Laporan Aplikasi Arsip Surat Berbasis We

(1)

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB

( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktek Kerja Lapangan pada Jurusan Teknik Informatika

Oleh :

REJA ABDILLAH 1.12.3.109

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

POLITEKNIK POS INDONESIA

(2)

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB

( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

REJA ABDILLAH 1.12.3.109

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di Bandung, Mei 2015

Oleh :

Pembimbing Lapangan, Pembimbing,

Iwan Irwansyah Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom.

NIK. 103.750.56 NIK. 103.820.70

Menyetujui,

Ka. Prodi DIII Teknik Informatika

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB

( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

REJA ABDILLAH 1.12.3.109

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di Bandung, . . . Mei 2015

Oleh :

Penguji I, Penguji II,

Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom. Azizah Zakiah, S.Kom.,MT

NIK. 103.820.70 NIK. 109.83.130

Menyetujui,

Koordinator Praktek Kerja Lapangan

(4)

ABSTRAK

Perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, menghasilkan suatu rekaman dari suatu proses yang dikenal dengan istilah arsip. Arsip dapat difungsikan sebagai acuan dalam pengambilan suatu kebijakan, pendokumentasian bagi suatu perusahaan. Potensi manfaat arsip yang ada diatas kurang begitu digali dan dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan baik pemerintahan, maupun instansi swasta. Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan surat masuk, surat keluar dan surat keputusan. Untuk mewujudkan itu, maka perlu dibuat aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ). Bertujuan untuk membuat suatu sistem pendataan arsip surat secara terkomputerisasi. aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yang akan dibangun, dibuat dengan menggunakan tools seperti bahasa pemrograman menggunakan PHP. Web editor menggunakan Adobe Dreamweaver 8, database menggunakan MySQL. Tujuan Penelitian adalah untuk menghasilkan aplikasi Arsip Surat Berbasis Web di PT. Pos Indonesia.

(5)

ABSTRACT

Company in conducting the business processes, generate documentation of a process or known as the archive. Archive can be used as a reference in a policy-making, documentation for an company. the potential benefits of existing archives can be utilized by company less government, private institutions.

Applications Archive Documents and Letters built for the management of incoming mail, outgoing mail and decrees. To realize that it needs to be made Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos Indonesia ). The objective of research to create a data collection system archives documents and computerized. Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos Indonesia ) to be built, made by using tools such as programming languages using PHP. Web editor using Adobe Dreamweaver 8, using a MySQL database. Objective to generate Web Based Application Archive Letters in PT. Pos Indonesia.

(6)

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun laporan aplikasi yang berjudul “Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )” tepat pada waktunya.

Proyek ini dibuat untuk memenuhi kelulusan dari mata kuliah Praktek Kerja Lapangan pada Program Studi D3 Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Disadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini tidak terlepas dari berbagai kekurangan baik dari segi isi maupun bahasa, oleh karena itu kritik dan saran penulis harapkan untuk perbaikan di masa yang akan datang.

Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis baik berupa moril maupun materi. Dengan hati tulus penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada :

1. Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., selaku Direktur Politeknik Pos Indonesia.

2. Iwan Setiawan, ST, selaku Ketua Program Studi D3 Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia.

3. Iwan Irwansyah, selaku Pembimbing Lapangan di PT. Pos Indonesia.

4. PT. Pos Indonesia, Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung

40114A, Kelurahan Cihapit, Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa

Barat, Indonesia.

5. Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom., selaku Dosen Pembimbing di Politeknik Pos Indonesia.

6. Orang tua kami tercinta, yang telah tulus dan ikhlas membantu kami baik berupa moril maupun materil.

(7)

DAFTAR ISI

BAB I Pendahuluan ………... I-1

1.1 Latar Belakang ……….... I-1

1.2 Identifikasi Masalah ……… I-2

1.3 Tujuan ………. I-2

1.4 Ruang Lingkup ……….... I-2

1.5 Sistematika Penulisan ……….. I-2

BAB II Landasan Teori ………. II-1

2.1 Arsip ……….... II-1

2.2 Surat ………. II-1

2.3 Sistem ……….. II-1

2.3.1 Karakteristik Sistem ……….. II-1

2.4 Informasi ………. II-3

2.4.1 Siklus Informasi ……… II-4

2.4.2 Kualitas Informasi ………. II-5

2.5 Website ...………. II-6

2.6 XAMPP ………... II-6

2.7 PHP ………. II-7

2.8 MySQL ……… II-8

2.9 PT. Pos Indonesia ……… II-8

2.9.1 Visi, misi dan moto PT. Pos Indonesia ……….... II-9

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia ………. II-10

BAB III Analisis dan Perancangan ……… III- 1

(8)

