PANDUAN PENYUSUNAN LAPORAN PROGRAM PENGABDIAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PENUGASAN)
UNIVERSITAS INDONESIA TAHUN 2021
© 2021 DPPM UI
Disusun dalam bahasa Indonesia
oleh Direktorat Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat Universitas Indonesia
Kantor DPPM, Gedung ILRC Lt. 1 Kampus UI, Depok 16424
e-mail: ppm@ui.ac.id
i | Page KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan perkenan-Nya buku Panduan Program Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat UI Tahun 2021 dapat diterbitkan. Pada tahun 2021, program Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat di UI terfokus pada kegiatan yang dilakukan secara terpusat dan bersinergi dengan berbagai pihak dengan pemecahan masalah dari berbagai multidisiplin ilmu.
Program Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat di tahun 2021 diharapkan memberikan dampak yang cukup signifikan bagi masyarakat atau mitra yang membutuhkan. Diharapkan output dari Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat selain dapat memberikan kontribusi kepada masyarakat Indonesia tapi juga dapat dipublikasikan untuk dapat direplikasikan di daerah lainnya.
Lebih jauh, buku panduan ini dimaksudkan untuk membantu para pengusul, reviewer dan direktorat terkait di lingkungan Universitas Indonesia untuk melaksanakan kegiatan Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat yang diselenggarakan oleh Universitas Indonesia.
Buku panduan ini berisi petunjuk kegiatan teknis laporan kegiatan. Apabila ditemukan ketidaksempurnaan dalam penyusunannya, kami memohon informasi dan usulan perbaikannya.
Kami berharap agar pedoman ini dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Universitas Indonesia.
Terima kasih,
Tim Penyusun DPPM UI
ii | Page Daftar Isi
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
Daftar Lampiran iii
Bab I. Latar Belakang 1
Bab II. Format Laporan 2
Bab III. Tata Cara Unggah Laporan 4
Lampiran
iii | Page
Daftar Lampiran
Lampiran 1. Cover Depan Lampiran 2. Halaman Pengesahan Lampiran 3. Format laporan keuangan
Lampiran 4. Berita Acara Serah Terima Barang Lampiran 5.Kuesioner penerima manfaat
1 | Page BAB I
LATAR BELAKANG
Perguruan tinggi mengemban tugas untuk menyelenggarakan pengabdian masyarakat selain riset dan pendidikan dan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia (Permendikbud RI) Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Pelaksanaan pengabdian masyarakat di perguruan tinggi diatur dalam Pasal 46 Permendikbud No. 3 tahun 2020 yang diarahkan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan daya saing bangsa. Oleh karena itu, Universitas Indonesia (UI) perlu meningkatkan dan menyelaraskan pelaksanaan pengabdian masyarakat untuk mencapai tujuan tersebut.
Pasal 63 ayat (1) dan (2) Permendikbud No. 3 tahun 2020 disebutkan bahwa perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat harus dikelola oleh suatu unit kerja dalam hal ini diamanahkan kepada Direktorat Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat Universitas Indonesia (DPPM UI). Kemudian dalam Pasal 65 ayat (1) juga disebutkan bahwa Perguruan Tinggi wajib menyediakan dana internal untuk Pengabdian kepada Masyarakat. Oleh karena itu, kami DPPM UI mencoba untuk menyusun Panduan Hibah Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat UI 2021 sebagai aturan dasar dalam pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat yang dibiayai oleh Dana Masyarakat (DAMAS) UI.
Pasal 64 ayat (1) Permendikbud No. 3 tahun 2020 mewajibkan perguruan tinggi melakukan diseminasi hasil Pengabdian kepada Masyarakat. Dalam panduan ini, hasil pengabdian masyarakat ditekankan pada teknologi tepat guna, produk prototipe, produk karya desain, rancang bangun/arsitek, seni kriya, Buku ber-ISBN, HKI, mitra berbadan hukum, produk terstandarisasi/tersertifikasi, dan berita populer. Hal ini sesuai dengan tujuan keberadaan hibah pengabdian dan pemberdayaan masyarakat untuk memfasilitasi kegiatan pengabdian dan pemberdayaan masyarakat sivitas akademik UI dalam menghasilkan diseminasi kegiatan pengabdian masyarakat sebagai sarana bagi mahasiswa, sarana penilaian kinerja pengabdian masyarakat dosen, sarana penunjang keberhasilan pelaksanaan pendidikan dan pengabdian masyarakat program pascasarjana serta sarana pendorong capaian kinerja publikasi UI.
