MANAJEMEN & ORGANISASI PEMUDA Oleh: Dr. Mukhlis Yunus, MS
ARTI & FUNGSI MANAJEMEN
▪ Manajemen = ilmu & seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi sumber daya manusia dengan bantuan alat-alat
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
▪ Fungsi manajemen :
1. Perencanaan 4. Pengkoordinasian
2. Pengorganisasian 5. Pengawasan
3. Pengarahan
Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :
▪ Adanya keinginan, kebutuhan & informasi
Mendorong orang/pemuda utk melakukan suatu kegiatan
▪ Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?)
Perencanaan
▪ Siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerja, bagaimana wewenang &
tanggungjawab, serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan
pengorganisasian
▪ Mengarahkan & mendorong agar supaya anggota organisasi bersedia
menyumbangkan potensi SDMnya
semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan
pengarahan
▪ Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama
Dibutuhkan pengkoordinasian
▪ Utk menjaga agar penyimpangan2 dr rencana yg terjadi tdk terlalu jauh
Diperlukan pengawasan/pengendalian
❖ Mencari kemungkinan tjd penyimpangan
❖ Mencegah agar tdk tjd penyimpangan
▪ Mekanisme kerja fungsi-fungsi manajemen Pemuda
KEINGINAN &
KEBUTUHAN Pemuda
INFORMASI
PERENCANAAN
PENGORGANISASIAN
PENGARAHAN
PENGKOORDINASIAN
PENGAWASAN
TUJUAN
JENJANG MANAJEMEN
1.
Manajemen puncak/eksekutif
Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci
Misal : Ketua dewan Pengurus harian/ pleno. reksi, direktur utama, pimpinan2
Tugas :
a. Menyusun rencana umum oganisasi pemuda
b. Mengambil keputusan2 penting (strategi. program kerja, biaya ,dll)
2.
Manajemen madya/manajemen administratif
▪ Contoh : Para ketua atau wakil ketua/ sekretaris dan wakil, ketua bidang
▪ Tugas : menyusun rencana operasi
3. Manajemen operasional/manajemen supervisori
Contoh : para ketua bidang, devisi dll
Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya
FUNGSI PERENCANAAN
Bentuk2 perencanaan :
1. Tujuan
Semua anggota organisasi harus tahu tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai
2. Policy / kebijakan
Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk
mencapai tujuan
3. Strategi
Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat
4. Prosedur
Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang
5. Aturan/rule
Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr prosedur
6. Program
Campuran antara kebijakan prosedur, aturan &
pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran (budget)
▪ Kegunaan perencanaan :
1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang
2. Mengarahkan perhatian pd tujuan
3. Memperingan biaya
4. Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan
Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan :
1. Menetapkan tujuan
2. Menyusun anggapan2
3. Menentukan berbagai alternatif tindakan
4. Mengadakan penilaian thd alternatif2 tindakan yg sudah dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung misal : perusahaan ayam broiler
merencanakan penambahan jumlah ayam mk perlu merencanakan juga jumlah
karyawan tambahan, teknis pemeliharaan &
perencanaan pemasaran
FUNGSI PENGORGANISASIAN
▪ Fungsi pengorganisasian = suatu proses menciptakan hub. antara berbagai fungsi, personalia & faktor2 fisik agar semua
pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta terarah pd suatu tujuan
▪ Hubungan2 yg timbul :
1. Hub. Informal
Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja
Hub. di luar tugas
Hub. tdk resmi
b. Hub. Formal
Dilakukan dengan sengaja
Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada
Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :
a. Tanggung jawab
Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik
mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima
▪ Faktor2 yg membatasi perencanaan :
1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yg sangat cepat
3. Kekakuan internal
Dpt berupa :
➢ Kekakuan psikologis
➢ Kekakuan karena prosedur & kebijakan
➢ Kekakuan sumber daya & dana
➢ Kekakuan ekternal
➢ Waktu & biaya
b. Wewenang
Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk
meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu
c. Pertanggungjawaban
Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas
Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor :
1. Latihan dr bawahan
Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi hub.dg pimpinannya
2. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2
3. Perencanaan
Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dr pelaksana & sejauh mana para pelaksana dpt memahaminya sangat mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan
4. Teknik komunikasi
Dasar2 penggolongan bagian di dalam organisasi :
1. Didasarkan pd suatu angka
Misal : pd organisasi militer Divisi atau wilayah IV
2. Didasarkan pd waktu
Misal : tugas2 di kantoe sekretariat berhub.