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan ……….. III-1 3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map

yang sedang berjalan ……….. III-2

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun ……… III-2

3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map

yang akan dibangun ……… III-3

3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi ……… III-20

3.1.2.3 Analsis kebutuhan perangkat lunak

dan perangkat keras ………. III-21

3.2 Perancangan ………. III-21

3.2.1 Proses Bisnis ………. III-22

3.2.2 Unified Modeling Language ( UML ) ………... III-22

3.2.3 Use Case Diagram ………. III-23

3.2.4 Class Diagram ………... III-62

3.2.5 Sequence Diagram ……….... III-45

3.2.6 Collaboration Diagram ……….. III-56

3.2.7 Activity Diagram ………... III-59

3.2.8 Statechart Diagram ….………... III-72

3.2.9 Component Diagram ………. III-79

3.2.10 Deployment Diagram ……… III-80

3.2.11 Struktur Menu ……… III-80

3.2.12 Perancangan Antarmuka ………... III-81

BAB IV Implementasi dan Pengujian ………... IV-1

4.1 Lingkungan Implementasi ………... IV-1

4.2 Pembahasan hasil Implementasi ………. IV-2

4.3 Pengujian dan hasil Pengujian ………. IV-6

Bab V Kesimpulan dan Saran ……… V-1

5.1 Kesimpulan ……….. V-1

5.2 Saran ……… V-1

(9)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Informasi ……….... II-5

Gambar 2.2 Struktur Organisasi ……… II-10

Gambar 3.1 Proses Bisnis ……….. III-22 Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi ……… III-23 Gambar 3.3 Class Diagram ……… III-44 Gambar 3.4 Sequence Diagram proses Login ……… III-45 Gambar 3.5 Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat

di halaman web Dokumen ………. III-46 Gambar 3.6 Sequence Diagram kelola surat masuk ……….. III-47 Gambar 3.7 Sequence Diagram disposisi data surat masuk ……….. III-49

Gambar 3.8 Sequence Diagram kelola surat keluar ……….. III-51

Gambar 3.9 Sequence Diagram kelola pengguna ………. III-53

Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat

di halaman we Laporan ………. III-55 Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout ………. III-56

Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola Dokumen …….………. III-57

Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk ……….. III-58

Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk ………... III-58

Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar ………... III-59

Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna ………... III-59

Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login ……….. III-72

Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat

di halaman web Dokumen ………. III-73

Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk ………. III-74

Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk ………. III-75 Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar ……….. III-76 Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna ………. III-77

Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat ……….. III-78

(10)

Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi ………... III-80 Gambar 3.27 Struktur Menu ……… III-81

Gambar 3.28 Antarmuka Login ……….. III-81

Gambar 3.29 Antarmuka Home ……….. III-82

Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia ……….. III-82 Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen ………. III-83 Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk ……… III-83 Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar ……… III-84

Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi ………. III-84

Gambar 3.35 Antarmuka Laporan ………... III-85 Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna ………. III-85

(11)

DAFTAR TABEL

Tabel viii Daftar Simbol Flowmap ……… viii-1

Tabel viii Daftar Simbol Use Case Diagram ………. viii-1

Tabel viii Daftar Simbol Sequence Diagram ………... viii-2

Tabel viii Daftar Simbol Activity Diagram ..………... viii-3

Tabel viii Daftar Simbol Collaboration Diagram ………... viii-3

Tabel viii Daftar Simbol Statechart Diagram …………..………... viii-4

Tabel viii Daftar Simbol Class Diagram …………..……….. viii-4

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan ………. III-2

Tabel 3.2 Flowmap proses Login ……….. III-3

Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home ) ……… III-4

Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia ……….. III-5

Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen ………. III-6

Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk ………. III-7

Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar ………. III-11

Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi ……….. III-14

Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan ……… III-17

Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us ……….. III-19

Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out ………... III-20

Tabel 3.12 Deskripsi Aktor ………. III-23

Tabel 3.13 Deskripsi Menu Website ……… III-24

Tabel 3.14 Skenario proses Login ……… III-25

Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home ) ………. III-25

Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia ……… III-26

Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen ………. III-26

Tabel 3.18 Skenario cari data surat di halaman web Dokumen ……….. III-27

Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk ……. III-28

Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di

halaman web Surat masuk ………. III-28

Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk

(12)

Tabel 3.22 Skenario hapus data surat

di halaman web Surat masuk ………. III-30

Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk ………... III-31

Tabel 3.24 Skenario cari data surat masuk

di halaman web Surat masuk ………. III-32

Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk ……….. III-33

Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar

di halaman web Surat Keluar ………. III-34

Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar

Tabel 3.28 Skenario edit data surat keluar

Tabel 3.29 Skenario hapus data surat keluar

Tabel 3.30 Skenario detail surat keluar

Tabel 3.31 Skenario cari data surat keluar

Tabel 3.32 Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna ……. III-39

Tabel 3.33 Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna ……….. III-39

Tabel 3.34 Skenario cetak data surat masuk

di halaman web Laporan ……… III-40

Tabel 3.35 Skenario cetak data surat keluar

di halaman web Laporan ……… III-41

Tabel 3.36 Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan ….. III-42

Tabel 3.37 Skenario halaman web Contact Us ……… III-43

Tabel 3.38 Skenario halaman web Log Out ……… III-43

Tabel 3.39 Activity Diagram proses Login ………. III-60

Tabel 3.40 Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat

di halaman web Dokumen ………. III-61

Tabel 3.41 Activity Diagram kelola surat masuk ……… III-62

(13)

Tabel 3.43 Activity Diagram kelola surat keluar ………. III-66

Tabel 3.44 Activity Diagram kelola pengguna ……… III-68

Tabel 3.45 Activity Diagram cetak data surat ………. III-70

(14)

DAFTAR SIMBOL

Flowmap

Simbol Keterangan

Simbol untuk menyatakan mulai (start) atau pun berhenti. Kotak Masukan, untuk membaca data yang kemudian diberikan sebagai harga suatu variabel.

