MODUL 2.
PERENCANAAN KEGIATAN PROYEK
Kegiatan Proyek dan Gantt Chart
Salah satu metoda penyusunan rencana proyek adalah dengan mendaftar semua pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam Microsoft Project dikenal dengan Gantt Chart. Dalam gantt chart ada beberapa kolom isian yang menyatakan informasi perencanaan proyek seperti:
Task name, menyatakan nama pekerjaan
Duration, menyatakan rentang waktu pengerjaan
Start,menyatakan waktu pekerjaan dimulai
Finish menyatakan waktu pekerjaan selesai
Predecessors, menyatakan pekerjaan yang mendahului pekerjaan lain
Resources name, menyatakan sumber daya yang digunakan dalam pengerjaan proyek
Task Name
Task name berisi nama pekerjaan-pekerjaan dalam suatu proyek, untuk mengisi daftar pekerjaan cukup mengklik baris pada kolom task name dan mengisikan nama pekerjaannya
Pekerjaan utama dan pekerjaan rincian
Dalam pengisian pekerjaan atau tugas, dapat dikelompokkan menjadi pekerjaan utama dan pekerjaan rincian. Untuk membuat suatu pekerjaan dianggap sebagai pekerjaan rincian langkah yang perlu dilakukan adalah:
Tempatkan pointer pada pekerjaan rincian
Klik menu Project
Klik Outline
Klik Indent
Gambar 2.1 Menyeting pekerjaan utama dan rincian Sehingga hasilnya akan tampil sebagai berikut
Gambar 2.2. Pekerjaan utama dan rincian
Adapun untuk membuat pekerjaan utama langkah-langkahnya adalah:
Tempatkan pointer pada pekerjaan utama
Klik menu project
Klik Outline
Klik Outdent
Langkah diatas dapat juga dilakukan dengan menggunakan toolbar Indent/Outdent
Menyembunyikan pekerjaan rincian
Untuk menyembunyikan pekerjaan rincian dapat dilakukan dengan mengklik simbol “-“ (minus) pada pekerjaan utama.
Menampilkan pekerjaan rincian
Untuk menampilkan pekerjaan rincian dapat dilakukan dengan mengklik tanda
“+” (plus) pada pekerjaan utama.
Durasi
Pengisian durasi atau lama pekerjaan dilaksanakan dengan cara mengklik baris pada kolom durasi, baris yang akan ditentukan lama pengerjaannya. Satuan waktu yang digunakan dalam pengisian durasi adalah
Tahun : Y(year)
Bulan : Mo (month)
Minggu : W (week)
Hari : D (day)
Jam : Hr (hour)
Menit : M (minutes) Sebagai contoh
No Pekerjaan Durasi
1 Pembuatan mess pekerja 4 hari 2 Pembuatan pagar batas proyek 2 hari 3 Koordinasi pekerja 0 hari
Untuk pekerjaan yang durasinya 0 dikenal dengan milestone yang ditandai dengan gambar belah ketupat
Sehingga akan menghasilkan
Gambar 2.3. Durasi pekerjaan
Start/Finish
Start menunjukkan waktu dimulainya pekerjaan, sedangkan finish menunjukkan waktu selesai sebuah pekerjan. Sistem penulisan start dan finish menggunakan:
mm/dd/yy atau bulan/tanggal/tahun.
Predecessors
Predecessors adalah tugas yang mendahului tugas sekarang. Sebagai contoh koordinasi para mandor dilaksanakan jika proses rekrutmen pekerja tambahan telah selesai. Adapun sucessors adalah pekerjaan yang dikerjakan setelah sebuah pekerjaan dilaksanakan, sebagai contoh adalah koordinasi para mandor.
Hubungan Antar Pekerjaan
Dalam Microsoft Project bisa disusun pekerjaan yang saling ketergantungan, ada 4 kondisi yang bisa dibentuk:
Start to Start
Menunjukkan pekerjaan yang dimulai secara bersamaan. Untuk mengesetnya pada kolom predecessor diberi nilai XSS dimana X adalah no pekerjaan yang akan disamakan mulainya
Start to Finish
Menunjukkan pekerjaan boleh diakhiri jika pekerjaan lain telah dimulai.
Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XSF dimana X adalah no pekerjaan yang akan dimulai
Finish to Start
Menunjukkan pekerjaan boleh dimulai jika pekerjaan pendahulunya telah selesai. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XFS dimana X adalah no pekerjaan yang harus selesai terlebih dahulu
Finish to Finish
Menunjukkan pekerjaan yang harus selesai secara bersamaan. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XFF dimana X adalah no pekerjaan yang harus selesai secara bersamaan.
