LAPORAN KERJA PRAKTEK
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ARSIP PROYEK
BERBASIS WEB PADA PT PLN (PERSERO) JMK UMK II
SURABAYA
Oleh :
JULI TRIDANTONO 08.41010.0313
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
8
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang masalah ... 1
1.2 Perumusan masalah ... 1
1.3 Batasan masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Profile perusahaan ... 5
2.1.1 Fungsi dan tugas pokok ... 5
2.1.2 Status organisasi dan tempat kedudukan ... 5
2.2 Struktur organisasi ... 6
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1 Konsep dasar sistem informasi ... 9
3.1.1 Sistem ... 9
9
3.2 Analisis dan perancangan sistem ... 10
3.3 Entity relationship diagram ... 10
3.4 Data flow diagram ... 11
3.5 System flow ... 14
3.6 TLSK (Tata Kelola Surat dan Kearsipan) ... 17
3.7 Website ... 18
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 19
4.1 Analisis sistem ... 19
4.2 Perancangan sistem ... 19
4.2.1 System flow ... 19
4.2.2 DFD (Data Flow Diagram) ... 21
4.2.3 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 25
4.2.4 Struktur tabel ... 27
4.2.5 Desain I/O (Input/Output) ... 32
4.3 Implementasi sistem ... 46
4.3.1 Kebutuhan sistem ... 46
4.3.2 Cara instalasi ... 47
4.4 Evaluasi uji coba sistem ... 47
4.4.1 Uji coba fitur form login ... 47
4.4.2 Uji coba fitur maintenance data... 52
10
berdasarkan owner dan kode
masalah... 52
BAB V PENUTUP ... 54
5.1 Kesimpulan ... 54
5.2 Saran ... 54
DAFTAR PUSTAKA ... 55
LAMPIRAN ... 56
Lampiran 1 Kartu Bimbingan ... 56
Lampiran 2 Acuan Kerja ... 57
Lampiran 3 Log Harian Kerja ... 59
Lampiran 4 Kehadiran Kerja Praktek ... 60
11
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 6
Gambar 2.2 Detail Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 7
Gambar 2.3 Kantor PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 18
Gambar 2.4 Dalam Kantor PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 8
Gambar 3.1 Simbol Entity atau Entitas ... 11
Gambar 3.2 Simbol Relation of Entity ... 11
Gambar 3.3 Simbol Process ... 12
Gambar 3.4 Simbol External Entity ... 13
Gambar 3.5 Simbol Data Store ... 13
Gambar 3.6 Simbol Data Flow ... 14
Gambar 3.7 Simbol Terminator ... 14
Gambar 3.8 Simbol Manual Operation ... 15
Gambar 3.9 Simbol Document ... 15
Gambar 3.10 SimbolProcess ... 15
Gambar 3.11 Simbol Database ... 15
12
Gambar 3.13 Simbol Manual Input ... 16
Gambar 3.14 Simbol Off-Line Storage ... 16
Gambar 3.15 Simbol On-Page Reference ... 16
Gambar 3.16 Simbol Off-Page Reference ... 16
Gambar 3.17 Simbol Paper Tape ... 16
Gambar 4.2.1 System flow proses simpan dan update arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 20
Gambar 4.2.2.System flow proses pencarian arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 21
Gambar 4.2.3. Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. ... 22
Gambar 4.2.4. DFD level 0 sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 24
Gambar 4.2.5. CDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 25
Gambar 4.2.6. PDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ... 27
Gambar 4.2.7. Desain struktur template aplikasi ... 32
Gambar 4.2.8 Desain halaman login ... 23
13
Gambar 4.2.10 Desain halaman tampilan menu manager ... 34
Gambar 4.2.11Desain halaman tampilan menu administrator ... 34
Gambar 4.2.12 Menu Pencarian Proyek ... 35
Gambar 4.2.13 Halaman detail proyek ... 36
Gambar 4.2.14 Halaman menu laporan... 37
Gambar 4.2.15 Halaman menu kelola data administrator. ... 37
Gambar 4.2.16 Halaman administrator tambah owner ... 38
Gambar 4.2.17 Halaman administrator tampil owner ... 38
Gambar 4.2.18 Halaman administrator edit owner ... 39
Gambar 4.2.19 Halaman administrator tambah proyek... 40
Gambar 4.2.20 Halaman administrator tambah masalah ... 40
Gambar 4.2.21 Halaman administrator tampil masalah ... 41
Gambar 4.2.22 Halaman administrator edit masalah ... 41
Gambar 4.2.23 Halaman administrator dokumen... 42
Gambar 4.2.24 Halaman administrator detail dokumen ... 42
Gambar 4.2.25 Halaman administrator tambah dokumen. ... 43
Gambar 4.2.26 Halaman administrator edit dokumen... 44
14
Gambar 4.2.28 Halaman administrator tambah karyawan ... 45
Gambar 4.2.29 Halaman administrator tampil karyawan ... 45
Gambar 4.4.1 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid. ... 48
Gambar 4.4.2 Pesan kombinasi NIP dan password manager tidak valid. ... 49
Gambar 4.4.3 Pesan kombinasi NIP dan password user tidak valid. ... 49
15
DAFTAR TABEL
Tabel 4.2.1 Tabel Owner ... 28
Tabel 4.2.2 Tabel Proyek ... 28
Tabel 4.2.3 Tabel Lokasi ... 269
Tabel 4.2.4 Tabel dokumen_scan... 279
Tabel 4.2.5 Tabel masalah ... 30
Tabel 4.2.6 Tabel jenis_dokumen ... 30
Tabel 4.2.7 Tabel detail_dokumen_scan ... 31
Tabel 4.4.1 Tabel Test login administrator ... 48
Tabel 4.4.2 Tabel Test login manager ... 48
Tabel 4.4.3 Tabel Test login user. ... 49
Tabel 4.4.4 Tabel Test input type form login. ... 50
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam proses memastikan terlaksananya pegelolaan manajemen proyek, pengawasan,
dan pengendalian proyek yang meliputi biaya, mutu dan waktu konstruksi sesuai kontrak
dengan pengguna pada PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Konstruksi (JMK) Unit Manajemen
Konstruksi II (UMK II) Surabaya sebagai bagian pencapaian target Unit Manajemen
Konstruksi II Surabaya. Banyak pihak yang terlibat didalamnya sehingga diperlukan kearsipan
yang dipergunakan bagi kepentingan perusahaan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang
sedang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan dapat dijadikan bukti pertanggung
jawaban perusahaan secara nasional.