Kotak Penugasan, untuk memberi harga kepada suatu variabel atau untuk melakukan perhitungan matematika yang hasilnya diberikan sebagai harga suatu variabel. Kotak Keluaran, untuk mencetak (dan/atau menyimpan)hasil keluaran.

Kotak keputusan, untuk memutuskan arah atau percabangan yang diambil sesuai dengan kondisi benar atau salah.

Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur terputus ( masih dalam satu halaman ).

Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur terputus ( dihalaman yang berbeda ).

Tabel vii Daftar Simbol Flowmap

Use Case Diagram

Nama Komponen Keterangan Simbol

Use Case

Use case digambarkan sebagai lingkaran elips dengan nama use case dituliskan didalam elips tersebut.

Actor

Actor adalah pengguna sistem. Actor tidak terbatas hanya manusia saja, jika sebuah sistem berkomunikasi dengan aplikasi lain dan membutuhkan input atau memberikan output, maka aplikasi tersebut juga bisa dianggap sebagai actor.

Association Asosiasi digunakan untuk menghubungkan actor

(15)

dengan Use Case.

Tabel vii Daftar Simbol Use Case Diagram

Sequence Diagram

Object

Object merupakan instance dari sebuah class dan dituliskan tersusun secara horizontal. Digambarkan sebagai sebuah class (kotak) dengan nama object didalamnya yang diawali dengan sebuah titik koma.

Actor

Actor juga dapat berkomunikasi dengan object , maka actor juga dapat diurutkan sebagai kolom. Simbol Actor sama dengan simbol pada Actor Use Case Diagram.

Lifeline

Lifeline mengindikasikan keberadaan sebuah object dalam basis waktu. Notasi untuk Lifeline adalah garis putus-putus vertikal yang ditarik dari sebuah object. horizontal antara Activation Message mengindikasikan komunikasi antara object.

Tabel vii Daftar Simbol Sequence Diagram

Activity Diagram

Simbol Keterangan

 Titik awal

Titik akhir Activity

Pilihan untuk mengambil keputusan

Fork; Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara parallel atau untuk menggabungkan dua kegiatan paralel menjadi satu.

Rake; Menunjukkan adanya dekomposisi

Tanda waktu Tanda pengiriman Tanda penerimaan Aliran akhir (Flow Final)

(16)

Collaboration Diagram

Object

Object merupakan instance dari sebuah class dan dituliskan tersusun secara horizontal. Digambarkan sebagai sebuah class (kotak) dengan nama object didalamnya yang diawali dengan sebuah titik koma.

Actor

Actor juga dapat berkomunikasi dengan object , maka actor juga dapat diurutkan sebagai kolom. Simbol Actor sama pada Actor Use Case Diagram.

Message Message, digambarkan dengan anak panah yang mengarah antar obyek dan diberi label urutan nomor yang mengindikasikan urutan komunikasi yang terjadi antar obyek.

Tabel vii Daftar Simbol Collaboration Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan yang tinggi membuat sebuah perubahan yang sangat luar biasa bagi kehidupan manusia. Hal ini menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu dalam meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya teknologi. Setiap sumber

daya manusia dituntut untuk terus selalu update dengan perkembangan teknologi.

Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan diantaranya adalah dalam bidang informasi.

(17)

Pengelolaan arsip yang kurang maksimal di perusahaan saat ini berawal dari lemahnya sumber daya manusia, teknologi dan belum tumbuhnya kesadaran akan penting arsip. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang surat dan kearsipan, PT. Pos Indonesia harus dapat memaksimalkan dan memanajemen arsip sehingga dapat meningkatkan aktifitas perusahaan menjadi lebih baik. Padahal bila dilihat dari fungsinya, arsip merupakan sumber yang penting dan harus dikelola dengan baik. Kearsipan merupakan tanda bukti dalam seluruh kegiatan dalam suatu perusahaan, dan disamping itu merupakan pula pusat ingatan, sumber informasi dan sumber atau bukti sejarah.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat suatu aplikasi kearsipan dengan berbasis web. Penulis mengangkat masalah ini sebagai tugas Praktek Kerja Lapangan guna melengkapi salah satu syarat kelulusan Program Studi D-III Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Hal inilah yang menjadi latar belakang penulis untuk mengambil judul Praktek Kerja Lapangan tentang “Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat di identifikasikan beberapa masalah yang menjadi persoalan diantaranya :

1. Proses pengarsipan surat belum terkomputerisasi. 2. Proses pengarsipan kurang tertata.

1.3 Tujuan

Tujuan pembuatan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) sebagai berikut :

1. Membuat proses pengarsipan surat secara terkomputerisasi.

2. Proses pengarsipan menjadi lebih rapih.

1.4 Ruang Lingkup

Berdasarkan dari judul proyek aplikasi, ruang lingkup dari implementasi aplikasi ini adalah pada bagian pengelolaan data arsip yang ada di PT. Pos Indonesia,

(18)

Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa Barat, Indonesia. Data arsip yang dimaksud adalah pengelolaan data surat masuk, surat keluar, disposisi dan laporan.

