Evaluasi sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit studi kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri

(1)

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA KREDIT

Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Andreas Setio Adiputro NIM : 082114131

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

(2)

i

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA KREDIT

Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Andreas Setio Adiputro NIM : 082114131

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

(3)

Pembimbing

\

z \t\ \ r \ / , , \l t\v\

tv^\tz/

| -\,1 lY I x\tz

Drs. Edi Kustanto, M.M

Skripsi

EYALUASI SISTEM INFORMASI

AKUNTANil

PEMBELIAI\ BAHAN

HABIS PAKAI SECARA KREDIT

Studi Kasus pad* PT. Mesitechmitra Pumabsngun enbang

Iluri

(4)

Skripsi

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN

HABIS PAKAI SECARA KREDIT

Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri

Dipersiapkan dan ditulis oleh:

Andreas Setio Adiputro

NIM:082114131

Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji Pada Tanggal 19 Februari 2013

cian dinyatakan memenuhi syar4t

Susunan Dewan Penguji

Nama Lengkap

Ketua

Firnia Sulistiyowati, S.E., M.Si., _QiA

Sekretaris Lisia Apriani, S.E., M.Si., Akt., _QIA

Anggota

Drs. Edi Kustanto, M.M

Anggota

Dra. YFIvi. Gien Agustinewansari, MM., Ak.

Anggota

FirmaSulistiyowati, S.E., Ivf.Si., _QIA

Tanda

Yogyakarta, | 9 F ebruai 2013 Falmltas Ekonomi

lll

(5)

(6)

LINIVERSITAS SANATA DTIARTVIA

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKIINTANSI _ PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKzuPSI

Yang bertanda tangao di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKLTNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS

PAKAI SECARA KREDIT Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 19 Februari 2013 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tuliasn orang lain yang saya ambil dengan

cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukan gagasan atau pendapat atau pernikiran dari penulis lain yang saya aku seolah

-

olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut

di

atas, baik sengaja mauprm tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri.

Bila

kemudian terbukti bahwa saya temyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah

-

olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 19 Februari 2013 Yang membuat pemyataan

(7)

LEMBAR PERITYATAAi{ PERSETUJUAFT

PUBLIKASI KARYA

ILMIAH

UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama

NIM

: Andreas Setio Adiputro : 0821 14131

Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: EVALUASI SISTEM

INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA

KREDIT (Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri)

beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan

kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

hak

untuk

menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikannya secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta

ijin

dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencanttrmkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenamya. Dibuat di Yogyakarta

Pada tanggal; 19 Februari 2013 Yang Menyatakan:

lfu

vl

(8)

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Es4 yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperolah gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

Dalam menulis skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan

dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1.

Rama Reklor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2.

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

3.

Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt.,

QIA

selaku Ketua Program pendidikan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

4.

Drs. Edi Kustanto

M.M

selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan

bimbingan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

5.

Bapak Teguh Santoso, selaku Project Support Manager PT. Mesitechmitra Pumabangun cabang

Duri

yang telah rnemberikan

izin

untuk melakukan penelitian. Dan segenap karyawan PT. Mesitechmitra Pumabangun cabang Duri

yang telah membantu dengan mencarikan datayatg dibutuhkan.

6.

Bapak,

ibu,

mbak

tari,

mbak

tia

dan Dayana

Angrani

S.

yang selalu memberikan doa, semangat dan dorongan untuk menyelesaikan skripsi ini.

7.

Sahabat-sahabatku Rickvarq Yudith, Ifen, Coco, Keling, Ridwan _,dan seluruh teman-teman akuntansi angkatan 2008, terutama kelas C.

8.

Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu,

(9)

Penulis menyadari bahwa skripsi

ini

masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakartq 13 Februari 2013 ,4t /-'-t?

/fr(---///'

Penulis

(10)

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING... ii

HALAMAN PENGESAHAN... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS... v

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR... vii

HALAMAN DAFTAR ISI... ix

HALAMAN DAFTAR TABEL... xi

HALAMAN DAFTAR GAMBAR... xii

ABSTRAK... xiii

ABSTRACT... xiv

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Batasan Masalah... 3

D. Tujuan Penelitian... 4

E. Manfaat Penelitian... 4

F. Sistematika Penulisan... 5

BAB II LANDASAN TEORI... 7

A. Sistem ... 7

B. Informasi... 7

C. Sistem Informasi... 7

D. Akuntansi... 9

E. Sistem Informasi Akuntansi... 10

F. Sistem Komputer... 11

G. Sistem Pengendalian Intern... 13

H. Siklus Pembelian... 18

I. Pengertian Perusahaan Jasa... 34

J. Pengertian Bahan Habis Pakai... 35

BAB III METODE PENELITIAN... 36

A. Jenis Penelitian... 36

B. Lokasi dan Waktu Penelitian... 36

C. Subyek dan Obyek Penelitian... 36

D. Data yang Diperlukan... 37

E. Teknik Pengumpulan Data... 37

F. Teknik Analisis Data... 38

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 41

A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan... 41

B. Bidang Usaha Perusahaan... 42

C. Visi dan Misi Perusahaan... 45

D. Lokasi Kantor Perusahaan... 46

E. Struktur Organisasi Perusahaan... 47

(11)

x

G. Bahan Habis Pakai yang Dibutuhkan Perusahaan... 59

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN... 64

A. Deskripsi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri... 64

B. Perbandingan Praktek Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Habis Pakai yang Diterapkan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan Teori... 113

BAB VI PENUTUP... 132

A. Kesimpulan... 132

B. Keterbatasan Penelitian... 133

C. Saran... 133

DAFTAR PUSTAKA... 135

(12)

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Perbandingan Sistem Akuntansi Sistem Manual dengan Sistem

Komputerisasi... 12 Tabel 2 Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir

Dokumen... 33 Tabel 3 Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT.

Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri... 43 Tabel 4 Perbandingan Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus

Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT.

Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori... 113 Tabel 5 Perbandingan Dokumen-dokumen yang Digunakan pada

Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT.

Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori... 116 Tabel 6 Perbandingan Catatan-catatan Akuntansi yang Digunakan pada

Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori... 119 Tabel 7 Perbandingan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pada

Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori... 120 Tabel 8 Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern pada Siklus

Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT.

Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori... 122 Tabel 9 Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT.

Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori... 123 Tabel 10 Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang

Praktik yang Sehat pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri

dengan Teori... 125 Tabel 11 Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang

Karyawan yang Cakap pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang

(13)

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Komponen Sistem Informasi... 8

Gambar 2 Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern... 18

Gambar 3 Surat Permintaan Pembelian... 21

Gambar 4 Surat Permintaan Penawaran Harga... 22

Gambar 5 Surat Order Pembelian... 23

Gambar 6 Laporan Penerimaan Barang... 24

Gambar 7 Surat Perubahan Order Pembelian... 25

Gambar 8 Bukti Kas Keluar... 26

Gambar 9 Jurnal Pembelian... 27

Gambar 10 Kartu Utang... 28

Gambar 11 Kartu Persediaan... 28

Gambar 12 Struktur organisasi... 48

Gambar 13 Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian... 81

Gambar 14 Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok... 87

Gambar 15 Flow Chart Prosedur Order Pembelian... 89

Gambar 16 Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok... 93

(14)

xiii ABSTRAK

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA KREDIT

Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri

Andreas Setio Adiputro NIM: 082114131 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2013

Tujuan penelitian ini adalah untuk (1) menilai bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit; (2) menilai apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit yang dilaksanakan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori. Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, kuesioner, dan dokumentasi.

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab permasalahan pertama adalah dengan mendeskripsikan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. Rumusan masalah kedua dijawab dengan membandingkan sistem informasi pembelian bahan habis pakai secara kredit di perusahaan dengan teori sistem informasi akuntansi pembelian yang memenuhi syarat sistem pengendalian intern.

(15)

xiv

ABSTRACT

THE EVALUATION OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF CONSUMABLE GOODS PURCHASING ON ACCOUNT

Case Study at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri

Andreas Setio Adiputro NIM : 082114131 Sanata Dharma University

Yogyakarta 2013

The objectives of this research are to (1) evaluate how accounting information system of consumable goods purchasing on account at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri; (2) evaluate the conformity between the accounting information system of consumable goods purchasing on account at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri with the theories. The kind of this research was a case study. The data collection techniques used by interview, observation, questionnaire, and documentation.

The data analysis techniques used to answer the first problem formulation is describing the accounting information system of consumable goods purchasing on account at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri. The second problem formulation answered by comparing the accounting information system of consumable goods purchasing on account in the company with the theories of purchasing accounting information system which is eligible the internal control system.

It can be concluded that PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri purchase the consumable goods on account. The accounting information system of consumable goods purchasing on account aplicated by PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri has been in accordance with the theories because the functions, documents, records, business procedure, and internal control system are good and are in line with the theories.

(16)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan perekonomian Indonesia saat ini tidak lepas dari perkembangan perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia. Perusahaan-perusahaan itu meliputi Perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang jasa, manufaktur dan dagang. Perusahaan jasa merupakan perusahaan yang mempunyai kegiatan menjual jasa kepada pihak lain yang membutuhkan dan memberikan pelayanan tertentu. Perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang mempunyai kegiatan memproses atau mengolah bahan mentah sebagai input menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sebagai outputnya. Perusahaan dagang merupakan perusahaan yang mempunyai kegiatan menjual barang langsung kepada pelanggan tanpa ada proses pengolahan barang.

(17)

memiliki strategi untuk memenangkan suatu proyek yang ditawarkan konsumen. Perusahaan jasa kontrak pasti membutuhkan barang-barang untuk mendukung aktifitas perusahaan. Oleh karena itu, ketersediaan barang-barang sangat mempengaruhi aktifitas perusahaan.

“Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk

mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan” (Diana, 2011: 4). Pembelian merupakan transaksi untuk mendapatkan barang atau jasa dari pihak lain. Pembelian barang-barang pada perusahaan jasa kontrak adalah hal yang sangat penting, karena pembelian barang-barang melibatkan beberapa fungsi yang berbeda dan juga membutuhkan pengeluaran kas yang besar dengan frekuensi transaksi yang cukup tinggi. Hal ini dapat menimbulkan terjadinya kecurangan dan penyimpangan. Untuk meminimalkan terjadinya kecurangan dan penyimpangan, diperlukan suatu sistem yang dapat mempermudah pengawasan dan pengendalian yang efektif dan efisien bagi perusahaan jasa kontrak. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi dibutuhkan untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen guna mempermudah proses pengawasan dan pengendalian.

(18)

Barang yang sering dibeli perusahaan jasa ini adalah bahan habis pakai. Bahan habis pakai adalah jenis barang yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, dan habis digunakan untuk jangka pendek. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi sangat dibutuhkan perusahaan untuk menangani pembelian barang-barang yang dibutuhkan perusahaan sehingga dapat menghasilkan laporan dan informasi yang berguna bagi pihak manajemen.

