UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BIDANG PENELITIAN: STUDI KASUS
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
KARYA AKHIR
MUHAMMAD NOR PRAYOGA 1106121931
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA
JANUARI 2014
UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BIDANG PENELITIAN: STUDI KASUS
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi
MUHAMMAD NOR PRAYOGA 1106121931
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA
JANUARI 2014
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Muhammad Nor Prayoga
NPM : 1106121931
Tanda Tangan :
Tanggal : November 2013
Rasa syukur tak terkira kami haturkan ke hadirat Allah SWT, karena limpahan rahman dan rahim-NYA sampai hari ini saya bisa menyelesaikan Karya Akhir ini.
Karya Akhir ini dibuat dalam rangka menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi dari Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Ucapan terimakasih saya sampaikan kepada:
1. Bapak Dana Indra Sensuse selaku pembimbing karya akhir ini.
2. Politeknik Negeri Jakarta yang telah menjadi tempat studi kasus.
Utamanya kami sampaikan kepada Bpk. Fachruddin selaku Direktur Bidang Akademik dan segenap tim Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat PNJ utamanya Bpk. Gun Gun Ramdlan Gunadi, Bpk.
Sugiyanto, Bpk. Tossin, dan Ibu Anis Rosyidah yang telah menyediakan waktunya selama proses pengumpulan data.
3. Akbartina Solikah, istriku yang telah dengan sabar dan selalu memberikan motivasi untuk menyelesaikan Karya Akhir ini.
4. Ibu Lin Launi Liya dan Bpk. Zainal Muttakin yang telah memberikan dukungan moral dalam penyelesaian kuliah ini.
5. Segenap Pengajar MTI yang telah memberikan pengajaran yang berharga selama dua tahun ini dan staf akademik yang telah memberikan layanan yang baik selama kegiatan perkuliahan.
Semoga Allah SWT membalas kebaikan yang telah bapak dan ibu berikan. Besar harapan kami semoga karya akhir ini bermanfaat terhadap perkembangan ilmu pengetahuan.
Jakarta, November 2013
Penulis
3BABSTRAK Nama : Muhammad Nor Prayoga Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Perancangan Model Knowledge Management System Bidang Penelitian: Studi Kasus Politeknik Negeri Jakarta
Pihak Manajemen PNJ sedang berupaya meningkatkan kualitas dan kuantitas hasil penelitian. Sebagai bentuk target pencapaian hasil penelitian maka setiap tahun ditargetkan ada dua buah penelitian yang masuk kedalam jurnal internasional atau menghasilkan sebuah paten. Dari hasil analisa yang dilakukan dengan mengunakan fish bone analysis, didapatkan bahwa salah satu penyebab masih rendahnya kualitas dan kuantitas hasil penelitian adalah karena kurangnya pengelolaan pengetahuan antar peneliti. Pengetahuan yang ada tidak dikelola dan dibagikan kepada dosen lain, sehingga hanya mengumpul pada beberapa orang dosen senior. Analisa terhadap pengetahuan yang dimiliki oleh dosen tersebut dilakukan dengan dua buah metode yaitu soft system methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management. SSM digunakan untuk mengetahui bagaimana relasi antar peneliti dimana keluaran dari SSM ini akan menghasilkan sebuah konseptual sistem aktivitas manusia pada bidang penelitian. Sementara Ecology of Knowledge Management digunakan untuk memetakan aset yang berupa dokumen, informasi, dan pengetahuan yang saat ini dimiliki. Penulisan karya akhir ini menghasilkan sebuah fitur bagi pengembangan KMS antara lain yaitu survey elektronik, perpustakaan online, wiki, manajemen dokumen, forum diskusi dan chatting. Hasil akhir dari penelitian ini adalah berupa prototipe KMS untuk bidang penelitian.
Kata Kunci: Ecology of Knowledge Management; KMS; Penelitian; PNJ; Soft System Methodology
ABSTRACT
Name : Muhammad Nor Prayoga
Study Program : Magister Teknologi Informasi
Title : Designing A Knowledge Management System Model On Research: A Case Study The Jakarta State Polytechnic
State Jakarta polytechnic is attempting to improve the result of research both in quality and quality. As a target achievement, two researchs are targeted to published in international journals or produce a patent annually. From fishbone anlysis otucomeone of the reasons why research is poor in quality and quantity is because the lack of knowledge management among researchers. Existing knowledge is not managed properly and distributed to other, thus it is only cumulate in few senior researchers. Therefore, it is necessary to provide knowledge analysis for research activity so that it is capable to capture knowledge which are owned by researchers and could be utilized by other researchers.
Analysis of researchers knowledge is conducted by two methods which are Soft System Methodology (SSM) and Ecology of Knowledge Management. SSM is used to find out how the relations among researchers, where the SSM output will produce a conceptual human activity system in research. While Ecology of Knowledge Management is used to map an aset in the form of document, information and existing knowledge. This final assignment generate a feature for KMS development such as electronic survey, online library, wiki, document management, discussion forum and chatting. A KMS prototype is the final result of this research.
Keyword: Jakarta State Polytechnic, research, Soft System Methodology, Ecology of Knowledge Management, Knowledge Management Systems
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ...iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... v
ABSTRAK ...vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ...xi
DAFTAR TABEL ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 2
1.2 Identifikasi Masalah ... 4
1.2.1 Sumber Daya Manusia ... 5
1.2.2 Proses Penelitian ... 6
1.2.3 Sarana dan Prasarana Penunjang ... 7
1.3 Rumusan Masalah ... 9
1.4 Tujuan Penelitian ... 10
1.5 Batasan Penelitian ... 10
1.6 Manfaat Penelitian... 10
1.7 Sistematika Penulisan ... 11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 14
2.1 Penelitian ... 14
2.2 SSM Sebagai Serba Sistem Aktivitas Manusia... 17
2.3 Pengetahuan ... 31
2.4 Klasifikasi Pengetahuan ... 35
2.5 Manajemen Pengetahuan ... 36
2.6 Knowledge Management System ... 39
2.6.1 Fitur KMS ... 40
2.6.2 Infrastruktur... 43
2.7 UML ... 44
2.8 Tinjauan Terhadap Penelitian Sebelumnya ... 46
2.8.1 Implementasi KMS Pada Organisasi Pendidikan MTI UI ... 47
2.8.2 Pengembangan Model KMS Pada SI Universitas Gunadarma ... 47
2.8.3 Implementasi KMS Pada Fisip UI ... 48
2.8.4 Perbandingan dengan KA yang akan dilakukan ... 51
2.9 Kerangka Pikir Penelitian ... 51
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 55
3.1 Tahapan Penelitian ... 55
3.2 Jenis dan Sumber Data Penelitian ... 61
3.3 Teknik Pengambilan Data ... 62
BAB IV PROFIL ORGANISASI ... 64
4.1 Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M) ... 65
4.2 Susunan Organisasi P3M ... 66
4.3 Ragam Penelitian di P3M ... 67
BAB V ANALISA KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM ... 72
5.1 Identifikasi Situasi Permasalahan (Tahapan SSM) ... 72
5.1.1 Analisis Satu (The Intervention Itself) ... 73
5.1.2 Analisis Dua (Analisis Sosial) ... 73
5.1.3 Analisis Tiga (Analisis Politik) ... 78
5.2 Penggambaran Situasi Problematis ... 78
5.3 Pembuatan Root Definition dan Analisis CATWOE ... 80
5.4 Perumusan Model Konseptual ... 82
5.5 Validasi Model Konseptual ... 86
5.6 Analisis Fitur KMS Berdasarkan Kerangka SSM ... 94
5.7 Pemetaan Aset (Tahapan Ecology Of KM) ... 100
5.8 Klasifikasi Jenis Knowledge berdasarkan Aset Pengetahuan ... 103
5.9 Analisis Fitur KMS untuk Explicit Knowledge... 105
5.10 Analisis Fitur KMS untuk Tacit Knowledge... 106
5.11 Identifikasi Infrastruktur KM ... 109
5.11.1 Budaya Organisasi ... 109
5.11.2 Struktur Organisasi ... 110
