Pengertian Audit Internal K3
Audit K3 adalah pemeriksaan secara
sistematis dan independen, untuk menilai
suatu kegiatan di tempat kerja dan hasil yang
berkaitan dengan produktivitas kerja sesuai
dengan prosedur yang di rencanakan, dan
dilaksanakan secara efektif dan cocok untuk
mencapai kebijakan dan tujuan perusahaan.
Tujuan dan Manfaat Audit K3
Untuk memastikan apakah sistem manajemen K3 yang telah dijalankan telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan dan sesuai dengan persyaratan dan standar ISO 45001:2018 dan SMK3.
Untuk mengetahui apakah sistem manajemen K3
tersebut telah berjalan sebagaimana mestinya di seluruh jajaran sesuai dengan lingkup pelaksanaannya
Memastikan apakah sistem manajemen K3 yang
diajalankan telah efektif untuk menjawab semua isu K3
yang ada didalam organisasi guna menghindarkan SMK3
yang salah arah, virtual, atau random.
Tim audit harus bersifat independen. Pengertian independen tidak harus berasal dari luar oraganisasi, tetapi dapat diambil dari lingkungan organisasi dengan syarat tidak terikat atau memiliki kepentingan dengan unit/ bagian atau departemen yang akan diaudit.
Tim audit harus memiliki kompetensi melakukan audit K3.
Hal ini sangat penting untuk mendapatkan hasil audit yang baik dan bermanfaat. Karena itu tim audit sebaiknya diberi pelatihan mengenai audit SMK3 yang menyangkut
pemahaman mendasar mengenai sistem manajemen OHSAS 18001 dan tata cara melakukan audit yang baik.
Persyaratan Audit K3
Tim Audit
Tim internal audit K3 sebaiknya terdiri dari berbagai displin dan fungsi dalam organisasi yang terdiri tas ketua, sekretaris, anggota tetap dan anggota tidak tetap.
Tugasnya sebagai berikut :
1. Ketua tim bertugas mengoordinir seluruh aktivitas internal audit mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan lapangan dan pelaporan.
2. Sekretaris tim bertugas membantu ketua tim dalam mengkoordinir audit, termasuk mencatat dan memproses hasil audit secara lengkap, menyiapkan kebutuhan tim audit, mengatur pertemuan dan menyiapkan laporan audit.
3. Anggota tetap bertugas menyusun persiapan audit yang bersifat teknis seperti daftar perikasa audit, persyaratan teknis dan prgram pemerikasaan.
4. Anggota tidak tetap bertugas memberi informasi tambahan dan diundang bila ada hal – hal yang penting berkaitan dengan keahlian mereka masing-masing.
Tanggung Jawab Tim Audit
Secara umum tugas dan tanggung jawab tim audit adalah sebagai berikut :
1. Menentukan sasaran, cakupan, kekerapan dan
metode audit serta menyusun rencana kerja dan daftar pelakasaan audit. Rencana kerja ini harus lengkap dan mencakup daerah yang ditinjau, saat peninjauan,penyebaran laporan, rencana tindak lanjut, dan rencanan tanggal pelaopran.
2. Mengembangkan daftar periksa sert standar
penilaian yang digunakan. Untuk itu mereka harus
memepelajari tentang unit yang akan diaudit
3. seperti proses produksi, material, jenis
kegiatan, pekerja peralatan teknis dan lainnnya.
4. Melakukan pemerikasaan secara obyektif ketempat kerja, mengevaluasi pelaksanaa prosedur dan manajemen K3, melakukan
wawancara dengan pekerja untuk pembuktian (verifikasi).
5. Menyusun laporan audit serta saran perbaikan.
Tanggung Jawab Tim Audit
Organisasi akan membentuk tim audit internal yang pekerjanya berasal dari berbagai fungsi dalam organisasi.
Selanjutnya tim akan menyusun jadwal dan tempat yang
akan diaudit, kemudian mengirim surat kepada auditee
untuk menginformasikan terkait pelaksanaan audit
internal.
Lingkup Audit Internal K3
Dokumentasi sistem manajemen K3, untuk melihat apakah sudah memadai dengan persayaratan ISO 45001:2018 dan SMK3.
Kebijakan dan komitmen manajemen mengenai K3 yang dapat dilihat baik dari dokumen tertulis maupun dalam implementasinya.
Objektif K3, untuk memastikan apakah telah terpenuhi atau telah sejalan dengan persyaratan yang ditetapkan, baik dari segi proses pengembangan, substansi dan pemantauannya.
Prosedur yang berkaiatan dengan K3 termasuk keadaan darurat, ijin kerja aman, pengelolaan material berbahaya dan lainnya.
Catatan pertemuan atau rapat K3 untuk pemantau apa saja aktivitas K3 yang berjalan dalam organisasi.
Rekaman kecelakaan dan kejadian, termasuk hasil penyelidikan insiden yang dilakukan. Auditor akan melihat apakah proses penyelidikan insiden dijalankan dengan baik dan ditindak lanjuti sesuai persyaratan.
Rekaman komunikasi baik internal maupun eksternal organisasi. Dari informasi ini dapat diperoleh gambaran mengenai isu K3 yang ada dalam organisasi.
Persyaratan perundangan termasuk ijin, sertifikat , hasil pemerikasaan dan lainnya.
Lanjutan
Rekaman pelatihan, termasuk perencanaan, pelaksanaan, evaluasi data peserta dan judul pelatihan.
Laporan dari hasil audit, inspeksi atau pemerikasaan K3 yang pernah dilakukan sebelumnya.
Tindakan koreksi yang diisyaratkan dan pelaksaannya.
