1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Seperti diketahui bahwa kegiatan
administrasi akan selalu ada pada perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Baik itu lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegiatan ini akan terlihat sebagai fungsi kantor yang menyediakan jasa informasi baik untuk keperluan internal maupun eksternal kantor.
Informasi sendiri dapat didefinisikan
sebagai hasil dari pengolahan dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan bearti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber informasi adalah data. Data
menyatakan segala hal, peristiwa atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan yang disajikan dasar untuk penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Informasi diperoleh saat data-data mentah diproses dan diolah. Informasi harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain :
a. Informasi harus akurat, sehingga mendukung
pihak manajemen dalam mengambil
keputusan.
b. Informasi harus relevan, ada manfaat bagi
yang membutuhkannya.
c. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak
ada keterlambatan pada saat dibutuhkan.
Kegunaan informasi adalah untuk
mengurangi ketidakpastian didalam proses
pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
Jasa informasi yang tersedia salah satunya antara lain meliputi kegiatan penanganan baik itu surat masuk yang dimulai dari surat diterima
sampai surat ditindaklanjuti sebagai bahan
pertimbangan hingga berkas tersebut menjadi arsip. Demikan juga pada penanganan surat keluar sejak berkas berupa konsep lalu ditangani hingga dikirim.
Pada instansi atau perusahaan terkait yang sering menjadi kendala adalah penanganan surat masuk, sering kali atasan merasa surat yang menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan terselip atau hilang.
Penanganan surat yang baik tentu
diperlukan untuk meningkatkan kinerja instansi dalam bidang Tata Usaha. Pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Babel, Penanganan surat yang dilakukan selama ini masih menggunakan secara manual dengan mencatat di buku agenda. Dalam hal ini, penulis bermaksud untuk melakukan Sistem Informasi Penanganan Surat Pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Bangka
SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA
KANTOR DIT SABHARA POLDA KEP BABEL
ADRI AGUSTIANSYAH
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
email : agustiansyah@yahoo.co.id
Abstrak
Vision Sabhara Police Directorate namely Bangka Belitung Islands kamtibnas achievement of service
excellence, upholding the law and the establishment of a solid security in the province of Bangka
Belitung sertaterjalinnya proactive policing synergy with all the elements and components of
government and society.
Handling good letter certainly necessary to improve agency performance in the field of business tat.
At the office of Directorate of Police Sabhara Kep. Babylon, handling letters still done manually in
the form of diary recording.
To overcome the problems encountered in the above, it is necessary to Mail Management information
systems are computerized and integrated in order to provide precise and accurate information as a
basis for decision making.
Kata kunci :
Belitung dengan tujuan agar proses pengarsipan surat dapat ditangani lebih efektif dan efisiensi 1.2 Tujuan Penelitian
Adapun maksud dan tujuan penulisan sebagai berikut :
a. melakukan rancangan suatu sistem informasi
penanganan surat pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Babel, serta untuk mengetahui bagaimana menampilkan informasi surat tersebut secara efektif dan efisiensi dari sistem yang telah ada.
b. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang
penanganan surat menjadi lebih efektif, cepat, akurat dan efisiensi
c. Adanya suatu sistem yang lebih praktis,
mudah pelaksanaannya serta dapat
dipertanggungjawabkan. 1.3 Batasan Penelitian
Untuk menghindari meluasnya pembahasan laporan ini dari ruang lingkup permasalahan dan tujuan yang akan dicapai, maka perlu diberikan batasan-batasan. Dalam hal ini penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan. Batasan masalahnya meliputi proses pengarsipan surat masuk, surat keluar, surat tugas dan surat keputusan yang ada pada Kantor Dit Sabhara Polda Kep. Bangka
Belitung. Untuk Program aplikasinya
menggunakan VB.Net 2008 dan databasenya menggunakan microsoft acces 2007.
1.4 Metode Penelitian
Metode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini:
a. Pengumpulan Data b. Analisa Sistem c. Perancangan Sistem 2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi Penanganan Surat “Sistem Informasi adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu-kesatuan. (Indrajani 3).
Surat adalah Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa :
1) Pemberitahuan. 2) Pernyataan. 3) Perintah. 4) Permintaan/Permohonan. 5) Laporan. a. Fungsi Surat
1) Sebagai sarana komunikasi.
2) Sebagai alat untuk menyampaikan
pemberitahuan/permintaan atau
permohonan, buah pikiran atau gagasan.
3) Sebagai alat bukti tertulis.
4) Sebagai alat untuk mengingat.
5) Sebagai bukti historis.
6) Sebagai pedoman kerja..
2.2 Analisa dan Perancangan Sistem
Berorientasi Obyek dengan UML
Menurut Munawar (2005:27) mendefinisikan obyek sebagai berikut: Obyek, baik yang konkret maupun konseptual, selalu ada di sekeliling kita. Sebuah obyek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State suatu obyek adalah kondisi obyek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku sebuah obyek mendefinisikan bagaimana sebuah obyek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi.
