ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI
DALAM MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA PT.
MUTIARA CAHAYA PLASTINDO
Anita Rachmawati, Mahsina, Widya Susanti
Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya Anitaringtone288@gmail.com
ABSTRAK
Penjualan merupakan kegiatan utama dalam suatu perusahaan. Sehingga penjualan sangatlah memegang peran penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Suatu perusahaan dikatakan tidak akan berjalan dengan baik jika suatu peusahaan tersebut tidak ada transaksi penjualan. Oleh karena itu, dalam hal ini dibutuhkan suatu sistem akuntansi penjualan yang memadai untuk menunjang kegiatan tersebut. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimanakah perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dalam meningkatkan pengendalian intern pada perusahaan berjalan secara efektif dan efisien.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Tunai
ABSTRACT
Sales is the main activity in a company. So the sale is an important role for the survival of the company. A company is said will not run properly if a company is no sales transaction. Therefore, in this case we need a sales accounting informastion systems adequate to support these activities. The problems studied in this research is how design of accounting information systems in improving cash sales on the company’s internal controls operate effectively and effeciently.
PENDAHULUAN
Dewasa ini perkembangan perekonomian melaju pesat serta di imbangi dalam
industri, menurut perusahaan yang ingin memenangkan persaingan mencari cara-cara yang
tepat agar perusahaannya tetap mampu bertahan. Persaingan dalam menjalankan persaingan
dunia usaha ini bukan hanya memberikan harga yang murah, tetapi juga menambah
pelayanan kepada pembeli, seperti pengiriman barang yang tepat pada waktunya, kualitas
barang, dan kepuasan pemesanan. Sehingga perusahaan yang memiliki kemampuan bersaing
yang mampu bertahan dan dapat mendapat keuntungan yang maksimum. Hal ini melatar
belakangi tentang Analisis System Informasi Penjualan Tunai yang diharapkan perusahaan
dapat membantu manajemen dalam menetapkan kebijakan ataupun prosedur kearah yang
lebih baik, dan mengetahui sejauh mana ketepatan dan keefisiensi sistem akuntasi yang
digunakan.
Rumusan Masalah
1. Bagaimana Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dalam meningkatkan
Pengendalian Intern pada PT. Mutiaracahaya Plastindo ?
2. Bagaimana pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sudah
diterapkan pada PT. Mutiaracahaya Plastindo ?
TINJAUAN PUSTAKA Sistem
Mulyadi (2014:152), Sistem adalah setiap sesuatu terdiri dari obyek-obyek, atau
unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama
lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan
atau pengolahan yang tertentu.
Sasaran atau Tujuan (objectives and goals)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran Mulyadi (2014:202) kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari
sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
Wiratna (2015:79) sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sistem yang
diberlakukan oleh perusahaan dalam menjual barang dengan cara mewajibkan pembeli untuk
Sistem Informasi Akuntansi Kerangka Konseptual
Sumber: Penulis (2017) Gambar 1 Kerangka Konseptual METODE PENELITIAN
Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini menurut Sugiyono (2013:40)
adalah metode kualitatif deskriptif yaitu, penelitian yang berusaha mengumpulkan dan
menyajikan data dari perusahaan untuk dianalisis. Peneliti mencoba untuk menganalisis data
yang diperoleh dari hasil penelitian serta membandingkan dengan teori yang ada, serta
kemudian dianalisis penerapannya dalam praktik.
Teknik Analisis Data
Tahapan-tahapan analisa data pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Peneliti melakukan observasi, dokumentasi dan wawancara mengenai sistem penjualan
tunai.
2. Analisa sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada PT.
Mutiaracahaya Plastindo Sistem dan prosedur pencatatan yang melindungi kekayaan,
utang, pendapatan, dan biaya, setiap transaksi hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang berwenang. Serta Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi
setiap unit, pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur
pencatatan dapat berjalan dengan baik.
3. Mengevaluasi potensi resiko atau kelemahan atas sistem informasi akuntansi penjualan
tunai. Setelah data dievaluasi kemudian dibahas berdasarkan teori yang diperoleh dari
studi pustaka sehingga memperoleh hasilnya. Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Kredit
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
4. Analisis usulan rekomendasi solusi sistem informasi akuntansi penjualan tunai terhadap
potensi resiko yang diterapkan pada PT. Mutiaracahaya Plastindo. Hasil analisa akan dapat
diketahui penyebab dari masalah yang ada, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.