Pada kasus kearsipan PT PLN (Persero) JMK UMK II terjadi penumpukkan arsip di
ruangan kearsipan juga di setiap divisi atau fungsional perusahaan sehingga banyak memakan
tempat di beberapa ruangan gedung PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya, kearsipan ini
masih berupa hardcopy dan tidak mempunyai backup data, sehingga data kearsipan
mempunyai resiko yang cukup tinggi terkena bencana alam. Banyaknya jenis arsip yang
disimpan menimbulkan permasalahan saat pencarian arsip suatu proyek berdasarkan owner dan
perkode masalah dimana pencarian ini dilakukan dengan waktu yang cukup lama.
Permasalahan lain yang terjadi pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya
diantaranya saat manajer , asisten manajer dan pegawai atau karyawan di setiap fungsional
perusahaan dapat melakukan pengawasan dan pengendalian proyek dibeberapa tempat yang
lokasi nya jauh dari perusahaan. Pada sistem yang saat ini sedang berjalan pada PT PLN
membantu manajer , asisten manajer dan pegawai atau karyawan di setiap fungsional dalam
kegiatan yang berlangsung.
Untuk menjawab kebutuhan PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dalam
pengelolaan kearsipan untuk membantu kebutuhan dalam pengawasan dan pengendalian
proyek yang ditanganinya di perlukan sebuah sistem informasi berbasis WEB yang dapat
menyajikan dokumen yang diperlukan untuk informasi pengawasan dan pengendalian proses
proyek. Dengan menggunakan sistem kearsipan berbasis WEB ini diharapkan masalah dalam
pengawasan dan pengendalian proyek yang berada jauh dari perusahaan dapat diselesaikan
karena sistem ini akan menyimpan semua jenis arsip dokumen yang ada di perusahaan dan
memberikan semua jenis dokumen di dalam arsip yang diperlukan dalam pengawasan dan
pengendalian proyek yang ditangani tersebut. Sistem ini juga dapat membantu dalam
menyediakan informasi tentang macam-macam proyek apa saja yang dilakukan berdasarkan
owner dan juga membantu pencarian dokumen dalam suatu arsip berdasarkan owner dan nama
proyek.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latarbelakang yang ditulis, maka dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang bangun sebuah aplikasi kearsipan berbasis WEB dengan studi kasus
pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
2. Bagaimana membuat aplikasi yang mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh
PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya yaitu : pencarian dokumen proyek dalam arsip
berdasarkan owner dan Kode Masalah.
3. Bagaimana membuat aplikasi yang mampu meminimalkan waktu dalam pencarian arsip
1.3 Batasan Masalah
Batasan-batasan dari sistem yang dibahas adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini dibuat hanya untuk sistem kearsipan pada PT PLN (Persero) JMK UMK II
Surabaya.
2. Aplikasi ini dibuat hanya pada fungsional atau divisi pelaporan dalam struktur organisasi
PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
3. Aplikasi Kearsipan ini dirancang dan dibangun dengan menyesuaikan kebutuhan pencarian
dokumen proyek dalam arsip berdasarkan owner dan per kode masalah yang ada pada PT
PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya pada fungsional pelaporan dalam Struktur
organisasi PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
4. Pengguna pada PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya yaitu Manajer , Asisten Manajer,
Pegawai Pada Divisi / Fungsional pelaporan pada struktur organisasi PT PLN JMK UMK
II Surabaya..
5. Pengelompokkan dokumen menggunakan pada buku Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT
PLN (PERSERO) tahun 2005.
1.4 Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:
1. Merancang bangun sebuah aplikasi kearsipan dengan studi kasus pada PT PLN (Persero)
JMK UMK II Surabaya.
2. Membuat aplikasi yang dapat menyajikan dokumen dalam arsip proyek yang menghasilkan
informasi yang dibutuhkan oleh PT PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
3. Membuat aplikasi yang mampu meminimalkan waktu dalam pencarian arsip proyek
1.5 Kontribusi
Kontribusi dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:
1. Mempermudah manajer , asisten manajer dan karyawan PT PLN (Persero) JMK UMK II
Surabaya dalam mencari dokumen dalam arsip proyek berdasarkan owner dan Kode
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Profile Perusahaan
JMK Unit Manajement Konstruksi II ( UMK-II ) yang berada di Surabaya adalah JMK
Unit Supervisi Konstruksi Jawa Timur Bali dan Nusa Tenggara yang berubah fungsi serta tugas
pokoknya. JMK Unit Manajemen Konstruksi II, yang disingkat UMK-II berada di Jl. Ketintang
Baru no. 1-3 Surabaya. UMK-II ini terbentuk berdasarkan Keputusan Direksi PT PLN
(PERSERO) no. 319.K/DIR/2012 tertanggal 29 Juni 2012 tentang Organisasi PT PLN
(PERSERO) Unit Manajemen Konstruksi II pada PT PLN (PERSERO) Jasa Manajemen
Konstruksi.
2.1.1 Fungsi dan Tugas Pokok
a. Fungsi dan Tugas Pokok Unit Manajemen Konstruksi II adalah memastikan terlaksananya
pengelolaan manajemen proyek, pengawasan, dan pengendalian proyek yang meliputi
biaya, mutu dan waktu konstruksi sesuai kontrak dengan pengguna Jasa Manajemen
Konstruksi sebagai bagian pencapaian target Unit Manajemen Konstruksi.
b. Rincian uraian Fungsi dan Tugas Pokok Unit Manajemen Konstruksi II selanjutnya
ditetapkan oleh General Manajer sesuai dengan kewenangannya.
