14 BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Kerja magang di PT Catur Mitra Sejati Sentosa dilakukan di bagian IT Infrastructure di bawah kendali divisi IT dan dibimbing oleh Bapak Halim Kurniawan selaku Asistant manager dan Bapak Richard sebagai staff IT senior. Kerja magang sebagai User Interface Designer & Analyst dalam proyek pembuatan tampilan situs portal Attendance Management . Attendance Management adalah sebuah portal yang ditujukan untuk para karyawan dari PT Catur Mitra Sejati Sentosa. Sebagai User Interface designer & Analyst, diminta untuk membuat rancangan User Interface tampilan antar muka untuk sebuah portal aplikasi berbasis website. Selain rancangan antar muka juga diharuskan membuat flowchart dan use case untuk aplikasi tersebut. Saat belajar mengenali setiap masalah terkait IT disetiap store mitra10 wilayah Jabotabek, dibimbing juga oleh Bapak Richard Anthony.
3.2 Uraian Kerja Magang
Dalam proses kegiatan magang terdapat alur pekerjaan magang yang dilakukan proses-proses tersebut adalah sebagai berikut:
Pertama pekerjaan diberikan oleh Bapak Halim Kurniawan selaku Assistant manager dan diawasi langsung oleh Bapak Richard selaku Staff IT senior memberikan project tentang pembuatan portal attendance management. Project ini
15 dilakukan secara individual dan hasilnya akan dipakai oleh setiap karyawan dari PT Catur Mitra Sejati Sentosa.
Dalam melakukan kegiatan magang perang yang dikejarkan alah sebagai seorang Interface Designer & Analyst yang merupakan prioritas pekerjaan utama selama melakukan proses kerja proses magang. Perancangan User Interface dikerjakan dengan didukung menggunakan tools yaitu Axure RP9 Professional Edition dan dalam perancangan membuat Unified Modeling Language dengan Microsoft Visio. Selama melakukan proses program kerja magang hasil yang dibuat adalah tampilan antar muka situs portal Attendance Management dengan pengerjaan dikantor PT Catur Mitra Sejati Sentosa dan dapat dikerjakan dirumah.
Berikut ini adalah penjabaran dari hasil kerja perancangan mockup portal Attendance Management yang dirujukkan pada tabel 3.1
Tabel 3. 1. Timeline uraian kerja magang Minggu
ke
Kegiatan Yang Dilakukan Tanggal Mulai Dan Tanggal Selesai 1 a. Pengenalan pada lingkungan perusahaan 25 Februari 2021-
b. Mempelajari proses bisnis perushaan 3 Maret 2021 c. Mengikuti meeting dengan divisi TI
2 a. Mempelajari sistem absensi karyawan 3 Maret 2021- b. Membuat flowchart untuk sistem absesnsi. 10 Maret 2021 c. Mengkuti meeting dengan divisi TI terkait
pembuatan sistem Attendance Management
3 a. Membuat Usecase Diagram dalam perusahaan 10 Maret 2021- b. Penyelesaian setiap masalah IT disetiap store
Mitra 10 wilayah Jabodetabek
16 Tabel 3.1. Timeline uraian kerja magang (Lanjutan)
4 a. Melakukan perancangan awal Uuser Interface dari Attendance Management System
b. Melakukan input data perusahaan c. Melakukan meeting dengan divisi TI
10 Maret 2021 – 20 Maret 2021
5 a. Follow up ke pembimbing lapangan untuk perancangan awal yang sudah di lakukan minggu sebelumnya
b. Melakukan input data perusahaan c. Melakukan meeting dengan divisi TI
20 Maret 2021 – 24 Maret 2021
6 a. Membantu pengecekan sistem database perusahaan
b. Follow up ke pembimbing lapangan untuk perancangan User Interface dari Attendance Managemetn System
c. Melakukan meeting dengan divisi TI
24 Maret 2021 – 26 Maret 2021
7 a. Melakukan pengecekan akhir dari perancangan user interface dari Attendance Management System
b. Melakukan input data perusahaan c. Melakukan meeting dengan divisi TI
26 Maret 2021-
3 April 2021 8 a. Melakukan testing review untuk User
interface dari Attendance Management System b. Melakukan input data perusahaan
c. Melakukan meeting dengan divisi TI
a. Melakukan testing review untuk user interface dari Attendance Management System
b. Memperbaiki jaringan CCTV di store PIK
5 April 2021 –
8 April 2021
9 a. Melakukan pengetesan aplikasi dengan semua karyawan perushaan sebelum diberikan ke pihak ke 3
b. Visit store terkait jaringan Wifi yang bermasalah di store Cibarusah (Karawang)
9 April 2021
Dalam tabel 3.1 menjelaskan tentang uraian informasi timeline dalam kegiatan kerja magang yang dilakukan di PT Catur Mitra Sejati Sentosa yang berdurasi hingga 9 minggu dikarenakan terdapat proyek yang harus diselesaikan sehingga melebihi batas magang yang ditentukan.
