Analisis Sistem Informasi Penjualan dan IT PT. Metindo Era Sakti Menggunakan Cobit 4.1.

(1)

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

PT.Metindo Era Sakti adalah perusahaan yang menyediakan komponen-komponen kendaraan dan telah bekerja sama dengan banyak perusahaan ternama. PT.Metindo Era Sakti telah menggunakan dan menerapkan sistem informasi untuk penjualan dan IT dengan menggunakan bahasa pemprograman python dan untuk database menggunakan postgreSQL tetapi belum adanya pedokumentasian untuk perekrutan karyawan, perencanaan strategi TI dan penjualan, manajemen kualitas mutu, dan lain-lainnya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan analisis dan memberikan solusi yang baik agar sesuai tujuan perusahaan dengan menggunakan cobit 4.1. Cobit 4.1 yang digunakan adalah PO (Plan and Organise), dengan domain PO1 (Define a Strategic IT Plan), PO2 (Define the Information Architecture), PO3 (Determine Technological Direction), PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships), PO5 (Manage the IT Investment), PO6 (IT Policy and Control Environment), PO7 (Manage IT Human Resources), PO8 (Quality Management System). Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu analisis deksriptif dengan pendekatan studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara dan kuisioner kepada perusahaan.

(2)

vii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

PT.Metindo Era Way is a company that provides vehicle components and has worked with many leading companies. PT.Metindo Era Sakti has been using and implementing information systems for sales and IT by using the python programming language and to use the PostgreSQL database but not the pedokumentasian for employee recruitment, IT strategy and sales planning, quality management, quality and others. The purpose of this study is to analyze and provide a good solution to fit the company's goals by using COBIT 4.1. COBIT 4.1 is used PO (Plan and organisé), with the domain PO1 (Define a Strategic IT Plan), PO2 (Define the Information Architecture), PO3 (Determine Technological Direction), PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships) PO5 (Manage the IT Investment), PO6 (IT Policy and Control Environment), PO7 (Manage IT Human Resources), PO8 (Quality Management System). The method used in this research is descriptive analysis with case study approach. Data was collected through interviews and questionnaires given to the company.

(3)

viii

DAFTAR ISI

ABSTRAK ...vi

ABSTRACT ...vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ...xii

BAB IPENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 2

1.3. Tujuan Pembahasan ... 2

1.4. Ruang Lingkup Kajian ... 3

1.5. Metodologi Penelitian ... 5

1.6. Sistematika Penyajian ... 6

BAB IIKAJIAN TEORI ... 8

2.1. Teknologi Informasi ... 8

2.2. Sistem Informasi ... 8

2.2.1. Sistem ... 9

2.2.2. Informasi ... 9

2.3. Diagram Alir (Flowchart) ...10

2.4. Pengertian Audit ...12

2.4.1 Tujuan Audit ...12

2.4.2 Dampak Komputer pada Proses Audit ...12

2.5. Cobit 4.1 ...13

2.5.1 Domain Cobit ...14

2.5.1.1. PO – Plan and Organise ...14

2.5.1.1.1. PO1 Define a Strategic IT Plan ...14

2.5.1.1.2. PO2 Define the Information Architecture ...20

2.5.1.1.3. PO3 Determine Technological Direction ...25

2.5.1.1.4. PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships ...30

2.5.1.1.5. PO5 Manage the IT Investment ...37

2.5.1.1.6. PO6 IT Policy and Control Environment ...42

2.5.1.1.7. PO7 Manage IT Human Resources ...47

2.5.1.1.8. PO8 Quality Management System ...52

2.6 Bahasa Pemrograman Python ...57

2.6.1 Sejarah Python ...57

2.6.2 Fitur ...58

2.6.3 Penggunaan Python ...59

2.7 Database PostgreSQL ...70

2.7.1 Sejarah PostgreSQL ...71

2.7.2 Kelebihan dan Kekurangan ...72

2.7.2.1 Kelebihan ...72

2.7.2.2 Kekurangan ...73

2.7.3 Menggunakan Postgress ...74

BAB IIIANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ...78

3.1. Latar Belakang ...78

3.2. Visi dan Misi...78

3.2.1 Visi ...78

(4)