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penyajian laporan ini terbagi dalam beberapa bagian dan bab, adapun penyajianya adalah sebagai berikut :

- BAB 1 Pendahuluan

Berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan, ruang lingkup, sistematika penulisan.

- BAB 2 Tinjauan Pustaka

Berisi teori - teori yang digunakan dalam membuat laporan PKL termasuk didalamnya uraian tentang gambaran umum Perusahaan dimana PKL dilaksanakan meliputi uraian sejarah ringkas, bidang garapan ( produk / jasa ) perusahaan, struktur organisasi serta deskripsi kerja unit / bagian terutama yang terkait dengan proses PKL.

- BAB 3 Analisis dan Perancangan

Analisis :

Proses pencarian data dan informasi untuk menentukan bentuk dari kebutuhan aplikasi baik berupa kebutuhan pada saat membangun maupun pada saat implementasi.

Perancangan :

Penjelasan perancangan dari aplikasi yang akan dibuat terdiri dari perancangan alir program ( Flow Map ), data, perancangan input / output. Perancangan program disesuaikan dengan pendekatan dari pembuatan program baik yaitu dengan menggunakan program terstruktur atau berbasis objek.

- BAB 4 Implementasi dan Pengujian

Bab ini menjeleskan tentang sistem yang dibuat dengan merinci komponen - komponen pendukung berupa program, lingkungan implementasi, tampilan antarmuka, petunjuk pemakaian, petunjuk instalasi, serta pengujian perangkat lunak.

(19)

Bab ini merupakan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan :

Berisi pencapaian tujuan dari aplikasi yang dibuat di bagian akhir. Saran :

berisi hal-hal atau tujuan dari pembuatan aplikasi yang dirasa belum sempurna atau tidak tercapai. Saran juga bisa berupa kondisi implementasi yang optimal bagi aplikasi yang dibuat.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsip

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang. [ CITATION HBa03 \l 1033 ]3

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2.2 Surat

(20)

pribadi, surat dinas dan surat niaga. Digolongkan berdasrkan pemakaiannya, surat dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

2.3 Sistem

Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap - tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional[ CITATION Har84 \l 1033 ]4. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.

2.3.1 Karakteristik Sistem

Jogianto HM mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat -sifat tertentu, yaitu sebagai berikut :

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen -komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian - bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat - sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan sistem

Batasan sistem ( boundary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

(21)

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kalangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem

Penghubung ( interfance ) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber - sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem

Masukan ( input ) sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem. Masukan ( input ) dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan masukan sinyal ( signal input ). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran sistem

Keluaran ( output ) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan - bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran sistem

(22)

2.4 Informasi

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Informasi memiliki beberapa ciri sebagai berikut :

1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.

2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.

4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah tau palsu sebelumya.

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.[ CITATION Gor911 \l 1033 ]2

2.4.1 Siklus Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian -kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian - kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul ada dan terjadi.

(23)

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan yaitu sebagai berikut :

Gambar 2.1 Siklus Informasi[ CITATION Tat05 \l 1033 ]6

2.4.2 Kualitas Informasi

Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo, kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor yaitu sebagai berikut :

1. Keakuratan dan teruji kebenarannya.

- Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.

2. Kesempurnaan informasi

- Informasi disajikan dengan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, dan

pengubahan. 3. Tepat waktu

- Infomasi harus disajikan secara tepat waktu, karena menjadi dasar dalam

pengambilan keputusan. 4. Relevansi

- Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika Informasi tersebut

(24)

5. Mudah dan murah

- Apabila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal,

maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya, atau akan mencari alternatif substitusinya. [ CITATION Bud024 \l 1033 ]1

2.5 Website

Website ( situs web ) adalah merupakan alamat ( URL ) yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu. Web Page ( halaman web ) merupakan halaman khusus dari situs web tertentu yang tersimpan dalam bentuk file. Dalam web page tersimpan berbagai informasi dan link yang menghubungkan suatu informasi ke informasi lain baik itu dalam page yang sama ataupun web page lain pada website yang berbeda.

2.6 XAMPP

XAMPP adalah perangkat software gratis yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsi XAMPP adalah sebagai server offline yang berdiri sendiri ( localhost ). XAMPP terdiri dari beberapa program yaitu Apache ( web server ), MySQL ( database ), PHP ( server side scripting ), Perl, FTP Server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. XAMPP terkenal sebagai program web server ( localhost ) yang mudah digunakan ( user friendly ).

XAMPP ini adalah sebuah singkatan yang masing – masing hurufnya memiliki penjelasan, yaitu sebagai berikut :

1. X

XAMPP dapat dijalankan ( kompatibel ) di berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, Mac OS dan Solaris.