Jenis dan Sumber Data
Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Data Primer, adalah data yang diperoleh secara langsung, yaitu dari PT. Mutiaracahaya
Plastindo, melalui observasi dan wawancara (interview).
2. Data sekunder, adalah data yang diperoleh secara tak langsung, yaitu melalui buku,
jurnal penelitian yang terdahulu yang dianggap menjadi refrensi mendukung, berupa
teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian, dan melalui pihak lain seperti
instansi yang terkait, perpustakaan arsip perorangan.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Analisis
Catatan akuntansi yang membentuk Prosedur Sistem Penjualan Tunai kepada PT.
Murtiaracahaya Plastindo sebagai berikut :
1. Bagian order penjualan menerima order dari pelanggan, kemudian membuat FPT
2. Sales order kemudian menyerahkan lembar ke 1 pada bagian kasa, lembar ke 2 pada
bagian pengiriman, dan lembar ke 3 pada bagian gudang
3. Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, bagian kasa menerbitkan pita register
sebagai bukti penerimaan kas dan membubuhkan cap lunas dan FPT
4. Berdasarkan FPT yang diterbitkan oleh bagian penjualan pihak gudang mempersiapkan
untuk kemudian diserahkan pada bagian pengiriman
5. Selanjutnya pada bagian penggiriman menerima FPT kemudian dibandingkan dengan pita
register sebagai bahan pertimbangan untuk kemudian dikirim kepada pelanggan
6. Alat bagian akuntansi kemudian dicatat dan dibukukan setiap hari pada transaksi
berdasarkan FPT maupun pita register sebagai dokumen pendukung.
Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Tunai PT. Mutiaracahaya Plastindo
Adapun dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai oleh PT.
Mutiaracahaya Plastindo adalah sebagai berikut :
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian penjualan yang menjelaskan tentang informasi
pesanan meliputi, nama, alamat, no telephone, dan email pelanggan dan detail pekerjaan
yang meliputi jenis pesanan, jenis bahan yang digunakan quantity dan finishing. Dokumen ini diotorisasikan oleh bagian penjualan dan selanjutnya di distribusikan
kebagian produksi untuk diproduksi lebih lanjut.
2. Surat Jalan
Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan yang ditunjukan ke bagian pengiriman untuk
mengirim pesanan barang sesuai dengan alamat yang tertera pada surat jalan tersebut.
Dokumen ini dibuat 3 rangkap yang lembar 1 dikembalikan ke bagian kas, lembar
ke-2 penagihan, lembar ke-3 diberikan kepada pelanggan beserta surat order.
3. Faktur
Dokumen yang di buat oleh bagian kas dan penagihan. Dokumen ini di buat rangkap 3,
lembar ke-1 dikirimkan ke pelanggan untuk melakukan penagihan, lembar ke-2 di
distribusikan ke bagian akuntansi, lembar ke-3 yang selanjutnya yang digunakan untuk
dasar pembuatan jurnal penjualan dan laporan keuangan.
INTERPRESTASI
Usulan Rekomendasi Perbaikan dan Solusi Kelemahan yang Ditemukan atas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada PT. Mutiaracahaya Plastindo
Berikut adalah rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan terhadap
struktur organisasi pada sistem informsi akuntansi penjualan tunai PT. Mutiaracahaya
Plastindo.
1. Perangkapan Fungsi
Berdasarkan struktur organisasi yang terdapat pada PT. Mutiaracahaya Plastindo terlihat
pembagian fungsi atas bagian masih kurang efektif dikarenakan masih ada bagian yang
memiliki perangkapan tugas. Hal ini terjadi pada bagian kas yang merangkap pada bagian
penagihan, dalam hal ini fungsi bagian kas cenderung pada prosedur penjualan tunai.
Bagian kas bertugas melakukan pencatatan kas masuk dari penjualan tunai, disini juga
bertugas membuat faktur dan melakukan penagihan kepada pelanggan. Dengan adanya
perangkapan tugas ini akan menimbulkan keterlambatan saat penagihan kepada
pelanggan yang sudah jatuh tempo dikarenakan hanya berfokus pada penjualan tunai
yang terjadi setiap harinya. Hal ini sangat merugikan bagi perusahaan karena tagihan
solusi dari pihak perusahaan yaitu menambah karyawan untuk menjalankan fungsi
tersebut.
2. Prosedur Penulisan surat Order, Surat Jalan dan Faktur
Penulisan surat order, surat jalan dan faktur yang masih dilakukan secara manual dan kesalahan faktur sering terjadi dan sering tidak terbacanya tulisan pada formulir tersebut.
Maka dari itu, jika dalam penulisan surat Order, surat jalan dan Faktur dilakukan pengecekan ulang kembali sebelum diberikan ke bagian kas dan penagihan.
3. Acces internet yang digunakan terkadang terputus dan server yang digunakan meng-acces dari holding, sering terjadinya putus sambungan dari server tersebut. Hal ini menyebabkan pembuatan dokumen secara manual bagian yang terkait bekerja sacara dua
kali dan sangat tidak efisien bagi perusahaan. Maka dari itu pihak IT diharuskan untuk
mengecek kembali sistem apa yang harus diperbarui sehingga mengurangi keterlambatan
acces internet .
4. Terjadinya miss-comunication antar bagian pengiriman dengan bagian marketting. Hal ini
disebabkan karena bagian tidak mengeluarkan Surat Perintah Kerja ( SPK ) kepada
bagian marketting untuk mengecek kembali barang yang akan dikirim, sehingga barang yang seharusnya sudah siap dikirim terjadi pemoloran waktu pengiriman karena barang
tersebut belum dilakukan proses oleh pihak marketting. Sehingga kurang efektifnya kinerja dari bagian pengiriman dan tidak sesuai jadwal pengiriman yang dibuat oleh
bagian gudang. Solusi dari permasalahan tersebut yaitu pihak marketting harus
memberikan informasi yang lebih efektif ke bagian pengiriman, sehingga pada proses
pengiriman tidak terjadinya miss-comunication.
5. Ada salahnya pembuatan kwitansi di bagian kasir. Kwitansi dibuat rangkap 3, lembar
ke-1 untuk pelanggan sedangkan lembar ke-2 dan ke-3 di arsip oleh bagian kasir. Hal ini
menyebabkan tidak efisiennya dalam penggunaan kertas sehingga membuat pemborosan
biaya dalam perusahaan. Solusi dari pembuatan kwitansi yaitu meneliti kembali lampiran
yang akan dibuatkan kwitansi dengan teliti sebelum pembuatan kwitansi.
Usulan Rekomendasi Solusi atas Perbaikan Struktur Organisasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada PT. Mutiaracahaya Plastindo
Adapun tugas- tugas dan tanggung jawab dari tiap- tiap bagian perusahaan, agar dapat
memahami fungsi- fungsi yang terdapat dalam struktur organisasi PT. Mutiaracahaya
Plastindo adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan
a. Bertanggung jawab pada semua aktivitas perusahaan.
b. Menentukan seluruh garis besar kebijaksanaan perusahaan
c. Mengadakan pengawasan secara umum terhadap segala pelaksanaan dari perencanaan
yang telah ditetapkan dan menyusun perbaikan yang telah ditentukan
2. Manager Pemasaran Bertanggung jawab atas :
a. Bagian penjualan
1. Memasarkan serta menjualkan barang dipasaran
2. Mengirimkan barang kekonsumen
3. Menagih hasil penjualan jika telah jatuh tempo
b. Salesman
1. Merencanakan pasar sasaran
2. Mendatangi dan mengolah pasar sasaran
3. Melakukan promosi
4. Mengedarkan brosur-brosur
5. Mencapai target unit jual
6. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan
c. Bagian Gudang
1. Bertugas menyediakan semua barang sesuai dengan DO yang dibuat oleh
bagian penjualan
2. Melakukan pencatatan terhadap keluar masuknya barang ke dalam kartu stock
barang
3. Melaporkan ke bagian penjualan, barang–barang yang ada di gudang yang
stocknya sudah menipis atau habis agar segera diorderkan ke distributor pusat
4. Memberikan kepada salesman bahwa semua barang pesanan dari pelanngan
sudah disiapkan, sehingga sales dapat mengecek barang tersebut
5. Memberitahukan kepada bagian pengiriman agar mengirimkan semua barang
yang telah disiapkan dan di cek oleh salesman
d. Bagian Pengiriman
1. Bertugas mengirimkan semua barang yang telah disediakan bagian gudang dan
di cek oleh sales kepada pelanggan
2. Bertanggung jawab atas ketepatan pengiriman dan keamanan jumlah barang.
1. Menerima order pembelian dan para pelanggan yang biasa melakukan order pesanan melalui telepon
2. Menerima PO (purchase order) dari pelanggan yang dibawah oleh salesman atau melalui faxsimile
3. Membuat faktur penjualan berupa DO (Delivery Order), yang kemudian akan
diberikan ke bagian gudang untuk dipersiapkan semua barang yang dipesan
oleh para pelanngan
4. Memberikan laporan penjualan
5. Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi –transaksi keuangan
6. Menyiapkan data-data keuangan secara cepat, akurat, dan tepat.
7. Menerima tagihan semua dari pelanggan
8. Menagih semua tagihan ke pelanggan sesuai tanggal jatuh temponya
9. Menyetorkan semua hasil tagihan sesuai dengan nilai pembayaran tagihan
yang dibayarkan oleh pelanggan
10.Bertanggung jawab atas semua tugas pekerjaan yang diterima.
3. Manajer Keuangan dan Akuntansi Bertanggung jawab atas :
a. Kasir
1) Mengatur keluar masuknya uang perusahaan
2) Membuat laporan pertanggungjawaban kas
3) Menerima pembayaran dari pelanggan
4) Menyetorkan uang ke bank
b. Bagian Keuangan
1) Membantu pelaksanaan pelanggan
2) Menyelenggarakan kas kecil
3) Melakukan pembayaran kepada supplier
4) Memeriksa rekening koran dari bank
c. Bagian Akuntansi
1) Mengadakan pencatatan dan pembukuan transaksi-transaksi yang terjadi,
mengaplikasikan ke masing-masing perkiraan dan mengarsip bukti-buktinya.
2) Membuat laporan keuangan perusahaan
4. Personalia
Adapun deskripsi tugas jabatan dari personlia sebagai berikut :
b) pelaksanaan administrasi kepegawaian
c) Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah yamh berhubungan dengan
masalah kepegawaian
d) Menghitung dan membayar gaji serta tunjangan karyawan untuk tingkatan
manajer kebawah.
SIMPULAN
Berdasarkan uraian dan analisis sistem penjualan yang ada pada PT. Mutiaracahaya
Plastindo, dapat disimpulkan
Kelebihan dari sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang ada pada PT. Mutiaracahaya
Plastindo adalah sebagai berikut :
1. Penggunaan password saat mengakses sistem
2. Adanya preformatting sehingga memudahkan dalam pengisian data
3. Adanya echo checks
4. Penggunaan control total check terhadap data yang diperoleh
5. Penggunaan file pelindung ( back up file )
6. Laporan penjualan yang dihasilkan sudah didistribusikan pada pihak yang tepat
7. Dokumen yang dihasilkan sudah bernomor urut tercetak dan memiliki rangkapan yang
cukup memadai
Kelemahan dari sistem informasi akutansi penjulan tunai yang ada pada PT. Mutiaracahaya
Plastindo adalah sebagai berikut :
a) Acces internet yang digunakan terkadang terputus dan server yang digunakan meng-acces dari holding, sehingga sering terjadinya putus sambungan dari server tersebut. Hal ini menyebabkan pembuatan dokumen secara manual sehingga bagian terkait bekerja sacara
dua kali dan sangat tidak efisien bagi perusahaan.
b) Tidak adanya bagian IT, perusahaan diharapkan menambah SDM di bagian IT untuk
meng-support kegiatan perusahaan sewaktu-waktu untuk ditempatkan dikantor pusat
cabang Surabaya dengan harapan bisa membantu cabang-cabang yang ada di daerah
Surabaya, Sidoarjo dan sekitarnya.
c) Kurangnya pembuatan laporan penjualan dan salesman, seharusnya perusahaan laporan
penjualan per sales , sehingga penjualan yang terjadi dapat diketahui. Dengan laporan ini
perusahaan juga dapat melihat seberapa efektifkah kinerja salesman sehingga apabila
d) Terjadi miss-communication pada bagian pengiriman dan marketting, dalam hal ini
seharusnya perusahaan membuat penambahan tugas kepada bagian pengiriman untuk
membuat Surat Perintah Kerja ( SPK ) ke bagian marketting dengan tujuan untuk
mengecek ulang barang yang akan dikirim ke pelanggan sehingga barang sudah sampai
ditangan pelanggan tidak terjadi komplain untuk masalah yang telah dibeli kepada
pelanggan.
