Digital Filing
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Permasalahan ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan... 2
1.4 Sasaran ... 3
BAB II APLIKASI DIGITAL FILING ... 4
2.1 Penjelasan Umum ... 4
2.2 Ruang Lingkup dan Manfaat Aplikasi... 4
2.3 Bentuk dan Lingkungan Aplikasi ... 5
BAB III CARA KERJA DAN BENTUK APLIKASI DIGITAL FILING... 6
3.1 Cara Kerja Aplikasi... 6
3.2 Karakteristik Aplikasi ... 6
3.3 Arsitektur Aplikasi... 7
3.4 Tampilan Aplikasi... 8
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan semakin meningkatnya perkembangan dunia usaha, persaingan di kalangan pelaku bisnis semakin besar dan kompetitif. Hal tersebut turut menyebabkan arus informasi melalui berbagai media, surat kabar, radio, televisi, telepon genggam dan berbagai media telekomunikasi semakin deras dan tidak terbendung.
Informasi-informasi tersebut idealnya harus dipilah-pilah, sehingga hanya informasi yang benar-benar diperlukan saja yang diambil/diterima. Tetapi, kondisi di lapangan selalu berbeda dengan kondisi ideal yang diharapkan. Informasi yang seharusnya disimpan justru diabaikan dan informasi yang tidak diperlukan justrui disimpan. Hal-hal seperti ini tentunya dapat mengakibatkan hilangnya peluang-peluang untuk memanfaatkan informasi berguna menjadi suatu nilai tambah dalam setiap aktifitas kita.
Salah satu masalah besar dari banyaknya data dan informasi yang bertebaran melalui berbagai media adalah dalam hal penyimpanannya. Umumnya, data dan informasi yang ada selalu menjadi tumpukan kertas berisi segala dokumen data dan informasi yang berakhir di gudang penyimpanan barang saja. Hal ini sangat tidak efisien dan menurunkan kinerja, belum lagi masalah dan waktu yang diperlukan untuk penempatan, pencarian dan biaya bulanan yang ditimbulkan dari tempat penyimpanan yang kita sewa guna menempatkannya.
suatu saat kita memerlukannya, seketika itu juga dokumen-dokumen tersebut dapat langsung dicari dan segera dapat dimanfaatkan.
Pemanfaatan teknologi informasi untuk pengelolaan dokumen menjadikan data dan informasi dapat lebih terstruktur (measurable of data and information) serta efisien dalam hal pencarian dan penempatannya. Dengan kata lain, pengelolaan dokumen dengan memanfaatkan teknologi informasi akan memenuhi kaidah informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang diterima harus lengkap, akurat, relevan dan cepat atau tepat waktu.
1.2 Permasalahan
Dari uraian sebelumnya, berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan data dan informasi, dapat disimpulkan permasalahan-permasalahan yang umum dihadapi perusahaan saat ini adalah sebagai berikut:
• Tingginya biaya untuk mencetak dokumen agar bias diarsipkan dengan baik.
• Tingginya biaya yang digunakan untuk mendistribusikan dokumen
• Tingginya biaya yang digunakan untuk menyewa tempat penyimpanan dokumen (gudang, ruangan dll)
• Kesulitan dalam pencarian dokumen-dokumen yang diperlukan dalam waktu singkat dan data yang dicari merupakan data yang tepat sesuai kebutuhan.
• Ancaman yang selalu menghantui dalam penyimpanan dokumen seperti adanya kebakaran, banjir, gempa bumi dsb.
• Ancaman kerusakan data dan informasi yang tersimpan dalam hardisk atau media lain yang tidak bersifat read-only akibat penyebaran virus komputer
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari pembuatan Sistem Informasi Manajemen Dokumen Perkantoran yang kami beri nama Digital Filing ini adalah:
• Tersedianya suatu alat Bantu/media yang dapat digunakan untuk memudahkan proses penyimpanan, pengelolaan dan pendistribusian dokumen.
• Dapat tersajinya data dan informasi yang cepat, tepat, akurat berkenaan dengan masalah pencarian informasi tertentu yang penting/dibutuhkan.
• Secara siginifikan dapat mengurangi atau menekan biaya yang dianggarkan untuk keperluan pencetakan dan distribusi dokumen.
• Mengurangi atau menekan biaya yang digunakan untuk tempat penyimpanan dokumen.
• Mengurangi risiko hilangnya dokumen-dokumen penting terhadap kemungkinan bencana kebakaran, banjir dan kondisi-kondisi kecelakaan/bencana lain yang tidak dinginkan.
• Mengurangi risiko terjadinya kejahatan atau penyalahgunaan data dan informasi
• Memudahkan penggunaan, pencatatan, penyimpanan, pengelolaan dan pengamanan atas berbagai macam dokumen, data dan informasi dari berbagai sumber dan berbagai format.
1.4 Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai dengan mengimplementasikan penggunaan Digital Filing ini adalah:
• Terciptanya alat Bantu untuk pencatatan, penyimpanan dan pengelolaan atas dokumen yang ada serta pengamanan atas berbagai macam data dan informasi dari berbagai sumber dan berbagai format.
• Terciptanya suatu perangkat lunak yang dapat mengakomodasi percepatan proses data dan informasi serta menyiapkan arsitektur perangkat lunak yang tepat.
• Meningkatkan kemampuan para pengguna yang terlibat untuk dapat berpikir secara “digital” melalui pembelajaran dalam penggunaan teknologi terkini.
• Membantu meningkatkan kinerja dan daya saing sumber daya manusia yang paham akan pentingnya arti sebuah informasi dalam menghadapi persaingan untuk mendapatkan, menyimpan dan mempergunakan data dan informasi.
• Meningkatkan kualitas data dan informasi sehingga dapat lebih mempunyai arti dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan lainnya.
BAB II
APLIKASI DIGITAL FILING
2.1 Penjelasan Umum
Digital Filing adalah aplikasi yang menyediakan solusi penyimpanan untuk berbagai jenis dokumen dari berbagai macam sumber dan berbagai macam format (teks, gambar, film dsb).
Prinsip dasar Digital Filing meliputi:
1. Sistem mudah digunakan dan bersifat user friendly termasuk bagi pengguna awam computer sekalipun.
2. Sistem mencakup seluruh fungsi dan tugas manajemen dokumen.
3. Sistem mudah untuk dikustomisasi atau disesuaikan dengan keperluan pengguna.
4. Sistem memiliki fasilitas untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data (data
security protection).
2.2 Ruang Lingkup dan Manfaat Aplikasi
Ruang lingkup aplikasi Digital Filing meliputi:
1. Terciptanya aplikasi manajemen dokumen menggunakan teknologi terkini berbasis desktop application dan webbased application.
2. Program aplikasi dapat dijalankan dalam jaringan local (intranet) maupun jaringan internet.
3. Program aplikasi menggunakan 5 (lima) level sistem akses pengguna.
4. Program aplikasi memiliki fasilitas Log yang dapat memonitor aktivitas yang dilakukan pengguna didalam program aplikasi.
5. Singkronisasi menggunakan fitur replikasi data antar server pada jaringan local (intranet) dengan server pada jaringan internet (fitur ini terdapat pada database yang digunakan).
6. Pelaksanaan training atau pelatihan kepada pengguna yang meliputi materi: a. Pengantar Sistem Informasi Manajemen Dokumen.
b. Cara penggunaan program aplikasi.
c. Pelatihan teknis kepada IT Officer dalam pemeliharaan system.
7. Melakukan supervisi dan evaluasi terhadap hasil pelaksanaan training dan implementasi sistem secara keseluruhan.
8. Pemeliharaan dan jaminan program aplikasi selama 1 (satu) tahun.
Sedangkan manfaat yang didapat pengguna sebagai berikut:
1. Kecepatan dan kemudahan akses terhadap pencarian dokumen yang dimiliki. 2. Kecepatan dan kemudahan dalam memperbaharui dokumen.
4. Penghematan biaya atas pencetakan, distribusi dan penyimpanan serta pemeliharaan dokumen.
5. Meningkatkan kinerja instansi terkait dalam penanganan dokumen secara tertib dan rapi.
6. Keamanan dengan menggunakan pengaturan hak akses sehingga dokumen hanya bisa diperoleh oleh pengguna yang berhak.
7. Penyimpanan dokumen dalam database memungkinkan dilakukannya proses penyelamatan terhadap dokumen-dokumen yang ada. Hal ini sangat penting untuk mengantisipasi hilangnya dokumen akibat bencana atau kerusakan akibat penyebaran virus komputer.
2.3 Bentuk dan Lingkungan Aplikasi
Aplikasi ini sangat mudah untuk digunakan dan diaplikasikan di perkantoran baik instansi pemerintah, BUMN maupun swasta. Ada dua jenis aplikasi yang disediakan yaitu aplikasi yang diinstall dalam bentuk desktop dan aplikasi berbentuk webbased yang memungkinkan pengguna dapat mengakses kapan saja dan dimana saja sesuai dengan kebutuhan. Berikut adalah fitur-fitur yang dimiliki aplikasi Digital Filing:
• Mampu menyimpan dokumen dari printer dan scanner beserta keterangan yang dibutuhkan kedalam database.