5.11.3 Infrastruktur TI ... 111
5.11.4 Lingkungan Fisik ... 112
5.12 Tinjauan fitur KMS berdasarkan KM Solution dan Foundation... 113
5.13 Perancangan KMS ... 114
5.13.1 Kebutuhan Fungsional KMS ... 114
5.13.1.1 Activity Diagram Mencari Pengetahuan ... 116
5.13.1.2 Activity Diagram Mengisi Survey ... 117
5.13.1.3 Activity Diagram Mencari Buku ... 118
5.13.1.4 Activity Diagram Mengelola Artikel... 119
5.13.1.5 Activity Diagram Mengelola Dokumen ... 120
5.13.1.6 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi ... 121
5.13.1.7 Activity Diagram Mengikuti Chatting ... 122
5.13.1.8 Activity Diagram Input Survey ... 123
5.13.1.9 Activity Diagram Menambahkan Dokumen Penelitian ... 124
5.13.1.10 Activity Diagram Mengelola Pengguna ... 125
5.13.2 Desain Knowledge Management System ... 126
5.13.2.1 Perancangan Skema Basis Data/LRS. ... 127
5.13.2.2 Perancangan Arsitektur Knowledge Management System ... 129
5.13.2.3 Perancangan Infrastruktur KMS ... 131
5.13.2.4 Perancangan User Interface KMS ... 132
5.13.3 Kebutuhan Non Fungsional KMS ... 140
5.13.3.1 Autentifikasi ... 140
5.13.3.2 Akses Pengguna ... 141
5.13.3.3 Skalabilitas ... 141
5.13.3.4 Interoperabilitas ... 141
5.13.3.5 Avaibility ... 142
5.13.3.6 Maintenance ... 142
5.13.3.7 Kebutuhan Lisensi ... 142
5.13.3.8 Kapasitas ... 142
5.13.3.9 Penyimpanan Data ... 143
5.13.3.10 Security ... 143
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 144
6.1 Kesimpulan ... 144
6.2 Saran ... 145
DAFTAR PUSTAKA ... 146 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Grafik Penelitian PNJ ... 3
Gambar 1.2 Fish Bone Analysis ... 5
Gambar 1.3 Database Penelitian di PNJ ... 9
Gambar 2.1 Siklus Riset ... 15
Gambar 2.2 Hubungan Antara Dunia Sosial dan Individu... 17
Gambar 2.3 System thinking ... 20
Gambar 2.4 Tujuh Langkah Dalam SSM ... 21
Gambar 2.5 Rich Picture ... 23
Gambar 2.6 Hirarki Data, Informasi, dan Pengetahuan ... 32
Gambar 2.7 Spiral Pengetahuan SECI ... 34
Gambar 2.8 Diagram Ecology of Knowledge Management ... 39
Gambar 2.9 Notasi Pada Use Case Diagram ... 45
Gambar 2.10 Contoh Activity Diagram ... 46
Gambar 2.11 Kerangka Pikir Penelitian ... 52
Gambar 3.1 Tahapan Pembuatan Karya Akhir ... 56
Gambar 4.1 Susunan Organisasi P3M ... 67
Gambar 5.1 Rich Picture ... 79
Gambar 5.2 Konseptual Model ... 82
Gambar 5.3 Konseptual Model Hasil Validasi ... 86
Gambar 5.4 Arsitektur Jaringan TI PNJ ... 112
Gambar 5.5 Pemetaan fitur KMS kedalam proses SECI ... 113
Gambar 5.6 Pemetaan terhadap KM Solution dan KM Foundation ... 114
Gambar 5.7 Use Case Diagram KMS ... 115
Gambar 5.8 Activity Diagram Mencari Pengetahuan ... 116
Gambar 5.9 Activity Diagram Mengisi Survey ... 117
Gambar 5.10 Activity Diagram Mencari Buku... 118
Gambar 5.11 Activity Diagram Mengelola Artikel ... 119
Gambar 5.12 Activity Diagram Mengelola Dokumen ... 120
Gambar 5.13 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi ... 121
Gambar 5.14 Activity Diagram Mengikuti Chatting ... 122
Gambar 5.15 Activity Diagram Input Survey ... 123
Gambar 5.16 Activity Diagram Menambahkan Dokumen Penelitian ... 124
Gambar 5.17 Activity Diagram Mengelola Pengguna ... 125
Gambar 5.18 Skema Basis Data ... 127
Gambar 5.19 Arsitektur KMS ... 130
Gambar 5.20 Infrastruktur KMS ... 132
Gambar 5.21 Rancangan Diagram Windows Navigation KMS ... 133
Gambar 5.22 Tampilan Beranda ... 135
Gambar 5.23 Tampilan Survey ... 136
Gambar 5.24 Tampilan Perpustakaan ... 137
Gambar 5.25 Tampilan Wiki ... 137
Gambar 5.26 Tampilan Dokumen ... 138
Gambar 5.27 Tampilan Forum Diskusi... 139
Gambar 5.28 Tampilan Chatting ... 140
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jumlah Penelitian di PNJ tahun 2009 – 2012 ... 3
Tabel 2.1 Formula PQR ... 26
Tabel 2.2 Fitur-fitur KMS dan Pemetaannya terhadap spiral SECI ... 41
Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian yang Sudah Dilakukan ... `49
Tabel 3.1 Responden Karya Akhir ... 57
Tabel 5.1 Hasil Analisis Satu ... 73
Tabel 5.2 Hasil Analisis Dua ... 77
Tabel 5.3 Analisis CATWOE ... 81
Tabel 5.4 Ringkasan deskripsi Model Konseptual ... 83
Tabel 5.5 Tabel Perbandingan Konseptual Model dengan Dunia Nyata ... 89
Tabel 5.6 Analisis Fitur KMS Berdasarkan Sistem Aktivitas Manusia ... 95
Tabel 5.7 Aset dokumen, informasi, dan pengetahuan ... 100
Tabel 5.8 Kategori aset knowledge ... 104
Tabel 5.9 Analisa Fitur Berdasarkan Explicit Knowledge ... 105
Tabel 5.10 Analisa Pengetahuan Tacit ... 108
Tabel 5.11 Kebutuhan Minimum Hardware dan Software ... 131
BAB I PENDAHULUAN
Penelitian merupakan sebuah aktivitas yang tidak dapat dipisahkan dari rutinitas seorang dosen. Sebagai tenaga pengajar pada institusi pendidikan tinggi, dosen diberi kewajiban selain dari tugas utamanya sebagai pengajar yaitu diwajibkan melakukan penelitian. Namun tiap-tiap perguruan tinggi menerapkan beban penelitian yang berbeda kepada para dosen. Penulisan karya akhir ini, dipilih objek kajian kegiatan penelitian yang dilakukan oleh para peneliti di Politeknik Negeri Jakarta (PNJ). PNJ memberikan kewajiban kepada para dosen sebanyak tiga satuan kredit semester (sks) tiap semester. Kewajiban penelitian ini tertuang dalam Beban Kerja Dosen (BKD) yang ditetapkan oleh Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti). Bagi dosen yang telah memiliki sertifikasi, dengan adanya kewajiban dari Dirjen Dikti ini secara tidak langsung akan terdorong untuk melakukan penelitian.
Dirjen Dikti tidak hanya memberikan kewajiban bagi dosen untuk melakukan penelitian, namun juga menyediakan pendanaan bagi dosen yang akan melakukan penelitian. Pendanaan tersebut diberikan dalam beberapa model antara lain yaitu Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Penelitian Tim Pascasarjana, Penelitian Hibah Bersaing, Penelitian Kerjasama antar Perguruan Tinggi (PEKERTI), dan Penelitian Dosen Pemula. Disamping dukungan dari Dikti, PNJ secara internal juga menyediakan bantuan penelitian untuk dosen. Bantuan penelitian tersebut diberikan dengan beberapa skema pendanaan seperti bantuan riset s-2 dan s-3, riset dosen pemula, riset grand dosen dan mahasiswa, dan riset bidang ilmu dan pengembangan industri. Besarnya bantuan pendanaan ini akan disesuaikan dengan kebutuhan penelitian yang perkiraan pendanaan terlihat pada saat proposal diajukan.
Bagi dosen yang sudah memiliki kesenangan dengan kegiatan penelitian, melakukan penelitian bisa menjadi sebuah hobi tersendiri. Dosen tersebut selalu mempunyai gagasan untuk meningkatkan kualitas hasil penelitian. Metode peneltian yang digunakan juga beragam, sehingga selalu mengasah kreativitas.
1.1 Latar Belakang
Politeknik Negeri Jakarta telah menetapkan rencana strategis untuk tahun 2011 – 2015. Rencana strategis tersebut mencakup semua fungsi pokok yang dijalankan oleh PNJ. Sesuai dengan amanah rencana strategis, maka fungsi pokok PNJ adalah :
1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan vokasi.
2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
3. Melaksanakan pembinaan tenaga pendidik dan kependidikan.
4. Melaksanakan kegiatan pelayanan keadministrasian.
Keempat kegiatan tersebut dilaksanakan oleh PNJ secara selaras dan berkelanjutan. Mulai dari pendidikan, penelitian, pembinaan sampai dengan pelayanan administrasi. Fungsi pokok PNJ ini harus didukung oleh segenap civitas akademika. Tanpa adanya dukungan dari berbagai pihak, kegiatan tersebut akan sulit dilaksanakan dan mencapai keberhasilan. Dosen sebagai penggerak utama yang menjalankan roda pendidikan di PNJ memiliki tanggung jawab yang lebih selain beban pengajaran kepada mahasiswa, saat ini dosen juga dibebani dengan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Melalui kegiatan penelitian dan pengabdian inilah yang coba disebarluaskan kepada dosen PNJ.
