tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1) Ruang kantor terbuka (open plan offices)
Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak dipisahkan noleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Keuntungan adalah:
a) Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya
yang tinggi.
b) Memudahkan komunikasi dan koodinasi kerja antar pegawai
baik.
c) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.
d) Mmudahkan pengawasan.
Kerugian adalah:
a) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
b) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan
pendingin udara serta air cleaner untuk mengurangi bau.
c) Memungkinkan terjadinya kebisingan yang menggangu
commit to user
2) Ruang kantor tertutup (closed plan offices)
Tempat kerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Keuntungan adalah:
a) Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan,
kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumen, atau asset perushaan yang beharga.
b) Konsentrasi terhadap pekerjaan lebih mudah.
c) Dapat lebih menghargai tamu.
Kerugian adalah:
a) Mmbutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan
ruangan, lebih banyak alat komunikasi (seperti telepon dan
e-mail), penerangan, ventilasi, peralatan kantor dan
pemeliharaanya dan lain-lain.
b) Mempersulit perubahaan layout kantor atau fleksibilitas
ruangan kurang.
c) Komunikasi atau koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang
oleh alat komunikasi yang memadai.
d) Mempersulit pengawasan.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, secara garis besar tata ruang kantor dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaiitu tata ruang terbuka dan tata ruang tertutup, dengan keuntungan dan kerugiannya masing-masing. Pemilihan jenis tata ruang kantor baik itu terpisah, terbuka atau tertutup tergantung pada jenis pekerjaan, situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan. Setelah memahami keuntungan dan kerugian dari macam-macam tata ruang, hendaknya benar-benar menjadi perhatian karena jika tidak tepat dalam menentukan jenis tata ruang kantor, maka prinsip efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor tidak akan terwujud.
g. Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
The Liang Gie (2000:
hal-commit to user
hal yang berpengaruh terhadap tingkat efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal tersebut yang harus diperhatikan dalam penyusunan ruang kantor.
Untuk lebih jelasnya faktor faktor tersebut diuraikan sebagai berikut:
1) Cahaya
Dalam sebuah kantor, cahaya sangat diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Cahaya dalam ruangan kantor diusahakan dapat memancar dengan cukup dan tepat. Cahaya yang memancar dengan cukup dan tepat menjadikan karyawan menjadi lebih efesien dalam bekerja karena lebih sedikit membuat kesalahan, membuat mata tidak cepat lelah dan lebih cepat menyelesaikan pekerjaan. Hal tersebut sesui dengan yang dikemukakan oleh Hery Sawiji (2002: 81) bahwa:
Cahaya penerangan kantor tak hanya harus memungkinkan untuk melihat saja, tetapi juga harus memungkinkan seorang pegawai melihat apa yang dia kerjakan dengan jelas, cepat dan tepat. Karena itu, cahaya penerangan kantor yang tidak cukup akan menyebabkan
penundaan pekerjaan dan timbulnya kesalahan-kesalahan.
Demikian pula dalam cahaya penerangan yang tak cukup, mata akan sakit, cepat lelah, timbul sakit kepala dan kepenatan-kepenatan yang lain yang akhirnya akan menyebabkan penundaan
pekerjaaan, timbulnya kesalahan-kesalahan dan
gangguan-gangguan dalam bekerja.
Hery Sawiji (2002: 81) menyebutkan bahwa cahaya penerangan kantor dapat dibedakan menjadi 3 macam:
1) Cahaya matahari
2) Cahaya buatan
3) Cahaya kombinasi dari keduanya
commit to user
The Liang Gie (2000:213) mengemukakan bahwa cahaya buatan dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:
a) Cahaya langsung
Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya kepermukaan meja. Apabila dipakai lampu biasa atau (pijar), cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas. Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. Lebih-lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari pengelihatan mata.
b) Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna putih susu. Cahaya menyebar ke berbagai jurusan namun sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh di atas meja dan memantul kearah mata pegawai.
c) Cahaya setengah tak langsung
Cahaya ini terjadi dari pantulan langit-langit dan dinding ruangan. Cahaya ini sebagian terpancar dari tudung lampu. Penerangan ini sudah lebih baik karena sifat cahaya dan bayangan yang ditimbulkan tidak terlalu tajam.
d) Cahaya tak langsung
Cahaya ini memancar seluruhnya dari sumber cahaya ke langit-langit ruangan kemudian dipantulkan ke meja. Sifat cahaya ini lunak, tidak menimbulkan bayang-bayang dan merata sehingga tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata.
Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa cahaya penerangan yang paling baik digunakan dikantor adalah cahaya tak langsung, karena cahaya tersebut tidak menimbulkan kelelahan pada mata sehingga para pekerja akan lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaannya dan kesehatan mata para pekerja terjaga.
2) Warna
commit to user
Dalam pemilihan warna, hendaknya disesuikan dengan iklim, suasana kerja dan cahaya yang digunakan di dalam kantor tersebut. Selain itu, pemilihan warna juga harus memperhatikan sifat dan jenis pekerjaan yang dilakukan. McShane dalam Badri Munir Sukoco
akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologisnya baik positif maupun negatif pada produktivitas, kelelahan,
Hery Sawiji (2002:89) berpendapat bahwa penggunaan warna akan mempengaruhi keadaan didalam kantor dalam hal:
a) Prestige
Prestige suatu kantor diukur dari kesan yang diberikan oleh pihak luar tentang penampilan kantor tersebut.
b) Kesehatan
Penelitian penelitian menunjukan bahwa kesehatan para
pegawai secara langsung dipengaruhi oleh penggunaan warna kantor.
c) Moral
Warna mempunyai efek psycologis akan moral dan sikap pegawai terhadap teman sekerja dan kantor dimana mereka bekerja.
d) Efisiensi
Penelitian penelitian menunjukan bahwa warna tak hanya
mempengaruhi kesehatan dan moral para pegawai tetapi juga mempengaruhi efesiensi kerja para pegawai.
Menurut Badri Munir Sukoco (2007:215), ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan sebelum memulai proses perencanaan memilih warna ruang kantor yaitu:
a) Penutup Lantai
Warna yang digunakan untuk menutup lantai sangat penting, dan menutup lantai dengan karpet merupakan pilihan yang bagus. Pilihan warnanya beragam sangat beragam dan mudah disesuikan dengan faktor lain yang terdapat di kantor, menjadikan karpet sebagai pilihan favorit untuk menutup lantai...
b) Penutup Dinding
commit to user
c) Warna Furnitur
commit to user
Bukan hanya pemilihan warna saja yang diperlukan, tetapi komposisi warnapun harus diperhatikan juga, karena jika memilih komposisi warna yang salah, maka akan mengganggu pemandangan dan dapat menimbulkan rasa kurang nyaman serta dapat mempengaruhi kegairahan dan semangat kerja pegawai. Oleh karena itu, untuk ruang kantor hendaknya dipilih warna-warna yang lembut seperti coklat muda atau krem, abu-abu muda, biru muda, dan lain sebagainya.
3) Udara
Faktor udara sangat penting bagi pegawai yang bekerja dalam suatu ruangan. Udara yang dihirup pegawai setiap hari dapat mempengaruhi kesehatan dan ketengan pegawai dalam bekerja. Dalam suatu kantor perlu diperhatikan pertukaran udara yang cukup, adanya ventilasi dan jendela yang banyak, sehingga memungkinkan udara dapat keluar masuk setiap saat, sehingga udara dalam kantor tetap bersih. Selain itu kontruksi gedung pun akan berpengaruh pada pertukaran udara, misalnya: gedung yang mempunyai plafon tinggi akan menimbulkan pertukaran udara yang banyak daripada berplafon rendah.
Suhu udara dalam ruangan juga perlu diperhatikan, karena suhu yang sesui untuk melaksanakan aktifitas akan menaikkan produktifitas, kualitas kerja yang baik memperbaiki suasana kerja dan kesehatan, mempetinggi moral dan menimbulkan kesan yang baik bagi para tamu yang datang ke kantor. Hal ini sesui dengan pernyataan Mokijat dalam Ida Nuraida (2008:161) bahwa:
commit to user
Menurut Soetarman dalam bukunya The Liang Gie (2000:220) mengemukakan bahwa ada beberapa hal yang dapat mengatasi udara yang panas dan lembab:
1) Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan air conditioning.
2) Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja.
3) Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para
pekerja.
4) Suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi,karena suara yang bising dapat menganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco
tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap
mereka akan terja
Dengan terganggunya konsentrasi ini maka pekerjaan yang . Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:161-162) mengemukakan:
Pengaruh suara yang gaduh adalah:
a) Gangguan mental dan saraf pegawai.
b) Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan
lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
c) Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang
berkurang.
Adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain:
a) Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif.
b) Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara
bising...
c) Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada
dinding, jendela, atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara...
d) Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising...
commit to user
Berdasarkan data tersebut dapat diketahui bahwa sumber kebisingan dapat berasal dari beberapa hal dengan tingkat kebisingan yang berbeda satu sama lain di berbagai tempat, khususnya kantor. Hal ini dapat dijadikan acuan bagi kantor agar dapat mengantisipasi adanya kebisingan-kebisingan yang mungkin muncul dan dapat mengganggu aktivitas pekerjaan kantor.
Dari beberapa pendapat diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengaruh suara sangat besar terhadap pekerjaan seseorang, maka dari itu perlu adanya pengaturan letak dari alat atau mesin yang menimbulkan suara berisik atau gaduh. Untuk menciptakan suasana yang tenang, lantai maupun dinding hendaknya dilapisi dengan bahan yang kedap suara. Langit-langit pun diusahakan terbuat dari bahan yang menyerap bunyi. Dengan cara demikian unsur bising, gaduh maupun gangguan suara lain dapat berkurang.
h. Tata Ruang Kantor Yang Baik/Efektif
(2000:191-commit to user
192) berpendapat bahwa untuk menentukan letak dan susunan ruang kantor perlu memperhatikan beberapa pedoman sebagai berikut:
1) Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani
publik hendaknya ditaruh ditempat yang mudah didatangi orang-orang luar itu tanpa menganggu satuan-satuan lainnya.
2) Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain
hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat.
3) Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari
organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga satuan-satuan lainnya dapat mudah menghubunginya.
4) Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh, hendaknya
dijauhkan dari satuan-satuan lainnya terutama satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak.
Martinez dan Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:196) berpendapat bahwa ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain:
1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai
dalam arus kerja.
2) Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus
dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan
backtracking.
3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus
ditempatkan dalam area yang berdekatan.
4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus
ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk.
5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus
ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang.
6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan,
dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7) Furnitur dan peralatan harus sesui dengan kebutuhan.
8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan
yang lebih efisien dari pekerja.
9) Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.
10) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingan ruangan kecil
yang tertutup.
11) Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban,
dan kontrol suara.
12) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13) Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.
commit to user
penyusunan perabot dan alat perlengkapan kantor pada letak yang diatur secara tepat, sehingga dengan pengaturan itu diharapkan akan tercipta suatu ruangan yang menunjang kelancaran aktivitas-aktivitas pegawai dalam bekerja.
Dengan pedoman-pedoman tersebut diharapkan layout kantor dapat membuat pekerjaan berlangsung secara efektif dan efesien serta sesui dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh pegawai dalam menjalankan pekerjaannya tersebut.
2. Tinjauan Tentang Efisiensi Kerja
a. Pengertian Efisiensi Kerja
Definisi efisiensi menurut WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2000
menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya) kedayagunaan. Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak
Ibnu Syamsu, S.
Allan H. Morgesen dalam The Liang Gie (2000:173) merumuskan
menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan kan bahwa
kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu krja dengan hasil yang dicapai
The Liang Gie (2000:171-172) meninjau tentang efisiensi kerja dari 2 segi yaitu:
1) Segi Usaha
commit to user
2) Segi HasilSuatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil tertentu.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa efisiensi kerja merupakan perwujudan dari cara kerja yang memungkinkan mencapai hasil yang ditentukan dengan penggunaan sumber usaha yang kecil. Seperti halnya yang dikemukakan oleh The Liang Gie (2000:173):
Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut mempengaruhi sesuatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh caranya melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisiensi kerja pada umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja efisien.
Efisiensi kerja dapat dilihat dari 2 (dua) segi yaitu segi hasil kerja dan segi usaha. Efisiensi kerja dilihat dari segi hasil kerja yang dikehendaki berkaitan dengan jumlah yang lebih banyak dan mutu yang lebih baik, dengan kata lain bahwa dengan usaha tertentu yang dilakukan akan mampu mendapatkan hasil yang maksimal. Sedangkan efisiensi kerja jika dilihat dari segi usaha, dapat dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sebagai sumber-sumber kerja, yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda termasuk uang The Liang Gie (2000:171), dimana dalam penggunaan kelima unsur kerja tersebut sesui dengan kebutuhan dan tidak menimbulkan pemborosan. Artinya efisiensi kerja jika dilihat dari segi usaha bekerja yang tidak sedikit pun mengurangi hasil yang dicapai karena dilakukan melalui cara yang paling mudah, ringan, cepat, dekat dan murah.