ix

3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ...79

3.3.1 Struktur Organisasi ...79

3.3.2 Uraian Tugas ...80

3.4 Alur Proses Sistem Informasi PT.Metindo ...82

3.5 Hasil Analisis ...86

3.5.1 Plan and Organise ...86

3.5.2 Define the Information Architecture ...92

3.5.3 Determine Technological Direction ...95

3.5.4 Determine Technological Direction ...98

3.5.5 Manage the IT Investment ... 108

3.5.6 Communicate Management Aims and Direction ... 111

3.5.7 Manage IT Human Resources ... 114

3.5.8 Manage Quality ... 119

BAB IV ... 124

SIMPULAN DAN SARAN ... 124

4.1 Kesimpulan : ... 124

4.2 Saran : ... 125

DAFTAR PUSTAKA ... 103 RIWAYAT HIDUP PENULIS ... A.1 LAMPIRAN SCREEN SHOOT SISTEM INFORMASI... B.1 PT.METINDO ERA SAKTI

(5)

x

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 1KERANGKA COBIT 4.1 ...13

GAMBAR 2PROSES DESKRIPSI PO1 ...15

GAMBAR 10ALUR PROSES PENJUALAN ...82

GAMBAR 11ALUR PROSES SALES FORECAST ...83

(6)

xi

(7)

xii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

(8)

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang

berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi

informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat

berlangsung dengan cepat, efisien serta akurat. Contoh dari hasil kemajuan

teknologi informasi adalah berkembangnya sistem informasi yang digunakan

di berbagai sektor, seperti sektor pendidikan, sektor pemerintahan, sektor

komunikasi, sektor perdagangan, dan lain

–

lain.

Sektor industri adalah salah satu sektor yang sangat berkembang di

bidang teknologi informasi. PT.Metindo didirikan pada tahun 1989 dengan

visi dan misi yang didirikan oleh pendirinya, masing-masing memiliki

pengalaman luas dan keahlian dalam berbagai aspek dalam industri

manufaktur. PT.Metindo telah menggunakan teknologi informasi dalam

pengintegrasian data pelanggan, data penjualan, data produsksi, data

administrasi serta data

–

data lain yang berkaitan. PT.Metindo menggunakan

bahasa pemrograman python, untuk database menggunakan postgreSQL.

Untuk menjaga kinerja dan prestasi di bidang penjualan terhadap

masyarakat serta menjaga keteraturan data yang begitu banyak dan rumit di

dalam proses bisnis seperti pengelolaan data penjualan di Metindo maka

diperlukan analisis terhadap data

–

data tersebut.

Dengan melakukan analisis terhadap proses bisnis dan sistem

informasi yang sudah ada, di harapkan dapat mencapai tujuan, visi dan misi

yang telah di tetapkan serta meningkatkan kinerja yang lebih maksimal

(9)

2

1.2. Rumusan Masalah

Dari penjelasan pada latar belakang dan tujuan diatas, maka dapat

diambil suatu perumusan masalah yakni sebagai berkut:

1. Bagaimana cara perencanaan strategis teknologi informasi

penjualan di Metindo sesuai dengan sistem yang telah ada?

2. Bagaimana cara pendefinisian arsitektur teknologi PT.Metindo?

3. Bagaimana cara menentukan arah teknologi PT.Metindo?

4. Apakah proses IT, organisasi dan hubungan di PT.Metindo sesuai

dengan sistem informasi penjualan yang ada?

5. Apakah sistem informasi penjualan di PT.Metindo sudah sesuai

dengan investasi IT?

6. Bagaimana solusi untuk berkomunikasi manajemen tujuan dan

arah agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan?

7. Bagaimana cara untuk mengelola sumber daya manusia di

bidanga teknologi informasi pada PT.Metindo?

8. Apakah kualitas sistem informasi di PT.Metindo sudah sesuai

dengan perencanaan yang telah ditetapkan?

1.3. Tujuan Pembahasan

Sesuai dengan pokok-pokok masalah yang telah dirumuskan, berikut

tujuan dari perumusan masalah:

1. Menganalisis dan mendefinisikan alur proses bisnis dengan

sistem yang ada telah sesuai.