Jika tidak ada keterangan apa-apa maka dianggap Finish to Start
Lag Time dan Lead Time
Jarak waktu hubungan antar pekerjaan bisa dalam satuan hari atau prosentase, sebagai contoh:
2FS + 2D menunjukkan hubungan pekerjaan bisa dimulai setelah pekerjaan no 2 selesai ditambah 2 hari, hubungan Finish To Start
2FS – 4D menunjukkan hubungan pekerjaan bisa dimulai setelah pekerjaan no 2 selesai dikurangi 4 hari, hubungan Finish To Start
Resources Name
Resources name menunjukkan sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek seperti manusia, material, peralatan dan lain sebagainya. Untuk pengisian resource name perlu didaftar terlebih dahulu apa saja yang akan digunakan beserta satuannya sehingga data yang diolah akan lebih akurat. Untuk pengisian data pada Resources Sheet dengan cara: View → Resource Sheet
Gambar 2.4. Resource Sheet
Kolom-kolom yang diisi pada resources sheet seperti:
Resources Name, menunjukkan nama sumberdaya, seperti tukang las, mandor, batu-bata dll
Type, menunjukkan tipe sumberdaya, bisa dinyatakan dengan work dan material
Material Label, menunjukkan satuan material
Initial, menunjukkan singkatan sumberdaya
Group, menunjukkan penggolongan sumberdaya, misalnya manajemen, pekerja
Max Units, menunjukkan banyaknya sumberdaya, biasanya dalam bentuk persen dan hanya untuk tipe work
Std Rate, menunjukkan harga satuan. Untuk tipe work satuannya adalah
$/h sedangkan untuk tipe material satuannya adalah $
Ovt Rate, menunjukkan biaya lembur oleh sumberdaya work. Satuannya adalah $
Cost/Use, jika sumberdaya melakukan kerja borongan
Accrue At, menunjukkan kapan pembayaran terhadap sumber daya dilakukan.
Base Calendar, menunjukkan tipe kalender yang dianut. Ada 3 jenis kalender: 24 hours, night shift, standar
Code, menunjukkan kode masing-masing sumberdaya
Catatan: Satuan mata uang dapat diganti sesuai kebutuhan dengan menyeting pada Tools →→→→ Option
Gambar 2.5. Mengganti satuan mata uang
Latihan 2
Penggunaan Gantt Chart Untuk Mendaftar Pekerjaan
1. Buat file proyek baru, File → New
2. Simpan dalam nama “pabrik21.mpp”, File → Save As
3. Isikan pada Gantt Chart data-data pekerjaan sebagai berikut
I Pekerjaan Durasi
1 Koordinasi 74 days
2 Ketua Proyek 74 days
3 Mandor 74 days
4 Persiapan 4 days
5 Pembuatan mess pekerja 2 days
6 Pembuatan pagar batas proyek 2 days
7 Koordinasi pekerja 0 days
8 Pondasi 8 days
9 Pengerukan Pondasi 4 days
10 Pembuatan pondasi 4 days
11 Pembangunan lantai 1 11 days
12 Pengecoran tiang bangunan 1 day
13 Pengerjaan lantai 5 days
14 Tembok 5 days
15 Pembangunan lantai 2 10 days
16 Tembok 6 days
17 Pengerjaan lantai 4 days
18 Rangka baja 18 days
19 Rangka atap pabrik 5 days
20 Rangka ruang administrasi 8 days
21 Pintu baja gerbang 5 days
22 Pembangunan atap 1 day
23 Pekerjaan Plafon 3 days
24 Pemasangan kusen 8 days
25 Kusen lantai 1 2 days
26 Kusen lantai 2 2 days
27 Kaca lantai 1 2 days
28 Kaca lantai 2 2 days
29 Pemasangan listrik 16 days
30 Panel listrik 1 day
31
Titik lampu, stop kontak dan saklar +
Installasi Listrik 5 days
32 Pemasangan AC 1 day
33 Pembangunan sanitasi 9 days
34 Septitank 1 day
35 Wastafel dan closet 2 days
36 Sumur dan bak tandon 2 days
37 Installasi pipa air bersih 2 days 38 Installasi pipa air buangan 2 days
39 Pengecatan 4 days
40 Cat tembok 2 days
41 Cat kayu 2 days
42 Pekerjaan lain-lain 29 days
43 Penangkal petir 2 days
44 Lapangan parkir 1 day
Sehingga tampil daftar pekerjaan dan durasinya pada chart bar
Gambar 2.6. Daftar pekerjaan dan durasinya
Amati panjang, start dan finish dari balok yang terbentuk dari data-data pekerjan diatas.
