RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ARSIP PELANGGAN
PADA PT. PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN PASURUAN
Disusun oleh :
Nama : Mochammad Hary Prianthoko
NIM : 10.41010.0031
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
RANCANG BANGUN APLIKASIPENCATATAN HAK PEGAWAI PADA PT. PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PERSERO)
AREA PELAYANAN JARINGAN PASURUAN
Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir
Disusun oleh :
Nama : Mochammad Hary Prianthoko
NIM : 10.41010.0031
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
x
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistem Pelaksanaan ... 3
1.6 Lokasi dan Waktu ... 4
1.7 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PT. PLN (Persero) ... 6
2.1 Sejarah Perkembangan Perusahaan PT. PLN (Persero) ... 6
2.2 Visi, Misi dan Makna Logo PT. PLN Persero ... 8
2.2.1 Visi PT. PLN Persero Area Pasuruan ... 8
2.2.2 Misi PT. PLN Persero Area Pasuruan ... 8
2.2.3 Makna PT. PLN Persero ... 8
2.2.4 Peran dan Tujuan PT. PLN (Pesrsero) ... 9
2.3 Lokasi Perusahaan ... 11
2.4 Produk dan Layanan ... 11
STIKOM
xi
2.6.1 Tugas , Wewenang dan Tanggung Jawab ... 13
2.6.2 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Jaringan... 17
2.6.3 Tugas dan wewenang Asisten Manajer Konstruksi ... 17
2.6.4 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Pelayanan Dan Administrasi ... 18
2.6.5 Tugas dan wewenang Asisten Manajer Perencanaan Dan Evaluasi ... 19
2.6.6 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Transaksi Energi.... 19
BAB III LANDASAN TEORI ... 19
3.1 Administrasi ... 21
3.2 Arsip ... 21
3.3 Pelayanan... 22
3.4 Aplikasi... ... 22
3.5 Analisis dan Perancangan Sistem ... 22
3.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 23
3.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 24
3.8 Database ... 25
3.9 Interaksi Manusia dan Komputer ... 26
3.10 Microsoft Office Visio 2003 ... 26
3.11 Bahasa Pemrograman PHP ... 27
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 28
4.1 Menganalisis Sistem ... 29
4.1.1 Sistem yang sedang berjalan ... 29
4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem ... 33
STIKOM
xii
4.2.2 Context Diagram ... 42
4.2.3 Diagram Jenjang Proses ... 43
4.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 46
4.2.5 ERD ... 49
4.2.6 Struktur Tabel ... 51
4.2.7 Desain Input Output ... 54
4.3 Membangun Sistem ... 63
4.2.1 Teknologi ... 63
4.4 Menjelaskan Penggunaan Aplikasi ... 64
BAB V PENUTUP... 70
5.1 Kesimpulan ... 70
5.2 Saran ... 70
DAFTAR PUSTAKA ... 71
LAMPIRAN ... 72
STIKOM
vi
Pada bagian Area Pelayanan (AP) yang lebih tepatnya pada pelayanan
pelanggan terdapat permasalahan bahwa, sering terjadi kesulitan dalam pencarian
arsip pelanggan. Pencarian arsip pelanggan ini masih dilakukan dengan bantuan
Microsoft Excel dan pencarian secara fisik dilakukan secara langsung didalam
almari, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip pelanggan
tersebut.
Berdasarkan permasalahan tersebut, pada pelayanan pelanggan
membutuhkan aspek penting dalam penyusunan arsip di suatu perusahaan yang
baik adalah pengelolaan arsip pelanggan yang rapi dan terstruktur. Dari arsip
pelanggan itu, seorang manajer atau pimpinan perusahaan dapat mengambil
atau mencari arsip pelanggan yang diinginkan.
Untuk membangun aplikasi sistem pengelolaan arsip pelanggan, perlu
dilakukan pengumpulan data serta menganalisis sistem yang ada. Setelah itu
barulah didesain sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang
ada pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan. Tahap selanjutnya
mengimplementasikan sistem yang telah didesain untuk dijalankan.
Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan ini bertujuan untuk mempermudah
petugas / pegawai dalam melakukan pencarian arsip pelanggan dalam melakukan
pengelolaan data arsip pelanggan, menyimpan dan mengecek setiap data arsip
pelanggan yang terjadi sehingga dapat dibuat sebuah laporan yang dapat membantu
pihak manajemen dalam pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang
valid dan terjamin.
Kata kunci: Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan, Arsip Pelanggan, dan PHP.
STIKOM
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) adalah perusahaan yang didirikan
dikelola oleh negara untuk menjalankan kegiatan operasional di sektor industri
dan bisnis strategis. Pemerintah Indonesia mendirikan BUMN salah satu tujuan
utamanya, yaitu tujuan yang bersifat ekonomi. Dalam tujuan yang bersifat
ekonomi, BUMN dimaksudkan untuk mengelola sektor-sektor bisnis strategis
agar tidak dikuasai pihak-pihak tertentu. Bidang-bidang usaha yang menyangkut
hajat hidup orang banyak, seperti perusahaan listrik, minyak dan gas bumi.
Perusahaan Listrik Negara (PLN) adalah sebuah BUMN yang mengurusi semua
aspek kelistrikan yang ada di Indonesia.
PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan juga
merupakan suatu BUMN yang telah menerapkan penggunaan teknologi informasi
pada perusahaannya. PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan
memiliki teknologi informasi yang beragam yaitu dilihat dari bagian-bagian yang
ada pada perusahaan, antara lain Audit Internal, Area Pelayanan dan Jaringan
(APJ), Area Pelayanan (AP), Area Jaringan (AJ), dan Area Pengatur Distribusi
(APD). Saat ini jumlah pelanggan PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan
Pasuruan yang tercatat sekitar 279 pelanggan.
Pada bagian Area Pelayanan (AP) yang lebih tepatnya pada pelayanan
pelanggan terdapat permasalahan bahwa, sering terjadi kesulitan dalam pencarian
STIKOM
arsip pelanggan. Pencarian arsip pelanggan ini masih dilakukan dengan bantuan
Microsoft Excel dan pencarian secara fisik dilakukan secara langsung didalam
almari, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip pelanggan
tersebut. Arsip pelanggan berisikan informasi-informasi data pengajuan pasang
baru (data pemohon), yang sebelumnya telah disetujui oleh asisten manajer
pelayanan pelanggan dengan proses-proses yang telah ditentukan. Apabila data
pemohon belum lengkap sesuai dengan administrasi maka petugas melakukan
konfirmasi kepada pihak pemohon. Setelah adanya konfirmasi oleh pihak
pemohon akan menjadi status data pelanggan. Data pemohon dan data pelanggan
saat ini hanya tercatat pada file dan diolah dengan Microsoft Excel yang
berbentuk macros. Macros merupakan sebuah bantuan yang mengubah aksi-aksi
Excel (seperti Copy, Paste, buat Formula, mengubah lebar kolom dan lain-lain)
menjadi kode-kode program Visual Basic for Applications (VBA) sehingga
menyebabkan macros tidak dapat melakukan pencarian data dan tidak dapat
menghasilkan laporan pemohon serta laporan pelanggan yang diinginkan.