Budaya peneltian ini merupakan sesuatu hal yang baru utamanya bagi dosen senior di PNJ. Saat ini PNJ memiliki dua komposisi usia dosen yang relatif berimbang, yaitu dosen muda dan dosen senior dimana masing-masing memiliki jumlah yang hampir sama. Dosen muda memiliki banyak inovasi dan pengetahuan tentang penelitian, sehingga bukan hal yang baru ketika melakukan penelitian.
Namun sebaliknya berbeda dengan kondisi dosen senior, sebagian dosen senior ini masih mengikuti paradigma lama. Paradigma lama berpandangan bahwa PNJ sebagai institusi pendidikan vokasi yang hanya mengajar dan memberikan ketrampilan teknis kepada mahasiswanya. Paradigma inilah yang mulai diubah oleh pihak PNJ yaitu dosen tidak hanya melakukan pengajaran saja, namun juga mengerjakan penelitian.
Himbauan penelitian dari PNJ dan kewajiban dari Dirjen Dikti untuk melakukan penelitian secara tidak langsung akan mendorong dosen untuk melakukan penelitian sesuai dengan minat dan bidang keahlian masing-masing. Dari data peneltian yang dilakukan oleh dosen PNJ, selama kurun waktu empat tahun terakhir grafik penelitian dosen tersebut ditunjukkan melalui gambar berikut:
Gambar 1.1 Grafik Penelitian PNJ
Data pada Gambar 1.1 di atas, mencerminkan jumlah penelitian pada enam jurusan di PNJ yaitu jurusan Administrasi Niaga, Akuntansi Perbankan, Teknik Elektro, Teknik Grafika dan Penerbitan, Teknik Mesin, dan Teknik Sipil. Gambar di atas lebih diperinci dengan tabel di bawah ini:
Tabel 1.1 Jumlah Penelitian di PNJ dari tahun 2009 – 2012 Jurusan\tahun 2009 2010 2011 2012
administrasi niaga 28 25 25 20
akuntansi perbankan 26 22 30 25
teknik elektro 34 43 37 25
teknik grafika 4 4 6 5
teknik mesin 25 21 35 32
teknik sipil 32 32 36 31
sumber: kompilasi database penelitian PNJ tahun 2009 - 2012
sumber: kompilasi database penelitian PNJ tahun
Data tersebut merupakan hasil yang tidak menggembirakan bagi PNJ. Hal ini disebabkan karena melalui pengamatan sederhana yang dilakukan oleh PNJ didapatkan data bahwa yang melakukan penelitian hanya orang-orang itu saja, sehingga kecenderungannya bahwa dosen lama hanya menitipkan nama saja pada tim penelitian, sedangkan yang melakukan penelitian hanya dosen yang sama.
Dari segi kualitas, hasil penelitian tersebut tidak membuat PNJ berpuas diri.
Indikator yang dijadikan sebagai parameter PNJ dalam menilai kualitas sebuah penelitian adalah bahwa penelitian tersebut berhasil masuk kedalam jurnal internasional dan menghasilkan paten. Sejak berdirinya PNJ, hingga saat ini, PNJ hanya berhasil mematenkan tiga buah hasil karya penelitian dosen. Jumlah yang cukup sedikit bila dibandingkan dengan jumlah penelitian yang sudah dilakukan dan usaha besar yang sudah dilakukan untuk mendorong dalam melakukan penelitian. Atas dasar minimnya kuantitas peneliti dan minimnya kualitas hasil penelitian, maka saat ini PNJ berupaya melakukan evaluasi dan perbaikan pada berbagai bidang penelitian. Secara khusus PNJ menetapkan target bahwa kedepannya diharapkan banyak penelitian yang berkualitas yang mampu menghasilkan sebuah paten baru atau dihasilkan sebuah penelitian yang mampu menembus jurnal internasional.
1.2 Identifikasi Masalah
Dari uraian latar belakang di atas, dapat dilakukan beberapa identifikasi permasalahan dihadapi oleh PNJ saat ini. Identifikasi permasalahan tersebut dilakukan dengan fish bone analysis yang ditunjukkan seperti gambar di bawah ini:
Gambar 1.2 Fish Bone Analysis 1.2.1 Sumber Daya Manusia
Proses transisi dosen dari yang semula berorientasi pengajaran bertambah menjadi tidak hanya pengajaran namun juga penelitian, membutuhkan sebuah proses pembelajaran yang tidak sebentar. Idealnya mereka terlebih dahulu dibekali dengan training bidang penelitian mulai dari bagaimana cara pembuatan proposal sampai dengan bagaimana membuat laporan atas penelitian yang dilakukan.
Kebanyakan dari proposal penelitian yang ditolak disebabkan karena tidak adanya benang merah antar bagian yang ada pada proposal tersebut, yaitu mulai dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan, hingga hasil yang ingin dicapai. Prosedur penelitian ini tidak menjadi masalah bagi dosen muda yang sudah berlatar belakang magister sejak awal masuk PNJ sehingga penelitian merupakan hal yang sudah biasa untuk dilakukan. Namun hal ini akan menjadi masalah bagi dosen senior yang belum terbiasa melakukan penelitian.
Dengan adanya BKD yang mewajibkan dosen untuk melakukan penelitian minimal tiga sks tiap semester, telah memaksa dosen untuk melakukan penelitian, sehingga jumlah penelitian yang masuk mengalami adanya peningkatan. Namun, kondisi di atas belumlah membuat PNJ berpuas diri, sebab bila ditinjau lebih dalam lagi, banyak peneliti yang hanya menitipkan nama dari peneliti muda yang
sebenarnya aktor dalam melakukan penelitian tersebut. Dan lebih jauh lagi hasil penelitian belum mencapai harapan pihak PNJ yaitu berhasil masuknya penelitian tersebut kedalam jurnal internasional atau dihasilkan sebuah paten atas produk baru.
Faktor lain yang diindikasikan sebagai penyebab tidak maksimalnya dosen dalam melakukan penelitian adalah faktor penghargaan. Dosen merasa bahwa penghargaan yang didapatkan belum sebanding dengan penghargaan yang diperoleh. Dosen yang melakukan penelitian memperoleh honor dari porsi uang penelitian yang diberikan pihak PNJ. Namun uang tersebut tidak sebanding dengan usaha yang mereka lakukan dan lebih tidak sebanding bila dibandingkan dengan honor yang mereka peroleh bila mengajar di Perguruan Tinggi lainnya.
Minimnya penghargaan inilah ang memperlemah semangat dosen untuk melakukan penelitian, sehingga sampai saat ini PNJ belum mampu memberikan trobosan atas minimnya penghargaan ini.
1.2.2 Proses Penelitian
Sebagai seorang peneliti, dosen dituntut untuk melakukan penelitian dengan mengacu kepada buku panduan penelitian yang sudah ada. Pada masing-masing model penelitian (skema), memiliki panduan tersendiri mulai dari cara pembuatan proposal sampai dengan cara pembuatan laporan atas kegiatan penelitian yang dilakukan. Panduan tersebut dikeluarkan oleh Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M) sebagai pengelola penelitian di PNJ. Dari hasil inventarisir atas penelitian yang sudah dilakukan, inovasi penelitian tersebut masih tergolong minim. Inovasi yang minim ini akan tampak pada produk yang dihasilkan dan metodologi yang digunakan untuk mengerjakan.
Dari hasil wawancara yang dilakukan terhadap para peneliti dan pihak P3M, minimnya inovasi ini salah satunya disebabkan karena sulitnya mencari referensi yang berupa jurnal atau hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya. Pada proses pencarian referensi yang sejenis dan sudah pernah dilakukan di PNJ, peneliti harus datang ke Perpustakaan PNJ untuk memilih penelitian yang sesuai dan dapat dijadikan rujukan bagi penelitian yang sedang dilakukan. Jurnal
internasional memang tidak disediakan oleh P3M, sehingga pencarian terhadap jurnal internasional dikembalikan kepada upaya masing-masing dosen. Kesulitan semacam inilah yang sering dijadikan alasan oleh dosen mengapa inovasi yang dihasilkan masih minim baik dari hasil produknya dan metodologi yang digunakan.
Pihak PNJ maupun dosen peneliti, mengharapkan terjalin sinergi yang baik antar peneliti. Namun hal tersebut masih jauh dari harapan, antar dosen masih jarang bersinergi. Media komunikasi ataupun forum diskusi tidak dimiliki sehingga keilmuan yang dimiliki tidak bisa dibagikan antar sesama dosen. Bila sinergi antar dosen ini dapat terjalin dengan baik, maka sharing data dan tukar pengalaman dapat dilakukan antar sesame peneliti sehingga dengan sendirinyaa maka pengetahuan yang sudah ada akan semakin memperkaya khasanah penelitian.
