SISTEM M ANAJEM EN DOKUM EN
Sistem Manajemen Dokumen (SMD) UNIKOM, adalah suatu sistem pengelolaan dokumen yang dikembangkan oleh UnikomCenter, untuk mengatur dan mengelola surat-surat ataupun dokumen-dokumen penting agar dokumen tersebut mudah untuk dicari dan ditemukan kembali
Sistem Manajemen Dokumen bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.
1.Pendahuluan
Ist ilah dokum ent asi yang digunakan dalam Bahasa Indonesia berasal dari kat a
docum ent at ie (belanda) yang sebenarnya berasal dari kat a dasar docum ent . Dari kat a dasar t ersebut t erbent uklah kat a t urunan sepert i document at list , docum ent en,
docum ent at it ie, docum ent eren. Dalam bahasa Inggris dikenal juga ist ilah docum ent at ion berasal dari kat a docum ent yang sebernarnya m erupaka kat a kerja dan kat a benda. Bila
1895 di ibukot a Belgia Brussel beridirilah sebuah organisasi bernam a Inst it ut Int ernat ionale de Bibliographie (IIB) yang bergerak dalam bidang dokum ent asi. Pendirian organisasi t ersebut dilakukan beberapa saat set elah usai Int ernat ional Bibliographical Conference yang berlangsung di Brussel pada t ahun 1895.
Pada t ahun 1931 Int it ut e Int ernat ional de Bibliographie m engubah nam anya m enjadi Inst it ut e Int ernat ional de Docum ent at ion (IID). Perubahan nam a dari bibliografi ke dokum ent asi m em baw a im bas perubahan m akna dokum ent asi. Perubahan t ersebut t erw ujud dengan m unculnya definisi dokuem ent asi sebagai kepust akaw anan inform asi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan kepust akaan khusus. Dalam bahasa Inggris berbunyi “ docum ent at ion is bibliography and inform at ion librarianship adapt ed
t o special library needs” . m enunjukan perubahan sikap FID dari dokum en ke inform asi . M arkas besar FID berada di Den Haag, Belanda.
Sem ent ara it u di AS sejak t ahun 1926 berdiri sebuah organisasi bernam a Science Service. M engam bil inspirasi dari Paul Ot let , oraganisasi t ersebut m erubah nam anya pada t ahun 1937 m enjadi Am erican Docum ent at ion Inst it ut e. M ula-m ula organisasi ini berpendapat bahw a dokum ent asi indent ik dengan kegiat an perpust akaan khusus. Pendapat ini kem udian diubah lagi sem asa perang dunia II dengan m enyat akan bahw a dokum ent asi adalah kegiat an reproduksi dokum en daam bent uk lebih kecil dari pada dokum en aslinya. Kegiat an ini disebut m ikroreproduksi art inya m ereproduksi dokum en dalam bent uk kecil. Definisi ini dit erim a oleh um um lebih-lebih karena sem asa perang dunia II berbagai kegiat an spionase m elibat kan penggunaan m ikro reproduksi. Kalau pem baca pernah m enont on film -film m asa perang dunia kedua at au sesudahnya sepert i “ Jam es Bond 007” , dalam film t ersebut akan m elihat dim ana para agen spionase akan berebut M ikrofilm art inya gulungan film yang berisi reproduksi dokum en dalam bent uk kecil yang berisi inform asi pent ing m isalnya m engenai senjat a rahasia, pet a kekuat an m usuh, nam a-nam a agen dan sebagainya.
Docum ent at ion Inst it ut e sem akin m enurun sem ent ara banyak anggot a m ulai m em pert anyakan definisi dokum ent asi, apakah sam a dengan reproduksi bent uk m ikro at aukah berm akna lain. Kebet ulan pada t ahun akhir 1950 m ulai m uncul ist ilah Ilm u Inform asi (Inform at ion Science). Ist ilah ini m ula-m ula dikem ukakan oleh Universit y of
Philadelphia yang m em bent uk Depart m ent of Inform at ion Science pada t ahun 1959. Di Inggris dibent uk Inst it ut e of Inform at ion Scient ist pada t ahun 1958.