2.1.2 Status Organisasi dan Tempat Kedudukan
a. Organisasi Unit Manajemen Konstruksi II bukan merupakan reporting entity baru, tetapi
tetap menjadi satu kesatuan Administrasi dengan Unit Induk yang bersangkutan.
b. Kedudukan unit Manajemen Konstruksi II sebagaimana dimaksud dalam keputusan ini
c. Pengaturan wilayah kerja diatur oleh General Manager dengan melaporkan kepada Kepala
Divisi Pengembangan Organisasi.
2.2 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
Untuk detail struktur organisasi dapat dilihat pada gambar 2.2
MANAJER
R WELLY PERMADI
ASMEN KONSTRUKSI JARINGAN
SUSILARTO
ASMEN KONSTRUKSI PEMBANGKIT
...
ASMEN KEU, SDM & ADM
mana
Gambar 2.2 Detail Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. MANAJER
. UMAR SADELI T.INDUSTRI … KTSK PLTU REMBANG . KAMSARI MESIN … KTSK PLTG PAITON REHAB . KRISNANTO J SIPIL … KTSK PLTU PAPUA JAYAPURA . HENDRO SUKO P LISTRIK … KTSK PLTU PAITON . FITRIA AFIF N MESIN … KTSK PLTU PARIT BARU . DIDIEN HENDRARIARTO … KTSK TALANG DUKU . GHOLAM NASUKHA SIPIL … KTSK PLTU PACITAN . DIMAS HARNIANTO SIPIL … KTSK PLTU NII TANASA KENDARI
Gambar 2.3 Kantor PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Konsep dasar dari Sistem Informasi terbagi atas dua pengertian. Yang pertama adalah
sistem, dan yang kedua adalah sistem informasi itu sendiri.
3.1.1 Sistem
Definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara
prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem
didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari
komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu
sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan
dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem
tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
(Herlambang, 2005:116). Sistem disini digunakan sebagai pemahaman dalam membuat
sistem.
3.1.2 Sistem informasi
Data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau
kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat
Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah
data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat
didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat
digunakan oleh penggunanya. (Herlambang, 2005:121).
3.2 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat
diusulkan perbaikanya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan,
menentukan kriteria, menghitung kosistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan
hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan
operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk
menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
3.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD, digunakan
untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan
untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur
keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun elemen-elemen yang terdapat pada ERD,
adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1. SimbolEntity atau Entitas
2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas. Terdapat
beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti one-to-one, one-to-many, many-to-one,
dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil dapat dilihat pada gambar 3.2.
Gambar 3.2. SimbolRelation of Entity
3.4 Data Flow Diagram
Menurut Andri Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model
logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana
tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang
dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur
(structured analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram sangat
membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisi, Ent_1
Relation_12 Relation_11 Relation_10
Relation_9
Ent_1 Ent_2
Ent_3 Ent_4
Ent_5 Ent_6
penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk
memahami sistem secara logika.
Di dalam data flow diagram terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process,
external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk melakukan suatu
perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut.
Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:
0
Prcs_1
Gambar 3.3. SimbolProcess
Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu
proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah sebuah
context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan
hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan
dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan
menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian
dilakukan penggambaran.
Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai
proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram.
Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari
sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya.
Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem,
menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem
sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level
harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data
menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama
(nomor tidak menunjukkan urutan proses).
Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau
decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1
menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya
dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang
ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses
daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store
sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha
untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level,
dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.
External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk
menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi
maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan
keluaran dari process. External entity digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:
Entt_2
Gambar 3.4. SimbolExternal Entity
Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat berupa file
atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan
data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya
tabel pelamar, tabel pendidikan, tabel lulus seleksi, dan lain-lain. Data store digambarkan
dalam bentuk simbol sebagai berikut:
1 Stor_3
Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan process
dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik lainnya dengan
tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data flow harus menggunakan kata
benda, karena di dalam data flow mengandung sekumpulan data. Data flow digambarkan
dengan bentuk simbol sebagai berikut:
Gambar 3.6. SimbolData Flow
3.5 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari
suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem
dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang
melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998).
Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang sebuah
desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process,
database, manual input, decision, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.
Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan
proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Bentuk dari terminator
adalah sebagai berikut:
Gambar 3.7. Simbol Terminator
Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang
dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual).
Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.8. Simbol Manual Operation
Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat,
memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari document di gambarkan dalam simbol
berikut:
Gambar 3.9. Simbol Document
Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.
Process disimbolkan dengan gambar:
Gambar 3.10. Simbol Process
Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat terkomputerisasi.
Simbol dari database adalah sebagai berikut:
Gambar 3.11. SimbolDatabase
Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu keputusan dari
suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Operator logika ini
Gambar 3.12. SimbolDecision
Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database melalui
keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.13. Simbol Manual Input
Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan
database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau lebih
dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.14. Simbol Off-Line Storage
On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan desain
sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah letaknya.
Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:
Gambar 3.15. SimbolOn-Page Reference
Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page reference,
karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang
berbeda. Bentuk simbolnya adalah:
Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk
penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada
sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:
Gambar 3.17. SimbolPaper Tape
3.6 TLSK (Tata Kelola Surat dan Kearsipan )
Menyadari akan arti pentingnya tatalaksana surat dan kearsipan dalam rangka
peningkatan efisiensi dan perwujudan tertib administrasi sebagai faktor yang mendasari sistem
administrasi di segala bidang, maka dipandang perlu mengadakan penyempurnaan tatalaksana
surat dan kearsipan yang telah ada. Penyempurnaan tatalaksana surat dan kearsipan ini
merupakan hasil dari pengolahan yang disesuaikan dengan perkembangan organisasi PT PLN
(Persero) dan perkembangan teknologi informasi serta masukan-masukan dari seluruh satuan
organisasi di lingkungan PT PLN (Persero).
Sebagaimana diketahui bahwa tatalaksana surat adalah merupakan tahap awal daur
hidup arsip, maka diharapkan melalui pengaturan awal surat merupakan kelangsungan daur
hidup arsip akan lebih terarah dan terpelihara. Dengan adanya pembakuan sarana komunikasi
yang baik secara konvensional maupun dengan menggunakan sarana media baru akan lebih
memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas sehari-hari. Oleh karena itu petunjuk
pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan ini dijadikan pegangan oleh seluruh satuan
organisasi di lingkungan PT PLN (Persero) dengan penuh disiplin demi terwujudnya tertib
3.7 Website
Merupakan suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink, yang
memudahkan surfer (sebutan bagi pemakai computer yang melakukan penelusuran informasi
di internet) untuk mendapatkan informasi, dengan cukup mengklik suatu link berupa teks atau
gambar, maka informasi dari teks atau gambar akan di tampilkan secara lebih rinci (detail).