2. Menganalisis dan mendefinisikan arsitektur teknologi sesuai

dengan sistem informasi yang telah ada

3. Menganalisis dan memberikan solusi arah yang teknologi yang

digunakan PT.Metindo yang mendukung.

4. Menganalisis dan memberikan solusi hubungan dan proses

teknologi

informasi

telah

mendukung

sistem

penjualan

(10)

3

5. Menganalisis dan memberikan investasi teknologi informasi sesuai

dengan perencanaan dan pelaksanaan.

6. Menganalisis dan memberikan solusi dengan resiko yang akan

terjadi, kepatuhan dalam hukum dan peraturan, dan lain-lainnya.

7. Memberikan solusi pelatihan, pengevaluasian kinerja kerja, dan

lain-lainnya.

8. Menganalisis dan memberikan solusi kualitas sistem informasi

yang digunakan PT.Metindo dalam mencapai tujuan.

1.4. Ruang Lingkup Kajian

Dalam tahapan awal proyek akhir ini, akan diadakan studi observasi

terhadap sistem informasi penjualan pada Metindo. Hal tersebut dilakukan

untuk mempelajari metode dan sistem yang ada dengan menggunakan

domain:

1. PO1

Define a Strategic teknologi informasi Plan

1.1

PO1.1

IT Value Management

1.2

PO1.2

Business-IT Alignment

1.3

PO1.3

Assessment of Current Capability and Performance

1.4

PO1.4

IT

Strategic Plan

1.5

PO1.5

IT Tactical Plans

1.6

PO1.6

IT Portfolio Management

2. PO2

Define the Information Architecture

2.1.

PO2.1

Enterprise Information Architecture Model

2.2.

PO2.2

Enterprise Data Dictionary and Data Syntax Rules

2.3.

PO2.3

Data Classification Scheme

2.4.

PO2.4

Integrity Management

3. PO3

Determine Technological Direction

3.1.

PO3.1

Technological Direction Planning

3.2.

PO3.2

Technology Infrastructure Plan

3.3.

PO3.3

Monitor Future Trends and Regulations

(11)

4

3.5.

PO3.5

IT Architecture Board

4. PO4

Define the teknologi informasi Processes, Organisation and

Relationships

4.1.

PO4.1

IT Process Framework

4.2.

PO4.2

IT Strategy Committee

4.3.

PO4.3

IT Steering Committee

4.4.

PO4.4

Organisational Placement of the IT Function

4.5.

PO4.5

IT Organisational Structure

4.6.

PO4.6

Establishment of Roles and Responsibilities

4.7.

PO4.7

Responsibility for IT Quality Assurance

4.8.

PO4.8

Responsibility for Risk, Security and Compliance

4.9.

PO4.9

Data and System Ownership

4.10.

PO4.10

Supervision

4.11.

PO4.11

Segregation of Duties

4.12.

PO4.12

IT Staffing

4.13.

PO4.13

Key IT Personnel

4.14.

PO4.14

Contracted Staff Policies and Procedures

4.15.

PO4.15

Relationships

5.

PO5

Manage the IT Investment

5.1.

PO5.1

Financial Management Framework

5.2.

PO5.2

Prioritisation Within IT Budget

5.3.

PO5.3

IT Budgeting

5.4.

PO5.4

Cost Management

5.5.

PO5.5

Benefit Management

6. PO6

Communicate Management Aims and Direction

6.1.

PO6.1

IT Policy and Control Environment

6.2.

PO6.2

Enterprise IT Risk and Control Framework

6.3.

PO6.3

IT Policies Management

6.4.

PO6.4

Policy, Standard and Procedures Rollout

6.5.

PO6.5

Communication of IT Objectives and Direction

(12)

5

7.1.

PO7.1

Personnel Recruitment and Retention

7.2.

PO7.2

Personnel Competencies

7.3.

PO7.3

Staffing of Roles

7.4.

PO7.4

Personnel Training

7.5.

PO7.5

Dependence Upon Individuals

7.6.

PO7.6

Personnel Clearance Procedures

7.7.