2.2.1 Unified Modelling Language (UML)
UML adalah sebuah ”bahasa pemodelan”
yang menspesifikasikan, menvisualisasikan,
membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem software.
Menurut Munawar (25) menyatakan, bahwa UML adalah sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerja bersama dari Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson.
2.2.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek
Tools yang digunakan dalam analisa sistem berorientasi obyek dengan UML adalah sebagai berikut:
a) Activity Diagram, teknik untuk
mendiskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. b) Analisa Dokumen Keluaran, analisa mengenai
dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan sistem.
c) Analisa Dokumen Masukan, bagian dari
pengumpulan informasi tentang sistem
berjalan, dengan tujuan untuk memahami prosedur berjalan.
d) Usecase Diagram, deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Diagram usecase menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang lebih menekankan pada “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”.
e) Deskripsi Usecase, digunakan untuk
menjelaskan urutan langkah-langkah yang menerangkan antara pengguna dengan sistem yang mendeskripsikan urutan kejadian, dan menjelaskan secara rinci mengenai usecase diagram.
2.2.3 Perancangan Sistem Berorientasi Obyek
Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai
sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan
rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Alat-alat yang digunakan dalam tahap perancangan sistem adalah sebagai berikut:
1) Entity Relationship Diagram (ERD), sebuah
model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.(Jeffery L. Whitten et al, 2004 : 295)
2) Transformasi ERD ke LRS (Logical Record
Structure), sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER
akan mengikuti pola/aturan pemodelan
tertentu.
3) LRS, (Logical Record Structure), terdiri dari
link-link diantara tipe record. Record adalah
sekumpulan atribut yang mempunyai
hubungan relasi terhadap obyek tertentu. Link ini menunjukkan arah hubungan dari satu record ke record lainnya berdasarkan tingkat cardinality setiap entity. LRS digambarkan dengan kotak persegi panjang dan berisi atribut setiap entity.
4) Tabel/Relasi, sekumpulan record yang sejenis
secara relasi. Relasi menyatakan sebuah tabel dalam basis data. Tabel dihasilkan dari LRS dimana tiap satu LRS akan menjadi satu tabel, dan nama LRS akan menjadi nama tabel.
5) Spesifikasi Basis Data, menurut Indrajani
(2009:2) mendefinisikan basis data sebagai berikut: Basis data merupakan kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi
data tersebut, yang dirancang untuk
memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh
suatu organisasi. Artinya basis data
merupakan tempat penyimpanan data besar yang dapat digunakan oleh banyak pengguna. Menurut Aji Supriyanto (2005:190) mendefinisikan basis data secara konsep sebagai berikut: Basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara tertentu untuk membentuk data baru atau informasi.
6) Rancangan Dokumen Keluaran, berisi
gambaran tentang dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dirancang.
7) Rancangan Dokumen Masukan, berisi
gambaran tentang dokemen masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dirancang.
8) Rancangan Layar Program, berisi semua
rancangan layar yang dibuat beserta format datanya.
9) Sequence Diagram, suatu diagram UML yang
memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar objek dalam urutan waktu. (Jeffery L. Whitten et al,2004:702)
10) Class Diagram, merupakan himpunan dari objek yang sejenis yang mempunyai atribut dan perilaku (method) yang sama. struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain. Class dalam notasi UML digambarkan dengan kotak. 3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini:
3.1 Pengumpulan Data
a. Wawancara
Merupakan metode pengumpulan data yang berupa komunikasi langsung antara penulis
dengan responden bertujuan untuk
mendapatkan masukan serta informasi yang berkaitan dengan penyusunan laporan ini.
b. Observasi
Dalam hal ini penulis langsung melihat atau mengadakan pengamatan ke bagian-bagian yang ada hubungannya dengan sistem penggajian Pegawai sekaligus pengumpulan dokumen-dokumen yang digunakan.
c. Studi Pustaka
Metode pengumpulan data dengan
mempelajari dan mengumpulkan bahan dari buku-buku atau sumber yang berkaitan dengan topic permasalahan.
d. Studi Literatur
Pengumpulan bahan tertulis yang ada
kaitannya dengan masalah yang dihadapi.
3.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek
Kegiatan - kegiatan yang dilakukan pada tahap ini ialah:
a) Menganalisa sistem yang ada, yaitu
mempelajari dan mengetahui apa yang dilakukan oleh sistem yang ada.
b) Menspesifikasikan sistem, yaitu
menspesifikasi masukan yang ada, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan.
Tools yang digunakan antara lain, yaitu:
1) Activity diagram sistem berjalan
2) Use case diagram sistem usulan
3) Deskripsi Use Case
4) Dokumen keluaran
5) Dokumen masukan
3.3 Rancangan Sistem Berorientasi Obyek
Tahap Perancangan sistem adalah
analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program.