Evaluasi sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit perlu dilakukan untuk mengetahui siklus pembelian bahan habis pakai yang diterapkan oleh perusahaan. Selain itu, untuk mengetahui kesesuaian antara praktik di perusahaan dengan teori yang terdapat dalam ilmu akuntansi sehingga akan menghindarkan adanya penyalahgunaan dan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri?

2. Apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori?

C. Batasan Masalah

(19)

juga membutuhkan bahan habis pakai untuk menjalankan usahanya. Perusahaan juga membeli bahan habis pakai secara kredit. Oleh karena itu, penulis hanya meneliti pembelian di bawah lima puluh juta dan yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

D. Tujuan Penelitian

1. Menilai sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

2. Menilai apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori.

E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan

Memberikan masukan sebagai bahan pertimbangan dan perbaikan bila terjadi penyimpangan yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai.

2. Bagi Pembaca

Hasil penelitian ini dapat menambah pengetahuan mengenai topik yang berkaitan dengan penulis.

3.Bagi Peneliti

(20)

F. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan pembahasan penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi beberapa Bab yaitu sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisi latar belakang masalah penelitian, perumusan masalah yang menjadi pembahasan, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan

Bab II : Landasan Teori

Bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai acuan penelitian. Landasan teori yang digunakan mengenai: pengertian sistem, informasi, sistem informasi, akuntansi, sistem informasi akuntansi, sistem komputer, sistem pengendalian intern, siklus pembelian, perusahaan jasa kontrak dan bahan habis pakai (suplies).

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini berisi tentang jenis penelitian, lokasi dan waktu penelitian, subjek dan objek penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, serta teknik analisis data.

Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan

(21)

Bab V : Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang hasil analisis data dan pembahasan mengenai sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

Bab VI : Penutup

(22)

7 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sistem

1. Pengertian Sistem

Menurut Diana (2011: 2), “Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.” Menurut Bodnar (2000: 1), “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.”

Dari pengertian sistem diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan erat satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan secara bersama-sama yang melalui tiga tahapan, yaitu input, proses dan output.

2. Tujuan Sistem

Tujuan sistem menurut Mulyadi (2001: 3), “Sistem dibuat untuk

menangani sesuatu yang berulangkali terjadi atau yang secara rutin terjadi.” Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan

sistem adalah untuk menangani sesuatu yang terjadi berulangkali sehingga mencapai suatu target atau sasaran akhir yang ingin dicapai.

B. Informasi

1. Pengertian informasi

Menurut Jogiyanto (2005:8), “Informasi adalah data yang diolah

(23)

menerimanya”. Menurut Bodnar (2000:1), “Informasi adalah data yang

berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”

Contoh informasi akuntansi adalah laporan keuangan. Informasi akuntansi dibutuhkan oleh pihak ekstern dan intern. Pihak ekstern mencakup investor, pemegang saham, pemerintah dan masyarakat. Pihak Intern mencakup manajer perusahaan.

C. Sistem Informasi

1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:1) defenisi sistem informasi adalah sebagai berikut:

Sistem informasi merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen baik manual ataupun berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut.

Menurut Bodnar (2000:4), “Sistem Informasi merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat”.

Gambar 1: Komponen Sistem Informasi Sumber: Diana (2011: 4)

Ada perbedaan antara data dan informasi. Data adalah fakta yang dimasukkan ke dalam, disimpan, dan diproses oleh sebuah system

(24)

informasi akuntansi. Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa data adalah input bagi sebuah sistem informasi, sedangkan informasi merupakan output.

D. Akuntansi

1. Pengertian Akuntansi

Menurut Suwardjono (2003: 23), “Akuntansi merupakan bidang studi perekayasaan penyediaan informasi keuangan dan merupakan seperangkat pengetahuan yang menjadi bagian penting dari kehidupan bisnis.” Menurut Jusuf (2001: 4), ”Akuntansi adalah suatu disiplin yang

menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi.” Menurut Diana (2004: 14), “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi penting sehingga memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien.”

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak di luar perusahaan (pemegang saham, petugas pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut.

(25)

perpajakan, sistem informasi, penganggaran dan akuntansi pemerintahan.”

E. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Diana (2011: 4), “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.” Menurut Bodnar (2000:1), “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan

sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang di atur untuk mengubah data menjadi informasi.”

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan proses mengumpulkan, mengolongkan, mengolah data transaksi, lalu menganalisis, dan dikomunikasikan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan perusahaan.

2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Diana (2011: 5), Tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Mengamankan harta atau kekayaan perusahaan.

2. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan. 3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal.

4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.

5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit.

6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan.

(26)

F. Sistem Komputer

1. Komponen Sistem Komputer

Sistem komputer terbentuk dari tiga komponen, yaitu: a. Perangkat Keras

Menurut Suwardjono (2003: 207), “Perangkat keras merupakan komponen fisik sebuah komputer yang mengerjakan operasi tertentu.” Komponen fisik terdiri atas tiga alat utama, yaitu:

1) Alat Masukan

Menurut Suwardjono (2003: 208), “Untuk memasukkan data yang masih berupa dokumen sumber ke dalam media masukan diperlukan kegiatan yang disebut data entry.”

2) Alat Pemrosesan

Menurut Suwardjono (2003: 208), “Alat pemrosesan sering disebut dengan Central Processing Unit (CPU) dan merupakan otak komputer.”