Satu diantara beberapa aspek penting dalam penyusunan arsip di
suatu perusahaan yang baik adalah pengelolaan arsip pelanggan yang rapi dan
terstruktur. Dari arsip pelanggan itu, seorang manajer atau pimpinan
perusahaan dapat mengambil atau mencari arsip pelanggan yang diinginkan.
Untuk memudahkan pengolahan arsip pelanggan, perusahaan dapat
memanfaatkan teknologi komputerisasi, salah satu caranya dengan
membangun aplikasi input, update dan pencarian arsip pelanggan. Sehingga
dibuatlah rancang bangun aplikasi pengelolaan arsip pelanggan yang akan
STIKOM
menampilkan sebuah informasi penting serta menghasilkan laporan yang akurat
bagi petugas / pegawai PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dirumuskan permasalahan
yaitu:
Bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengelolaan arsip pelanggan
pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan sehingga dapat
mempermudah petugas / pegawai dalam melakukan pencarian arsip pelanggan?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka batasan masalah dalam
pembuatan sistem informasi ini yaitu, perancangan sistem informasi histori
pelanggan ini menampilkan seluruh data pelanggan dan laporan pada PT PLN
(Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan .
1.4 Tujuan
Tujuan pelaksanaan kerja praktek di PT.PLN (Persero) Area Pelayanan dan
Jaringan Pasuruan adalah :
Terbentuknya aplikasi pengelolaan arsip pelanggan pada PT PLN (Persero) Area
Pelayanan dan Jaringan Pasuruan sehingga dapat mempermudah petugas /
pegawai dalam melakukan pencarian arsip pelanggan.
1.5 Sistem Pelaksanaan
Sistem Pelaksanaan Kerja Praktek yang dilakukan diantara lain yaitu :
STIKOM
1 Observasi langsung, yaitu mengadakan pengamatan secara
langsung sistem informasi yang sedang berjalan, untuk
mendapatkan data-data sesuai dengan permasalahan yang
dijadikan informasi.
2 Wawancara, yaitu dengan cara tanya jawab dengan pihak yang
berhubungan dengan masalah aktifitas kerja praktek.
1.6 Lokasi dan Waktu
Praktek kerja nyata ini dilaksanakan pada tanggal 1 Juli 2013 – 1 Agustus
2013 di PT. PLN Persero Area Pasuruan, Jl. Panglima Sudirman No. 69 Pasuruan.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar ini setiap
bab-bab yang dibahas didalamnya sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan, sistem pelaksanaan, lokasi dan
waktu, serta sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini dijelaskan gambaran umum PT PLN (Persero) Area
Pelayanan dan Jaringan Pasuruan tentang sejarah singkat PT PLN
(Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan , Visi, Misi, dan
Tujuan, Lokasi Perusahaan, serta Struktur Organisasi.
STIKOM
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini berisi penjelasan tentang analisis sistem dengan menampilkan
dokumen flow, pengembangan sistem berupa system flow, DFD, ERD,
Database, desain I/O dan rencana evaluasi hasil.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Berisi penjelasan mengenai perancangan sistem yang akan digunakan,
implementasi dari rancangan sistem yang telah dibuat, dan
evaluasi terhadap sistem yang telah diuji coba.
BAB V PENUTUP
Berisi Kesimpulan mengenai sistem yang telah dibuat berupa sistem
informasi histori pelanggan pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan
dan Jaringan Pasuruan dan saran untuk perbaikan sistem di masa
mendatang.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PT. PLN (Persero)
2.1 Sejarah Perkembangan Perusahaan PT. PLN (Persero)
Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di Indonesia
mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang bergerak di
bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik untuk keperluan
sendiri. Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan pengelolaan perusahaan-
perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah Belanda menyerah kepada
pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.
Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada
Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini
dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai
Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan KNI Pusat berinisiatif
menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan
tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada 27 Oktober 1945, Presiden
Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan
Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5
MW.
Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi
BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di
bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada
saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN)
sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN)
sebagai pengelola gas diresmikan.
STIKOM
Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17, status
Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik
Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan
tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.
Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan
kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak
tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan
Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi
kepentingan umum hingga sekarang.
Berdasarkan KEPUTUSAN DIREKSI PT. PLN (Persero) Nomor 012.K/
010/ DIR/ 2003 tanggal 16 Januari 2003, dengan susunan Organisasi :
a. General Manager
b. Bidang yang tediri atas :
1. Perencanaan;
2. Operasi;
3. Niaga;
4. Keuangan;
5. Sumber Daya Manusia dan Organisasi.
c. Audit Internal
d. Area Pelayanan dan Jaringan (APJ)
e. Area Pelayanan (AP)
f. Area Jaringan (AJ)
g. Area Pengatur Distribusi
STIKOM
2.2 Visi, Misi dan Makna Logo PT. PLN Persero 2.2.1 Visi PT. PLN Persero Area Pasuruan
Menjadi pengelola distribusi tenaga listrik yang efisien, andal dan
berkualitas dengan pelayanan ekselen.
2.2.2 Misi PT. PLN Persero Area Pasuruan
Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan tersebut PT. PLN Persero
Area Pasuruan mengemban misi yang sangat penting yaitu :
1. Mengelola distribusi tenaga kerja listrik yang berorientasi pada kepuasan
pelanggan dan anggota perusahaan.
2. Mendistribusi tenaga listrik untuk meningkatkan kualitas kehidupan
masyarakat dan menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
3. Mengelola distribusi tenaga listrik yang aman terhadap lingkungan.
2.2.3 Makna PT. PLN Persero a. Bentuk Lambang
Gambar 2.1 Bentuk Lambang
Bentuk warna dan makna lambang Perusahaan resmi yang digunakan
adalah sesuai yang tercantum pada Lampiran Surat Keputusan Direksi
Perusahaan Umum Listrik Negara No. : 031/DIR/76 Tanggal : 1 Juni 1976,
mengenai Pembakuan Lambang Perusahaan Umum Listrik Negara.
STIKOM
b. Elemen-elemen Dasar Lambang 1. Bidang Persegi Panjang
Gambar 2.2 Bidang Persegi Panjang
Menjadi bidang dasar bagi elemen - elemen lambang lainnya,
melambangkan bahwa PT PLN (Persero) merupakan wadah atau organisasi
yang terorganisir dengan sempurna. Berwarna kuning untuk menggambarkan
pencerahan, seperti yang diharapkan PLN bahwa listrik mampu menciptakan
pencerahan bagi kehidupan masyarakat. Kuning juga melambangkan
semangat yang menyala - nyala yang dimiliki tiap insan yang berkarya di
perusahaan ini
2. Petir atau Kilat
Gambar 2.3 Petir atau Kilat
Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai
produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu petir pun
mengartikan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN (Persero) dalam
memberikan solusi terbaik bagi para pelanggannya. Warnanya yang merah
melambangkan kedewasaan PLN sebagai perusahaan listrik pertama di
STIKOM
Indonesia dan kedinamisan gerak laju perusahaan beserta tiap insan
perusahaan serta keberanian dalam menghadapi tantangan perkembangan
jaman.
