SISTEM INFORMASI E-ARSIP DAN PENCARIAN DOKUMEN, SURAT BERBASIS WEB PADA BAPPELITBANG KABUPATEN TAPIN

(1)

SISTEM INFORMASI E-ARSIP DAN PENCARIAN DOKUMEN, SURAT BERBASIS WEB PADA BAPPELITBANG KABUPATEN TAPIN

Alfi Pramurizky¹, Adani Dharmawati², Mirza Yogi Kurniawan³

1Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi,55201, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin, NPM. 17630377

2Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi,55201, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin, NIDN. 1110129201

3Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi,55201, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin, NIDN. 1103058602

ABSTRAK

Pada Bappelitbang Kabupaten Tapin pengeololaan arsip masih dilakukan secara konvensional yaitu dengan menyimpan arsip di dalam lemari dan tempat penyimpanan lainnya, serta belum adanya pencatatan arsip hal ini dapat menyebabkan arsip tersebut dapat disimpan dua kali. Dokumen arsip ini akan bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin kompleksnya kegiatan dan fungsi instansi. Dengan gagasan tersebut arsip sangat membutuhkan sebuah sistem pengarsipan secara komputerisasi yang dibangun menggunakan metode waterfall agar pembuatan sistem berjalan secara terstruktur dan sistematis serta untuk membangun manajemen instansi yang efektif dan efisien demi kemajuan instansi.

Pengelolaan arsip secara komputerisasi ini jaul lebih efisien dan efektif dalam menghemat waktu dan dengan adanya sistem pengarsipan secara komputerisasi ini dapat membantu pegawai dalam pengelolaan arsip.

Untuk penelitian selanjutnya mungkin dapat mengembahkan sistem ini lebih jauh lagi dari segi tampilan serta fitur-fiturnya.

Kata Kunci: Aplikasi, E-Arsip, Framework, Codeigniter 4, Web.

ABSTRACT

In Bappelitbang Tapin Regency, the management of archives is still done conventionally, namely by storing archives in cabinets and other storage places, and the absence of archival recording this can cause the archive can be stored twice. This archive document will increase over time and the more complex activities and functions of the agency. With this idea, archives urgently need a computerized filing system built using waterfall methods so that the creation of the system runs in a structured and systematic manner and to build effective and efficient agency management for the advancement of agencies.

Computerized archival management is more efficient and effective in saving time and with the existence of a computerized filing system can help employees in managing archives. For further research may be able to expand this system even further in terms of appearance and features.

Keywords:

Aplication, E-Arsip, Framework, Codeigniter 4, Web.

(2)

PENDAHULUAN

Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Tapin (Bappelitbang) Kabupaten Tapin merupakan leading sector perencanaan pembangunan, penelitian dan pengembangan yang membantu bupati untuk mengkoordinasikan perencanaan seluruh satuan kerja perangkat daerah di Kabupaten Tapin dalam menentukan kebijakan di bidang penelitian dan pengembangan.

Pada Bappelitbang Kabupaten Tapin penyimpanan arsip masih dilakukan penyimpanan secara konvensional yaitu dengan menyimpan arsip di dalam lemari dan tempat penyimpanan lainnya, serta belum adanya pencatatan arsip hal ini dapat menyebabkan arsip tersebut dapat disimpan dua kali.

Dokumen arsip ini akan bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin kompleksnya kegiatan dan fungsi instansi. Arsip sangat membutuhkan sebuah sistem pengarsipan secara komputerisasi untuk membangun manajemen instansi yang efektif dan efisien demi kemajuan instansi.