2. A

(25)

3. M

M adalah singkatan dari program MySQL. MySQL adalah sebuah aplikasi database server, MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database beserta isinya. MySQL dapat digunakan untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

4. P

P pertama adalah singkatan dari program PHP. PHP adalah sebuah aplikasi bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah server - side scripting. PHP akan memungkinkan pengguna dalam membuat halaman web yang bersifat dinamis.

5. P

P terkahir adalah singkatan dari program Perl. Perl adalah sebuah aplikasi Bahasa pemrograman.

2.7 PHP

PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor, PHP adalah sebuah

aplikasi bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah server - side scripting. PHP yaitu bahasa pemrograman yang banyak digunakan

secara luas dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML.

Fungsi yang utama dari PHP adalah kemampuannya sebagai server side programming atau scripting language dalam pembuatan website atau aplikasi yang berbasis website. Server side programming atau scripting language adalah bahasa yang berjalan pada sisi server ( dalam hal ini web server ) sehingga komputer ( client / web browser ) tidak mengetahui apa yang terjadi di dalam web server.

Keunggulan PHP :

1. PHP memiliki tingkat akses yang lebih cepat.

2. PHP memiliki tingkat lifecycle yang cepat sehingga selalu mengikuti perkembangan teknologi internet.

(26)

4. PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform Sistem Operasi yang utama, juga dapat berjalan di FreeBSD, Unix, Solaris, dan Windows.

5. PHP mendukung akses ke beberapa database baik yang bersifat gratis atau komersial, seperti mSQL, MySQL, Informix, dan MicrosoftSQL Server.

6. PHP bersifat Open Source.

2.8 MySQL

MySQL merupakan Bahasa pemrograman open-source yang paling popular dan banyak digunakan di lingkungan Linux. Kepopuleran ini karena ditunjang oleh performansi query dari database-nya yang jarang bermasalah. MySQL ( My Structure Query Language ) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source, artinya siapa saja dapat menggunakannya secara bebas.

MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena sifatnya yang open source, MySQL dapat berjalan pada semua platform baik Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multiuser (banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua pemrogram database, terlebih dalam pemrograman web.

Kelebihan lain dari MySQL adalah penggunaan bahasa query yang dimiliki SQL ( Structured Query Language ). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur dan telah distandarisasi untuk semua program pengakses database seperti Oracle, PosgreSQL, SQL Server, dan lain - lain.

Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain ( interface ). MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yang open source seperti PHP maupun yang tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.

2.9 PT. Pos Indonesia

(27)

yang berdagang dari kantor - kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Bentuk usaha Pos Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995 yang berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa Perusahaan Umum ( Perum ) menjadi sebuah Perusahaan ( Persero ).

2.9.1 Visi, Misi dan Moto PT. Pos Indonesia

Visi : Menjadi Perusahaan pos terpercaya

Misi :

1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik.

2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi.

3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh.

4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.

5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.

Moto : Terus bergerak maju

1. Vision : to be a trusted postal services company.

2. Action : Operational effectiveness, cost efficiency, overwhelming

challenge, & increase revenue.

3. Passion : Champion Postal Company in the Region.

(28)

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia

(29)

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis

Dalam tahap analisis terdapat langkah - langkah dasar yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut :

1. Pengenalan / identifikasi masalah

Langkah ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan serta mengidentifikasi permasalahan yang ada sehingga sasaran yang ingin dicapai dapat terlaksana.

2. Memahami kinerja dari sistem yang ada

Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara rinci bagaimana jalannya sistem yang sudah ada.

3. Menganalisa hasil penelitian

Langkah yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah menganalisa kebutuhan informasi pemakai sistem. Analisa dilakukan berdasarkan data yang diperoleh atas dasar hasil penelitian.

4. Membuat laporan penelitian

Merupakan tahap akhir yang disusun dalam suatu rangkuman dari langkah -langkah sebelumnya.

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan

(30)

1. Surat masuk dari luar perusahaan dikirimkan oleh jasa pengirim barang melalui kurir.

2. Kurir mendatangi PT. Pos Indonesia cabang Bandung Cihapit untuk mengantarkan surat.

3. Kurir berbicara dengan petugas keamanan di luar.

4. Kurir mengantarkan surat kepada petugas, jika ya surat akan diantarkan kepada bagian yang dituju, jika tidak surat akan dikembalikan kepada kurir. 5. Surat dibaca oleh karyawan dari bagian yang dituju dari surat.

6. Surat disimpan di rak khusus dan di berikan keterangan mengenai surat tersebut.

3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

Berikut ini analisis prosedur / flow map yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut :

(31)

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun

Analisis Sistem / Prosedur yang akan dibangun yaitu sebagai berikut : 1. Pengguna sebagai admin melakukan Login pada aplikasi.

2. Pengguna dapat melihat profil perusahaan, data surat masuk, data surat keluar.

3. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk, surat keluar dan disposisi dengan menggunakan fungsi input, edit, delete, cari, detail dan cetak data pada aplikasi.