3. Tiga Gelombang
Gambar 2.4 Tiga Gelombang
Memiliki arti gaya rambat energi listrik yang dialirkan oteh tiga bidang
usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan, penyaluran dan
distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para insan PT PLN
(Persero) guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya. Diberi warna
biru untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya
listrik yang tetap diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping itu biru
juga melambangkan keandalan yang dimiliki insane-insan perusahaan dalam
memberikan layanan terbaik bagi para pelanggannya.
2.2.4 Peran dan Tujuan PT. PLN (Pesrsero)
Peran dan tujuan utama PT. PLN (Persero) antara lain sebagai berikut :
a. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus
akumulasi profit berdasarkan prinsip pengelola perusahaan.
b. Mengusahakan penyedia tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang
memadai dengan tujuan :
STIKOM
1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil
dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi;
2. Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan;
3. Merintis kegiatan usaha menyediakan tenaga listrik;
4. Menyelenggarakan usaha-usaha lain, menunjang tenaga listrik
sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
2.3 Lokasi Perusahaan
Nama : PT. PLN Persero Area Pasuruan
Alamat : Jl. Panglima Sudirman No.96, Pasuruan
Telephone : 0343-426516-7
Fax : 0343-426518
Situs Web : www.pln.co.id
2.4 Produk dan Layanan
Pedoman Proses Pelayanan Pelanggan 2011 merupakan sistem layanan
pelanggan listrik yang merupakan pengganti dari Tata Usaha Pelanggan
(TUP) Tahun 1994.
Pedoman Proses Pelayanan Pelanggan 2011 merupakan sistem layanan
listrik yang mengakomodir perkembangan lingkungan baik dari sisi kebutuhan
dan keinginan pelanggan maupun dari kemajuan teknologi yang ada yang
meliputi kegiatan pelayanan kepada pelanggan/calon pelanggan dan
masyarakat lainnya yang membutuhkan tenaga listrik.
STIKOM
Pedoman Proses Pelayanan Pelanggan 2011 merupakan bisnis proses
untuk kegiatan layanan listrik yang terdiri dari 3 (tiga) jenis kegiatan utama
yaitu :
1. Pelayanan Pelanggan (Customer Service)
2. Baca Meter & Tagihan Listrik (Meter Reading & Billing)
3. Penagihan (Collecting).
2.5 Struktur Organisasi PT. PLN Persero Area Pasuruan Bagan Susunan Jabatan
Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang
hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan, dalam
rangka usaha untuk mencapai suatu tujuan. Adapun fungsi struktur organisasi
antara lain :
1. Untuk mempertegas kedudukan.
2. Untuk mempertegas wewenang masing-masing bagian dan tanggung
jawabnya.
3. Untuk mengetahui jabatan yang ada serta tingkatan atau jenjang
kepegawaian.
STIKOM
Bagan struktur organisasi PT. PLN Persero Area Pasuruan sebagai berikut :
Gambar 2.5 Struktur Organisasi
2.6 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Jabatan
Adapun penjelasan tugas dan wewenang masing-masing jabatan struktur
organisasi PT. PLN Persero Area Pasuruan sebagai berikut:
2.6.1 Tugas , Wewenang dan Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya, tiap-tiap bagian yang tergabung
dan tanggung jawabnya masing-masing. Tugas, Wewenang dan tanggung jawab
masing – masing bagian tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Manajer
1. Menyusun konsep kebijakan teknis berdasarkan target perusahaan;
2. Menganalisa sasaran kerja unit berdasarkan target perusahaan dengan
berpedoman pada ketentuan PT. PLN pusat;
3. Memberi petunjuk kepada supervisor layanan pelanggan serta supervisor
administrasi;
4. Mengendalikan kegiatan pemeliharaan dan penanganan pencurian
penagihan serta supervisor administrasi;
5. Mengendalikan kegiatan pemeliharaan dan penanganan pencurian tenaga
listrik secara terpadu sebagai upaya mengurangi susunan KWh (Kilo Watt
Hour) teknis maupun non teknis;
6. Mengkaji laporan – laporan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
pelayanan untuk mengetahui hambatan – hambatan dan usaha
penyesuaiannya;
7. Memeriksa secara uji mendadak terhadap bukti pengiriman uang penjualan
rekening ke bank PLN pusat dan mengecek hasil pencatatan stand meter
konsumen untuk kebenaran pelaksana;
8. Megendalikan kegiatan pelanggan;
9. Mengevaluasi data statistik yang berkaitan dengan perkembangan daerah
setempat;
10.Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai kewajiban dan tanggung
jawab pokoknya;
11.Membuat laporan berkala sesuai dengan tugasnya.
b. Supervisor Pelayanan Pelanggan
1. Menyusun rencana kerja bagi pelayanan pelanggan untuk kelancaran
tugas;
2. Memberi petunjuk kepada seksi di bagian pelayanan pelanggan untuk
kelancaran tugas;
STIKOM
3. Mengkoordinir pemasaran, tata usaha langganan, penyambungan dan
pengolahan data;
4. Melakukan penagihan listrik meliputi penagihan data master SIP3 (Sistem
Informasi Pelunasan Piutang Pelanggan);
5. Mengkaji laporan – laporan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
pelayanan kepada pelanggan untuk mengetahui hambatan – hambatan dan
usaha penyelesaiannya;
6. Mengevaluasi data statistik yang berkaitan dengan perkembangan daerah
setempat;
7. Membuat laporan berkala sesuai bidang tugasnya.
c. Supervisor Pengelolaan Rekening
1. Pengelolaan rekening;
2. Penagihan;
3. Pengawasan piutang.
d. Supervisor Administrasi
1. Mengatur dan mengarahkan kegiatan dibidang anggaran dan keuangan
yang meliputi penyusunan rencana anggaran, penetapan anggaran
pendapatan dan belanja, pengolaan dana, pengasuransian dan kegiatan
perpajakan;
2. Membuat laporan berkala sesuai dengan bidangnya;
3. Menyusun rencana kegiatan, membagi tugas, membimbing bawahan
dan mengevaluasi hasil kerja bawahan;
STIKOM
4. Menyusun program – program distribusi serta membuat laporan seksi
pemeliharaan distribusi sebagai petanggung jawaban pelaksanaan;
5. Mengawasi likuiditas perusahaan, mengatus keluar masuknya dana
perusahaan sehingga posisi keuangan selalu terjaga dengan baik;
6. Menghitung serta menyusun anggaran untuk biaya operasional;
7. Melaksanakan pembukuan kas imprest (operasional) dank as receipt
(pendapatan) serta membuat laporan secara periode kepada Area
Jember
e. Supervisor Operasi Distribusi & Pelayanan Teknik
1. Perencanaan oporasi distribusi;
2. Lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan;
3. Pelayanan teknik;
4. Perencanaan pemeliharaan distribusi;
5. Konstruksi;
6. Logistik.
f. Supervisor Pengendalian Losses
1. Pengendalian losses;
2. Pengendalian PJU;
3. Penerbitan teknik instalasi;
4. Administrasi P2TL;
5. Pemutusan dan penyambungan
g. Karyawan
1. Melaksanakan tugas dengan cermat tetapi tepat guna;
STIKOM
2. Melaksanakan daya nalar yang tinggi sehingga dalam melaksanakan
tugasnya seseorang tidak terjerat oleh cara bekerja yang legalistik dan
kaku.