3) Alat Keluaran

Menurut Suwardjono (2003: 208), “Alat keluaran untuk menyampaikan informasi dapat berupa printer, layar monitor, atau dalam bentuk magnetik disk atau tape, disket, atau media lain yang dapat diakses oleh komputer untuk diproses lebih lanjut.”

b. Perangkat Lunak

(27)

kemampuan komputer sebagai alat untuk melaksanakan tugas atau operasi tertentu.”

c. Perangkat Manusia

Menurut Suwardjono (2003: 209), “Perangkat manusia adalah mereka yang terlibat dalam perancangan dan pengoperasian sistem komputer untuk suatu organisasi tertentu.”

2. Perbandingan Sistem Akuntansi Sistem Manual dengan Sistem Komputerisasi

Tabel 1. Perbandingan Sistem Akuntansi Sistem Manual dengan Sistem Komputerisasi

Sistem Akuntansi pada Sistem Manual

Sistem Akuntansi pada Sistem Komputerisasi 1.Diawali dengan saldo-saldo

rekening buku besar pada awal.

2.Menganalisis dan menjurnal transaksi pada saat transaksi terjadi.

3.Posting ayat-ayat jurnal ke rekening-rekening di buku besar.

4.Menghitung saldo rekening sebelum disesuaikan untuk setiap rekening.

5.Memasukkan neraca saldo ke dalam neraca lajur dan menyelesaikan neraca lajur.

1.Diawali dengan saldo-saldo rekening buku besar pada awal.

2.Menganalisa transaksi dan memasukkannya ke dalam komputer yang akan membuat jurnalnya.

Jurnal tersebut dapat dicetak setiap saat diperlukan.

3.Komputer secara otomatis membukukan ayat-ayat jurnal ke buku besar.

4.Komputer secara otomatis menghitung saldo tiap rekening.

(28)

Tabel 1. Perbandingan Sistem Akuntansi Sistem Manual dengan Sistem Komputerisasi (lanjutan)

Sumber: Jusuf (2001: 440-441) G. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001: 163), “Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Menurut Mulyadi (2001: 163), “Tujuan dari pengendalian internal adalah menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi, memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi, meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan, dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.”

Sistem Akuntansi pada Sistem Manual

Sistem Akuntansi pada Sistem Komputerisasi 6.Menggunakan neraca lajur

sebagai pedoman untuk: a.Menyusun laporan

keuangan b.Menjurnaldan

membukukan penyesuaian c.Menjurnal dan

membukukan penutupan buku

7.Menyusun neraca saldo setelah penutupan buku.

6.Komputer secara otomatis menyusun laporan keuangan dan membukukan ayat-ayat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup.

(29)

2. Unsur Sistem Pengendalian Intern

Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 165-172) adalah sebagai berikut:

a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas

Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan utama organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

1) Harus dipisahkan fungsi–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva organisasi sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan peristiwa keuangan.

(30)

b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang Pendapatan dan Biaya

Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui adanya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Seperti telah diuraikan diatas formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi organisasi. Di lain pihak formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan suatu transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.

c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi

(31)

yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasi dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :

1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya maka akan mendorong karyawan untuk melasanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir

(32)

4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam malaksanakan tugasnya sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari.

5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara.

6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya.

7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain

d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya

(33)

karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan organisasi tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas

sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Unsur Pokok Sistem

pengandalian intern

praktik yang sehat

karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Gambar 2: Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Sumber: Mulyadi (2001: 165)

H. Siklus Pembelian

(34)

1. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam siklus pembelian kredit adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Gudang

Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi gudang bertanggung jawab

untuk mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.”

b. Fungsi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi pembelian bertanggung jawab

untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.”

c. Fungsi Penerimaan

Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi ini bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.”

d. Fungsi Otorisasi

(35)

e. Fungsi Pencatat

Menurut Diana (2011: 89), “Fungsi pencatat bertanggung jawab

menyiapkan dokumen transaksi dan juga bertanggung jawab mencatat transaksi ke dalam jurnal dan buku besar, membuat rekonsiliasi, menyusun laporan.”

f. Fungsi Kas

Menurut Mulyadi (2001: 514), “Fungsi kas bertanggungjawab dalam

mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.”

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian adalah : a. Surat Permintaan Pembelian

Menurut Diana (2011: 124), “Surat permintaaan pembelian adalah

(36)

(37)

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Menurut Mulyadi (2001: 305),” Dokumen ini digunakan untuk meminta

penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.”

(38)

c. Surat Order Pembelian

Menurut Diana (2011: 132), “ Surat order pembelian dibuat oleh bagian

pembelian untuk dikirimkan ke pihak pemasok.”

(39)

d. Laporan Penerimaan Barang

Menurut Mulyadi (2001: 307), “Dokumen ini dibuat oleh fungsi

penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.”

(40)

e. Surat Perubahan Order Pembelian

Surat perubahan order pembelian menurut Mulyadi (2001: 307) adalah sebagai berikut:

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

(41)

f. Bukti Kas Keluar

Menurut Diana (2011: 132), “Bukti kas keluar merupakan permintaan

untuk melunasi utang kepada pemasok. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan informasi dalam faktur dan surat order pembelian.”

(42)

g. Faktur Pembelian

Menurut Diana (2011: 132), “Faktur pembelian merupakan faktur yang

diterima dari pemasok. Faktur ini merupakan alat bagi pemasok untuk menagih utang ke pelanggan.”

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :

a. Jurnal Pembelian

Menurut Mulyadi (2001: 309), “Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.”

(43)

b. Kartu Utang

Menurut Mulyadi (2001: 309), “Jika dalam catatan utang perusahaan

menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.”

