0
PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN PENDEKATAN INSOURCING ATAU OUTSOURCING DAN
URGENSI MAINTAINABILITY SUATU SOFTWARE PADA PERUSAHAAN
Oleh:
Ayu Septi Indriani K15161116
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS BOGOR
2016
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan hidayah-Nya kami telah mampu menyelesaikan tugas makalah mengenai Perkembangan Sistem Informasi dengan Pendekatan Insourcing atau Outsourcing dan Urgensi Maintainability suatu Software pada suatu Perusahaan. Tugas makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Kami menyadari bahwa selama penulisan banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS) selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
2. Pihak lain yang turut membantu dalam proses penyusunan makalah ini, baik secara langsung maupun tidak.
Makalah ini bukanlah karya yang sempurna karena masih banyak kekurangan, baik dalam hal isi maupun sistematika dan teknik penulisannya. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan sarannya yang bersifat membangun dalam penyempurnaan karya tulis ini. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat, khususnya bagi penulis umumnya bagi pembaca.
Bogor, Februari 2017
Penulis
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi dan sistem informasi merupakan pengetahuan dasar yang dikembangkan lebih professional didalam suatu organisasi. Keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, organisasi akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual.
Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi, informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya.
Keberhasilan pengembangan system informasi saat ini telah menjadi salah satu indicator dari kinerja organisasi yang menjadi sorotan, bukan saja dari aspek operasional perusahaan, tetapi juga hubungannya dengan kepercayaan pelanggan.
Perusahaan dengan dukungan IT yang baik dan memadai akan memiliki nilai plus dari pesaingnya berupa respon yang lebih cepat, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan yang meningkat, identifikasi dan penanganan masalah secara lebih akurat, serta kepercayaan terhadap delivery pekerjaan.
Perkembangan kebutuhan perusahaan sebagaimana tersebut diatas menjadikan sistem informasi berkembang menjadi lebih kompleks dari sekedar hubungan komunikasi antara dua pihak menjadi suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur- prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan
3 keputusan. Keunggulan-keunggulan tersebut yang membuat banyak pihak meningkatkan konsentrasi dalam pembangunan system informasinya.
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui metode insourcing dan outsourcing.Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Perusahaan harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan terbuang sia-sia.
Berdasarkan fenomena tersebut diatas, penulis mencoba menganalisa masing- masing model tersebut dengan melihat kelebihan dan kelemahan penggunaan masing-masing model tersebut. Selain permasalahn tersebut di atas, dalam makalah ini akan menjelaslan terkait dengan urgensi maintainability dalam konteks implementasi suatu sistem informasi. Perusahaan-perusahaan di dunia telah mengembangkan sistem informasi berbasis teknologi informasi untuk mendukung fungsi operasional dan fungsi menejerial (pengambilan keputusan
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka rumusan masalah yang muncul adalah:
1.2.1 Bagaimana peran pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing pada perusahaan?
1.2.2 Jelaskan urgensi maintainability dalam konteks implementasi suatu sistem informasi pada perusahaan?
1.3 Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui perkembangan sistem informasi dari pendekatan model outsourcing dan insourcing dengan melihat kelebihan dan kelemahan penggunaan masing-masing model tersebut dan juga untuk mengetahui seberapa penting peran urgensi maintainability dalam konteks implementasi suatu sistem informasi (tingkat keberhasilan implementasi suatu software).
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penerapan Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi merupakan suatu kombinasi terorganisir dari kumpulan orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, data resources, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang menyimpan, memanggil, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi (O’Brien & Marakas, 2007).
Berikut adalah beberapa definisi sistem informasi dari berbagi ahli:
2.1.1. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. (Alter, 1992).
2.1.2. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih berguna. (Bodnar dan Hopwood 1993).
2.1.3. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan,diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. (Hall, 2001).
2.1.4. Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
(Turban, McLean dan Wetherbe, 1999).
Penerapan sistem informasi menurut O’Brien adalah untuk menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam mengambil keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi. Sistem informasi mengintegrasikan sumber daya manusia, teknologi (hardware, software dan jaringan komunikasi), sumber data serta kebijakan dan prosedur kerja, untuk mengelola (menyimpan, mengakses kembali, mengubah dan menyebarluaskan) informasi dalam sebuah organisasi.
5 Manajemen informasi merupakan segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan terhadap informasi (yang tidak berguna) pada waktu yang tepat (McLeod, 1998).