4. Simpan file project, File →→→→ Save
5. Simpan file project dalam nama yang berbeda File →→→→ Save As, beri nama
“pabrik22.mpp”
6. Tambahkan data start pada data-data diatas dengan data berikut
Pekerjaan Durasi Start Finish
1 Koordinasi 74 days 05/05/03 08/11/03
2 Ketua Proyek 74 days 05/05/03 08/11/03
3 Mandor 74 days 05/05/03 08/11/03
4 Persiapan 4 days 05/05/03 05/08/03
5 Pembuatan mess pekerja 2 days 05/05/03 05/06/03 6 Pembuatan pagar batas
proyek
2 days 05/07/03 05/08/03
7 Koordinasi pekerja 0 days 05/08/03 05/08/03
8 Pondasi 8 days 05/09/03 05/17/03
9 Pengerukan Pondasi 4 days 05/09/03 05/13/03 10 Pembuatan pondasi 4 days 05/14/03 05/17/03 11 Pembangunan lantai 1 11 days 05/19/03 06/02/03 12 Pengecoran tiang bangunan 1 day 05/19/03 05/19/03 13 Pengerjaan lantai 5 days 05/20/03 05/26/03
14 Tembok 5 days 05/27/03 06/02/03
15 Pembangunan lantai 2 10 days 06/03/03 06/13/03
16 Tembok 6 days 06/03/03 06/09/03
17 Pengerjaan lantai 4 days 06/10/03 06/13/03
18 Rangka baja 18 days 06/16/03 07/09/03
19 Rangka atap pabrik 5 days 06/16/03 06/20/03 20 Rangka ruang administrasi 8 days 06/23/03 07/02/03 21 Pintu baja gerbang 5 days 07/03/03 07/09/03 22 Pembangunan atap 1 day 07/10/03 07/10/03 23 Pekerjaan Plafon 3 days 07/11/03 07/15/03 24 Pemasangan kusen 8 days 07/16/03 07/25/03 25 Kusen lantai 1 2 days 07/16/03 07/17/03 26 Kusen lantai 2 2 days 07/18/03 07/21/03 27 Kaca lantai 1 2 days 07/22/03 07/23/03 28 Kaca lantai 2 2 days 07/24/03 07/25/03 29 Pemasangan listrik 16 days 07/11/03 08/01/03 30 Panel listrik 1 day? 07/11/03 07/11/03 31 Titik lampu, stop kontak dan
saklar + Installasi Listrik
5 days 07/28/03 08/01/03
32 Pemasangan AC 1 day? 08/04/03 08/04/03
33 Pembangunan sanitasi 9 days 06/16/03 06/26/03
34 Septitank 1 day 06/16/03 06/16/03
35 Wastafel dan closet 2 days 06/17/03 06/18/03 36 Sumur dan bak tandon 2 days 06/19/03 06/20/03 37 Installasi pipa air bersih 2 days 06/23/03 06/24/03 38 Installasi pipa air buangan 2 days 06/25/03 06/26/03
39 Pengecatan 4 days 08/05/03 08/08/03
40 Cat tembok 2 days 08/05/03 08/06/03
41 Cat kayu 2 days 08/07/03 08/08/03
42 Pekerjaan lain-lain 29 days 06/27/03 08/06/03 43 Penangkal petir 2 days 08/05/03 08/06/03 44 Lapangan parkir 1 day 06/27/03 06/27/03 Sehingga akan tampil diagram balok seperti berikut:
Gambar 2.7. Tampilan diagram setelah diset waktu start
Amati panjang, start dan finish dari balok yang terbentuk dari data-data pekerjan diatas.
7. Amati catatan yang ada dalam pekerjaan-pekerjaan dengan meletakkan pointer mouse diatas kolom “I”
Gambar 2.8. Informasi/catatan pada pekerjaan
Dari sini kita dapat menyusun rencana urutan pekerjaan yang akan dilakukan dalam suatu proyek serta lama pekerjaan sehingga dalam pelaksanaanya akan dipersiapkan lebih baik dari sisi pekerja dan material yang akan dibutuhkan.