(32)

1. Flowmap Login

User terdaftar Aplikasi Database

Tabel 3.2 Flowmap proses Login

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login.

2. Flowmap tampil halaman utama ( Home )

(33)

Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home )

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login.

3. Flowmap halaman web Pos Indonesia

(34)

Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web Pos Indonesia.

4. Flowmap halaman web Dokumen

(35)

Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen

(36)

halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk.

5. Flowmap halaman web Surat Masuk

(37)

Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail, cari, cetak dan disposisi.

Jika pengguna melakukan fungsi input :

(38)

2. Tampil form input data.

3. Pengguna melakukan input data.

4. Pengguna pilih button save.

5. Data surat masuk tersimpan ke database.

Jika pengguna melakukan fungsi edit :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di rubah.

2. Pengguna memilih button edit dari data tersebut.

3. Tampil form edit data.

5. Pengguna memilih button save.

6. Data surat masuk tersimpan ke database.

Jika pengguna melakukan fungsi delete :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di hapus. 2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut. 3. Data surat masuk terhapus di database.

Jika pengguna melakukan fungsi detail :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di lihat secara detail. 2. Pengguna memilih button detail dari data tersebut.

3. Tampil data surat masuk secara detail. Jika pengguna melakukan fungsi cari :

1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang ingin dicari. 2. Pengguna memilih button cari.

3. Jika data surat masuk tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat masuk tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Jika pengguna melakukan fungsi cetak : 1. Pengguna memilih button cetak data. 2. Tampil ketentuan print.

3. Pengguna pilih button print. 4. Data surat masuk di cetak. Pengguna melakukan fungsi disposisi :

(39)

2. Tampil halaman web disposisi.

6. Flowmap halaman web Surat Keluar

(40)

(41)

Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail, cari dan cetak.

Jika pengguna melakukan fungsi input :

1. Pengguna memilih button tambah data.

2. Tampil form input data.

(42)

5. Data surat keluar tersimpan ke database.

Jika pengguna melakukan fungsi edit :

1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di rubah.

2. Pengguna memilih button edit dari data tersebut.

3. Tampil form edit data.

5. Pengguna memilih button save.

6. Data surat keluar tersimpan ke database.

Jika pengguna melakukan fungsi delete :

1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di hapus. 2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut. 3. Data surat keluar terhapus di database.

Jika pengguna melakukan fungsi detail :

1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di lihat secara detail. 2. Pengguna memilih button detail dari data tersebut.

3. Tampil data surat keluar secara detail. Jika pengguna melakukan fungsi cari :

1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat keluar yang ingin dicari. 2. Pengguna memilih button cari.

3. Jika data surat keluar tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat keluar tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil. Pengguna melakukan fungsi cetak :

1. Pengguna memilih button cetak data. 2. Tampil ketentuan print.

3. Pengguna pilih button print. 4. Data surat keluar di cetak.

(43)

(44)

Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Pengguna memilih data yang akan di disposisi. Pengguna memiih button disposisi dari data tersebut. Tampil halaman web Disposisi. Di dalam halaman web Disposisi terdapat data surat masuk yang telah di disposisi. Pengguna dapat melakukan kelola disposisi dengan menggunakan fungsi input, delete dan cari. Jika pengguna melakukan fungsi input :

1. Pengguna memilih button +.

2. Tampil form input disposisi.

5. Data disposisi tersimpan ke database.

(45)

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di hapus. 2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut. 3. Data surat masuk terhapus di database.

Pengguna melakukan fungsi cari :

1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang telah di disposisi ingin dicari.

2. Pengguna memilih button cari.

3. Jika data surat masuk yang telah di disposisi tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat masuk yang telah di dispossisi tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

(46)

User terdaftar Aplikasi Database Dokumen

Tabel 3.9 Flowmap halaman web Laporan

(47)

Laporan. Fungsi yang terdapat dalam halaman web Laporan adalah cari dan cetak. Fungsi utama dari halaman web Laporan adalah cetak. Pengguna dapat mencetak data surat masuk ataupun data surat keluar.

Jika pengguna melakukan fungsi cari :

1. Pengguna melakukan input kriteria data dari data surat yang ingin dicari. 2. Pengguna memilih button cari.

3. Jika data surat tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data surat tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.

Pengguna melakukan fungsi cetak :

1. Jika pengguna ingin mencetak data surat masuk, maka pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Jika pengguna ingin mencetak data surat keluar, maka pengguna memilih sub menu Surat Keluar.

2. Pengguna memilih button cetak data. 3. Tampil ketentuan print.

4. Pengguna pilih button print. 5. Data surat di cetak.

(48)

Tabel 3.10 Flowmap halaman web Contact Us

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Contact Us. Tampil halaman web Contact Us. Di dalam halaman web Contact Us terdapat informasi kontak perusahaan.

(49)

Tabel 3.11 Flowmap halaman web Log Out

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil halaman web login. Pengguna memilih menu Logout. Pengguna keluar dari aplikasi. Tampil halaman web Login.