Gambar 10: Kartu Utang Sumber: Mulyadi (2001: 311) c. Kartu Persediaan

Menurut Mulyadi (2001: 309), “Dalam sistem akuntansi pembelian,

kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.”

(44)

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001: 301-303) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

c. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

d. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

(45)

perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Unsur-unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001: 312) adalah sebagai berikut:

a. Organisasi

1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang. 2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi/pencatatan. 3) Fungsi penerimaan barang terpisah dari fungsi gudang.

4) Transaksi pembelian dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi.

b. Sistem Otorisasi

5) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang (jika barang yang dibeli masuk dalam gudang), atau fungsi pemakai barang (jika barang langsung dipakai).

6) Surat order pembelian barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang berwenang.

7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang berwenang.

c. Prosedur Pencatatan

(46)

10) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

d. Praktik yang Sehat

11) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

12) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

13) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 14) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing

dari berbagai pemasok.

15) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

16) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

(47)

18) Terdapat catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

19) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

20) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Unsur-unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Diana (2011: 147-148) adalah sebagai berikut:

21) Data pembelian, maupun data pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur.

22) File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang.

6. Bagan Alir Dokumen Sistem Pembelian Kredit

(48)

Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan fungsinya masing-masing:

Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen

Simbol Fungsi

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.

Penghubung pada halaman yang sama.

Penghubung pada halaman yang berbeda.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.

Arsip. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip pemanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.

(49)

ya

Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (lanjutan)

Simbol Fungsi

Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.

On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer)

Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dlam proses pengolahan data.

Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.

Mulai/berakhir (terminal). Simbol untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.

Sumber: Mulyadi (2001: 60-63) I. Pengertian Perusahaan Jasa

Perusahaan jasa merupakan unit usaha yang kegiatannya memproduksi produk yang tidak berwujud (jasa) dengan maksud meraih keuntungan. Akan tetapi, perusahaan jasa juga membutuhkan produk berwujud dalam menyelenggarakan kegiatan usahanya misalnya perusahaan jasa kontrak pemeliharaan kilang minyak. Untuk mendukung usahanya, perusahaan membutuhkan barang-barang untuk menjalankan usahanya misalnya bahan habis pakai, alat pelindung diri, peralatan kantor, dan lain-lain.

(50)

J. Pengertian Bahan Habis Pakai

Menurut Diana (2011: 122), ”Bahan habis pakai adalah barang yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung jalannya kegiatan usaha dan barang tersebut habis dikonsumsi dalam waktu kurang dari satu tahun.” Jadi, bahan

(51)

36 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus, yaitu penelitian terhadap sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit. Dengan demikian, kesimpulan yang diambil dari penelitian ini hanya berlaku pada perusahaan tempat dilaksanakannya penelitian.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian 1. Lokasi Penelitian

Penelitian ini bertempat di PT Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 2. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Juni-Juli 2012. C. Subyek dan Obyek Penelitian

1. Subyek Penelitian a. Pimpinan perusahaan b. Kepala bagian gudang c. Kepala bagian akuntansi d. Kepala bagian pembelian 2. Obyek Penelitian

(52)

Obyek penelitian ini digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang ada.

D. Data yang Diperlukan

1. Gambaran umum perusahaan, yang meliputi sejarah perusahaan, bidang usaha yang dijalankan perusahaan, visi dan misi perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi, dan deskripsi kerja.

2. Fungsi-fungsi, dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang digunakan perusahaan dalam pembelian bahan habis pakai secara kredit.

3. Prosedur permintaan pembelian bahan habis pakai secara kredit. 4. Prosedur memesan bahan habis pakai ke pemasok.

5. Prosedur penerimaan bahan habis pakai. 6. Prosedur pencatatan utang.

7. Prosedur pelunasan utang ke pemasok.

8. Pengendalian dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit. E. Teknik Pengumpulan Data

1. Teknik Wawancara

Suatu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab antara pencari informasi dengan sumber informasi. Data yang dicari adalah gambaran umum perusahaan.

2. Teknik Observasi/Pengamatan

(53)

yang jelas mengenai penerapan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit.

3. Teknik Kuesioner

Teknik kuesioner adalah suatu teknik dengan cara memberi pertanyaan secara lisan untuk mendapat jawaban secara tulisan mengenai penerapan pengendalian dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit.

4. Teknik Dokumentasi

Teknik pengumpulan data dari sumber atau data catatan atau arsip perusahaan yang berhubungan dengan obyek penelitian.

F. Teknik Analisis Data

Untuk menjawab rumusan masalah pertama, yaitu Bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri yakni dengan cara:

1. Mendeskripsikan kegiatan pokok pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

2. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

(54)

4. Mendeskripsikan catatan-catatan akuntansi yang digunakan terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

5. Mendeskripsikan jaringan prosedur yang membentuk siklus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

6. Mendeskripsikan bagan alir dokumen siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

7. Mendeskripsikan unsur sistem pengendalian intern terkait sistem pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.

Untuk menjawab rumusan masalah kedua, yaitu apakah sistem pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori, yakni dengan cara:

1. Membandingkan fungsi-fungsi yang terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori.

(55)

3. Membandingkan catatan-catatan akuntansi yang digunakan terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori..

4. Membandingkan jaringan prosedur yang membentuk sistem terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori.

(56)

41 BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah dan Perkembangan PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri

Pada awal tahun 1979, pertumbuhan industri di Indonesia sangat pesat. Perusahaan yang khusus memberikan jasa pemeliharaan untuk industri kilang dan pabrik pada saat itu belum ada, maka dibentuklah perusahaan dengan nama PT. Mesitechmitra Purnabangun. PT. Mesitechmitra Purnabangun merupakan sebuah perusahaan kontrak swasta yang bergerak di bidang jasa pemeliharaan kilang atau pabrik.