17 3.2.1 Mempelajari Proses dan Cara Kerja Attendance Management Karyawan adalah salah satu asset terbesar dari perusahaan, ketidakhadiran karyawan sangat dapat dampak pengaruh yang sangat signifikan untuk setiap tingkat pertumbuhan produktivitas karyawan, laporan perusahaan, dan yang berujung pada akhirnya dapat mempengaruhi laju penghasilan profit perusahaan. Oleh karena itu, PT Catur Mitra Sejati Sentosa merancang situs portal attendance management yang mana dalam konteks kegiatan kerja magang sebagai Sebagai User Interface designer membuat tampilan antarmuka situs portal attendance Management yang tersambung ke server/back end kantor untuk bisa mendapatkan dan mengendalikan informasi secara real time, sehingga atasan mengerti persis apa yang terjadi di perusahaan dalam konteks ini adalah attendance dari karyawan.
Attendane Management akan tidak terlalu berguna jika hal yang ingin diketahui oleh atasan hanya jam masuk dan jam keluar karyawan melainkan banyak fitur yang harus diberikan seperti mengetahui permohonan cuti, serta kunjungan, dan fitur lainnya yang terdapat didalam proyek kegiatan kerja magang. Setiap perusahaan memanfaatkan informasi tersebut untuk mengenali trend yang lebih baik yang terjadi didalam perusahaan dan mengetahui kegiatan yang dilakukan setiap karyawan dalam produktivitasnya. Dari laporan yang didapat, bisa digunakan untuk memonitor data absensi karyawan.
18 3.2.2 Membuat Flow Chart
Berikut flow chart Attendance Management berbasis portal website:
Gambar 3.1 Flowchart Masuk input database
Pada gambar 3.1 menunjukkan flowchart input database yaitu proses sistem dimana setiap karyawan yang terdapat diperusahaan datang ke kantor untuk melakukan tapping finger print, sehingga proses yang terjadi jika fingerprint yang tidak terbaca maka staff harus mengulang lagi
19 sampai data fingerprint karyawan terbaca, lalu data masuk ke dalam database ataupun cara lain yang dapat dilakukan dengan memasukkan data username dan password yang dimiliki karyawan untuk memasukin situs portal Attendance Manager perusahaan.
20 Pada Gambar 3.2 menunjukkan flowchart menambahkan user baru oleh admin. Admin login melalui portal dan memilih manajemen akun lalu memasukan username, email, dan password dan data lain mengenai karyawan yang diperlukan jika username/email sudah ada maka harus mencari username dan email yang lain, apabila tidak ada maka registrasi yang dilakukan tidak akan sukses.
Gambar 3.3 Form Absensi Pengecekan Attendance Report
Pada Gambar 3.3 menunjukkan flowchart atau alur untuk memunculkan riwayat absensi staff oleh admin. Admin/atasan login ke dalam portal pada dashboard pilih atau dengan meng-klik button Absensi Pegawai ataupun didalam halaman terdapat navigasi berupa menu hamburger, setelah itu muncul indeks yang dapat diinput yaitu NIK, Nama,
21 dan Divisi. Ketika sudah mengetikkan data yang diperlukan maka hasil yang diberikan merupakan Report akan ditampilkan sesuai dengan indeks yang sudah dimasukkan.