Alat-alat yang digunakan pada tahap ini adalah:
a) Entity Ralationship Diagram (ERD)
b) Logical Record Structure (LRS)
c) Table
d) Spesifikasi Basis Data
e) Rancangan masukan
f) Rancangan keluaran
g) Rancangan Dialog Layar
h) Sequence Diagram
i) Class Diagram
4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Proses Bisnis
Proses bisnis yang ada pada Dit Sabhara Polda Kep Babel adalah sebagai berikut:
a. Nota Dinas Masuk
Staff Ur Tu menerima Nota Dinas Masuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Nota Dinas Masuk beserta kertas disposisi kepada Direktur Sabhara. Direktur Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Nota Dinas Masuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi dan isi surat ke dalam laporan Nota Dinas Masuk dan menyerahkan Nota Dinas Masuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Direktur Sabhara.
b. Surat Perintah Masuk
Staff Ur Tu menerima Surat Perintah Masuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Surat Perintah Masuk beserta kertas disposisi kepada Direktur Sabhara. Direktur Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Surat Perintah Masuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi dan isi surat ke dalam laporan Surat Perintah Masuk dan menyerahkan Surat Perintah Masuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Direktur Sabhara.
c. Surat Telegram Masuk
Staff Ur Tu menerima Surat Telegram Masuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Surat Telegram Masuk beserta kertas disposisi kepada Direktur Sabhara. Direktur Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Surat Telegram Masuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi
dan isi surat ke dalam laporan Surat Telegram Masuk dan menyerahkan Surat Telegram Masuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Direktur Sabhara.
d. Surat Biasa Masuk
Staff Ur Tu menerima Surat Biasa Masuk dari Instansi lain kemudian Staff Ur Tu menempelkan kertas disposisi. Selanjutnya Staff Ur Tu menyerahkan Surat Biasa Masuk beserta kertas disposisi kepada Direktur Sabhara. Direktur Sabhara akan mengisi disposisi lalu menyerahkan disposisi dan Surat Biasa Masuk yang telah diisi kepada Staff Ur Tu. Kemudian Staff Ur Tu melakukan pencatatan disposisi dan isi surat ke dalam laporan Surat Biasa Masuk dan menyerahkan Surat Biasa Masuk kepada bagian yang dituju sesuai disposisi yang ditulis oleh Direktur Sabhara.
e. Nota Dinas Keluar
Staff Ur Tu menerima Nota Dinas Keluar yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Nota Dinas Keluar, apabila tidak sesuai dengan keterangan maka Nota Dinas Keluar akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Direktur Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak disetujui Nota Dinas Keluar akan dikembalikan dan apabila disetuui, Direktur Sabhara akan menandatangani Nota Dinas Keluar. Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Isi Nota Dinas Keluar pada laporan Nota Dinas Keluar.
f. Surat Perintah Keluar
Staff Ur Tu menerima Surat Perintah Keluar yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Surat Perintah Keluar, apabila tidak sesuai dengan keterangan maka Surat Perintah Keluar akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Direktur Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak disetujui Surat Perintah Keluar akan dikembalikan dan apabila disetuui, Direktur Sabhara akan
menandatangani Nota Dinas Keluar.
Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Isi Surat Perintah Keluar pada laporan Surat Perintah Keluar.
g. Surat Telegram Keluar
Staff Ur Tu menerima Surat Telegram Keluar yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Surat Telegram Keluar, apabila tidak
sesuai dengan keterangan maka Surat
Telegram Keluar akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Direktur Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak
disetujui Surat Telegram Keluar akan dikembalikan dan apabila disetuui, Direktur Sabhara akan menandatangani Surat Telegram Keluar. Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Isi Surat Telegram Keluar pada laporan Surat Telegram Keluar.
h. Surat Ijin/Cuti Keluar
Staff Ur Tu menerima Nota Dinas Keluar yang dibuat oleh Bagian Dit Sabhara. Staff Ur Tu melakukan pengecekan isi Nota Dinas
Keluar, apabila tidak sesuai dengan
keterangan maka Nota Dinas Keluar akan dikembalikan, dan apabila sesuai Staff Ur Tu akan memeberi paraf dan menyerahkan kepada Direktur Sabhara untuk disetujui. Apabila tidak disetujui Nota Dinas Keluar akan dikembalikan dan apabila disetuui, Direktur Sabhara akan menandatangani Nota Dinas Keluar. Kemudian Staff Ur Tu akan menulis Isi Nota Dinas Keluas pada laporan Nota Dinas Keluar.