METODE

1. Pengumpulan Data a. Studi Literatur

Studi literatur dilakukukan untuk mendapatkan data penunjang dalam penelitian, adapun data yang didapatkan berupa jurnal, skripsi dan baca-bacaan yang terkait dengan judul penelitian.

b. Observasi

Observasi yang langsung dilakukan di Bappelitbang ketika melakukan PKL pada bulan Oktober sampai dengan November 2020. Dari observasi selama satu bulan tersebut didapatkan hasil bahwa pegawai masih mengalami kesulitan dalam masalah pengarsipan pada Bappelitbang Kabupaten Tapin.

c. Wawancara

Wawancara dilakukan terhadap kepala sub bagian umum dan kepegawaian ibu Siti Nur Azizah, S.Kom guna mendapatkan data yang diperlukan dan membuat rancangan aplikasi demi tercapainya target aplikasi yang mampu membantu kebutuhan dan kinerja pegawai di dinas tersebut. Dan juga dilakukan wawancara di dinas tersebut ketika sedang melaksanakan PKL pada bulan Oktober sampai dengan November 2020. Dari wawancara yang telah dilakukan bahwa para pegawai masih kesulitan dalam masalah pengarsipan dan pencarian arsip yang sudah tersimpan.

2. Merancang/Mendesain Sistem

Perancangan sistem informasi ini menggunakan aplikasi Power Designer 6 untuk pembuatan diagram konteks dan DFD untuk perancangan tampilan input dan output menggunakan aplikasi Balsamiq Wireframes.

3. Pengkodean(coding)

Pembuatan sistem informasi berbasis web ini menggunakan Framework Codeigniter 4 dengan template dari AdminLTE 3 untuk tampilannya, untuk database menggunakan PhpMyAdmin dan untuk software yang digunakan untuk menulis coding program menggunakan Visual Studio Code.

4. Testing

Pengujian pada sistem informasi yang dibuat dengan mencoba seluruh data transaksi menggunakan metode Blackbox dan menggunakan User Accaptance Test (UAT) untuk mengetahui tanggapan user terhadap sistem informasi yang telah dibuat.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis Terhadap Sistem Lama

Analisis ini bertujuan supaya pembuatan sistem yang baru kedepannya dapat berjalan secara efisien dan efektif guna dapat mempermudah pekerjaan pada masalah pengarsipan. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini kedepannya dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan yang berurusan dengan pengelolaan arsip.

Gambar 1 Flowchart Sistem Lama Usulan Sistem Baru

Berdasarkan analisis terhadap sistem lama tentang masalah pengarsipan di Bappelitbang Kabupaten Tapin, maka dapat diusulkan sistem baru yang dapat mempermudah pekerjaan pegawai dalam masalah pengarsipan agar efektif dan efisien. Usulan sistem baru dapat dilihap pada flowmap dibawah ini :

(3)