Gambar 3.4 Pengecekan Permintaan Cuti (Admin)
Pada Gambar 3.4 menunjukkan flowchart atau alur pengecekan permohonan cuti. Admin login pada tampilan dashboard pada halaman admin selanjutnya pilih button Request List atau dapat melakukannya dengan mengklik tombol menu hamburger pada halaman yang memudahkan juga ketika ingin berpindah halaman setelah dipilih menu
22 request list lalu akan masuk ke halaman Request List dan menampilkan List Karyawan yang mengajukan permohonan cuti. Jika pengajuan cuti diterima maka akan muncul accepted, jika ditolak akan muncul rejected pada halaman.
23 Pada gambar 3.5 menunjukkan flowchart menampilkan untuk laporan absen yang dilakukan karyawan melalui halaman Admin/atasan selanjutnya untuk melakukannya hal pertama adalah login lalu dalam tampilan dashboard pilih laporan absen yang dapat dilakukan juga melalui menu navigasi hamburger dengan memilih Laporan Absen selanjunta pada halaman Laporan Absen terdapat NIK dan periode bulan yang ingin ditampilkan, report akan ditampilkan pada halaman berbentuk tabel.
3.2.3 Membuat Use Case
24 Pada gambar 3.6 menunjukkan use case attendance management pada portal ini terdapat dua actor yang berperan dalam mengendalikan atau berperan dalam menggunakan situs portal attendance manager yaitu admin / atasan dan user / Staff. Peran admin adalah membuat account, melihat report, mengakses form cuti, dan analisa. Sedangkan peran User mengakses form cuti dan melihat absensi yang menyangkut kebutuhan karyawan dalam mengakses situs portal Attendance Manager.
3.2.4 Perancangan User Interface Attendance Management
Perancangan dalam kegiatan magang ini yaitu merancang tampilan antarmuka atau User Interface yang dilakukan dengan menggunakan tools Axure RP 9 Professional Edition. Berikut adalah user interface Attendance Manager berbasis situs website portal.
25 Pada gambar 3.7 merupakan halaman login yang didesain dengan sederhana menggunakan kategori warna yang disesuaikan dengan warna tema mitra 10 yang mengandung warna Biru, Merah, Putih, Kuning, Ungu hal tersebut dilakukan agar dimaksudkan untuk tetap mempertahankan ciri khas dari Mitra 10. Halaman Login tersebut dibuat secara sederhana dimaksudkan supaya dalam penggunaan-nya yang dilakukan secara daily use tidak menyebabkan keletihan dan user-friendly atau mudah dimengerti serta untuk mengusung konsep familiarization.
Gambar 3.8 Halaman Login dengan Dropdown Menu
Pada gambar 3.7 menunjukkan halaman awal dari Attendance Manager terlihat seperti gambar 3.7. Terdapat textfield box untuk memasukkan username dan password karyawan perusahaan, setelah diisi tekan tombol
26 login untuk masuk yang nantinya akan masuk ke halaman landing page / dashboard. Sedangkan pada gambar 3.8 merupakan halaman login yang dilengkapi dengan button berupa dropdown menu yang berisi juga textfield box untuk mengisi username dan password yang juga nantinya akan masuk ke halaman landing page/dashboard.
Gambar 3.9 Halaman Home user/staff Berhasil Tapping atau Login
Pada gambar 3.9 menunjukkan halaman home screen pada staff terdapat 3 tiles yaitu Absensi Pegawai untuk mengecek absensi pegawai tersebut di setiap bulannya, Form Cuti untuk pengajuan cuti oleh pegawai yang bisa diminta seminggu sebelumya, dan Kunjungan pegawai yang bisa diakses 2 hari sebelumnya untuk keperluan teknisi langsung ke client atau supplier yang akan diperiksa tanpa harus datang terlebih dahulu ke kantor
27 untuk absen. Terdapat juga keterangan absensi pegawai setelah tapping menggunakan fingerprint apabila dikantor.