2 | Page BAB II
FORMAT LAPORAN
Laporan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:
1. Halaman sampul 2. Lembar Pengesahan 3. Daftar isi
4. Ringkasan: Maksimal 500 kata yang terdiri dari gambaran kegiatan sebelum dan sesudah pelaksanaan kegiatan
BAB 1. PENDAHULUAN (maksimal 1000 kata) 1.1 Analisis Situasi
Menguraikan analisis situasi kondisi mitra yang meliputi:
a) Profil mitra yang dilengkapi dengan data/gambar situasi mitra b) Mengungkap dengan lengkap persoalan yang dihadapi mitra c) Alasan pemilihan lokasi kegiatan.
1.2. Permasalahan Mitra
Mengacu pada butir analisis situasi, maka uraikan permasalahan prioritas mitra yang spesifik dan konkret yang telah disepakati bersama mitra, yang akan diselesaikan selama pelaksanaan program.
BAB 2. SOLUSI DAN TARGET
Menguraikan solusi yang akan dilaksanakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Deskripsi lengkap solusi permasalahan memuat hal-hal berikut.
1. Mencantumkan semua solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan permasalahan secara sistematis.
2. Jelaskan luaran yang dihasilkan dari masing-masing solusi yang disebutkan.
BAB 3. GAMBARAN IPTEK (maksimal 500 kata)
Jelaskan hasil riset/inovasi yang terkait dengan solusi yang akan dilaksanakan dan uraikan gambaran IPTEK yang telah diimplementasikan pada mitra sasaran.
BAB 4. METODE PELAKSANAAN (maksimal 1000 kata)
1. Menguraikan tahapan dalam melaksanakan setiap solusi secara sistematis.
2. Diagram proses : Input-Proses-Output-Outcome
Input : Stakeholder yang terlibat, kontribusi stakeholder, SDM, serta pihak-pihak yang terlibat
Proses : Realisasi Kegiatan: Uraikan metode dan tahapan dalam penerapan produk/luaran yang dihasilkan kepada masyarakat, mulai dari identifikasi kebutuhan masyarakat, perancangan, pembuatan, uji operasi,
pendampingan operasional, dan penerapan luaran tersebut kepada masyarakat/mitra
Output : Output yang anda harapkan dari program
Outcome : Perubahan yang diharapkan dari hasil program ini. Bagaimana cara mengukurnya dan atas indikator apa, bagaimana stakeholder di akhir
pelaksanaan program.
3. Menjelaskan evaluasi pelaksanaan kegiatan dan strategi keberlanjutannya.
3 | Page BAB 5. JADWAL PELAKSANAAN DAN LOKASI KEGIATAN
Menguraikan jadwal pelaksanaan yang memuat peta lokasi kegiatan dan jaraknya dari instansi.
BAB 6. LUARAN KEGIATAN
Menyebutkan luaran yang akan dihasilkan sesuai dengan skema pendanaan yang dipilih. Contoh: untuk luaran berupa berita populer maka draft artikel atau berita dapat dicantumkan serta nama media yang akan dituju, jika luaran berupa produk maka mencantumkan deskripsi produk serta foto produk yang akan dihasilkan. Lebih rinci dapat dilihat pada panduan luaran (terlampir).
LAMPIRAN:
1. Bukti capaian program dalam bentuk foto pelaksanaan kegiatan (mohon cantumkan foto kegiatan dengan resolusi terbaik: 300dpi);
2. Bukti capaian luaran;
3. Dafar rujukan;
4. Berkas-berkas administrasi lainnya terkait pelaksanaan kegiatan (Co.Surat menyurat, publikasi kegiatan, dll).
BAB 7. LAPORAN KEUANGAN
Rincian laporan penggunaan dana sesuai dengan format yang tertera di dalam lampiran, dengan menyertakan bukti pengeluaran berupa kuitansi atau bon.
Lampiran:
1. Bukti pengeluaran berupa kuitansi/bon;
2. Berita acara serah terima barang (jika ada).
4 | Page BAB II
TATA CARA UNGGAH LAPORAN
Berikut kami sampaikan tata cara unggah laporan:
1. Informasi terkait laporan kami sampaikan kepada para penerima Hibah dan Manajer riset dan Pengabdian Masyarakat melalui e-mail ppm dan web ppm.ui.ac.id;
2. Laporan disusun dalam format PDF disampaikan kepada manajer riset dan pengabdian masyarakat Fakultas/Sekolah/Program Vokasi di lingkungannya masing-masing dengan membuat nama dokumen:
nama_Fakultas/Sekolah/Vokasi_Judul program. Dokumen laporan kegiatan dan laporan keuangan dijadikan satu;
3. Dokumen laporan dan capaian luaran diunggah melalui tautan berikut ini:
https://forms.gle/nyguqYeEjCvufJ676.