Implementasi aktual dari suatu sistem informasi merupakan perpaduan beberapa fungsi (cross-functional informational systems) yang dibangun dan dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi. Fungsi-fungsi SI yang lain, selain operasional dan manajerial beberapa di antaranya adalah sistem kepakaran (expert systems), sistem manajemen pengetahuan (knowledge management systems), sistem informasi strategis (strategic information systems) dan sistem fungsional bisnis (functional business systems, misal: pembukuan, keuangan, human capital)
2.2 Insourcing dalam Sistem Informasi
Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu. Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan Insourcing adalah keputusan bisnis yang sering dilakukan untuk mempertahankan kontrol produksi atau kompetensi kritis.
Insourcing secara luas digunakan dalam produksi untuk mengurangi biaya pajak, tenaga kerja dan transportasi (en.wikipedia.org).
Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem.
Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut:
2.2.1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
6 2.2.2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk
dibangun.
2.2.3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
2.2.4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis.
2.2.5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur
2.3 Outsourcing dalam Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to
Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga.
Dalam kaitannya dengan sistem informasi, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi sistem informasi secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal atau dapat dikatakan bahwa outsourcing merupakan pemindahan atau pengalihan tanggung jawab kepada pihak ke dua dalam hal ini adalah tenaga kerja. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.
2.4 Kriteria Kualitas Produk Software
Maintainability sebagai Salah Satu Kriteria Kualitas Produk Perangkat
Lunak. ISO 9126 menjelaskan bahwa terdapat enam karakteristik kualitas perangkat lunak, yaitu functionality, reliability, usability, efficiency, maintainability dan portability.Menurut penjelasan yang dimuat dalam dokumen
7 ISO 9126, maintainability adalah kapabilitas produk perangkat lunak untuk dapat dimodifikasi. Modifikasi dapat berupa tindakan koreksi, peningkatan fungsi atau adaptasi perangkat lunak terhadap perubahan, serta modifikasi dalam kaitan kebutuhan dan spesifikasi fungsionalnya. ISO 9126 membagi aspek maintainability ke dalam lima sub kriteria diantaranya sebagau berikut:
1.1.1. Analysability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk dapat dianalisis atas terjadinya defisiensi, untuk dapat dipelajari penyebab-penyebab kegagalan di dalam perangkat lunak tersebut, atau kapabilitas untuk dapat diidentifikasi bagian-bagian di dalam software tersebut bilamana diperlukan modifikasi.
1.1.2. Changeability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk boleh menerima modifikasi-modifikasi tertentu yang akan diimplementasikan pada software tersebut.
1.1.3. Stability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk terhindar dari dampak tak terduga akibat modifikasi pada software tersebut
1.1.4. Testability
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk dapat dilakukan validasi atas perubahan yang telah ditanamkan di dalamnya;
1.1.5. Maintanability Compliance
Kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk mengikuti / sesuai standard dan ketentuan terkait maintainability
8
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Alasan Perusahaan Memilih Model Insourcing
Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng- outsourcing-kannya. Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
3.1.1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
3.1.2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3.1.3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.
3.2 Keunggulan & Kekurangan Insourcing 1.1.1. Keunggulan Insourcing
Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya:
- Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
- Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
9 - Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat
segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
- Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
- Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
- Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
- Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
- Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
- Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
- Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya.
- Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.
- Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks.
- Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.
- Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar.
1.1.2. Kekurangan Insourcing
Kekurangan dalam menerapkan metode insourcing adalah:
- Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
10 - Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
- Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan tidak up to date.
- Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
- Adanya demotivasi dari karyawan yang ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
- Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
- Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol
- Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembang memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa.
- Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan.
- Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.
3.3 Alasan Perusahaan Memilih Model Outsourcing
Perusahaan besar saat ini yang core business-nya sudah skala besar dan keuntungan yang didapat sudah besar maka mereka akan lebih cenderung menggunakan tenaga kerja outsource karena tenaga kerja yang ada sudah terampil dan tidak perlu lagi pelatihan untuk bekerja pada jabatan tertentu, resiko akan
11 kehilangan karyawan tersebut juga relatif kecil karena karyawan memiliki kontrak dengan sang outsource provider. Bagi sang perusahaan beban pajak dan beban lain karena menggunakan jasa pihak ke dua tidaklah terlalu penting, bagi mereka yang terpenting adalah keuntungan yang besar karena kinerja para karyawannya untuk memajukan perusahaan juga mencapai visi dan misi perusahaan.
Keunggulan yang lain yang dapat didapat dari perusahaan pengguna jasa adalah perusahaan dapat mengevaluasi kinerja dari karyawan yang bersangkutan, sehingga perusahaan dapat memberhetikan karyawan apabila kinerjanya menurun atau tidak sesuai dengan ekspektasi. Perusahaan pengguna jasa berhak penuh akan pemberian insentif atau bonus kepada karyawan outsource. Sedangkan perusahaan yang menggunakan insource biasanya adalah perusahaan yang belum terlalu besar, karena mereka lebih mementingkan cost yang keluar apakah sebanding dengan apa yang akan didapatkannya untuk dalam jangka waktu dekat.