Gambar 3.10 Halaman Home user/staff Gagal Tapping
Pada Gambar 3.10 menunjukkan tampilan apabila karyawan tersebut belum berhasil tapping dengan finger print maka keterangan pada pojok kiri bawah menunjukkan bahwa pegawai tersebut belum absen maka harus mengulang kembali tapping pada finger print. Terdapat juga menu hamburger sebagai navigasi untuk mempermudah proses dalam berpindah halaman yang diinginkan pengguna seperti pada gambar 3.11
28 Gambar 3.11 Menu Hamburger pada halaman User/Staff
29 Pada gambar 3.12 menunjukkan tampilan absensi pegawai untuk staff yang menampilkan NIK, nama, dan divisi secara otomatis, sesuai dengan username yang dibuat pertama kali atau diinput dalam proses login. Terdapat kolom keterangan yang menampilkan presentase kehadiran, waktu datang, waktu pulang, total jam kerja, dan total sisa cuti. Kolom kode keterangan menampilkan informasi apabila pegawai alpha, ijin, atau sakit. Pada halaman ini user dapat berpindah halaman juga dengan menggunakan menu hamburger sebagai navigasi antar halaman.
Gambar 3.8 Halaman Form Cuti User
Pada Gambar 3.13 menunjukkan halaman form cuti digunakan oleh karyawan untuk pengajuan permohonan cuti , pada halaman Form cuti pegawai menampilkan informasi mengenai user yang sedang login saat itu yang berisi informasi sisa cuti yang dapat diambil dari karayawan tersebut,
30 tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa, dan alasan deskripsi mengapa cuti, lalu klik submit jika menginginkan pengajuan permohonan cuti. Dalam Halaman ini juga terdapat tombol home jika ingin kembali ke halaman dashboard serta dapat juga melakukannya dengan menu hamburger jika ingin lebih cepat berpindah ke halaman yang lain.
Gambar 3.14 Halaman Form Kunjungan Pegawai User
Pada gambar 3.14 menunjukkan halaman form kunjungan user jika memilih tombol kunjungan pegawai pada dashboard ataupun dapat diakses menggunakan menu hamburger. Form kunjungan pegawai ini merupakan yang digunakan untuk karayawan atau teknisi apabila ingin keluar kantor untuk langsung ke client atau merchant Supplier tanpa harus datang ke kantor untuk absen menggunakan tapping finger print, yang sering menggunakan form ini adalah bagian lapangan atau operational serta manajerial yang membutuhkan kecepatan dalam hal pelaporan kegiatan
31 yang dilakukan. Halaman yang ditampilkan Tanggal Kunjungan, dan Deskripsi tujuan dari kunjungan yang dilakukan bersangkutan.
Gambar 3.15 Halaman Home untuk Admin dan Atasan
Pada gambar 3.15 menunjukkan tampilan utama (dashboard) portal Attendance Manager yang hanya dapat diakses oleh admin / atasan dengan keterangan berhasil tapping fingerprint pada bagian pojok kiri bawah dan mempunyai 4 pilihan, yaitu:
1. Manajemen Akun 2. Request List 3. Laporan Absensi 4. Absensi Pegawai
32 Gambar 3.9 Halaman Home Admin dan Atasan Gagal Tapping
Pada gambar 3.14 menunjukkan tampilan utama portal Attendance Management yang hanya dapat diakses oleh admin / atasan dengan keterangan gagal tapping fingerprint, maka harus menggulang kembali tapping dengan menggunakan fingerprint. Terdapat juga menu hamburger yang bertujuan sebagai navigasi yang akan memudahkan pengguna pada halaman admin ataupun atasan seperti yang dirujukkan pada gambar 3.15
33 Gambar 3.15 Menu Hamburger pada halaman Admin/Atasan
Gambar 3.10 Halaman Absensi Pegawai Untuk Admin dan Atasan
Pada Gambar 3.16 menunjukkan halaman informasi yang menampilkan laporan absensi untuk admin atau atasan sama seperti yang
34 diakses oleh staff lainnya, tetapi hanya bisa diakses oleh atasan atau admin tersebut.
Gambar 3.11 Halaman Manajemen Akun
Pada gambar 3.17 menunjukkan halaman Manajemen Akun yang berfungsi untuk membuat user baru, untuk staff atau atasan atau admin, dan dapat menghapus daftar karyawan yang sudah tidak menjadi karayawan lagi, karena jika ada karyawan yang keluar dari perusahaan akun tersebut harus dihapus. Ada 6 bagian yang harus diisi untuk membuat akun baru yaitu NIK, Username, Divisi, Password, Konfirmasi Password, Role. Pada bagian bawah dashboard terdapat User Login details yang menampilkan Username, Role, Divisi, Login.