Lampiran 1
Halaman Depan
LAPORAN HIBAH PROGRAM PENGABDIAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PENUGASAN)
(Times New Roman size 14 pt, all caps, bold, centered)
Judul Program
(Times New Roman size 14 pt, bold, centered)
Pengusul
(Times New Roman size 12 pt, all caps, bold, centered)
Fakultas
Universitas Indonesia Tahun 2021
(Times New Roman size 14 pt, all caps, bold, centered)
Luaran:
………
LAMPIRAN 2
HALAMAN PENGESAHAN
HIBAH PROGRAM PENGABDIAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PENUGASAN)
Judul : ………
1. Ketua Tim Program Nama
NIP/NIDN Jabatan/Golongan Jurusan/Fakultas
Jumlah Alokasi Jam/Minggu Alamat Kantor/Telp/Faks/E-mail Alamat Rumah/Telp/Faks/E-mail
: ...
: ………
: ………
: ..……….
: ………
: ………
: ………
: ………...
2. Anggota Tim Pengusul (lihat persyaratan) No Nama
Anggota
Keterangan
(Mahasiswa/Dosen/Periset) NIP/NPM Fakultas/
Institusi UI
Tugas/
Bidang Ahli
Jumlah alokasi Waktu/Minggu
3.
4. Luaran yang dihasilkan Lokasi Kegiatan
Wilayah (Desa/Kecamatan) Kabupaten/Kota
Propinsi
Jarak PT ke lokasi (km)
: : : :
: ………..
Jangka waktu Pelaksanaan : ………..Bulan
Biaya Total - UI
- Mitra (jika ada)
: Rp. ...
: Rp. ...
: Rp. ...
Ketua Tim Pengusul
Tanda tangan
Nama jelas, NIDN
Mengetahui
Kota, tanggal bulan tahun Menyetujui,
Manajer RPM Fakultas
Tanda tangan Nama Jelas, NIDN
Dekan Fakultas
Tanda tangan Nama Jelas, NIDN
LAMPIRAN 3
LAPORAN KEUANGAN
No Deskripsi Jumlah (rupiah)
1 Biaya Publikasi
2 Biaya Operasional lainnya Total
Rincian
Biaya Publikasi
Deskripsi Justifikasi
Pemakaian Kuantitas
Dana UI *Dana Non UI (mitra)
Harga Satuan
(Rp) Biaya (Rp) Harga Satuan
(Rp) Biaya (Rp)
SUB TOTAL (Rp) Biaya Operasional lainnya
Deskripsi Justifikasi
Pemakaian Kuantitas Harga Satuan (Rp)
Biaya (Rp)
SUB TOTAL (Rp)
Total Anggaran (Rp) Nb:
1. Kami sarankan untuk membuat dalam bentuk excel terlebih dahulu;
2. Semua kuitansi pengeluaran paling akhir ter tanggal 28 Desember 2021;
3. Dana non UI (mitra) dicantumkan jika ada;
4. Semua bukti pengeluaran di scan dan dimasukkan didalam laporan keuangan secara tersusun sesuai dengan urutan tabel;
5. Penyusunan laporan mengacu pada Peraturan Rektor Universitas Indonesia Nomor 10 tahun 2021 tentang Standar Biaya Masukan Universitas Indonesia Tahun 2021 (terlampir)
Lampiran 4
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Peralatan ilmiah yang dibeli dengan dana UI akan menjadi milik Universitas Indonesia, dalam hal ini peralatan tersebut menjadi barang inventaris fakultas tempat pengabdi utama berinduk dan tidak dapat dipindahtangankan.
Barang Inventaris seperti peralatan, software, dan data sekunder yang dibeli dengan dana UI menjadi milik Universitas Indonesia, yang diserahkan melalui Manajer Riset Fakultas, Pascasarjana, atau Pusat Riset masing- masing.
Adapun kriteria Barang Inventaris menurut Badan Audit Internal UI adalah:
1. barang-barang yang mempunyai masa manfaat lebih dari 1 (satu) tahun dan 2. bernilai sama atau lebih besar dari Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah)
Barang inventaris tersebut harus diadministrasikan dan dikelola oleh fakultas yang bersangkutan karena merupakan bagian laporan keuangan UI. Oleh sebab itu pengabdi wajib menyampaikan BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG dan menyerahkan barang inventaris tersebut kepada fakultas masing-masing.