b. Asas Asas Efisiensi
commit to user
Untuk lebih jelasnya mengenai asas asas, maka diuraikan sebagai berikut:
1) Asas Perencanaan
Merencanakan yaitu menentukan terlebih dahulu mengenai tindakan tindakan dan strategi yang akan dilakukan dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2) Asas Penghapusan
Penghapusan berarti meniadakan langkah langkah atau kegiatan kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
3) Asas Penyerderhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu pekerjaan yang sulit dan yang rumit menjadi lebih mudah dan sederhana.
4) Asas Penghematan
Penghematan berarti mencegah pemakaian benda benda secara berlebih lebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal.
5) Asas Penggabungan
Penggabungan berarti mempersatukan pekerjaan pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.
c. Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
commit to user
Faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja itu dapat dikatagorikan menjadi 4 (empat) jenis yaitu:
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Merupakan hasrat seseorang untuk mau dan suka melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dengan sebaik-baiknya.
b) Kemampuan bekerja
Merupakan kesanggupan fisik seorang pegawai untuk
melaksanakan pekerjaan. Hal ini berkaitan dengan kesehatan seorang pegawai.
c) Kemahiran pekerja
Merupakan kesanggupan seorang pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan dengan seefisien mungkin. Dalam hal ini berkaitan dengan pendidikan, pengalaman dan kecakapan seorang pegawai.
2) Lingkungan organisasi
Merupakan suatu tempat dimana di dalamnya berlangsung suatu pekerjaan.
3) Peralatan dan Perlengkapan
commit to user
4) Sistem atau prosedur kerja
Sistem atau prosedur merupakan suatu rangkaian kerja yang fungsional dan urutan-urutan pelaksanaan suatu pekerjaan.
Dari seluruh pembahasan mengenai efisiensi kerja sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa efisiensi kerja adalah pelaksanaan aktivitas-aktivitas manusia dengan memperhatikan perbandingan terbaik antara usaha dengan hasilnya. Jadi, setiap pegawai dikatakan dapat mencapai efisiensi kerja apabila dapat dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya dengan mudah, murah dan cepat tanpa menyisihkan kualitas pekerjaan yang dilakukan. Hal tersebut merupakan perwujudan dari 5 (lima) unsur efisiensi yaitu pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda termasuk uang.
Pengukuran efisiensi kerja pegawai dapat dilakukan dengan melihat pada ketercapaian tujuan dengan memperhatikan perbandingan antara usaha dengan hasilnya.
B. Penelitian yang Relevan
Penelitian yang dilakukan Nur Syamsiah Widyaningrum (2006) dalam Analsis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha
dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai di Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Surakarta Tahun 2006
kantor yang baik dan sesuai asas akan dapat membantu pencapaian efisiensi kerja pegawai. penataan ruang kantor yang baik akan mempelancar arus komunikasi antar pegawai dan memberikan inspirasi bagi para pegawai. Jika arus komunikasi lancar dan pegawai merasa nyaman dalam bekerja, maka pekerjaan dapat tertangani dengan baik sehingga efisiensi kerja pun dapat tercapai.
Hasil penelitian yang Amin Priyono (2006) dalam penelitiannya yang Studi Korelasi Sistem Kearsipan dan Tata Ruang Kantor dengan
commit to user
mempunyai hubungan yang signifikan dengan efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Sukoharjo. Hal ini menunjukan bahwa antara tata ruang kantor dan efisiensi kerja pegawai saling berkaitan. Tata ruang kantor yang baik dan efektif akan membantu pencapain efisiensi kerja di kantor.
Beberapa penelitian yang dilakukan di tempat dan waktu yang
berbeda tersebut menyimpulkan satu hal yang sama yaitu bahwa tata ruang kantor memang memiliki keterkaitan dan pengaruh terhadap efisiensi kerja pegawai, dengan presentase pengaruh yang berbeda satu sama lain. Dengan adanya tata ruang kantor yang baik akan membantu tercapainya efisiensi kerja para pegawai di kantor. Hal ini semakin meyakinkan peneliti untuk melaksanakan penelitian mengenai tata ruang kantor dalam mencapai efisiensi kerja pegawai di Kantor PD. BPR BKD Karanganyar. Hasil penelitian ini dapat menguatkan kesimpulan dari penelitian-penelitian sebelumnya yang menyatakan bahwa tata ruang kantor berkaitan dan mempengaruhi efisiensi kerja pegawai atau justru menghasilkan kesimpulan yang berbeda sehingga akan memperbanyak referensi hasil penelitian yang sejenis.