Hasil penelitian seringkali berbeda dengan proposal yang diajukan. Latar belakang dan tujuan pada saat pembuatan proposal sudah tidak selaras dengan apa yang dihasilkan pada saat penelitian. Sebagai pihak yang mengelola penelitian, selama proses penelitian dilakukan, P3M belum mampu melakukan monitoring terhadap penelitian yang dilakukan. Proses monitoring dilakukan hanya terhadap penelitian yang didanai oleh Dikti yang merupakan penelitian berdana besar.
Proses monitoring yang dilakukan yaitu dengan mengundang tim yang melakukan penelitian dan meminta tim tersebut untuk mempresentasikan hasil penelitian.
Dan pada saat proses presentasi pihak P3M berhak menilai dan memberi masukan atas presentasi yang dilakukan. Sebagai bagian penting dari proses penelitian, kegiatan monitoring ini harusnya dilakukan dengan intensitas yang lebih dan dilakukan terhadap semua penelitian yang dibiayai oleh Dikti maupun PNJ.
Sehingga benang merah dari proposal sampai dengan hasil penelitian bisa diperoleh.
1.2.3 Sarana dan Prasarana Penunjang
Manajemen administrasi terhadap proposal dan hasil penelitian dilakukan sepenuhnya oleh P3M. Pengadministrasian dalam bentuk softcopy mulai tahun 2012 sudah dilakukan dan disimpan pada kepingan CD dan ada di salah satu
komputer pada ruangan P3M dalam format MS. Word atau PDF. Namun selain softcopy, peneliti juga wajib melampirkan hardcopy. Untuk kurun waktu dua tahun, biasanya hardcopy proposal dan hasil penelitian masih tersimpan di ruang P3M, namun bila sudah lewat dua tahun, maka penelitian tersebut akan disimpan di ruang arsip. Sementara sistem TI untuk administrasi proposal dan hasil penelitian ini belum dibuat, gudang ruang arsip juga dirasa sudah cukup penuh sebagai tempat penyimpanan, dan untuk proses pencarian kembali terhadap proposal dan hasil penelitian yang sudah masuk juga relatif susah.
Dukungan dan pemanfaatan fasilitas TI untuk penelitian belum dilakukan secara optimal oleh pihak PNJ. Pemanfaatan TI oleh pihak PNJ hanya sebatas webisite P3M yaitu dengan alamat p3m.pnj.ac.id dan database penelitian. Website P3M secara umum berisikan tentang pengumuman dari pihak P3M kepada dosen tentang tata cara, prosedur, dan jenis penelitian. Sedangkan database P3M digunakan untuk mengadministrasikan penelitian dengan menggunakan teknologi MS Office Access 2007. Dari kedua sistem TI tersebut, hanya website P3M sajalah yang bisa diakses secara luas oleh dosen. Database penelitian ini hanya digunakan untuk kalangan internal P3M. Pihak manajemen PNJ mengakui bahwa minimnya dukungan TI ini membuat kinerja menjadi lebih lama dan proses pencarian referensi untuk bahan penelitian menjadi lebih susah. Sudah seharusnya dengan kemajuan TI, PNJ dapat menciptakan sebuah forum atau media yang mampu memberikan fasilitas bagi dosen untuk berbagi keilmuan, sehingga tidak ada alasan lagi karena dengan media virtual tersebut dosen dapat saling berbagi dimana saja dan kapan saja.
Gambar 1.3 Database Penelitian PNJ
Dukungan terhadap pemakaian sarana dan prasarana yang sudah ada di PNJ dirasakan oleh dosen sudah mencukupi. Pihak PNJ memberikan keleluasaan bagi dosen untuk menggunakan fasilitas laboratorium yang dimiliki secara bertanggung jawab tanpa dipungut biaya apapun. Namun karena laboratorium yang ada belum mendukung semua jenis sub bidang keilmuan sehingga sering kali dosen memanfaatkan laboratorium yang dimiliki oleh universitas atau instansi lain dalam melakukan penelitian. Tak jarang dosen pergi sampai keluar kota hanya untuk bisa memanfaatkan laboratorium yang mendukung penelitian yang dilakukan.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah penelitian yang ada di PNJ, diambil sebuah permasalahan terkait penelitian yang saat ini dialami oleh PNJ yaitu “tidak adanya penyimpanan dan pertukaran pengetahuan antar peneliti di PNJ”. Berdasarkan atas permasalahan tersebut maka didapatkan sebuah research question untuk penelitian karya akhir ini adalah Bagaimanakah Model Knowledge Management System untuk mendukung proses penyimpanan pengetahuan dan mendukung kegiatan pertukaran pengetahuan antar peneliti di PNJ?
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah rancangan fitur knowledge management system berikut dengan prototipe knowledge management system berdasarkan kebutuhan proses menajemen pengetahuan yang ada pada lingkup penelitian di PNJ. Dengan adanya rancangan tersebut diharapkan manajemen pengetahuan dapat tertata dan terdokumentasi dengan baik sehingga akan membantu meningkatkan kualitas penelitian bagi para dosen PNJ, meningkatkan sinergi antar peneliti, dan peningkatan kecepatan dari penelitian yang dilakukan.
1.5 Batasan Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi oleh :
1. Cakupan utama yang dijadikan objek dalam melakukan penelitian adalah kegiatan penelitian yang berada di bawah naungan P3M PNJ, sehingga penelitian yang dilakukan oleh jurusan dan penelitian mandiri tidak dijadikan objek penelitian;
2. Fokus hasil dari penelitian ini adalah rancangan model knowledge management system. Sehingga implementasi knowledge management system dan rekomendasi atas perubahan struktur oraganisasi dan budaya organisasi di PNJ di luar pembahasan ini;
3. Metodologi yang digunakan untuk pengembangan knowledge management system adalah menggunakan metode Soft System Methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management (Snowden, 1998), sedangkan untuk menilai proses knowledge management digunakan Spriral pengetahuan SECI (Nonaka, 1995).
1.6 Manfaat Penelitian
Pihak PNJ menaruh harapan bahwa penelitian ini mampu untuk mengidentifikasi aktifitas penelitian di PNJ yang secara luas mengadaptasi dan mengadopsi
kebutuhan dan budaya penelitian di PNJ. Adapun untuk manfaat dilakukannya penelitian ini dapat diuraikan sebagai berikut:
Bagi PNJ:
Sebagai panduan dalam mengimplementasikan knowledge management system untuk kegiatan penelitian.
Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan:
Sebagai salah satu referensi bagi penelitian selanjutnya dalam bidang manajemen pengetahuan.
Bagi Penulis:
Sebagai sarana untuk mengaplikasikan pengetahuan yang didapatkan dan sebagai karya akhir yang merupakan syarat kelulusan Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan karya akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB 1: Pendahuluan
Pada bagian ini berisikan latar belakang masalah, identifikasi masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Selanjutnya bagian latar belakang, akan dilanjutkan kepada bagian identifikasi masalah yang membahas secara lebih rinci mengapa penelitian ini perlu dilakukan dan sampai dapat diformulakan sebuah research question yang akan dijawab melalui penelitian ini. Sedangkan bagian batasan penelitian akan membahas hal apa saja yang mejadi batasan dalam melakukan penulisan, dan bagian manfaat penulisan akan membahas manfaat penulisan dari sudut pandang penulis, ilmu pengetahuan, dan PNJ.
BAB 2: Tinjauan Pustaka
Berisi tinjauan pustaka yang digunakan dalam pengerjaan penelitian. Tinjauan Pustaka yang akan diuraikan akan mencakup bahasan tentang pemahaman bagaimana konsep Knowledge Management, Knowledge Management System,
Soft System Metodology, Ecology of Knowledge Management, UML, lingkup penelitian secara umum, dan tinjauan terhadap penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya. Pada bagian tinjauan terhadap penelitian juga akan dibahas perbedaan apa yang membedakan antara penelitian yang sudah dilakukan dan penelitian yang saat ini dilakukan. Pada akhir dari bab 2 ini, akan dibahas kerangka pikir penelitian yang akan dilakukan.
BAB 3: Metodologi Penelitian
Pada bab ini, secara khusus membahas tentang metode pengumpulan data sekunder, identifikasi permasalahan, pengumpulan data primer, analisa dan interpretasi data, perancangan KMS, dan prototipe yang akan dibangun. Bab ini juga akan membahas metode apa yang digunakan untuk mendapatkan data sekunder dan primer serta akan dibahas perbedaan antara kedua jenis data tersebut. Bagian perancangan KMS akan membahas hal-hal apa saja yang akan dibangun dalam perancangan ini, sedangkan untuk bagian prototipe akan dijelaskan jenis prototipe yang akan dihasilkan.
BAB 4: Profil Organisasi
Memberikan gambaran tentang profil organisasi PNJ mulai dari sejarah, struktur organisasi, visi dan misi, rencana strategis, organisasi pengelola penelitian di PNJ, serta gambaran tentang penelitian yang sedang dilakukan oleh PNJ. Bab ini secara lebih khusus akan membahas kondisi penelitian saat ini yang sedang dilakukan PNJ. Hal ini juga termasuk uraian tentang jenis penelitian, prosedur, dan pengelolaan terhadap penelitian yang dijalankan.
BAB 5: Pembahasan
Berisikan tentang proses identifikasi terhadap proses bisnis penelitian di PNJ yang diuraikan kedalam tujuh langkah Soft System Methodologi. Output dari SSM ini yaitu sebuah model konseptual tentang sistem aktivitas manusia yang sudah dilakukan validasi terhadap dunia nyata. Sistem aktivitas manusia tersebut akan ditransformasi kedalam SECI model sehingga menghasilkan sebuah fitur bagi KMS. Pada bagian lain akan dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan KM yang kemudian di klasifikasikan kedalam model Ecology of Knowledge Management.
Output dari Ecology of Knowledge Management juga merupakan fitur bagi
pengembangan KMS sehingga hasilnya akan dipadukan dengan fitur dari konseptual model dari SSM. Masing-masing dari fitur KMS tersebut akan di petakan kedalam UML dengan menggunakan diagram use case dan activity diagram. Infrastruktur TI dan desain user interface juga merupakan cakupan dalam perancangan KMS. Hasil dari perancangan KMS akan dilakukan konfirmasi dan persetujuan dengan pihak PNJ sekaligus untuk mendapatkan umpan balik atas sistem yang di bangun.
BAB 6: Kesimpulan dan Saran
Merupakan bagian penutup yang berisikan kesimpulan dan saran terhadap subtansi penelitian. Kesimpulan akan menguraikan bagaimana karya akhir ini dapat memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi penelitian di PNJ, sedangkan bagian saran akan di tuliskan hal-hal yang perlu dilakukan sebagai langkah perbaikan atas penelitian yang sudah dilakukan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pada Bab II ini mengulas tentang berbagai tinjauan pustaka yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan penelitian karya akhir. Tinjauan pustaka diambil dari berbagai sumber dengan tetap mencantumkan nama identitas sumber tersebut.
2.1 Penelitian
Secara etimologi penelitian atau riset merupakan serapan dari bahasa Inggris yaitu research yang secara harfiah diartikan sebagai mencari kembali. Penelitian tidak lain dari suatu metode studi yang dilakukan seseorang melalui penyelidikan yang hati-hati dan sempurna terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh pemecahan masalah yang tepat terhadap masalah tersebut (Hillway, 1956). Dipahami juga bahwa penelitian disamping untuk memperoleh kebenaran, kerja menyelidiki harus pula dilakukan secara sungguh-sungguh dalam jangka waktu yang lama (Whitney, 1960). Dengan demikian penelitian merupakan suatu metode untuk menemukan kebenaran sehingga penelitian juga merupakan metode berfikir secara kritis.
Kegiatan riset dimulai dengan tahapan perumusan permasalahan dan diakhiri dengan kegiatan interpretasi arti dari data untuk menjawab permasalahan awal.
Namun setelah melakukan kegiatan interpertasi dari data, kegiatan riset tidak berhenti sampai disitu, kegiatan riset berlanjut untuk kegiatan penyempurnaan, sehingga siklus riset ini tidak akan pernah berakhir. Siklus riset dapat dilukiskan melalui gambar berikut:
Gambar 2.1 Siklus Riset (Leedy, 1993)
Untuk memulai suatu penelitian, peneliti harus terlebih dahulu menemukan permasalahan yang ingin dipecahkan. Beberapa hal yang membantu penemuan tersebut adalah: membaca artikel jurnal-jurnal ilmiah pada bidang yang diminati.
Dengan membaca beberapa artikel jurnal yang memuat permasalahan dan pemecahannya diharapkan ada stimulasi dari pembacaan tersebut untuk menimbulkan ide-ide lain yang layak untuk diteliti.
Menurut Nazir (2005:26) dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian, berdasarkan inti riset sebagai penelitian, maka penelitian dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Penelitian dasar atau penelitian murni adalah pencarian terhadap sesuatu karena ada perhatian dan keingintahuan terhadap hasil suatu aktivitas.
2. Penelitian terapan (applied research, practical research) adalah penyelidikan yang hati-hati, sistematik dan terus menerus terhadap suatu masalah dengan tujuan untuk digunakan dengan segera untuk keperluan tertentu.
Secara Umum, penelitian yang dilakukan oleh PNJ merupakan penelitian yang berbasiskan Penelitian terapan (applied research). Berbeda dengan penelitian dasar, pada penelitian terapan, manfaat dari hasil penelitian dapat segera dirasakan oleh berbagai kalangan, dimana dalam hal ini yang menjadi mitra utama yang memanfaatkan hasil penelitian dari PNJ adalah khususnya dunia industri dan masyarakat pedesaan. Penelitian terapan biasanya dilakukan untuk memecahkan masalah yang ada sehingga hasil penelitian harus segera dapat diaplikasikan (Bambang dan Lina, 2005). Hasil penelitian tidak perlu sebagai satu penemuan baru, tetapi merupakan aplikasi baru dari penelitian yang telah ada. Peneliti yang mengerjakan penelitian dasar atau penelitian murni tidak mengharapkan hasil penelitiannya digunakan secara praktikal. Para peneliti terapanlah yang akan merinci penemuan penelitian dasar untuk keperluan praktis dalam bidang-bidang tertentu. Tiap ilmuwan yang mengerjakan penelitian terapan mempunyai keinginan agar dengan segera hasil penelitiannya dapat digunakan masyarakat dalam berbagai bidang (Nazir, 2005).
Contoh penelitian terapan misalnya yaitu penelitian pemaanfaatan mikrohidro sebagai pembangkit listrik pedesaan untuk daerah pegunungan. Hasil penelitian ini yaitu dihasilkan sebuah prototipe dari sebuah mikrohidro yang mampu dikembangkan dan diproduksi secara masal untuk kebutuhan masyarakat pedesaan.
Manfaat dari penelitian terapan adalah sebagai penyelesaian masalah yang terjadi ditengah masyarakat. Konsep yang digunakan dalam penelitian terapan juga cenderung bersifat operasional, dan bukan sebuah konsep yang abstrak. Bahkan secara extreme dikatakan bahwa penelitian terapan cenderung tidak (atau mengabaikan) menggunakan teori dalam penyusunan rancangan penelitian.
Penelitian terapan ini juga seringkali diidentikkan dengan penelitian yang mengggunakan sponsor. Cenderung demikian namun bukan berarti bahwa setiap penelitian terapan adalah penelitian yang menggunakan sponsor (Bambang dan Lina, 2005).
Penelitian terapan masih sering dikelompokkan lagi ke dalam penelitian aksi atau lebih dikenal dengan action research, yaitu penelitian terapan yang berfokus pada
tindakan sosial seperti masalah perilaku menyimpang atau juga penelitian tentang kenakalan remaja. Atau penelitian yang melibatkan hubungan antar manusia sebuah sebuah objek (Nazir, 2005).
2.2 SSM Sebagai Sistem Aktivitas Manusia
Checkland (2000) mengatakan bahwa dalam menganalisa aktivitas manusia, peneliti tidak bisa memisahkan secara jelas antara praktek dan teori. Ide yang ada didalam pikiran manusia membuatnya mengalami berbagai pengalaman dalam dunia sosial mereka, dan sebaliknya pengalaman yang ada di dunia sosial itu akan menjadi sumber ide baru.
Metode ilmu pengetahuan individu menyadari dunia sosial mereka dengan menyaringnya terlebih dahulu melalui ide yang ada di dalam diri individu.
Dengan kata lain dunia secara terus menerus mengintepretasi dan diintepretasi oleh individu yang hidup di dalamnya atau yang lebih jauh oleh Checkland dikatakan sebagai heurmenetics circle. Hubungan antara dunia sosial dan individu ditunjukkan oleh gambar di bawah ini:
Gambar 2.2 Hubungan Antara Dunia Sosial dan Individu (Checkland 1990:21)
Metode ilmu pengetahuan yang telah berkembang berhasil membantu menjadi alat perkembangan peradaban manusia. Tetapi, metode ilmu pengetahuan ini memiliki keterbatasan dalam menghadapi dan memahami kompleksitas (complexity) fenomena kemasyarakatan dan sosial. Munculnya paradigma serba sistem sebagai paradigma alternatif di dalam ilmu pengetahuan merupakan ilustrasi keterbatasan ilmu pengetahuan dalam mengatasi properti kompleksitas yang muncul.
Fenomena properti kompleksitas yang muncul itulah yang dikenal dengan fenomena serba sistem. Fenomena serba sistem ini berkaitan dengan fenomena
keseluruhan (wholes) dan paradigma berfikir serba sistem (systems thinking) inilah yang berkembang di berbagai disiplin ilmu memilki paradigma inti, yaitu paradigma yang berkaitan dengan kemunculan secara keseluruhan (emergence) dan hierarki (hierarchy), serta komunikasi (communacation) dan control (control).
