BID CONFERENCE – MINUTES OF MEETING
RFQ/UNDP/UNODC/016/2013 – CONSTRUCTION OF CHECK POINT POSTS IN PAPUA
Date & time:
Tuesday, 18 June 2013 at 10:00 AM, UNDP Office Jakarta (Kendari Room)
Closing Date:
June 26th, 2013, Received by UNDP by 1300 Hours (Jakarta local time)
Attendants:
• Ms. Kristin Moko (Presenter) ‐ UNDP
• Ms. Bunga Anggia Prameswari ‐ UNDP
• Mr. Marius Gunawan (Presenter) ‐ UNODC
• Ms. Iis Wiarsih – UNODC
• Mr. Helmi Almy – CV Bontar Hannar Jaya
• Mr. Robby H. – CV Frankar
• Mr. Harry Ch. – CV Enam Mustika
• Mr. Rahmat – PT Bhina Papua Karya
• Mr. Mas MS – CV Florensia Kurnia
• Mr. Markus S – CV Kiboo – Ho
• Mr. Boyke (Presenter) ‐ UNODC
• Ms. Ubat ‐ UNODC
TO ALL INTERESTED BIDDERS
NO SUBJECT
Info Konferensi untuk penawar dibuka dengan agenda berikut:
1. Penjelasan singkat tentang konferensi 2. Penjelasan mengenai dokumen tender
3. Penjelasan mengenai Lingkup kerja dan Bill of Quantity
4. Penambahan tempat untuk menyampaikan penawaran tender. Selain melalui email dan menyerahkan langsung ke kantor UNDP Jakarta, penawar bisa menyerahkan ke kantor perwakilan UNODC di Papua ‐ Gedung BKPM Lantai 2, Jl.
Samratulangi No. 32 Jayapura, Phone 0296 7523702 sebelum tanggal penutupan yaitu jam 1 siang waktu Jakarta tanggal 26 Juni 2013.
Klarifikasi ini dimaksudkan untuk memberikan penjelasan kepada penawar.
Apabila ada pertanyaan, bisa dikirimkan melalui e‐mail paling lambat tiga hari sebelum tanggal penutupan tender.
Q&A session is incorporated into the below minutes.
1 Q Apakah kami menerima uang muka saat memulai pekerjaan?
A Tidak.
2 Q Apakah untuk pembangunan ini sudah dibebaskan dari tanah adat dan urusan pemerintahan? Jika iya dan saat kami menang tender, apakah kami bisa memegang surat dari pemerintah tersebut?
A Sudah diurus dengan Pemerintah local Jayapura dan mendapat dukungan juga dari Dinas Kehutanan Jayapura.
3 Q Setelah menang tender dan telah memegang surat izin dari pemerintah, tapi misalnya kemudian ada permintaan biaya tambahan dalam hal masalah tanah, apakah kami juga harus bayar? Dan bila itu terjadi, apakah ada kelonggaran untuk perpanjangan waktu pembangunan.
A Sudah punya perjanjian Dinas Kehutanan dan pemerintah Papua dan tidak dibebankan kepada vendor. Dan jika nantinya ada halangan masalah tanah yang disebabkan dari internal UNDP, akan dipertimbangkan untuk perpanjangan waktu pembangunan. Tapi apabila masalah datang dari vendor pemenang,maka tetap sesuai dengan perjanjian yang sudah disepakati.
4 Q Jika ingin memberikan penawaran, apakah kami juga memberikan bukti penjamin dari bank?
A Seperti yang tertulis di tender dokumen, persyaratan yang harus diserahkan (berdasarkan annex 2) adalah:
1. Surat/ sertifikat pendirian perusahaan 2. Company Profile
3. Data dari 3 proyek/ pembeli terbesar dalam 3 tahun terakhir (nama, jumlah kontrak, periode kontrak, email dan telpon)
4. Jika perusahaan mempunyai laporan keunagan, diwajibkan untuk menyerahkan. Jika tidak ada, harus terlampir surat dukungan dari Bank.
5. Pengajuan jadwal kerja
6. Lampiran 3 harus di serahkan untuk melengkapi pre‐schedule dari lampiran 2.
Jadi, surat dukungan Bank dapat disampaikan apabila vendor tidak bisa memberikan laporan keuangan terakhir.
5 Q Untuk Pos Dosay, apa yang akan digunakan untuk dinding kamar dan dan dinding di luar kamar mandi?
A Untuk WC full dinding kalau diluar tidak full.
6 Q Untuk penggunaan kloset jongkok akan memakai merk apa?
A American Standard atau yang setara.
7 Q Di pos Yewena, apakah perlu menggunakan tangga?
A Tidak perlu karena lokasi nya landai.
8 Q Di pos Yewena, apakah septitank akan dibangun di dalam tanah?
A Ya dan menggunakan pipa.
9 Q Batu pecah yang digunakan nantinya akan menggunakan batu apa?
A Batu kali.
10 Q Berapa ukuran untuk tebal seng ?
A 0.3 mm.