C. Kerangka Pemikiran
Sebuah organisasi agar dapat berjalan dengan lancar adalah dengan cara menjalankan setiap aktivitas aktivitas organisasi dengan berlandaskan pada efisiensi kerja. Suatu pekerjaan yang dikerjakan secara efisien dengan suatu ukuran tertentu akan membuat tercapainya hasil yang baik secara mutu maupun jumlah bahkan dapat mencapai hasil yang maksimal melebihi yang direncanakan. Salah satu unsur penting dalam mewujudkan efisiensi kerja pegawai adalah dengan penataan tata ruang kantor yang baik. Hal ini dikarenakan tata ruang kantor menjadi suatu yang bersinggungan langsung dengan pegawai selaku subyek pelaksana pekerjaan kantor.
commit to user
asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang, dan asas perubahan susunan tempat kerja. Masalah-masalah yang sering terjadi di kantor PD. BPR BKD Karanganyar yaitu, dalam meletakkan dokumen dan arsip-arsip disembarang tempat dan kurang diperhatikannya penyusunan perabot dan alat alat perlengkapan. Sempitnya area gedung menjadi masalah yang utama dalam pembagian ruangan. Oleh karena itu, untuk menciptakan efisiensi kerja pegawai perlu memperhatikan prinsip-prinsip dalam penataan ruang kantor.
commit to user
Untuk lebih jelasnya dapat pada bagan berikut:
Gambar : Kerangka Pemikiran
Efisiensi Kerja Pegawai kantor
PD.BPR BKD Karanganyar Tata Ruang Kantor
PD. BPR BKD Karanganyar
Tata ruang kantor untuk mencapai
commit to user
Alasan peneliti melakukan penelitian di kantor PD. BPR BKD Karanganyar dengan pertimbangan sebagai berikut:a. Kepala kantor PD. BPR BKD Karanganyar memberikan ijin dan memberikan
data yang diperlukan peneliti, sehingga mempermudah pengumpulan data yang diperlukan dengan masalah yang diteliti.
b. Terdapat permasalahan yang berkaitan dengan tata ruang kantor dan efisiensi
kerja pegawai.
c. Tersedianya informasi dan data yang dibutuhkan untuk menjawab
permasalahan dalam penelitian.
2. Waktu Penelitian
Waktu penelitian merupakan lamanya proses penelitian yang diawali dari pengajuan masalah, pembuatan proposal penelitian, penyusunan dan penulisan laporan sampai selesai. Waktu terhitung mulai bulan Agustus 2010 sampai bulan November 2011. (Jadwal terlampir)
B. Bentuk dan Strategi Penelitian
1. Bentuk Penelitian
Mengkaji suatu permasalahan secara utuh dan lengkap diperlukan suatu pendekatan permasalahan melalui bentuk penelitian yang tepat. Bentuk penelitian yang tepat akan mencerminkan kedalaman materi permasalahan yang disajikan. Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian kualitatif yang bertujuan agar permasalahan yang diteliti dapat diungkapkan secara mendalam dengan mencari kebenaran secara ilmiah dan memandang obyek secara keseluruhan.
commit to user
dengan menggunakan prosedur-prosedur statistik atau dengan cara-cara lain dari kuantifikasi (pengukuran). Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009: 11) mengemukaka
yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Sedangkan H.B. Sutopo (2002: 89) lah suatu kegiatan untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana dan mengapa (proses dan makna )
adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, secara holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alami dan dengan memanfaatkan berbagai metode
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penelitian kualitatif merupakan penelitian yang menganalisa fenomena, peristiwa, aktifitas yang ada secara mendalam oleh peneliti sendiri atau dengan bantuan orang lain sebagai alat pengumpul data utama dari obyek dan permasalahan penelitian. Peneliti memanfaatkan dan mengumpulkan informasi dengan cara mendalami peristiwa yang ada sehingga akan memperoleh gambaran dan penjelasan mengenai tata ruang kantor dalam mencapai efisiensi kerja pegawai di kantor PD. BPR BKD Karanganyar.