Gambar 2 Flowmap Sistem Baru Rancangan Model Sistem

Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi E-Arsip

Gambar 4 DFD Sistem Informasi E-Arsip Rancangan Tabel

1. Tabel User

Tabel 1 Tabel User No Nama

Field Type Size Ket 1 id_user Int 12 Primary

Key 2 nama_user Varchar 150 3 email Varchar 100 4 telepon Varchar 15

5 alamat Text

6 username Varchar 50 7 password Varchar 50

8 level Int 1

9 id_bidang Int 12 Foreign Key 2. Tabel Bidang

Tabel 2 Tabel Bidang

No Nama Field Type Size Ket 1 id_bidang Int 12 Primary

Key 2 nama_bidang Varchar 150

3. Tabel Kategori

Tabel 3 Tabel Kategori

No Nama Field Type Size Ket 1 id_kategori Int 12 Primary

Key 2 nama_kategori Varchar 150 4. Tabel Penyimpanan

Tabel 4 Tabel Penyimpanan N

o Nama Field Type Siz

e Ket

1 id_penyimpana

n Int 12 Primar

y Key

2 lokasi Varcha

r 150 5. Tabel Arsip Dokumen

Tabel 5 Tabel Arsip Dokumen N

e Ket

1 id_arsip Int 12 Primar

y Key 2 id_kategori Int 12 Foreig

n Key 3 no_arsip Varcha

r 15

4 nama_arsip Varcha

r 200

5 deskripsi Text

6 tgl_upload Date

7 tgl_update Date

8 file_arsip Varcha

r 150 9 ukuran_file Int 12 10 kondisi_arsip Int 1 11 id_penyimpana

n

Varcha

r 12 Foreig n Key 12 id_bidang Int 12 Foreig

n Key

13 id_user Int 12 Foreig

n Key 6. Tabel Arsip Surat Masuk

Tabel 6 Tabel Arsip Surat Masuk N

e Ket 1 id_surat_masuk Int 11 Primar

y Key 2 no_surat Varcha

r 150 3 asal_surat Varcha

r 225 4 perihal_surat Text

5 tgl_surat Date

(4)

6 tgl_diterima Date 7 penerima Varcha

r 150

n Key

9 id_bidang Int 12 Foreig

n Key 10 id_penyimpana

n

Varcha

r 225 Foreig n Key 11 file_surat_masu

k

Varcha r 150 12 ukuran_file Int 12 13 kondisi_arsip Int 1 7. Tabel Arsip Surat Keluar

Tabel 7 Tabel Arsip Surat Keluar N

e Ket 1 id_surat_keluar Int 12 Primar

y Key 2 no_surat Varcha

r 150 3 tujuan_surat Varcha

r 200 4 perihal_surat Text

5 tgl_surat Date

6 tgl_dikirim Date

7 pengirim Varcha

r 150

n Key

9 id_bidang Int 12 Foreig

n Key 10 id_penyimpana

n

Varcha

r 12 Foreig n Key 11 file_surat_kelua

r

Varcha r 150 12 ukuran_file Int 12 13 kondisi_arsip Int 1 8. Tabel Log Activity

Tabel 8 Tabel Log Activity No Nama

Field Type Size Ket

1 id Int 12 Primary

Key 2 id_user Int 12 Foreign

Key 3 id_bidang Int 12 Foreign

Key 4 action Text

5 ip Varchar 20

6 create_at Datetime Hasil Tampilan Aplikasi

1. Tampilan form login

Gambar 5 Tampilan Halaman Login 2. Tampilan halaman utama

Gambar 6 Tampilan Halaman Utama 3. Tampilan arsip dokumen

Gambar 7 Tampilan Halaman Arsip Dokumen 4. Tampilan form tambah arsip dokumen

Gambar 8 Tampilan Form Tambah Arsip Dokumen 5. Tampilan halaman lampiran arsip dokumen

Gambar 9 Tampilan Halaman Lampiran Arsip Dokumen

(5)

6. Tampilan arsip surat masuk

Gambar 10 Tampilan Halaman Arsip Surat Masuk 7. Tampilan form tambah arsip surat masuk

Gambar 11 Tampilan Form Tambah Data Arsip Surat Masuk

8. Tampilan halaman lampiran arsip surat masuk

Gambar 12 Tampilan Halaman Lampiran Arsip Surat Masuk

9. Tampilan arsip surat keluar

Gambar 13 Tampilan Halaman Arsip Surat Keluar 10. Tampilan form tambah arsip surat keluar

Gambar 14 Tampilan Form Tambah Arsip Surat Keluar

11. Tampilan halaman lampiran arsip surat keluar

Gambar 15 Tampilan Halaman Lampiran Arsip Surat Keluar

12. Tampilan halaman pencarian arsip

Gambar 16 Tampilan Awal Halaman Pencarian Arsip

Gambar 17 Tampilan Pencarian Arsip Setelah Memilih Arsip Yang Ingin Dicari 13. Tampilan laporan arsip dokumen

Gambar 18 Tampilan Laporan Data Arsip Dokumen 14. Tampilan laporan detail arsip dokumen

(6)

Gambar 19 Tampilan Laporan Detail Data Arsip Dokumen

15. Tampilan laporan arsip surat masuk

Gambar 20 Tampilan Laporan Arsip Surat Masuk 16. Tampilan laporan detail arsip surat masuk