Pada tahun 1989, PT. Mesitechmitra Purnabangun memulai usahanya. Klien pertama PT. Mesitechmitra Purnabangun adalah PT. Arun NGL. PT. Mesitechmitra Purnabangun memberikan jasanya selama lima tahun. Klien kedua PT. Mesitechmitra Purnabangun adalah PT. Chandra Asri Chemical Center yang merupakan pabrik kimia terbesar di Asia. PT. Mesitechmitra Purnabangun memberikan jasa pemeliharaan yang meliputi perawatan rutin harian dan perawatan tahunan.

(57)

dan gas alam terbesar di Indonesia. Pertambangan Minyak bumi dan gas alam di kota Duri dikuasai oleh perusahaan asing dari Amerika Serikat, yaitu PT. Chevron Pasific Indonesia.

Pada tahun 2004, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri langsung melakukan kerjasama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia untuk menyediakan jasa-jasa pendukung operasi dan pemeliharaan fasilitas produksi di Bekasap dan Drilling. Kontrak kerjasama itu berdurasi dua tahun, dengan nilai kontrak Rp. 62.367.600.000,00. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri bekerja keras untuk memberikan jasa terbaik untuk memuaskan PT. Chevron Pasific Indonesia. Oleh karena itu, PT. Chevron Pasific Indonesia masih melakukan kerjasama hingga kini walaupun dengan proyek-proyek yang berbeda.

B. Bidang Usaha PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri

PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa perawatan fasilitas produksi dan

pendukungnya. Saat ini, ada tiga proyek yang dijalankan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri yang bekerja sama dengan

PT. Chevron Pasific Indonesia, yaitu: 1. WTP (Water Treatment Plan)

(58)

minyak bumi. Pada proyek ini, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menyaring air sisa yang digunakan sebagai media pengeboran minyak bumi untuk mendapatkan kandungan minyak bumi yang tercampur dengan air tersebut.

2. Steam Rate Measurement

Steam Rate Measurement merupakan proyek yang bekerja sama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia dengan durasi kontrak dua tahun.. Proyek ini merupakan proyek pengaturan dan pengukuran uap pada sumur pengeboran minyak bumi yang dimiliki oleh PT. Chevron Pasific Indonesia.

3. Building Maintenance

Building Maintenance merupakan proyek yang bekerja sama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia dengan durasi kontrak enam bulan. Proyek ini merupakan proyek pemeliharaan dan perbaikan perumahan milik PT. Chevron Pasific Indonesia.

Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri berkerjasama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia adalah sebagai berikut:

Tabel 3. Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri

Periode Kontrak

Proyek Nilai Kontrak

2005-2007 Perbaikan, Pengetesan dan Inspeksi Katup Pengaman

Bertekanan

Rp 3.154.000.000,00

(59)

Tabel 3. Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri (lanjutan)

Periode Kontrak

Proyek Nilai Kontrak

2005-2007 Manual Well Test Rp 6.899.890.000,00

2006-2007 Jasa-jasa Operasi Pemeliharaan dan Fasilitas

Penunjang Produksi di SLN, Drilling dan MSS

Rp 38.811.445.000,00

2006-2006 Addendum Jasa-jasa Pendukung Operasi dan

Pemeliharaan Fasilitas Produksi di Bekasap dan

Drilling

Rp 6.249.924.000,00

2006-2006 Addendum Jasa-jasa Pendukung Operasi dan

Pemeliharaan Fasilitas Produksi di Bekasap dan

Drilling

Rp 9.449.039.000,00

Penunjang di Drilling (4872-OK)

Rp 16.154.000.000,00

Penunjang di Drilling No. 10501-OK

Rp 2.832.328.000,00

2008-2009 Water Treating Plan Equipment Meintenance

Services No. 10068-OK

USD 18,930

2008-2009 Integrated Maintenance Services Contract for FOM

HCT (Fasilities Owner Maintenance HydroCarbon Transport)

No. 22572-OK dan Add. No. C676710

Rp 7.228.678.000,00

(60)

C. Visi dan Misi PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri 1. Visi Perusahaan

Menjadi mitra handal dan terpercaya bagi lingkungan industri di bidang jasa pendukung operasi dan pemeliharaan kilang, pabrik dan fasilitas produksi.

2. Misi Perusahaan

a. Memberikan prioritas yang tinggi dalam menjalankan jasa perawatan sesuai dengan persyaratan pelanggan.

b. Memastikan bahwa seluruh stakeholder mendapat manfaat sesuai dengan keberhasilan yang telah dicapai.

c. Meningkatkan standar mutu pada semua bagian operasi perusahaan. d. Mengembangkan organisasi industri perawatan yang berskala nasional

dan internasional.

e. Melindungi karyawan bekerja dengan sehat, aman dan peduli terhadap lingkungan. Meyakinkan pemberi tugas bahwa perusahaan kita mampu bekerja secara profesional.

f. Menumbuhkan hubungan baik secara kemitraan dengan pemberi tugas dan mitra kerja (pemasok).

3. Kebijakan Mutu Perusahaan

a. Mengembangkan market dan meningkatkan daya saing di regional yang potensial.

