Manual Mutu Institut Teknologi Telkom Purwokerto Jl. DI Panjaitan 128 Purwokerto

(1)

(2)

(3)

Manual Mutu

Institut Teknologi Telkom Purwokerto

Jl. DI Panjaitan 128 Purwokerto

Nomor Dokumen : IT-TEL/DPI/SPM/002 Tanggal Pembuatan : 5 Oktober 2017

Status Revisi : 00 Halaman : 1 dari 25

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ... 2

1.1 Latar Belakang ... 2

1.2 Tujuan dan Sasaran... 3

BAB II VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN IT TELKOM ... 4

2.1 Visi dan Misi ... 4

2.2 Tujuan: ... 4

BAB III LUAS LINGKUP MANUAL SPMI ... 6

3.1 Landasan Yuridis Manual SPMI ... 6

3.2 Fungsi Manual SPMI... 6

3.3 Macam Manual SPMI ... 7

3.4 Definisi Istilah ... 7

BAB IV MANUAL PENETAPAN STANDAR ... 10

BAB V MANUAL PELAKSANAAN STANDAR ... 13

BAB VI MANUAL EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR ... 15

BAB VII MANUAL PENGENDALIAN PELAKSANAAN STANDAR ... 20

(4)

Manual Mutu

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajib dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang-undang No.20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Adapun pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan tinggi telah diatur sesuai Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminan mutu merupakan aspek yang menentukan untuk meningkatkan daya saing perguruan tinggi.

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) bertujuan menjamin pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi terdiri atas: Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang akan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh perguruan tinggi. dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang akan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN PT dan/atau LAM melalui akreditasi sesuai dengan kewenangan masing-masing.

Kewenangan otonom pada Pendidikan Tinggi menuntut prasyarat penerapan Good University Governance (GUG) terlebih dahulu, terutama dalam aspek akuntabilitas dan transparansi. Perbaikan dan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan pendidikan

(5)

Manual Mutu

tinggi.Oleh sebab itu, untuk mewujudkan GUG di IT Telkom Purwokerto, penerapan SPMI merupakan suatu keharusan.

Visi, misi dan tujuan IT Telkom Purwokerto merupakan arah dan landasan untuk mencapai Tri Dharma Pendidikan Tinggi. Oleh karena itu, SPMI mencakup semua kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat beserta sumberdaya yang digunakannya untuk mencapai Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Penerapan SPMI diharapkan dapat secara simultan memberikan jaminan dan keyakinan kepada para pelanggan (customers), dan parapihak yang berkepentingan (stakeholders) bahwa IT Telkom Purwokerto akan secara sistematis, konsisten dan berkesinambungan memberikan yang terbaik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan Tri Dharma Pendidikan Tinggi serta pengelolaan pendidikan tinggi yang diselenggarakannya.

Buku manual mutu dari IT Telkom disusun untuk memberikan arah dan landasan pengembangan kebijakan mutu IT Telkom. Sasaran penyusunan adalah terjadinya peningkatan mutu, efisiensi, efektivitas kinerja, dan budaya mutu di seluruh unit kerja di lingkungan IT Telkom.

1.2 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan Sasaran Manual SPMI adalah sebagai berikut:

1. Memberikan arah serta landasan pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu di seluruh unit kerja di IT Telkom.

2. Sarana untuk mengkomunikasikan kepada seluruh pemangku kepentingan tentang SPMI yang berlaku di IT Telkom.

3. Landasan dan arah dalam menetapkan semua standar dan manual/prosedur dalam SPMI, serta dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu

(6)

Manual Mutu

BAB II

VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN IT TELKOM

2.1 Visi dan Misi

Visi:

Menjadi perguruan tinggi yang unggul dalam pengembangan sains, teknologi dan teknik berbasis teknologi telematika dan membentuk insan yang berkarakter.

Misi:

a. Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan berbasis teknologi telematika yang berkualitas dan pembentukan karakter yang unggul

b. Mengembangkan riset dan menyebarluaskan sains, teknologi, dan teknik yang terkini

c. Menerapkan dan memanfaatkan sains, teknologi, dan teknik bagi kemaslahatan masyarakat

d. Mengembangkan tatakelola berbasis best practices dan menjalin kerjasama yang berkualitas dengan institusi pendidikan, pemerintah, dan dunia industry di dalam dan luar negeri

2.2 Tujuan:

a. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi sebagai landasan meningkatkan kualitas keilmuan untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat;

b. Terlaksananya pengembangan sains, teknologi, dan teknik berkualitas dengan inovasi dan kreasi agar unggul di bidang teknologi telematika;

c. Terlaksananya pengelolaan perguruan tinggi dengan berlandaskan pada penjaminan mutu yang berkesinambungan.