PO7.7

Employee Job Performance Evaluation

7.8.

PO7.8

Job Change and Termination

8. PO8

Manage Quality

8.1.

PO8.1

Quality Management System

8.2.

PO8.2

IT Standards and Quality Practices

8.3.

PO8.3

Development and Acquisition Standards

8.4.

PO8.4

Customer Focus

8.5.

PO8.5

Continuous Improvement

8.6.

PO8.6

Quality Measurement, Monitoring and Review

1.5. Metodologi Penelitian

Metode penelitian untuk mengumpulkan data guna melakukan

penelitian agar mendapatkan data yang lengkap dan akurat. Metode

pengumpulan data tersebut terdiri dari 2 bagian yaitu :

1. Metode Studi Pustaka

Penulis melakukan penelitian ke perpustakaan guna memperoleh

data secara tertulis berdasarkan buku-buku, literatur, dan

tulisan-tulisan ilmiah yang berhubungan dengan judul penelitian.

2. Metode Studi Lapangan

Penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap

Metindo yang menjadi objek penelitian agar mendapatkan data

dan informasi yang akurat. Penelitian ini dilakukan dengan

(13)

6

a. Wawancara

Mengadakan tanya jawab dengan pihak yang bersangkutan

guna memperoleh gambaran umum tentang Telkom Indonesia

dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penulisan skripsi

ini.

b. Kuisioner

Membuat daftar pertanyaan yang ditujukan pada pihak

Metindo, terutama pada pihak-pihak yang berkaitan dengan

penjualan.

c. Observasi

Mengadakan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang

dilakukan oleh Metindo terkait dengan objek penelitian.

d. Review Dokumentasi

Melakukan pemeriksaan dan pengevaluasian

dokumen-dokumen transaksi Metindo yang berkaitan dengan penjualan

yang dijadikan sebagai bahan temuan atau bukti evaluasi.

e. Review Aplikasi

Melakukan

pemeriksaan

dan

pengevaluasian

aplikasi

penjualan yang digunakan oleh Metindo.

1.6. Sistematika Penyajian

Untuk mempermudah pembahasan dan pemahaman proyek akhir ini,

diberikan gambaran serta keseluruhan mengenai isi dari susunan proyek

akhir ini yang terbagi dalam lima bab, yaitu :

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang, perumusan

masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup, sumber

data serta sistematika penulisan yang terdapat dalam

penulisan skripsi ini.

(14)

7

Bab ini membahas teori-teori yang berkaitan dengan

judul skripsi beserta dengan indikator atau kriteria yang

digunakan.

BAB 3

HASIL ANALISIS

Bab ini membahas mengenai gambaran umum Metindo

yaitu latar belakang Metindo, struktur organisasi, uraian

tugas, visi dan misi Metindo beserta gambaran umum

sistem informasi yang dijadikan objek studi dan sistem

aplikasi yang digunakan.

BAB 4

SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan penutup yang berisikan simpulan

berdasarkan

hasil

penelitian,

pengamatan,

dan

perumusan masalah yang ditetapkan oleh Metindo, serta

memberikan saran-saran perbaikan yang dapat dijadikan

referensi untuk mengembangkan sistem informasi

penjualan bagi Metindo juga membantu penulis untuk

(15)

124

Universitas Kristen Maranatha

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan :

Menurut hasil analisis dan hasil wawancara pada pihak PT.Metindo

Era Sakti, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu :

1. PT.Metindo Era Sakti telah menerapkan dan memiliki

perencanaan strategi TI dan telah sesuai dengan sistem

yang telah ada.

2. PT.Metindo Era Sakti telah memiliki proses arsitektur

informasi dan telah menerapkan dalam aktivitas sehari-hari.

3. PT.Metindo Era Sakti telah menyadari perlu adanya arah

teknologi yang sesuai dengan standarisasi teknologi yang

digunakan dan pentingnya peran dan tanggungjawab setiap

karyawan sesuai dengan posisi masing-masing.

4. PT.Metindo

Era

Sakti

telah

memiliki

tugas

dan

tanggungjawab sesuai dengan kemampuan dan posisi

masing-masing dan telah memiliki hak akses masing-masing

sesuai dengan peran dan tanggungjawab.