2. Strategi Penelitian
Strategi merupakan pola dan cara yang digunakan berdasarkan rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai tujuan dan sasaran, dalam penelitian ini peneliti menggunakan strategi penelitian deskriptif. Menurut Nana
penelitian yang paling dasar. Ditujukan untuk mendiskripsikan dan
commit to user
Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah strategi tunggal terpancang . Tunggal diartikan bahwa hanya ada satu permasalahan dan satu ruang lingkup lokasi penelitian yaitu kantor PD. BPR BKD Karanganyar. Sedangkan terpancang maksudnya peneliti terjun langsung ke lapangan memilih dan menentukan fokus utama atau sasaran dan tujuan serta permasalahan yang sudah berbekal teori-teori yang sudah ada yaitu mengenai tata ruang kantor dalam mencapai efisiensi kerja pegawai di kantor PD. BPR BKD Karanganyar.
C. Sumber Data
Sumber data merupakan suatu sumber di mana data dapat diperoleh. Dalam memilih sumber data, peneliti harus benar-benar berpikir mengenai kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga validitas
dapat berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta berbagai benda lain. Informan adalah orang yang dipandang mengetahui permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan bersedia untuk memberikan
Adapun sumber data yang peneliti gunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Informan
Informan adalah orang-orang yang dipandang mengetahui permasalahan yang akan dikaji oleh peneliti dan bersedia memberikan informasi terkait dengan penelitian ini. Informan dalam penelitian ini adalah :
a. Kepala kantor PD. BPR BKD Karanganyar
b. Karyawan kantor PD. BPR BKD Karanganyar
c. Bagian Umum
2. Tempat dan Peristiwa
commit to user
penelitian dilakukan. Dalam hal ini, kajian peristiwa didapatkan dari cerita informan atau dokumen yang ada.
3. Dokumen
Dokumen merupakan bahan tertulis/benda yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam penelitian ini, dokumen yang digunakan sebagai sumber data antara lain foto, denah tata ruang,
laporan-laporan dan catatan-catatan mengenai kepemilikan peralatan dan
perlengkapan kantor
D. Teknik Sampling
cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau
digunakan untuk menyeleksi dan memfokuskan permasalahan agar dalam pelaksanaan penelitian atau dalam pemilihan sampel lebih terarah dan tepat pada orang yang mengetahui permasalahan yang dibahas.
Dalam menentukan informan ini peneliti menggunakan teknik purposive
samplin
teknik purposive sampling ini terkandung maksud untuk menjaring sebanyak
mungkin informasi dari berbagai macam sumber. Dan peneliti menggunakan
teknik bola salju (Snowball Sampling). Dalam teknik bola salju, peneliti
memulainya dengan menetapkan satu atau beberapa orang informan kunci (key
commit to user
E. Teknik Pengumpulan Data
Data adalah bahan informasi untuk proses berpikir gamblang (eksplisit) kemungkinan-kemungkinan pemecahan, persoalan, atau keterangan sementara yang sudah disusun harus diuji melalui pengumpulan data yang sudah relevan atau ada kaitannya. Ada beberapa macam teknik dalam pengumpulan data, dalam penelitian ini teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:
1. Wawancara
Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan atau informasi guna tujuan tertentu yang dilakukan dengan cara tanya jawab antara pewawancara yang mengajukan pertanyaan dengan responden yang memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh pewawancara. Licoln dan Guba dalam Iskandar (2009) mengemukakan bahwa tujuan mengadakan wawancara antara lain adalah untuk mengkonstruksi mengenai orang, kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi, tuntutan dan kepedulian tentang situasi sosial (setting social). Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan jenis wawancara terstruktur. Hal ini dikarenakan pokok-pokok pertanyaan sudah dibuat kerangka dan garis besarnya, sehingga pertanyaan lebih terstruktur dan terarah. Pertanyaan dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan data, sehingga dapat menggali informasi secara mendalam.