Gambar 21 Tampilan Laporan Detail Data Arsip Surat Masuk

17. Tampilan laporan arsip surat keluar

Gambar 22 Tampilan Laporan Data Arsip Surat Keluar

18. Tampilan laporan detail arsip surat keluar

Gambar 23 Laporan Detail Data Arsip Surat Keluar PENUTUP

Kesimpulan

Sistem informasi E-Arsip dan pencarian dokumen, surat berbasis web pada Bappelitbang Kabupaten Tapin yang telah terkomputerisasi ini dapat membantu pegawai Bappelitbang dalam penginputan dan pengelolaan data arsip dengan cepat dan efisien.

Sistem ini terdapat fasilitas pencarian arsip, sehingga semua informasi yang dibutuhkan pegawai mudah didapat, cepat, dan efisien dalam melakukan pencarian arsip tanpa meninggalkan meja kerja dan bertanya kepada pegawai lain. Dengan adanya sistem ini diharapkan pengelolaan arsip pada Bapplitbang Kabupaten Tapin akan memberikan dampak yang lebih baik dalam pengelolaan arsip.

Saran

Saran untuk pengembangan sistem informasi arsip ini dalam penelitian lebih lanjut sebaiknya :

1. Diharapkan dalam pengembangan selanjutnya dapat menambah beberapa fitur baru, karena pada aplikasi ini fitur dan tampilannya masih sederhana.

2. Aplikasi ini perlu di tambahkan fungsi backup database per-periode sehingga data yang ada pada sistem dapat terjaga keamanannya.

(7)

REFERENSI

Anggraeni, E. Y. (2017). Pengantar Sistem Informasi.

Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET.

Bendriyanti, R. P., & Zulita, L. N. (2012).

Implementasi E-Arsip Pada Kanwil Kementrian Agama Provinsi Bengkulu.

Jurnal Media Infotama, 158-177.

Firman, A., Wowor, H. F., & Najoan, X. (2016).

Sistem Informasi Perpustakaan Online Berbasis Web. E-journal Teknik Elektro dan Komputer, 29-36.

Irawan, P., Prasetya, D. A., & Sokibi, P. (2020).

Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Surat Kedinasan Berbasis Web Menggunakan Framework Codeigniter. MISI (Jurnal ManajemenInformatika & Sistem Informasi) , 157-165.

Khotijah, S. (2016). Desain Database Sistem Informasi Akademik Pada Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik , Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indraprasta PGRI. Jogiyanto – Desain Database Sistem Informasi, 154-165.

Latifah, F., & Pratama, A. W. (2015). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (e-Arsip) Berbasis Microsoft

Access pada PT Hi-Test. Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis, 21-31.

Mulyani, S. (2016). Metode Analisis dan Perancangan Sistem. Bandung: ABDI SISTEMATIKA.

Ninia Lina, T. (2020). Sistem Informasi E-Arsip Berbasis Web (Studi Kasus: Pt Haleyora Powerindo Cabang Sorong). Jurnal Jendela Ilmu, 1-5.

Saifudin, S., & Setiaji, A. Y. (2019). Sistem Informasi Arsip Surat (Sinau) Berbasis Web Pada Kantor Desa Karangsalam Kecamatan Baturraden. EVOLUSI : Jurnal Sains dan Manajemen, 15-21.

Sibero, A. F. (2013). Web Programming Power Pack.

Yogyakarta: MediaKom.

Simangunsong, A. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan DokumenBerbasis Web. Jurnal Mantik Penusa, 11-19.

Suryanto, A., & Putra, R. P. (2020). Rancang Sistem Informasi Kearsipan Pada Bagian Kearsipan dan Dokumentasi MAHKAMAH AGUNG RI. INTI NUSA MANDIRI, 73-80.

Tapin, P. K. (2018). Rencanan Strategis Tahun 2018- 2023. Tapin.