Menilik sebuah fenomena sosial dengan pemikiran sistem merupakan salah satu pendekatan tersendiri dalam penelitian sosial. Action Research (AR) merupakan sebuah jenis penelitian yang sangat dekat kaitannya dengan pendekatan sistem.
AR ini merupakan penelitian yang memfasilitasi sebuah siklus “learning by doing” dimana peneliti bertindak melakukan intervensi pada kondisi yang disebut oleh Checkland sebagai problematik. Maka dari itu AR berusaha untuk memperoleh experience-based knowledge yang dapat diaplikasikan pada situasi nyata melalui praktek-praktek yang dilakukan oleh peneliti. Peneliti dalam hal ini mengambil posisi sebagai subjek yang memperbaiki situasi nyata (real situation) (Uchiyama 2009: 1-2).
Checkland (1990) menjelaskan dalam bukunya yaitu ketika peneliti Lancaster mencoba untuk menggunakan metodologi system engineering untuk situasi bermasalah ill-defined, mereka mengalami kesulitan dalam menjawab “apa itu sistem?” dan “apa tujuan dari sistem tersebut?”. Para peneliti tersebut mengatakan bahwa situasi ill-defined itu tujuannya tidak jelas dan apa yang harus dilakukan serta bagaimana cara melakukannya bersifat problematik (Checkland and Scholes 1990:24). Berdasarkan kondisi seperti ini maka Checkland mengatakan ada satu karakteristik untuk kondisi situasi yang problematik ini.
Karakteristik tersebut adalah kondisi tersebut diwarnai dengan individu dengan berbagai perannya mencoba melakukan purposeful action. Tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu dan kelompok dengan peran tertentu ini sebenarnya berusaha untuk membuat real-world yang penuh dengan situasi-situasi problematik itu menjadi lebih baik situasinya. Dengan demikian muncullah pertanyaan-pertanyaan, jika memang demikian mengapa tiap komponen tersebut tidak duduk bersama membangun ide dan menciptakan sebuah tindakan purposeful untuk whole -- menjadi bagian dari holon (complete in all its parts)
tertentu. Pertanyaan inilah kemudian menjadi dasar melahirkan cara analisa fenomena yang disebut Soft Systems Methodology (SSM).
SSM adalah metodologi yang berdasarkan atas system thinking dan system concept yang berhubungan dengan human activity system (serba sistem aktivitas manusia), dimana mendasarkan pada pemikiran bahwa sebuah entitas keseluruhan yang pada kondisi tertentu mempertahankan identiasnya, sehingga dengan konsep ini dapat dipahami bahwa jagat raya merupakan hirarki keseluruhan yang saling berinterkoneksi dan berinterelasi (Hardjosoekarto, 2012). Pengembangan konsep serba sistem aktivitas manusia pada mulanya dimaksudkan untuk menerapkan salah satu versi berfikir serba sistem keras. Namun, para pihak yang berkepentingan didalam situasi dunia nyata merasa memiliki masalah dan ingin menemukan jawaban terkait apa, mengapa, dan bagaimana cara berfikir serba sistem keras justru tidak memadai. Arahnya kemudian berkembang kepada bagaimana mengembangkan metodologi serba sistem yang dapat mengatasi masalah yang tidak dapat begitu saja diformulasikan dengan cara berfikir serba hard systems. Disamping itu, upaya ini juga dimaksudkan untuk memperkaya konsep serba sistem aktivitas manusia itu sendiri supaya serba sistem sosial dari dunia nyata dapat dipahami dengan lebih baik. Secara ringkas, Checkland dan Poulter (2005) mengemukakan pengertian SSM adalah sebagai berikut :
“SSM adalah proses mencari tahu yang berorientasi aksi atas situasi problematis dari kehidupan dunia nyata sehari-hari, para pengguna SSM melakukan pembelajaran yang dimulai dari menemu kenali situasi sampai merumuskan dan atau mengambil tindakan guna memperbaiki situasi problematis tersebut. Proses pembelajaran terjadi melalui proses yang terorganisir dimana situasi dunia nyata dieksplorasi, dengan menggunakan alat intelektual-yang memungkinkan terjadinya diskusi yang terarah-yang disebut sejumlah model aktivitas yang punya maksud yang dibangun berdasarkan sejumlah sudut pandang (world view) yang murni”
Terkait dengan unit analisa penelitian ini yaitu organisasi pendidikan, di dalam organisasi tersebut terdapat berbagai aktivitas individu dan kelompok yang memiliki tujuan-tujuan tertentu. Masing-masing individu yang terlibat penelitian
memiliki latar belakang tujuan yang berbeda. Apapun sifat organisasi, SSM berangkat dari anggapan bahwa individu-individu di dalamnya mengejar aktivitas tujuan (purposeful activity). Mereka mungkin akan mengejar tujuan yang berbeda tetapi mereka tidak bertindak secara acak (Wilson 2001: 9). Kegiatan yang dilakukan oleh individu tersebut bersifat terarah. Kegiatan yang dilakukan individu di dalam organisasi dan juga sebagai representasi organisasi terhadap organisasi lain merupakan gambaran umum dari organisasi tersebut. Ide mengenai sistem erat kaitannya dengan interaksi dari berbagai bagian untuk membentuk sesuatu yang menyeluruh. Sistem itu sendiri terdiri dari berbagai sub-sistem (SS) yang dipengaruhi oleh lingkungan yang terletak di luar daripada sistem itu sendiri.
Gambar 2.3 System Thinking (Checkland and Poulter, 2006)
Oleh karena itu lebih baik untuk melihat definisi dan model yang dihasilkan sebagai konsep yang relevan dengan organisasi yang dapat digunakan dalam berpikir tentang organisasi. Dalam SSM konsep-konsep inilah yang disebut dengan disebut Human Activity System. Seperti yang disebutkan sebelumnya di atas, bahwa aktivitas manusia di dalam organisasi ini kemudian diasumsikan memiliki tujuan, dimana masing-masing tujuan tersebut berbeda (purposeful activity). Kondisi seperti inilah yang kemudian masalah (problem) dapat dikategorikan menjadi hard problem dan soft problem. Menurut Wilson (2001) hard problem dicirikan dengan:
a) Problem dengan mudah dapat didefinisikan;
b) Asumsinya tujuan dan penyelesaian masalah dapat terdefinisi;
c) Peneliti mampu untuk mendefinisikan terlebih dahulu kriteria suksesnya;
d) Berorientasi pada teknologi.
Soft problem itu sendiri dicirikan dengan (1) sulitnya didefinisikan masalah tersebut karena sifatnya yang problem situation (2) komponen sosial, politik dan aktivitas manusia yang tinggi serta (3) terkadang “jahat”( wicked).
Beberapa konsep dasar SSM membantu untuk melakukan beberapa hal yaitu antara lain: (a) mendefinisikan tujuan sistem yang jelas itu; (b) memeriksa konektivitas antara kegiatan; (c) menciptakan ukuran kinerja dan mekanisme untuk mengumpulkan/memantau/kegiatan pengendalian; (d) membangun keputusan untuk pembuatan prosedur; (e) menentukan batas-batas sistem; (f) membangun sumber daya kontrol; (g) klarifikasi sistem dan subsistem yang terletak dalam hirarki tertentu (Graeml 2004:7).
Untuk bisa mendapatkan deskripsi penuh tentang human activity system tersebut, maka peneliti harus mengerjakan 7 tahapan penelitian ini yaitu antara lain adalah sebagai berikut ini :
Gambar 2.4 Tujuh Langkah SSM (Graeml, 2004)
Landasan penafsiran SSM mengarah sangat kuat pada prinsip partisipasi. Proses SSM dapat dibedakan menjadi dua cara berpikir yaitu abstrak dan ideal sistem pemikiran, dan konteks yang spesifik - terkait "dunia nyata" berpikir. Salah satunya adalah aliran logika berbasis penyelidikan. Dikatakan bahwa ini harus tetap berbeda sehingga murni sistem pemikiran dapat dilakukan dengan tujuan untuk mengembangkan model yang ideal untuk diskusi. Ini tidak boleh kacau dalam perkembangan mereka dengan berefleksi dan pencampuran dalam kekacauan dari situasi "dunia nyata". Pengguna berpengalaman SSM akan bergerak dengan mudah antara dunia nyata dan dunia pemikiran sistem abstrak, tetapi akan tetap sadar membuat pergeseran.