(7)

Manual Mutu

d. Terbentuknya pribadi yang mempunyai keahlian akademik dan /atau keahlian sains, teknologi, dan teknik berbasis teknologi telematika dan terlibat aktif dalam dinamika pembangunan.

(8)

Manual Mutu

BAB III

LUAS LINGKUP MANUAL SPMI

3.1 Landasan Yuridis Manual SPMI

Di bawah ini merupakan landasan yuridis yang digunakan SPMI IT Telkom dalam menetapkan standar:

a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

b. Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

c. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia No. 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

e. Statuta IT Telkom

f. Rencana Induk Pengembangan (RIP) IT Telkom g. Rencana Strategis (Renstra) IT Telkom

h. Rencana Kinerja Manajemen IT Telkom

3.2 Fungsi Manual SPMI

Manual SPMI pada IT Telkom berfungsi sebagai:

a. Panduan bagi para pejabat struktural dan/atau unit khusus SPMI Institusi, maupun dosen dan tenaga kependidikan, dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu

b. Petunjuk bagaimana kriteria, standar, tujuan, atau cita-cita institusi yang ditetapkan dalam berbagai standar dapat dicapai dan ditingkatka secara berkelanjutan.

(9)

Manual Mutu

c. Bukti tertulis bahwa SPMI pada IT Telkom Purwokerto yang bersangkutan memang benar dapat (telah siap) dilaksanakan.

3.3 Macam Manual SPMI

Manual ini berlaku untuk semua standar pada saat standar dirancang, dirumuskan dan ditetapkan. Luas lingkup implementasi adalah pada aspek Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi (pelaksanaan), Pengendalian (pelaksanaan), dan Peningkatan standar mutu perguruan tinggi. Program Penjaminan Mutu IT Telkom Purwokerto dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan untuk menjamin: a) kepuasan pelanggan dan seluruh pemangku kepentingan (stakeholders), b) transparansi, c) efisiensi dan efektivitas, dan d) akuntabilitas pada penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh IT Telkom Purwokerto, seperti diantaranya adalah:

a. Manual Penetapan Standar SPMI b. Manual Pelaksanaan Standar SPMI

c. Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar SPMI d. Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar SPMI. e. Manual Peningkatan Standar SPMI

3.4 Definisi Istilah

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

: Kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

: Kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan Sistem Penjaminan Mutu : Kegiatan penilaian melalui akreditasi untuk

(10)

Manual Mutu

Eksternal (SPME) menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian mutu Program Studi dan Perguruan Tinggi Pangkalan Data Pendidikan

Tinggi

: Kumpulan data penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional

Standar Nasional Pendidikan Tinggi

: Satuan standar yang meliputi Standar Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat

Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi

: sejumlah standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT)

: Badan yang dibentuk oleh Pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan akreditasi perguruan tinggi secara mandiri

Kebijakan SPMI : Dokumen tertulis yang berisi garis besar penjelasan tentang bagaimana SPMI di PT ditetapkan, dilaksanakan/ dipenuhi, dievaluasi, dikendalikan dan dikembangkan/ditingkatkan dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan sehingga budaya mutu dapat tercapai

Manual SPMI : Dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai panduan bagaimana penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, evaluasi, pengendalian dan pengembangan/peningkatan standar SPMI diimplementasikan

Standar SPMI : Dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi, mengenai sesuatu yang

(11)

Manual Mutu

harus dicapai/dipenuhi

Audit SPMI : Kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal Perguruan Tinggi untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai/dipenuhi oleh setiap unit

(12)

Manual Mutu

BAB IV

MANUAL PENETAPAN STANDAR

Dokumen standar SPMI IT Telkom terdiri dari Standar Pendidikan Tinggi terdiri dari Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Menristekdikti (24 standar) dan Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh IT Telkom dengan nomor dokumen IT-TEL/DPI/SPM/003 terdapat 2 standar. Penyusunan tiap standar perlu mengikuti suatu mekanisme penetapan dan pemenuhan standar yang bersifat khusus sesuai jenis standar. Adapun pada Bab ini membahas mengenai tujuan, luas lingkup, langkah-langkah, dan kualifikasi pejabat/petugas yang melaksanakan penetapan standar SPMI.

4.1 Tujuan manual penetapan SPMI

Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar

4.2 Luas Lingkup Manual Penetapan Standar SPMI Manual ini berlaku:

a. Ketika sebuah standar pertama kali akan dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan;

b. Untuk semua standar

4.3 Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI

a. Visi, misi, dan tujuan IT Telkom Purwokerto menjadi acuan dalam

perumusan dengan mempertimbangkan segala kondisi dan kemampuan unit kerja.