Informasi yang disajkan dalam halaman web menggunakan konsep multimedia, informasi
dapat disajikan dengan menggunakan banyak media (teks, gambar, animasi, suara (audio), dan
atau film). Dalam suatu halaman web, informasi akan dapat disajikan dalam kombinasi media
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem yang dilakukan :
a. Mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan pada fungsional
pelaporan dalam struktur organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II
Surabaya.
b. Menentukan kebutuhan sistem pencarian dokumen proyek dalam arsip proyek
berdasarkan owner.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada
sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem
terkomputerisasi. Tahap-tahap perancangan sistem meliputi : pembuatan system flow, ERD,
DFD, CDM, PDM dan rancangan desain I/O (Input/Output).
4.2.2 System flow
a. Simpan dan update arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
Pada proses simpan arsip , arsip yang berupa dokumen asli hardcopy terlebih dahulu
di scan, lalu setelah di scan arsip berupa dokumen asli hardcopy dikembalikan kepada yang
bersangkutan atas dokumen tersebut , petugas kearsipan harus melakukan login terlebih dahulu
untuk dapat masuk ke dalam halaman website. Apabila login berhasil petugas dapat memilih
arsip berdasarkan pilihan. Sytem flow simpan arsip dan update arsip proyek PT. PLN (Persero)
JMK UMK II Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.2.1
Gambar 4.2.1 System flow proses simpan dan update arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK
UMK II Surabaya.
b. Pencarian arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya
Pada halaman pencarian arsip proyek pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya,
akan di tampilkan ketentuan. User harus melakukan Login jika sesuai user berhak masuk untuk
melakukan pencarian arsip proyek pada halaman website PT. PLN (Persero) JMK UMK II
Surabaya, setelah login sukses sistem akan memunculkan mengecek level yang ada dari setiap
user, setelah di cocokkan sistem akan memunculkan menu sesuai dengan level masing masing
user. pegawai hanya bisa mendapat menu pencarian arsip dan download, dalam melakukan
muncul, untuk mendownload arsip yang ada pegawai terlebih dahulu membuka detail proyek
pada id owner, setelah itu pegawai dapat memilih dan mendownload arsip proyek berdasarkan
filter yang telah dipilih.
Untuk manager dan admin juga mendapat pilihan pencarian arsip berdasarkan owner
dan kode masalah, namun juga mendapat pilihan menu laporan total proyek. System flow
pencarian arsip proyek pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dapat dilihat pada
gambar 4.2.2
Gambar 4.2.2 System flow proses pencarian arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II
Surabaya.
4.2.3 DFD (Data Flow Diagram)
Untuk Data Flow Diagram, akan dijelaskan dengan diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem informasi manajemen arsip proyek PT.
mudah dipahami. Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN
(Persero) JMK UMK II Surabaya hasilnya dapat dilihat pada gambar 4.2.3
Gambar 4.2.3 Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero)
JMK UMK II Surabaya.
data dokumen scan
data input jenis dokumen
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEARSIPAN PROYEK FUNGSIONAL
PELAPORAN
MANAJER KARYAWAN
Pada Context Diagram sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero)
JMK UMK II Surabaya ini digambarkan keempat entitas dalam sistem ini yaitu fungsional
pelaporan, manajer, petugas kearsipan dan karyawan. petugas kearsipan bertugas untuk
pembuatan data master seperti data owner, data proyek, data masalah, data input jenis
dokumen. data dokumen scan diperoleh dari fungsional pelaporan sebagai arsip untuk
dimasukkan oleh petugas kearsipan serta update arsip. data karyawan di dapat dari bagian
karyawan sebagai hak akses masuk dalam website kearsipan. untuk fungsional pelaporan,
manajer dan karyawan hanya bisa mendownload arsip proyek dari aplikasi yang dibuat ini.
DFD sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II
Surabaya hasilnya dapat dilihat pada gambar 4.2.4. Pada DFD level 0 sistem informasi
manajemen proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ini digambarkan enam proses
yang ada, yaitu maintenance data owner, maintenance data proyek, maintenance data masalah,
maintenance data karyawan, manajemen dokumen scan, membuat laporan. Tiap proses
DATA INPUT DOKUMEN SCAN DATA INPUT JENIS
DOKUMEN
DATA MASALAH
DATA INPUT JENIS DOKUMEN
1 OWNER 2 PROYEK
4.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram)
a. CDM
Gambar 4.2.5 CDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK
II Surabaya.
CDM (Conceptual Data Model) disini menggambarkan model, constraint, relasi dan
aliran data dari daftar table yang telah dijabarkan pada gambar 4.2.5 diatas. Aliran data antara
table dihubungkan dengan aktifitas yang sedang terjadi, berikut dengan constraint-nya.
Terdapat 8 entitas dalam CDM ini, yaitu tabel :
1. Owner (berelasi one to many dengan tabel proyek)
2. Proyek (berelasi many to one dengan tabel masalah, berelasi one to many dengan lokasi,
berelasi one to many dengan dokumen scan) Relationship_1
* KODE_MASALAHNAMA_MASALAHVariable characters (3)Variable characters (50)
jenis_dokumen #
* NO_JENIS_DOKUMENNAMA_JENIS_DOKUMENVariable characters (4)Variable characters (60)
lokasi #
* KODE_LOKASILOKASI IntegerVariable characters (100)
dokumen_scan #
* KODE_DOKUMENNAMA_DOKUMENIntegerVariable characters (20)
3. Masalah (berelasi many to many dengan tabel jenis dokumen, berelasi one to many
dengan table proyek)
4. Lokasi (berelasi many to one dengan tabel proyek, berelasi one to many dengan table
dokumen scan)
5. Dokumen scan (berelasi many to one dengan tabel lokasi, berelasi many to one dengan
tabel proyek)
6. Jenis dokumen (berelasi many to many dengan tabel masalah)
7. Detil dokumen scan (berelasi many to one dengan tabel dokumen scan, berelasi many to
one dengan tabel karyawan)
8. Karyawan (berelasi one to many dengan tabel detil dokumen scan).
b. PDM
Dari CDM tersebut kemudian generated menjadi Physical Data Model (PDM) yang
hasilnya dapat dilihat pada gambar 4.2.6. Dapat dilihat temukan relasi data many to many
membentuk tabel baru, dan atribut dari CDM diatas diubah menjadi kode yang telah
ter-generate. Selain terbentuknya tabel baru dari relasi many to many yaitu tabel “memiliki”, dapat
Gambar 4.2.6 PDM sistem informasi manajemen arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK
II Surabaya
4.2.5 Struktur tabel
Suatu perancangan database harus disesuaikan dengan DFD yang telah dibuat, dimana
database tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh user.
Adapun tabel – tabel yang digunakan dalam aplikasi ini adalah sebagai berikut :
a. Nama Tabel : owner
NAMA_MASALAHvarchar(3)varchar(50)<pk>
jenis_dokumen NO_JENIS_DOKUMEN
NAMA_JENIS_DOKUMENvarchar(4)varchar(60)<pk>
lokasi
Fungsi : Untuk menyimpan data owner yang nanti nya sebagai
informasi proyek dimiliki owner siapa.
Tabel 4.2.1 Tabel owner
owner
Field Type Null Default
ID_OWNER Varchar(2) Tidak None
NAMA_OWNER Varchar(50) Tidak None
ALAMAT Varchar(50) Tidak None
TEMPAT Varchar(25) Tidak None
b. Nama Tabel : proyek
Primary key : NO_KONTRAK
Foreign key : KODE_MASALAH, ID_OWNER
Fungsi : Untuk menyimpan data proyek
Tabel 4.2.2 Tabel Proyek
proyek
Field Type Null Default
NO_KONTRAK Varchar(40) Tidak None
KODE_MASALAH Varchar(3) Tidak None
ID_OWNER Varchar(2) Tidak None
TANGGAL_KONTRAK date Tidak None
NO_SLA Varchar(40) Tidak None
TANGGAL_SLA date Tidak None
proyek
Field Type Null Default
TANGGAL_AKHIR_SLA date Tidak None
NAMA_PROYEK Varchar(100) tidak None
c. Nama Tabel : lokasi
Primary key : KODE_LOKASI
Foreign key : NO_KONTRAK
Fungsi : Untuk menyimpan data lokasi proyek
Tabel 4.2.3 Tabel lokasi
lokasi
Field Type Null Default
KODE_LOKASI Int(11) Tidak None
NO_KONTRAK Varchar(40) Tidak None
LOKASI Varchar(100) Tidak None
d. Nama Tabel : dokumen_scan
Primary key : KODE_DOKUMEN
Foreign key : KODE_LOKASI, NO_KONTRAK
Fungsi : Untuk menyimpan data dokumen scan
Tabel 4.2.4 Tabel dokumen_scan
dokumen_scan
Field Type Null Default
dokumen_scan
Field Type Null Default
KODE_LOKASI int(11) Tidak None
NO_KONTRAK Varchar(40) Tidak None
NAMA_DOKUMEN Varchar(100) Tidak None
e. Nama Tabel : masalah
Primary key : KODE_MASALAH
Foreign key :
Fungsi : Untuk menyimpan data masalah sebagai informasi
proyek nantinya berdasarkan kode masalah apa.
Tabel 4.2.5 Tabel masalah
masalah
Field Type Null Default
KODE_MASALAH Varchar(3) Tidak None
NAMA_MASALAH Varchar(50) Tidak None
f. Nama Tabel : jenis_dokumen
Primary key : NO_JENIS_DOKUMEN
Foreign key :
Fungsi : Untuk menyimpan data jenis dokumen sebagai
informasi masalah mempunyai jenis dokumen apa.
Tabel 4.2.6 Tabel jenis_dokumen
jenis_dokumen
Jenis_dokumen
Field Type Null Default
NO_JENIS_DOKUMEN Varchar(4) Tidak None
NAMA_JENIS_DOKUMEN Varchar(60) Tidak None
g. Nama Tabel : detail_dokumen_scan
Primary key : KODE_DETAIL_DOKUMEN
Foreign key : KODE_DOKUMEN, NIP
Fungsi : untuk menyimpan detail dokumen scan arsip proyek,
menyimpan file dokumen arsip proyek, mencatat petugas yang mengupload file arsip
proyek.
Tabel 4.2.7 Tabel detail_dokumen_scan
detail_dokumen_scan
Field Type Null Default
KODE_DETAIL_DOKUMEN int(11) Tidak None
KODE_DOKUMEN int(11) Tidak None
NIP Varchar(10) Tidak None
TANGGAL_DOKUMEN_DIBUAT date Tidak None
TANGGAL_SCAN date Tidak None
NAMA_JENIS_DOKUMEN_SCAN Varchar(50) Tidak None
FILE_SCAN text Tidak None
h. Nama Tabel : karyawan
Primary key : NIP
Fungsi : untuk menyimpan data karyawan yang tercatat dan
boleh mengakses website kearsipan.
Tabel 4.2.8 Tabel karyawan
data_karyawan
Field Type Null Default
NIP Varchar(10) Tidak None
PASS Varchar(20) Tidak None
LEVEL Varchar(3) Tidak None
NAMA_KARYAWAN Varchar(50) Tidak None
JABATAN Varchar(30) Tidak None
4.2.6 Desain I/O (Input/Output)
Berikut ini merupakan rancangan desain input/ouput dari sistem informasi manajemen
arsip proyek PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
a. Tampilan Awal
< HEADER >
< MENU >
< KONTEN >
< FOOTER >
b. Halaman Login
Gambar 4.2.8 Desain halaman login
Pada halaman Login, merupakan tampilan awal agar pengguna di cek terlebih dahulu
apakah pengguna mempunyai hak akses terhadap website kearsipan PT. PLN (Persero) JMK
UMK II Surabaya. Dimana setiap pengguna Harus terlebih dahulu memasukkan NIP dan
Password.
c. Halaman Menu User
Pada halaman menu user ini adalah halaman dimana jika pengguna meruapakan user
biasa atau dengan kata lain seorang pegawai atau karyawan. Dimana di dalam halaman menu
user terdapat menu yaitu : Home, Pencarian Proyek, Logout.
d. Halaman Menu Manager
Gambar 4.2.10 Desain halaman tampilan menu manager
Pada halaman menu manager terdapatbeberapa menu yaitu : Home, pencarian proyek, Laporan
dan logout.
e. Halaman Menu Administrator
Pada halaman menu administrator terdapat beberapa menu yaitu : Home, pencarian proyek,
Laporan, kelola data dan logout.
f. Menu Pencarian Proyek
Gambar 4.2.12 Menu Pencarian Proyek
Pada halaman menu pencarian proyek ini digunakan untuk melihatinformasi tentang
proyek tersebut serta mencari arsip dokumen proyek. Terdapat 2 tombol pada halaman ini,
yaitu : cari dan Info. Tombol info merupakan tombol yang jika di tekan maka akan
memunculkan informasi tentang cara pemakaian menu pencarian proyek. Cara untuk
melakukan pencarian proyek di menu pencarian proyek yang pertama adalah pilih terlebih
dahulu owner , setelah owner terpilih maka informasi tentang data proyek berdasarkan owner
akan di tampilkan jika ingin memperkecil data atau proyek yang di cari bisa memilih kode
masalah dan no sla lalu tekan tombol cari.
g. Halaman Detail Proyek
Pada halaman Detail proyek adalah halaman yang menjelaskan tentang detail proyek
serta halaman untuk mendownload arsip dokumen proyek yang bersangkutan. Untuk cara
halaman detail proyek, bisa dilihat pada gambar 4.2.13 . Pada halaman Detail proyek terdapat
tombol dengan gambar kaca pembesar atau search dimana jika tombol ini di tekan makan akan
mengembalikan ke halaman pencarian proyek.
Gambar 4.2.13 halaman detail proyek
h. Halaman Menu Laporan
Pada halaman menu laporan ini , menu laporan berfungsi untuk mencari total proyek
berdasarkan periode dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai pada tanggal, bulan, tahun yang
terakhir dipilih. Cara pemakaian pada menu laporan ini yang pertama harus dilakukan adalah
awal kontrak dan akhir kontrak lalu tekan tombol cari. Untuk tampilan halaman menu laporan
dapat dilihat pada gambar 4.2.14
Gambar 4.2.14 halaman menu laporan
i. Menu kelola data administrator
Gambar 4.2.15 halaman menu kelola data administrator
Pada menu kelola data administrator terapat beberapa menu pilihan yaitu owner,
owner, proyek, masalah, dokumen dan karyawan sebagai hak akses untuk web site kearsipan
pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
j. Halaman administrator Tambah owner
Gambar 4.2.16 Halaman administrator tambah owner
Halaman ini berfungsi untuk menambahkan owner dari proyek jika owner dari proyek
tersebut baru. Cara pemakaian halaman ini yaitu yang pertama , jika dilihat pada gambar 4.2.15
pilih pilihan owner dan pilih sub pilihan tambah owner. Setelah halaman Gambar 4.2.16
muncul isikan data nya setelah itu tekan tombol tambah untuk menambahkan data nya atau
tekan tombol batal jika membatalkan menambahkan data.
k. Halaman administrator Tampil owner
Halaman administrator tampil owner , berfungsi untuk menampilkan informasi
tentang data owner. Tombol dengan warna kuning dan icon pencil adalah untuk mengedit data
tentang owner, sedangkan tombol berwarna merah dengan icon tempat sampah adalah untuk
menghapus data owner yang ada.
l. Halaman administratoredit owner
Gambar 4.2.18 Halaman administratoredit owner
Halaman administrator edit owner ini berfungsi untuk administrator mengedit data
owner. Cara nya jika di lihat adari gambar 4.2.17 tekan pada tombol edit yang akan di edit
maka akan muncul halaman ini, setelah itu edit datanya setelah semua data nya di edittekan
tombol edit untuk menyimpan hasil edit tersebut atau tekan tombol batal jika batal menyimpan.
m. Halaman administrator Tambah Proyek
Pada halaman administrator tambah proyek berfungsi untuk menambahkan proyek.
Pada gambar 4.2.19 terdapat 5 tombol yaitu tambah lokasi berfungsi untuk menambahkan
lokasi proyek, tombol simpan berfungsi untuk menyimpan proyek yang akan di tambahkan,
tombol batal berfungsi untuk batal menambahkan proyek, tombol tambah owner pada halaman
administrator tambah proyek berfungsi untuk menambahkan owner dan memindahkan ke
halaman tambah owner jika proyek tersebut mempunyai owner baru, yang terakhir adalah
Gambar 4.2.19 Halaman administrator tambah proyek
n. Halaman administrator Tambah Masalah
Gambar 4.2.20 Halaman administrator tambah masalah
Pada halaman administrator tambah masalah berfungsi untuk menambahkan masalah
yang ada. Tombol tambah untuk menyimpan data masalah yang baru di input kan. Tombol
batal berfungsi untuk membatalkan menambah data masalah.
o. Halaman administrator Tampil Masalah
Pada gambar 4.2.21 halaman administrator tampil masalah ini berfungsi untuk
menampilkan informasi data masalah yang ada. Tombol berwarna kuning dengan icon pencil
berfungsi untuk mengedit data masalah. Tombol berwarna merah dengan icon tempat sampah
Gambar 4.2.21 Halaman administrator tampil masalah
p. Halaman administrator Edit Masalah
Gambar 4.2.22 Halaman administrator edit masalah
Pada halaman administrator edit masalah, halaman ini berfungsi untuk mengedit data
masalah yang dipilih. Untuk bisa masuk pada halaman pada gambar 4.2.22 yaitu dengan
menekan tombol edit yang terlihat pada gambar 4.2.21. Dilihat pada gambar 4.2.22 terdapat 2
tombol yaitu tombol edit dan batal. Tombol edit berfungsi menyimpan hasil edut data yang
dilakukan, sedangkan tombol batal adalah untuk batal melakukan edit data masalah.
q. Halaman administrator Dokumen
Pada halaman administrator dokumen , halaman ini berfungsi untuk menampilkan
semua data proyek berdasarkan owner. Halaman ini juga berfungsi untuk mengedit data proyek
bahkan juga menghapus data proyek. Seperti yang terlihat pada gambar 4.2.23 untuk
menggunakan halaman ini terdapat filter berdasarkan owner agar data proyek yang ditampilkan
Gambar 4.2.23 Halaman administrator dokumen
r. Halaman administrator Detail Dokumen
Pada halaman administrator detail dokumen, halaman ini berfungsi untuk
menampilkan detail dari proyek yang ada. Pada halaman ini seorang admin juga dapat
menambahkan dokumen , edit dokumen dan delete dokumen. Cara untuk menambahkan
dokumen adalah dengan menekan tombol dengan icon tambah bertuliskan add dokumen seperti
yang terlihat pada gambar 4.2.24.
s. Halaman administrator Tambah Dokumen
Gambar 4.2.25 Halaman administrator tambah dokumen
Pada halaman administrator tambah dokumen yang terlihat pada gambar 4.2.25,
halaman ini berfungsi untuk menambah dokumen berdasarkan proyek. Maksud dari dokumen
scan adalah nama dokumen, sedangkan nama jenis dokumen scan adalah jenis dari dokumen
yang akan di upload. Halaman ini juga berfungsi untuk pengelompokkan berdasarkan jenis
dokumen. Pada halaman ini terdapat tiga tombol yaitu choose file yang berfungsi untuk
mencari dokumen atau memilih dokumen yang nanti nya di pilih dan di upload. Selanjutnya
Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan sekaligus mengupload dokumen yang di pilih.
t. Halaman administrator Edit Dokumen
Gambar 4.2.26 Halaman administrator edit dokumen
Pada halaman ini berfungsi untuk mengedit rak atau judul dari kumpulan dokumen.
u. Halaman administrator Tambah File Dokumen
Gambar 4.2.27 Halaman administrator Tambah File Dokumen
Pada halaman ini berfungsi untuk menambahkan file dokumen scan berdasarkan jenis
dokumennya. Cara untuk dapat mengakses halaman ini yaitu seperti terlihat pada gambar
4.2.24 tekan link tambah berdasarkan pilihan misalkan SLA atau SPPD seperti yang terlihat
pada gambar 4.2.24 lalu pilih file yang dilih dengan cara menekan tombol choose file lalu
simpan untuk mengupload dan menyimpan dokumen atau tekan batal untuk membatalkan
v. Halaman administrator Tambah Karyawan
Gambar 4.2.28 Halaman administrator Tambah Karyawan
Halaman administrator tambah karyawan di atas berfungsi untuk menambahkan data
karyawan yang dapat mengakses website kearsipan PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
Untuk dapat mengakses halaman ini dengan cara menekan pilihan menu kelola data seperti
yang terlihat pada gambar 4.2.15. Pilih submenu tambah karyawan pada menu karyawan. Pada
halaman ini terdapat tiga tombol yaitu tambah berfungsi untuk menyimpan dan menambah data
yang di entry kan. Kedua yaitu tombol batal berfungsi untuk membatalkan proses menambah
data karyawan. Ketiga yaitu info level berfungsi untuk memberikan informasi level yang
membedakan hak akses user.
w. Halaman administrator Tampil Karyawan
Seperti yang terlihat pada gambar 4.2.29 halaman administrator tampil karyawan
berfungsi untuk melihat informasi data karyawan yang telah memiliki hak akses pada website
kearsipan PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. Pada halaman ini terdapat tombol delete
dengan warna merah dengan icon tempat sampah berfungsi untuk mendelete salah satu data
yang dipilih untuk dihapus.
4.3 Implementasi sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil dari aplikasi sistem informasi
manajemen arsip proyek pada PT.PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya. Mulai dari spesifikasi
hardware dan software pendukung, cara installasi program, serta fitur-fitur yang terdapat pada
aplikasi.
4.3.1 Kebutuhan Sistem
Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini terdiri dari hardware dan
software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah
sebagai berikut :
Spesifikasi hardware pendukung berdasarkan apa yang dipakai oleh pembuat aplikasi yaitu
terdiri dari :
1. Harddisk minimal 2 GB. 2 GB berdasarkan total keseluruhan dari ruang yang
dipakai XAMPP , htdocs dan database kearsipan, selain itu juga untuk
perkembangan data baru yang di simpan.
Spesifikasi software pendukung berdasarkan apa yang dipakai oleh pembuat aplikasi yaitu
terdiri dari :
1. Windows 7. Windows 7 merupakan sistem operasi dari pembuat sistem untuk
membangun website.
3. Browser Google Chrome Version 24.0.1312.57 m atau lebih tinggi, Mozilla
Firefox 12.0 atau lebih tinggi. Pada browser ini telah di lakukan uji coba oleh
pembangun sistem dimana sistem yang dibangun dapat berjalan sepenuh nya,
dengan kata lain browser yang telah di ujicoba ini merupakan rekomendasi dari
pembuat sistem.
4.3.2 Cara instalasi
Langkah pertama untuk melakukan instalasi program ini adalah melakukan instalasi
XAMPP 1.7.7 agar program dapat berjalan si server dan dapat di akses oleh semua pengguna
yang terhubung oleh jaringan. Selanjutnya ditiap-tiapp user hendaknya melakukan instalasi
browser software (Google Chrome) agar dapat mengakses aplikasi ini. langkah selanjutnya
membuat database kedalam mysql. Tahap yang terakhir adalah melakukan instalasi website
sistem informasi manajemen arsip proyek berbasis web PT. PLN (Persero) JMK UMK II
Surabaya di server. Setelah semua tahap selesai dilakukan maka program telah siap digunakan.
4.4 Evaluasi Uji Coba Sistem
Evaluasi dan uji coba sistem bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat
dengan benar sesuai dengan kebutuhan dan fungsi – fungsi yang ada pada aplikasi telah
berjalan seperti yang diharapkan. Dengan adanya uji coba ini diharapkan kekurangan atau
kelemahan aplikasi dapat diperbaiki sebelum di implementasikan secara nyata.