1. Problem Situation Considered Problematic
Tahap pertama dari langkah SSM adalah menetapkan situasi yang dianggap problematik. Dalam tahap penetapan ini, hal yang perlu dijawab adalah situasi seperti apa yang dikategorikan undesired. Pada tahap yang pertama ini, peneliti melakukan eksplorasi berbagai data baik dalam bentuk data sekunder maupun juga melalui wawancara mendalam dengan beberapa informan kunci serat gate keeper dari perusahaan tersebut. Masalah berdasarkan pengalaman atau fenomena yang ada pada situasi real-world. Proses mencari tahu sosial dalam SSM berkaitan dengan situasi dunia nyata yang dianggap problematis. Oleh sebab itu, tahap pertama dalam SSM adalah proses penetapan situasi dunia nyata yang dianggap problematis tersebut. Proses pada tahap ini sangat penting karena terkait dengan keputusan oleh siapa pun, baik peneliti maupun pihak-pihak tertentu di dalam organisasi, berkenaan dengan situasi problematis yang mengundang keterpanggilan untuk melakukan suatu tindakan perubahan, perbaikan, atau penyempurnaan atas situasi problematis tersebut.
2. Problem Situation Expressed
Tahap kedua dari metode ini adalah menggambarkan problematic situation dengan lebih terstruktur. Proses membuat permasalahan lebih terstruktur dilakukan dengan cara peneliti membuat Rich Picture (RP). Rich Picture adalah sebuah potret atau gambaran yang berisi proses, struktur, iklim, manusia, isu yang
berkembang serta konflik yang terjadi dari subyek penelitian yang akan kita teliti.
Pembuatan RP ini didukung oleh berbagai data dari wawancara, observasi maupun data sekunder (berbagai aturan di tiap tingkatan) untuk memahami situasi yang sebenarnya (real situation). Peneliti membuat gambaran situasi yang sebenarnya sesuai dengan individu dan kelompok yang terlibat di dalam penelitian tersebut. Tujuan dalam membuat RP adalah untuk menangkap (capture), secara informal, (1) entitas utama, (2) struktur, (3) beberapa titik pandang tentang situasi, (4) proses yang sedang berlangsung, (5) isu yang sedang diteliti dan (6) potensi aktivitas lainnya (Checkland dan Poulter 2006 : 25). Checkland (1999) menjelaskan bahwa informasi yang dikumpulkan dalam rangka pembuatan dan penyajian rich picture meliputi struktur, proses, hubungan antar struktur dan proses tersebut, dan pokok perhatian. Gambar 2.5 di bawah ini merupakan sebuah rich picture yang dibuat dari situasi dimana sebuah sekretariat dari asosiasi pekerja profesional yang yakin bahwa banyak aktivitas dalam organisasi tersebut yang dapat banyak dikomputerisasi.
Gambar 2.5 Rich Picture (Edward, 2004)
Sementara Checkland dan Poulter (2006) menambahkan bahwa rich picture yang baik harus dibuat dengan:
Mengidentifikasi konsep-konsep atau gagasan-gagasan utama terkait situasi yang sedang dikaji;
Menggunakan Ikon atau Citra yang menggambarkan gagasan dari praktisi SSM;
Mengunakan garis penghubung antar konsep dan antar gagasan utama disertai dengan penjelasan singkat bila diperlukan.
Masih terkait dengan pembuatan rich picture, ini juga bahwa dalam rangka memahami situasi dunia nyata, Checkland dan Poulter (2006) menyarankan bahwa pentingnya dilakukannya tiga jenis atau tahap analisis yang dilakukannya dalam rangka memahami situasi dunia nyata, yaitu analisis satu, analisis dua, dan analisis tiga.
Analisis satu
Analisis Satu merupakan langkah awal dalam pengenalan situasi problematis, pada tahapan ini ditetapkan 3 (tiga) pihak yang berperan penting dalam kaitannya dengan situasi problematis yang menjadi kajian.
Ketiga pihak tersebut yaitu pertama, pihak yang berperan sebagai Klien (Client), yaitu orang atau sekelompok orang yang menyebabkan terjadinya intervensi terkait situasi problematis yang sedang dikaji. Kedua, pihak yang berperan sebagai praktisi (practitioners) yaitu orang atau sekelompok orang yang melakukan kajian dengan menggunakan SSM. Ketiga, yaitu pihak yang berperan sebagai pemilik isu (owners of the issues addressed). Dalam hal ini adalah orang atau sekelompok orang yang berkepentingan atau yang terkena dampak dari situasi atau dampak dari hasil upaya perbaikan atas situasi problematis. Menurut Checkland dan Poulter (2006), yang menjadi penekanan dalam penetapan ketiga pihak yang berkepentingan ini adalah peran (roles), bukan orang atau sekelompok orang yang bersangkutan.
Analisis dua (Sosial)
Pada tahap keenam dari proses SSM (tahap perumusan usulan langkah tindakan perbaikan, penyempurnaan, dan perubahan situasi dunia nyata) diperlukan dua pertimbangan yaitu argumennya dapat diterima dan secara kultural dimungkinkan. Oleh karena itu jelaslah bahwa pengenalan situasi dunia nyata, khususnya aspek sosialnya sangat penting. Itulah sebabnya, analisis dua berkonsentrasi pada analisis sosial. Maksudnya dengan memahami situasi sosial secara umum, praktisi SSM dapat membuat gambaran yang semakin komprehensif terkait dengan situasi dunia nyata.
Checkland dan Poulter (2006) menyarankan tiga elemen sosial yang menjadi fokus analisis pada tahap analisis dua yaitu elemen peran (roles), norma (norms), dan nilai-nilai (values).
Analisis tiga (politik)
Relevansi Analisis Tiga atau analisis politik ini juga sama dengan analisis sosial. Dalam SSM sangat diyakini bahwa politik menentukan banyak hal, termasuk dalam memutuskan sesuatu yang boleh dan tidak boleh dilakukan.
Fokus analisis tiga adalah mempelajari struktur power dalam situasi dan proses yang mengontrolnya bagaimana power dinyatakan didalam sebuah situasi.
3. Root Definition of Relevant Purposeful Activity Systems
Tahap yang ketiga dari SSM ini mengacu kepada pembuatan root definition.
Tahapan ini sudah mulai masuk ke dalam system thinking. Root definition adalah sebuah definisi teks yang singkat tentang tujuan dan cara sebuah sistem akan dimodelkan. Bukanlah real world yang dimodelkan namun sebuah sistem potensial yang bersifat logis dan koheren.
Tahap ketiga dari metode ini adalah pemilihan sistem-sistem yang relevan yang digunakan untuk pembuatan root definition serta CATWOE. Salah satu ciri dari SSM pada tahap ini adalah adanya proses transformasi Input (I) menjadi Output (O) yang diharapkan.
Root definition ditulis berdasarkan semua informasi tentang organisasi tentang organisasi yang telah dikumpulkan, diekplorasi, dan dibahas melalui tahapan proses SSM sebelumnya. Checkland dan Poulter (2006) menyarankan supaya digunakan rumus umum PQR dalam menyusun sebuah root definition.
Tabel 2.1 Formula PQR
Mengerjakan P dengan Q untuk mewujudkan R
Dimana PQR menjawab pertanyaan Apa, Bagaimana, dan Mengapa
Dalam membuat root definition perlu diperhatikan dua pertimbangan, yaitu
Primary Task Root Definition
Ilustrasi root definition seperti ini dibuat berdasarkan tugas Utama (primary task) suatu organisasi. Root definition seperti ini menggambarkan proses dimana organisasi yang sedang dipelajari melaksanakan aktivitasnya sebagi bagian dari kegiatan rutinnya sehari-hari.
Issue-based Root Definition
Ilustrasi root definition seperti ini dibuat berdasarkan isu (issue-based) tertentu saja, yang jarang terjadi atau sesekali terjadi di dalam organisasi yang sedang diteliti.
Root definition yang ditulis didasarkan atas oleh semua informasi dan data yang telah dikumpulkan dan diolah pada tahapan proses SSM sebelumnya. Root definition tersebut selanjutnya digunakan untuk membuat model konseptual dari sistem aktivitas yang punya maksud yang relevan supaya root definition yang disusun benar-benar dapat digunakan sebagai dasar pembuatan model konseptual, maka root definition tersebut perlu diuji dan disempurnakan dengan alat bantu analisis CATWOE. Alat bantu analisis CATWOE ini merupakan alat bantu pengingat (mnemotic) supaya root definition yang dibuat benar-benar menggambarkan sebuah sistem aktivitas manusia yang relevan yang kita pilih.
C : Customers
Orang atau sekelompok orang yang langsung atau hampir langsung menjadi korban atau yang akan diuntungkan oleh proses transformasi didalam sebuah organisasi.
A : Actors
Orang atau sekelompok orang yang melakukan kegiatan dalam rangka pelaksanaan proses transformasi (T).
T : Transformation
Proses perubahan input menjadi output, baik yang bersifat konkret maupun abstrak.
W : Worldview (weltanschauung)
Sudut pandang, kerangka berfikir, atau Citra yang menjadikan root definition atau T memiliki makna yang berarti di dalam konteks.
O : Owners
Orang atau sekelompok orang yang berkuasa atas sistem dan mempunyai kewenangan untuk menghentikan atau mengubah proses transformasi T
E : Environtmental Constraints
Lingkungan yang menjadi kendala berlangsungnya proses transformasi T, seperti peraturan perundang-undangan, anggaran, dan sumber daya lainnya.