dg jam kerja organisasi jam kerja 8 jam (shift) :
I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00
3. Didasarkan pd fungsi urganisasi pemuda
Berhub.dg kegiatan organisasi , misal : bgn
produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn keuangan
4. Didasarkan pd luas daerah operasi
5. Orgss dg operasi yg luas, dpt membuka cabang di bbrp kecamatan
5. Didasarkan pd jenis program kerja yg dihasilkan
Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam programnya, karena msng2 memiliki karakteristik yg berbeda2
▪ Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh seseorang
1. Kemampuannya
2. Kemampuan bawahan
3. Kompleksitas fungsi
4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain
❖ Makin besar kegiatan, kompleksitas fungsi
yg diperlukan utk melaksanakan kegiatan
bertambah lebih cepat/besar.
▪ Struktur organisasi dasar :
1. Struktur garis
Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah
Menunjukkan suatu rangkaian
kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah
melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh
2. Struktur fungsional
Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm orgss
Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd organisasi
Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer
3. Struktur garis dan staf
Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya memberikan nasehat2
Spesialis disini tidak menjalankan pengawasan/kekuasaan apapun.
FUNGSI PENGARAHAN
▪ Fungsi manajemen yg menstimulir tindakan agar betul2 dilaksanakan.
Prinsip pengarahan :
1. Mengarah pd tujuan
Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama
2. Keharmonisan dg tujuan
2. Keharmonisan dg tujuan
Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan orgss, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg kepentingan orgss
3. Kesatuan komando
Penting utk menyatukan arah tujuan
&tanggungjwb pd pekerja
▪ Cara pengarahan :
1. Orientasi
Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik
anggota baru
Informasi dpt berupa :
Tugas
Tugas lain yg berhubungan
Ruang lingkup tugas
Tujuan dr tugas
Delegasi wewenang
Cara melaporkan
Cara mengukur prestasi kerja
Hub.antar masing2 tenaga kerja
2. Perintah
Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja
Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan :
a. Berhub.dg keadaan sesungguhnya
b. Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan personalia
c. Lengkap
d. Jelas, singkat & konsisten
e. Nada perintah harus menstimulir orang utk melaksanakannya
f. Berupa saran /bukan paksaan
Perintah dpt berupa :
a. Perintah umum & khusus
b. Perintah lisan & tertulis
c. Perintah formal & informal
3. Delegasi wewenang
Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas
Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt menimbulkan keengganan bawahan utk mengambil suatu tindakan
4. Motivasi
Suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan
Motivasi positif = proses mempengaruhi orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll)
Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.
▪ Berbagai jenis motivasi positif :
a. Pujian
Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya
b. Pemberian informasi
Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan
c. Memperhatikan bawahan
Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif
d. Persaingan
Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja lebih baik
e. Partisipasi
Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt
menerima perintah2 pimpinan
f. Kebanggaan
Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat
kerja
g. Delegasi kekuasaan
Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima
delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena telah dipercaya)
h. Uang
Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja lebih giat & aktif
FUNGSI KOORDINASI
▪ Merupakan usaha mensinkronkan serta
menyatukan kegiatan dr sekelompok orang
▪ Usaha yg terkoordinir yaitu bila kegiatan2 itu harmonis, terarah &
diintegrasikan menuju tujuan2 bersama
Utk melakukan koordinasi diperlukan :
➢ Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan
apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai
➢ Sistem komunikasi
komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi
Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2 kerja, formulir2
➢ Informasi umpan balik
▪ Arus informasi yg memungkinkan faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu
FUNGSI PENGAWASAN
▪ Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar /rencananya, serta melakukan perbaikan2
bilamana tjd penyimpangan
▪ Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan
▪ Langkah2 pengawasan :
1. Menciptakan standar
Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil
pekerjaan yg sudah dilakukan
▪
Terdpt 2 bentuk :
a. Standar kuantitatif terukur
dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll
b. Standar kualitatif tdk terukur
Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll
2.
Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg
standar utk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah tjd
3.