Laporan ketidaksesuaian yang pernah dilakukan dari hasil audit sebelumnya.
Hasil tinjau ulang manajemen yang dilakukan dan tindak
lanjutya.
Hasil audit internal dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan SMK3 organisasi : Tabel Rencana audit internal berbasis proses K3
Tahapan Audit K3
Pembukaan audit.
1. Menentukan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit.
2. Pemilihan auditor dan timnya untuk tujuan objektivitas dan kenetralan audit.
3. Menentukan metode audit.
4. Konfirmasi jadwal audit dengan peserta audit
ataupun pihak lain yang menjadi bagian dari audit.
Tahapan Audit K3
Pemilihan petugas auditor.
1. Auditor harus independen, objektif dan netral.
2. Auditor tidak diperkenankan melaksanakan audit terhadap pekerjaan/tugas pribadinya.
3. Auditor harus mengerti benar tugasnya dan berkompeten melaksanakan audit.
4. Auditor harus mengerti mengenai Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan.
5. Auditor harus mengerti mengenai peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang berkaitan dengan penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Kerja di tempat kerja.
Auditor harus memiliki pengetahuan mengenai kriteria audit beserta aktivitas- aktivitas di dalamnya untuk dapat menilai kinerja K3 dan menentukan kekurangan- kekurangan di dalamnya.
Meninjau dokumen dan persiapan audit.
➢
Dokumen yang ditinjau meliputi :
✓ Struktur organisasi dalam Sistem Manajemen Keselamatan dan kesehatan Kerja.
✓ Kebijakan K3.
✓ Tujuan dan Program-Program K3.
✓ Prosedur audit internal Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan.
✓ Prosedur dan Instruksi Kerja K3.
✓ Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan pengendalian resiko.
✓ Daftar peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain yang berkaitan dengan penerapan K3 di tempat kerja.
✓ Laporan insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan.
Tahapan Audit K3
Persiapan Audit Internal
• Persiapan audit internal meliputi hal-hal sebagai berikut antara lain
1. Tujuan audit.
2. Kriteria audit.
3. Metodologi audit.
4. Cakupan maupun lokasi audit.
5. Jadwal audit.
6. Peran dan tanggung jawab peserta/anggota audit
internal.
Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit dilakukan dengan:
1. Tata cara berkomunikasi dalam audit internal.
2. Pengumpulan dan verifikasi informasi.
3. Menyusun temuan audit dan kesimpulannya.
4. Mengomunikasikan kepada peserta audit mengenai :
➢ Rencana pelaksanaan audit.
➢ Perkembangan pelaksanaan audit.
➢ Permasalahan-permasalahan dalam audit.
➢ Kesimpulan pelaksanaan audit.
Persiapan dan Komunikasi Laporan Audit
Persiapan dan komunikasi laporan audit.
1. Tujuan dan cakupan audit.
2. Informasi mengenai perencanaan audit (anggota audit internal, jadwal audit internal serta area- area/lokasi-lokasi audit internal).
3. Identifikasi referensi dokumen dan kriteria audit lainnya yang digunakan pada pelaksanaan audit internal.
4. Detail temuan ketidaksesuaian.
5. Komunikasi kepada semua pihak mengenai hasil audit internal termasuk kepada pihak ke tiga yang berhubungan dengan Perusahaan untuk dapat mengetahui tindakan perbaikan yang diperlukan.
6. Keterangan-keterangan lain yang berkaitan dengan penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Kerja Perusahaan :
Konfirmasi penyusunan perencanaan penerapan K3 di tempat kerja.
Penerapan dan pemeliharaan.
Pencapaian Kebijakan dan Tujuan K3 Perusahaan.
Penutupan audit dan tindak lanjut audit.
➢ Menyusun pemantauan tindak lanjut audit internal.
➢ Penyusunan jadwal penyelesaian tindak lanjut audit internal.
Audit tambahan dapat dilaksanakan apabila terdapat kondisi-kondisi sebagaimana hal-hal berikut :
➢
Terdapatnya perubahan pada penilaian bahaya/resiko K3 Perusahaan.
➢
Terdapat indikasi penyimpangan dari hasil audit sebelumnya.
➢
Adanya insiden tingkat keparahan tinggi dan peningkatan tingkat kejadian insiden.
➢
Kondisi-kondisi lain yang memerlukan audit internal tambahan
Persiapan dan Komunikasi Laporan
Audit
Organisasi menyusun jadwal program audit internal dan
menyiapkan pekerja untuk dilatih menjadi auditor internal
pada lembaga pelatihan auditor internal independen. Selain
itu, organisasi juga perlu menyiapkan prosedur audit
internal.
Kesimpulan
Audit digunakan untuk meninjau dan menilai kinerja serta efektivitas Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan. Audit internal dilaksanakan oleh Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja untuk mengetahui dimana Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja telah diterapkan dan dipelihara secara tepat,
Hasil penilaian resiko juga menjadi dasar dalam menentukan frekuensi
pelaksanaan audit internal pada sebagian aktivitas operasional perusahaan, area ataupun suatu fungsi atau bagian mana saja yang memerlukan perhatian
manajemen Perusahaan terkait resiko K3 dan Kebijakan K3
Perusahaan.Frekuensi dan cakupan audit internal juga berkaitan dengan
kegagalan penerapan beberapa elemen dalam Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, ketersedian data kinerja penerapan sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, hasil tinjauan manajemen dan perubahan- perubahan dalam manajemen Perusahaan. Pelaksanaan audit internal secara umum ialah minimal satu kali dalam kurun waktu satu tahun dari audit internal sebelumnya.