Apabila terdapat barang habis pakai (pemanfaatan kurang dari 1 tahun) yang bernilai lebih dari Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah), maka pengabdi diwajibkan membuat SURAT PERNYATAAN BAHAN HABIS PAKAI. Satu berkas BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG dan/atau SURAT PERNYATAAN BAHAN HABIS PAKAI wajib dilampirkan bersama laporan akhir Hibah. Begitu juga jika barang habis pakai atau barang inventaris diserahkan ke masyarakat maka pengabdi wajib membuat berita acara serah terima kepada masyarakat/mitra.
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
HIBAH PROGRAM PENGABDIAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT UI TA 2021
Pada hari ini...tanggal...tahun...bertempat di..., telah dilakukan penyerahan barang dari PIHAK PERTAMA yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Institusi : Jabatan :
Kepada PIHAK KEDUA yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Institusi : Jabatan :
Dengan ketentuan sebagai berikut:
1) ...
2) ...
3) ...
Adapun barang yang diserahkan yaitu berupa:
No. Nama Barang Jumlah Keterangan
Adapun barang-barang tersebut menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA untuk dipergunakan oleh masyarakat/mitra yang membutuhkan sebagaimana mestinya.
...,...2021
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Meterai 10000
(...) (...)
Mengetahui, Saksi-saksi
1... (nama:...) 2... (nama:...) 3... (nama:...)
Lampiran 5
KUESIONER KEPUASAN PENERIMA MANFAAT
TERHADAP PELAKSANAAN PROGRAM PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UI TAHUN 2021
Identitas tim pelaksana program
Nama :
Fakultas :
Judul program :
Petunjuk Pengisian Kuesioner
1. Bacalah dengan teliti setiap pertanyaan dan seluruh kemungkinan jawaban yang ada 2. Pilihlah alternatif jawaban yang paling sesuai menurut anda
3. Berilah tanda silang (X) pada pilihan jawaban yang disediakan (cukup hanya dengan mengisi satu jawaban saja)
4. Kami sangat mengharapkan semua pertanyaan dapat dijawab dan tidak ada yang dilewatkan karena setiap pertanyaan saling berhubungan
5. Untuk pertanyaan mengenai pendapat anda, isilah jawaban dengan benar, singkat dan jelas
6. Kuesioner ini semata-mata untuk keperluan pengukuran terhadap hasil pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat yang sudah dilakukan oleh Tim UI selama tahun 2019
7. Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengisi kuesioner ini Selamat bekerja Identitas Responden
1. Umur : ………… tahun
2. Jenis Kelamin : 1. Laki-laki 2. Perempuan
3. Pendidikan terakhir* : 1. SD 2. SLTP 3. SLTA 4. Diploma 5. Sarjana 6. Pascasarjana Pekerjaan Utama*:
1. Pegawai Negeri Sipil 2. Advokat/Pengacara 3. Mahasiswa 4. Wartawan 5. Dosen/Guru
6. Lain-lain, sebutkan...
*Lingkari salah satu
No. Pertanyaan
Tingkat Harapan Tingkat Kepuasan
Tidak sesuai
Cukup
Sesuai Sesuai Sangat Sesuai
Tidak Puas
Cukup
Puas Puas Sangat Puas 1 Program dapat memperbaiki kondisi kami
sebelumnya
2 Program mampu mengangkat potensi lokal daerah kami
3 Program sesuai dengan kebutuhan kami 4 Kami dapat melanjutkan program tanpa
adanya bantuan/pendampingan dari tim UI 5 Program bisa membuat kami mandiri 6 Kami terlibat aktif dalam program ini 7 Program menjunjung tinggi penghormatan
terhadap adat istiadat dan nilai-n ilai masyarakat
8 Tim UI berperilaku sopan santun, baik, dan jujur
Selanjutnya, mohon Bpk/Ibu/Sdr dapat memberikan saran-saran perbaikan, agar Universitas Indonesia bisa meningkatkan kualitas Pelaksanaan Program Pengabdian Masyarakat di lingkungan Bapak/Ibu.
Saran dan Perbaikan :
Nb:
1) Mohon agar kuesioner ini dapat diberikan ke para penerima manfaat dengan isian menyesuaikan dengan program serta kondisi mitra penerima manfaat;
2) Mohon agar hasil pengisian kuesioner dapat direkap dalam bentuk excel dan diberikan penjelasan atau deskripsinya dalam bentuk word. Hal ini sangat dibutuhkan oleh DPPM untuk penilaian hasil program.