Perlu diperhatikan bahwa yang terjadi dalam proses transformasi dapat bersifat konkret maupun abstrak.
Transformasi konkret
Mahasiswa belum lulus T Mahasiswa sudah lulus
Transformasi abstrak
Mahasiswa belum mengenal SSM T Mahasiswa sudah mengenal SSM
Wilson (2001) yang dikutip dari Hardjosoekarto (2012) menyarankan bahwa dalam penulisan proses transformasi juga harus diperhatikan konsistensi antara input dengan output. Maksudnya adalah input dan output dalam jenis yang sama.
4. Mengkonstruksi model konspetual
Pembuatan sebuah model konseptual atau beberapa model konseptual dalam SSM berarti pemilihan sebuah sistem atau beberapa sistem aktivitas manusia atau aktivitas yang punya maksud relevan. Di dalam dunia nyata di mana terdapat situasi problematis yang sedang dikaji terdapat banyak sekali sistem atau struktur lapisan serba sistem aktivitas manusia. Model konseptual yang dibuat dalam SSM adalah model dari sebuah atau beberapa sistem yang dipilih, yaitu sistem atau beberapa sistem yang dipilih, yaitu sistem atau beberapa sistem yang relevan saja.
Oleh sebab itu, model yang dibuat di dalam SSM tidak dapat dan tidak akan pernah dapat mendeskripsikan secara lengkap kenyataan dari dunia nyata.
Model konseptual dalam SSM hanyalah gambaran dari cara berfikir praktisi SSM dan para pihak yang berkepentingan dengan suatu situasi problematis di dunia nyata. Model konseptual yang dibuat tersebut merupakan alat intelektual bagi praktisi SSM untuk melakukan diskusi, debat, dan dialog tentang situasi problematis. Melalui diskusi, debat, dan dialog inilah diharapkan akan terbuka peluang untuk munculnya berbagai sudut pandang lagi yang pada gilirannya akan mendorong munculnya ide-ide dan gagasan untuk melakukan perbaikan, penyempurnaan, atau perubahan terkait dengan situasi problematis pada dunia nyata yang sedang diteliti. Pemilihan sebuah sistem atau beberapa sistem yang relevan merupakan tahapan yang sangat menentukan dalam proses SSM.
Mengingat bahwa proses pemodelan sesungguhnya sudah dimulai sejak pemilihan dan penulisan root definition, yang dasarnya adalah dua tahap SSM sebelumnya, maka pemilihan sistem yang relevan itu juga sudah harus dimulai sejak penulisan root definition.
5. Membandingkan antara model konseptual dengan dunia nyata
Yang dimaksud membandingkan disini adalah menggunakan model konseptual yang sudah dibuat untuk membahas situasi problematis dunia nyata. Checkland
dan Poulter (2006) mengingatkan tahap ini bukanlah dimaksudkan untuk menilai kekurangan situasi problematis dunia nyata dibandingkan dengan model konseptual yang “sempurna”. Yang harus diingat adalah bahwa model konseptual merupakan alat buatan yang didasarkan pada sebuah sudut pandang yang murni (a pure worldview), sementara dunia nyata diwarnai oleh beraneka ragam sudut pandang. Checkland dan Poulter (2006) juga menambahan dalam tahap ini seringkali dijumpai kenyataan bahwa praktisi SSM mengalami kesulitan dalam menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan pengukuran kinerja.”Kriteria apa saja yang dijadikan dasar untuk menetapkan kegiatan (baik kegiatan tunggal maupun sekelompok kegiatan) yang memenuhi criteria efficatious, efficient, dan effectiveness?” kesulitan seperti ini antara lain disebabkan oleh kompleksitas dunia nyata. Checkland dan Poulter (2006) dan Checkland (1999) menyarankan dilakukannya beberapa cara dalam menjalankan diskusi terkelola ketika membandingkan antara situasi dunia nyata dengan model konseptual, antara lain dengan cara:
Diskusi Informal
Dalam pendekatan informal, diskusi dilakukan dengan memperhatikan model konseptual yang ada. Model tersebut dapat dituangkan ke dalam flip chart atau bentuk-bentuk penyajian yang lain.
Diskusi Formal
Dalam pendekatan formal, digunakan matriks sebagai alat bantu yang terdiri dari beberapa kolom, dimana kolom kiri berisi kegiatan-kegiatan dan hubungan yang terdapat dalam model, sementara kolom lain memuat pertanyaan.
Penulisan Skenario
Dalam pendekatan penulisan skenario ini didasarkan pada ‘bekerjanya’
model, dalam arti bahwa model konseptual digunakan untuk menulis perkiraan bagaimanakah sejumlah kegiatan di dalam aktivitas yang punya maksud dilakukan sesuai dengan apa yang digambarkan di dalam model,
dan membandingkan cerita atau skenario tersebut dengan sesuatu yang mirip yang terjadi di dunia nyata.
Pemodelan dunia nyata
Dalam pendekatan ini, dunia nyata dirancang atau dimodelkan kira-kira yang persis dengan apa yang tertuang di dalam konseptual model.
6. Perumusan Saran Tindak.
Dalam perumusan saran tindak, Checkland dan Poulter (2006) mengingatkan bahwa sering kali praktisi SSM bermaksud untuk mencapai konsensus ketika melakukan diskusi terkelola melalui perbandingan antara model konseptual dengan situasi dunia nyata. Hal ini tidaklah sepenuhnya benar. Dalam SSM, untuk mengatasi situasi hubungan antar manusia yang sangat kompleks, yang diperlukan adalah konsensus yang lebih halus sifatnya, yang disebut akomodasi di antara orang-orang yang berkepentingan. Perumusan saran tindak pada dasarnya diperoleh dari akomodasi atas pandangan orang-orang dengan beragam sudut pandang dan pendapat. Maksud akomodasi di sini adalah bahwa semua orang yang terlibat dalam situasi problematik dan proses SSM tersebut harus mencari format dan versi situasi yang baru ke dalam mana mereka bias hidup bersama- sama. Melalui diskusi yang terkelola dan akomodasi dari berbagai sudut pandang diharapkan akan muncul saran tindak, baik untuk perbaikan, penyempurnaan, maupun perubahan. Jika hal ini diperkirakan akan membuat situasi yang dianggap problematik menjadi lebih baik atau berkurang tingkat problematisnya, maka diskusi dilanjutkan dengan memfokuskan diri pada beberapa perubahan yang memenuhi dua syarat, yaitu:
Dapat diterima argumennya (arguably desirable), atau sering juga disebut dengan cocok dengan system aktivitas manusia (systematically desirable);
Dapat dimungkinkan secara cultural (culturally feasible).
Checkland dan Poulter (2006) yang menyarankan tiga aspek yang mesti dipertimbangkan dalam melakukan perbaikan, penyempurnaan, atau perubahan, yaitu:
Perubahan yang berkaitan dengan struktur;
Perubahan yang berkaitan dengan proses atau prosedur;
Perubahan yang berkaitan dengan sikap.
7. Melakukan berbagai aktivitas untuk mengimplementasi model dan memperbaiki masalah.
Pada tahapan ini merupakan tahapan untuk memperbaiki, menyempurnakan, atau mengubah situasi problematis. Tahap ini merupakan tahap akhir dari proses SSM, namuan bukan berarti bahwa tidak ada tahap lagi setelah tahapan ketujuh ini. SSM yang baru dapat dimuali lagi, baik untuk mengatasi situasi problematis yang baru atau untuk memperdalam dan melanjutkan proses SSM sebelumnya.
Dasar langkah SSM yang ketujuh ini tentu saja adalah saran langkah tindakan sebagaimana telah dibuat pada tahap keenam. Oleh karena itu, setelah tahap keenam diselesaikan, pengambilan langkah tindakan berikutnya terpulang pada organisasi dimana situasi dunia nyata menjadi perhatian dari SSM.
2.3 Pengetahuan
Istilah pengetahuan tidak bisa lepas dari data dan informasi. Davenport dan Prusak (1998), telah berhasil membedakan antara data, informasi dan pengetahuan yaitu
“knowledge is neither data nor information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree”.
Menurut Bergeron (2003), yang dimaksud dengan data adalah bilangan terkait dengan angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi. Informasi merupakan kumpulan data dan terkait dengan penjelasan, interpretasi, dan berhubungan dengan materi lainnya mengenai obyek, peristiwa-peristiwa atau proses tertentu. Sementara itu menurut Bergeron, pengetahuan adalah informasi yang telah diorganisasi, disintesiskan, diringkaskan untuk meningkatkan pengertian, kesadaran atau pemahaman (Sangkala, 2007).
Menurut Davidson dan Voss (2002), untuk memahami perbedaan antara data, informasi dan pengetahuan, harus dapat digarisbawahi nilai hirarkinya. Informasi