3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi

Analisis kebutuhan dari aplikasi yaitu sebagai berikut : 1. Melakukan login

(50)

6. Cetak data surat 7. Mengelola pengguna

8. Melihat informasi kontak perusahaan

3.1.2.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras

Untuk memenuhi kebutuhan pembuatan program aplikasi ini digunakan beberapa perangkat pendukung sebagai berikut :

1. Perangkat Lunak

Perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu

sebagai berikut :

Sistem Operasi : Windows 8.1 Professional 64-bit

Bahasa Pemograman : PHP

Database : MySQL

Server offline : XAMPP

Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8

Tools : Microsoft Visio 2010, Star UML

Dokumentasi : Microsoft Word 2010

Microsoft Power Point 2010

2. Perangkat Keras

Perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi

yaitu sebagai berikut :

Processor : Intel® Core™ i5-3230M CPU @ 2.60GHz 2.60GHz

Memory : 4.00 GB

Harddisk : 500 GB

VGA : Nvidia Geforce 710M 2.00 GB

3.2 Perancangan

(51)

atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen - komponen perangkat lunak dan keras dari suatu aplikasi.

3.2.1 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau untuk menghasilkan produk atau layanan dan untuk meraih tujuan tertentu. Proses bisnis dari Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yaitu sebagai berikut :

Gambar 3.1 Proses Bisnis

3.2.2 Unified Modeling Language ( UML )

Unified Modeling Language ( UML ) adalah himpunan struktur dan teknik untuk pemodelan desain program berorientasi objek ( OOP ) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut. UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan UML

INPUT BUSINESS PROSES OUTPUT

RESOURCE GOAL

Proses Bisnis : Memiliki tujuan Menerima input Menghasilkan Output Menggunakan sumber daya

(52)

dalam industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya

untuk penggambaran use case statik dari suatu sistem.Use case menjelaskan apa

yang dilakukan sistem (atau subsistem) tetapi tidak tidak menspesifikasikan cara kerjanya.

System

Admin

Login

Kelola surat masuk Kelola surat keluar Kelola pengguna Cetak data

Gambar 3.2 Use Case Diagram aplikasi

Tabel Deskripsi Aktor

Aktor Deskripsi

Admin

Orang yang memiliki account dan password khusus untuk masuk pada aplikasi dan untuk memperoleh hak akses penuh.

Tabel 3.12 Deskripsi Aktor

(53)

Menu Deskripsi

Login

Halaman web untuk melakukan proses masuk kedalam aplikasi dengan memasukkan identitas akun seperti username dan password untuk mendapatkan hak akses penuh.

Home Halaman utama dari website.

Pos Indonesia Halaman web yang berisi deskripsi dari perusahaan PT.

Pos Indonesia.

Dokumen

Halamman web yang berisi data surat dalam bentuk grid view, dalam halaman web Dokumen terdapat fungsi menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan di dalam aplikasi, di dalam halaman web Surat masuk terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search dan cetak.

Surat Keluar

Halaman web Surat Keluar merupakan sub menu dari halaman web Dokumen. Halaman web Surat Keluar digunakan untuk mengelola surat keluar dan menggambarkan operasi utama dalam proses pengarsipan di dalam aplikasi, dalam halaman web Surat keluar terdapat fungsi input, edit, delete, detail, disposisi, search dan cetak.

Disposisi

Halaman web Disposisi merupakan sub menu dari halaman web Surat Masuk yang digunakan untuk melakukan persetujuan surat masuk, terdapat fungsi input, delete dan search.

Laporan Halaman web yang berisi fungsi cetak data dan search.

Pengguna

Halaman web yang yang digunakan untuk mengelola pengguna yang terdaftar ke aplikasi, dalam halaman web Pengguna terdapat fungsi input, edit, delete dan search.

Contact us Halaman web yang berisi informasi kontak dari

perusahaan PT. Pos Indonesia.

(54)

Skenario proses Login Identifikasi

Nama Login

Tujuan Masuk pada aplikasi, memiliki hak akses penuh

Deskripsi

Tipe Primary, Essential

Aktor Admin

Skenario Utama

Kondisi Awal Tampil form login

Aksi Aktor Reaksi Sistem

4. Validasi username dan password

5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home )

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login.

Tabel 3.14 Skenario proses Login

Skenario tampil halaman utama ( Home ) Identifikasi

Nama Home

Tujuan Tampil halaman utama ( Home )

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

Kondisi

(55)

Tabel 3.15 Skenario tampil halaman utama ( Home )

Skenario tampil halaman web Pos Indonesia Identifikasi

Nama Pos Indonesia

Tujuan Tampil informasi di halaman web Pos Indonesia

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

7. Pilih menu Pos Indonesia

8. Tampil halaman web Pos Indonesia

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web Pos Indonesia.

Tabel 3.16 Skenario tampil halaman web Pos Indonesia

Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen Identifikasi

Nama Dokumen

Tujuan Melihat data surat di halaman web Dokumen

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

1. Menjalankan

aplikasi 2. Tampil form Login

3. Input username

dan password 4. Validasi username dan password

(56)

Dokumen

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat dalam bentuk grid view.