11 Q Apakah floor work (VI) di bagian pos Yewena akan ditambah volume nya?
A Iya, penambahan rambat beton setebal 7cm, jadi total volume nya menjadi 0,165 m3.
12 Q Untuk bagian Sanitation di Pos Yewena (IX) apakah akan ada penambahan?
A Iya, akan dilengkapi dengan pembuatan plat seng untuk dinding dengan tebal 0.3 mm sehingga volumenya menjadi 11 meter.
13 Q Kami diperintahkan untuk bekerja dalam waktu 35 hari, apakah itu tidak terlalu cepat dan adakah kemungkinan perpanjangan waktu?
A Untuk pembangunan kelima pos harus dilaksanakan secara paralel atau serentak dan sudah diperhitungkan secara teliti bisa selesai dalam waktu 35 hari karena bangunan yang akan dibuat dianggap tidak terlalu rumit.
14 Q Setelah selesai 20% pekerjaan, bagaimana cara pembayarannya?
A Untuk proses pembayaran baru bisa dilaksanakan setelah laporan lengkap diterima dan disahkan oleh pihak UNODCdan paling lambat 2 minggu sudah terkirim ke rekening vendor pemenang. Untuk mempermudah, saat sudah terpilih menjadi vendor diharapkan mengirimkan copy buku bank beserta vendor form agar nantinya uang akan bisa di transfer segera setelah vendor didaftarkan di sistem.
NO SUBJECT
Info Bid conference was opened with the following agendas : 1. Brief explanation order of conference
2. Explanations of tender documents
3. Explanations on the Scope of work and Bill of Quantity
4. The addition of a place to submit tender offers. In addition to email and submit directly to the UNDP office in Jakarta, the bidder may submit to the UNODC office in Papua ‐ BKPM Building 2nd Floor, Jl. No. Samratulangi. 32 Jayapura, Phone 0296 7523702 before the closing date which is 1 pm Jakarta time on June 26, 2013.
These clarifications were intended to clear the project for both parties. Questions should be asked on the spot, and if additional by e‐mail at the latest three days before closing date.
Q&A session is incorporated into the below minutes.
1 Q Will we get first payment when we start to construct the posts?
A Based on request for quotation tender document, vendor will not get any advance payment.
2 Q Did you manage all permission letter from Papua’s government regarding construction of posts?
A All permission letters already obtained from the local Jayapura government as well as support from Ministry of Forestry.
3 Q After the vendor has been selected and obtained permission letter from Government, but later there is a request for additional payment due to a problem of those lands, should we pay for this? And if it’s happen, is there any chance to extend the duration in construction of those posts?
A Actually, like mentioned before we already managed for all permission letter from Government and also Ministry of Forestry therefore it will not become a concern and the vendor shall not be responsible on this particular matter. More, if there is any internal problem, we will consider to extend the time for construction of those posts. But if the problem occurs from vendor side thus all consequences shall be at vendor’s responsibility.
4 Q If we want to submit quotation, should we also submit insurance/ bank support as an evindence?
A As mentioned in the RFQ document (see annex 2) there are things that should be submitted:
1. Letter/ certificate of company registration 2. Company Profile
3. Submit three biggest project or major client within 3 years such : name, period of contract, amount of contract, email and phone
4. If the company has a latest financial statement, it should be submitted. If not, they can submit bank support letter. If they want to submit both, it would be fine
5. Propose work schedule
6. Annex 3 shall be submitted to complete pre‐schedule from annex 2
Thus, bank letters of support may be submitted if the vendor can not provide final financial statements.
5 Q At Dosay Post, what will be used for toilet wall and also outside toilet?
A For toilet, you can use full wall, but for outside only a half.
6 Q What brand that we use to toilet jongkok?
A You can proceed with American Standard or equal to that.
7 Q At Yewena Post, should we construct stairs?
A No need.
8 Q At Yewena Post, does “septitank” need to construct in the ground?
A Yes, and do use pipe.
9 Q What rock that we can use for batu pecah?
A Batu kali.
10 Q How about the size of iron sheet?
A Standard 0.3 mm.
11 Q Does floor work (VI) at Yewena Post can be increased its volume?
A Yes, it will add concrete wall 7 cm, so the volume will be 0,165 m3.
12 Q Is there any additional volume for Sanitation (IX) at Yewena Pos?
A Yes, will be completed with the iron sheet for wall with 0.3 mm in thickness thus the total volume become 11 meters.
13 Q We asked to construct within 35 days of calendar days, is that too fast? Is there any chance for extend the time?
A The construction of the five posts should be carried out in parallel or simultaneously and a study before the tender issuance has been carefully both conducted and calculated that the work can be reasonably completed within 35 days.
14 Q After the vendor is finished the 20% of work, how to get the payment?
A The payment can be transferred after the acceptance of full report as well as the approval and the vendor should receive it no later than 2 weeks. For simplicity, soonest after get appointed as the winner, the vendor is expected to send a copy of the bank account along with the filled vendor form so that the payment process can be smoothly done and will not cause any delay.