5. Aplikasi PT.Metindo Era Sakti telah sesuai dengan investasi

TI dan memiliki

budgeting

untuk setiap proyek yang di

terima. Tidak memiliki dewan arsitektur teknologi untuk

memberikan pedoman arsitektur dan saran pada setiap

aplikasi pada PT.Metindo Era Sakti.

6. PT.Metindo Era Sakti sudah memiliki prosedur-prosedur dan

langkah-langkah yang tepat untuk mencapai tujuan.

7. PT.Metindo Era Sakti telah memiliki divisi HRD yang

bertugas untuk mengelola sumber daya manusia, mulai dari

perekrutan,

perpindahan

posisi

sampai

dengan

(16)

125

Universitas Kristen Maranatha

8. Kualitas aplikasi yang telah digunakan PT.Metindo telah

sesuai dengan perencanaan yang di tetapkan. Walaupun

PT.Metindo belum memiliki manajemen kualitas.

4.2 Saran :

Menurut hasil analisis dan hasil wawancara pada pihak PT.Metindo

Era Sakti, maka dapat ditarik beberapa saran, yaitu :

1. Perlu adanya tindakan pengambilan keputusan yang efektif

dan sesuai dengan masalah yang ada dan perlu adanya

pendokumentasian

untuk

setiap

perencanaan

yang

dilakukan.

2. Perlu adanya pendokumentasian untuk setiap proses

arsitektur informasi dan perlu memiliki proses pengawasan

sesuai prosedur yang ada.

3. PT.Metindo Era Sakti perlu menentukan standar teknologi

yang akan digunakan oleh PT.Metindo Era Sakti.

4. PT.Metindo Era Sakti perlu adanya membentuk dewan

arsitektur teknologi untuk menjadi pedoman arsitektur dan

saran pada setiap aplikasi yang ada di PT.Metindo Era Sakti.

5. Perlu adanya biaya, anggaran dan investasi TI harus di

rencanakan dan harus dipantau agar sesuai dengan yang

telah di rencanakan dan membentuk dewan arsitektur

teknologi sesuai dengan prosedur yang ada.

6. Perlu adanya perencanaan resiko, prosedur-prosedur dan

standar yang dibutuhkan pada setiap proses dan adanya

pendokumentasian setiap proses yang terjadi dan yang akan

direncanakan.

7. Dalam perekturan karyawan perlu adanya formulir atau

persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan agar dapat sesuai

dengan

tujuan

yang

akan

di

capai

dan

adanya

(17)

126

Universitas Kristen Maranatha

8. PT.Metindo Era Sakti perlu membuat dan menerapkan

manajemen kualitas yang sesuai dengan tujuan dan memiliki

pendokumentasian untuk memantau setiap proses yang

(18)

103

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

Floyd, Nancy Arthur.1987. Essentials of Data Processing.

Gulati, Dube, 2005.Information System Audit and Assurance.Tata McGraw-

Hill.

Gondodiyoto S, 2007.Audit Sistem Informasi dan Pendekatan CobIT.Jakarta:

Mitra Wacana Media.

Harmon, P. 2003.

Business Process Change, A Manager’s Guide to

Improving

,.

San Francisco: Morgan Kaufmann.

H.M, Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta :Andi.

IT Governance Institute.2007.Cobit 41.ISBN. Diambil dari www.itgi.org.

Krismiaji.2005.Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta : Unit Penerbit dan

Percetakan AMP YPKN.

Romney & Steinbart.2003. Accounting Information Systems

.

New Jersey:

Prentice Hall.

Syarif, Abdusy,ST.,MT.Pusat Pengembangan Bahan Ajar-UMB.Riset

Teknologi Informasi. Di ambil dari

http://www.scribd.com/doc/24946950/Pengertian-Teknologi-Informasi.

Surendro, Kridanto.2009.Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi.

Bandung:Informatika.

(19)

104

Universitas Kristen Maranatha

Triasanti, Dini.Konsep Dasar Pyhton.AP2B.

Weber, Ron.1999.Information System Control and Audit.New Jersey:Prentice

Hall.