35 Gambar 3.12 Halaman Request List
Pada gambar 3.18 menunjukkan halaman request list yang dapat dipilih melalui menu request list pada dashboard ataupun menu hamburger untuk melakukannya serta dapat berpindah-pindah halaman, menu request list ini hanya dapat diakses oleh admin dan atasan saja guna menghindari tindakan dari karyawan yang usil, Request List berfungsi untuk menampilkan siapa saja yang mengajukan cuti dengan beragam alasan yang diajukan melalui kolom deskripsi. Dalam laporan request list tersebut menghasilkan Tabel terdapat kolom yaitu Nama, Divisi, NIK, Tanggal Cuti, Deskripsi, Deskripsi, dan Actions. Apabila user yang di-approve, akan keluar tampilan approve, apabila ditolak oleh atasan maka admin tidak akan menyetujui permintaan (request) dari pegawai tersebut sampai ada keputusan dari atasan (pending).
36 Gambar 3.19 Halaman Laporan Absensi Pegawai
Pada gambar 3.19 menunujukkan tampilan pada halaman laporan pegawai, berfungsi untuk melihat record absensi karyawan tertentu selama satu bulan hanya bisa diakses oleh admin dan atasan. Terdapat indeks pilih pegawai dan pilih bulan untuk menunjukkan bulan mana yang akan dilihat. kode keterangan untuk menampilkan keterangan pegawai apakah alpha, ijin, sakit. Format kalender digunakan dihalaman ini untuk mempermudah melihat pada hari apa pegawai tersebut tidak masuk.
3.2.5 Melakukan Review Design Antarmuka
Perancangan portal Attendance Management dilakukan pertama dengan membuat use case, dan flow chart. Setelah mengetahui alur sistem dari awal hingga akhir, langkah selanjutnya adalah membuat perancangan design antar muka portal Attendance Management. Setelah perancangan
37 selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan review dengan atasan yaitu Bapak Halim Kurniawan dan Bapak Richard Anthony sebagai staff IT senior yang membimbing selama program kegiatan magang yang berperan juga sebagai pembimbing lapangan.
3.3 Kendala yang Dihadapi
Berikut adalah masalah yang dihadapi selama merancang portal Attendance Manager selama melakukan kegiatan magang yang dilakukan pada PT Catur Mitra Sejati Sentosa:
1. Memahami proses absensi yang ada pada perusahaan pada umumnya dan tingkatan jabatan yang dipunya dalam perusahaan, dalam membuat desain atntarmuka sistem portal ini harus memahami betul cara absensi pada perusahaan.
2. Kurangnya fasilitas yang menunjang seperti komputer untuk mengerjakan pekerjaan yang diberikan serta banyaknya pekerjaan yang lain seperti membantu IT Staff Senior dengan kebutuhannya juga turun langsung ke lapangan.
3. Banyak permintaan input data untuk perusahaan sehingga pekerjaan utama menjadi sedikit terhambat.
4. Pekerjaan yang kadang dilakukan dari Rumah sehingga menyulitkan untuk melakukan komunikasi kepada IT Staff Senior yang mempunyai jadwal yang padat.
38 3.4 Solusi atas Kendala
Berikut adalah solusi atas kendala yang dihadapi selama merancang portal Attendance Manager selama melakukan kegiatan magang yang dilakukan pada PT Catur Mitra Sejati Sentosa:
1. Mempelajari setiap tingkatan jabatan struktur organisasi pada perusahaan serta mendengarkan langsung arahan dari pembimbing lapangan dalam proses tata cara proses absen pada perusahaan.
2. Dengan seringnya komputer yang dipakai untuk keperluan tertentu dari staff yang lain maka pengerjaan tugas utama dibantu juga menggunakan laptop pribadi.
3. Banyak permintaan input data untuk perusahaan maka diperlukan manajemen waktu yang lebih baik lagi sehingga pekerjaan utama mendesain User Interface tetap terlaksana.
4. Melakukan follow-up terus menerus menggunakan media sosial whatsapp dan email.
