KANTOR CABANG BOJONEGORO
KERJA PRAKTEK
Nama
:
Antonius Jefri Krisbiyanto
NIM
:
10.41010.0039
Program
: S1 (Strata Satu)
Jurusan
:
Sistem
Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER
SURABAYA
Sistem informasi manajemen arsip adalah aplikasi yang digunakan untuk mengetahui alur disposisi surat masuk ke masing-masing kepala bidang dalam perusahaan. Dengan adanya sistem informasi manajemen arsip ini diharapkan dapat mempermudah administrasi perusahaan dalam mengelola surat masuk, surat keluar dan surat pengantar dalam perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen Arsip ini dapat menangani pencatatan surat masuk, disposisi surta ke masing-masing bagian dalam perusahaan, surat keluar dan surat pengantar serta pembuatan laporan berupa laporan dispoisi surat masuk, surat keluar dan surat pengantar
Dengan adanya sistem informasi manajemen arsip ini diharapkan dapat memperbaiki kesalahan pencatatan transaksi dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga tidak terjadi hambatan dan kendala dalam penanganan disposisi surat yang disebabkan karena adanya kesalahan sumber daya manusianya,
Kata Kunci : Sistem Informasi, Disposisi, Manajemen Arsip
DAFTAR ISI
ABSTRAKSI ... Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI ... viii BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.
1.1 Latar Belakang... Error! Bookmark not defined.
1.2 Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined.
1.5 Manfaat ... Error! Bookmark not defined.
1.6 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .. Error! Bookmark not defined.
2.1 Sejarah ... Error! Bookmark not defined.
2.2 Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
2.2.1 Visi ... Error! Bookmark not defined.
2.2.2 Misi ... Error! Bookmark not defined.
2.2.3 Tujuan PT. Jamsostek (Persero) ... Error! Bookmark not defined.
2.3 Filosofi Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
2.4 Lokasi Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
2.5 Struktur Organisasi ... Error! Bookmark not defined.
2.6 Fungsi Setiap Bidang pada PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro
Error! Bookmark not defined.
BAB III LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.
3.1 Definisi Sistem ... Error! Bookmark not defined.
3.3 Definisi Sistem Infromasi ... Error! Bookmark not defined.
3.4 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.
3.5 Bagan Alir Sistem ... Error! Bookmark not defined.
3.6 Data Flow Diagram (DFD) ... Error! Bookmark not defined.
3.7 Pengertian Surat... Error! Bookmark not defined.
3.8 Jenis Surat ... Error! Bookmark not defined.
3.9 Manajemen Arsip ... Error! Bookmark not defined.
3.10 Landasan-Landasan Teknologi ... Error! Bookmark not defined.
3.10.1 Power Designer ... Error! Bookmark not defined.
3.10.2 Visual Studio 2008 ... Error! Bookmark not defined.
3.10.3 SQL Server 2005 ... Error! Bookmark not defined.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... Error! Bookmark not defined.
4.1 Analisa Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.2 Perancangan Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.2.1 System Flow ... Error! Bookmark not defined.
4.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)... Error! Bookmark not defined.
4.2.3 Context Diagram ... Error! Bookmark not defined.
4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip Error! Bookmark not defined.
4.2.5 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna Error! Bookmark not defined.
4.2.6 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan ... Error! Bookmark not defined.
4.2.7 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai ... Error! Bookmark not defined.
4.2.8 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan . Error! Bookmark not defined.
4.2.9 DFD Level 1 Mengelola Master Kiriman ... Error! Bookmark not defined.
4.2.10 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk Error! Bookmark not defined.
4.2.11 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat ... Error! Bookmark not defined.
4.2.12 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar Error! Bookmark not defined.
4.2.13 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
4.2.14 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
4.2.15 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar Error! Bookmark not defined.
4.2.16 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
4.2.17 Conceptual Data Model (CDM) ... Error! Bookmark not defined.
4.2.18 Physical Data Model (PDM) ... Error! Bookmark not defined.
4.2.19 Struktur Tabel... Error! Bookmark not defined.
4.3 Kebutuhan Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.3.1 Hardware ... Error! Bookmark not defined.
4.3.2 Software ... Error! Bookmark not defined.
4.4 Implementasi Input Output ... Error! Bookmark not defined.
4.4.1 Form Autentikasi Pengguna ... Error! Bookmark not defined.
4.4.2 Form Halaman Utama ... Error! Bookmark not defined.
4.4.3 Form Jabatan ... Error! Bookmark not defined.
4.4.4 Form Pegawai ... Error! Bookmark not defined.
4.4.5 Form Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
4.4.6 Form Kiriman ... Error! Bookmark not defined.
4.4.8 Form Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
4.4.9 Form Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
4.4.10 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan ... Error! Bookmark not defined.
4.4.11 Form Laporan Disposisi Kabid Pemasaran .... Error! Bookmark not defined.
4.4.12 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan ... Error! Bookmark not defined.
4.4.13 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI . Error! Bookmark not defined.
4.4.14 Form Laporan Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
4.4.15 Form Laporan Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
PENUTUP ... Error! Bookmark not defined.
5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.
5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.
LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.8 Lampiran 1 Kartu Bimbingan ... Error! Bookmark not defined.8
Lampiran 2 Acuan Kerja ... 70
Lampiran 3 Garis Besar Acuan ... 71
Lampiran 4 Log Harian Kerja Praktek ... 72
Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek ... 73
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol Bagan Aliran Sistem ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.1 Stuktur Tabel Jabatan ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.2 Stuktur Tabel Pegawai ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.3 Struktur Tabel Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.4 Struktur Tabel Kiriman ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.5 Struktur Tabel Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Jamsostek (Persero) ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.1 Sisflow Autentikasi Pengguna ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.2 Sisflow Mengelola Master Jabatan .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.3 Sisflow Mengelola Master Pegawai ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.4 Sisflow Mengelola Master Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.5 SIsflow Mengelola Master Kiriman ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.6 Sisflow Mencatat Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.7 Sisflow Mencatat Disposisi Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.8 Sisflow Mencatat Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.9 Sisflow Mencatat Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.10 Sisflow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.11 Sisflow Mencetak Laporan Surat Pengantar .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.12 Mencetakk Laporan Surat Keluar .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.13 Diagram Jenjang Sistem Informasi Manajemen Arsip PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.14 Diagram Jenjang Autentikasi User ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.15 Diagram Jenjang Mengelola Data Master ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.16 Diagram Jenjang Mencatat Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.17 Diagaram JenjangMencatat Disposisi Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.18 Diagram Jenjang Mencatat Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.19 Diagram Jenjang Mencatat Surat Pengantar .. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.20 Diagram Jenjang Mencetak Laporan Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.21 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Arsip ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.22 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.23 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.24 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.25 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.26 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.27 DFD Level Mengelola Master Kiriman ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.28 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.29 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.30 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.31 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.32 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.33 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.34 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.35 CDM Sistem Informasi Manajemen Arsip... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.36 PDM Sistem Informasi Manajemen Arsip ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.37 Form Autentikasi Pengguna ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.38 Form Menu Utama Sistem Informsi Manajemen Arsip ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.39 Form Jabatan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.40 Form Pegawai ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.41 Form Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.42 Form Data Kiriman ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.43 Form Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.44 Form Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.45 Form Surat Pengatar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.47 Form Laporan Disposisi Kebid Pemasaran .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.48 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.49 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.50 Form Laporan Surat Keluar... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.51 Form Laporan Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
BAB I
PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
Dengan semakin pesatnya persaingan antar perusahaan maka semakin besar tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan untuk mengembangkan perusahaannya. Untuk mencapai keberhasilan perusahaan perlu adanya peran serta teknologi informasi untuk mengelola segala aktifitas pekerjaan kantor yang sifatnya dapat membantu kelancaran kegiatan perusahaan, serta dapat meningkatkan pelayanan perusahaan.
PT. Jamsostek (Persero) cabang Bojonegoro merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara yang telah menerapkan penggunaan teknologi informasi pada perusahaannya.
PT. Jamsostek (Persero) cabang Bojonegoro memiliki suatu sistem informasi yang masih dilakukan secara manual yaitu melakukan pencatatan arsip yang terdiri dari pencatatan surat masuk, surat keluar dan surat pengantar. Semua itu dicatat secara manualisasi dan pada akhir bulan akan dilaporkan oleh bagian Administrasi kepada Kepala Bidang. Pada saat pelaporan sering ditemukan kesalahan diantaranya data yang kurang akurat dan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan relative lama.
PT. Jamsostek (Persero) cabang Bojonegoro menginginkan adanya suatu sistem informasi manajemen arsip yang terkomputerisasi, dimana dalam mencatat semua informasi dan data yang diperoleh diinputkan ke dalam sistem komputer. Kemudian data tersebut diolah dan pada akhirnya akan menghasilkan laporan yang lebih akurat dan cepat.
Dengan sistem yang terkomputersisasi, maka dapat dihasilkan suatu laporan yang akurat, cepat dan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan. Sehingga didapatkan hasil kerja yang baik.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun sistem manajemen arsip pada PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro sehingga dapat memudahkan arsiparis dalam proses pencatatan surat masuk, surat keluar dan surat pengantar?
2. Bagaimana membuat suatu laporan disposisi surat masuk kepada kabid keuangan, pemasaran, pelayanan, dan umum?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
1. Perancangan sistem informasi menajemen arsip ini mencakup pencatatan surat masuk, surat keluar, dan surat pengantar pada PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro.
2. Sistem ini diselesaikan dengan Microsoft Visual Studio 2008 dan perancangan database menggunakan Microsoft Sql Server 2005.
1.4 Tujuan
Berdasarkan batasan masalah diatas maka tujuan dari kerja praktek kerja praktek ini adalah :
1. Membuat sistem informasi manajemen arsip pada PT. Jamsostek kantor Cabang Bojonegoro sehingga dapat memudahkan arsiparis dalam proses pencatatan surat masuk, surat keluar, dan surat pengantar.
2. Dapat membuat suatu laporan disposisi surat masuk kepada kepala bagian keuangan, pemasaran, pelayanan, informasi, dan umum.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari pembuatan sistem ini adalah dapat memberikan kemudahan dalam proses pencatatan arsip surat dan dapat memberikan informasi secara berkala kepada pimpinan mengenai disposisi surat masuk ke setiap kepala bagian serta memberikan laporan surat keluar dan surat pengantar kepada pimpinan dalam PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro.
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini dijelaskan gambaran umum PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro tentang sejarah singkat PT. Jamsostek (Persero), Visi, Misi dan Tujuan, Filosofi, Lokasi Perusahaan, serta Struktur Organisasi.
BAB III LANDASAN TEORI
Berisi penjelasan teori-teori yang digunakan dalam membantu proses analisa dan desain sistem, yaitu Sistem Informasi, Analisa dan Perancangan, Arsip, Bagan Alir Sistem, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, serta interaksi manusia dengan komputer. BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Berisi penjelasan mengenai perancangan sistem yang akan digunakan, implemantasi dari rancangan sistem yang telah dibuat, dan evaluasi terhadapn sistem yang telah diuji coba.
BAB V PENUTUP
Berisi kesimpulan mengenai sistem yang telah dibuat berupa sistem informasi manajemen arsip pada PT.Jamsostek (Persero) Cabang Bojonegoro dan saran untuk perbaikan sistem di masa mendatang. LAMPIRAN
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2
2.1 Sejarah
Sejarah terbentuknya PT. Jamsostek (Persero) mengalami proses yang panjang, dimulai dari UU No 33/1947 jo UU No. 2/1951 tentang kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) No. 48/1952 jo PMP No. 8/1956 tentang pengaturan bantuan untuk usaha penyelenggaraan kesehatan buruh, PMP No. 15/1957 tentang pembentukan yayasan social buruh. PMP No. 5/1964 tentang pembentukan yayasan jaminan social (YDJS) diberlakukannya UU No. 14/1969 tentang pokok-pokok tenaga kerja, secara kronologis proses lahirnya asuransi social tenaga kerja semakin transparan.
Sejarah mengalami kemajuan dan perkembangan, baik menyangkut landasan hokum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan, pada tahun 1977 diperoleh suatu tonggak sejarah penting dengan dikeluarkannya peraturan pemerintah (PP) No. 33 tahun 1977 tentang pelaksanaan asuransi social tenaga kerja (ASTEK), yang mewajibkan setiap pemberi kerja atau pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No. 34/1977 tentang pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu perum ASTEK
Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No.3 tahun n1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Melalui PP No.36/1995 ditetapkannya PT. Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Selanjutnya pula pada akhir tahun 2004, pemerintah juga meneebitkan UU No. 40 tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional, yang berhubungan dengan amandemen UUD 1945 dengan perubahan pada pasal 34 ayat 2.
Kiprah Perseroan yang mengedepankan kepentingan dan hak normative Tenaga Kerja di Indonesia terus berkelanjuatan. Sampai saat ini, PT. Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 (empat) program, yang mencakup program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT), dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi seluruh tenaga kerja dan keluarganya.
Dengan peenyelenggaraan yang makin maju, program Jamsostek tidak hanya bermanfaat kepada pekerja dan pengusaha tetapi juga berperan aktif dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian bagi kesejahteraan masyarakat dan perkembangan masa depan bangsa.
2.2 Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan
2.2.1 Visi
Memberikan pelayanan dan manfaat prima bagi seluruh pekerja melalui jaringan pelayanan yang paling luas dan terpadu di Indonesia
2.2.2 Misi
Menyelenggarakan program Jaminan Sosial Tenaga Kerja yang memberikan perlindungan dasar bagi tenaga kerja dan keluarganya dalam menghadapi resiko sosial ekonomi pada saat berkurang atau hilangnya penghasilan karena kecelakaan kerja, berhenti bekerja atau meninggal dunia, dan memenuhi kebutuhan pelayanan medis tenaga kerja dan keluarganya.
2.2.3 Tujuan PT. Jamsostek (Persero)
Bertekat untuk selalu menjadi PT. Jamsostek (Persero) satu-satunya penyelenggara jaminan sosial yang paling SIAP, HANDAL, dan TERPERCAYA di Indonesia
2.3 Filosofi Perusahaan
Jamsostek dilandasi filosofi kemandirian dan harga diri untuk mengatasi resiko sosial ekonomi. Kemandirian berarti tidak tergantung orang lain dalam membiayai perawatan pada waktu sakit, kehidupan dihari tua maupun keluarga bila meninggal dunia. Harga diri berarti jaminan tersebut diperoleh dari hak dan bukan daru belas kasihan orang lain.
2.4 Lokasi Perusahaan
Lokasi PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro tepatnya berada di Jalan Diponegoro 18 Bojonegoro. Sedangkan tempat kerja penulis selama melaksanakan Kerja Praktek berada di bagian Teknologi Informasi. Ruang kerja staf nyaman, tenang dan sejuk. Selain itu juga disediakan berbagai fasilitas penunjang untuk penulis melaksanakan Kerja Praktek.
2.5 Struktur Organisasi
Untuk menguraikan struktur organisasi dari PT. Jamsostek kantor cabang Bojonegoro, maka harus kita ketahui terlebih dahulu tujuan dan struktur organisasi ini yaitu agar pembagian tugas dapat merata dan terselesaikannya tugas-tugas di setiap bagian. Adapun struktur organisasi di PT. Jamsostek (Persero Kantor Cabang Bojonegoro.
PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro mempunyai fungsi merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengendalikan kegiatan pemasaran, pelayanan, administrasi kepesertaan dan iuran, akuntansi, umum dan SDM (Sumber Daya Manusia) yang didukung teknologi informasi untuk memastikan tercapainya target. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro mempunyai tugas :
1. Merencanakan, menetapkan kebijakan operasional di PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro
2. Mengarahkan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan pencapaian target kepesertaan dan iuran
3. Mengarahkan dan memastikan peningkatan pelayanan kepada peserta Jamsostek
4. Melaksanakan fungsi sistem teknologi informasi 5. Mengarahkan dan mengendalikan fungsi keuangan
6. Menentukan pelaksanaan sistem SDM (Sumber Daya Manusia)
2.6 Fungsi Setiap Bidang pada PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro
PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro terdiri beberapa bidang diantaranya Bidang Keuangan, Bidang Pemasaran, Bidang Pelayanan, Bidang teknologi Informasi. Pada setiap bidang tersebut memiliki sub-sub bidang diantaranya Account Officer, Customer Service dan Data Administrator. Berikut ini adalah pembagian tugas dari masing-masing bidang yang ada di PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro.
1. Kepala Cabang
Kepala Cabang PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro memiliki peranan yang sangat penting yaitu bertanggung jawab terhadap perusahaan dan setiap bidang-bidang yang terdapat di PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro 2. Kepala Bidang Keuangan
Bidang Keuangan mempunyai fungsi merencanakan, melaksanakan, melakukan koordinasi, dan mengendalikan kegiatan keuanagn di Bidang Keuangan PT. Jamsostek (Persero) Cab. Bojonegoro
3. Kepala Bidang Pemasaran
Bidang pemasaran mempunyai fungsi merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pemasaran untuk memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuran. Untuk membantu
Kepala Jamsostek Cab.Bojonegoro Mu Allif, SH
Kabid Keuangan Anik Aribawati
Kabid Umum, SDM,TI AA Ayu Adrini
Kabid Pemasaran Ryan Gustaviana
Kabid Pelayanan Ermina Sandrayanti
Customer Service Account Officer
pelakasanaan tugas, kepala bidang pemasaran dibantu Account Officer yang merupakan sub bidang pemasaran.
4. Kepala Bidang Pelayanan
Bidang Pelayanan mempunyai fungsi merencanakan, melaksanankan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja), JHT (Jaminan Hari Tua), JKM (Jaminan Kematian) untuk memastikan kelancaran pelayanan jaminan. Biasanya kepala bidang pelayanan dibantu customer service guna menunjang pelayanan yang lebih optimal.
5. Kepala Bidang Teknologi Informasi
Kepala Bidang Teknologi Informasi mempunyai fungsi merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan penggunaan hardware, software dan jaringan untuk mengoptimalkan dan menjamin tetap beroperasinya perangkat komputer, serta mengelola database dan aplikasi untuk memastikan pelayanan. Pada bidang teknologi informasi ini memiliki bawahan yang biasa disebut Data Administrator.
BAB III
LANDASAN TEORI
3
3.1 Definisi Sistem
Menurut (Herlambang & Tanuwijaya, 2005) definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
Menurut (Sukoco, 2007) Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang menjelaskannya.
Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem adalah :
1. Mengoptimalakan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien 2. Salah satu alat pengendali biaya
3. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya Adapun kerugiaanya adalah sebagai berikut :
1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi optimal
2. Tuntutan lingkuangan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan meyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain.
3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru yang diterapkan perusahaan
4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi
3.2 Karakteristik Sistem
Menurut (Sukoco, 2007) sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maunpun menggnggu fungsi utama
3. Sistematis, Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada
4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang ditentukan.
5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan pengguanaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
3.3 Definisi Sistem Infromasi
bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini meyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistej informasi atau peralatan lainnya.
Kata “sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memeliki keterkaitan anatara yang satu dengan lainnya. Dari definisi sistem, maka dapat didefinisikan bahwa “Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi.”
Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi. Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.
Sistem informasi juga berfungsi sebagai alat bantu kompetisi bagi organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem Informasi dituntut tidak hanya mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang mampu menambah nilai kampetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.
3.4 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi
analisa ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan penyusunan sistem gagal.
Untuk itu diperlakukan ketelitian didalam mengerjakan sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan didalam mengelisa sistem adalah :
a. Tahap perencanaan sistem b. Tahap analisa sistem c. Tahap perancangan sistem d. Tahap penerapan sistem
e. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah diiddentifikasi, dilanjutkan dengan memperlajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebbelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi agar terpenuhi.
Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.
3.5 Bagan Alir Sistem
Menurut (Basuki, 2003) Sistem flow adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimaana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan simbol sebagaimana terdapat pada tabel 3.1
Tabel 3.1 Simbol Bagan Aliran Sistem
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
2 Keputusan Simbol keputusan digunakan untuk menggambarkan suatu kondisi yang mengharuskan sistem untuk memilih tindakan yang akan dilakukan
berdasarkan criteria tertentu.
4 Database Simbol ini digunakan untuk menggambarkan media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data pada sistem yang akan dibuat.
5 Proses Simbol proses digunakan untuk
menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang
akan dibuat
6 Input manual Simbol Proses yang digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.
3.6 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram yang lebih dikenal dengan DFD adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang mengguanakan beberapa symbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.2, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling terhubung.
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 External
Entity atau Boundary
2 Data Flow
atau Aliran Data
Aliran data dapat digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut
3
0
PRCS_1
Proses Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang kelur. Suatu proses mempuyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.
4 1 Stor_3 Data Store Data store merupakan simpanan
dari data yang dapat berupa file atau catatan menual, dan suatu agenda atau buku. Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut
3.7 Pengertian Surat
Menurut (Ferdinandus, Wowor, & Lumenta, 2011) Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungisnya mencakup lima hal: Sarana pemberitahuan, permintaan, buah piker, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoaman kerja
Menurut (Gantini & Griffin, 2011) Surat adalah pernyataan ungkapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang ditulis pada kertas atau lebih diaman dituliskan suatu pernyataan tidak hadir.
pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain
Surat Keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh instansi atau lembaga lain.
3.8 Jenis Surat
Menurut (Gantini & Griffin, 2011) macam-macam surat antara lain :
a. Macam-macam surat dibedakan menurut wujudnya antara lain : Kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram, surat pengantar.
b. Macam-macam surat dibedakan berdasarkan tujuannya anatar lain : Surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, pesanan, dan lain-lain.
c. Macam-macam surat menurut sifat isi dan asalnya dibedakan sebagai berikut : surat dinas, surat niaga, surat pribadi, surat yang isinya masalah sosial.
d. Macam-macam surat menurut jumlah penerimanya dibedakan sebagai berikut : surat biasa, surat ini untuk satu orang (pejabat/organisasi), surat edaran, untuk beberapa orang/ pejabat/ organisasi, Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat.
e. Macam-macam surat menurut keamanan isinya dibedakan sebagai berikut : surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa.
f. Macam-macam surat menurut urgensi penyelesaiannya dibedakan sebagai berikut : surat sangat rahasia, surat rahasia surat biasa
g. Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi beberapa macam yaitu : surat masuk dan surat keluar.
3.9 Manajemen Arsip
Menurut (Ferdinandus, Wowor, & Lumenta, 2011) Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas fotokopi. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisiakan bahwa arsip adalah naskah-naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali.
Menurut (Basuki, 2003) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.
Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.
Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.
3.10 Landasan-Landasan Teknologi
3.10.1 Power Designer
Power designer merupakan suatu tools berupa software untuk mendesain system dan rancangan Entity Relation Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh Sybase. Ada dua model data yaitu : Entity Relationship Diagram (ERD) dan model relasional. Keduanya menyediakan cara untuk mendeskrisikan perancangan basis data pada peringkat logika. Model ERD dan Conceptual Data Model (CDM) : model yang dibuat berdasrkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entita (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. Model Relational atau Physical Data Model (PDM) : model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom dimana. Setiap kolom memiliki nama yang unik.
3.10.2 Visual Studio 2008
Microsoft Visual Studio adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem .NET Framework. Dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini, para peogrammer dapat membangun aplikasi windows forms, aplikasi web berbasis ASP.NET. dan juga aplikasi command-line. Alat ini dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio .NET. Bahasa Visual Basic .Net sendiri menganut paradigma pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft. Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas .NET Framework. Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat banyaknya perubahan yang dilakukan Microsoft, dan versi ini tidak kompatibel dengan versi yang terdahulu.
3.10.3 SQL Server 2005
Microsoft SQL Server adlah sebuah system manajemen basis data relational (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah transact SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4
4.1 Analisa Sistem
Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan ssstem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan pelayanan yang terbaik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari pembuatan sistem informasi manajemen arsip yang meliputi pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatn surat kelaur dan pencatatan surat pengantar. Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip dibutuhkan data tentang pegawai, perusahaan, kiriman tentang kebutuhan sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi operasional manajemen arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data pegawai, perusahaan, kiriman, pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatan surat keluar dan pencatatan surat pengantar.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem adalah meliputi :
1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow) 2. Diagram berjenjang (HIPO)
3. DFD (contex diagram, level 0 dan level 1),
4. ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model).
4.2.1 System Flow
Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi yang akan dibuat pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. 1. System Flow Autentikasi Pengguna
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses autentikasi pengguna, sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi manajemen arsip pegawai memasukkan npp pegawai dan password.
2. System Flow Mengelola Master Jabatan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mengisi form jabatan untuk mencatat semua jabatan yang ada didalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Jabatan
Staff Administrasi
Mulai
Counter id_jabatan
Nama Jabatan
Ubah?
Perubahan data
Data yang diubah Data yang diubah
Menyimpan Jabatan
Y
T
Data yang disimpan
selesai
1
Jabatan
3. System Flow Mengelola Master Pegawai
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Bagian Administrasi mempunyai wewenang merubah status pegawai apabila sudah tidak aktif dalam perusahaan atau pensiun.
M e n g e lo la M a s te r P e g a w a i
S ta ff A d m in is tra s i
M u la i
U b a h ?
M e n y im p a n d a ta p e g a w a i p e g a w a i
T
1
D a ta y a n g d iu b a h
P e r u b a h a n d a ta
D a ta y a n g d iu b a h Y
1
D a ta te r s im p a n
s e le s a i N P P _ P e g a w a i
N a m a P e g a w a i
G ra d e
G o lo n g a n
P a s s w o r d 1
ja b a ta n
4. System Flow Mengelola Master Perusahaan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data perusahaan yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
5. System Flow Mengelola Kiriman
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data kiriman yang digunakan dalam pengiriman yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Kiriman
Staff Administrasi
Y
T
Data yang diubah
Data yang Counter id kiriman
Mulai 1
kiriman
6. System Flow Mencatat Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencatat Surat Masuk
Staff Administrasi
Mulai
Nama pegawai
Tgl surat datang
Tgl penyelesaian
No kop surat
Tanggal surat
dari
perihal
Menyimpan Surat Masuk
suratmasuk
Ubah?
Data yang diubah
Perubahan data
Counter no agenda
selesai
7. System Flow Mencatat Disposisi Surat
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro, selanjutnya mendisposisikan surat tersebut ke bagian-bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
8. System Flow Mencatat Surat Pengatar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat pengatar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
C ounter no _surat
T g l su rat N pp perusaha an
U b ah p engan tar
P eru bahan data 1
se le sai 1
9. System Flow Mencatat Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus mencatat semua data surat keluar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
10. System Flow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan disposisi surat masuk ke setiap bagian yaitu kabid umum dan TI, kabid keuangan, kabid pelayanan, kabid pemasaran pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Disposisin Surat Masuk
Kabid Keuangan
Kabid Pemasaran
Kabid Umum Kabid
Pelayanan Staff Administrasi
Mulai
Disposisi
Menampilakan Dispoisi Surat
Masuk
Surat Masuk
Pegawai
Disposisi Surat Masuk
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Pelayanan
selesai selesai
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid UMUM
selesai Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Pemasaran
selesai Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Keuangan
11. System Flow Mencetak Laporan Surat Pengantar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan surat pengantar yang digunakan laporan ke pimpinan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Laporan Surat Pengantar
Staff Administrasi
Mencetak surat pengantar kiriman
Mulai
Memilih surat pengantar pegawai
Menampilkan surat pengantar
Menampilkan surat pengantar
1
Surat pengantar
perusahaan
selesai
12. System Flow Mencetak Laporan Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat mencetak laporan surat keluar yang digunakan laporan ke pimpinan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Surat Keluar
Staff Administrasi
Memilih Surat Keluar
selesai Menampilkan
surat keluar pegawai
Menyeleksi surat keluar
Mulai
Mencetak surat keluar kiriman
Surat Keluar 1
perusahaan
4.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)
Gambar 4.13 Diagram Jenjang Sistem Informasi Manajemen Arsip PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro
1 Autentikasi User
1.1 Mengecek NPP
dan Password
1.2 Menampilkan login
berhasil
1.3 Menampilkan login
salah
1.4 Menampilkan Menu Utama
Gambar 4.14 Diagram Jenjang Autentikasi User
2
Mengelola Data Master
Mengubah Data Pegewai
Mengubah Data Perusahaan
Gambar 4.15 Diagram Jenjang Mengelola Data Master
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip pada Jamsostek Kacab. Bojonegoro
1 Autentikasi User
2 Mengelola Master
3 Mencatat Surat
Masuk
4 Mencatat Disposisi
Surat Masuk
5 Mencatat Surat
Pengantar
6 Mencatat Surat
Keluar
Gambar 4.16 Diagram Jenjang Mencatat Surat Masuk
3
Mencatat Surat Masuk
3.2
Mengkonter no agenda
4
Mencatat Disposisi Surat Masuk
4.1
Menkonter no disposisi
4.2
Menyimpan Disposisi Surat
Gambar 4.17 Diagaram JenjangMencatat Disposisi Surat Masuk
5
Mencatat Surat Keluar
5.2
Mengkonter no surat keluar
Mencatat Surat Pengantar
Mengkonter no surat pengantar
Gambar 4.19 Diagram Jenjang Mencatat Surat Pengantar
Mencetak Surat Pengantar
7.3
Mencetak Surat Keluar
4.2.3 Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi manajemen arsip menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada pencatatan arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dalam Context Diagram ini melibatkan 5 entity yaitu : administrasi, kabid umum, kabid pemasaran, kabid pelayanan dan kabid keuangan.
data surat keluar ditampilkan
menu laporan surat keluar diinput
data surat pengantar ditampilkan
menu laporan surat pengantar diinputkan
disposisi kabid pemasaran ditampilkan disposisi kabid keuangan ditampilkan
disposisi kabid pelayanan ditampilkan disposisi surat kabid umum ditampilkan
menu disposisi surat diinputkan
data surat pengantar diubah ditampilkan data surat pengantar tersimpan ditampilkan data surat keluar diubah ditampilkan
data surat keluar tersimpan ditampilkan
data surat keluar diinputkan data disposisi tersimpan ditampilkan
data disposisi diinputkan
data surat masuk tersimpan ditampilkan data surat masuk diubah ditampilkan menyimpan surat masuk
data kiriman diubah ditampilkan data kiriman tersimpan ditampilkan data kiriman diinputkan
data perusahaan diubah ditampillkan data perusahaan tersimpan ditampilkan data perusahaan diinputkan
data pegawai tersimpan ditampilkan data pegawai diubah ditampilkan
data pegawai diinputkan
data jabatan tersimpan ditampilkan data jabatan diubah ditampilkan
data jabatan diinputkan
menu utama ditampilkan info login benar ditampilkan info login salah ditampilkan
npp pegawai dan password diinputkan
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip
Sistem Informasi Manajemen Arsip
+
4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
menu cetak laporan surat keluar dibuka menu cetak laporan surat pengantar dibuka
menu surat pengantar dibuka
menu cetak laporan disposisi dibuka menu disposisi dibuka
menu surat keluar dibuka menu surat masuk dibuka
menu kiriman dibuka
menu perusahaan dibuka
menu pegawai dibuka
menu jabatan dibuka
data surat keluar dibaca data kiriman dibaca2
data perusahaan dibaca2 data pegawai dibaca3
[data surat keluar ditampilkan] [menu laporan surat keluar diinput]
data kiriman dibaca data perusahaan dibaca data pegawai dibaca2 data surat pengantar dibaca
[data surat pengantar ditampilkan] [menu laporan surat pengantar diinputkan]
data pegawai dipanggil data surat masuk dipanggil
[disposisi kabid pemasaran ditampilkan] [disposisi kabid keuangan ditampilkan]
[disposisi kabid pelayanan ditampilkan]
[disposisi surat kabid umum ditampilkan] [menu disposisi surat diinputkan]
surat pengantar disimpan
[data surat pengantar diubah ditampilkan]
[data surat pengantar tersimpan ditampilkan] [data surat pengantar diinputkan]
data surat keluar disimpan
data disposisi disimpan data surat masuk disimpan
[data surat keluar diubah ditampilkan]
[data surat keluar tersimpan ditampilkan]
[data surat keluar diinputkan] data kiriman disimpan
[data disposisi tersimpan ditampilkan]
[data disposisi diinputkan] [data surat masuk tersimpan ditampilkan] [data surat masuk diubah ditampilkan]
[menyimpan surat masuk]
[data kiriman diubah ditampilkan] [data kiriman tersimpan ditampilkan]
[data kiriman diinputkan] data perusahaan disimpan [data perusahaan diubah ditampillkan]
[data perusahaan tersimpan ditampilkan] [data perusahaan diinputkan]
data pegawai disimpan
[data pegawai tersimpan ditampilkan] [data pegawai diubah ditampilkan]
[data pegawai diinputkan]
data jabatan disimpan [data jabatan tersimpan ditampilkan]
[data jabatan diubah ditampilkan] [data jabatan diinputkan]
data pegawai dibaca
[menu utama ditampilkan]
[info login benar ditampilkan] [info login salah ditampilkan]
[npp pegawai dan password diinputkan] administrasi
mengelola master jabatan
+
2 jabatan 3
mengelola master pegawai
+
4
mengelola master perusahaan
mencatat surat masuk
+
7
mencatat disposisi surat masuk
+
8
mencatat surat keluar
+
4 kiriman
5 surat masuk
6 disposisi
7 surat keluar
9
mencatat surat pengantar
+
8 surat pengantar
10
mencetak laporan disposisi
+
5 surat masuk
1 pegawai
11
mencetak laporan surat pengantar
+
8 surat pengantar
1 pegawai
3 perusahaan
4 kiriman
12
mencetak laporan surat keluar
+
1 pegawai
3 perusahaan 4 kiriman
7 surat keluar
4.2.5 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna
4.2.6 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan
info login benar ditampilkan2
info login salah ditampilkan2 [menu cetak laporan surat keluar dibuka]
[menu cetak laporan surat pengantar dibuka]
[menu surat pengantar dibuka]
[menu disposisi dibuka] [menu surat keluar dibuka]
[menu surat masuk dibuka]
[menu kiriman dibuka]
[menu perusahaan dibuka] [menu pegawai dibuka]
[menu jabatan dibuka]
[data pegawai dibaca] [info login salah ditampilkan]
[menu utama ditampilkan] [info login benar ditampilkan] [npp pegawai dan password diinputkan]
administrasi
1 pegawai
mengelola master jabatan mengelola master pegawai
mengelola master perusahaan mengelola master kiriman
mencatat surat masuk mencatat surat keluar
mencatat disposisi surat masuk
mencetak laporan disposisi mencatat surat pengantar
mencetak laporan surat pengantar mencetak laporan surat keluar
1.1
mengecek npp dan password
1.2
menampilakan login berhasil 1.3
menampilkan login salah
data yang diubah diinput
perubahan data disimpan info simpan
[data jabatan tersimpan ditampilkan]
[data jabatan diubah ditampilkan] [menu jabatan dibuka]
[data jabatan disimpan]
[data jabatan diinputkan] administrasi
2 jabatan
autentikasi user 2.1
mengcounter id jabatan Gambar 4.23 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna
4.2.7 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai
4.2.8 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan
data yang diubah diinput2 [data pegawai tersimpan ditampilkan]
[data pegawai diinputkan]
[data pegawai disimpan] [menu pegawai dibuka]
[data pegawai diubah ditampilkan] administrasi
1 pegawai
autentikasi user
3.1
menyimpan data pegawai
3.2
mengubah data pegawai
[menu perusahaan dibuka]
[data perusahaan disimpan]
data yang diubah diinputkan [data perusahaan tersimpan ditampilkan]
[data perusahaan diinputkan] administrasi
3 perusahaan autentikasi user
4.1
menyimpan data perusahaan
4.2
menubah data perusahaan
Gambar 4.25 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai
4.2.9 DFD Level 1 Mengelola Master Kiriman
4.2.10 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk
data kiriman yang diubah diinput [data kiriman tersimpan ditampilkan]
[menu kiriman dibuka]
[data kiriman disimpan]
[data kiriman diinputkan] administrasi
4 kiriman
autentikasi user
5.1
menyimpan data kiriman
5.2
mengubah data kiriman
simpan surat masuk
input data yang diubah [data surat masuk diubah ditampilkan] [data surat masuk disimpan]
[data surat masuk tersimpan ditampilkan] [menu surat masuk dibuka]
[menyimpan surat masuk] administrasi
5 surat masuk autentikasi user
6.1
menyimpan surat masuk
6.2
mengkounter no agenda
6.3
mengubah surat masuk
Gambar 4.27 DFD Level Mengelola Master Kiriman
4.2.11 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat
4.2.12 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar
[data disposisi tersimpan ditampilkan] [data disposisi diinputkan] [data disposisi disimpan]
[menu disposisi dibuka]
administrasi
6 disposisi
autentikasi user
7.1 mengkounter id
disposisi
7.2 menyimpan
disposisi
data surat keluar diinputkan2
data surat keluar disimpan2 data surat keluar diubah diinputkan
[data surat keluar diubah ditampilkan]
[data surat keluar tersimpan ditampilkan] [menu surat keluar dibuka]
[data surat keluar disimpan] [data surat keluar diinputkan]
administrasi
7 surat keluar autentikasi user
8.1
mengkounter no surat
8.2
menyimpan surat keluar 8.3
mengubah surat keluar Gambar 4.29 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat
4.2.13 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar
4.2.14 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
data surat pengantar diinput
data surat pengantar diubah diinput
[data surat pengantar diubah ditampilkan] [data surat pengantar diinputkan]
[data surat pengantar tersimpan ditampilkan] [surat pengantar disimpan]
[menu surat pengantar dibuka]
administrasi
8 surat pengantar autentikasi user
9.1
mengkounter no surat pengantar
9.2
menyimpan surat pengantar
9.3
mengubah surat pengantar
disposisi surat diinput
[menu disposisi surat diinputkan] [disposisi surat kabid umum ditampilkan]
[disposisi kabid pelayanan ditampilkan] [disposisi kabid keuangan ditampilkan]
[disposisi kabid pemasaran ditampilkan]
[data surat masuk dipanggil] [data pegawai dipanggil][menu cetak laporan disposisi dibuka]
administrasi
5 surat masuk 1 pegawai
autentikasi user
10.1
menampilakan disposisi surat masuk
10.2
mencetak laporan disposisi surat masuk
Gambar 4.31 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar
4.2.15 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar
4.2.16 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar
[menu cetak laporan surat pengantar dibuka]
[data kiriman dibaca]
[data perusahaan dibaca] [data pegawai dibaca2]
[data surat pengantar dibaca]
[data surat pengantar ditampilkan] administrasi
8 surat pengantar
1 pegawai
3 perusahaan
4 kiriman autentikasi user
11.1
menampilkan surat pengantar
[menu laporan surat keluar diinput]
[data surat keluar dibaca] [data kiriman dibaca2] [data perusahaan dibaca2]
[data pegawai dibaca3] [data surat keluar ditampilkan]
[menu cetak laporan surat keluar dibuka]
administrasi
1 pegawai
3 perusahaan
4 kiriman
7 surat keluar
autentikasi user 12.1
menyeleksi surat keluar
Gambar 4.33 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar
4.2.17 Conceptual Data Model (CDM)
tang g al_surat_datang tang g al_penyelesaian nomor_kop_surat_masuk tang g al_surat_masuk dari
perihal_surat_masuk
surat_peng antar no_surat_peng antar klasifikasi_surat_peng antar tang g al_surat_peng antar perihal_surat_peng antar bidang _surat_peng antar lampiran_surat_peng antar tembusan_surat_peng antar surat_keluar
no_surat_keluar klasifikasi_surat_keluar tang g al_surat_keluar perihal_surat_keluar
id_dis pos is i nama_dis pos isi
jabatan id_jabatan nama_jabatan
4.2.18 Physical Data Model (PDM)
4.2.19 Struktur Tabel
Dalam pengembangan sistem informasi manajemen arsip ini, digunakan beberapa tabel untuk menyimpan berbagai data yang penting. Tabel tersebut adalah Tabel Jabatan, Tabel Pegawai, Tabel Perusahaan, Tabel Kiriman, Tabel Surat Masuk, Tabel Disposisi, Tabel Surat Pengantar dan Tabel Surat Keluar. Berikut akan dijelaskan tentang table-tabel yang digunakan.
A. Tabel Jabatan
Primary key : Id Jabatan Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
NO_SURAT = NO_SURAT
ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN ID_JABATAN = ID_JABATAN
ID_JABATAN = ID_JABATAN
NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN
NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI
NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI
PEGAWAI PEM BINA VARCHAR(50)
SURAT_M ASUK TEM BUSAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)
SURAT_KELUAR TEM BUSAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)
KIRIMAN
Tabel 4.1 Stuktur Tabel Jabatan
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Jabatan Varchar 10
Nama Jabatan Varchar 50
B. Tabel Pegawai
Primary key : Id Pegawai Foreign key : Id Jabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.2 Stuktur Tabel Pegawai
Field Tipe Panjang Keterangan
NPP Pegawai Varchar 20
Nama Pegawai Varchar 50
Grade Varchar 10
Golongan Varchar 10
Password Varchar 6
Status Varchar 10
C. Tabel Perusahaan
Primary key : Id Perusahaan Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data perusahaan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.3 Struktur Tabel Perusahaan
Field Tipe Panjang Keterangan
NPP Perusahaan Varchar 10
Nama Perusahaan Varchar 50
Alamat Varchar 100
Kode_Pos Varchar 6
Wilayah Varchar 50
D. Tabel Kiriman
Primary key : Id Kiriman Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kiriman yang digunakan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.4 Struktur Tabel Kiriman
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Kiriman Varchar 10
Nama Kiriman Varchar 50
E. Tabel Surat Masuk
Primary key : No_Surat Foreign key : NPP_Pegawai
Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk yang masuk setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.5 Struktur Tabel Surat Masuk
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Varchar 50
Tanggal Surat Datang Date Tanggal Penyelesaian Date
No Kop Surat Masuk Varchar 50
Tanggal Surat Date
Dari Varchar 100
Perihal Surat Masuk Varchar 100
F. Tabel Disposisi
Primary key : Id Disposisi
Foreign key : Id Jabatan, No Surat
Fungsi : Untuk menyimpan data disposisi surat masuk ke masing-masing kabid pada PT.Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Disposisi Varchar 10
Nama_Disposisi Varchar 50
G. Tabel Surat Pengantar
Primary key : No Surat Pengantar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman
Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengantar yang keluar setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Pengantar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Pengantar Varchar 50
Klasifikasi Surat Pengantar Varchar 20 Tanggal Surat Pengantar Date
Perihal Surat Pengantar Varchar 100 Bidang Surat Pengantar Varchar 50 Lampiran Surat Pengantar Varchar 50 Tembusan Surat Pengantar Varchar 50
H. Tabel Surat Keluar
Primary key : No Surat Keluar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar yang keluar
setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.8 Struktur Tabel Surat Keluar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Keluar Varchar 50
Klasifikasi Surat Keluar Varchar 20 Tanggal Surat Keluar Date
Perihal Surat Keluar Varchar 100
Bidang Surat Keluar Varchar 50
Lampiran Surat Keluar Varchar 50 Tembusan Surat Keluar Varchar 50
4.3 Kebutuhan Sistem
4.3.1 Hardware
Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah computer dengan spesifikasi sebagai berikut :
1. Prosessor Intel Core 2 Duo minimal 2.00 Ghz 2. Memory minimal 1.00 Gb
3. Harddisk minimal 40 Gb
4.3.2 Software
Perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah sebagai berikut :
1. Microsoft.Net Framework 2.0 / 3.5 2. Microsoft SQL Server 2005 3. Windows 7 Professional
4.4 Implementasi Input Output
4.4.1 Form Autentikasi Pengguna
Form Autentikasi Pengguna ini adalah salah satu pengaman ketika akan akan masuk kedalam aplikasi, pengguna memasukkan npp pegawai dan password yang telah dimasukkan oleh Staff Administrasi
4.4.2 Form Halaman Utama
Form halama utama, didalam terdapat beberapa sub menu seperti, Master Jabatan, Master Pegawai, Master Perusahaan, Master Kiriman, Mencatat Surat Masuk, Mencatat Surat Keluar, Mencatat Surat Pengantar dan Mencetak Laporan. Implementasi dari form ini adalah sebagai berikut :
Gambar 4.37 Form Autentikasi Pengguna