(13)

Manual Mutu

b. Standar mutu disusun oleh seluruh unit kerja di IT Telkom yang berjenjang seperti tingkat institusi, fakultas, program studi, lab, dan unit pendukung lainnya sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. c. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perundang-undangan

terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, hasil benchmarking, dan atau hasil studi pelacakan (tracer study).

d. Terdapat keterkaitan antara standar yang disusun oleh masing-masing unit agar tidak terjadi pertentangan antar standar yang disusun

e. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi diri terkait dengan standar yang akan disusun dan ditetapkan.

f. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun beranggota antara lain unsur pemimpin unit kerja, unsur dosen, tenaga kependidikan. Jika diperlukan, tim juga dapat menyertakan stakeholders eksternal, yang disetujui oleh pemimpin unit kerja penyusun standar. g. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang

lingkup, jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya.

h. Sebelum ditetapkan, standar perlu disosialisasikan untuk mendapat umpan balik dan diuji peluang implementabilitasnya sehingga benar-benar dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi SPM.

i. Standar mutu perlu disahkan oleh pemimpin unit kerja dan pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya, kecuali standar pada tingkat universitas dan fakultas.

j. Standar pada tingkat Fakultas disahkan oleh pemimpin fakultas setelah mendapat persetujuan Senat Fakultas.

(14)

Manual Mutu

l. Setelah disahkan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara terbuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

m. Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree) yang berarti:

 Audience: menyebutkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa yang bertanggungjawab/ditugasi dalam pencapaian standar tersebut

 Behaviour: menjelaskan kondisi/keadaan, tindakan, perilaku yang EHUVLIDW‡VKRXOGEH·\DQJKDUXVVHODOXGDSDWGLXNXU

 Competence: menjelaskan target/sasaran/tugas/materi/objekdalam perilaku (behaviour) yang telah dirumuskan

 Degree: menetapkan waktu/periode yang harus dicapai untuk mencapai atau melakukan tindakan/perilaku pada standar tersebut. Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah subjek, B berada pada predikat, C menempati posisi objek dan D adalah keterangan.

4.4 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Penetapan Standar SPMI Tim SPM IT Telkom Purwokerto sebagai perancang dan koordinator, dengan melibatkan top management dan semua unit, serta para dosen dengan tugas, kewenangan dan bidang keahliannya masing-masing.

(15)

Manual Mutu

BAB V

MANUAL PELAKSANAAN STANDAR

Pada Bab ini membahas mengenai tujuan, luas lingkup, langkah-langkah, dan kualifikasi pejabat/petugas yang melaksanakan standar SPMI.

5.1 Tujuan Manual Pelaksanaan Standar SPMI

Untuk melaksanakan standar atau memenuhi setiap standar yang sudah ditetapkan

5.2 Luas Lingkup Pelaksanaan Standar SPMI Manual ini berlaku:

a. Ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja pada semua aras b. Untuk semua standar

5.3 Langkah-langkah Pelaksanaan Standar SPMI

Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut.

a. Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar mampu menjalankan fungsi dan tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar yang telah ditetapkan.

b. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya.

c. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu pada pencapain standar-standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit kerjanya.

(16)

Manual Mutu

d. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit kerja perlu memastikan efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar kinerja dan standar mutu yang ditetapkan.

e. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti secara sistematis untuk mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan.

f. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan secara efektif, efisien dan sistematis.

5.4 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Standar SPMI Pihak yang harus melaksanakan standar adalah:

a. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, dan/atau b. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang

bersangkutan, dan/atau

c. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan.

(17)

Manual Mutu

BAB VI

MANUAL EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR

Pada Bab ini membahas mengenai tujuan, luas lingkup, langkah-langkah, dan kualifikasi pejabat/petugas yang melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar SPMI. Evaluasi pelaksanaan dilakukan untuk mengevaluasi arah SPMI. Evaluasi terhadap kebijakan SPMI harus dilaksanakan secara keseluruhan, satu tahun sekali. Sementara itu, evaluasi implementasi SPMI dilakukan tiap semester atau dalam bentuk dan kurun waktu yang telah disepakati. Evaluasi kesesuaian mutu, baik standar maupun prosedur, dilakukan melalui pelaksanaan audit mutu dan Evaluasi Diri untuk mengukur gap mutu.