2.6.2 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Jaringan.
Bertanggung jawab atas pengelolaan proyek jaringan sesuai kontrak
dengan menggunakan jasa manajemen konstruksi sebagai bagian pencapaian
target kinerja proyek. Rincian tugas pokok manajer proyek jaringan adalah:
1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi
dengan unit jasa manajemen konstruksi,
2. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian
wakil pemilik, (owner) dari proyek induk,
3. Menyusun basic communication dengan pihak pengguna jasa dan setiap
pihak terkait,
4. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak
jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan pihak
konstruksi.
2.6.3 Tugas dan wewenang Asisten Manajer Konstruksi
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan konstruksi pembangunan
proyek pembangkit dan jaringan, konsolidasi unit-unit proyek sesuai dengan
jadwal, biaya, dan kualitas pekerja melalui pemantauan hasik kerja jasa
manajemen konstruksi untuk pencapaian target kinerja produksi. Rincian tugas
manajer bidang konstruksi adalah:
1.Menyusun rencana kerja staf operasi sesuai rencana kerja proyek induk.
STIKOM
2.Merumuskan dan mengevaluasi kinerja bidang serta sosialisasi
penerapannya
3.Mengkoordinasi kegiatan pelaksanaan administrasi teknik meliputi
administrasi, tenaga asing, kontrak-kontrak dan berita pembayaran,
4.Mengkoordinasi kegiatan pengadaan dan pengendalian sarana kerja
2.6.4 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Pelayanan Dan Administrasi
Tugas dan Wewenang :
1. Mengevaluasi kebutuhan & penyerapan anggaran fungsi Pelayanan dan
Administrasi sesuai RKAP.
2. Mensupervisi dan memastikan Proses bisnis Pelayanan sesuai ketentuan.
3. Menyusun strategi pengembangan pelayanan pelanggan dan peningkatan
pendapatan
4. Memonitor pemeliharaan data arsip Induk langganan / AIL
5. Mengevaluasi Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL) sesuai
ketentuan yang berlaku
6. Mengevaluasi proses administrasi pelanggan
7. Mengevaluasi dan mengendalikan piutang pelanggan
8. Mengevaluasi data Pendapatan
9. Mengevaluasi data piutang pelanggan ( DPP) yang akurat dan up to date
10.Mengevaluasi proses pemutusan sementara, bongkar rampung, piutang
ragu-ragu dan usulan penghapusan piutang.
STIKOM
2.6.5 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Perencanaan Dan Evaluasi
Bertanggung jawab atas tersedianya perencanaan kerja atas pelaksanaan
kegiatan perencanaan konstruksi pembangunan proyek pembangkit dan jaringan,
penetapan kebijakan manajemen yang strategis dalam rangka pencapaian target
kinerja proyek induk serta mendukung restrukturisasi organisasi proyek induk.
Rincian tugas pokok manajer bidang perencanaan dan evaluasi adalah:
1.Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) proyek induk tahunan,
2.Melaksanakan evaluasi kinerja serta sosialisasi penerapannya kepada
organisasi proyek,
3.Merencanakan dan mengelola kegiatan pembebasan tanah dan mengelola
kegiatan soil investigation,
4.Menyiapkan AMDAL, UPL, dan RKL serta perijinan,
5.Mengolah dan membina sistem manajemen mutu,
6.Merumuskan standar produk/materi, serta membina penerapannya,
7.Melaksanakan perencanaan proyek yang sinergi dengan koordinasi
bersama jasa manajemen konstruksi,
8.Menetapkan laporan proyek induk.
2.6.6 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Transaksi Energi
Bertanggung jawab atas pengolahan kegiatan proyek pembangkit sesuai
kontrak dengan menggunakan jasa manajemen konstruksi sebagai bagian
pencapaian target kinerja proyek yang ditetapkan oleh perusahaan. Rincian tugas
pokok manajer proyek pembangkit adalah:
1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi dengan
unit jasa manajemen konstruksi,
STIKOM
2. Menyusun Basic Communication dengan pihak pengguna jasa dan setiap
pihak terkait,
3. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak
jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dari pihak konstruksi,
4. Menugaskan pengawasan mutu, tertib biaya dan ketetapan waktu
pelaksanaan proyek tehadap setiap pihak pelaksanaan konstruksi dan pihak
jasa manajemen konstruksi,
STIKOM
21
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Administrasi
Menurut Sondang P. Siagian (1994:3), definisi administrasi adalah
keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.
Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa
administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam
suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai
tujuan.
3.2 Arsip
Menurut Arsip The Liang Gie (2000:45) adalah suatu kumpulan
dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
“Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen
pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula”
STIKOM
3.3 Pelayanan
Hasyim (2005:44), layanan adalah kegiatan atau urutan yang terjadi
dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau mesin secara
fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan.
Dalam kamus besar Bahasa Indonesia dijelaskan pelayanan sebagai usaha
melayani kebutuhan orang lain. Sedangkan melayani adalah membantu
menyiapkan (mengurus) apa yang dperlukaan seseorang.
3.4 Aplikasi
Aplikasi (program) merupakan tugas khusus yang akan dijalankan oleh
enterprise baik secara otomatis maupun semi otomatis (Prahasta, 2005:195).
Aplikasi adalah suatu program yang siap pakai. Program yang diciptakan untuk
melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain. Contoh-contoh
aplikasi adalah proses kata dan web browser (Erfan, 2009).
3.5 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
STIKOM
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi.
3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Marlinda (2004:28), Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity
beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam
suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya
mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan
antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar
entity.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity
dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh
perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua
jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
STIKOM
3.7 Data Flow Diagram (DFD)
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram
yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini
dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi
untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat
yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan
dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih
kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam
sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241).
Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:
a. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan
simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.
Gambar 3.1 Simbol External Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
STIKOM
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Process.
Gambar 3.3 Simbol Process
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol data store.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
3.8 Database
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk
mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan
inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,
STIKOM
multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi
(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
3.9 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK)
adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari
sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang
faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK
adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia
dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan
cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang
ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai
pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain
organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala
dan produktifitas.
3.10 Microsoft Office Visio 2003
Menurut Rahman (2004:1), produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah
Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file
yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda
dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda gunakan.
Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti
Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi
sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk
STIKOM
dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal
dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.