• Menyimpan dokumen dalam berbagai format (teks, gambar, film dsb) beserta keterangan yang dibutuhkan kedalam database.
• Dapat memanfaatkan email sebagai sarana untuk memasukkan data secara langsung kedalam database.
• Pengaturan penyimpanan dokumen secara terstruktur dalam folder dan kategori yang bisa di bentuk sesuai keinginan pengguna.
• Dokumen yang telah tersimpan dalam database bisa dicari, dilihat, diperoleh (download) serta dikirim melalui email dengan tetap memperhatikan pengaturan hak akses yang telah ditetapkan.
• Pencatatan kegiatan pengguna dalam memanfaatkan dan menggunakan sitem (log sistem). Hal ini sangat sangat dibutuhkan untuk melacak penyalahgunaan hak akses terhadap dokumen.
Hak akses dan Keamanan
Digital Filing memiliki fasilitas untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen/data dan informasi. Terdapat 5 (lima) level pengaturan hak akses yang bisa diatur dalam penggunaannya.
• No Access : Tidak memiliki akses apa pun terhadap dokumen.
• Reader : Hanya memiliki akses untuk melihat.
• Data entry : Memiliki akses untuk melihat, memasukan dan memperoleh dokumen.
• Editor : Memiliki akses untuk melihat, memasukan, mengedit, melakukan revisi dan memperoleh dokumen.
BAB III
CARA KERJA DAN BENTUK APLIKASI DIGITAL
FILING
3.1 Cara Kerja Aplikasi
Berikut merupakan gambaran bagaimana aplikasi Digital Filing bekerja.
• Operator atau end-user dapat melakukan pencetakan menggunakan Virtual Printer yang telah disediakan. Hasil pencetakan ini akan disimpan kedalam database dalam format digital
• Operator atau end-user dapat menggunakan hasil proses scanning dan menyimpannya kedalam database.
• Operator atau end-user dapat melakukan upload terhadap berbagai format file yang dimiliki untuk disimpan kedalam database.
• Para pengguna intranet yang memiliki hak akses, bisa memanfaatkan file-file yang terdapat dalam database untuk berbagai keperluan melalui browser
• Tidak hanya dalam lingkungan intranet. Para pengguna internet yang memiliki hak akses, juga bisa memanfaatkan file-file yang terdapat dalam database untuk berbagai keperluan melalui browser.
• Para pengguna internet yang memiliki hak akses, bisa menyimpan berbagai format file yang dimilikinya ke dalam database dengan memanfaatkan email.
3.2 Karakteristik Aplikasi
• Perangkat Lunak
o Server
Sistem operasi : Microsoft Windows Family / Linux
Webserver : Apache 2.x atau versi diatasnya.
Server Side Scripting : PHP 4.x atau versi diatasnya.
Database : MySQL 4.x atau versi diatasnya.
o Client
Sistem Operasi
• Desktop Application : Microsoft Windows Family
• Webbased Application : Sistem Operasi apapun yang memiliki browser.
• Perangkat Keras minimum
o Server : Processor AMD/Intel 1GHz 512MB RAM
20GB free disk space (bertambah sesuai penggunaan)
o Client : Processor AMD/Intel 800MHz 256MB RAM
1GB free disk space
Dalam implementasinya, pengguna selain operator/administrator tidak perlu melakukan instalasi apapun kecuali sistem operasi standar beserta browser.
3.3 Arsitektur Aplikasi
BAB IV
PENUTUP
Perkembangan teknologi informasi yang pesat dalam beberapa tahun terakhir ini tidak dapat kita abaikan. Namun demikian penggunaan teknologi informasi ini hendaknya tidak dipandang sebagai produk akhir, tetapi sebagai alat untuk membantu meningkatkan efisiensi dalam proses/aktifitas pekerjaan.
Teknologi informasi akan sangat membantu apabila disusun dan dirancang tepat pada sasaran sehingga terjadi kesinambungan proses yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dan produktifitas. Selain itu, aktualitas data dan informasi akan membantu para pengambil keputusan dalam mengarahkan kebijakannya tidak pada data perkiraan atau data semu saja. Dengan diterapkannya Digital Filing, diharapkan instansi/perkantoran, baik pemerintah maupun swasta dapat menghadapi pesatnya arus informasi saat ini.
Akhir kata, semoga kita dapat menjadi bagian yang bisa memperoleh dan memanfaatkan kemajuan teknologi yang berkembang pesat ini demi kemajuan saudara kita, masyarakat, daerah dan bangsa kita ini.