(61)

c. Menetapkan, memelihara, dan meningkatkan sumber daya yang memadai untuk operasional perusahaan.

d. Pengendalian internal perusahaan ditingkatkan.

e. HSE (Health, Savety, and Environment) merupakan komponen dasar dari bisnis perusahaan.

4. Sasaran Mutu Perusahaan

a. Pertumbuhan marketing pada tahun 2011 adalah 10%. b. Kompetensi karyawan yang memadai telah terselesaikan.

c. Performa HSE (Health, Savety, and Environment) tahun 2011 adalah tidak ada catatan kecelakaan kerja.

d. Pelaksanaan operasi proyek sesuai dengan persyaratan pelanggan. e. Meningkatkan kepedulian lingkungan kepada seluruh karyawan. D. Lokasi Kantor PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri

PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri terletak di Jalan Anyelir nomor 7 Duri, Riau. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan lokasi PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: 1. Harga Sewa Kantor

(62)

2. Lingkungan Kantor

Lingkungan di sekitar kantor dekat dengan PT. Chevron Pasifik Indonesia yang merupakan partner kerja perusahaan. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mendapatkan informasi tentang proyek baru yang dibutuhkan PT. Chevron Pasifik Indonesia.

3. Fasilitas Air, Listrik, dan Telephone

Fasilitas air, listrik, dan telephone di lokasi kantor sangat memadai untuk menunjang operasional perusahaan.

(63)

Gambar 12: Struktur Organisasi

(64)

Gambar 12: Struktur Organisasi (lanjutan)

(65)

Gambar 12: Struktur Organisasi (lanjutan)

(66)

Penjelasan mengenai tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. Pimpinan Perusahaan

Tugas pimpinan perusahaan adalah:

a. Mengotorisasi dan mengawasi dokumen-dokumen yang mendukung jalannya perusahaan.

b. Menerapkan management mutu serta peduli terhadap keselamatan, kesehatan dan lingkungan.

2. Bagian Internal Audit

Tugas bagian internal audit adalah:

a.Memberi informasi kepada manajemen yang berguna untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan efektifitas perusahaan. b. Melakukan inspeksi terhadap fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan. 3. Bagian Regional Division Head

Tugas bagian regional division head adalah:

a. Mengotorisasi dan mengawasi laporan bulanan dari masing-masing proyek dan memberikan catatan atas penyimpangan yang terjadi.

b. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) kepada direktur utama. c. Berkomunikasi dengan bagian terkait lainnya di lingkungan perusahaan

secara komunikatif untuk kelancaran pekerjaan.

(67)

4. Bagian Deputy of Regional Division

Tugas bagian deputy of regional division adalah:

a. Mengawasi dan memberi otorisasi dalam pembelian serta pengadaan barang untuk keperluan proyek sesuai spesifikasinya.

b. Melakukan internal audit pada proyek yang sedang dilaksanakan dan meminta akses ke setiap bagian yang terkait.

c. Menerapkan manajemen mutu serta peduli terhadap keselamatan, kesehatan dan lingkungan.

5. Bagian Project and Data Control

Tugas bagian project and data control adalah:

a. Melakukan pemantauan terhadap harga serta jumlah penggunaan atas bahan habis pakai, peralatan dan alat pelindung diri yang didistribusikan ke seluruh proyek berdasarkan permintaan dan kebutuhan.

b. Menganalisis laporan progress bulanan yang dibuat oleh site manager, serta memberikan saran perbaikan jika ditemukan penyimpangan/ketidaksesuaian terhadap rencana yang telah disetujui kepada site manajer.

c. Membuat laporan bulanan untuk seluruh proyek devisi regional Riau. 6. Bagian Accounting

Tugas bagian accounting adalah:

(68)

b. Menginput faktur dari pemasok setiap ada transaksi pembelian ke aplikasi komputer (alfa currency 2005), untuk diinformasikan ke kantor pusat.

c. Mengirimkan dokumen-dokumen bukti pembelian yang terjadi di perusahaan ke kantor pusat.

7.Bagian Finance

Tugas bagian finance adalah

a. Berkoordinasi dengan bagian keuangan kantor pusat dalam hal transfer dana proyek ke lapangan.

b. Berkoordinasi dengan purchasing, HRD, dan general affair untuk pengaturan kebutuhan dana dan alokasi pembayaran.

c. Memproses pelunasan utang ke pemasok melalui bank. 8.Bagian Project Support Manager

Tugas bagian project support manager adalah:

a. Memantau dan melakukan pengawasan terhadap program kerja semua proyek dengan mengacu kepada PEP (Project Execution Plan) yang disahkan oleh BOD (Board Of Director).

b. Berkomunikasi dengan bagian terkait lainnya di lingkungan perusahaan secara komunikatif untuk kelancaran pekerjaan.

c. Menghadiri rapat koordinasi dengan proyek dan rapat koordinasi dengan pelanggan.

(69)

e. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) kepada regional division head.

f. Mengotorisasi dan mengawasi setiap pengeluaran rutin dari semua proyek dan pengawasan harga berdasarkan kontrak kesepakatan dengan pemasok.

9.Bagian Site Manager

Tugas bagian site manager adalah:

a. Dengan pengarahan dari project manager support, membuat dan menyiapkan PEP (Project Execution Plan).

b. Membuat, mengontrol, mengendalikan sasaran mutu dan target finansial dari proyek yang dikelolanya.

c. Membuat, menetapkan dan mengendalikan mekanisme kerja di proyek. d. Mengontrol asset perusahaan berupa bahan habis pakai, peralatan dan

kendaraan yang menjadi persyaratan kontrak.

e. Bertangung jawab dalam hal inspeksi bahan habis pakai, peralatan dan kendaraan pada waktu inspeksi bersama dengan pelanggan.

f. Memantau, mengawasi dan mendorong percepatan invoicing.

g. Menghadiri rapat-rapat koordinasi dengan pelanggan dan undangan lainnya yang terkait dengan proyek.

h. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) kepada project support manager.