Am erican Document at ion Inst it ut e m engubah nam anya m enjadi Am erican Societ y for inform asi. Sepert i dikat akan dalam bahasa Inggris:
“ Inform at ion science is t he science t hat invest igat es t he propert ies and behavior of dengan definisi dokum ent asi yang t elah ada sebelum nya. M enurut ASIS ilm u inform asi berasal dari at au berkait an dengan m at em at ika. Logika linguist ic, psikologi, com put er. “ Operat ion research” , grafis, kom unikasi, ilm u perpust akaan, m anajem en dan beberapa bidang lainnya. Perubahan nam a dari Am erican Docum ent at ions Inst it ut e m enjadi Am aerican Societ y for Inform at ion Science berpengaruh t erhadap penggunaan ist ilah dokum ent asi. Sebagai sebuah kajian ilm iah, ist ilah dokum ent asi di AS digant i m enjadi Ilm u Inform asi. Pada t ahun 1999 anggot a ASIS mengusulkan perubahan nam a m enjadi
Am erican Societ y for Inform at ion Science and Technology (ASIST) dan nam a ini m ulai berlaku sejak t ahun 2001.
FID m enyat akan bahw a dokum ent asi ialah penyusunan, penyim panan, t em u balik, pem encaran, evaluasi inform asi t erekam dalam bidang sains, t eknologi, ilm u-ilm u social dan kem anusiaan. Bila m enggunakan bahasa inggris m aka bunyinya m enjadi:
“ Docum ent is organizat ion st orage, ret rieval, dissem inat ion, evaluat ion of inform at ion recorded in t he field of science, t echnology, social sciences and hum anit ies”
Definisi t ersebut dianut dan dipergunakan hingga kini, begit u juga dalam art ikel ini, definisi dari FID yang dipergunakan.
Dokum en yang sem akin bert um puk m em erlukan ruangan unt uk m enyim pan dokum en yang hanya berbent uk cat at an di at as kert as m erupakan beban ekonom is dan adm inist rat ive yang berat bagi dunia bisnis. Dilihat dari jangka w akt u penyim panan, lam anya penyim panan dokum en akan m engakibat kan t im bulnya biaya yang berlipat ganda. Pert am a, dari segi ruang, penyim panan t ersebut past i m em erlukan ruang penyim panan yang besar, yang eksrt em nya kadang-kadang m enyingkirkan kebut uhan ruang unt uk sum ber daya m anusia. Kedua, dari segi kekuat an bahan, penyim panan dalam jangka w akt u lam a dokum en-dokum en kert as sudah past i pula m em erlukan ruang dengan penem pat an dan perlakuan khusus unt uk m enjaganya dari kelem baban, dari bahaya banjir at au kebakaran, dari perbuat an-perbuat an t idak bert anggung jaw ab dan lain-lain.
Dilihat dari penyim panannya, kew ajiban m encat at at kan dokum en perusahaan yant g t erbat as pada m edia kert as akan m enim bulkan anakronism e. Yakni dunia bisnis kit a akan t ert inggal jauh dari perkem bangan jam an, dim ana Negara-negara lain dan secara int ernasional t elah begit u fenom enalnya t ransaksi-t ransaksi yang m em pergunakan m edia non-kert as (paperlles t ransact ion). Dan di sisi lain, yakni dari segi perkem bangan hukum , bahw a apabila kit a t et ap berpegang t eguh dengan anakkronism e sepert i it u, w ibaw a hukum , t erut am a dalam aspek pem bukt iannya akan m erosot , karena hukum dalam hal ini bukan dijadikan sebagai alat m engat ur agar sesuat u urusan at au m asalah yang t erjadi di m asyarakat lebih gam pang di urus at au di selesaikan. Di dunia bisnis, filosofi yang harus di t onjolkan seharusnya m enjadikan bahw a hukum sebagai alat unt uk m erekayasa social (Law as a t ool of social
angineering), bukannya sebagai pem buat m asalah baru (a new t roble maker). Ini berart i segala perkem bangan yang t erjadi di m asyarakat dim ungkinkan at au diupayakan pengat uran secara past i. Cont oh kasus sering diungkapkan, bahw a dalam hal pengelolaan dokum en, perusahaan m elakukan spekulasi t idak m enyim pan dokum en perusahaan selam a 30 Tahun sepert i diat ur dalam Kit ab Undang-Undang Hukum Dagang, dengan pem ikiran prakt is bahw a biaya penyim panan dokum en selam a it u akan lebih besar dibandingkan dengan biaya pem bukt ian di Pengadilan apabila t erjadi sengket a yang bersangkut an dengan dokum en per-usahaan.
3.