6.1 Tujuan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI

Untuk pedoman bagi para pelaksana standar SPMI untuk melakukan: 1. Pemantuan atau monitoring

2. Penilaian atau evaluasi terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pelaksanaan isi dari setiap standar dalam SPMI

1. Ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja pada semua aras 2. Untuk semua standar

6.3 Langkah-langkah Pelaksanaan Standar SPMI

Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI dilakukan baik dengan cara Monitoring dan Evaluasi, maupun dengan cara Audit Mutu Internal. Evaluasi Pelaksanaan

(18)

Manual Mutu

Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut:

a. Kebijakan SPMI, merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar tentang arah dan sasaran mutu dalam Kebijakan SPMI. Kebijakan SPMI dipengaruhi oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan visi, misi serta pencapaian Renstra IT Telkom Purwokerto.

b. Manual Mutu, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan prosedur pelaksanaan pada tingkat universitas, fakultas, jurusan/bagian dan program studi, termasuk di dalamnya adalah pejabat/personalia untuk melaksanakan prosedur tersebut.

c. Standar SPMI, berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau dinilai, dan merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu, baik akademik maupun manajemen, yang ditetapkan merupakan acuan target dalam penyelenggaraan prosesproses dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik dan manajemen. Standar mutu bukan merupakan upaya untuk menyeragamkan keluaran/output. Keberadaan standar mutu lebih diharapkan menjadi dorongan untuk meraih kinerja (performance) terbaik dari tiap individu, unit kerja secara keseluruhan.

d. Pemantauan dan Audit Mutu Internal, meliputi audit kepatuhan yang secara internal dilakukan oleh tingkat institusi dan tingkat fakultas untuk unit-unit di bawahnya dilakukan oleh unit tingkat di atasnya ataupun unit terkait.

e. Evaluasi Diri, dilakukan oleh unit pelaksana akademik (fakultas dan program studi).

f. Rumusan Koreksi atau Rekomendasi Tindakan Perbaikan, didasarkan pada temuan hasil kegiatan monitoring dan Audit Mutu Internal.

g. Implementasi program dan kegiatan untuk Peningkatan Mutu Berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) di semua jenjang unit pelaksanaan akademik.

(19)

Manual Mutu

f. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan

g. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI h. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen, seperti

prosedur kerja dan formulir (borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan

i. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai

j. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan dari isi standar

k. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif

l. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk melihat apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai dengan isi standar;

m. Melakukan pembuatan laporan dan hasil evaluasi secara tertulis secara periodik tentang hal-hal yang menyangkut pengendalian standar kepada SPM IT Telkom Purwokerto.

Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya dicapai melalui pelaksanaan audit mutu internal. Audit mutu internal harus dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di IT Telkom Purwokerto berjalan sesuai dengan rencana, dengan prosedur yang benar, dan mengarah pada pencapaian standar yang telah ditentukan. Mekanisme audit internal yang perlu diperhatikan dalam rangka implementasi SPM adalah sebagai berikut.

(20)

Manual Mutu

a. Melakukan Audit Mutu Internal terhadap dokumen SPMI dengan mengacu pada Prosedur Audit Mutu Internal dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan secara berkala minimal 1 tahun sekali.

b. Mengkomunikasikan jadwal kegiatan audit internal kepada unit kerja sebagai Auditee

c. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara komprehensif

d. Cakupan Audit Mutu Internal ditetapkan berdasarkan hasil audit sebelumnya dan hasil evaluasi diri, atau atas keperluan tertentu

e. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi untuk mendapatkan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit Mutu Internal dengan Auditee.

f. Membuat laporan kepada Satuan Penjaminan Mutu untuk diteruskan kepada pimpinan institusi disertai dengan tindakan koreksi dan rekomendasi

g. Hanya personal yang telah mendapat kewenangan audit yang dapat melakukan audit atas koordinasi SPM Institusi

h. Kewenangan ini dinyatakan dalam bentuk Sertifikat Auditor yang diterbitkan oleh Rektor IT Telkom Purwokerto.

i. Hasil dan rekomendasi audit mutu internal harus ditindaklanjuti oleh pemimpin unit kerja dan tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya.

j. Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pemimpin unit kerja yang diaudit serta pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya.

k. Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu harus diuraikan pada Standar Prosedur Operasional Audit Mutu Internal.

n. Hasil audit mutu internal dapat berupa:

(21)

Manual Mutu

 Pelaksanaan standar melampaui standar dikti yang telah ditetapkan

 Pelaksanaan standar belum mencapai standar dikti yang telah ditetapkan

 Pelaksanaan standar menyimpang standar dikti yang telah ditetapkan o. Hasil audit mutu internal yang didapat, selanjutnya IT Telkom Purwokerto

harus melakukan tindakan pengendalian (pelaksanaan) standar SPMI

6.4 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Standar SPMI Pihak yang harus melaksanakan standar adalah:

(22)

Manual Mutu

BAB VII

MANUAL PENGENDALIAN PELAKSANAAN

STANDAR

Pada Bab ini membahas mengenai tujuan, luas lingkup, langkah-langkah, dan kualifikasi pejabat/petugas yang melaksanakan pengendalian terhadap hasil evaluasi dari pelaksanaan standar SPMI.

Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMI yang telah ditetapkan sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi.

Pengendalian standar dilaksanakan dengan prinsip umum yaitu untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di IT Telkom Purwokerto berpedoman pada pencapaian standar dan dengan mengikuti prosedur yang disepakati.Perubahan standar hanya dapat dilakukan melalui mekanisme yang telah ditetapkan dalam Penyusunan dan Penetapan Standar.Kemudian, untuk mengendalikan standar, semua unit yang ada di lingkungan IT Telkom Purwokerto perlu menetapkan secara sah standar-standar yang diberlakukan. Dalam Pelaksanaan Standar, tahap pemantauan dan evaluasi penerapan standar merupakan tahap penting yang menjadi bagian dari aspek Pengendalian Standar.Selain memantau dan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar,

(23)

Manual Mutu

pemimpin unit dapat menggunakan hasil pemantauan dan evaluasi tersebut untuk mengendalikan standar yang telah ditetapkan.

7.3 Tahap ini mencakup tiga hal yaitu: a) pemantauan, evaluasi pelaksanaan dan pengukuran ketercapaian standar; b) upaya perbaikan, serta c) pengembangan dan peningkatan standar.

a. Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai

b. Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar (akar masalah), atau bila isi standar gagal dicapai

c. Melakukan rapat koordinasi dengan berbagai pihak untuk menentukan rencana tindakan korektif terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan standar pada standar yang menjadi tanggung jawabnya

d. Menuliskan rencana tindakan korektif terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan standar untuk standar yang menjadi tanggung jawabnya e. Melakukan tindakan korektif untuk memperbaiki pelaksanaan standar yang

relevan, pabila hasil evaluasi diri dan hasil audit internal memperlihatkan ada temuan negatif seperti kelemahan, kesalahan, ketidakpatuhan terhadap asas dan prosedur baku, penyimpangan, dan sejenisnya

f. Catat dan rekam semua tindakan korektif yang diambil

g. Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif terhadap standar, misal: apakah kemudian pelaksanaan standar sesuai dengan isi standar

h. Buat laporan secara tertulis secara periodik dan melaporkan kepada Pimpinan,

b. disertai saran dan rekomendasi

(24)

Manual Mutu

(25)

Manual Mutu

BAB VIII

MANUAL PENINGKATAN STANDAR

Pada Bab ini membahas mengenai tujuan, luas lingkup, langkah-langkah, dan kualifikasi pejabat/petugas yang melaksanakan peningkatan pelaksanaan standar SPMI.

Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar.

8.3 Langkah-langkah Pelaksanaan Standar SPMI a. Pelajari laporan hasil pengendalian standar

b. Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen c. Evaluasi isi standar

d. Lakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru

e. Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar

Implementasi penjaminan mutu dilakukan secara siklus dengan tahap: a) penetapan Manual Mutu, b) penetapan Standar Mutu, c) pemantauan dan audit mutu internal, d)

(26)

Manual Mutu

pelaksanaan Evaluasi Diri secara sistematis dan berkala, e) penyusunan Rekomendasi Tindakan Perbaikan (Rumusan Koreksi), dan f) pelaksanaan program dan kegiatan untuk peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Pencapaian Standar Mutu yang telah ditetapkan melalui penerapan SPMI didasarkan pada dua prinsip utama: peningkatan/perbaikan proses yang berkesinambungan (continuous improvement) dan peningkatan standar mutu yang berkelanjutan (sustainable quality). Penerapan prinsip continuous improvement melalui mekanisme PPEPP, sedangkan prinsip sustainable quality dilaksanakan melalui mekanisme siklus Kendali Mutu. Penerapan PPEPP secara konsisten akan mewujudkan Kaizen (perbaikan terus-menerus) pada mutu pendidikan tinggi. Konsep peningkatan mutu secara berkelanjutan dilaksanakan melalui siklus PPEPP yang berulangkali dan juga berkelanjutan.

8.4 Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan peningkatan Standar SPMI Pihak yang harus meningkatkan/ mengembangkan standar adalah:

Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, bekerja sama dengan Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan dan dosen.

(27)

Manual Mutu

DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Undang-undangRepublik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi