LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ITERA TAHUN 2019 INSTITUT TEKNOLOGI SUMATERA. Smart, Friendly, and Forest Campus

(1)

LAPORAN

PENGELOLAAN DAN PELAYANAN

INFORMASI PUBLIK ITERA

TAHUN 2019

INSTITUT TEKNOLOGI SUMATERA

Smart, Friendly, and Forest Campus

(2)

LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ITERA TAHUN 2019 I. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik

ITERA merupakan Perguruan Tinggi Negeri (PTN) baru di Provinsi Lampung yang dibentuk berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 124 Tahun 2014 tentang Pendirian Institut Teknologi Sumatera tanggal 6 Oktober 2014, dan Institut Teknologi Bandung (ITB) ditunjuk sebagai pembinanya. Ke depannya, ITERA diharapkan mampu menjadi perguruan tinggi dengan reputasi dan kualitas setara dengan ITB. Sesuai namanya, ITERA tidak hanya berdiri untuk memajukan Lampung, tetapi juga bisa berkonstribusi pada pemberdayaan potensi yang ada di wilayah Sumatera khususnya, dan Indonesia serta dunia, melalui keunggulan dalam pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat dalam bidang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan ilmu kemanusiaan.

Sebagai Perguruan Tinggi Negeri (PTN) baru, hingga tahun 2020 ITERA berada di bawah Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti), hingga saat ini ITERA berada di bawah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI. Meski sebagai perguruan tinggi negeri baru, ITERA menjadikan Keterbukaan Informasi Publik sebagai salah satu kebijakan yang wajib dilaksanakan, sesuai dengan amanah Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). Menindaklanjuti Undang-Undang tersebut, serta terbitnya Permenristekdikti Nomor 75 tahun 2016 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kemenristekdikti, ITERA telah menerbitkan Surat Keputusan (SK) Nomor 263/A/SK/KP/XII/2016 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana di Institut Teknologi Sumatera, yang kemudian diperbaiki melalui Keputusan Rektor Nomor B/2140/IT9.A/TI.02.03/2020. Saat awal berdiri, sesuai dengan arahan Kemenristekdikti PPID di PTN Satker termasuk ITERA dipimpin oleh PPID Pelaksana, sementara atasan PPID adalah Direktur Jenderal Riset dan Pendidikan Tinggi. Namun seiring perubahan kementerian, di tahun 2020 yang membuat ITERA berada di bawah Kemdikbud RI, maka atasan PPID ITERA saat ini adalah langsung Rektor ITERA, sementara PPID Pelaksana dijabat oleh Wakil Rektor Bidang Non Akademik dengan dibantu tim PPID ITERA.

(3)

LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ITERA TAHUN 2019

INSTITUT TEKNOLOGI SUMATERA

Tim PPID ITERA, terdiri dari dua bagian bagian utama yakni bagian Pendokumentasian, Pengelolaan Informasi, dan Pelayanan Informasi, serta Bagian Penyelesaian Sengketa Informasi. PPID ini berkewajiban untuk membuka seluas-luasnya akses informasi kepada publik, baik yang diumumkan melalui saluran-saluran informasi publik seperti website,media sosial, spanduk, poster, dan lainnya maupun yang wajib disediakan melalui dokumen- dokumen informasi publik yang telah terdokumentasi dan terarsip dengan baik, dengan memanfaatkan sistem informasi yang lebih mudah diakses untuk publik internal maupun eksternal ITERA.

Tahun 2019 adalah tahun yang menjadi semangat tim PPID ITERA. Beberapa kemajuan dalam pelaksanaan keterbukaan informasi publik di ITERA dapat tercapai, diantaranya terbentuknya Satuan Tugas (Satgas) Keterbukaan Informasi Publik ITERA yang beranggotakan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, yang memiliki komitmen menjadi duta keterbukaan informasi publik ITERA. Hingga dibuatnya aplikasi PPID ITERA berbasis android yang sudah dapat diunduh di playstore sehingga masyarakat semakin mudah untuk dapat mengakses informasi publik ITERA.

Bagi ITERA, Keterbukaan Informasi Publik bukanlah hanya sebuah kewajiban, tetapi juga menjadi kebutuhan yang harus dipenuhi guna menjadikan ITERA sebagai PTN baru yang transparan dan semakin dikenal luas oleh masyarakat.

(4)

LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ITERA TAHUN 2019 II. Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik Tahun 2019 A. Sarana dan Prasarana

Informasi Publik ITERA senantiasa dilaksanakan sesuai dengan prinsip mudah, cepat, dan tanggap. Untuk itu, sarana prasarana penunjang kegiatan pelayanan informasi publik terus dimaksimalkan.

1) Website ITERA dan Website PPID

Website ITERA yakni itera.ac.id memuat berbagai informasi publik yang memang wajib diumumkan. Mulai dari yang berkaitan dengan profil institusi, profil pimpinan, informasi kinerja, informasi keuangan, layanan pengaduan , layanan informasi publik, dan lainnya. Selain itu, ITERA juga telah memiliki website khusus PPID yakni https://ppid.itera.ac.id/ yang juga memuat berbagai informasi publik, serta memfasilitasi pelayanan permohonan informasi publik secara online.

(5)

Gambar 2. Laman resmi PPID ITERA ppid.itera.ac.id

(6)

2) Pusat Pelayanan Informasi Publik

ITERA berupaya semaksimal mungkin memberikan pelayanan informasi publik secara baik kepada masyarakat. Ketersediaan ruang yang terbatas di ITERA tidak menjadi kendala bagi ITERA dalam upayanya memberikan pelayanan publik. Oleh sebab itu, pelayanan informasi public di ITERA disatukan dengan Unit Layanan Terpadu. Di tempat ini, masyarakat sering dating untuk meminta informasi terkait penerimaan mahasiswa baru, penerimaan pegawai, dan lainnya. Unit Layanan Terpadu dan Informasi Publik ini sengaja ditempatkan pada bagian depan ITERA, dekat dengan gerbang utama, agar mudah ditemukan masyarakat. Pada Pusat Pelayanan Informasi Publik ini, masyarakat bias mengajukan permohonan informasi publik atau mengajukan keberatan atas permohonan informasi publik. Setiap hari nya, ada dua staf yang ditugaskan untuk melayani pemohon informasi. Sebagian besar masyarakat datang menjelang penerimaan mahasiswa baru untuk mencari tahu tentang program studi di ITERA, akreditasi, dan informasi akademik lainnya sehingga langsung dilayani saat itu juga tanpa harus mengajukan permohonan informasi publik.

(7)

B. Sumber Daya Manusia Pengelola Informasi Publik

Jumlah SDM ITERA masih sangat terbatas. Namun dengan keterbatasan tersebut, ITERA berupaya tetap memberikan Layanan Informasi seoptimal mungkin, dengan salah satu caranya yaitu mengisi tim PPID dengan kualifikasi yang tepat.

Pada bagian pendokumentasian, pengelolaan informasi, dan pelayanan informasi, diisi tenaga dari unut Humas, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Arsiparis, dan Akuntansi. Dengan dikelola orang-orang yang berkompeten di bidangnya tersebut, pelayanan informasi public diharapkan lebih maksimal

Sementara di bagian Sengketa informasi, ditempati tenaga dengan latar belakang Ilmu Hukum

C. Anggaran

ITERA merupakan perguruan tinggi negeri baru yang memiliki banyak keterbatasan. Anggaran untuk pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik juga masih dibebankan pada anggaran Hubungan Masyarakat (Humas). Namun dengan segala keterbatasan tersebut, ITERA berusaha untuk memberikan pelayanan informasi yang terbaik untuk publik.

D. Inovasi ITERA dalam Pelayanan Informasi Publik

Dengan keterbatasan yang dihadapi ITERA sebagai perguruan tinggi negeri Satker yang baru berdiri lima tahun, dengan semangat keterbukaan informasi publik, di tahun 2019 beberapa inovasi berhasil kami lakukan, diantaranya sebagai berikut :

1. E-Infopublik

ITERA mempermudah masyarakat dalam mengajukan permohonan informasi publik, atau mengajukan keberatan atas permohonan informasi publik dengan sistem informasi e-Infopublik. Dengan sistem ini, permohonan informasi publik dapat dilakukan masyarakat dengan lebih cepat dan mudah.

(8)

2. Aplikasi Berbasis Android

ITERA terus mempermudah masyarakat dalam mengakses informasi publik yang disediakan lewat Aplikasi PPID ITERA berbasis android yang dapat diunduh secara mudah di Google Play Store. Dengan aplikasi ini pelayanan informasi publik ITERA bisa dilakukan dengan mudah dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

(9)

3. Bentuk Satgas Keterbukaan Informasi Publik

ITERA telah menggagas Satuan Tugas (SATGAS) Publikasi dan Keterbukaan Informasi Publik ITERA.

• Satgas Publikasi dan Keterbukaan Informasi Publik ITERA melibatkan, perwakilan dosen, tenaga kependidikan dari setiap program studi dan unit kerja, dan mahasiswa dari Keluarga Mahasiswa ITERA dan perwakilan setiap UKM, dan Hima.

• Anggota satgas berjumlah 103 orang

(10)

Pengukuhan Satgas Publikasi dan Keterbukaan Informasi Publik ITERA oleh Rektor (12 September 2019)

Tujuan Pembentukan Satgas Keterbukaan Informasi Publik ITERA

1) Sebagai upaya kolaborasi seluruh sivitas akademika ITERA dalam melaksanakan pelayanan informasi publik yang maksimal, dan mendukung tim PPID ITERA dengan SDM yang terbatas.

2) Membangun iklim keterbukaan informasi publik di setiap program studi, unit kerja hingga unit kegiatan kemahasiswaan di lingkungan kampus ITERA

(11)

Kegiatan Satgas Publikasi dan Keterbukaan Informasi Publik ITERA

1) Pembekalan materi seputar kehumasan dan keterbukaan informasi publik kepada anggota Satgas.

2) Menyelenggarakan sosialisasi layanan keterbukaan informasi publik ITERA kepada masyarakan luas, seperti dalam agenda rutin Car Free Day di Pusat Kota Bandar Lampung.

3) Sosialiasi secara masif melalui media sosial tentang layanan keterbukaan informasi public

4) Berkoordinasi secara rutin melalui media informasi pesan terbatas, atau lewat agenda rapat rutin

(12)

E. Rincian Pelayanan Informasi Publik dan Penyelesaian Sengketa

Pada tahun 2019, terdapat lima pemohon yang mengajukan permohonan informasi publik yang rata-rata dilakukan melalui surat elektronik. Dari ke lima pemohon terdapat satu pemohon yang permintaannya tidak dikabulkan, karena bukan wewenang ITERA dalam menyampaikan informasi tersebut. Selain lima pemohon, pada tahun 2019 tidak ada penyelesaian sengketa di mana tidak terdapat sengketa informasi di ITERA.

F. Strategi Inovasi ITERA Agar penerapannya efektif dan berkelanjutan

1) Melakukan sosialisasi terhadap aplikasi Pelayanan Publik yang telah dibuat melalui website, media sosial dan di lingkungan kampus ITERA.

2) Mengefektifkan tugas keanggotaan Satgas Publikasi dan Keterbukaan Informasi untuk aktif menyebarluaskan informasi dari Tim PPID ITERA, melalui masing-masing website dan media sosial program studi, jurusan, dan unit kerja.

3) Melakukan inventarisasi kebutuhan Tim Satgas Publikasi dan Keterbukaan Informasi Publik

ITERA, dan mengadakan pelatihan, workshop dan training kepada anggota Satgas guna meningkatkan pemahaman terkait keterbukaan informasi publik dengan melibatkan stakeholder terkait, diantaranya Komisi Informasi (KI) Provinsi Lampung.

(13)

wajib disediakan akan dicetak dan dibingkai kemudian dipasang di seluruh ruangan. Hal ini untuk mempermudah siapapun yang datang ke ITERA untuk mendapatkan informasi public tanpa harus membuka internet. Tempat yang didesain dengan suasana terbuka ini juga akan dilengkapi perangkat computer yang didesain agar masyarakat bisa mengajukan permohonan.

G. Penutup

ITERA merupakan perguruan tinggi negeri di Provinsi Lampung yang baru berusia enam tahun pada Oktober 2020 mendatang. Usia yang masih sangat muda dibandingkan dengan perguruan tinggi lainnya di Provinsi Lampung apalagi di Indonesia membuat segenap jajaran Sivitas Akademika ITERA terus memacu motivasi dan semangat untuk melakukan yang terbaik, salah satunya pada pelaksanaan amanat UU Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

ITERA sangat berkonsentrasi untuk terus memperbarui daftar informasi publik, agar informasi terbaru dan terkini bisa cepat tersampaikan melalui website resmi ITERA. Segala informasi keuangan, anggaran, laporan kekayaan pejabat, dan lainnya juga terus diupayakan untuk terus diperbarui karena memang tidak ada yang ditutupi, dan masyarakat berhak untuk tahu. Apa yang menjadi kekurangan ITERA pada tahun 2019 lalu akan menjadi bahan pembelajaran dan evaluasi bagi ITERA agar pada tahun 2020 dan tahun-tahun berikutnya ITERA dapat lebih meningkatkan kualitas pelayanan informasi publik, sehingga masyarakat dapat lebih mudah dan lebih cepat untuk mendapatkan informasi tentang ITERA.