2. Observasi
commit to user
3. Analisis dokumentasi
Selain menggunakan observasi dan wawancara, pengumpulan data juga dilakukan dengan cara mencatat arsip atau dokumen yang berkaitan dengan pemasalahan penelitian. Analisis dokumen dilakukan untuk mengumpulkan data yang bersumber dari arsip dan dokumen baik yang berada di tempat penelitian ataupun yang berada di luar penelitian, yang ada hubungannya dengan penelitian tersebut. Arikunto dalam Iskandar
mengenai atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar,
F. Validitas Data
Dalam pengumpulan data sering kali terjadi perbedaan bahkan pertentangan antara sumber data terhadap data yang diperoleh. Untuk itu, eabsahan data merupakan konsep penting yang diperbaharui dari konsep kesahihan (validitas) dan keterandalan
Dalam penelitian kualitatif, data yang dikumpulkan diolah dan diuji validitasnya melalui trianggulasi. Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan
memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau
Patton dalam H. B. Sutopo (2002) terdapat empat macam teknik trianggulasi, yaitu:
a. Trianggulasi data (data triangulation), cara
commit to user
b. Trianggulasi peneliti (investigation
triangulation), hasil peneliti baik data maupun kesimpulan mengenai bagian atau keseluruhannya bisa diuji validitasnya dari beberapa peneliti.
c. Trianggulasi metodologi (methodological
triangulation), jenis trianggulasi ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis tetapi menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda. Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk satu informasi yang sama, peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap.
d. Trianggulasi teoritis (theorical
triangulation), trianggulasi ini dilakukan dengan menggunakan perspektif lebih dari satu teori dalam membahas permasalahan yang dikaji. Hal ini dikarenakan setiap pandangan teori selalu memiliki kekhususan cara pandang, maka dengan menggunakan beberapa perspektif dapat menghasilkan simpulan yang multidimensi.
Untuk memastikan keabsahan data, dalam penelitian ini menggunakan
trianggulasi data (data trianggulation) dan trianggulasi metodologi
(methodological triangulation). Trianggulasi data sering juga disebut trianggulasi sumber berarti membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda. Dengan teknik ini data yang diperoleh melalui sumber yang satu bisa lebih teruji kebenarannya bila dibandingkan dengan data sejenis yang diperoleh dari sumber yang berbeda.
G. Analisis Data
Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:136) mengemukakan bahwa
menemukan tema dan merumuskan ide seperti yang disarankan oleh data dan sebagai usaha untuk memberikan ban
commit to user
yang dituangkan dalam laporan penelitian yang dilakukan secara simultan dan terus menerus.
Analisis data sebagai proses yang merinci usaha secara formal untuk menemukan tema dan merumuskan hipotesis. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang didapat dalam penelitian dan mengembangkan serta menghubungkan dengan teori-teori yang melandasinya. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif. Adapun langkah-langkah yang digunakan dalam analisis interaktif adalah:
1. Pengumpulan data
Pengumpulan data akan dilakukan selama data yang diperlukan belum cukup jika telah cukup dalam pengambilan kesimpulan maka pengumpulan data dapat dihentikan. Langkah dalam pengumpulan data adalah: wawancara, observasi, dan analisis dokumen.
2. Reduksi data
Reduksi data merupakan suatu kegiatan analisis data yang
menajamkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data. Proses reduksi data berlangsung secara terus menerus sepanjang pelaksanaan penelitian, bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, sebenarnya peneliti sudah melaksanakan reduksi data sejak peneliti mengambil dan menyusun kerangka kerja konseptual mengenai penelitian yang akan dilakukan.
3. Sajian data
Sajian data merupakan suatu proses pengumpulan informasi yang tersusun dan disajikan yang memberi kemudahan dalam penarikan kesimpulan, data yang sudah terkumpul perlu disajikan dalam bentuk-bentuk tertentu guna menggabungkan informasi yang tersusun dalam bentuk yang padu dan sistematis sehingga akan lebih mudah dipahami ketika dibaca.
4. Penarikan kesimpulan / verifikasi
commit to user
didapat juga harus diverifikasikan. Jadi, bukan berarti sesudah dilakukan penarikan kesimpulan merupakan analisis final, karena pada dasarnya makna-makna yang muncul dari data harus diuji kebenarannya.
Secara proses siklus pengumpulan data dan analisis data sampai pada tahap penyajian hasil penelitian serta pengambilan keputusan tampak pada gambar di bawah ini:
Gambar 2. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara Interaktif Sumber: H. B. Sutopo (2002: 96)
H.Prosedur Penelitian
Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci yang harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar
penelitian dapat berjalan teratur sehingga hasil penelitian dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau melalui beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun prosedur yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Tahap persiapan
Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan
Pengumpulan data
Sajian Data Reduksi Data