Tabel 3.17 Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen

Skenario cari data surat di halaman web Dokumen Identifikasi

Nama Dokumen

Tujuan Mencari data surat di halaman web Dokumen

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

Dokumen 8. Tampil halaman web Dokumen

9. Input kriteria

data surat 10. Pilih button

search 11. Tampil data surat

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor input kriteria data surat dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data surat yang dicari tersedia, akan tampil data surat. Jika data surat yang dicari tidak tersedia, data surat tidak akan tampil.

(57)

Skenario lihat data surat masuk di halaman web Surat Masuk

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

Masuk 10. Tampil halaman web Surat Masuk

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk dalam bentuk grid view.

Tabel 3.19 Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk

Skenario input data surat masuk di halaman web Surat Masuk Identifikasi

Nama Surat masuk

Tujuan Menambah data surat masuk di halaman web Surat

Masuk

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

(58)

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

11. Pilih button

tambah data 12. Tampil form input data

13. Input data

14. Pilih button save 15. Data surat masuk tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form index. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor pilih button save. Data surat masuk tersimpan ke database.

Tabel 3.20 Skenario input data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat Masuk Identifikasi

Nama Surat masuk

Tujuan Merubah data surat masuk yang sudah ada di halaman

web Surat Masuk

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

(59)

Masuk

11. Pilih data surat masuk

12. Pilih button edit 13. Tampil form edit data

14. Input data

15. Pilih button save 16. Data surat masuk ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat yang ingin dirubah. Aktor pilih button edit. Tampil form edit data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat masuk tersimpan ke database.

Tabel 3.21 Skenario edit data surat masuk di halaman web Surat masuk

Skenario hapus data surat masuk di halaman web Surat Masuk Identifikasi

Nama Surat masuk

Tujuan Menghapus data surat masuk di halaman web Surat

Masuk

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

12. Pilih button

delete 13. Data surat masuk terhapus dari database

(60)

Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor memilih data surat yang ingin dihapus. Aktor memilih button delete. Data surat masuk terhapus dari database.

Tabel 3.22 Skenario hapus data surat di halaman web Surat masuk

Skenario melihat detail surat masuk di halaman web Surat Masuk Identifikasi

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

12. Pilih button

detail 13. Tampil detail data surat masuk

Kondisi Aktor menjalankan aplikasi pada web browser.

(61)

memilih data surat masuk yang ingin dilihat secara detail. Aktor pilih button detail. Tampil detail data surat masuk.

Tabel 3.23 Skenario detail surat di halaman web Surat masuk

Skenario cari data surat masuk di halaman web Surat Masuk Identifikasi

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

11. Input kriteria data surat masuk 12. Pilih button

search 13. Tampil data surat masuk

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor input kriteria data surat masuk yang ingin dicari dalam text box. Aktor pilih button search. Jika data surat masuk yang dicari tersedia, akan tampil data surat masuk. Jika data surat masuk yang dicari tidak tersedia, data surat masuk tidak akan tampil.

(62)

Skenario disposisi data surat masuk Identifikasi

Nama Surat masuk

Tujuan Melakukan disposisi data surat Masuk

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

12. Pilih button

disposisi 13. Tampil halaman web Disposisi

14. Pilih button + 15. Tampil halaman web input data disposisi

16. Input data disposisi

17. Pilih button save 18. Data disposisi tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat Masuk. Aktor pilih data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi. Aktor memilih button Disposisi. Tampil halaman web Disposisi. Aktor memilih button +. Tampil halaman web input data disposisi. Aktor input data disposisi. Aktor pilih button save. Data disposisi tersimpan ke database.

Tabel 3.25 Skenario disposisi data surat masuk

(63)

Nama Surat keluar

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

Keluar 10. Tampil halaman web Surat Keluar

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form login. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar dalam bentuk grid view.

Tabel 3.26 Skenario lihat data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar Identifikasi

Nama Surat keluar

Tujuan Menambah data surat keluar di halaman web Surat

Keluar

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

1. Menjalankan

3. Input username

(64)

5. Login 6. Tampil halaman utama ( Home ) 7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat

11. Pilih button

tambah data 12. Tampil form input data

13. Input data

14. Pilih button save 15. Data surat keluar tersimpan ke database

Kondisi

Aktor menjalankan aplikasi pada web browser. Tampil form login. Aktor input username dan password. Jika username dan password cocok, maka aktor akan masuk halaman utama ( Home ). Jika username dan password tidak cocok, maka akan kembali ke form index. Setelah tampil halaman utama ( Home ), aktor memilih menu Dokumen. Tampil halaman web Dokumen. Aktor memilih menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat Keluar. Aktor memilih button tambah data. Tampil form input data. Aktor melakukan input data. Aktor memilih button save. Data surat keluar tersimpan ke database.

Tabel 3.27 Skenario input data surat keluar di halaman web Surat Keluar

Skenario edit data surat keluar di halaman web Surat Keluar Identifikasi

Nama Surat keluar

Tujuan Merubah data surat keluar yang sudah ada di halaman

web Surat Keluar

Deskripsi

Aktor Admin

Skenario Utama

1. Menjalankan

3. Input username

7. Pilih menu

9. Pilih menu Surat