Efisiensi Pengelolaan Dokumen Perusahaan
Pada pokoknya t ujuan m encapai efisiensi yang diat ur dalam Undang-Undang Dokum en Perusahaan t erlihat dalam ket ent uan-ket ent uan sebagai berikut :
1) Jangka w akt u sim pan
Pasal 11 Undang-undang Dokum en perusahaan m enent ukan bahw a cat at an, bukt i pem bukuan, dan dat a pendukung adm inist rasi keuangan w ajib disim pan selam a 10 (sepuluh) t ahun t erhit ung sejak akhir t ahun buku perusahaan yang bersangkut an. Ket ent uan ini m erubah kew ajiban penyim panan dokum en perusahaan yang di at ur dalam Kit ab Undang-Undang Hukum Dagang, yakni selam a 30 (t iga puluh) t ahun. M enurut Undang-Undang Dokum en perusahaan pengert ian dari cat at an t erdiri dari neraca t ahunan, perhit ungan laba rugi t ahunan, rekening, jurnal t ransaksi harian at au set iap t ulisan yang berisi ket erangan m engenai hak dan kew ajiban sert a hal-hal lain yang berkait an dengan kegian usaha suat u perusahaan. Dan pengert ian dari bukt i pem bukuan t erdiri dari w arkat -w arkat yang digunakan sebagai dasar pem bukuan yang m em pengaruhi perubahan kekayaan, ut ang dan m odal. Sedangkan dat a pendukung adm inist rasi keuangan m erupakan dat a adm inist rat if yang berkait an dengan keuangan unt uk di gunakan sebagai pendukung penyusunan dan pem buat an dokum en keuangan, yang t erdiri dari dat a pendukung yang m erupakan bagian dari bukt i pem bukuan m isalnya rekening ant ara kant or, rekening harian at au rekening m ingguan.
2) Kem ungkinan penyim panan dokum en dalam m edia elekt ronik.
Pasal 12 Undang-Undang Dokum en Perusahaan m enent ukan bahw a dokum en 3) Tanggung jaw ab pem im pin perusahaan lebih dikedepankan
Pasal 17 sam pai dengan pasal 20 Undang-Undang Dokum en Perusahaan m em punyai kehendak lebih m engedepankan t anggung jaw ab pim pinan perusahaan dalam hal pem indahan, penyerahan, dan pem usnahan dokum en perusahaan . Bat asan t erhadap ket ent uan ini adalah bahw a apabila dokum en perusahaan t ert ent u m em punyai nilai guna bagi kepent ingan nasional, m aka dokum en t ersebut w ajib di serahkan kepada arsip Nasional Republik Indonesia.
m enent ukan pem usnahan dan penent uan jadw al ret ensi dokum en. Padahal pem eriksaan dan penelit ian oleh Arsip Nasional ini m em but uhkan w akt u, yang konsekuensi akhirnya penam bah beban bagi BUM N at au badan pem erint ahan yang bersangkut an. Sekarang, m elalui Pasal 30 Undang-Undang Dokum en Perusahaan, ket ent uan t ersebut t idak diberlakukan lagi, karena dit ent ukan dalam pasal t ersebut bahw a sem ua perat uran perundang-undangan yang berkait an dengan dokum en perusahaan dan ket ent uan perat uran perundang-undangan yang berkait an dengan penyim panan, pem indahan, penyerahan, dan pem usnahan arsip yang bert ent angan dengan Undang-Undang Dokum en Perusahaan dinyat akan t idak berlaku lagi.
4) Kedudukan Hukum Dokum en Perusahaan Non-Kert as
Unt uk t ujuan yang kedua, yakni dapat m em berikan kedudukan hukum segala dokum en perusahaan yang t ersim pan dalam m edia selain kert as sebagai alat bukt i yang sah, t erdapat bat asan-bat asan bahw a pem im pin perusahaan w ajib m em pert im bangkan kegunaan naskah asli dokum en yang perlu t et ap di sim pan karena m engandung nilai t ert ent u dem i kepent ingan perusahaan at au kepent ingan nasional. Sebagai cont oh, pim pinan perusahaan w ajib t et ap m enyim pan naskah aslinya, dalam hal ini dokum en perusahaan yang dialihkan ke dalam m icrofilm at au m edia lainnya adalah naskah asli yang m em punyai kekuat an pem bukt ian ot ent ik dan m asih m engandung kepent ingan hukum t ert ent u (m asih m engandung hak dan/ at au kew ajiban yang m asih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepent ingan).