3.11 Bahasa Pemrograman PHP
PHP adalah kependekan dari PHP Hypertext Preprocessor, bahasa
interpreter yang mempunyai kemiripan dengan bahasa C dan Perl yang
mempunyai kesederhanaan dalam perintah, yang digunakan untuk pembuatan
aplikasi web. (Sidik, 2004, h:3) PHP/F1 merupakan nama awal dari PHP
(Personal Home Page / Form Interface). Dibuat pertama kali oleh Rasmus
Lerdoff. PHP awalnya merupakan program CGI yang dikhususkan untuk
menerima input melalui form yang ditampilkan dalam browser web. Dengan
menggunakan PHP maka maintenance suatu situs web menjadi lebih mudah.
Proses update dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan
menggunakan script PHP. PHP merupakan script untuk pemrograman script web
server-side, script yang membuat dokumen HTML secara on the fly, dokumen
HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat
dengan menggunakan editor teks atau editor HTML.
STIKOM
28
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di PT
PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan, secara garis besar
permasalahan yang ada pada bagian Area Pelayanan (AP) yang lebih tepatnya
pada pelayanan pelanggan adalah sering terjadi kesulitan dalam pencarian arsip
pelanggan. Pencarian arsip pelanggan ini masih dilakukan dengan bantuan
Microsoft Excel dan pencarian secara fisik dilakukan secara langsung didalam
almari, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip pelanggan
tersebut. Arsip pelanggan berisikan informasi-informasi data pengajuan pasang
baru (data pemohon), yang sebelumnya telah disetujui oleh asisten manajer
pelayanan pelanggan dengan proses-proses yang telah ditentukan. Apabila data
pemohon belum lengkap sesuai dengan administrasi maka petugas melakukan
konfirmasi kepada pihak pemohon. Setelah adanya konfirmasi oleh pihak
pemohon, data pemohon akan berubah menjadi status data pelanggan. Data
pemohon dan data pelanggan saat ini hanya tercatat pada file dan diolah dengan
Microsoft Excel yang berbentuk macros. Macros merupakan bawaan software
Microsoft Excel bantuan yang mengubah aksi-aksi Excel (seperti Copy, Paste,
buat Formula, mengubah lebar kolom dan lain-lain) menjadi kode-kode program
Visual Basic for Applications (VBA) sehingga menyebabkan macros tidak dapat
melakukan pencarian data dan tidak dapat menghasilkan laporan pemohon serta
laporan pelanggan yang diinginkan.
STIKOM
Untuk mengatasi masalah yang terdapat pada PT. PLN (Persero) Area
Pelayanan dan Jaringan Pasuruan maka diperlukan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Menganalisis sistem.
2. Mendesain sistem.
3. Membangun sistem.
4. Menjelaskan penggunaan sistem.
Pada langkah-langkah tersebut ditujukan untuk dapat menemukan solusi
dari permasalahan-permasalahan yang ada pada PT. PLN (Persero) Area
Pelayanan dan Jaringan Pasuruan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat penjelasan
pada sub bab di bawah ini.
4.1 Menganalisis Sistem
4.1.1 Sistem yang sedang Berjalan
Proses yang ada pada PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan
Pasuruan khususnya di Area Pelayanan yakni pada pelayanan pelanggan. Proses
penyusunan arsip di suatu perusahaan yang baik adalah pengelolaan arsip
pelanggan yang rapi dan terstruktur. Dari arsip pelanggan itu, seorang
manajer atau pimpinan perusahaan dapat mengambil atau mencari arsip
pelanggan yang diinginkan. Untuk memudahkan pengolahan arsip pelanggan,
perusahaan dapat memanfaatkan teknologi komputerisasi, salah satu caranya
dengan membangun aplikasi input, update dan pencarian arsip pelanggan.
Sehingga dibuatlah rancang bangun aplikasi pengelolaan arsip pelanggan yang
akan menampilkan sebuah informasi penting serta menghasilkan laporan yang
akurat bagi petugas/pegawai bagian pelayanan pelanggan.
STIKOM
Jika laporan tersebut lengkap maka akan dilakukan pemeriksaan isi dari
laporan. Jika belum sesuai dengan ketentuan faktor maka akan dilakukan
pemberitahuan ke perusahaan yang terkait bahwa isi laporan tidak sesuai dan akan
dilakukan survey lapangan. Hasil dari survey lapangan akan diarsip. Jika laporan
tersebut sudah sesuai maka akan dibuatkan keterangan bahwa perusahaan telah
melaporkan rekapitulasi data. Proses ini digambarkan dengan document flow pada
Gambar 4.1.
STIKOM
Gambar 4.1 Document Flow Pengolaan Arsip Pelanggan Document Flow Pengelolaan Arsip Pelanggan
Keterangan :
1. SIP : Surat Ijin Pembayaran
2. BP : Biaya Penyambungan
3. UJL : Uang Jaminan Langganan
pada Gambar 4.1 ini, untuk menjadi pelanggan baru melalui tahap-tahap
yang menjadi langkah-langkah yang ada. Dapat dilihat dari docflow diatas,
pelanggan mengambil dokumen data Surat Ijin Pembayaran (SIP) yang ada pada
PT.PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jariangan Pasuruan, langkah selanjutnya
pengisian dokumen atas kelengkapan untuk menjadi pelanggan baru sesuai
prosedur. Setelah pelanggan mengisi dokumen Surat Ijin Pembayaran (SIP)
lengkap akan diberikan kepada admin, admin akan memeriksa dokumen SIP
sesuai dengan ketentuan prosedur. Dari pemeriksaan dokumen, admin
mengeluarkan data-data SIP pada dokumen yang telah diisi oleh calon pelanggan
baru. Jika data SIP tidaklengkap, maka memberikan kelengkapan data itu kembali
kepada calon pelanggan baru mengisi dan melengkapi data-data yang kurang.
Calon pelanggan baru setelah melengkapi data-data yang diminta oleh admin,
proses kembali lagi seperti awal. Maka jika data-data lengkap dan terpenuhi,
admin membuat pelunasan SIP yang akan menjadi dokumen Biaya
Penyambungan (BP). Dari dokumen BP itu diberikan kembali kepada calon
pelanggan baru untuk melakukan pembayaran BP, kemudian dokumen diberikan
kembali kepada admin untuk melakukan penyimpanan dokumen yang akan
menjadi dokumen BP resmi. Admin memberikan dokumen resmi itu kepada
bagian pelayanan pelanggan untuk pemeriksaan SIP lengkap. Dan setelah
STIKOM
dokumen lengkap semua, bagian pelayanan pelanggan merekapulasi semua data
calon pelanggan baru yang nantinya akan menjadi pelanggan baru.
4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem
baru. Dalam langkah ini, penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang
ada dalam PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan dalam
menangani pengelolaan dan pemantauan lingkungan hidup. Untuk dapat membuat
sistem yang baru, penulis harus mengetahui alur transaksi sehari-hari yang masih
digunakan sampai saat ini yang kemudian akan dibuat sebuah analisis.
Dalam menganalisis sistem yang akan berjalan, penulis melakukan
analisis terhadap semua kebutuhan sistem, baik kebutuhan masukan, proses, dan
keluaran, serta data store. Analisis terhadap kebutuhan sistem ini berguna untuk
mempermudah dalam pembuatan desain sistem yang baru dengan melihat alur
proses sistem yang sedang berjalan saat ini.
Analisis kebutuhan masukan berisi tentang kemungkinan masukan yang
akan diberikan oleh pengguna sistem untuk diolah didalamnya. Kebutuhan akan
masukan ini akan dikelompokkan per proses, yaitu proses pendataan lokasi usaha,
proses pendataan lokasi pemantauan, proses pendataan detil lokasi pemantauan
dan proses pendataan faktor nilai pemantauan. Pada proses pendataan lokasi
usaha, akan diperkirakan masukan sistem adalah data perusahaan, data kecamatan,
luas area dan deskripsi kegiatan.
STIKOM
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem yang akan
dibangun, selanjutnya dilakukan desain sistem. Dalam desain sistem ini, penulis
mulai membentuk suatu sistem baru yang terkomputerisasi. Langkah-langkah
yang dilakukan dalam mendesain aplikasi sistem pelayanan pelanggan ini adalah:
1. Membuat System Flow
2. Membuat Context Diagram
3. Membuat Diagram Jenjang Proses
4. Membuat Data Flow Diagram (DFD)
5. Membuat ERD
6. Membuat Struktur Tabel
7. Membuat Desain Input Output
8. Membuat Desain Interface
Kedelapan langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab di bawah ini.
4.2.1 System Flow
System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. Sistem
flow melakukan pengelolaan arsip pelanggan pada Gambar 4.2 yaitu
menggambarkan proses pengelolaan arsip disalah satu bagian perusahaan.
Proses ini dilakukan dengan menginputkan data induk pemohon. Setelah
itu dari inputan data tersebut dilakukan penyimpanan data induk pemohon, data
yang tersimpan masuk kedalam database pemohon. Data yang telah disimpan
ditampilkan (apabila pada aplikasi dapat dilihat atau ditampilkan pada gridview).
STIKOM
Gambar 4.2 System Flow Entry Data Pemohon
Dari data pemohon yang telah terisi dan tersimpan, pada Gambar 4.3 data
induk pelanggan yang telah ada kemudian data tersebut diinputkan dan disimpan
sebagai data pelanggan. Data induk pelanggan tersimpan pada database. Data Entry Data Pemohon
Administrator
Start
Data Induk Pemohon
Input Data Pemohon
Simpan Data Induk Pemohon
End
Master Pemohon Menampilkan Data
Pemohon
data admin
Tampil seluruh data pemohon
STIKOM
yang telah disimpan ditampilkan (apabila pada aplikasi dapat dilihat atau
ditampilkan pada gridview).
Gambar 4.3 System Flow Entry Data Pelanggan Entry Data Pelanggan
Administrator
Start
Data Induk Pelanggan
Input Data Pelanggan
Simpan Data Induk Pelanggan
End
Master Pelanggan Menampilkan Data
Pemohon
data admin
Tampil seluruh data pelanggan
STIKOM
Gambar 4.4 System Flow Update Data Pemohon Update Data Pemohon
Administrator
Start
Data Pemohon
Input Data Pemohon
Simpan Data Pemohon
End Update ?
Y Tampil Data
Pemohon
Tampil Data Pemohon
Data Admin
STIKOM
Pada Gambar 4.4 melakukan update pada data pemohon yang
sewaktu-waktu data dapat berubah, dari data pemohon yang ada dan yang telah tampil di
gridview entry data pemohon pada Gambar 4.2. Dari tampilan itu terdapat data
pemohon yang akan diperbarui, apabila ingin melakukan perubahan / update
maka dapat melakukan inputan kembali dan disimpan jika telah selesai diperbarui.
STIKOM
Gambar 4.5 System Flow Update Data Pelanggan
Gambar 4.5 melakukan perubahan / update data pelanggan yang
sewaktu-waktu data juga dapat berubah, dari data induk langganan yang ada dan yang telah Update Data Pelanggan
Administrator
Start
Data Induk Langganan (DIL)
Input Data Induk Langganan
Simpan Data Induk Langganan
End
Update ? Y
Tampil Data Pelanggan T
Tampil Data Pelanggan Data Admin
STIKOM
tampil di gridview entry data pemohon pada Gambar 4.3. Dari tampilan itu
terdapat data pelanggan yang akan diperbarui, apabila ingin melakukan perubahan
/ update maka dapat melakukan inputan kembali dan disimpan jika telah selesai
diperbarui.
Pencarian Data
Administrator Pegawai
Start
Inputan Kata Kunci
Inputan Kata Kunci
Pencarian Data Pelanggan Tampil Data Induk Langganan Tampil Data Induk Langganan End Cari Data Pemohon ? NO Pencarian Data Pemohon YES Tampil Data
Pemohon Tampil Data
Pemohon Kata Kunci Berdasarkan Kata Kunci Berdasarkan Master Permohonan Master Pelanggan Kata Kunci Berdasarkan Pencarian Data Pelanggan Kata Kunci Berdasarkan Memilih kata kunci
sesuai master
data admin
data pegawai
Gambar 4.6 System Flow Pencarian Data
Pencarian data yang ada pada Gambar 4.6, melakukan pencarian terhadap
2 (dua) data, yaitu data pemohon dan data pelanggan. Dan akan digunakan ada
pada setiap halaman web admin dan pegawai / user. Dari halaman web tersebut
dapat memasukan inputan kata kunci yang diinginkan dan bedasarkan kata kunci
yang telah dipilih.
STIKOM
Gambar 4.7 System Flow Laporan
Setelah data-data terpenuhi dan lengkap, laporan yang ada dapat
ditampilkan histori perubahan lama dan baru serta mencetak laporan histori
perubahan lama dan baru. Laporan
Administrator Pegawai
Start
Buat Laporan
Cetak Laporan Histori Perubahan
Lama dan Baru
Buat Laporan
Tampil Histori Perubahan Lama
dan Baru
Tampil Histori Perubahan Lama
dan Baru
End
Data Admin
Data Pegawai
STIKOM
4.2.2 Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Aliran data
yang ada pada Context Diagram didapatkan dari desain system flow pada sub bab
4.2.1 di atas. Di dalam Context Diagram terdapat 2 (Dua) External Entity, yang
terdiri dari Administrator dan pegawai. Data flow yang mengalir administrator ke
sistem adalah data pemohon tampil, data induk pemohon update, data induk
langganan update, data kata kunci pemohon, data induk pelanggan, data kata
kunci pemohon tampil, data kata kunci induk langganan tampil, data kunci, data
pelanggan tampil, data histori perubahan lama dan baru, data induk pemohon, data
kata kunci pelanggan, data laporan. Data flow yang mengalir dari pegawai ke
sistem adalah data kata kunci, data kata kunci pemohon, data kata kunci
pelanggan, data histori perubahan lama dan baru serta data laporan. Untuk lebih
[image:48.595.44.527.153.735.2]jelasnya dapat melihat Gambar 4.8 di bawah ini.
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level Context Diagram
data kata kunci pemohon tampil data kata kunci induk langganan tampil
data pemohon tampil
data pelanggan tampil
data histori perubahan lama dan baru
data histori perubahan lama dan baru
data laporan data laporan
data induk pemohon update
data induk langganan update
data induk pelanggan
data induk pemohon
data kata kunci pelanggan
data kata kunci pemohon
data kata kunci data kata kunci pelanggan
data kata kunci pemohon
data kata kunci
0
Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan
Pada PT PLN APJ Pasuruan
+
Administrator
Pegawai
STIKOM
4.2.3 Diagram Jenjang Proses
Diagram jenjang proses berguna sebagai alat desain dan teknik
dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi.
Tujuan dari pembuatan diagram jenjang adalah untuk memberikan informasi
mengenai fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Pada gambar diagram
jenjang proses, terdapat desain semua proses yang diturunkan dari context
diagram. Gambar di bawah ini adalah diagram jenjang proses dari aplikasi
pengelolaan arsip pelanggan level 0 yang tampak pada Gambar 4.9.
Gambar 4.9 Level 0 Pengelolaan Arsip Pelanggan
Gambar berikutnya merupakan Gambar 4.10 Level 1 merupakan turunan
[image:49.595.40.545.171.699.2]dari Level 0 yang terdiri dari mengelola data master, pencarian data dan laporan.
Gambar 4.10 Level 1 Mengelola Data Master
0
Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan pada PT. PLN (Persero) APJ
Pasuruan
1
Mengelola Data Master
3
Laporan 2
Pencarian Data
1 Mengelola Data Master
1.1 Entry Data
Pemohon
1.2 Entry Data Pelanggan
STIKOM
Dari level 1 Mengelola Data Master menjadi level 2 yang akan menjadi 2
bagian, yaitu Update Data Pemohon pada Gambar 4.11 dan Update Data
Pelanggan pada Gambar 4.12.
Gambar 4.11 Level 2 Update Data Pemohon
Gambar 4.12 Level 2 Update Data Pelanggan
Pada Gambar 4.13 adalah level 0 Pencarian Data pada pengelolaan arsip
pelanggan.
1.1 Entry Data
Pemohon
1.1.1
Update Data Pemohon
1.1.2
Simpan Data Pemohon
1.2
Entry Data Pelanggan
1.2.1
Update Data Pelanggan
1.2.2
Update Data Pelanggan
STIKOM
Gambar 4.13 Level 0 Pencarian Data
Pada Gambar 4.14 adalah level 0 Laporan pada pengelolaan arsip
[image:51.595.59.553.88.717.2]pelanggan.
Gambar 4.14 Level 0 Laporan
Dari Level 0 Laporan ini dijadikan level 1 yaitu pada Gambar 4.15
dibawah ini.
Gambar 4.15 Level 0 Cetak Laporan Histori Perbahan Lama dan Baru
0
Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan
pada PT. PLN (Persero) APJ
Pasuruan
2
Pencarian Data
0
Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan
pada PT. PLN (Persero) APJ
Pasuruan
3
Laporan
3
Laporan
3.1
Cetak Laporan Histori Perubahan Lama dan
Baru
STIKOM
4.2.4 Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan
yang terdapat pada sistem secara jelas. Selain itu, DFD juga mampu
menggambarkan komponen dan aliran data antar komponen yang terdapat pada
sistem yang akan dikembangkan.
DFD menggambarkan aliran data yang lebih kompleks context diagram.
Gambaran umum seluruh proses besar yang ada di DFD dapat dilihat pada
diagram jenjang proses. Dalam DFD juga mulai terlihat data store yang
diperlukan dalam pembangunan aplikasi sistem pemantauan lingkungan hidup.
Pada DFD level 0 ini terdapat 2 (dua) external entity, yaitu Administrator
dan Pegawai. Pada gambar DFD level 0 ini merupakan hasil decompose dari
Context Diagram apliksi sistem pemantauan lingkungan hidup. Pada level 0
terdapat 3 (tiga) sub proses, yaitu sub proses mengelola data master, sub proses
melakukan transaksi, dan sub proses membuat laporan. Pada DFD level 0 ini telah
terlihat data store atau tabel-tabel yang dibutuhkan dalam pembangunan sistem.
STIKOM
Gambar 4.16 DFD Level 0
A. DFD Level 1 Mengelola Data Master
[image:53.595.56.555.105.713.2]DFD lv 1 hasil dekomposisi proses pada DFD lv 0. DFD lv 1 merupakan representasi dari system flow proses mengelola data master.
Gambar 4.17 DFD Level 1
data master
data cetak
data cetak
data cari [data pelang gan tampil]
[data kata kunci induk lang ganan tampil]
[data pemohon tampil]
[data kata kunci pemohon tampil]
[data histori perubahan lama dan baru]
[data histori perubahan lama dan baru] [data laporan] [data laporan] [data induk pemohon]
[data induk pelang g an]
[data induk pemohon update]
[data induk langg anan update]
[data kata kunci pelang g an]
[data kata kunci pemohon] [data kata kunci]
[data kata kunci pelang g an]
[data kata kunci pemohon]
[data kata kunci] Administrator
Administrator Administrator Pegawai Pegawai Pegawai Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator Pegawai Pegawai Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator 1 Mengelola Data Master + 2 Pencarian Data 3 Laporan +
1 data admin
2 data pegawai
data master
[data mas ter] [data induk pemohon update]
[data induk langganan update]
[data induk pelanggan] [data induk pemohon]
Administrator Administrator
Administrator Administrator
1 data admin
1. Dekomposisi DFD Level 2 Proses Melakukan Entry Data Pemohon
Gambar 4.18 DFD Level 2 Melakukan Entry Data Pemohon
2. Dekomposisi DFD Level 2 Proses Melakukan Entry Data Pelanggan
Gambar 4.19 DFD Level 2 Melakukan Entry Data Pelanggan
B. DFD Level 1 Cetak Laporan Histori Perubahan Lama dan Baru
DFD lv 1 hasil dekomposisi proses pada DFD lv 0. DFD lv 1 merupakan representasi dari system flow proses cetak laporan histori perubahan lama dan baru.
[data master]
[data induk pemohon update]
[data induk pemohon]
Administrator
Administrator
1 data admin
1.1.1
Simpan Data Pemohon
[data master]
[data induk langg anan update] [data induk pelang g an]
Administrator
Administrator
1 data admin
1.2.1 Simpan
Data Pelanggan
STIKOM
Gambar 4.20 DFD Level 1 cetak laporan histori perubahan lama dan baru
4.2.5 ERD
Perancangan basis data atau yang lebih dikenal dengan ERD merupakan
representasi model basis data yang berasal dari gambaran desain DFD. Dalam
pembuatan ERD, hal pertama yang dibuat terlebih dahulu adalah membuat model
konseptual atau CDM yang diambil dari data store yang ada dalam DFD. Setelah
selesai membuat CDM, maka dilanjutkan membuat model fisik dari tabel-tabel
yang akan digunakan. Adapun kedua jenis basis data tersebut akan dijelaskan
sebagai berikut:
a. Conceptual Data Model (CDM)
CDM dari aplikasi sistem pemantauan lingkungan hidup terdapat 3 (tiga) tabel,
yang terdiri dari tabel pemohon, tabel pelanggan dan tabel rayon. Model
Konseptual atau yang lebih dikenal dengan CDM dari aplikasi sistem
pelayanan pelanggan dapat dilihat pada Gambar 4.18.
[data cetak]
[data cetak] [data histori perubahan lama dan baru]
[data histori perubahan lama dan baru]
[data laporan]
[data laporan] Administrator
Pegawai Pegawai
Administrator
2 data pegawai
1 data admin
3.1
Cetak Laporan Histori Perubahan
Lama dan Baru
STIKOM
Gambar 4.21 CDM
b. Physical Data Model (PDM)
PDM dari aplikasi sistem pelayanan pelanggan terdapat 4 (empat) tabel dengan
[image:56.595.58.554.77.722.2]tipe data dan panjangnya. PDM ini dapat dilihat pada Gambar 4.22.
Gambar 4.22 PDM Memiliki Mempunyai Pelanggan Id Pelanggan No Agenda Nama Pelanggan Alamat Pelanggan No Tlp Pelanggan Tarif Daya Lama Tarif Daya Baru Daya Lama Daya Baru Jumlah Pelanggan ... <M> Pemohon No Daftar Nama Pemohon Alamat Pemohon No Surat Pelanggan Tgl Surat Pelanggan Bln Surat Pelanggan Thn Surat Pelanggan No Surat Masuk Tgl Surat Masuk Bln Surat Masuk Thn Surat Masuk
<M> Rayon Id Rayon Nama Rayon <M> FK_MEMILIKI_MEMILIKI_MASTER_P FK_MEMILIKI_MEMILIKI2_MASTER_P FK_MASTER_P_MEMPUNYAI_MASTER_R Master Pelanggan Id Pelanggan Id Rayon No Agenda Nama Pelanggan Alamat Pelanggan No Tlp Pelanggan Tarif Daya Lama Tarif Daya Baru Daya Lama Daya Baru Jumlah Pelanggan varchar(20) varchar(20) varchar(50) char(50) varchar(100) integer integer integer integer integer integer <pk> <fk> Master Pemohon No Daftar Nama Pemohon Alamat Pemohon No Surat Pelanggan Tgl Surat Pelanggan Bln Surat Pelanggan Thn Surat Pelanggan No Surat Masuk Tgl Surat Masuk Bln Surat Masuk Thn Surat Masuk
4.2.6 Struktur Tabel
Untuk mempermudah pengelolaan file basis data, digunakan Microsoft
Access 2007. Aplikasi pencatatan hak pegawai ini menggunakan satu buah file
basis data bernama pln.accdb.
1. Nama tabel : Pemohon
Fungsi : Menyimpan data pemohon
Primary key : NOMER
Foreign key : -
Tabel 4.1 Tabel Pemohon
Field name Type
Field
Size Description
NOMER AutoNumber 5
Urutan field pada tabel pemohon
NOAGENDA Text 15 ID untuk Pemohon
NOREGISTRASIBP Text 15
ID setelah mendapatkan NoAgenda
NOSURATPEMOHON Text 10 Untuk urutan arsip
TGLSRTMASUKPEMOHON Text 20
Untuk mengetahui tanggal masuk surat
NONOTASURVEYMASUK Text 20
Untuk urutan nota masuk
TANGGALMASUK Text 10
Tanggal masuk dari nota masuk
NONOTASURVEYKEMBALI Text 20
Untuk urutan nota kembali
STIKOM
TANGGAL KEMBALI Text 10
Tanggal masuk dari nota kembali
NAMAPEMOHON Text 100
Mengetahui siapa yang memohon
ALAMATPEMOHON Text 100
Mengetahui keberadaan alamat pemohon
KOTA Text 20
Mengetahui keberadaan kota pemohon
2. Nama tabel : Pelanggan
Fungsi : Menyimpan data pelanggan
Primary key : IDPel
Foreign key : -
Tabel 4.2 Tabel Pelanggan
Field name Type Field Size Description
IDPEL Text 20 ID untuk Pelanggan
NAMAPELANGGAN Text 100
Mengetahui siapa nama pelanggan
ALAMATPELANGGAN Text 100
Mengetahui keberadaan alamat pelanggan
TELP Text 15 Telepon pelanggan
IDRAYON Number 10 ID untuk Rayon
GOLONGAN Text 10
Penggolongan status pelanggan
DAYA Number 10 Pengajuan daya
STIKOM
JMLPEL Number 5
Mengetahui berapa jumlah pelanggan yang terdaftar
ALMARI Text 5
Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel
RAK Text 5
Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel
3. Nama tabel : ID Rayon
Fungsi : Memilih sebuah id kota
Primary key : IDRayon
Foreign key : -
Tabel 4.3 Tabel ID Rayon
Field name Type Field Size Description
IDRayon Number 10 ID untuk Rayon
NamaRayon Text 50
Untuk penamaan pada IDRayon
4. Nama tabel : Transaksi
Fungsi : Menyimpan dari yang ada pada data pelanggan
Primary key : IDTrans
Foreign key : -
Tabel 4.4 Tabel Transaksi
Field name Type Field Size Description
IDTRANS AutoNumber 20 ID dari transaksi pelanggan
STIKOM
IDPEL Text 20 ID untuk Pelanggan
TAHUN Text 5 -
GOLONGAN Text 10 Penggolongan status pelanggan
DAYA Number 5 Pengajuan daya
JMLPEL Number 5
Mengetahui berapa jumlah pelanggan yang terdaftar dari transaksi yang terjadi
ALMARI Text 5
Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel transaksi yang terjadi
RAK Text 5
Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel transaksi yang terjadi
4.2.7 Desain Input Output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk
memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan
data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam
merancang dan membangun sistem.
1. Desain Halaman Admin
Desain halaman admin merupakan perancangan desain masukan dari
admin kepada sistem yang kemudian akan disimpan dalam database.
STIKOM
a. Home Admin
Gambar 4.23 Tampilan Halaman Admin
STIKOM
Semua tampilan halaman di aplikasi tentunya membutuhkan sebuah
Master Page agar tampilannya konsisten, dan halaman admin pada gambar
4.23 lah yang digunakan di aplikasi ini.
b. Site Map Admin
Gambar 4.24 Tampilan Site Map Admin
Untuk mempermudah navigasi/berpindah antar halaman aplikasi, maka
diperlukan sebuah Site Map yang diimplementasikan ke dalam menu.
Contoh salah satu Site Map yang digunakan dapat dilihat di gambar 4.24.
STIKOM
c. Pencarian Data Admin
Gambar 4.25 Tampilan Pencarian Data Admin
Untuk mempermudah dalam pencarian setiap master yang ada, yaitu cari
pemohon dan cari pelanggan. Contoh salah satu pencarian data yang
digunakan dapat dilihat di gambar 4.25.
STIKOM
d. Input Master Pemohon
Gambar 4.26 Input Master Pemohon
Pada gambar diatas merupakan halaman untuk memasukkan data-data
pemohon. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.26.
e. Update Master Pemohon
Gambar 4.27 Tampilan Update Master Pemohon
Pada gambar diatas me