e) Tidak adanya fungsi pengawasan, dalam hal ini seharusnya perusahaan menambah SDM
dibagian pengawasan yang bertanggung jawab atas sistem perusahaan , melakukan
maintance terhadap sistem untuk menghindari terjadinya kesalahan, dan menangani setiap
masalah yang ditimbulkan oleh sistem tersebut.
f) Ada salahnya pembuatan kwitansi di bagian kasir. Kwitansi dibuat rangkap 3, lembar
ke-1 untuk pelanggan sedangkan lembar ke-2 dan ke-3 di arsip oleh bagian kasir. Hal ini
menyebabkan tidak efisiennya dalam penggunaan kertas sehingga membuat pemborosan
biaya dalam perusahaan.
SARAN
Berdasarkan dari kesimpulan diatas maka penulis mencoba memberikan saran-saran
dengan harapan dapat bermanfaat dalam menjalankan sistem penjualan barang dengan baik :
a) Sebaiknya perusahaan membuat server GSL sendiri, agar jaringan sistem dapat berjalan secara maksimal dan memperbaiki koneksi server untuk jaringan internet serta memperbesar atau menambah volumne bandwith ( kecepatan dalam internet )
b) Perusahaan digunakan untuk menambah SDM yang kompeten dibagian IT untuk
bertanggung jawab atas operasional ssitem yang ada di dalam perusahaan.
c) Dalam pembuatan laporan penjualan harian dan bulanan perushaan seharusnya bagian
penjualannya terbagi atas salesman, sehingga dapat diketahui apakah penjualan tersebut
dari salesman.
d) Memberikan pemahaman tentang sistem yang lebih lengkap pada karyawan-karyawan
yang terkait, melalui frekuensi training sehingga tidak terjadi lagi miss-communication atau bagian yang terkait.
e) Dengan adanya penambahan SDM dibagian pengawasan diharapkan mempu untuk
melakukan evaluiasi atas sistem dan prosedur pengendalian secara berkala, dengan
harapan pihak perusahaan dengan menetapkan kebijakan agar tidak terjadi adanya
f) Melakukan pengefisienan dokumen dengan cara megurangi pembuatan perangkapan
dokumen yang ada seperti kwitansi.
DAFTAR PUSTAKA Azhar Susanto, 2013, System Informasi Akuntansi . gramedia
Budi, 2013,Merancang Analisis Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Penjualan Surabaya: Airlangga,
Deddy,2012, Sistem Informasi Akuntansi , Jilid I. Edisi Keenam, Salemba.
Gordon James R., C. Wane Alderman, Leonard A Robinson. Accounting Information System: A cycle Aaproach. Third Edition. New York Wiley & Sons , 2013.
Jogiyanto HM 2014, Analisis & Desain Sistem Informasi Akuntansi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Bisnis, Andi Yogyakarta.
Krismiadji, 20115. Sistem Informasi Akuntansi dalam pengendalian intern. Jakarta.
Kusrini, 2014, Sistem Informasi Akuntansi , Grasindo, Jakarta.
Laudon mike, 2013, Sistem Informasi Akuntansi, edisi lima, Universitas Airlangga.
Mc Leod, 2012, Analisis Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 2, Adi, Yoyakarta
Mulyadi. 2013. System Akuntansi, sekolah tinggi ilmu ekonomi, Yogyakarta
Mulyadi, 2014, Landasan Teori-SIA Penjualan Tunai, skripsi Universitas Bhayangkara Surabaya
Noerlina, 2014, Merancang dan Membuat Sistem Informasi Akuntansi pada Penjualan, Surabaya : Stesia.
Prajudi, Zaki.2012.Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kelima. BPFE. Yogyakarta
Suhayati,2015, Sistem Akuntansi , Edisi Kelima, Yayasan Pustaka Nusatama , Yogyakarta.
Sutarman, 2012. Pengertian Informasi.Edisi Keempat. Salemba Empat. Jakarta
Swastha, 2012, Definisi Penjualan Tunai, Ghalia Indonesia.
Widuri.raharja, 2013 Analisa_Penerapan_Sistem, Surabaya: Airlangga, skripsi
Wilkison, 2012 Sistem Informasi Akuntansi dan Metode, Edisi Keenam, Jakarta