4.2 Activity Diagram
Gambar 1. Activity Diagram Nota Dinas Masuk
Gambar 2. Activity Diagram Surat Perintah Masuk
Gambar 3. Activity Diagram Surat Telegram Masuk
Gambar 4. Activity Diagram Surat Biasa Masuk
Gambar 5. Activity Diagram Nota Dinas Keluar
Serahkan Nota Dinas Masuk
Terima Nota Dinas Masuk
Letakkan Lembar Disposisi Pada Nota Dinas masuk
Serahkan Nota Dinas Masuk yang memiliki lembar disposisi
Terima Nota Dinas Masuk dan lembar disposisi yang telah diisi
Lakukan Pencatatan Nota Dinas Masuk Pada Buku Nota Dinas Masuk
Serahkan Nota Dinas Masuk dan lembar disposisi yang telah dicatat
Terima Nota Dinas Masuk yang ada lembar disposisi
Tulis lembar disposisi Nota Dinas Masuk
Terima Nota Dinas Masuk dan lembar disposisi Sub Bagian Direktur Ur TU Instansi Lain Serahkan Surat Perintah Masuk Terima Surat Perintah Masuk
Letakkan Lembar Disposisi Pada Surat Perintah masuk
Serahkan Surat Perintah Masuk yang memiliki lembar disposisi
Terima Surat Perintah Masuk dan lembar disposisi yang telah diisi
Lakukan Pencatatan Surat Perintah Masuk Pada Buku Surat Perintah Masuk
Serahkan Surat Perintah Masuk dan lembar disposisi yang telah dicatat
Terima Surat Perintah Masuk yang ada lembar disposisi
Tulis lembar disposisi Surat Perintah Masuk
Terima Surat Perintah Masuk dan lembar disposisi
Sub Bagian Direktur Ur TU Instansi Lain Serahkan Surat Telegram Masuk Terima Surat Telegram Masuk
Letakkan Lembar Disposisi Pada Surat Telegram masuk
Serahkan Surat Telegram Masuk yang memiliki lembar disposisi
Terima Surat Telegram Masuk dan lembar disposisi yang telah diisi
Lakukan Pencatatan Surat Telegram Masuk Pada Buku Surat Telegram Masuk
Serahkan Surat Telegram Masuk dan lembar disposisi yang telah dicatat
Terima Surat Telegram Masuk yang ada lembar disposisi
Tulis lembar disposisi Surat Telegram Masuk
Terima Surat Telegram Masuk dan lembar disposisi
Sub Bagian Direktur Ur TU Instansi Lain Serahkan Surat Biasa Masuk
Terima Surat Biasa Masuk
Letakkan Lembar Disposisi Pada Surat Biasa masuk
Serahkan Surat Biasa Masuk yang memiliki lembar disposisi
Terima Surat Biasa Masuk dan lembar disposisi yang telah diisi
Lakukan Pencatatan Surat Biasa Masuk Pada Buku Surat Biasa Masuk
Serahkan Surat Biasa Masuk dan lembar disposisi yang telah dicatat
Terima Surat Biasa Masuk yang ada lembar disposisi
Tulis lembar disposisi Surat Biasa Masuk
Terima Surat Biasa Masuk dan lembar disposisi Sub Bagian Direktur Ur TU Instansi Lain Buat Nota Dinas Keluar
Serahkan Nota Dinas Keluar untuk disetujui
Terima Nota Dinas Keluar yang dikembalikan
Terima Nota Dinas Keluar yang disetujui Terima Nota Dinas Keluar yang ditolak
Terima Nota Dinas Keluar
Cek Nota Dinas Keluar dengan Keterangan
Kembalikan Nota Dinas Keluar
[ tidak sesuai ]
Paraf Nota Dina Keluar [ sesuai ]
Serahkan Nota Dinas Keluar yang harus disetujui
Terima Nota Dinas Keluar yang tidak disetujui
Terima Nota dinas Keluar yang disetujui
Lakukan pencatatan Nota Dinas Keluar kedalam buku Nota Dinas Keluar
Serahkan Nota Dinas Keluar yang telah dicatat Kembalikan Nota Dinas Keluar yang tidak disetujui
Terima Nota Dinas Keluar yang harus disetujui
Cek Isi Nota Dinas Keluar
Tandatangan Nota Dinas Keluar [ setuju ]
Kembalikan Nota Dinas Keluar yang ditolak
[ tidak setuju ]
Serahkan Nota Dinas Keluar yang telah disetujui Direktur Ur TU
Gambar 6. Activity Diagram Surat Perintah Keluar
Gambar 7. Activity Diagram Surat Telegram Keluar
Gambar 8. Activity Diagram Surat Ijin/Cuti Keluar
4.3 Sistem Usulan
a. Use Case Diagram
Gambar 9. Use Case Diagram Package Pendataan
Gambar 10. Use Case Diagram Package Surat Masuk dan Disposisi
Buat Surat Perintah Keluar
Serahkan Surat Perintah Keluar untuk disetujui
Terima Surat Perintah Keluar yang dikembalikan
Terima Surat Perintah Keluar yang ditandatangan Terima Surat Perintah Keluar yang ditolak
Terima Surat Perintah Keluar
Cek Surat Perintah Keluar dengan Keterangan Kembalikan surat perintah Keluar [ tidak sesuai ] Paraf Surat Perintah Keluar [ sesuai ]
Serahkan Surat Perintah Keluar yang harus disetujui
Terima Surat Perintah Keluar yang tidak disetujui
Terima Surat Perintah Keluar yang disetujui
Lakukan pencatatan Surat Perintah Keluar kedalam buku Surat Perintah Keluar
Serahkan Surat Perintah Keluar yang telah dicatat Kembalikan Surat Perintah Keluar yang tidak disetujui
Terima Surat Perintah Keluar yang harus disetujui
Cek Isi Surat Perintah Keluar
Tandatangan Surat Perintah Keluar [ setuju ]
Kembalikan Surat Perintah Keluar yang ditolak
[ tidak setuju ]
Serahkan SSurat Perintah Keluar yang telah disetujui Direktur Ur TU
Sub Bagian
Buat Surat Telegram Keluar
Serahkan Surat Telegram Keluar untuk disetujui
Terima Surat Telegram Keluar yang dikembalikan
Terima Surat Telegram Keluar yang ditandatangan Terima Surat Telegram Keluar yang ditolak
Terima Surat Telegram Keluar
Cek Surat Telegram Keluar dengan Keterangan Kembalikan surat Telegram Keluar [ tidak sesuai ] Paraf Surat Telegram Keluar [ sesuai ]
Serahkan Surat Telegram Keluar yang harus disetujui
Terima Surat Telegram Keluar yang tidak disetujui
Terima Surat Telegram Keluar yang disetujui
Lakukan pencatatan Surat Telegram Keluar kedalam buku Surat Perintah Keluar
Serahkan Surat Telegram Keluar yang telah dicatat Kembalikan Surat Telegram Keluar yang tidak disetujui
Terima Surat Telegram Keluar yang harus disetujui
Cek Isi Surat Telegram Keluar
Tandatangan Surat Telegram Keluar Kembalikan Surat Telegram
Keluar yang ditolak
Serahkan Surat Telegram Keluar yang telah disetujui
[ setuju ] [ tidak setuju ] Direktur Ur TU Sub Bagian Buat Surat Ijin/Cuti Keluar
Serahkan Surat ijin/cuti Keluar untuk disetujui
Terima Surat ijin/cuti Keluar yang dikembalikan
Terima Surat ijin/cuti Keluar yang ditandatangan Terima Surat ijin/cuti
Keluar yang ditolak
Terima Surat ijin/cuti Keluar
Cek Surat ijin/cuti Keluar dengan Keterangan Kembalikan surat ijin/cutiKeluar [ tidak sesuai ] Paraf Surat ijin/cutiKeluar [ sesuai ]
Serahkan Surat ijin/cuti Keluar yang harus disetujui
Terima Surat ijin/cuti Keluar yang tidak disetujui
Terima Surat ijin/cuti Keluar yang disetujui
Lakukan pencatatan Surat ijin/cuti Keluar kedalam buku Surat Perintah Keluar
Serahkan Surat ijin/cuti Keluar yang telah dicatat Kembalikan Surat ijin/cuti Keluar yang tidak disetujui
Terima Surat ijin/cuti Keluar yang harus disetujui
Cek Isi Surat ijin/cuti Keluar
Tandatangan Surat ijin/cuti Keluar Kembalikan Surat ijin/cuti
Keluar yang ditolak
Serahkan Surat ijin/cuti Keluar yang telah disetujui [ setuju ]
[ tidak setuju ] Direktur Ur TU
Sub Bagian
Entry Data Instansi Lain
Ur Tu
Entry Data Sub Bagian
Entry Nota Dinas Masuk
Entry Surat Perintah Masuk
Entry Surat Telegram Masuk
Entry Surat Biasa Masuk Ur Tu
Gambar 11. Use Case Diagram Package Surat Keluar
Gambar 12. Use Case Diagram Package Laporan Masuk
Gambar 13. Use Case Diagram Package Laporan Agenda Keluar
b. Rancangan Basis Data
Surat Telegram Masuk Dapat Surat Perintah Masuk NoSPM TglSPM IsiSPM LampSPM NoAgendaSPM KetSPM Nota Dinas Masuk
Surat Biasa Masuk Serah
Instansi Lain Disposisi Tunjuk Sub Bagian
Surat IjinCuti Keluar
Nota Dinas Keluar Surat Perintah Keluar Surat Telegram Keluar Kirim Buat Beri Tulis Terima Punya Buat Aju Cetak Keluar M 1 1 1 1 1 1 1 1 1 M M 1 M 1 1 N M 1 1 1 1 M M M M KdInstansi NmInstansi Alamat Telp NoNDM TglNDM IsiNDM LampNDM NoAgendaNDM KetNDM NoSBM TglSBM IsiSBM LampSBM NoAgendaSBM KetSBM NoSTM TglSTM IsiSTM LampSTM NoAgendaSTM KetSTM KdInstansi NoNDM KdInstansi NoSTM KdInstansi NoSPM KdInstansi NoSBM NoDisposisi NoSPM NoDisposisi NoSPM NoDisposisi NoSPM NoDisposisi NoNDM KdSub NmSub KdSub NoSPK NoDisposisi KdSub KetDisposisi KdSub NoNDK KdSub NoSTK KdSub NoSCK NoSCK TglSCK TujuanSCK IsiSCK LampSCK KetSCK NmPersonil NoSTK TglSTK TujuanSTK IsiSTK LampSTK KetSTK NoSPK TglSPK TujuanSPK IsiSPK LampSPK KetSPK NamaPersonil NoNDK TglNDK TujuanNDK IsiNDK LampNDK KetNDK NoDisposisi TglDisposisi IsiDisposisi
Gambar 14
.
Entity Relationship Diagram (ERD)Surat Telegram Masuk Dapat Surat Perintah Masuk NoSPM TglSPM IsiSPM LampSPM NoAgendaSPM KetSPM Nota Dinas Masuk
Surat Biasa Masuk Serah
Instansi Lain Disposisi Tunjuk Sub Bagian
Surat IjinCuti Keluar
Nota Dinas Keluar Surat Perintah Keluar Surat Telegram Keluar Kirim Buat Beri Tulis Terima Punya Buat Aju Cetak Keluar M 1 1 1 1 1 1 1 1 1 M M 1 M 1 1 N M 1 1 1 1 M M M M KdInstansi NmInstansi Alamat Telp NoNDM TglNDM IsiNDM LampNDM NoAgendaNDM KetNDM NoSBM TglSBM IsiSBM LampSBM NoAgendaSBM KetSBM NoSTM TglSTM IsiSTM LampSTM NoAgendaSTM KetSTM KdInstansi NoNDM KdInstansi NoSTM KdInstansi NoSPM KdInstansi NoSBM NoDisposisi NoSPM NoDisposisi NoSPM NoDisposisi NoSPM NoDisposisi NoNDM KdSub NmSub KdSub NoSPK NoDisposisi KdSub KetDisposisi KdSub NoNDK KdSub NoSTK KdSub NoSCK NoSCK TglSCK TujuanSCK IsiSCK LampSCK KetSCK NmPersonil NoSTK TglSTK TujuanSTK IsiSTK LampSTK KetSTK NoSPK TglSPK TujuanSPK IsiSPK LampSPK KetSPK NamaPersonil NoNDK TglNDK TujuanNDK IsiNDK LampNDK KetNDK NoDisposisi TglDisposisi IsiDisposisi
Gambar 15. Transformasi ERD ke LRS
Instansi Lain KdInstansi NmInstansi Alamat Telp KdInstansi
Surat Biasa Masuk
NoSBM TglSBM IsiSBM LampSBM NoAgendaSBM KetSBM KdInstansi
Surat Telegram Masuk
NoSTM TglSTM IsiSTM LampSTM NoAgendaSTM KetSTM KdInstansi
Surat Perintah Masuk
NoSPM TglSPM IsiSPM LampSPM NoAgendaSPM KetSPM KdInstansi
Nota Dinas Masuk
NoNDM TglNDM IsiNDM LampNDM NoAgendaNDM KetNDM KdInstansi Disposisi NoDisposisi TglDisposisi IsiDisposisi NoNDM NoSPm NoSTM NoSBM Tunjuk NoDisposisi KdSub KetDisposisi Sub Bagian KdSub NmSub
Nota Dinas Keluar Surat Perintah Keluar
Surat Ijin Cuti Keluar
NoSCK TglSCK TujuanSCK IsiSCK LamSCK KetSCK NmPersonil KdSub
Surat Telegram Keluar
NoSTK TglSTK TujuanSTK IsiSTK LamSTK KetSTK KdSub NoSDK TglSDK TujuanSDK IsiSDK LamSDK KetSDK KdSub NoSPK TglSPK TujuanSPK IsiSPK LamSPK KetSPK NamaPersonil KdSub KdInstansi KdInstansi KdInstansi NoNDM NoSPM NoSTM NoSBM NoDisposisi KdSub KdSub KdSub KdSub KdSub
Gambar 16. Logical Record Structre (LRS) Entry Nota Dinas Keluar
Entry Surat Perintah Keluar
Entry Surat Telegram Keluar
Entry Surat IjinCuti Keluar Ur Tu
Cetak Laporan Agenda Nota Dinas Masuk
Cetak Laporan Agenda Surat Perintah Masuk
Cetak Laporan Agenda Surat Telegram Masuk
Cetak Laporan Agenda Surat Biasa Masuk Ur Tu
Cetak Laporan Nota Dinas Keluar
Cetak Laporan Surat Perintah Keluar
Cetak Laporan Surat Telegram Keluar
Cetak Laporan Surat IjinCuti Keluar Ur Tu
c. Class Diagram
Gambar 17. Entity Class Diagram
d. Tampilan Layar
Di bawah ini tampilan layar Sistem Informasi Pengadaan Surat :
Gambar 18. Rancangan Layar Entry Data Instansi Lain
ENTRY DATA SUB BAGIAN ENTRY DATA SUB BAGIAN
ENTRY DATA SUB BAGIAN Data Sub Bagian
Simpan Ubah Hapus Batal Keluar
Kode Sub Bagian <<input>>
Nama Sub Bagian <<input>>
Display Kode Sub Bagian
Display Nama Sub Bagian
Gambar 19. Rancangan Layar Entry Data Sub Bagian
ENTRY NOTA DINAS MASUK ENTRY NOTA DINAS MASUK
ENTRY NOTA DINAS MASUK
Data Instansi Lain
Simpan Batal Keluar
Kode Instansi <<Display>>
Alamat <<Display>> Telepon <<Display>> Display NoNDM Display Tgl NDM Display Isi Display Lampiran
Nama Instansi <<Display>> cari No Nota Dinas <<input>>
Isi Nota Dinas <<input>> Lampiran <<input>> Tanggal <<Sysdate>> Display No Agenda No Agenda <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Instansi
Gambar 20. Rancangan layar Entry Nota Dinas Masuk
ENTRY SURAT PERINTAH MASUK ENTRY SURAT PERINTAH MASUK
ENTRY SURAT PERINTAH MASUK
Data Instansi Lain
Simpan Batal Keluar
Kode Instansi <<Display>>
Alamat <<Display>> Telepon <<Display>> Display No SPM Display Tgl SPM Display Isi Display Lampiran
Nama Instansi <<Display>> cari
No Surat <<input>>
Isi Surat Perintah <<input>>
Lampiran <<input>> Tanggal <<Sysdate>> Display No Agenda No Agenda <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Instansi
Gambar 21. Rancangan Layar Entry Surat Perintah Masuk
ENTRY SURAT TELEGRAM MASUK ENTRY SURAT TELEGRAM MASUK
ENTRY SURAT TELEGRAM MASUK
Data Instansi Lain
Simpan Batal Keluar
Kode Instansi <<Display>>
Alamat <<Display>> Telepon <<Display>> Display NO STM Display Tanggal Display Isi Display Lampiran
Nama Instansi <<Display>>
cari
No Surat <<input>>
Isi Surat Telegram <<input>>
Lampiran <<input>> Tanggal <<Sysdate>> Display No Agenda No Agenda <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Instansi
Gambar 22. Rancangan Layar Entry Surat Telegram Masuk
ENTRY SURAT BIASA MASUK ENTRY SURAT BIASA MASUK
ENTRY SURAT BIASA MASUK
Data Instansi Lain
Simpan Batal Keluar
Kode Instansi <<Display>>
Alamat <<Display>> Telepon <<Display>> Display NoNDM Display Tgl NDM Display Isi Display Lampiran
Nama Instansi <<Display>> cari
No Surat <<input>>
Isi Surat Biasa <<input>>
Lampiran <<input>> Tanggal <<Sysdate>> Display No Agenda No Agenda <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Instansi
Gambar 23. Rancangan Layar Entry Surat Biasa Masuk
ENTRY DATA INSTANSI LAIN ENTRY DATA INSTANSI LAIN
ENTRY DATA INSTANSI LAIN
Kode Instansi <<input>>
Nama Instansi <<input>>
Display Kode Instansi Data Instansi
Simpan Ubah Hapus Batal Keluar
Alamat <<input>> Telepon <<input>> Display Nama Instansi Display Alamat Display Telepon
ENTRY DISPOSISI ENTRY DISPOSISI
ENTRY DISPOSISI Data Surat Masuk
Simpan Batal Keluar
Kode Instansi <<Display>>
No NDM <<input>>
No. SPM <<input>>
Display Kode Sub
Nama Instansi <<Display>>
cari
No Disposisi <<input>>
Isi Disposisi <<input>>
Kode Sub Bagian
<<input>>
Tanggal <<Sysdate>>
Display Nama Sub
Nama Sub Bagian
<<display>> Keterangan <<input>> Display Keterangan cari Tambah NO. STM <<input>> No. SBM <<input>> cari cari cari cari
Gambar 24. Rancangan layar Entry Disposisi
ENTRY NOTA DINAS KELUAR ENTRY NOTA DINAS KELUAR
ENTRY NOTA DINAS KELUAR
Data Sub Bagian
Simpan Batal Keluar
Kode Sub Bagian <<Display>>
Display No NDK Display Tanggal Display Tujuan Display Isi
Nama Bagian <<Display>> cari
No Surat <<input>>
Tujuan <<input>>
Isi Nota Dinas <<input>>
Tanggal <<Sysdate>> Display Lampiran Lampiran <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Sub
Gambar 25. Rancangan Layar Entry Nota Dinas Keluar
ENTRY SURAT PERINTAH KELUAR ENTRY SURAT PERINTAH KELUAR
ENTRY SURAT PERINTAH KELUAR
Data Sub Bagian
Simpan Batal Keluar
Kode Sub Bagian <<Display>>
Display No SPK Display Tanggal Display Tujuan Display Isi
Nama Bagian <<Display>> cari
No Surat <<input>>
Tujuan <<input>>
Isi Surat <<input>>
Tanggal <<Sysdate>> Display Lampiran Lampiran <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Sub
Nama Personil <<Input>>
Display Nama Personil
Gambar 26. Rancangan Layar Surat Perintah Keluar
ENTRY SURAT TELEGRAM KELUAR ENTRY SURAT TELEGRAM KELUAR
ENTRY SURAT TELEGRAM KELUAR
Data Sub Bagian
Simpan Batal Keluar
Kode Sub Bagian <<Display>>
Display No STK Display Tanggal Display Tujuan Display Isi
Nama Bagian <<Display>> cari
No Surat <<input>>
Tujuan <<input>>
Isi Telegram <<input>>
Tanggal <<Sysdate>> Display Lampiran Lampiran <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Sub
Gambar 27. Rancangan Layar Surat Telegram Keluar ENTRY SURAT IJIN CUTI KELUAR
ENTRY SURAT IJIN CUTI KELUAR
SURAT IJIN CUTI KELUAR Data Sub Bagian
Simpan Batal Keluar
Kode Sub Bagian <<Display>>
Display No SCK Display Tanggal Display Tujuan Display Isi
Nama Bagian <<Display>> cari
No Surat <<input>>
Tujuan <<input>>
Isi Surat <<input>>
Tanggal <<Sysdate>> Display Lampiran Lampiran <<input>> Keterangan <<input>> Display Keterangan Display Kode Sub
Nama Personil <<Input>>
Display NamaPersonil
Gambar 28. Rancangan Layar Surat Ijin Cuti Keluar
LAPORAN AGENDA NOTA DINAS MASUK
LAPORAN AGENDA NOTA DINAS MASUK
LAPORAN NOTA DINAS MASUK
CETAK KELUAR
Tanggal Awal <<Sysdate>> Tanggal Akhir
Periode
<<Sysdate>>
Gambar 29. Rancangan Layar Laporan Nota Dinas Masuk
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Setelah mempelajari permasalahan
yang dihadapi dan juga solusi pemecahan
yang diusulkan, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :
a. Komputerisasi pada rancangan Sistem
Informasi Penanganan Surat Pada Dit Sabhara Polda Kepulauan Babel dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan Bagian Ur Tu dalam melaksanakan kegiatan penanganan surat dan menghasilkan informasi yang akurat dan tepat.
b. Sistem yang dibangun secara komputerisasi dan terintegrasi dapat menghasilkan kecepatan dalam proses administrasi, ketepatan dan keakuratan data, serta dapat meminimalisir
kesalahan dalam kegiatan administrasi
pengadaan barang.
c. Perancangan Sistem Informasi
Penanganan Surat Pada Dit Sabhara Polda Kepulauan Babel yang berorentasi
objek (Object Oriented) dapat
menghasilkan sebuah sistem informasi yang lebih baik dan lebih mudah dipahami oleh user (pengguna) dalam
hal struktur perancangannya dan
implementasinya 5.2 Saran
Adapun saran–saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut :
a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan
menggunakan sistem informasi ini, supaya
mereka mengetahui bagaimana cara
menggunakan dan perawatan sistem informasi ini.
b. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang
mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan
perawatan (maintenance) secara rutin.
Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang tebaik untuk menghindari berbagai kesalahan.
c. Secara rutin melakukan back-up data yang ada
minimal satu tahun sekali untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data.
d. Perlu adanya peningkatan infrastruktur
komputer yang digunakan oleh Bagian Ur Tu pada Dit Sabhara Polda Kepulauan Babel agar dapat meningkatkan kinerja sistem.
e. Perlu adanya audit sistem paling tidak setiap 5
tahun sekali pada sistem informasi ini agar dapat memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem ini sehingga kedepannya diharapkan sistem dapat lebih optimal dan mampu memenuhi kebutuhan user.
Daftar Pustaka
Indrajani, Pengantar dan Sistem Basis Data Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2009
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005
Sutanta Edhy, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2011
Sutabri Tata, Analisis Sistem Informasi
Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2012
Wahyudi Bambang, Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database Yogyakarta, CV. Andi Offset, 2008
Widjaya Iwan Kurniawan, Manajemen Proyek Teknologi Informasi Yogyakarta, Graha Ilmu, 2013