4.4.1 Uji Coba Form Login
a. Uji Coba fitur form login administrator
Tabel 4.4.1 Tabel Test login administrator
Tujuan Input Output Diharapkan Gambar
Deskripsi NIP
dan password
yang valid
Menginputkan data
login : NIP = 310790,
password = admin
Login sukses kemudian
masuk kehalaman menu
administrator
Gambar
4.2.11
Deskripsi NIP
dan password
yang tidak valid
Menginputkan data
login : NIP = 310791,
password = admin
Maaf data NIP dan
Password yang anda
masukkan Tidak Valid !
Gambar
4.4.1
Gambar 4.4.1 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid
b. Uji Coba fitur form login manager
Proses login dilakukan dengan cara menginputkan NIP dan password milik Manager.
Tabel 4.4.2 Tabel Test login manager
Tujuan Input Output Diharapkan Gambar
Deskripsi NIP
dan password
yang valid
Menginputkan data login
: NIP = 87111511J,
password = astutiadis
Tujuan Input Output Diharapkan Gambar
Deskripsi NIP
dan password
yang tidak valid
Menginputkan data login
: NIP = 87111511J,
password = admin
Maaf data NIP dan
Password yang anda
masukkan Tidak Valid
!
Gambar
4.4.2
Gambar 4.4.2 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid
c. Uji Coba fitur form login user
Proses login dilakukan dengan cara menginputkan NIP dan password milik user.
Tabel 4.4.3 Tabel Test login user
Tujuan Input Output Diharapkan Gambar
Deskripsi NIP
dan password
yang valid
Menginputkan data login :
NIP = 8909014JMK,
password = 8909014JMK
Login sukses
kemudian masuk
kehalaman menu user
Gambar
Tujuan Input Output Diharapkan Gambar
Deskripsi NIP
dan password
yang tidak valid
Menginputkan data login :
NIP = 87111511J,
password = manager
Maaf data NIP dan
Password yang anda
masukkan Tidak
Valid !
Gambar
4.4.3
Gambar 4.4.3 Pesan kombinasi NIP dan password tidak valid
d. Uji Coba input type form login
Proses mengecek login saat input type hanya di isi salah satu atau tidak di isi sama
sekali.
Tabel 4.4.4 Tabel Test input type form login
Tujuan Input Output Diharapkan Gambar
Deskripsi input
type NIPdan
password kosong
Mengosongkan data
login : NIP dan
password
Login tidak sukses
memunculkan pesan
berupa : Mohon
Melengkapi Nip
Gambar
Tujuan Input Output Diharapkan Gambar
Deskripsi input
type NIP terisi
dan password
kosong
Menginputkan data
login : NIP = 310790,
password =
Pesan : Mohon
Melengkapi Password
Gambar
4.4.5
Gambar 4.4.4 Pesan input typePassword kosong
4.4.2 Uji coba fitur maintenance data
Dari serangkaian uji coba yang telah dilakukan pada fitur-fitur maintenance data yang
ada dalam sistem dengan inputan keseluruhan data , dapat diperoleh kesimpulan bahwa
keseluruhan pengujian terhadap aplikasi tersebut telah berjalan sebagaimana mestinya sesuai
keinginan dan kebutuhan dari pengguna aplikasi berjalan dengan baik dan tidak terdapat error.
4.4.3 Uji coba perbandingan lama pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan
kode masalah
Dalam uji coba ini untuk mengetahui perbandingan lama waktu dalam hal pencarian
arsip proyek berdasarkan owner dan kode masalah dengan ketentuan dan mengunakan alat
bantu yaitu :
Ketentuan :
- Owner : UIP Kitring Nusra
- Nama Proyek : Pembangunan Transmisi 150 KV
- Tempat : Sengkol – Paokmotong – Pringgabaya,
Sengkol – Kuta (NTB)
- Download Dokumen : Pengakuan MAN MONTH Bulan November
2012
Alat bantu :
- Penghitung Waktu : Stopwatch
Tabel 4.4.5 Tabel Test perbandingan lama pencarian arsip proyek.
Deskripsi Waktu
Menggunakan aplikasi kearsipan berbasis
web
01 : 38
1 menit , 38 detik
Menggunakan
pencarian manual sesuai dengan sistem
yang sedang berjalan pada PT. PLN Persero
JMK UMK II Surabaya.
04 : 09
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan
Berbasis WEB PadaPT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya ini adalah sebagai berikut :
1. Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Berbasis web yang dibuat telah di uji coba
pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dan dapat menghasilkan informasi yang
dibutuhkan yaitu : pencarian dokumen proyek dalam arsip berdasarkan owner dan kode
masalah.
2. Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Berbasis web mampu meminimalkan waktu
2 menit 71 detik lebih cepat dalam pencarian arsip proyek berdasarkan owner dan kode
masalah pada PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya dalam fungsional pelaporan
struktur organisasi PT. PLN (Persero) JMK UMK II Surabaya.
5.2 Saran
Berikut ini adalah beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan sistem di masa
yang akan datang :
1. Rancang Bangun Sistem Informasi berbasis web pada pada PT. PLN (Persero) JMK UMK
II Surabaya yang dikembangkan dikemudian hari diharapkan mampu menangani aktifitas
lain diluar kegiatan kerasipan sehingga dapat mendukung seluruh kegiatan supervisi pada
DAFTAR PUSTAKA
Sidik, Betha. April 2012 (edisi revisi). Pemrograman WEB dengan PHP. Bandung:
Informatika
Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. Analisis dan Perancangan Sistem (edisi kelima –
jilid 1). Jakarta: PT INDEKS
Sutaji, Deni. 2012. SISTEM INVENTORY MINI MARKET DENGAN PHP DAN JQUERY.
Yogyakarta : Penerbit Lokomedia
Amani, Sri. 2005. PETUNJUK PELAKSANAANTATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN.
Jakarta : PT PLN (Persero)
Syamrilaode, 2011. “Definisi Analisa Sistem”, (online)
(http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2129400-definisi-analisa-sistem/) , diakses pada tanggal 14