(70)

10.Bagian Purchasing

Tugas bagian purchasing adalah:

a. Melakukan pengadaan atau membeli bahan habis pakai dan peralatan yang merupakan permintaan dari masing-masing proyek dengan persetujuan dari deputy of regional division.

b. Mempelajari dan mencari peluang terhadap harga termurah dengan tidak mengabaikan kualitas bahan habis pakai yang di butuhkan setiap proyek.

c. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) terhadap kuantitas pemakaian bahan habis pakai serta perkembangan harga kepada project support manager.

d. Menyimpan copy seluruh data pembelian barang.

e. Melakukan seleksi terhadap pemasok untuk pengadaan barang. 11.Bagian General Affair

Tugas bagian general affair adalah:

a. Memantau dan mengawasi laporan harian dan mingguan untuk distribusi dan status bahan habis pakai, peralatan dan asset lainnya dari bagian gudang dan dari masing-masing proyek dengan pengarahan dari project support manager.

(71)

c. Menyimpan copy seluruh data bahan habis pakai, peralatan dan asset lainnya untuk wilayah cabang Duri.

d. Mengawasi seluruh asset perusahaan di wilayah cabang Duri.

e. Meminta data pendistribusian bahan habis pakai, peralatan dan asset lainnya beserta kelengkapannya kepada bagian gudang dan masing-masing proyek.

12.Bagian HRD Administrator

Tugas bagian HRD administrator adalah:

a. Mempersiapkan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan persyaratan kontrak kerja baik jumlah dan klasifikasinya.

b. Membuat program pelatihan bagi karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan lapangan.

c. Membuat dan merencanakan serta mengontrol hak cuti karyawan, penggajian, tunjangan hari raya, pesangon karyawan berdasarkan kebijakan perusahaan.

d. Mendaftarkan, melaporkan keluar dan masuknya karyawan ke Disnaker dan Jamsostek.

e. Mendokumentasikan dan menyimpan data-data kepegawaian secara menyeluruh staff dan proyek.

13.Bagian Material yang meminta barang

Tugas bagian material yang meminta barang adalah:

(72)

fungsi project and data control, fungsi general affair dan fungsi deputy of regional division.

b.Mengawasi dan mengontrol barang yang ada di gudang. 14.Bagian Material yang menerima barang

Tugas bagian material yang menerima barang adalah:

a. Menerima dan memeriksa kualitas & kuantitas barang dari pemasok. b. Berkoordinasi dengan bagian general affair dalam mencatat persediaan

barang digudang.

A. Personalia PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri

Karyawan merupakan sumber daya manusia yang bekerja pada perusahaan untuk menjalankan proses operasional perusahaan. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri memiliki 239 karyawan, karyawan ini dibagi menjadi beberapa bagian atau proyek yaitu 18 orang bekerja di kantor, 74 orang bekerja di proyek WTP, 20 orang bekerja di proyek steam rate measurement, 126 orang bekerja di proyek building maintenace. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri mengelompokkan karyawan yang bekerja atas dua status, yaitu:

1. Karyawan Tetap

(73)

2. Karyawan Tidak Tetap

Karyawan tidak tetap adalah karyawan yang melakukan pekerjaan selama jangka waktu tertentu dan didasarkan pada perjanjian kerja untuk kurun waktu tertentu yang di buat karyawan yang bersangkutan dengan perusahaan. Karyawan tidak tetap pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ada 236 orang. Karyawan tidak tetap diikat dengan kontrak. Untuk karyawan yang bekerja di kantor memiliki durasi kontrak satu tahun, dan untuk karyawan yang bekerja di suatu proyek tergantung pada durasi kontrak proyek tersebut.

Penerimaan calon karyawan dilaksanakan tersendiri oleh pimpinan cabang dengan memperhatikan intruksi kerja yang berlaku. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri berhak untuk memutasi karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya maupun dari satu lokasi ke lokasi lainnya karena beberapa faktor, yaitu:

1. Bertambahnya bobot kerja di kantor cabang atau unit kerja atau proyek lainnya.

2. Berkurangnya bobot kerja bagi karyawan yang bersangkutan atau karena adanya pengembangan usaha.

3. Atas nasehat dokter atau pakar lainnya yang relevan bahwa karyawan yang bersangkutan tidak memungkinkan untuk bekerja pada tugas/jabatannya. 4. Atas kebijakan Pempinan perusahaan karena alasan tertentu.

(74)

memperpanjang hingga usia pensiun lima puluh delapan tahun. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri juga mewajibkan karyawan untuk mengikuti pelatihan yang telah diprogramkan perusahaan dan perusahaan wajib membayar penuh kepada karyawan yang mengikuti pelatihan.

Waktu kerja pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah tujuh atau delapan jam perhari. Sedangkan untuk jam istirahat dapat diatur sendiri sesuai dengan kondisi di setiap kantor cabang. Hari kerja berlangsung dari hari senin sampai hari jumat. Karyawan yang melaksanakan pekerjaan lebih dari delapan jam per, akan dihitung sebagai jam kerja lembur dan karyawan tersebut akan diberikan upah lembur.