Juga t erdapat kew ajiban bahw a set iap pengalihan dokum en dilegalisasi. Legalisasi di sini adalah t indakan pengesahan isi dokum en perusahaan yang di alihkan at au dit ransform asikan ke dalam m icrofilm at au m edia lain yang m enerangkan at au m enyat akan bahw a isi dokum en perusahaan yang t erkandung di dalam m icrofilm at au m edia lain t ersebut sesuai dengan naskah aslinya. Apabila t idak dilakukan legalisasi, m aka dokum en perusahaan hasil pengalihan t ersebut secara hukum t idak dapat dijadikan sebagai alat bukt i yang sah. Legalisasi ini pun harus dibuat kan berit a acaranya dengan dilam piri daft ar pert elaan at as dokum en perusahaan yang dialihkan.
Undang-undang Dokumen Perusahaan ini memberikan beberapa keringanan dan
kemudahan dibanding dengan peraturan perundangan lama yang mengatur hal yang
sama. Namun untuk dapat dilaksanakan secara penuh dan efektif, kita harus menunggu
Peraturan Pemerintah yang ditunjuk oleh Undang-undang Dokumen Perusahaan ini.
Yakni mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya dan legalisasinya; serta tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen
perusahaan, karena hal-hal tersebutlah sebenarnya yang merupakan jantung pembaharuan
terhadap pengelolaan dokumen perusahaan.
3. Ident ifikasi M asalah
1. Dokum en m erupakan set iap benda yang mem uat atau berisi rekam an inform asi yang
Unt uk m em bant u m engat asi m asalah-m asalah yang dihadapi dalam pengelolaan dokum en m aka dalam penelit ian ini, penulis berm aksud unt uk “ M em bangun Sist em M anajem en Dokum en” dengan m enggunakan t eknologi w ebsit e, agar pengelolaan dapat dilakukan dari m ana saja selam a t erkoneksi ke Int ernet .
Sedangkan Tujuan yang ingin dicapai dari dibangunnya Aplikasi Sist em M anajem en Dokum en adalah :
1. M em udahkan dalam pengelolaan dan pengat uran dokum en dalam bent uk digit al
2. M elalui proses digit alisasi dokumen m aka perusahaan sudah t idak perlu lagi m enyedikan gudang unt uk m enyim pan dat a-dat a t ersebut , dat a-dat a digit al akan disim pan didalam server at aupun m edia lainnya sepert i Com pact Disk, Flask Disk, M icro Film dll
3. M em percepat proses penelusuran at au m erunut kem bali dokum en-dokumen yang t elah t ersim pan didalam dat abase
4. Dat a-dat a digit al dapat diperbanyak dan disim pan dalam beberapa m edia yang dapat m enyim pan dat a puluhan bahkan rat usan t ahun, dengan m edia yang kecil
5. M anfaat proses bisnis. M anfaat yang ut am a adalah pengguna dapat m enem ukan inform asi yang dibut uhkan dengan cepat , sehingga dapat m em bant u proses m enjadi lebih cepat , baik dan m urah.
a) M eningkatkan produktivitas
SM D dapat m em bant u m enam bah produkt ivit as pengguna dim ana pengguna dapat m engakses dan m em anage inform asi dengan lebih cepat dan t epat .
b) M eningkatnya w aktu respon
Pencarian file dokum en, updat e dokum en, dan pendist ribusian dokum en digit al dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan SM D
c) M engurangi biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan
Berapa banyak ruangan yang t ersit a di kant or Anda unt uk t em pat dokum en. Berapa ribu lem bar kert as, lemari, ruangan dan t enaga yang digunakan unt uk sist em m anajem en dokum en anda sekarang.
a. SM D dapat m engurangi biaya-biaya t ersebut , karena dim ensi penyim panan file digit al yang jauh lebih kecil dan lebih m urah daripada sist em penyim panan file konvensional, m enurunkan ukuran ruang penyim panan dokum en, m enggant ikan gudang dokum en dengan m edia penyim panan elekt ronis yang jauh lebih kecil sepert i harddisk, disket dan CD.
d) M engurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan m enyim pan dokum en secara digit al, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain sepert i kebakaran dapat dim inim alisasi dengan sist em penyim panan yang lebih canggih daripada sekedar dokum en kert as konvensional.
e) Document Sharing
M elalui M SD, pem akaian dokum en dapat dilakukan secara bersam aan oleh beberapa user sekaligus.
f) Keamanan dokumen yang handal
Dengan Sist em M anajem en Dokum en, akan dapat diket ahui siapa-siapa saja yang berhak m em baca dan m enerim a dokum en yang t ersimpan.