Terkecuali karyawan yang ditugaskan sudah memiliki background pengalaman yang mumpuni untuk melakukan pekerjaan tersebut, tentunya tidak murah untuk menggaji karyawan profesional.
Alasan suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah dengan menggunakan outsourcing merupakan kebijakan dari perusahaan, sehingga perusahaan dihadapkan pada beberapa keuntungan dan tantangan kedepannya.
Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:
- Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
- Resiko tidak kembalinya investasi yang dilakukan sangat tinggi.
12 - Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan
spesifikasi yang diinginkan.
- Faktor waktu/kecepatan.
- Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
- Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil
Perusahaan memiliki wewenang penuh untuk menggunakan tenaga kerja yang diinginkan baik insource ataupun outsource, hal tersebut dapat dilihat dari kepentingan perusahaan tersebut. Untuk dapat lebih efektif maka disarankan adanya:
3.3.1. Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource dengan bekerja sama, perubahan, atau permasalahan yang terjadi.
3.3.2. Tenaga outsource telah ditraining terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan.
3.3.3. Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis secara detail dan menginformasikan apa yang menjadi hak-haknya
3.4 Keunggulan & Kekurangan Outsourcing 3.4.1 Keunggulan Outsourcing
Keunggulan dengan menerapkan metode outsourcing adalah:
- Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas sistem informasi.
- Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang sistem informasi.
- Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
13 - Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
- Fleksibel dalam merespon perubahan sistem informasiyang cepat sehingga perubahan arsitektur sistem informasi berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
- Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
- Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangan.
Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.
- Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisien karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya
- Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
- Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan
- Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.
- Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.
- Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli.
14 - Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
- Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.
- Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.
- Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang.
- Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan teknologi yang terbaru, sehingga dapat menjadi competitive advantage bag perusahaan pengguna.
- Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
- Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada.
- Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena risiko kegagalan dapat diminimalisir
3.4.2 Kekurangan Outsourcing
Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:
- Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
- Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.
- Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
15 - Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
- Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
- Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
- Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.
- Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di- outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang haru segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
- Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.
- Kehilangan kendali terhadap sistem informasi dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
- Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
- Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
16 - Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.
- Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
-
3.5 Urgensi Maintainability Suatu Software 3.5.1 Aktivitas Pemeliharaan Perangkat Lunak
Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga software tetap andal dan responsive bagi penggunanya setelah hal tersebut selesai dikembangkan dan diinstal. Pemeliharaan merupakan hal yang lebih sulit dan kompleks untuk dianalisis dibandingkan dengan proses pengembangannya.
Pemeliharaan perangkat lunak mencakup banyak aktivitas yang berbeda.
Sedikitnya ada 23 jenis pekerjaan yang dapat dikelompokkan dalam lingkup pemeliharaan (Lampiran 1). Keduapuluhtiga aktivitas pemeliharaan ini merupakan bentuk-bentuk dari modifikasi perangkat lunak eksisting. Terkadang beberapa aktivitas tersebut dapat terjadi berurutan dalam satu aliran kerja modifikasi, misanya reverse engineering seringkali mendahului aktivitas reengineering. Pemeliharaan merupakan pekerjaan yang relatif lebih kompleks daripada tahap pengembangan perangkat lunak. Hal-hal yang menjadi kunci keberhasilan suatu perusahaan dalam aktivitas ini (jones, 2010).
3.5.2 Urgensi Maintainability Sistem Informasi
Swanson (1999) mengartikan maintainability dari suatu Sitem Informasi (SI) sebagai kapabilitas SI untuk ditingkatkan atau diperluas
17 fungsi-fungsinya, di mana pemakaian sumberdaya dalam aktivitas pemeliharaan, pengoperasian dan penggunaannya adalah se-ekonomis mungkin. Alokasi sumberdaya perlu dipertimbangkan dengan cermat, baik biaya maupun effort yang akan dikeluarkan kelak dalam pemeliharaan SI.
Hal ini perlu dicermati bilamana organisasi menilai maintainability SI yang dimilikinya akan memberikan benefit dikemudian hari. Urgensi maintainability SI perlu dicermati karena biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan cukup besar.
Boehm (1982) mengungkapkan hasil studinya, di mana biaya pemeliharaan memakan porsi resource dana kegiatan pengembangan dan implementasi perangkat lunak yang relatif besar, di mana biaya pemeliharaan perangkat lunak mengambil porsi 49%, sedangkan biaya pengembangan adalah 43% dan sisanya (8%) untuk kegiatan lain-lain.
Biaya perbaikan kesalahan pada suatu perangkat lunak juga meningkat sejalan dengan tahapan pengembangannya.
Maintainability merupakan hal yang penting karena SI harus terus beradaptasi terhadap perubahan lingkungan penggunaan maupun kebutuhan-kebutuhan yang baru, selain memenuhi tuntutan user untuk kehandalan sistem perangkat lunak yang membangun SI dari koreksi atas kesalahan-kesalahan (bugs) Jika suatu aplikasi perangkat lunak yang dimiliki oleh sebuah organisasi dalam proses pengembangannya dibuat agar lebih mudah untuk dimodifikasi, misalnya dibangun dengan tingkat kerumitan yang rendah, maka usaha (effort) yang dicurahkan oleh organisasi tersebut dikemudian hari akan lebih ringan (Swanson, 1999).
Maintenance effort sebagai input aktivitas pemeliharaan terdiri dari sumberdaya yang dialokasikan dan digunakan dalam tugas ini, misalnya sumberdaya mesin, workbenches dan sumberdaya manusia atau staff.
Sumberdaya manusia sendiri dibedakan berdasarkan keterampilan (skills), pengalaman dan motivasinya, yang kemudian dikelompokkan lagi sesuai job class serta besaran gaji
18
BAB IV SIMPULAN
Setiap metode pengembangan dan pengelolaan informasi baik itu insourcing maupun outsourcing, memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, sehingga penggunaanya sangat tergantung kepada kondisi dan kebutuhan perusahaan.
Metode insourcing sebaiknya digunakan ketika perusahaan yakin bahwa metode tersebut memang tepat. Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu bahwa karena yang mengembangkan sistem informasi adalah karyawan yang bekerja di perusahaan itu maka ia mengerti dan paham mengenai apa yang dibutuhkan perusahaan, selain itu perusahaan juga menghemat biaya tenaga kerja. Tetapi perlu dipikirkan juga bahwa pengembangan tersebut tidak akan menggangu pekerjaan rutin si karyawan, sehingga pengerjaannya akan fokus. Apabila ternyata mengganggu maka akan mengakibatkan pengembangan tersebut justru memakan waktu yang lama.
Proses outsourcing sebaiknya dikomunikasikan dan diinformasikan kepada berbagai divisi yang ada pada perusahaan tersebut termasuk staff bagian IT, sehingga ketika outsourcing dilaksanakan para staf memahami pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan mereka dan didorong untuk memperoleh keahlian baru tersebut. Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial.
Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga software tetap andal dan responsif bagi penggunanya. Kegiatan pemeliharaan memerlukan praktek manajemen yang baik untuk menjamin tersedianya sumberdaya untuk mendukung hal tersebut sehingga kebutuhan akan perubahan dan penyesuaian, yang termasuk dalam lingkup pekerjaan pemeliharaan, dapat dipenuhi. Besarnya biaya dalam aktivitas pemeliharaan perlu diseimbangkan dengan besarnya benefit yang akan diterima perusahaan.
19
DAFTAR PUSTAKA
Alter, S. (1992). Information System: A Management Perspective. The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc.
Bodnar G. H. dan Hopwood W. S. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:
Andi.
Boehm. Barry And Tom De Marco. Controlling Software Project, Yourdon Press.
1982.
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiiga, Salemba Empat, Jakarta.
http://en.wikipedia.org
ISO 9126, I. (2000). Information technology–Software product quality, Part 1:
Quality Model. International Organization for Standardization
Jones, C. (2010). Software Engineering Engineering: Lessons from Successful Projects in the Top Companies. New York: McGraw-Hill.
McLeod. Raymond. 1998. Management Information Systems.7th Edition, New Jersey: Prentice Hall, Inc.
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta
O’Brien, James A 2006. Introduction to Information Systems (12th ed). Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, J., & Marakas, G. 2007. Management Information Systems (10 ed.). New York: McGraw Hill/Irwin.
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenthedition. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Swanson, E. B. (1999). IS“Maintainability”: Should It Reduce the Maintenance Effort? (Winter, Ed.) Database for Advances in Information Systems, 30/1, 65-76.
Turban, Efraim; McLean, Ephraim; dan Wetherbe, James (1999). Information Technology for Management. New York: John Wiley & Sons, Inc.
20
LAMPIRAN
Lampiran1. Dua Puluh Tiga (23) jenis pekerjaan yang dapat dikelompokkan dalam lingkup pemeliharaan