6. Proses Konversi Dokumen
Dokum en-dokum en yang akan disim pan dan dikelola oleh Sist em M anajem en Dokum en Unikom harus dikonversi kedalam suat u form at file PDF, adapun proses unt uk m engkonversi dari dokum en at aupun file adalah sebagai berikut :
Cara Konversi
a) File-file yang t erdiri dari berm acam form at harus di export kedalam file yang berform at PDF (Port able Document Format ), hal ini dilakukan agar dat a m em iliki form at yang st andar dan t idak akan berubah ket ika dokum en t ersebut akan di Cet ak (print ).
Gam bar 2. Halam an Ut am a Sist em M anajem en Dokumen ht t p:/ / dokum en.unikom .ac.id
b) Dokum en dalam bent uk Kert as (hardcopy), di rubah ke bent uk digit al m elalui proses scanning m enggunakan sebuah alat yang diberi nam a Scanner hasil Scanner t adi berbent uk digit al kem udian disim pan ke form at PDF (port able document format ).
7. Administrator
Gam bar 3. Halam an Adm inist rat or:
Pada halam an Adm inist rat or, t erdapat beberapa fungsi ut am a (hak) yang dapat dilakukan oleh adm in, yait u:
1. Dokum en M asuk 2. Tulis Dokum en 3. Bank Dokum en 4. M anajem en user
7.1.Dokumen M asuk
Fungsi dari m enu Dokum en M asuk adalah unt uk m elihat at au m enam pilkan daft ar nam a-nam a dokum en yang m asuk ke M ailbox Adm inist rat or
Gam bar 4. Dokum en M asuk Adm inist rat or
Gam bar 6. Daft ar surat m asuk
Gam bar 7. Cont oh t am pilan dokum en M asuk
7.2.Tulis Dokumen
Fungsi dari m enu ini adalah unt uk m enuliskan at au m engirim kan dokum en kepada pihak t ert ent u sesuai dengan pilihan t ujuan dari dokum en t ersebut
Gam bar 8. Form Tulis Dokum en
Pada Form Tulis Dokumen t erdapat beberapa m asukan dat a (input ), yait u
Tipe Dokumen dipilih ada Dokumen Private at au Dokumen Public, Unt uk Dokumen Private
selain dari t ujuan surat t ersebut , sedangkan jika Dokumen publik art inya dokum en it u dapat dishare unt uk yang lain yang m em erlukan dokum en t ersebut .
Pengirim : Nam a Pengirim Surat (aut om at ic)
Kepada: M asukan Tujuan Surat ini unt uk siapa saja
Tembusan: Jika Ada t em busan silahkan m asukan nama-nam a yang akan dit em buskand ari surat ini
Perihal:Judul at au isi surat
7.3.Bank Dokumen
Fungsi dari m enu ini adalah unt uk m enam pilkan seluruh dokum en yang pernah dikirim kan oleh seluruh user, hanya adm inist rat or yang dapat m enam pilkan inform asi ini.
Gam bar 9. List ing Dokum en yang pernah di kirim
7.4.M anajemen User
Fungsi m enu ini adalah unt uk m enam bah daft ar pengguna baru dari syst em dokum en ini
Unt uk m enam bah User baru
Gam bar 11. Form Tam bah User, dan Hak Akses Dokum en
8. Halaman Pengguna (user)
Unt uk t am pilan halam an pengguna sedikit berbeda dibandingkan dengan halam an Adm inist rat or, dihalam an pengguna akan dit am pilkan m enu sesuai dengan hak akses yang diberikan, M isalnya jika User t ersebut hanya diberi hak Akses Tulis Dokumen, dan Dokumen M asuk, m aka pada t am pilan m enu akan dit am pilkan sepert i berikut :
Gam bar 12. M enu Pengguna (user)
a). Dokum en M asuk
Gam bar 13. Dokum en M asuk ke M ailbox User
Gam bar 14.Header Dokum en m asuk
Gam bar 16.Isi dokum en yang t elah m asuk kedalam server
Unt uk Dow nload dokum en dapat dilakukan dengan m eng-click link Dow nload pada dokum en t ersebut , sepert i t erlihat pada dokum en diat as.
b). Tulis Dokum en
Sub M enu Tulis Dokum en berfungsi apabila user ingin m engirim kan dokum en kepada user lainnya.
9. Penutup
Sist em M anajem en Dokum en digit al yang dibangun diharapkan akan m em udahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendist ribusian dokum en-dokum en. Selain dapat m enghem at t em pat penyim panan dokum en, dalam pencarian dokum en akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga m em udahkan pengguna dalam m encari dokum en sehingga dapat m eningkat kan pelayanan lebih efekt if dan efisien.
10.Pustaka
1. Sulist yo Basuki (), Pengantar Dokumen, Rekayasa Sain
